Должностная инструкция руководителя, или «Управленческая восьмёрка» Кувшинов Дмитрий
3. Плановое обучение
Плановое обучение – обучение, проходящее на протяжении всей дальнейшей работы сотрудника. Формы обучения очень разнообразны. Это могут быть ежеквартальные, ежегодные тренинги, проводимые внешними тренерами либо самим руководителем, обучающие семинары либо обучение сотрудника «в полях» (часто практикуется в торговых компаниях) и т. д.
Рис. 26. Плановое обучение
Плановое обучение для разных категорий работников может строиться по-разному, но всегда служит следующим целям:
повышение эффективности работы сотрудника;
улучшение качества его работы;
подготовка «кадрового резерва» подразделения.
Главное помнить, что обучение для обучения не нужно. Если цели не достигнуты, то деньги на обучение сотрудников потрачены впустую. Если вы, как руководитель, не уверены, даст ли обучение эффект, не затевайте его.
Если же после обучения цели достигнуты и работник стал больше выпускать качественной продукции (продавец стал больше продавать и т. д.), то это обязательно должно сказаться на его квалификации и заработной плате. Поэтому руководитель обязан привить подчинённым мысль, что в хорошем обучении они кровно заинтересованы.
В идеале обучение полностью или частично должно проходить за счёт сотрудника. Если деньги за обучение идут добровольно из его кармана, можно смело сказать, что курс обучения выбран правильно, работник будет заинтересован извлечь как можно больше пользы от обучения. Если за него платит компания – совсем другое дело. Я очень часто встречал на семинарах скучающих и зевающих людей, которые после обеда незаметно растворялись из аудитории. Почти всем из них обучение оплачивала их компания.
Если вы проводите обучение силами своей компании, то организовывать его лучше в нерабочее время. При этом сразу выявится несколько сотрудников, не желающих обучаться в своё личное время, и тогда, может быть, стоит задуматься, а нужны ли они вам вообще?
4. Аттестация
Уровень знаний и умений работников обычно выявляется с помощью процедуры аттестации, проводимой ежегодно назначенной руководителем комиссией. По результатам аттестации работнику может быть повышен разряд (квалификация), увеличена тарифная ставка или оклад.
Обычно процедура аттестации применяется в достаточно крупных компаниях, где регламент её проведения разрабатывается профессионалами кадровых служб.
Рис. 27. Аттестация
Если процесс обучения на вашем предприятии поставлен, то, скорее всего, вы работаете в продвинутой и успешной компании.
Итак, технология прописана, оргструктура построена, должностные инструкции разработаны, есть мотивация и показатели, сотрудники найдены и обучены. Можно переходить к текущему управлению.
Глава 3. Функции текущего управления
Функций текущего управления всего шесть:
1. Планирование
2. Обеспечение ресурсами и их распределение
3. Контроль процессов
4. Управление инцидентами
5. Подведение итогов и отчётность
6. Анализ деятельности
Подробная схема управленческого цикла будет выглядеть так:
Рис. 28. Цикл текущего управления
На схеме функции контроля и управления инцидентами объединены в один блок, чтобы показать, что выполняются они в одно и то же время.
Именно с выполнения вышеперечисленных шести функций обычно начинают осваивать работу управленца выпускники вузов, пришедшие работать на производство.
Итак, давайте разберём каждую из них.
3.1. Планирование и постановка задач
Работа руководителя по текущему управлению своего подразделения всегда начинается с планирования, потому что без плана невозможно:
настроить систему мотивации персонала,
оценить работу подразделения,
предусмотреть необходимые для рабоы ресурсы,
эффективно распределить задачи.
Горизонт планирования может быть разным и зависит от должности. Выше должность – шире горизонт. На практике линейным руководителем, как правило, поддерживается сразу четыре периода планирования:
ежегодное планирование,
ежемесячное планирование (реже ежеквартальное),
ежедневное (сменное) планирование,
оперативное планирование (в течение рабочего дня).
