Час тишины. И еще 34 инструмента, которые сохранят ваше время и энергию Хорсагер Дэвид

Совет № 15

Добивайтесь от совещаний максимума

Длинные совещания, лишенные особого смысла, – самая распространенная проблема в любой отрасли экономики. Это одна из худших черт бизнеса, катастрофически снижающая продуктивность. Она приводит к большим потерям времени и ухудшает рабочий настрой. Вместо того чтобы трудиться, целые конференц-залы занятых людей просиживают долгие часы, зачастую без пользы.

Глупо предполагать, что мы можем обойтись без совещаний. Ведь именно синергия мыслей и идей разных людей обеспечивает успех большинству проектов. Но такие совещания и рабочие встречи необходимо проводить эффективно, иначе это пустая трата времени и сил.

Вот как сделать совещания короче и полезнее.

• Проводите меньше совещаний. Много их и не требуется. Вычеркивайте ненужные совещания из календаря.

• Задавайте правильную цель. Если вы ведете совещание, то с самого начала должны четко представлять себе, каких целей необходимо достичь. Чем яснее вы видите актуальную задачу, тем вероятнее будет успех.

• Сокращайте повестку совещаний. Замечено, что на совещания используется все отведенное на них время. Если вы определяете продолжительность совещания в один час, то, скорее всего, именно столько оно и продлится. Если же вы дадите понять присутствующим, что совещание не должно занять больше 15 минут, то высоки шансы, что его участникам удастся добраться до сути гораздо быстрее.

• Планируйте совещания так, чтобы между ними был минимальный временной зазор. Если присутствующим будет известно, что вам надо принимать участие в другом таком же мероприятии, которое следует сразу за этим, они будут понимать, что задержки для вас недопустимы.

• Не гнушайтесь совещаний в общественных местах. Кафе и другие общественные заведения – отличное место для рабочих встреч и совещаний. Там меньше вероятность того, что вас будут отвлекать подчиненные, звонки по служебным телефонам и другие подобные моменты, которые имеют место на работе. Но позаботьтесь о том, чтобы такие места располагались не слишком далеко от вашего офиса. Иначе время, потраченное на поездку туда, превысит время, сэкономленное для работы.

В среднем в день в США проводится 17 млн рабочих совещаний.

Дональд Ветмор[18], Институт производительности

Говорящий о невыполнимости дела не должен мешать тому, кто делает это дело.

Бернард Шоу

Совет № 16

Ваш «полетный план»

Вы путешествуете по служебным делам? Чтобы попасть куда-нибудь, нужно время. Даже перелет внутри страны иногда занимает несколько часов, и это без учета опозданий самолетов и сорванных пересадок. У вас есть выбор, как использовать это время. Его можно потратить на игры или газеты, а можно провести продуктивно. Зачем терять время впустую?

Постарайтесь максимально использовать время в пути по служебным делам, составив собственный нехитрый «полетный план».

• Записывайте всё. Как и в случае с планами самых важных дел (совет № 2), я обычно делаю наброски своего «полетного плана» на стикерах. Я составляю список главных дел, которыми могу заняться в аэропорту или во время полета.

• Тщательно подготовьтесь к командировке. Обязательно проверьте, захватили ли вы файлы и документы, которые хотели взять с собой на борт, и поместите их в портфель или дорожную сумку. Не забудьте, что во время полета вам может понадобиться устройство для подзарядки компьютера.

• Будьте готовы к неожиданностям. Современные средства пилотирования и оборудование аэропортов позволяют пассажирам посещать самые отдаленные уголки мира. Но огромная протяженность сети авиалиний означает, что вы можете застрять в аэропорту Канзас-Сити из-за метели в Цюрихе. Всегда имейте при себе то, с чем вы можете поработать, если вдруг у вас вдруг появится свободное время.

• Берите с собой все необходимое для работы. Не забудьте положить дополнительные переходники, батарейки, ручки и другую необходимую оргтехнику. Иначе может случиться так, что посреди командировки вы утратите возможность активно участвовать в очередном проекте.

• Правильно оценивайте свои запасы энергии. Полет на важную конференцию порой дает отличную возможность «причесать» свой доклад или выступление. Путь «обратно» в ходе, например, десятидневной командировки – уже не такое увлекательное мероприятие. Учтите, что на определенных этапах командировки у вас не будет хватать энергии на то, чтобы работать максимально продуктивно. Если вы чувствуете, что устали, вовремя переключитесь на то, что поможет вам отдохнуть, например на легкое чтение.

Наконец, собираясь в служебную поездку или командировку, задайте себе вопрос: насколько она важна для вас? Если вы можете достичь результата с помощью телефона или электронной почты или если для дела будет полезнее, чтобы ваш(и) партнер(ы) приехал(и) к вам, откажитесь от путешествия. Разъезды отнимают много времени. Так же много времени требуется и на восстановление после нескольких дней вне дома и офиса. Отправляйтесь в воздушное путешествие только тогда, когда это действительно необходимо.

В 2007 году задержки авиарейсов составили в целом 170 лет.

Washington Post

Только постоянные и целенаправленные усилия могут преодолеть сопротивление и смести с пути все препятствия.

Клод Бристол[19]

Совет № 17

Вставайте пораньше

Несколько лет назад в США по телевизору показывали видеоролики, призывавшие молодежь записываться в вооруженные силы. Молодые люди и девушки бегали кроссы по пересеченной местности, наводили на цели самолет и другими способами содействовали обеспечению безопасности мира. И каждый ролик заканчивался напоминанием потенциальным кандидатам о том, что военнослужащие обычно «совершают еще до завтрака столько дел, сколько большинство людей не успевают сделать и за целый день».

Это не просто эффектный лозунг. Тут есть правда. Многие люди из разных стран, достигшие больших успехов, относят значительную долю своих достижений на счет того, что «привыкли начинать свой день рано». Наиболее трудоспособные люди, с которыми мне приходилось встречаться, относятся к «жаворонкам».

Бабушка одного моего друга часто повторяла: «Утром ты успеваешь сделать вдвое больше, чем после обеда». Я точно не знаю, почему все именно так, но это правда. Вставая рано, вы не только успеваете больше сделать, но и избавляете себя от пробок и неудобств в поездках на работу.

Как же приучить себя вставать пораньше?

• Не позволяйте себе постоянно нажимать кнопку повторного сигнала будильника. Если вы привыкли нажимать на нее, чтобы поспать подольше, то, скорее всего, необходимы решительные меры. В большинстве случаев проблему решит помещение будильника подальше от вашей кровати, куда вы не можете дотянуться. А можно установить на будильнике максимальную громкость сигнала.

• Хорошо высыпайтесь. Ранний подъем не подразумевает недосып. Многие поздно ложатся спать, поскольку смотрят телешоу или иначе впустую проводят время, вместо того чтобы вовремя погрузиться в освежающий сон. Попробуйте обменять час вечера на час утра. Это может в корне изменить всю вашу жизнь.

• Появившееся дополнительное время по утрам используйте с умом. Лично я начинаю утро с физических упражнений, а затем занимаюсь списком самых важных дел на наступивший день (см. совет № 2). Это дает мне сил на оставшуюся часть утра и всего дня.

58 процентов работающих американцев делают самые важные дела утром, а 47 процентов – в первой половине дня.

www.daytimer.com

С каждым восходом солнца мы начинаем все заново.

Неизвестный автор

Совет № 18

Наведите порядок на рабочем столе

Порядок на рабочем столе означает порядок и в голове, повышение производительности и способности сосредоточиться. Когда вы рассматриваете свое рабочее место, что вы видите? Четко организованное пространство, которое приглашает к решению самых важных задач? Или неаккуратный стол с наваленными в беспорядке бумагами, неоткрытой почтой, неряшливо исписанными стикерами и другими подобными раздражающими мелочами? От ответа на этот вопрос могут во многом зависеть результаты вашего труда.

Некоторые люди ошибочно считают, что «творческий» беспорядок на рабочем столе – признак того, что человеку многое удается. Правда в том, что неряшливый рабочий стол осложняет путь к достижениям. Независимо от того, чем вы занимаетесь, вы блуждаете мыслями от одного предмета или вопроса к другому, лихорадочно соображая: «Что мне делать с этим?» или «Когда я наконец доберусь до этого?» Чистый и организованный рабочий стол воодушевляет на продуктивную работу, позволяя вовремя и качественно закончить именно то дело, на котором вы сосредоточены.

Вот несколько советов по поводу того, как содержать рабочее место в таком порядке, который не отвлекает от основного дела.

• По возможности прикасайтесь к входящим материалам только один раз. Постарайтесь именно в этот момент решить, что делать с ними: отправить в архив, поработать с ними или вообще уничтожить.

• Постарайтесь привести в порядок рабочий кабинет. Содержать рабочее место в порядке легче, если вокруг него в помещении царят организованность и упорядоченность и ничто не отвлекает вас от дела.

• Создайте перспективное досье. В нем каждый материал будет автоматически «выскакивать» перед вами в нужный день. Что нужно сделать?

• Освободите один из ящиков вашего рабочего стола.

• Организуйте для себя помесячные папки предстоящих дел, повесив их на специальных держателях внутри ящика. Подготовьте 31 конверт, пронумеровав их по числам месяца от 1 до 31 (наибольшее количество дней в месяце), и закрепите эти конверты в папке текущего месяца.

• Распределите все имеющиеся у вас на столе материалы по дням, когда вам предстоит с ними работать. Каждый день переносите освободившийся после работы файл в папку следующего месяца. Когда вы дойдете до конца текущего месяца, передвиньте папку так, чтобы она находилась позади всех помесячных папок. Теперь она указывает вам на начало следующего года.

Например, если сегодня 15 марта, то в ящике перед вами будет папка «Март» с файлами по порядку от 15 до 31го дня. Дни 1–14 будут уже в папке «Апрель» непосредственно за папкой «Март». В начале рабочего дня выньте файл с пометкой «15 марта» и посмотрите, что конкретно вы должны сделать в этот день. Затем положите этот файл за файлом, соответствующим 14му дню в апреле.

Вы можете видоизменить поисковую систему. Некоторые считают, что проще иметь файлы на неделю, а не день. Другие полагают, что папки-фолдеры лучше рассчитывать на два месяца. Третьи собирают все, что должно быть сделано в следующем месяце, и за несколько дней до его наступления рассортировывают материалы по дням. Возможно, вы захотите компьютеризировать систему. Главное – вы начинаете пользоваться этой идеей тогда, когда видите, что она эффективна для вас.

Есть хитрость, позволяющая сэкономить время. Если вы обнаружите задачу, к решению которой можно вернуться значительно позже, то разместите материалы о ней в том месяце и дне, когда планируете заняться ею. Вам не нужно думать и помнить о ней: она автоматически «выпрыгнет» сама в назначенное время. Другая положительная сторона системы – возможность просмотреть планы на несколько последующих дней и подправить график, если ситуация вносит срочные коррективы.

Чтобы содержать рабочее место в порядке, вам могут понадобиться еще несколько ящиков с таким «висячими» папками. У меня, например, есть папки с месячными счетами, материалами для чтения и материалами, которые я хочу разместить в своих досье. «Материалы для досье» – различные материалы из других поисковых систем, которые я накапливаю к концу месяца. В папке «Материалы для чтения» содержатся журналы, статьи и публикации, которые я очень легко нахожу и беру с собой в поездки, предполагая, что мне придется просидеть некоторое время в аэропорту во время пересадки.

Неряшливый рабочий стол или кабинет – признак не занятого профессионала, а неорганизованного человека. Поймите сами и покажите окружающим, что вы хотите порядка на своем рабочем месте, чтобы сосредоточиваться на решении проблем и повышать производительность.

Копание на неряшливо организованном рабочем месте отнимает минимум полтора часа рабочего времени в день.

AOL[20]

Станьте организованным, или вас ждет полный крах.

Дональд Трамп

Совет № 19

Не стесняйтесь использовать в переписке готовые образцы

Вы наверняка слышали старую пословицу: «Не надо изобретать велосипед». Я люблю ее, отчасти потому, что она легко запоминается, а отчасти потому, что она гораздо короче, чем фраза: «Создавайте шаблоны и образцы для решения повторяющихся задач». Вы согласны?

Оба смысла этой пословицы отражают одну идею. Электронные письма, доклады, отчеты и другие материалы, которые создаются всякий раз заново из обрывков информации, зачастую требуют значительных затрат времени. Гораздо лучше иметь файлы с образцами будущих сообщений, которые вы будете использовать по мере необходимости, слегка видоизменяя. Это сэкономит ваше время и поможет готовить более полные материалы.

Предположим, вы знаете вопрос о новом товаре, который вам обязательно задаст почти каждый клиент. Вместо того чтобы каждый раз отвечать на него по телефону или электронной почте, почему бы не подготовить подробный ответ и сохранить его в своих документах, чтобы послать клиенту в любой момент? Вставив в готовое письмо новое имя и, возможно, пару конкретных деталей, вы в течение нескольких секунд можете отправить интересующемуся покупателю вполне аргументированное сообщение, учитывающее его индивидуальные запросы.

Вот несколько советов по «автоматизации».

• Внимательно изучите вашу почту. Есть ли в ней вопросы, которые появляются из раза в раз? Если вам приходится отвечать на один и тот же вопрос чаще чем раз в неделю, полезно подготовить шаблон ответа.

• Постарайтесь составить шаблон основательно. Поскольку вы намереваетесь использовать шаблон многократно, составьте его так, чтобы он был максимально подробным и полным. Если в поступающих вам письмах будут дополнительные вопросы или замечания, учтите их при подготовке ответа конкретному корреспонденту. При необходимости вносите в шаблон изменения.

• Сделайте так, чтобы шаблон было легко направить конкретному адресату. Я в работе с шаблонами применяю одну хитрость: помечаю специальными значками места, которые требуют заполнения. Прежде всего это ИМЯ и АДРЕС получателя. Увидев эти маркеры, я автоматически вношу эти реквизиты в письмо и отсылаю его.

• Сохраняйте такие шаблоны и образцы на своем компьютере. Одно из лучших мест для хранения таких шаблонов в компьютере – рабочий стол. Вы легко можете найти там любой файл, который вам понадобится.

Правильное использование шаблонов поможет вам сэкономить до 10 часов рабочего времени в неделю.

Попробуй еще. И снова проиграй. Но проиграй УМНЕЕ.

Сэмюэл Беккет, Worstward Ho[21]

Совет № 20

Азбука планирования

Независимо от того, составляете ли вы свои ближайшие планы на бумаге или в электронном виде (например, используя программу Microsoft Notebook Layout), вам будет полезно знать азбучные правила планирования.

Например, пункты моих планов, которые я обычно храню в записной книжке, подразделяются на четыре категории. Обычно эти пункты я записываю на стикерах. Прежде всего это СВД (см. совет № 2). Обычно я составляю его в спокойные утренние часы. Далее я распределяю дела по категориям.

• Категория А. Дела, которые должны быть завершены сегодня. Каждый пункт вычеркивается по мере его выполнения. Если у меня остается время, то я занимаюсь пунктами категории Б.

• Категория Б. Эти дела должны быть сделаны в ближайшее время, но не обязательно сегодня; важные, но не первоочередные. Например, скоро истекает срок действия моего загранпаспорта. У меня уже запланирована зарубежная поездка, и нужно получать новый паспорт, но не обязательно именно сегодня.

• Категория В. Это дела, которые предстоит сделать в будущем, но пока не безотлагательные. Например, я планирую приобрести новый навык, скажем быстрого чтения, или арендовать новое помещение под офис. Когда-нибудь эти задачи встанут в ряд приоритетных, но не в этом месяце и даже не в этм году. Сохраняя их в своей записной книжке, я время от времени получаю напоминания о них, но не перегружая память.

Хорошее случается, когда вы правильно расставляете приоритеты.

Скотт Каан[22]

Секрет продвижения вперед состоит в том, что надо начать двигаться.

Марк Твен[23]

Совет № 21

Делайте всё быстрее

И в бизнесе, и в личной жизни мы иногда упускаем очевидное. И больше всего это касается продуктивности. Растерявшись среди обилия всяких советов и методик, мы подчас забываем самое важное, от чего зависят результаты каждого нашего дня: от того, что мы должны делать всё быстрее.

Многие горько вздохнут и скажут: «Но мы и так работаем с максимальной интенсивностью и скоростью». А правда в том, что эти люди работают настолько интенсивно и настолько быстро, насколько им самим хочется. Их руководители могут относиться к этому иначе: считать, что их команды недостаточно эффективны. Посмотрим на этот вопрос как с точки зрения индивидуума, так и с точки зрения коллектива. Уверяю вас: вы найдете способы улучшения вашей работы!

Есть методики, которые позволяют сэкономить ценное время при выполнении каждодневных задач. Возможно, кто-то из ваших подчиненных нуждается в специальной тренировке, повышающей скорость чтения или печати на компьютере. Средние сотрудники офисов могут сэкономить до нескольких часов в неделю, приобретя навыки быстрого выполнения обычных задач.

Правильная организация рабочего места позволила мне существенно повысить производительность. Но только тогда, когда я понял, что все надо делать быстрее, моя продуктивность увеличилась кардинально. Я также научился правильному общению с персоналом по поводу того, что между скоростью и качеством выполнения задачи должен быть четкий баланс. Благодаря этому я смог изменить свой подход к подбору кадров.

Вот несколько советов по поводу того, как делать свои дела быстрее.

• Ищите полезные советы. Приобретение деловым человеком навыков скоростного чтения, быстрой печати, правильной работы с компьютерными программами, систематизации и анализа информации приносит ему большую пользу в каждодневной деятельности. В любой сфере бизнеса есть десятки других особых профессиональных навыков. Собирайте сведения о возможности их приобретения в интернете, а еще лучше – отыщите успешного коллегу, который владеет ими и мог бы поделиться с вами своим опытом.

• Посещайте учебные классы и кружки. Во многих городах есть недорогие образовательные курсы для повышения компьютерной грамотности, освоения скорочтения и т. д. Не проходите мимо досок объявлений, местных СМИ и рекламы в интернете, которые помогут подобрать то, что необходимо именно вам. Компаниям следует учесть, что относительно небольшие затраты на оплату дополнительного обучения персонала могут принести пользу бизнесу.

• Не стесняйтесь привлекать специалистов со стороны. Вы можете быстрее справиться с задачами, если привлечете к их решению хороших специалистов со стороны. Возможно, вам необходимо освоить новые технологии, но у вас не хватает времени для их самостоятельного изучения. Наймите того, кто сможет подготовить для вас материалы. Или привлеките хорошего профессионала в команду. Каждому исполнителю подбирайте задания в соответствии с его навыками и умениями. Возможно, кто-то особенно хорошо умеет принимать посетителей или разговаривать с клиентами по телефону. А другой имеет особую склонность к планированию служебных командировок персонала и подготовке деловой документации тогда, когда ему не мешают.

• Найдите наставника. Возможно, у вас есть друг, который хорошо научился планировать свой день, или коллега, который особенно преуспел в решении стоящей перед вами задачи. Попросите их о помощи. Я убедился на практике, что люди радуются, а не обижаются, когда к ним обращаются с такими просьбами.

• Занимайтесь самообразованием. Человек может научиться очень многому без специальных занятий, уделяя этому всего по нескольку минут в день. Найдите хорошее руководство по саморазвитию в необходимом вам вопросе и следуйте его указаниям.

Если вы научитесь делать что-то вдвое быстрее, то сможете завершить в единицу времени вдвое больше дел. Так что осваивайте новые навыки, и вскоре вы обнаружите, что тем самым вы дарите себе несколько дополнительных часов в неделю.

Среднестатистический американец прочитывает обычно 250 слов в минуту. Благодаря тренировкам, которые займут у вас всего несколько недель, этот показатель можно улучшить до 400 слов в минуту.

Викторианский университет, Канада

Совет № 22

Диаграмма связей, или Интеллект-карта

Прекрасный способ избежать ошибок и ускорить организационный процесс при планировании любых мероприятий – диаграмма связей, или интеллект-карта. Это метод фиксации свободного потока мыслей и их творческой организации, как, например, в рамках мозгового штурма. Но он может быть эффективно использован и в индивидуальном порядке. Это не просто перечисление мыслей на бумаге. Метод позволяет вам фиксировать свои мысли, стоящие перед вами задачи и пути их решения в тесной взаимосвязи всех составляющих. Интеллект-карта помогла мне сократить время работы над этой книгой примерно на треть. Освойте это метод, чтобы существенно сокращать время планирования и подготовки решений и действий.

Выше приведено изображение диаграммы связей, подготовленной мною в связи с написанием этой книги. Ниже я перечислю шаги, с которых вы можете начать освоение и использование этого метода.

• Начинайте составление интеллект-карты с середины листа. Запишите на бумаге вопрос или задачу и обведите их.

• Изобразите «ветки» проблемы. Сформулировав основную проблему, отведите от нее несколько тематических «веток», в которых должны быть обозначены основные направления решения вопроса. Простой пример: если вы выбираете ресторан для ужина, в «ветках» могут разместиться сведения о ценах, расположении, отзывы и время ожидания заказа.

• Старайтесь писать кратко. Поскольку вам необходимо отразить в интеллект-карте ваши мысли как можно более быстро и сжато, лучше всего записывать их очень краткими фразами или отдельными словами. Можно использовать и сокращения. Только при этом вы должны четко помнить, что они означают.

• Не ограничивайте число связей в диаграмме. Обычно в интеллект-картах отображаются центральная идея и отходящие от нее «ветки». Однако и у «веток» могут быть дополнительные связи.

• Активно используйте не только слова, но и изображения. Не бойтесь применять рисунки, цветовые гаммы, наброски и другие средства, которые сделают ее нагляднее. Главное – следовать за своей мыслью, а не придерживаться установленных правил.

• Переходите от простого к сложному. Представьте себе, что вы хотите написать статью о лидерстве в коллективе. Но это очень большая тема. Ваша первая интеллект-карта при решении задачи может касаться вопросов целостности человеческой личности, стратегического мышления и смелости. Вы можете развить одну из «веток» первой карты и составить интеллект-карту для работы над проблемой целостности человека, которая будет иметь «ветки» его ответственности, силы характера, последовательности и т. д. Можно и дальше развивать каждую из этих характеристик, которые в конце концов войдут в вашу статью под названием «Целостность личности руководителя».

95 процентов книг, аудио– и видеозаписей о саморазвитии не используются.

Институт производительности Дональда Ветмора

Мы можем натренировать разум изливать груз своих мыслей на бумагу.

Билли Коллинз[24]

Совет № 23

Сохраняйте и обновляйте данные

Самые затратные по времени мероприятия в бизнесе связаны с устранением последствий критических ситуаций, которые можно предусмотреть. Поломки компьютеров – первое, что приходит в голову. Ноутбуки и планшеты очень нужны нам для работы, но, к сожалению, предсказуемо ненадежны.

Эти советы помогут вам избежать серьезных проблем, если вы уроните ноутбук или полетит жесткий диск на компьютере.

• Дублируйте важнейшую информацию. Постарайтесь хранить важную информацию на стационарных носителях. Иначе не исключено, что накопленные за несколько месяцев сведения о вашей клиентской базе могут исчезнуть в мгновение ока из-за технической неполадки.

• Регулярно обновляйте файлы с информацией. Есть несколько программ, которые позволяют регулярно пересохранять и обновлять рабочую информацию. Можно делать это ежедневно, раз в неделю или раз в месяц. Вашего участия не требуется, все происходит автоматически. Есть даже сайты, предоставляющие такие услуги.

• Храните информацию в отдельном месте. Если вы дублируете данные на жестком диске, то лучше хранить его вне офиса или дома. Так вы избежите утраты информации в случае пожара, затопления, кражи или другого несчастного случая. Для помощи в защите своей информации вы можете обратиться в специализированные компании.

Процесс сохранения информации может занять несколько минут, но сэкономит много времени и нервов, если что-то произойдет с жестким диском. Если в вашей компании есть человек, отвечающий за проблемы безопасности информации, стоит обратиться к нему за советом по поводу того, что можно предпринять для более надежного ее хранения.

В 2003–2004 гг. частота поломок ноутбуков выросла с 20 до 28 процентов.

Gartner[25]

Готовьтесь к неизвестному, изучая, как другие в прошлом справлялись с непредвиденным и непредсказуемым.

Джордж Паттон[26]

Совет № 24

Освобождайтесь от бумаг

Бумажные досье ужасно неэффективны. Они тяжелы, дороги, их трудно хранить. Гораздо лучше рабочее место и офис без бумаг. Лично я пока не перестроился, но у меня есть друзья и партнеры, которые уже добились этого. И я двигаюсь в этом направлении. Отличная экономия пространства и времени!

За сумму, меньшую, чем вы потратите на ужин в ресторане с семьей, вы приобретете сканер, который может переводить в цифровой вид огромное количество бумажной информации. А главное – ваша информация может храниться на жестком диске компьютера или на серверах облачных хранилищ, а не в шкафах или стопках на столе. Есть много способов и методик, с помощью которых вы можете освободиться от бумаг в офисе. Одно из лучших – приложение Evernote и связанные с ним продукты (evernote.com). С их помощью можно легко и удобно фиксировать и сохранять ваши идеи и мысли. Гораздо удобнее, чем на бумаге.

Вот несколько советов по разгрузке офиса от бумаг.

• Используйте метки и тэги. Одно из главных преимуществ цифрового офиса в том, что для каждого документа вы можете использовать метки и тэги, которые позволяют легко найти его. Не забывайте помечать каждый отсканированный бумажный документ значком, точно определяющим характер и тему документа.

• Разработайте простую схему хранения файлов. Как и электронная почта, документы должны быть организованы системно, но не сложно. Постарайтесь, чтобы каждый файл находился в предсказуемом месте, чтобы вы могли его легко найти.

• Дублируйте и сохраняйте ценные файлы на разных носителях. Вы наверняка не хотите, чтобы в результате технического сбоя была утрачена важная информационная база. Создайте систему дублирования и хранения информации и постоянно ею пользуйтесь.

• Сохраняйте бумажные копии важных документов. Такие важные документы, как контракты, следует копировать на бумажные носители и хранить хотя бы несколько недель, пока с ними идет активная работа. Если вам нужно открывать контракт каждый час, то его цифровая копия не очень удобна. В процессе работы вы можете столкнуться с необходимостью сохранения небольшого количества документов в бумажном виде. Зато вы наверняка серьезно продвинетесь вперед с переводом в цифровой формат многих других материалов, которые загромождают ваше рабочее место.

Средний житель США использует для работы около 12 тыс. листов бумаги в год.

Статистический справочник ЮНЕСКО

Вы можете не замечать, что чего-то не знаете, но вас может серьезно задевать то, что вы чего-то не помните.

Джеральд Вайнберг[27]

Cовет № 25

Пользуйтесь горячими клавишами

Для продуктивного человека компьютерная мышь – то же, что волосы на теле олимпийского чемпиона по плаванию. Это ценные секунды, которые можно сэкономить. Открытие меню и выбор команд мышью вроде бы не отнимает много времени, но потерянные на это секунды складываются в часы.

Чтобы ускорить взаимодействие с компьютером, научитесь пользоваться сокращенными клавиатурными командами. Практически все программы их поддерживают. Хрестоматийные примеры: Ctrl+S – сохранить и Ctrl+Z – отменить.

Вот несколько советов на этот счет.

• Составьте список наиболее частых команд. Подумайте, какие программы и функции вы чаще всего используете. Определив 10–20 из них, найдите в интернете или руководстве по эксплуатации соответствующие им клавиатурные команды. Можно пригласить консультанта, который за пару часов научит вас пользоваться ими.

• На начальном этапе работы с командами держите их список перед глазами. Поначалу это вполне естественное решение. Со временем вы запомните все команды, и необходимость в подсказках отпадет.

В процессе запоминания сокращенных клавиатурных команд вы можете поначалу заметить снижение скорости работы на компьютере. Но, освоив этот короткий и эффективный способ управления программами, вы сможете экономить несколько десятков минут в неделю и часы в течение месяца.

В 1999 году среднестатистический человек получал за один день больше информации, чем в начале XX века за всю свою жизнь.

Институт производительности

В период существования каждой проблемы есть время, когда она кажется достаточно крупной, чтобы ее увидеть, и слишком мелкой, чтобы ее решать.

Майк Ливитт[28]

Совет № 26

Не будьте заложниками устройств

Хитрая и яркая реклама всевозможных гаджетов может поначалу убедить нас в том, что каждое новое электронное устройство или приложение может решить проблему повышения нашей производительности. Высокотехнологичные продукты иногда демонстрируют поразительные вещи, но на деле часто отнимают у нас гораздо больше денег и времени, чем помогают сэкономить.

Это не значит, что высокие технологии не делают жизнь проще. Конечно, они могут помочь в этом, но при одном условии: если мы будем использовать их с умом.

• Сначала подумайте. Действительно ли приобретение нового электронного устройства поможет вам повысить производительность, стать более самодостаточным и эффективным работником?

• Будьте реалистами. Остерегайтесь импульсивных решений при покупке техники! Не попадайте в западню маркетологов. Прежде чем решиться на приобретение нового устройства, соберите о нем информацию и прочтите отзывы на форумах. В компании поручите тому, кто разбирается в современных технологиях, изучить рецензии и критику, чтобы убедиться, что именно это устройство нужно для вашего бизнеса. Так вы получите реальное представление о том, что новый гаджет может сделать для вас полезного и стоит ли это затрат времени и денег.

• Тщательно изучите технические характеристики и возможности нового электронного продукта. Если вы решились приобрести новое устройство, то досконально проанализируйте все его характеристики и возможную пользу для вас. Ваше новое приобретение может стать для вас более ценным, если вы будете понимать, как оно работает.

31 процент американских водителей в возрасте 18–64 лет признаются, что хотя бы раз в течение 30 дней до опроса принимали или отправляли со своих мобильных телефонов СМС, находясь за рулем.

Центр контроля и предотвращения заболеваний

Мужчины превратились в инструменты своих инструментов.

Генри Торо

Совет № 27

Не попадайтесь на крючок телевизора

Я люблю рыбалку. Чтобы поймать рыбку, я использую блестящий крючок, на который накручиваю тестоподобную наживку, в просторечии именуемую манкой. Телевидение тоже использует наживку, чтобы подцеплять людей на крючок, а они об этом не догадываются. Множество исследований доказало, что долгие часы перед телевизором делают людей пассивными. Жить своей жизнью гораздо лучше, чем наблюдать за жизнью других. Изучите нижеприведенные статистические данные и выводы ученых.

• 79 процентов взрослых жителей США считают, что американцы слишком много времени проводят у телевизора. Rasmussen Report.

• Стоимость времени, проведенного американцами у телевизоров, составляет 1,25 трлн долл. в год, если исходить из средней почасовой заработной платы в 5 долл. Государственный калифорнийский университет Northridge.

• Миллионы американцев настолько привязаны к телевизорам, что подпадают под официальное определение из области психиатрии: «непреодолимая тяга к наркотику или алкоголю». Роберт Куби, американский психолог, профессор Ратгерского университета.

• Самый простой способ снизить уровень пассивности – выключить телевизор. Практически любой другой вид человеческой деятельности подразумевает бльшие затраты энергии, чем сидение перед телевизором. Доктор Уильям Дейтц, Медицинский институт Тафта.

• Взрослый американец, который смотрит телевизор более трех часов в день, гораздо больше склонен к полноте, чем тот, который смотрит телепрограммы меньше часа. American Journal of Public Health.

(Подготовлено ассоциацией «За Америку без телевизора».)

Приведенная выше статистика и мнения ученых касаются не только телевидения, но и видеоигр, а также пустого времяпрепровождения в интернете. В свободное время вы должны омолаживать тело и ум, а не старить их.

Я не говорю, что телевизор не стоит смотреть в принципе. Но нужно точно знать, зачем его смотреть, какие именно программы и когда. Как победить злые чары того телевидения, которое только отнимает у нас время? Для начала несколько советов.

• Устройте несложные барьеры, чтобы не просиживать часы перед телевизором. Раз уж телевизор для нас неполезен, есть смысл устроить дома несложные барьеры, которые приучат вас к более полезному досугу. Мы с женой отказались от кабельного телевидения и оставили только один телевизор на весь дом. Теперь никто из нашей семьи не уходит в свою комнату, чтобы остаться наедине с «ящиком». И мы считаем, что это полезно с точки зрения использования нами своего времени.

• Найдите для себя другие занятия. Лучший способ уменьшить время сидения перед телевизором – поиск альтернативных занятий. Посещение курсов, совместное приготовление ужина или даже игра с детьми в баскетбол перед домом – замечательные способы забыть о телевизоре и заняться энергетической подпиткой тела и ума.

• Вовремя ложитесь спать. Многие люди смотрят поздние телешоу просто по привычке. Но час-другой дополнительного сна гораздо полезнее. Если по утрам у вас слишком часто появляются мешки под глазами, то возьмите себе в привычку пораньше выключать телевизор и отправляться спать.

Телевизор, конечно, способствует расширению нашего кругозора. Но каждый раз, когда кто-то включает его, я ухожу в другую комнату и берусь за книгу.

Граучо Маркс[29]

Совет № 28

Оптимизируйте работу компьютера

Сколько часов в день вы проводите за компьютером? Многие работают возле мониторов половину дня или даже дольше. Если за это время вы слишком часто и долго ожидаете, пока компьютер загружается или открываются программы, то теряете уйму времени.

Подумайте о компьютере как о лошади. Вы покупаете ее молодую, свежую и быструю. Но с годами, нагружаясь программами и приложениями, компьютер становится все медленнее. В конце концов он перегружается настолько, что уже еле работает. Вроде бы мелочь, но подумайте: если каждый раз при включении компьютера вы будете 10 минут ожидать, пока он загрузится, то за неделю это составит около часа потерянного времени.

Вот несколько советов, благодаря которым вы можете сократить время загрузки компьютера и программ и повысить его производительность.

• Работайте с одним окном или программой в единицу времени. Многозадачность тормозит компьютеры так же, как и людей. Подача компьютеру команд на одновременное выполнение слишком большого количества задач может тормозить его работу.

• Периодически расчищайте память компьютера. Старые письма, файлы и папки, неиспользуемые программы – хлам вроде того, что часто скапливается в гараже. Посвятите какое-то время, например после обеда по пятницам раз в неделю, на то, чтобы освободиться от ненужного.

• Позвольте компьютеру самому выполнять необходимые процедуры обновления и т. п. Многие современные компьютеры сами выполняют поддерживающие действия вроде обновления файлов, перезагрузки и т. п. Это требует времени, поэтому постарайтесь настроить ваш компьютер так, чтобы он занимался этим в нерабочее время, например ночью или по выходным. Это позволит ему впоследствии работать быстрее и не будет отнимать у вас ценное время, предназначенное для продуктивного труда.

• Не стесняйтесь просить о помощи. Если вы не очень хорошо разбираетесь в компьютерной технике, попросите о помощи того, кто знает толк в этих устройствах. Рассчитывайте на свою команду в плане организации эффективной работы компьютеров в вашем офисе. Даже если у вас нет специального подразделения по IT-поддержке, постарайтесь найти коллегу, друга или родственника, которые помогут вам организовать бесперебойную работу компьютерной техники.

Согласно исследованиям экспертов, средний компьютерный пользователь тратит минимум девять минут рабочего времени в день на то, чтобы загрузить используемые программы и файлы.

Amazon.com

Удача – это то, что происходит, когда подготовка встречается с возможностью.

Сенека

Совет № 29

Объединяйте дела

Предположим, вам нужно выпечь дюжину маленьких кексов в гофрированных формочках. Вы будете печь их по одному? Конечно, нет! Но, к сожалению, многие люди подходят к своей работе именно так. Они совершают пару звонков, переключаются на составление письма, снова говорят по телефону, потом работают над деловым предложением клиенту и т. д. Все мы так или иначе работаем так. В результате мозг постоянно без нужды «переключает передачи» и теряет время при каждом таком переключении.

К счастью, с этим легко справиться. Нужно загореься желанием изучить свой распорядок дня и решить, какие из ваших задач можно объединить. Вот с чего стоит начать.

• Начните с очевидного. Звонки, электронные сообщения и текущая бумажная работа – главные кандидаты на объединение. В большинстве случаев они могут быть гораздо эффективнее решены вместе, чем по отдельности. Посмотрите на свой календарь и поищите другие рутинные задачи, которые могут быть объединены. Проявите сосредоточенность и поставьте себе задачу сэкономить рабочее время. И вы обязательно отыщете еще минимум несколько подобных групп.

• Устанавливайте лимиты времени. Установите сроки, за которые вы должны справиться с группами одноплановых задач. Это позволит вам сосредоточиться на том, чтобы двигаться вперед без остановок и проволочек. В течение каждого рабочего дня выбирайте для себя определенный временной промежуток, когда ваш персонал и администратор офиса не будут вас беспокоить. Они могут помочь вам экономить время при выполнении задач.

• Будьте усидчивыми. Когда вы начинаете работу над группой задач, примите твердое решение не отвлекаться, пока вы их не выполните. Это поможет вам сосредоточиться и сделать вашу работу быстрее.

• Установите для себя «день совещаний». Быстро справиться со всеми совещаниями, например, недели просто, если организовать специальный «день совещаний». Если к тому же вам удастся назначить их с минимальным интервалом, то это поможет сохранить необходимый настрой. Высока вероятность того, что эти совещания пройдут конструктивно. Если условия вашей работы не позволяют применить такой метод, то можно установить «день, свободный от совещаний».

Исследования показывают, что если удается освободить служебную электронную почту от всякого рода пересудов, шуток и другого непродуктивного контента, это может сэкономить до 30 процентов времени, которое работники офисов тратят на чтение писем.

Gartner Group

Эффективность – это умная лень.

Дэвид Данхэм[30]

Совет № 30

Не зацикливайтесь на сложности своих проблем

Иногда сама сложность проблемы или проекта лишает нас ясного видения пути, по которому следует двигаться. Перед нами оказывается так много промежуточных задач, что мы не знаем, с чего начать. В такие минуты нас парализует стресс. Попросту говоря, мы зацикливаемся.

Есть хорошая новость: зациклиться – еще не значит оставаться зацикленным. Обычно достаточно сделать хотя бы маленький шаг вперед, раскрепостить свой ум и вновь обрести уверенность в себе. Вот что можно сделать, чтобы стряхнуть умственное оцепенение.

• Не откладывайте решение сложной задачи на потом. Самое легкое, что можно сделать с трудной работой, – отложить ее. Но почти всегда это гарантирует усложнение ситуации, а не наоборот. Решите, что вы немедленно возьметесь хотя бы за какой-то аспект проблемы, и не сдавайтесь, пока не продвинетесь вперед хотя бы немного. Не откладывая, беритесь за то, что должно быть сделано, хотите ли вы этого или нет.

• Если вам трудно, начинайте с любого «конца» задачи. Нет правила, которое заставляло бы вас начинать решение проблемы именно с начала. Если вам сложно подойти к ней в лоб, попробуйте какой-нибудь другой угол. Не исключено, что вы раскрепостите свой ум и повернете ситуацию в нужную вам сторону.

• Двигайтесь вперед мелкими шагами. Если вы ошеломлены размерами стоящей перед вами задачи, разделите ее на как можно более мелкие части. Например, 50-страничный доклад может состоять из трех частей, а каждая часть – из 10 разделов. Начните с какого-то из этих разделов, и ваша работа очень быстро сдвинется с мертвой точки.

• Не бойтесь плохих результатов. Пусть даже на начальном этапе работы у вас получится что-то ужасное. Не давите на себя, и тогда вы быстро отойдете от разочарования и волнений первого этапа и будете в состоянии предпринять новую, более целенаправленную попытку.

• Используйте кинетическую энергию, набранную при старте. Описанные выше методы позволят вам начать движение вперед. Взяв старт, вы обнаружите, что вам гораздо легче сохранять энергию и двигаться к решению проблемы.

Канадский промышленный психолог, завершив гигантский 10-летний исследовательский проект, который по первоначальным расчетам должен был занять пять лет, установил, что в североамериканском бизнесе прокрастинация не только усиливается, но и делает людей беднее, толще и несчастнее.

Университет Калгари

Движение порождает движение.

Стейси Столдорф Гутлинг[31]

Совет № 31

Держите всё по рукой

Помните: все, что отвлекает ваш разум или тело от работы, снижает продуктивность. Отвлечения и незапланированные перерывы – главные враги производительности.

Загляните в ящики своего рабочего стола. Что вы видите? Если ответом будет: «Все, что необходимо для работы, и ничего лишнего», то, скорее всего, вам незачем читать этот совет. А другой ответ будет означать, что вы теряете время, отвлекаясь на походы в канцелярию за какими-то принадлежностями.

Поэтому важно так оборудовать свое рабочее место, чтобы на нем всегда было все, что может понадобиться для завершения работы. Каждый раз, когда вы встаете, чтобы взять новую ручку, бумагу или справочный материал, вы теряете время. И не только на то, чтобы получить нужное, но и на то, чтобы вновь сосредоточиться на работе.

Вот несколько советов по поводу того, что стоит сделать, чтобы отвлекаться от дела как можно реже.