Приводим жизнь в порядок. Экспресс-курс по методике GTD Аллен Дэвид

Критические 20 процентов

Один наш клиент – высокопоставленный и сведущий в вопросах управления руководитель – недавно весьма интересно отозвался о наших методах обработки потока задач. Он сказал так: «Ваши приемы помогают наработать те самые критические двадцать процентов. Ведь люди никогда даже не пытаются охватить и выполнить двести процентов возможного. Они обычно берут на себя ровно столько, чтобы позволить себе недотягивать до собственного “потолка” примерно десять процентов. Двигаясь с таким отставанием, вы чувствуете себя гадко. С другой стороны, если превысить планку на ту же десятипроцентную величину, все меняется, весь мир оказывается у ваших ног. А ведь разница между этими диаметрально противоположными состояниями – всего двадцать процентов. Но чтобы преодолеть ее, нужно совершить поистине квантовый скачок. И простые, базовые приемы ваших методик помогают в этом, что говорит об их основательности».

Тот, кто не интересуется малым, ошибется в своем интересе к большому.

Джон Раскин

В конце концов разница возникает благодаря вниманию к деталям. Это два лишних шага влево, сделанных центральным защитником на поле, это память продавца на имена клиентов, это звонок вашего любимого человека, это хорошо вычищенное оружие солдата. Такие вещи отделяют победителей от проигравших, мужчин – от мальчиков и очень часто – живых от мертвых.

Дэвид Нунан

Я никогда раньше даже не анализировал свою методику в таком ключе, а ведь это правда. Слова нашего клиента подчеркивают полезность определения приоритетных проектов, принятия решения о том, какие именно действия должны быть следующими, а также ответственного и тщательного их выполнения. Речь не идет о новых навыках или ином поведении. Просто эти вещи со временем становятся основными, а не второстепенными – и человек учится отвечать за самые приземленные моменты своей личной жизни и работы последовательно, по мере того как сталкивается с их проявлениями.

Разница между триумфальным скольжением по гребню волны и состоянием, когда эта волна с головой захлестнула вас, поистине огромна. Но предпосылки для возникновения этой разницы гораздо меньше, чем вы думаете.

Удивительно, но, если постоянно понемногу делать что-то не так, негативные последствия окажутся не менее значительными. Привычное самоуничижительное обращение к себе может казаться шуткой и ерундой, но гарантированно приводит к понижению самооценки и результативности в целом. Мелочь, если ее оставить без присмотра, способна породить огромные проблемы.

С другой стороны, даже незначительные, но позитивные действия, регулярно совершаемые нами, являются прекрасным фундаментом для появления больших положительных результатов.

Кстати…

– Вспомните о каком-либо важном положительном событии, которое навсегда изменило вашу жизнь. Какие ваши малозаметные действия вызвали его и/или позволили ему произойти?

– Какое незначительное действие, став регулярно выполняемым, потенциально могло бы оказать огромное влияние на вашу жизнь?

Кто интересуется продуктивностью?

(На самом деле интересуется?)

Нас часто спрашивают: «Как убедить окружающих принять на вооружение ваш способ приводить дела в порядок? Он так прост и логичен, он мог бы сделать нашу жизнь, работу и взаимоотношения намного понятнее!» Часто эти слова сопровождаются невысказанным огорчением: «Слушайте, я же вижу ценность использования этого метода – а почему они не видят?!»

Знание должно приходить через действие; вы не можете проверить воображаемое, не сделав попытку.

Софокл

Почему некоторые люди на лету схватывают нашу методику повышения продуктивности, а другие – нет? Почему суть принципов продуктивности одинаково понятна и четырнадцатилетнему школьнику, и генеральному директору, и менеджеру среднего звена, и домохозяйке? И почему одни менеджеры, генеральные директора и домохозяйки проникаются ими, а другие – нет?

После двадцати с лишним лет карьеры я могу назвать только один общий знаменатель, объединяющий людей и организации, которые внедрили нашу методику: они обладают сильным внутренним импульсом к движению вперед. Это не пустопорожнее теоретическое «стремление совершенствоваться», а реальное глубоко укоренившееся желание двигаться в сторону лучшего будущего для себя или как минимум для того, за что они чувствуют личную ответственность. Вот почему они – такие разные и такие схожие – одинаково сильно интересуются тем, чему мы учим. Степень их готовности к тому, чтобы делать что-то легче, быстрее и лучше, может очень сильно отличаться.

Ни в чем так не раскрываешься, как в движении.

Марта Грэм

Человек, который осмеливается потерять хотя бы час времени, не знает цену жизни.

Чарльз Дарвин

В этом заключается вечный парадокс: люди, которые меньше всего нуждаются в том, что мы делаем, пользуются этим в наибольшей степени. Почему? Потому что они уже сели за руль и начали движение. Если вы лишены уверенности в том, что сами контролируете все происходящее с вами, вы даже не станете рассматривать возможные способы оптимизации управления своей жизнью. Не подталкивая себя вперед – хотя бы изредка, – вы лишаетесь оснований делать что-то «легче, быстрее, лучше», даже если сталкиваетесь с такой возможностью лицом к лицу.

Вот простая, хотя и не совсем очевидная правда о повышении продуктивности: пока вы не определитесь с тем местом, куда хотите попасть (повысив качество своего опыта в процессе движения), вы, скорее всего, не станете тратить энергию на исследование способов привести свои дела в порядок. И еще придется признать, что необходимо будет изменить свое поведение. Если же вы действительно заинтересованы в чем-то, при этом терпеть не можете напрасно тратить ресурсы и подвергаться неоправданному стрессу, вы как минимум получите возможность изучить новые для вас практические методы, доказавшие свою эффективность.

Команды гонок «Формула-1» тратят тысячи часов и миллионы долларов, проверяя и внедряя самые современные процедуры и методики, которые могут обеспечить им преимущество в доли секунды. Но если образ гонки не близок вам, если вас не беспокоит, насколько хорошо вы делаете свое дело, если вы не нуждаетесь в снятии стресса, тогда инвестиции подобного рода, очевидно, станут для вас пустой тратой времени и ресурсов. Действия, направленные на освобождение от обузы, сами покажутся обузой. Изучение и совершенствование бизнес-процессов не всегда является главным стратегическим фокусом тех людей, которые добиваются наилучших результатов, но их антенны всегда настроены на поиск таких возможностей.

Я не думаю, что необходимость – мать изобретательности; изобретательность, по моему мнению, возникает напрямую из праздности, возможно, даже из лени. Чтобы помочь избежать неприятностей.

Агата Кристи

Так что не стоит огорчаться, если никто в вашем окружении не будет постоянно задаваться вопросами «Какой результат вы хотите получить?» и «Каким должно стать ваше следующее действие?» Спрячьте удивление, если ваша супруга, начальник, помощник или сын-подросток не проявят готовности к фиксированию всех своих обязательств и управлению ими. Конечно, какими-то здравыми идеями вы с ними вправе поделиться, но многие после этого будут считать вас настоящим марсианином.

Цель нашей работы состоит в том, чтобы описанный мной мыслительный процесс однажды был смоделирован и внедрен в систему образования – вплоть до работы с учениками самого младшего возраста. Возможно, тогда этот метод станет стандартным для большинства людей и мы все начнем заниматься более интересными задачами и исследовать более привлекательные возможности. Пока же мы получаем огромное удовлетворение, поддерживая хоть чем-то тех людей, которые еще не готовы в полной мере применить нашу методику к своей жизни.

Кстати…

– Как вы полагаете, до какой степени должно отличаться ваше положение от нынешнего через полтора года? Вы хотели бы, чтобы эти изменения прошли как можно легче?

– Как вы считаете, насколько могут быть улучшены используемые вами в повседневной жизни системы, процессы или подходы?

Теряете ориентацию? Встаньте к штурвалу!

Когда у меня появилась собственная яхта, один старый шкипер поделился со мной ценным советом: «Если видите, что кого-то вот-вот окончательно укачает, поставьте его к штурвалу». Лучший способ избежать приступов тошноты – фокусироваться на линии горизонта. А еще лучше – сесть за руль. Я не знаю ни одного случая, когда укачивало бы самого водителя автомобиля. По-настоящему принимая на себя ответственность за управление любым транспортным средством, вы открываете доступ к новым возможностям собственного вестибулярного аппарата.

Река так умиротворяюще действует на людей, потому что она не испытывает сомнений. Река уверена в правильности своего направления и не желает иного устья.

Хэл Бойл

Начав использовать методы сбора, обработки, организации всех своих задач и интуитивного управления ими, вы почувствуете себя намного лучше. И основной причиной таких позитивных изменений станет не уменьшение количества дел, а то, что этот выбор автоматически вернет вас за руль вашей собственной жизни, в центр вашего мира. Вы станете причиной, прекратив быть следствием.

Корень проблемы не в перегрузке и не в чрезмерных обязательствах, хотя они, похоже, и провоцируют столь высокий уровень стресса. На самом деле вы много раз выходили победителем из таких ситуаций, где все было против вас, где вы, казалось бы, не имели ни единого шанса. Чтобы стало совсем ясно, что я имею в виду, попробуйте в одиночку управлять яхтой в открытом море – или хотя бы выбираться из постели в определенные дни.

Управляй бизнесом – или он будет управлять тобой.

Бенджамин Франклин

Если землетрясение застало вас в движении на одноколесном велосипеде с включенными бензопилами в обеих руках, единственным способом выжить для вас станет попытка зафиксировать все, что можно зафиксировать, чтобы управиться с тем, что зафиксировать нельзя.

Стивен Чекуин

Тревога растет, когда вы начинаете отпускать «внутренние поводья» и перестаете управлять собственной энергией. Действительно, мы все находимся во власти явлений, значительно превосходящих наши силы, но в какой-то момент должны понять: игра заключается в том, чтобы перестать упорствовать, уступить этим явлениям и пойти на сотрудничество с ними. Такое решение высвобождает позитивную, точечно направленную энергию и не имеет ничего общего с ощущениями жертвы, раздавленной многочисленными тяжелыми жизненными обстоятельствами.

Попытка избежать вещей, требующих вашего внимания, напоминает усилия по предотвращению качки в открытом море. А вот ответы на вопросы «Каков желаемый результат?» и «Каким будет следующее действие?» – даже если речь идет о наличии бумаги на вашем столе – снова ставят вас к штурвалу.

Кстати…

– Можете ли вы сделать что-то по-настоящему хорошее в ситуации, когда вообще не знаете, чем заняться?

Год правильного выбора

Один из самых ярких моментов просветления я пережил совсем недавно, когда осознал, что правильнее измерять достигнутый мной как человеческим существом прогресс не какими-то определенными успехами или неудачами, а процентом ситуаций правильно сделанного выбора.

Талант есть у тысяч людей. С тем же успехом я мог бы поздравлять вас с наличием глаз на вашем лице. Важно только одно: насколько ваш талант жизнеспособен?

Ноэль Ковард

Я решил, что следующий год будет для меня «годом правильного выбора», и надеюсь, что каждый последующий – тоже. Я буду поступать правильно. Ведь часто бывает, что я решаю совершить какое-то действие, хотя чувствую, что поступаю неправильно. Пытаюсь оказать кому-то услугу, не имея на это времени. Мечтаю заняться стратегией, а не увлекаться пустой возней. Сфокусироваться на чем-то креативном и вдохновляющем, вместо того чтобы отдавать предпочтение бессмысленным делам. Научиться быть скромным, а не расточительным. Или лучше так – расточительным, а не скромным?

Однажды я прочел, что каждый день голову среднестатистического человека посещает в среднем пятьдесят тысяч мыслей (и как это умудрились подсчитать?!). Неважно, сколько их на самом деле, но каждая из них предоставляет возможность выбора предмета размышлений. Или как минимум выбора, продолжать ли думать об этом. Как можно, к примеру, винить себя за такую мысль: «А что если я попаду под автобус?» Вопрос не в том, что она возникла, а в том, продолжу ли я фокусироваться на ней?

Все мы в некотором смысле готовимся к выпускному балу. Но многие из нас забывают, что где-то на пути к нему мы должны научиться танцевать.

Алан Харрингтон

Нацеливайтесь на успех, а не на совершенство. Никогда не лишайте себя права на ошибку, иначе потеряете возможность узнавать новое и жить, двигаясь вперед. Помните, что за совершенством всегда прячется страх. Встречайтесь со своими страхами лицом к лицу и позволяйте себе человеческое; как ни парадоксально, это может сделать вас намного более счастливым и продуктивным.

Дэвид Бернс

Я знаю, что не всегда мой выбор будет лучшим. И каждый раз в таком случае я буду иметь отличную возможность называть себя самым большим тупицей в мире, недостойным в этой жизни ничего хорошего. Я много раз делал такой неверный самоограничивающий выбор. Мы вообще часто имеем дурную привычку помещать себя в сектор неудачи на собственной шкале «победа/поражение». Замахиваемся, но не попадаем по мячу – а потом бьем себя по рукам за то, что неидеально играем в бейсбол. И выходим из игры.

С некоторыми из клиентов мы потратили много времени, вырабатывая навыки эффективной деятельности. Но они чувствовали вину за то, что не могли научиться «как следует поддерживать процесс». Поскольку наши методы очень просты и основаны на здравом смысле, люди думают, что могут овладеть всеми приемами мгновенно, после чего освоенное автоматически станет их постоянной привычкой, уклониться от которой будет просто невозможно. Поэтому, единожды поскользнувшись, они чувствуют себя так, словно весь достигнутый ими прогресс в отношении увеличения продуктивности пошел прахом. «Если я не могу даже такую простую вещь сделать сразу, зачем вообще пытаться?»

Много лет назад мой великолепный тренер по гольфу сказал: «Не переживай по поводу количества своих очков или мячей, закатившихся в воду. Просто знай, что каждый раз, вступая в игру, ты обязательно сделаешь несколько отличных ударов!» Хороший совет. Так что в этом году я сделаю как минимум на несколько отличных ударов больше, чем в прошлом. Такое отношение к жизни позволяет мне оставаться в игре и совершенствоваться в ней.

Закончив чтение этой книги, выберите сами, на чем именно нужно фокусироваться и что делать дальше. Сделайте свой ход. Все может сложиться по-настоящему удачно. А если нет – не волнуйтесь. У вас еще появится масса чудесных шансов до того момента, когда придет пора отправляться в постель.

Кстати…

– Назовите три игры, в которые вы стали играть лучше. Какая еще игра вас привлекает?

– Совершали ли вы недавно какую-нибудь серьезную ошибку?