Ежегодное планирование
Если порядок годового планирования на вашем предприятии заведён и отработан – хорошо! На практике процедура ежегодного планирования на уровне линейных менеджеров поддерживается нечасто. В лучшем случае ваше начальство спустит вам сверху годовой план по подразделению. Однако если вы хотите расти как управленец, даже если сверху от вас и не требуют сформировать годовой план, наступление новогодних праздников – это всегда хороший повод провести анализ вашей работы за прошедший год и задуматься над тем, чего вы хотите добиться через двенадцать месяцев.
Впереди целый год, и конечно, жалко это время тратить впустую. Ваша задача стать через год более компетентным руководителем, повысить эффективность работы подразделения, сделать что-то значимое, чем можно будет гордиться в будущем.
Вырабатывая цели на год, используйте полезный принцип – SMART.
Ваши цели должны быть:
S – Specific (конкретными)
M – Measurable (измеримыми)
A – Attainable (достижимыми)
R – Relevant (актуальными, соответствующими главным целям компании)
T – Time-bound (ограниченными во времени)
Применение данного принципа позволит вам избежать формирования пустых и размытых целей. Мы на этом не будем останавливаться, так как эта тема хорошо освещена в деловой литературе.
Кроме формирования целей, показателей и мероприятий на год есть и другая обязательная работа, проводимая практически всеми руководителями один раз в год, – формирование графика отпусков ваших подчинённых сотрудников. Самое важное при выполнении данного планирования – постараться, чтобы ваши сотрудники больше гуляли в месяцы с наименьшей загрузкой вашего подразделения заказами. Если это удобно для работы и для ваших подчинённых – дробите отпуска на несколько частей.
Ежемесячное планирование
На всех уровнях управления наиболее часто применяется ежемесячное планирование, т. к. раз в месяц бухгалтерия может подвести итоги, сформировать отчёты, и работники ежемесячно получают заработную плату. Что планируем? Месячные планы обычно содержат две вещи:
показатели,
задачи.
О разработке показателей мы говорили в одной из предыдущих глав. Теперь при операции планирования руководителю необходимо для каждого показателя определить его числовое значение.
Главное при планировании – это достижимость. Не нужно планировать нереальные цифры. Это типичная ошибка неграмотного руководителя. План должен быть напряжённым, но выполнимым. Лучше сначала планировать достижимые цифры, а затем их постепенно ужесточать.
Рис. 29. Постановка недостижимых целей
Разберём пример. У вас есть план на год, разбитый по месяцам. Проходит год. Если вы годовой план выполнили, при этом из двенадцати месяцев ваш отдел выполнил план десять раз, а в двух месяцах выполнить план не удалось, то это нормально. План и напряжённый, и достижимый. Если все ваши сотрудники выполняют план практически всегда, то скорее всего, вы их недогружаете. Но если невыполнение плановых показателей происходит более чем в 30–40 % случаев, то, вероятно, план слишком напряжённый.
Плановые показатели на отчётный период (месяц, квартал), как правило, всегда согласовываются с руководством. При этом может происходить планирование снизу, когда планы формируются при участии самих работников и затем утверждаются наверху, но зачастую планы просто спускаются сверху. В этом случае любой руководитель должен постараться оценить достижимость спущенных сверху планов и при необходимости убедить руководство в их корректировке. Хуже будет, если вы возьмёте «под козырёк» невыполнимое задание.
После согласования план надо «распилить» по работникам. При распределении общего плана между подчинёнными особое внимание надо обращать на достижимость их большинством ваших сотрудников. Здесь та же статистика: если вы руководите бригадой токарей и 10–15 % из них план не выполняют, а 85–90 % перевыполняют, перекрывая общий план, то это нормально.
В некоторых случаях для более удобного контроля выполнения плана вышестоящим руководством месячный план разбивается по неделям (или декадам) и рабочим дням. Обычно раз в неделю или декаду (а иногда и ежедневно) руководители среднего звена проводят оперативные совещания, где контролируют ход выполнения плановых заданий.
Теперь о задачах. Не всегда достаточно только плановых показателей, требуется планировать также задачи по работам, мероприятиям, предстоящим событиям. Ранее мы уже говорили, что существуют виды работ, когда невозможно разработать показатели. В этом случае надо планировать своим подчинённым задачи. При ежемесячном планировании, естественно, вы ставите подчинённым задачи, которые они должны выполнить в течение месяца.
Если задач несколько, не забудьте расставить приоритеты их выполнения, иначе можете оказаться в ситуации, когда в конце месяца лёгкие задачи будут выполнены, а на сложные и важные у ваших подчинённых не хватит времени.
Ежедневное планирование
Ежедневное планирование нужно тогда, когда необходимо уточнить плановые показатели или задачи. Бывает, когда этого не требуется. Типичный пример – если вы руководите программистами, и у вас сформирован и доведён до каждого из них чёткий месячный план. Там, где надо координировать деятельность подчинённых и много ежедневных задач, ежедневное планирование применяется всегда.
Обычно для ежедневного планирования используются оперативные совещания, где до подчинённых доводятся задачи на предстоящий день или смену.
В большинстве случаев принято, что линейный руководитель не согласовывает оперативные ежедневные планы с вышестоящим руководством, у него есть на это полномочия, и он распределяет плановые задания между подчинёнными самостоятельно.
Любая поставленная задача вашему подчинённому должна содержать:
чёткое описание того, что нужно делать;
каков должен быть результат;
сроки выполнения.
Пример некорректной постановки задачи:
«Рой траншею от забора и до обеда».
Рис. 30. Некорректно поставленная задача
Более корректно:
«Рой траншею от белого колышка, который я воткнул рядом с забором, по направлению строго на север. Глубина 50 +/–5 см, ширина 40 +/–5 см. Отвал земли делать слева (если смотреть на север). Длина траншеи 15 метров. Срок 13:00 сегодня.
Ну и, конечно, надо помнить, что планы по задачам, как и по показателям, должны быть достижимы. Если у вас рядом с забором не земля, а горная порода, то вряд ли ваш подчинённый выроет траншею.
Рис. 31. Постановка недостижимой задачи
Оперативное планирование
Оперативное планирование применяется там, где в течение дня происходит много событий, требующих координации. Например, для руководителя отдела продаж звонок крупного потенциального клиента в обед может поменять все принятые на день планы, и не только его, но и его подчинённых. Склад готовой продукции получает команды на выдачу груза в течение всего дня, причём клиентские машины могут прийти внезапно и сразу несколько, так что от начальника склада требуется быстро поставить новые задачи подчинённым, не допустив больших простоев. Надо отметить, что при наличии в подразделении старших специалистов задачи по оперативному планированию в основномложатся на их плечи.
3.2. Обеспечение ресурсами и их распределение
Конечно, бывают ситуации, когда обеспечение и распределение ресурсов не требуется, но в большинстве случаев эта задача перед руководителем стоит. Ресурсы – вещь недешёвая, и их, как правило, всегда не хватает. Основная ваша задача, как руководителя, чтобы люди эффективно работали, и у них для этого было всё, и вы должны им это всё обеспечить.
Если вы мастер на производстве, то должны проконтролировать наличие и обеспечить своих работников комплектующими и сырьём, работающим оборудованием и инструментом, вспомогательными материалами, необходимой документацией. Когда я работал в этой должности, на это у меня уходило немало времени.
Рис. 32. Снабжение подчинённых
Если вы руководите коммерческим подразделением, то у ваших подчинённых на рабочих местах должны исправно работать телефоны и оргтехника. Интернет должен быть быстрым, а рабочие места – удобными.
Кроме обеспечения ресурсами нередко стоит задача эффективного их распределения.
Если вы начальник склада и у вас 7 погрузчиков на 15 работников склада, то распределить вы их должны сегодня самым наилучшим образом, чтобы выполнить все запланированные работы, при этом не обидев подчинённых, ведь кто-то из них будет работать на погрузчике, а кто-то таскать мешки и ящики вручную.
В торговых компаниях очень часто ресурсом являются оборотные средства, которых, как обычно, мало, и если вы руководитель отдела закупок, то должны распределить оборотку между снабженцами так, чтобы опять же добиться результата, выполнив план закупок.
В отделе продаж ресурсом часто выступает квота на допустимую дебиторскую задолженность, и чтобы выполнить план продаж, вам надо «распилить» данную квоту между продавцами самым наилучшим способом. Но, разумеется, главным ресурсом для продажников являются «лакомые» клиенты, и вам (начальнику отдела продаж) можно просто передать часть лояльных (доходных) покупателей от одного менеджера другому, и тот сразу выполнит план.
В крупных компаниях на верхних уровнях управления обычным инструментом распределения ресурсов является процесс бюджетирования. Урезая одни статьи бюджета за счёт увеличения других, директор тем самым выполняет функцию перераспределения ресурсов. При этом почти всегда существует конфликт интересов между нижестоящими руководителями. Если вы линейный руководитель и включены в процедуру бюджетирования, то ваша первостепенная задача – отстоять на бюджетном комитете свои цифры бюджета подразделения.
Рис. 33. Заседание бюджетного комитета
В заключение хочется отметить важность функции распределения ресурсов. Их почти всегда не хватает, и нужно помнить, что ваш подчинённый как солдат на войне, а ресурсы – его оружие, и чем лучше вы его вооружите, тем быстрее добьётесь победы.
Рис. 34. Снабжённый ресурсами подчинённый как вооружённый солдат
3.3. Контроль процессов
Практически на любом крупном производстве существует служба технического контроля качества, которая (зачастую совместно с лабораторией) контролирует качество сырья, материалов и готовой продукции. На хорошо организованных предприятиях эти функции гармонично встроены в технологические процессы. В настоящей главе мы будем говорить о другом контроле – со стороны руководителя.
Если бы не необходимость контролировать текущие процессы, то линейные руководители в промежутке между утренней и вечерней оперативками могли бы смело сидеть, положив ноги на стол и раскладывая пасьянсы на компьютере. Руководители среднего звена, скорее всего, часто отлучались бы на недельку-другую после доведения планов «по грибы» или «на рыбалку», а генеральные директора просто месяцами бы пропадали «на Канарах».
Рис. 35. Три командира на одного работника
К сожалению, практикой доказано, что если подчинённых не контролировать, то при прочих равных итоговый результат всегда будет хуже, чем при организованном контроле.
Контроль работы подчинённых можно разделить на несколько составляющих:
Контроль через оперативки. Часто руководители проводят оперативные совещания с подчинёнными, где происходит координация работы и получение необходимой информации о её ходе.
Контроль через отчёты. Иногда руководители для целей контроля процессов вводят систему промежуточных отчётов от подчинённых.
Контроль через документы. При правильной постановке документооборота в компании через руководителя проходят для визирования им (или утверждения) документы, дающие необходимую информацию о происходящих в подразделении процессах (счета, накладные, акты выполненных работ и т. д.).
Контроль через звонки и электронную почту. Не стесняйтесь звонить своим сотрудникам, задавайте вопросы по электронной почте.
Непосредственный контроль на месте. Сидящий всё время в своём кабинете руководитель – явление ненормальное. Нужно обязательно бывать на рабочих местах своих сотрудников, говорить с ними, задавать вопросы и получать самую свежую информацию из первых уст.
Все способы контроля хороши, но каждый руководитель строит свою систему. Что желательно помнить при организации системы контроля:
Не злоупотребляйте оперативками – они отнимают много времени у ваших подчинённых. Пока один из них докладывает вам о своих трудовых победах, остальные фактически простаивают.
Рис. 36. Оперативка в разгаре
Оперативные совещания хороши лишь в тех случаях, когда вы не только выслушиваете сотрудников, но также:
– координируете их действия;
– доводите новую информацию до всех;
– настраиваете коллектив на «ратные подвиги»;
– разбираете различные происшествия и инциденты;
– проводите мини-обучение.
Не используйте сложных и трудоёмких отчётов – они отнимают много времени у ваших подчинённых. Скорее всего, для оперативного контроля вам нужно всего лишь несколько цифр. Если вы вводите систему оперативной отчётности, то всегда показывайте подчинённому, что вы ознакомились с отчётом, задавайте уточняющие вопросы. К сожалению, часто бывают ситуации, когда сотрудники готовят для шефа сложный отчёт, а он, бегло просмотрев итоговую цифру, отправляет его в корзину. Для работников это явная демотивация.
Организуйте документооборот таким образом, чтобы важные документы (с точки зрения информации) проходили через вас (т. е. для их оформления обязательно требовалась бы ваша виза).
Всегда пытайтесь быть в курсе всех событий в вашем подразделении. Звоните и спрашивайте сотрудников «Как дела?», «Что нового?», ну и конечно, бывайте на рабочих местах своих подчинённых, смотрите своими глазами, как идёт рабочий процесс.
3.4. Управление инцидентами
В работе, как и в жизни, не бывает всё гладко. Как бы вы хорошо ни настроили работу своего отдела, всегда что-то происходит, возникают какие-либо препятствия для достижения плана, и под угрозой могут стать взаимоотношения с вашими контрагентами, либо что-то ломается и происходит потеря качества выпускаемой вашим подразделением продукции. Такие события мы будем называть инцидентами.
В литературе по управлению редко говорится об этом аспекте (в основном только в сфере управления IT-службой), хотя у линейных руководителей (да зачастую и на более высоких уровнях руководства) работа с инцидентами съедает огромный временной ресурс. Инциденты – это вторая причина, почему руководитель должен всегда быть на месте (напомним, что первая – это необходимость контроля) и незамедлительно принимать решения по их устранению.
Итак, давайте разберём, какие бывают инциденты. Варианты могут быть самые экзотические, как, например, удар молнии в офисное здание или незапланированная беременность заместителя главного бухгалтера в разгар налоговой проверки. Нонаиболее часто встречающиеся инциденты связаны с нарушением технологии и всяческими поломками. Плохой руководитель часто не замечает инциденты. К примеру, если звонит недовольный клиент, то плохой руководитель в лучшем случае постарается его успокоить и облегченно вздохнёт, положив трубку. Хороший же руководитель, кроме этого, разберётся в причинах недовольства и обязательно устранит их.
Принципиально инциденты можно разделить на два типа:
1. Инциденты, связанные с нарушением технологии, правил, процедур (всегда есть конкретный виновник).
2. Инциденты, связанные с плохой постановкой технологии, отсутствием правил и процедур (скорее всего, недоработали вы сами либо вышестоящее начальство).
Суть работы руководителя с инцидентами – минимизировать ущерб от их последствий и сделать так, чтобы они никогда не повторялись. В чём состоит конкретная работа:
1. Определить, что произошло. Иногда, докладывая вам о случившемся, сотрудники показывают лишь вершину айсберга, поэтому надо обязательно докопаться до истины, досконально разобраться, что именно произошло.
Рис. 37. Всё хорошо, прекрасная маркиза!
2. Разработать мероприятия по решению инцидента, по возможности минимизировав ущерб. При этом надо согласовать данные мероприятия со всеми заинтересованными сторонами (контрагентами, начальством, если необходимо, с коллегами и подчинёнными).
3. Определить ущерб. При этом надо определять полный ущерб, не забывая о косвенных и сопутствующих затратах. Это нужно, во-первых, чтобы понять масштаб бедствия, а во-вторых, для разработки мер наказания виновных лиц.
4. Разработать мероприятия по предотвращению повторения инцидента. Это одна из самых главных задач хорошего руководителя. Плохой будет вечно бороться с повторяющимися случаями, проклиная текучку и жалуясь на обстоятельства. Хороший руководитель обязательно произведёт необходимые изменения либо в работающих регламентах, либо создаст новые, обучит по ним своих подчинённых и возложит на них ответственность в случае повторения инцидентов. В основном производимые уточнения регламентов касаются функций организации (технологии, оргструктура, распределение прав и ответственности сотрудников, система мотивации и пр.). Очень часто в качестве меры по предотвращению инцидентов применяется дополнительное обучение сотрудников.
5. Определить и наказать виновника (в основном это касается только инцидентов, связанных с нарушением технологии, правил и процедур). Здесь главное, что наказание должно быть неотвратимым (пусть это будет даже просто устное порицание), соразмерным и справедливым.
В конце месяца хороший руководитель обязательно проанализирует произошедшие инциденты в подразделении, при необходимости проработает их с подчинёнными на отчётном собрании. Для этого хорошо инциденты учитывать. Некоторые руководители отражают всю информацию по инциденту в специально разработанных бланках, некоторым достаточно просто заносить все случаи на страничку своего ежедневника. Умение работать с инцидентами – важнейший показатель в работе любого руководителя.
Приведу один пример работы руководителя с инцидентами:
На заре своей предпринимательской деятельности мне приходилось самому решать вопросы с коммерческими банками. Один из банков возглавлял мой институтский знакомый, с которым мы вместе работали мастерами на крупном оборонном предприятии после окончания вуза.
Я по простоте душевной хотел вломиться к нему в кабинет и решить свою проблему, но не тут-то было. Желая договориться о встрече, я позвонил в приёмную. Секретарь, вежливо поинтересовавшись, по какому я, собственно, вопросу, направила меня к заместителю, который, к моему злорадству, проблему решить не смог, но незамедлительно направил меня к другому специалисту. От своих коллег-предпринимателей я слышал, что в кабинет к моему знакомому попасть практически невозможно, невзирая на любые дружеские отношения – всё должны решать его заместители и другие специалисты банка.
Не вдаваясь в подробности, скажу, что мой случай был неординарный и, по-моему, не попадал ни под один регламент, действующий в банке на тот момент. И я, словно шар, побившись о борта биллиардного стола, наконец, попал в лузу – секретарь, поняв, что проблему может решить только её шеф, спокойно допустила меня к «телу».
Я ожидал, пробившись через очередь в приёмной, увидеть обвешенного телефонными трубками, обложенного бумагами большого начальника, погруженного в свои проблемы.
Ничего подобного. Очереди не было, я встретил своего знакомого спокойным и улыбающимся. Проблему мою он решил секунд за сорок, потом попросил принести нам кофе, а меня подождать, пригласив в приёмную пару своих подчинённых, с которыми быстро и энергично переговорил. Как я понял, одному из них немного досталось, другой что-то быстро записал. Мой случай был разобран, виновный определён и получил устное порицание. Как поступать в подобных случаях, стало ясно всем, включая секретаря. Инцидент был закрыт.
Мы посидели ещё минут десять, вспоминая общих знакомых, и, пожав руки, разошлись. По прошествии времени его перевели в Москву на должность вице-президента этого банка, а ещё через некоторое время я узнал из прессы, что он возглавил один из крупнейших авиационных заводов в России.
Он умел себя ограждать от ненужной текучки, избавляясь от инцидентов один раз, и тратил своё время только на решение важных задач.
3.5. Подведение итогов и отчётность
Подведение итогов и принятие отчётов – процедура, зеркальная месячному (квартальному) планированию и проводится с той же периодичностью. Иногда подчинённые готовят свой персональный отчёт для шефа, иногда готовится один отчёт по подразделению в целом, а бывают случаи, когда обходятся вообще без отчётов, но при этом руководитель всегда выполняет следующие действия:
1. Даёт оценку проделанной его подчинёнными работе
Сама процедура принятия руководителем отчётности – всегда хороший повод для подведения итогов работы. Если есть герои, то руководителю надо обязательно похвалить отличившихся, желательно прилюдно. Если у кого-то не всё получилось из намеченного в плане, надо постараться разобрать, что помешало выполнению, сделать работу над ошибками.
Рис. 38. Награждение героев
2. Рассчитывает (утверждает, визирует) причитающееся поощрение (если действует премиальное положение)
Здесь главный принцип – обязательно выполни то, что обещал подчинённому. За более чем двадцатилетний период работы первым руководителем у меня сложилась следующая статистика: более трети сотрудников меняют работу из-за того, что их шефы не выполняли своих обязательств перед ними. Не менять правила игры задним числом – очень хороший принцип, и не только в бизнесе, но и в жизни.
Рис. 39. Выплата вознаграждения
Конечно, если по действующим регламентам каких-то сотрудников надо по итогам месяца (квартала) наказать, то сделать это следует обязательно, ничего не забыв. Сотрудники должны чётко усвоить, что «закон есть закон».
3. Отчитывается сам перед вышестоящим руководством
У меня есть друг, который достаточно успешно долгое время работает на руководящих должностях наёмным менеджером. Как-то он мне сказал такую фразу: «Не достаточно хорошо выполнить свою работу, надо так же хорошо её показать шефу». На мой взгляд, это верное утверждение.
Ваш начальник часто перегружен текучкой и может не всегда адекватно оценить ваши управленческие усилия. Помогите ему в этом, здесь нет ничего зазорного.
Рис. 40. Свою работу надо уметь показывать шефу
Однако всё в пределах разумного
3.6. Анализ текущей деятельности и регулирование
Как уже говорилось выше, функция регулирования – это не что иное, как изменения, проводимые вами в подразделении. В основном это касается функций организации деятельности, но также может затрагивать функции оперативного руководства. Для чего нужны изменения? Конечно же, для повышения эффективности работы вашего подразделения, увеличения качества продукции (или производимых услуг), сокращения времени производства и издержек. Поэтому каждому руководителю нужно периодически анализировать работу своих сотрудников.
Теоретически анализировать работу вашего подразделения нужно по завершении каждого управленческого цикла. На практике вопросами анализа менеджер зачастую занимается только тогда, когда «жареный петух клюнет» и подразделение вдруг перестаёт выполнять поставленные задачи. Лучше всё-таки делать это планово и анализировать эффективность вашего отдела как минимум раз в квартал.
Как же понять, насколько эффективно мы работаем и нужно ли что-то менять?
В первую очередь, нужно спросить об этом вашего руководителя.
Во-вторых, надо сравнить ваши показатели за отчётный период с такими же показателями прошлых периодов.
В-третьих, надо проанализировать ваши фактические показатели и осмотреться по сторонам, т. е. попробовать оценить работу таких же подразделений в вашей или в других компаниях (если есть таковые) и сравнить их результаты с вашими показателями.
В-четвёртых, нужно интересоваться новостями в интернете и литературе по профилю работы вашего подразделения и анализировать, соответствует ли оно требованиям времени.
Обычно анализируют два аспекта деятельности:
1. Эффективность работы персонала.
2. Эффективность самой технологии работы и оргструктуры.
Эффективность работы персонала
Самый простой способ оценить эффективность работы ваших подчинённых – сделать «фотографию рабочего дня». Это можно сделать самостоятельно либо привлечь другого специалиста, главное, чтобы он был ответственным и незаинтересованным в проведении этой процедуры.
Принцип её проведения предельно прост – надо методично фиксировать во времени, чем заняты ваши подчинённые. Чтобы избежать случайностей («стахановских подвигов» и т. п.), процедуру надо проводить как минимум в течение нескольких дней, а лучше одной-двух недель. При этом желательно не нервировать ваших сотрудников своей работой, делать её рутинно, незаметно, чтобы у ваших них не возникало желания что-либо приукрасить.
Проанализировав полученный отчёт, можно будет понять:
а) сколько времени работники тратят на выполнение своих прямых должностных обязанностей;
б) сколько часов они тратят на всякого рода дополнительные и неучтённые работы;
в) сколько сотрудники простаивают по различным причинам.
Если время по второму и третьему пунктам существенно, это громкий звонок к тому, что нужно проводить изменения.
Сначала вам необходимо по возможности ликвидировать простои. Здесь обычно причина в том, что не хватает ресурсов, плохо работает оборудование, хромает снабжение и т. п. Нужно свести простои к минимуму, наладив снабжение, обеспечив сотрудников необходимым оборудованием и инструментом (программными продуктами, интернетом).
Иногда простои случаются из-за неравномерности производственного цикла. Так, на складе могут прийти на погрузку сразу несколько машин, и чтобы соблюсти стандарты обслуживания, приходится держать лишний персонал. В этом случае можно попробовать наладить информацию о приходе транспорта с контрагентами и в период пиковых нагрузок использовать временный персонал.
Вторая задача – проанализировать все дополнительные и неучтённые работы и по возможности их минимизировать. Для этого вам необходимо выявить и уничтожить причину возникновения этих работ.
Третья задача – проанализировать работу сотрудников по выполнению ими своей основной работы. Здесь могут крыться большие резервы. Посчитайте, сколько ваши сотрудники делают звонков и совершают встреч с клиентами за день (отдел продаж), сколько обрабатывают на станках деталей (производственный участок), заносят документострок в учётную систему (бухгалтерия), проезжают километров (транспортный отдел).
Производительность труда у нас в стране практически повсеместно меньше в разы, чем у западных компаний, так что нам есть куда двигаться. Основные причины низкой производительности труда:
1. Неэффективные технологические процессы.
2. Немотивированный персонал.
3. Необученный персонал.
Для того чтобы повысить производительность труда «малой кровью», первым делом надо разработать эффективную мотивацию персонала на достижение больших результатов (либо доработать существующую мотивационную модель).
Второе действие – поднять производительность, обучив сотрудников.
Что касается техпроцессов, то понятно, что если в Японии автомобили делают роботы, а у нас их собирают вручную, то быстро производительность не поднимешь – нужны большие инвестиции. Но всё же кое-что в области технологии сделать всё-таки можно и без больших денег. Давайте пройдёмся по функциям организации деятельности и посмотрим, что можно и нужно менять.
1. Технология работы
Если проводимые изменения касаются технологии работы, то это иногда называют реинжинирингом бизнес-процессов. Не надо пугаться этих словосочетаний, изменения технологии могут происходить достаточно часто (если это не связано с работой сложного оборудования).
Даже если вы просто передвинули стрелку в схеме бизнес-процесса или ввели промежуточную операцию, вы немного поменяли технологию работы своего подразделения. Для анализа эффективности технологии лучше всего использовать схемы бизнес-процессов. Сначала надо попробовать рассортировать функции, разбив их на три группы:
1. Функции, добавляющие стоимость товара или услуги, производимой вашим подразделением.
2. Функции, необходимые для эффективного управления (учёт, контроль, планирование, отчётность).
3. Остальные функции.
Ваша задача – провести изменения в бизнес-процессе таким образом, чтобы по возможности исключить функции под номером 3, оптимизировать функции под номером 2, сократить издержки при выполнении функций под номером 1.
В схемах бизнес-процессов обычно отражены не только выполняемые функции, но и документы, сопровождающие их выполнение. Обязательно обратите внимание на эти документы и задайте себе вопрос: «Все ли они нужны по делу?». Если вы печатаете четыре экземпляра накладной или акта выполненных работ, попробуйте сократить число копий (либо переведите их в электронный вид), ведь за каждой из них стоит время сотрудников и ресурсы компании.
Конечно, это непросто и далеко не всегда возможно, но это и есть искусство управления при проведении изменений. Работу по реинжинирингу бизнес-процессов обычно выполняют наиболее опытные менеджеры, как правило, имеющие ранг руководителя среднего звена, и если вам удалось что-то сделать в области реинжиниринга и повысить эффективность работы сотрудников, вам есть чем гордиться.
2. Организационная структура
Если меняется оргструктура, то это реструктуризация. Обычно этим громким словом называют изменение структуры в масштабе всего предприятия. На уровне линейного руководителя чаще всего приходится только вводить или сокращать некоторые должности и менять подчинённость. Как часто надо менять структуру? Как только в этом возникнет необходимость. Звоночком могут послужить конфликты, возникающие между подчинёнными, и зачастую ликвидировать очаг напряжения можно, проведя простое переподчинение.
3. Перераспределение обязанностей
Довольно часто руководители обнаруживают, что одни сотрудники явно недогружены, а другие просто зашиваются на работе. В этом случае приходится прибегать к перераспределению обязанностей внутри своего подразделения. При этом, конечно, необходимо помнить, что, передавая работы другому специалисту надо быть уверенным, что он профессионально готов их выполнять.
Если вы перераспределяете обязанности, то лучше это делать не на словах, а вносить изменения в должностную инструкцию и знакомить сотрудников с ними под роспись.
Читать бесплатно другие книги:
