Час тишины. И еще 34 инструмента, которые сохранят ваше время и энергию Хорсагер Дэвид
David Horsager
The Daily Edge
Simple Strategies to Increase Efficiency and Make an Impact Every Day
Издано с разрешения Berrett-Koehler Publishers, Inc.
Правовую поддержку издательства обеспечивает юридическая фирма «Вегас-Лекс».
First published by Berrett-Koehler Publishers, Inc., San Francisco, CA, USA. All rights reserved.
© David Horsager, 2015
© Перевод на русский язык, издание на русском языке, оформление. ООО «Манн, Иванов и Фербер», 2016
Эту книгу хорошо дополняют:
Эдвард М. Хэлловэлл
Грег МакКеон
Люси Джо Палладино
Джим Лоэр и Тони Шварц
Нэйту, который каждый день делает шаг к вершине, но не за счет отношений с друзьями
Лизе, которая ведет наш дом и занимается нашими четырьмя детьми с редкими усердием и изяществом
Организованность – преимущество, достигаемое благодаря тому, что приоритеты четко определены и человек ежедневно над ними работает.
Совет № 1
Преимущества 90-дневных планов
Восемнадцать лет назад один человек предложил мне ни на что не жаловаться в течение 90 дней подряд. Я не мог высказывать неудовольствия ничем, даже едой или погодой. Это изменило мою жизнь. Некоторые говорят, что можно поменять одну привычку за 21 день. Сомневаюсь, что этого достаточно. Но если 21 дня маловато, то года – многовато. Некоторые не могут сдерживать новогодние обещания даже две недели. Они обычно думают: «У меня целый год впереди». 90 дней – идеальный срок. Он достаточно короток, чтобы не растерять концентрацию на цели, и в то же время вполне долог, чтобы добиться результатов, которых многие не достигают и за год. Когда я начал сбрасывать вес, решающими были первые 90 дней. За три месяца я потерял около 15 кг. А главное, за этот же период в корне изменились мои представления о питании, физической активности и эффективности использования своего времени. Все изменилось за 90 дней.
Часто мы планируем что-то кардинальное наедине с собой, но не сопровождаем планы действенными стимулами. Не нужно загадывать на год, планируйте на 90 дней. Я советую коллективам, чтобы каждые 90 дней каждый его член создавал для себя новый план. Это позволяет и руководству, и сотрудникам использовать принципы, которые обеспечат ясность цели и достижение конкретного результата как в личном, так и в профессиональном плане.
Выберите сферу, которой вы хотите заняться, и задайте себе шесть вопросов. Составление плана не должно занимать больше получаса.
Вопрос 1: где я сегодня? Если вы не знаете, где вы сегодня, вы не можете знать, где вы окажетесь в будущем. (Если вы составляете 90-дневный план в команде, то, естественно, задайте вопрос: «Где мы сегодня?» и используйте местоимение «мы» во всех следующих вопросах.) Тогда вы быстро поймете свои сильные и слабые стороны, возможности и риски. Например, где я в моих отношениях с детьми? Где я в отношении своего здоровья? Где я в плане ожидаемых продаж? Где мы в смысле влияния наших продуктов на людей?
Вопрос 2: чего я хотел бы добиться через 90 дней? Помните: это не год и не пять лет. Долгосрочное стратегическое планирование тут неуместно. Восстановите в памяти ответ на вопрос 1 и скажите себе, где вы хотели бы оказаться через 90 дней. Напишите четкую контролируемую (по возможности выраженную количественно) цель. И, скорее всего, за 90 дней вы достигнете даже большего, чем планировали!
Вопрос 3: почему мне это нужно? Если причина весома, то план даже не нуждается в особом «причесывании». Если горит мой дом, а в нем остались мои дети, мне некогда вдаваться в детали: я действую, потому что у меня есть мощный побудительный мотив. Когда ваша команда мотивирована к делу и объединена им, она легко справится с любыми трудностями. Она будет работать сосредоточенно и с увлечением и добьется результата.
Вопрос 4: как достичь намеченного? Повторяйте этот вопрос до тех пор, пока ваша команда не будет готова предпринять конкретные действия.
Вопрос 5: как достичь намеченного? Людей нужно заставлять задавать себе этот вопрос до тех пор, пока они не будут готовы предпринять что-то конкретное сегодня, в крайнем случае завтра.
Вопрос 6: как достичь намеченного? Я выяснил, что люди должны ответить на этот вопрос хотя бы три раза, прежде чем у них появится полная ясность по поводу своих действий. Возможно, для этого необходимо будет задать этот вопрос и семь раз. Смысл в том, чтобы задавать себе этот вопрос до тех пор, пока вы сами или ваша команда не примете окончательного решения о начале конкретных действий сегодня или завтра.
Я помню, когда меня посетила идея задавать вопрос «как?» три раза подряд. Я консультировал и занимался психологическим тренингом с персоналом одной из самых крупных организаций здравоохранения в Северной Америке. Им были необходимы перемены! У них сокращался бюджет и уменьшалось количество пациентов. Мы заканчивали семинар и практические занятия по укреплению доверия в коллективе. Сто пятьдесят руководителей организации сидели за круглыми столами в конференц-зале. Каждый стол выдвинул конкретную задачу, которую, по мнению сидевших за ним, необходимо решать в первую очередь. Я спросил у высших руководителей организации, что необходимо предпринять, чтобы она продолжала развиваться и ей больше доверяли клиенты. Старший за столом ответил:
– Нам нужны более ясные цели.
– Как этого достичь? – спросил я.
– Мы должны больше общаться, – ответил тот же человек, посовещавшись с коллегами.
– Как? – снова спросил я.
– Нам нужно повысить ответственность за свои действия друг перед другом, – сказал руководитель, еще раз посовещавшись с окружением.
– Как? – спросил я.
Высшие руководители крупной организации, каждый из которых был по-своему блестящим управленцем, должны были три раза мучительно искать ответ на вопрос, пока не выдвинули предложения о конкретных действиях. Они поняли, что им нужно чаще общаться и определить более четкие цели деятельности компании. Важна была та часть их плана, в которой формулировалась цель стать более ответственными друг перед другом за состояние дел в организации. И они проявили готовность воплощать план в реальность уже начиная с завтрашнего дня.
А когда я решил сбросить вес, то задавал себе вопрос «как?» до тех пор, пока от простейшего ответа «поменьше есть и побольше двигаться» я не пришел к 15 конкретным направлениям действий, которые я мог осуществлять каждый день.
Чем четче будет ваш 90-дневный план, тем больше доверия он вызовет у вашей команды. И результат не заставит себя ждать.
Больше всего сочувствия вызывают люди, которые видят, но не имеют видения.
Хелен Келлер[1]
Как бы ни была красива ваша стратегия, время от времени вы все же должны обращать внимание на результаты своей деятельности.
Уинстон Черчилль
Совет № 2
СВД – самые важные дела дня
Бывало у вас так: весь день трудились засучив рукава, но ничего не сделали? Многие смотрят на свои списки дел и так подавлены, что все заканчивается ничем. Тактика СВД – самых важных дел – дает замечательную ясность. Она особенно хороша в случаях, когда у вас есть 90-дневные планы действий. Тактика СВД успешно применялась Чарльзом Швабом, одним из руководителей металлургического гиганта Bethlehem Steel Company и первым американцем, получившим ежегодную заработную плату в 1 млн долл.
Эта стратегия предполагает максимальную сосредоточенность на главном. Она поможет повысить результативность вашей деятельности больше, чем что бы то ни было. Заведите себе привычку следовать стратегии СВД каждый день, и она серьезно повлияет на всю вашу жизнь.
Вот как она работает.
Стратегия СВД1. Утром первым делом возьмите в руки стикер.
2. Вверху напишите самую важную для вас текущую цель.
3. Ниже расставьте номера от 1 до 5.
4. Рядом с цифрами запишите самые важные сегодняшние дела, которые помогают достижению вышеизложенной цели.
5. Теперь у вас есть план из пяти пунктов по самым важным делам на сегодня, которые приблизят вас к решению стратегической задачи.
Когда вы будете составлять список самых важных дел дня, постарайтесь учесть следующее.
Он должен строиться по принципу «сначала самое важное». Расставьте приоритеты и работайте именно в таком порядке. Не начинайте второго дела, пока не закончили первое. Иначе не исключены серьезные трудности, и вам может потребоваться помощь. Ваши СВД – самое важное, что предстоит сделать в течение дня! Не намечайте более пяти важнейших дел, иначе они вас захлестнут и в итоге вы не сделаете ничего. Если вы не можете выделить пять простых и ясных задач, тогда, возможно, лучше переосмыслить и переформулировать вашу стратегическую цель.
Он должен включать стратегическое видение и понимание важнейших текущих задач. СВД – план пяти конкретных дел, которые вы должны завершить сегодня, чтобы продвинуться вперед. Они должны быть объединены одним видением вашей стратегической цели и помочь добиться важнейших текущих приоритетов.
Он должен сопровождаться цифрами. СВД не будет настоящим списком важных дел без конкретных цифр. Иными словами, «Позвонить перспективным клиентам» – не СВД, а «Сделать 10 звонков перспективным покупателям» – это СВД. «Привести в порядок рабочее место» – тоже не СВД, а «Потратить на уборку на рабочем месте 20 минут» или «Разобрать два письменных ящика» – СВД.
Особо подчеркну: список важных дел дня должен основываться исключительно на том, что можете сделать лично вы. «Сделать три звонка трем разным людям» – это СВД, поскольку эти действия не зависят от того, ответят вам или нет. А вот «Продать пять устройств» – не СВД: тут многое зависит от других людей и их готовности купить. Если в составлении списков вы будете последовательны, то добьетесь хороших результатов.
Каждый раз, когда вы полностью выполняете свой СВД, вычеркните завершенные дела. Сам вид списка с зачеркнутыми пунктами доставит вам удовольствие. В нашей консалтинговой компании когда-то работал молодой стажер, который пришел к нам сразу после колледжа. Каждый день он аккуратно зачеркивал выполненные пункты в своем СВД и приклеивал стикер к стенке над своим столом. На следующий день он делал то же. Думаете, кому-то приходило в голову его контролировать? Никогда! На стене перед его рабочим местом всегда красовалось свидетельство того, что он неукоснительно выполняет свои СВД в движении к общей цели.
Будьте сосредоточенны. Когда вы составляете списки важных дел, будьте конкретнее. СВД – самое важное для вас руководство к действию на день. Никогда не составляйте больше трех СВД одновременно. Если вам не удается свести их к нескольким простым пунктам, еще раз обдумайте стратегическую цель, которой вы хотите добиться в перспективе.
Списки должны быть ясными. Ваши СВД должны быть четкими и количественно измеримыми. В центре внимания – ваши действия, а не результаты. Вам нужно точно знать, что именно вы делаете. «Сделать 10 звонков» или «Поработать час в интернете» гораздо лучше, чем «Больше продать» или «Поработать над предложениями клиентам».
Будьте реалистом. Ваши СВД не дадут результата, если вы не сможете выполнять внесенные в них пункты. Не вносите в список каждый день по пять пунктов, если твердо знаете, что не выполните больше двух.
Будьте ответственны перед собой. Постарайтесь выстраивать свой день с учетом списка. Если уж вы взялись за СВД, то сделайте записанные в нем дела приоритетными по отношению ко всем другим, вроде встреч, чтения и написания электронных писем и других менее важных занятий. Я часто заканчиваю выполнение своих СВД к 11 утра, потому что занимаюсь ими в первую очередь. Распорядок остатка дня определяется текущими нуждами, но, выполнив СВД, я уже совершаю нечто весьма полезное для себя и своей компании, а также тех, кому мы служим.
Пример. Менеджер по продажам, который хочет зарабатывать на комиссионных 10 тыс. долл. в месяц, должен понимать, что для этого каждый месяц ему необходимо находить четырех новых клиентов. Он должен договариваться об одной встрече в день, а значит, совершать 20 звонков с предложениями ежедневно. Теперь у него есть четкий пункт его СВД на каждый день: совершить 20 звонков, желательно в первой половине дня. Сделав этот пункт важнейшей составляющей рабочего дня, менеджер может больше не отвлекаться на текущие входящие звонки, встречи и другие дела – может, и срочные, но не такие важные.
Никогда не путайте движение с действием.
Эрнест Хемингуэй
Простота сводится к двум шагам: определите для себя главное и откажитесь от всего остального.
Лео Бабаута[2]
Совет № 3
Час тишины
Запись СВД – одно дело, а вот выполнение – совсем другое. Все мы хорошо знаем: как бы хороши ни были наши намерения, наши приоритеты могут быть отодвинуты в сторону ради других срочных дел.
В нашей компании и других организациях используется «час тишины». Он помогает людям сосредоточиться на главном. Это просто, но потрясающе эффективно. В чем же секрет? Это один спокойный час для каждого человека каждый день.
Ежедневно в течение 60 минут мы не проводим совещаний, не звоним по телефону и не работаем с электронной почтой. Мы не позволяем ничему нас отвлекать. Звонки поступают на автоответчики. Вы спросите: «Вы что, не станете отвечать на звонок клиента, чтобы обслужить его?» Нет, в течение этого часа мы не отвечаем на звонки, но позже можем предоставить клиентам более качественные услуги. В отличие от других компаний мы можем позволить себе сосредоточиться и лучше служить людям, давая им именно то, что им нужно. Мы сфокусированы на деятельности, которую определили как самую важную для нашего будущего успеха.
Вот как это работает.
• Расскажите сотрудникам о введенном вами порядке. Все, с кем вы работаете и общаетесь, должны знать, что в организации есть «час тишины». Если вы оповестите об этом клиентов, коллег и партнеров, то вероятность того, что вас побеспокоят в это время, будет минимальной.
• Поделитесь идеей с другими. В моей компании у каждого есть свой «час тишины». Так мы не мешаем друг другу и успеваем сделать больше.
• Будьте последовательны. Постарайтесь по возможности соблюдать «час тишины» каждый день в одно и то же время. Это позволит партнерам, которые работают с вами, привыкнуть к вашему режиму и убедить вас в правильности вашего подхода.
Попробуйте использовать этот метод хотя бы недолго, и я гарантирую, что вы будете удивлены тем, сколько можно успеть сделать за «60 минут тишины». Вы не только отметите прогресс в важнейших проектах, но и почувствуете, что энергии, накопившейся за час спокойной работы, может быть более чем достаточно для эффективного завершения рабочего дня.
Сотрудники большинства компаний с загруженным днем в среднем могут оставаться сосредоточенными на своих задачах, не отвлекаясь ни на что, в течение не более 11 минут.
Исследование Калифорнийского университета
Коль мы готовы духом, – все готово[3].
Уильям Шекспир, «Генрих V», акт IV, сцена 3
Совет № 4
Сосредоточьтесь
Термин «многозадачность» отчасти означает «дробление задач». Звучит симпатично, но, по сути, не очень хорошо. Новейшие технологии и устройства, которые призваны экономить наше время, полностью исказили представление о производительности. Сейчас за высокую производительность мы принимаем работу члена руководства компании, который способен одновременно вести два телефонных разговора, набирать СМС и в чем-то убеждать сидящего перед ним важного клиента. Большинству такой руководитель может казаться героем, но от продуктивности это крайне далеко. Люди от природы действуют более эффективно и производительно тогда, когда сосредоточены на одном деле. Вы можете сделать пять дел лучше и быстрее, если занимаетесь ими отдельно, а ваш мозг сосредоточивается на задачах поочередно.
Научиться сосредоточиваться на главном не так уж сложно. Но и не так уж легко. У многих избавление от дурных привычек занимает годы, а то и десятилетия.
Вот с чего следует начать.
• Научитесь сосредоточиваться. Неважно, работаете ли вы в данный момент над главным деловым предложением своей жизни или пишете письмо своему менеджеру. Вы сделаете работу более качественно, если будете сосредоточены на том, что перед вами в данный момент. Вы должны сказать себе, какая именно задача сейчас заслуживает вашего полного внимания, и не ослаблять его до тех пор, пока вы ее не решите.
• Избегайте отвлекающих факторов. Звонки мобильных телефонов, электронная почта и даже постоянно открывающиеся и закрывающиеся двери в помещении, где вы работаете, могут стать отвлекающими факторами. И неважно, сколько именно они длятся. Гораздо важнее, сколько времени потребуется на то, чтобы ваш мозг после них вернулся в наиболее производительное состояние. Очень много времени и сил можно попусту растратить, выясняя ответ на вопрос: «На чем я остановился?» Следуйте советам из этой книги, чтобы исключить негативное воздействие любых моментов, отвлекающих ваше внимание от главного.
• Приобретите блок стикеров или блокнот. Положив рядом с собой блок стикеров или блокнот (так, чтобы они не мешали вам), вы обеспечите себе поле для фиксации любых мыслей, которые могут прийти в голову во время работы. Например, если вы составляете квартальный отчет и вспомнили, что позже вам нужно сделать важный звонок, просто запишите это на листе. Вы просмотрите заметки позже. Перенося свои мысли на бумагу, вы освобождаете значительные ментальные резервы для текущего дела.
Стоимость помех в работе или отвлекающих моментов в масштабах американской экономики оценивается в 588 млрд долл. в год.
Джонатан Спира[4], «Цена невнимания», Basex Research, 2005
Живи текущим моментом; вся жизнь – цепочка моментов.
Трент Вудард
Совет № 5
Решайте немедленно
На наших столах и в их ящиках скапливается огромное количество бумаг, потому что мы часто затягиваем с решениями. Мы складываем на столе почту, к которой собираемся вернуться позже. Мы накапливаем деловые бумаги в надежде когда-нибудь к ним вернуться. Некоторые мои знакомые при переполнении их столов документами перекладывают их в ящик или шкаф. Когда переполняются ящики и шкафы, все отправляется в архив в подвале. Ни для кого не секрет, что подвал и так уже переполнен бумагами, до которых уже вряд ли кто-нибудь когда-либо доберется. И все из-за нерешительности.
Чтобы избежать этого, достаточно рассортировать все вопросы, которые необходимо «решать немедленно», чтобы обеспечить себе минимальную стрессовую нагрузку, большую ясность и производительность.
Вот с чего можно начать.
• Тщательно подумайте. Если вы хотите отложить что-то в сторону, то задайте себе вопросы: «Оно этого заслуживает? Я действительно вернусь к этому позже? Или мне все же придется выбросить это? Займусь ли я этим вопросом раньше чем через неделю?»
• Действуйте быстро. Напишите благодарственное письмо другу, а не записывайте мысль об этом на стикере, чтобы сделать это позже. Прочтите интересную статью сейчас, а не ждите мифического перерыва в 15 минут, которого может и не быть. По возможности действуйте, бросьте ваше дело или завершите его именно сейчас. Больше такой возможности может и не представиться.
Беспорядок – как правило, результат отложенных решений.
Одри Томас[5]
Нерешительность крадет у вас возможности.
Джим Рон[6]
Совет № 6
Сначала зерна
Зерна прорастают в земле лучше, когда она обработана, полита и удобрена. Люди растут как личности, когда они готовы к этому физически, умственно и духовно. Трудно достичь большой цели, если вы больны или утомлены. Чтобы стать эффективной личностью, вы должны правильно посеять зерна своего становления. Этой стратегии меня научила моя жена Лиза, и мы стараемся следовать ей всегда. Прежде чем мы беремся за большую проблему, мы сперва обращаемся к зернам.
Главное – хороший сон. Если вы все время чувствуете себя усталым, вы не сможете делать все, на что способны. И ваши большие цели станут практически недостижимыми.
Физические упражнения. Как говорится в пословице: «Лучше плати сейчас, чтобы не платить потом». Недостаток физической активности приводит к ухудшению здоровья, снижению внимания и вялости. Когда я стал делать зарядку регулярно, то почувствовал себя значительно лучше.
Время в спортивном зале вернулось мне сторицей: оно дает мне жизненные силы и способность лучше сосредоточиваться.
Правильное питание. Для меня это значит:
• употребление четырех различных овощей ежедневно;
• снижение потребления сахара, углеводов и жиров;
• избегание консервированных и переработанных мясных продуктов и напитков, содержащих много калорий.
Потребление воды. Когда я выпиваю в день 8–12 стаканов воды, то чувствую себя лучше и не испытываю тяги к нездоровой пище.
Духовный источник. Для меня и Лизы источник духовности – Господь. Когда мы обращаемся к Нему за наставлениями и возносим Ему свою благодарность, мы получаем силы, энергию и способность сосредоточиваться на решении стоящих перед нами задач – и больших, и маленьких.
Прежде чем приступить к достижению важной для вас цели, позаботьтесь о следующем:
• хорошем сне;
• физических упражнениях;
• правильном питании;
• потреблении значительного количества воды;
• источнике духа и сил.
Здоровое тело – гостиная для души, больное – тюрьма.
Фрэнсис Бэкон[7]
Качество предполагает правильное выполнение своей работы даже тогда, когда этого никто не видит.
Генри Форд
Совет № 7
Управляйте своей энергией
Когда вы понимаете себя, ваша производительность значительно повышается. Главное здесь – выполнять задачи в оптимальное время. Когда мы чувствуем себя лучше всего? У всех есть определенные часы, когда мы ощущаем прилив творческих сил и производительности. Некоторые люди энергичнее и внимательнее во второй половине дня или к вечеру. Но большинство находится на пике возможностей в утренние часы.
И как мы проводим эти часы? Тратим их на дела, требующие наибольших усилий? К сожалению, обычно нет. Мы приплетаемся на работу и тратим лучшую часть времени на проверку электронной почты, чтение газет и болтовню с коллегами. Мы отбрасываем возможность эффективно потрудиться ради лишней чашки кофе, а потом удивляемся, что день уже закончился.
Чтобы перебороть эту привычку, представьте себе свой идеальный рабочий день. Я имею в виду не фантазии, а ваш оптимальный восьми-девятичасовой рабочий день. Тот день, когда вы смогли бы потрудиться действительно продуктивно. Что вам удастся сделать и за какое время? Как вы подчините необходимость справиться с непростыми задачами своим настроениям и запасам энергии?
Следующим вашим шагом должно стать правильное планирование рабочего дня так, чтобы наибольшая нагрузка приходилась на часы высшей производительности. Например, я энергичнее с утра, поэтому планирую выполнение основных творческих задач именно на эти часы.
Послеобеденное время я обычно трачу на занятия, которые не требуют высокого умственного напряжения – вроде работы с документами – или, наоборот, дают мне возможность подзаряжаться энергией от общения с другими, скажем, в ходе звонков и деловых встреч. Я экстраверт, поэтому такой режим рабочего дня мне очень подходит.
Используя свои биоритмы, а не идя наперекор им, я способен выполнять больший объем работы в краткий промежуток времени. Вы можете делать то же. Просто отметьте для себя, какие часы для вас наиболее продуктивны, и выполняйте основную работу именно в это время.
Десятилетние исследования занятости менеджеров 10 крупных компаний показали, что не менее 90 процентов этого звена тратят свое рабочее время на второстепенные дела. Иными словами, только 10 процентов менеджеров используют свое рабочее время с ответственностью, целеустремленно и рационально.
Доктора Хелке Брух и Сумантра Гошал, Harward Business Review, 02.2002
Меня всегда восхищают перспективы нового дня. Еще одна попытка, еще один старт, когда где-то после утра вас ждет немного волшебства.
Джон Пристли[8]
Совет № 8
Записывайте всё
Поговорите с любым финансовым консультантом, и я уверен, что он посоветует вам попробовать записывать свои траты в течение пары недель. Дело в том, что большинство из нас не представляет, куда деваются деньги. То есть, за исключением выплат по закладным за дом и автокредитам, мы не знаем, на что тратим средства.
Все бы ничего, но наши маленькие слабости дорого нам обходятся. Кофе латте каждое утро за год – около полутора тысяч долларов. Прибавьте к этому и другие наши импульсные покупки, и вы поймете, как небольшие траты складываются в очень приличные деньги.
С тратами времени ситуация почти та же. Ваш обычный день, как правило, состоит из нескольких больших и множества небольших дел. И вы, скорее всего, будете удивлены, узнав, что эти незаметные дела отнимают у вас уйму времени. Чтобы стать более эффективным работником и человеком, попробуйте записывать все свои дела в течение недели.
Вот что можно предпринять.
• Подойдите к своему начинанию ответственно. Сначала почти все сопротивляются идее записи своих дел, а позже удивляются позитивным результатам. Информация, которую вы получите в обобщенном виде, записывая все детали своего дня, изменит ваш взгляд на то, как вы распоряжаетесь своим временем.
• Записывайте все на бумаге. Помечайте все затраты времени, от звонков до перерывов на кофе. Отмечайте время, когда вы начали действие и закончили его. Постарайтесь быть максимально точным и не обманывать себя. Чем точнее будут ваши записи, тем большую пользу они принесут.
• Внимательно изучите результаты. По окончании недели посмотрите на результаты. Какие дела отнимают у вас больше всего времени? Вы ожидали этого? Многие открывают для себя, что они, оказывается, тратят гораздо больше времени, чем думали, на общение с друзьями, чтение газет и сидение в интернете. Хорошо, если они могут правильно воспринять эту информацию, с большей ответственностью распоряжаться своим временем и сделать для себя другие необходимые выводы.
По своему опыту знаю: многие из вас попытаются манкировать этим методом. Но я настоятельно рекомендую вам попробовать его. Без точной информации вы не сможете внести в режим дня нужные коррективы.
В течение обычного рабочего дня сотрудники компаний обычно отвлекаются от исполнения своих прямых обязанностей по меньшей мере семь раз за час, итого 56 раз за день. 80 процентов таких отвлечений вызваны не производственными причинами, как следует из наблюдений экспертов по затратам рабочего времени служащих.
Венди Коул, журнал Time, 10.11.2004
Кем вы хотите быть: заключенным прошлого или исследователем будущего?
Дипак Чопра[9]
Совет № 9
Совершенство, но не перфекционизм
Совершенство функционально, перфекционизм – нет. На каком-то этапе в стремлении к идеалу нужно остановиться. Я наблюдал много перфекционистов в бизнесе, которые добились до обидного мало.
Это не подразумевает безответственности. Я стремлюсь к совершенству и стараюсь предоставлять клиентам как можно более качественные услуги. Я трачу много времени и сил на подготовку выступлений, консультирование и книги. Я ценю важность совершенства во всем, что я делаю. Важнейшая составная часть совершенства – качественно выполненная работа. Вторая важная часть – соблюдение сроков. Проблема перфекционистов в том, что они как раз часто нарушают сроки, потому что никак не могут закончить выполнение своей задачи.
Ниже приведены несколько советов о том, как отлично выполнить свою работу, не попадая в ловушку перфекционизма.
• Выполняйте работу с полной отдачей с первого раза. Занимаясь какой-то задачей, полностью сосредоточьтесь на ней. Тогда высока вероятность того, что вы хорошо сделаете свою работу и вам не придется возвращаться к ней позже.
• Установите для себя временные пределы. С самого начала определите, сколько времени вам потребуется на то, чтобы уверенно справиться с работой, и придерживайтесь намеченных ориентиров. Если вы примете четкое решение о переходе к следующему этапу в определенное время, вы сможете более эффективно решить общую задачу.
• Знайте, когда пора остановиться. Вы должны четко осознавать тот момент, когда ваш проект завершен. На определенном этапе внесение дополнительных изменений уже не сможет улучшить результат. Более того, это испортит первоначальную задумку. Научитесь уметь завершать работу, проверять ее результат, а затем переходить к следующим задачам.
• Не стесняйтесь спрашивать мнение других. Если вы не уверены, улучшаете ли вы результат дополнительными действиями или нет, не стесняйтесь поинтересоваться мнением коллег или руководителя.
Лучшее – враг хорошего.
М. Джиованни, комментарий к «Декамерону» Джованни Боккаччо (1574)
Великие результаты говорят о себе намного громче, чем самые великолепные идеи.
Совет № 10
Планируйте будущее сегодня
Идея, может, и стара, но не теряет актуальности. Начать стремительно текущий день без плана тяжело. Говорят: «Тот, кому не удается планировать, планирует неудачу». Ведь наверняка вы не в восторге от того, что самое плодотворное утреннее время потратите только на то, чтобы придумать, чем бы заняться. Если вы хотите быть нападающим, а не защищающимся, то я подскажу вам несколько верных методов.
Последние 15 минут рабочего дня посвятите планированию и расстановке приоритетов на день следующий. Так вы настроитесь на успех и уж точно не забудете о важных задачах или встречах.
Вам помогут следующие советы.
• Расставляйте приоритеты в списке будущих дел. Посчитайте количество пунктов в списке первоочередных дел и пронумеруйте их в порядке убывания начиная с самых важных. Например, если в течение дня вы планируете сделать семь важных дел (возможно, это один из ваших СВД, см. совет № 2), то главное из них пометьте цифрой 7. Следующее по важности пометьте цифрой 6 и т. д.
• Повторите то же, но в порядке убывания срочности. Пометьте наиболее срочное дело цифрой 7, следующее по срочности – 6 и т. д. Затем останется сложить обе цифры. Те пункты плана, которые будут помечены наибольшими суммами, следует выполнять в первую очередь. И далее в порядке убывания. Завершив этот простой процесс, вы обеспечите первоочередное выполнение дел, которые сейчас наиболее важны для вас.
Пример
• Запишите план на сегодняшний день на бумаге. Не вдавайтесь в детали. Если вы будете иметь дневной план перед глазами, это поможет вам правильно выстроить свой день, а вычеркивание выполненных пунктов принесет большое удовлетворение.
Каждая минута, потраченная на планирование, экономит не менее десяти минут в ходе практического воплощения идей.
Брайан Трейси, «Съешьте лягушку»[10]
Вы живете всего один раз, но если вы все делаете верно, то этого достаточно.
Джо Льюис[11]
Совет № 11
Будьте энергичными
Если вас не воодушевляет ваше дело, то недостаток энтузиазма может помешать быстрому продвижению к цели.
Не верите? Вспомните, когда вы в последний раз были в фастфуде или на бензозаправке и видели кого-то, кто и отдаленно не производил впечатление человека, удовлетворенного работой. Быстро он двигался? Воодушевленные люди двигаются быстрее и более осмысленно, а скучающие – еле-еле.
Вот несколько советов, которые помогут вам подзарядиться энергией.
• Постарайтесь представить себе общую картину своей задачи. Если вы строите дороги, то даете людям свободу передвижения, надежность и безопасность. Недавно я познакомился с оператором станка, который создает небольшие металлические изделия. У него есть воодушевление и мотивация к труду, поскольку он понимает, что его маленькие детали используются для кардиомониторов и спасают людям жизнь! Попробуйте представить себе пользу, которую ваш труд приносит вашей семье, компании. И у вас появится мотивация к хорошей работе.
• Подыгрывайте себе. Настраивая себя на воодушевление, вы заставите свой разум испытывать нужные чувства. Когда энтузиазм покидает вас, улыбнитесь и проследите, чтобы ваше настроение улучшилось.
• Не бойтесь менять работу. Если вам не удается найти удовлетворения в том, что вы делаете, возможно, пора подумать о смене работы. Неудачные дни бывают в любом деле, но если вы потеряли интерес к своей работе, возможно, стоит набраться мужества и принять трудное решение.
• Отмечайте небольшие достижения. Не ленитесь говорить себе: «Это я здорово сделал!», или «Мне не терпится увидеть, как…», или «Слава богу, я справился с этим». Даже небольшой знак удовлетворения своей работой очень заразителен и может зажечь других. Кто-то сказал, что все мы похожи на плохо плавающих людей, которые отчаянно гребут по-собачьи, чтобы оставаться на поверхности. Все, что мы говорим, либо может помочь окружающим выплыть, либо ввергает их в пучину отчаяния. Будьте энергичны и делитесь энергией с другими. Радость помогает людям двигаться вперед.
Американские компании несут финансовые потери в 200–300 млрд долл. в год из-за отчужденности, незаинтересованности, усталости и снижения производительности сотрудников. Добавьте расходы на выполнение различных требований, решение проблем с ротацией кадров и оплату медицинской страховки по болезням, возникающим на фоне связанных с работой стрессов.
Совет национальной безопасности, Priority Magazine, 1 февраля 2007 г.
Там, где сердце хочет оно найдет сотни способов. Там, где оно не хочет, оно найдет тысячи отговорок[12].
Арлен Прайс[13]
Совет № 12
Будьте всегда наготове
Согласились бы вы в здравом уме отправиться в полет на самолете, если бы знали, что его пилот не спал перед этим несколько дней? Бьюсь об заклад, что нет. Мы всегда осознаем важность того, чтобы человек в командирском кресле авиалайнера не засыпал на лету и был всегда готов к любым неожиданностям. Более того, мы ожидаем, что пилоты самолетов всегда готовы к выполнению своей работы и вооружены разными картами, полетными планами и метеорологическими сводками. Мы рассчитываем, что они появляются на своем рабочем месте готовыми к выполнению полетного задания, а все остальное рассматриваем как неприемлемое и даже опасное.
Почему же мы не применяем те же стандарты к себе? Войдите рано утром в любой офис, и вы обязательно увидите много людей, которые вроде бы и присутствуют, но явно не готовы к тому, чтобы выполнять свою работу. Некоторые клюют носом и не могут сосредоточиться; другие еще в плену домашних забот; а большинство с увлечением обсуждают увиденное вчера по телевизору, а не то, что им нужно сделать сегодня.
И все они поражены одной и той же болезнью: неготовностью к работе. Приходить на работу неготовым – плохая привычка. Она может стоить вам немало времени и денег. Вот как от нее избавиться.
• Вернитесь к совету № 6. Еще раз обратите внимание на то, что к любому делу вы должны быть подготовлены физически, умственно и духовно.
• Будьте честны. Вам платят за то, чтобы вы добивались на своем месте конкретных результатов. Проявляйте себя как целостная личность и приходите на работу, чтобы делать конкретное дело, а не обсуждать текущие события или телешоу. Ваш офис – не место для дискуссий или заказа блюд в кафе.
• Подготовьтесь к ожиданию. Положите материалы для чтения в портфель или сумочку. Это может быть отраслевой журнал, доклад или даже книга, необходимая вам для профессионального роста. Один из моих друзей всегда имеет при себе хорошую книгу. Так он не ощущает, что попусту теряет время, если ему приходится кого-то ждать при встрече. Это, помимо прочего, снижает стрессовую нагрузку.
• Не забывайте записную книжку. Используйте время вне офиса (встречи, командировки и т. д.) для записей по актуальным вопросам, а также составления планов очередных действий. Иногда творческие мысли приходят к нам в самые неожиданные моменты.
Сотрудники американских компаний в среднем ежедневно тратят 36 минут на решение личных вопросов. Причем мужчины больше женщин: 44 и 29 минут соответственно. Больше всего времени на личные дела на работе тратят люди 18–34 лет.
Исследования рабочих групп в американских компаниях, февраль 2007 г.
С тем, что вы должны делать и как, все очень просто. А вот хотите ли вы это делать – совсем другая история.
Питер Друкер[14]
Совет № 13
Эффективная электронная почта
Электронная почта подобна лекарству: она может помочь в излечении многих болезней, но не стоит забывать о побочных эффектах. Это чрезвычайно эффективный способ общения и при этом весьма затратный отвлекающий инструмент. Поэтому прислушайтесь к моим советам.
1.-Закройте на своем компьютере приложение «электронная почта». Попробуйте минимизировать ее визуальное присутствие на мониторе компьютера. Настройте ящик так, чтобы он давал вам знать о поступлении электронных сообщений звуковыми или другими сигналами. Ведь когда вы отвлекаетесь на каждое входящее сообщение, это мешает вам сосредоточиться на работе и снижает производительность. Возьмите за правило проверять всю поступившую электронную почту раз в день – утром, в полдень или ближе к вечеру. При необходимости можно это делать и в начале каждого часа. Постарайтесь сами выбирать периодичность проверки почты и просматривать накопившиеся сообщения, а не отвлекаться на каждое новое письмо.
2.-Постарайтесь, чтобы в вашей почте не скапливалось более 10 входящих сообщений. Здесь нужно учесть два момента. Сортировка новых и старых сообщений занимает время. Однако вал входящих писем может захлестнуть вас. Не исключена потеря важной информации. Когда в папке «Входящие» у вас будет 10 или даже меньше сообщений, вы легко сможете посмотреть их. Четкость работы вашей электронной почты повысится.
Чтобы добиться такого результата, выберите день, чтобы привести все в порядок, а в дальнейшем при каждом открытии почты на компьютере работайте с каждым входящим сообщением следующим образом.
• Уничтожьте или архивируйте его. Если оно вам больше не нужно, удалите его.
• Ответьте. Зачастую на входящее сообщение необходим короткий формальный ответ. Если вы можете подготовить его в течение пары минут, то сделайте это.
• Поместите его в папку. Научитесь пользоваться папками и архивировать входящие сообщения, если сейчас они вам не нужны, но могут понадобиться в будущем.
• Помечайте их значком, если вам необходимо использовать их или внести в свой календарь. Если входящее сообщение предполагает ответ или другое действие, но вы еще не готовы к нему, используйте специальные значки в приложении. Они помогут найти сообщение, когда оно понадобится, но на какое-то время вы сможете просто выключить его из своей памяти.
3.-Используйте электронную почту только для обмена информацией. Она не приспособлена для эмоциональных посланий. Если вам необходимо пожурить или даже уволить кого-то, снимите трубку или встретьтесь с человеком лично. Даже поощрение лучше доводить до коллеги в письменном виде или в ходе личной встречи. Готовясь отправить электронное письмо, сделайте паузу и подумайте: «А это действительно лучший способ связи?»
Недавнее исследование, проведенное учеными из Лондонского университета, показало, что при постоянных разговорах по телефону, отправке электронных сообщений и СМС коэффициент интеллекта (IQ) падает на 10 процентов. Это все равно что не спать всю ночь.
Недостаточно быть просто занятым. Вопрос в том: чем вы заняты[15].
Генри Торо[16]
Совет № 14
Телефонные привычки
Как и электронная почта, телефон – замечательное техническое средство для быстрой связи с абонентом, если пользоваться им правильно. У всех в сутках 24 часа, поэтому не стоит тратить время попусту на долгие телефонные разговоры с торговыми агентами или обсуждение погоды со знакомыми.
Ниже показаны несколько действенных способов эффективного использования телефона.
Читать бесплатно другие книги:
