Просто Космос. Практикум по Agile-жизни, наполненной смыслом и энергией Ленгольд Катерина

* * *

Я с недоверием отношусь к коучам — «мастерам на все руки», которые уверенно раздают советы окружающим, хотя сами толком ничего не сделали. Перед тем как вы потратите несколько часов жизни на эту книжку, хочу рассказать немного о себе. Так вы поймете, какой у меня опыт, каким моим советам стоит доверять.

Девочка, которая бежит впереди паровоза

Сколько себя помню — я всегда бежала впереди паровоза. Мне было все интересно, всего было мало. После окончания третьего класса я заявила родителям, что на уроках мне скучно, и «организовала» себе экстерн. Притащила домой из библиотеки книжки по всем предметам, составила расписание занятий и провела лето за учебниками. В конце августа сдала экзамены, а первого сентября пошла в шестой класс. Эту аферу с «перепрыгиванием» классов впоследствии я провернула еще дважды (повторять не рекомендую, психологически ох как непросто!) и в 14 лет уже училась в институте.

Но шило в одном месте давало о себе знать. В России я получила три диплома, после чего мне предложили поехать учиться в США, в знаменитый Массачусетский технологический институт (МТИ). Я собрала семь чемоданов (путешествовать налегке научилась только пять лет спустя) и вылетела в Бостон. В МТИ набрала двойную норму курсов по информационным технологиям и бизнесу. Ну и для полного счастья записалась на занятия в Гарварде.

Этого мне все равно оказалось мало. Год спустя я заразилась «вирусом стартаперства» (весьма опасная штука, часто встречающаяся в кампусе МТИ и повсеместно в Кремниевой долине). Мне было двадцать, когда я основала компанию ImageAiry — первый в мире маркетплейс спутниковых данных.

Пятерки не помогают в реальной жизни

С первых же дней реальной деятельности я поняла, что мои пятерки ничего не значат, что настоящий бизнес сильно отличается от того, что пишут в учебниках. Построение продукта, продажи, привлечение инвестиций, рост команды — все это в одночасье свалилось на мои плечи. У меня не было денег, связей, понимания, как работает американский рынок. Многому пришлось учиться с нуля.

Не секрет, что двоечники нередко становятся боссами у отличников. В США есть термин: valedictorian, то есть суперотличник, тот, у кого средний балл самый высокий в школе. Как вы думаете, сколько таких отличников становятся визионерами — людьми, которые переворачивают технологии с ног на голову и меняют мир? Ноль. Средний балл американских миллионеров 3,9 по пятибалльной шкале. Только вдумайтесь: 58 человек (14,5 %) из списка Forbes 400 вообще не имеют высшего образования! Более того, в среднем их состояние в два раза выше достатка соседей по списку, которые благополучно отучились в элитных университетах Лиги плюща!

Почему так происходит? Отличники прекрасно встраиваются в систему. Они следуют правилам, делают все правильно, как написано в учебнике. Они одинаково любят литературу и математику (страсти к чему-то конкретному у них нет). Такие становятся уверенным средним классом. Стивов Джобсов среди них встретишь нечасто.

Меня, наверное, спасло то, что всю жизнь я была революционером-отличником. Правила не любила, с учителями спорила, четыре клеточки для полей не оставляла. Через три года после основания стартапа я продала его калифорнийской аэрокосмической корпорации и перебралась в Кремниевую долину. В 23 года стала самым молодым вице-президентом в мировой аэрокосмической индустрии.

Эскимо за 20 страниц

Сейчас вы это читаете и думаете: «Она либо гений, либо робот. Может, и то и другое». Совсем нет. Я встречала настоящих гениев, поэтому точно знаю, что я не в их числе. У меня хорошая память и неплохие математические способности, но на этом, пожалуй, все. Все мои достижения — результат упертости и умения ставить четкие цели, нарезать их на маленькие кусочки, планировать шаги для их реализации и находить мотивирующую морковку — награду за достигнутые результаты.

Планировать я начала с детства. Когда мне было пять лет, договорилась с родителями, что за 20 прочитанных страниц получаю эскимо. Я тогда только начала читать, поэтому 20 страниц — это было не хухры-мухры. Я разбивала свою дневную норму на блоки по пять страниц и читала в четыре подхода. Так каждый день зарабатывала мороженое.

За последние 20 лет мой подход к планированию дополнился методами, почерпнутыми из книжек, исследований по нейрофизиологии, личного опыта и бесчисленных бесед с менторами и друзьями-предпринимателями.

Зачем я написала эту книгу

Винод Хосла — один из самых известных венчурных инвесторов Кремниевой долины. У него есть правило: быть дома к ужину 25 дней в месяц. Если командировки и встречи с деловыми партнерами нарушают правило, то эти мероприятия отменяются или переносятся. Ужин с семьей — это святое.

Я регулярно слышу от своих знакомых (да и по собственному опыту знаю), что чем лучше складывается карьера, тем больше времени она забирает. Успех — прожорливый зверек. Сколько сил и часов ему ни скорми, все будет мало. Нужно находить баланс, иначе друзья разбегутся, супруг и собака забудут, как вы выглядите, а от синяков под глазами не спасет самый ядреный макияж.

Следуя примеру Винода, я стараюсь каждый день быть дома к ужину. Высыпаюсь. Нахожу время на себя по утрам. Приглашаю друзей в гости хотя бы раз в неделю. Регулярно звоню родителям. Этот баланс не свойственен мне от природы. Без четкого разграничения времени работы, личного развития, отдыха и общения с родными и друзьями все, кроме карьеры, делалось бы по остаточному принципу.

Я поняла, что полезность планирования не в том, чтобы переделать миллион дел в рекордный срок, а в том, чтобы не потерять себя в бесконечной гонке за успехом.

Год назад я впервые решила поделиться своими наработками в области гармоничного тайм-менеджмента: выложила в соцсетях шаблон своего ежедневника, который помогал мне шаг за шагом идти к значимым целям, формировать полезные привычки, учиться новому и при этом находить время на то, чтобы испечь блинчиков для друзей.

За первые недели ежедневником стали пользоваться десятки тысяч людей[1]. Это было удивительно и очень приятно. Впервые я почувствовала, что мои знания могут приносить пользу не только мне и моей компании, но и людям, которых никогда не встречала!

Мне нравится делиться тем, что я знаю и умею. Искренне надеюсь, что эта небольшая, но очень «концентрированная» книжка, которой я отдала немало времени, внимания и тепла, поможет вам двигаться к успеху с космической скоростью и с улыбкой на лице.

Ну что? Поехали!

* * *

Последние несколько лет я говорю на английском намного больше, чем на русском. Ударившись коленкой о стол, чертыхаюсь по-английски. Моя собака знает команду shake, а не «дай лапу».

Слово agile в школе мы не проходили (как и многие другие полезные слова и обороты реальной английской речи, с которой столкнулась, перебравшись в США). Впервые я встретила его в контексте разработки программного обеспечения. Так что, когда я начала писать эту книгу, мне пришлось заглянуть в словарь, чтобы точно выяснить, что же это слово значит в русском языке. Agile переводится как «проворный», «быстрый», «подвижный», «шустрый», «расторопный» или «сообразительный».

Из простого прилагательного аgile быстро превратился в религию сотен тысяч разработчиков и менеджеров проектов по всему миру благодаря знаменитому Agile Manifesto, увидевшему свет в 2001 году. В Agile Manifesto вся концепция укладывается в четыре предложения.

• Люди и взаимодействие важнее процессов и инструментов.

• Сотрудничество с заказчиком важнее согласования условий контракта.

• Готовность к изменениям важнее следования первоначальному плану.

• Работающий продукт важнее исчерпывающей документации.

Agile для разработки ПО

Впервые я столкнулась с методологией Agile во время обучения в бизнес-школе MIT Sloan.

Основной смысл подхода заключается в итеративном процессе разработки, когда крупные цели разбиваются на небольшие этапы и реализуются в рамках коротких спринтов.

Вместо того чтобы «пилить» приложение полгода, а потом выяснить, что половина его функций вообще никому не нужна, Agile признает, что требования к программному продукту будут меняться по мере разработки и что не нужно планировать далеко вперед.

В теории все звучало логично, но полезность Agile на собственной шкуре почувствовала, когда основала свою первую компанию ImageAiry. Мы строили программную платформу, которая интегрировала спутниковые данные из различных источников. Этакий супермаркет спутниковых картинок с умным ассистентом, который помогал подобрать данные, необходимые для решения конкретной задачи.

Представьте, что вам нужно сварить борщ (рассчитать потери урожая после града для страховой компании). Вы приходите в наш онлайн-супермаркет и по запросу «борщ» («сельскохозяйственный мониторинг») получаете список подходящих ингредиентов (снимков необходимого разрешения, спектральных характеристик и частотности), доступных для заказа в магазине (в архивах мировых спутниковых компаний).

Звучит несложно, но на тот момент спутниковые снимки продавались только через региональных реселлеров «большим оптом» (контракты на несколько сотен тысяч долларов в год), а данные отправлялись на жестких дисках (!) по почте (!).

Мне хотелось перевернуть индустрию, сделать доступ к снимкам более демократичным (у провайдеров они все равно пылятся в архивах) и быстрым, открыть возможности космического мониторинга для коммерческих компаний. Звучит здорово, правда? Мой пламенный питч[2] растопил сердца судей знаменитого конкурса MIT 100K, и мы вышли в финал, получили финансовую и юридическую поддержку от университета для продолжения работы.

Окрыленные (насколько это возможно, когда учишься по 70 часов в неделю), мы принялись за работу над платформой. Помимо нехватки времени, проблема была в том, что мы смутно представляли, на каких индустриях следует сфокусироваться, кто наши клиенты и как должна выглядит бизнес-модель. Да и ресурсов (людей и денег) было совсем мало. Идеальные условия для применения Agile. Мы набросали список функций, определили приоритеты и начали поэтапно тестировать гипотезы.

Благодаря итеративному процессу разработки и коротким спринтам задачи получались небольшими и понятными. Мы быстро собирали обратную связь от рынка и шаг за шагом строили продукт, который соответствовал потребностям индустрии, а не нашим иллюзиям.

Так, Agile помог мне в построении технологической компании. Тогда же я задумалась об использовании методологии не только для рабочих, но и для личных задач.

Почему большие цели не работают

Наслушавшись таких «полезных» советов, я провела немало времени, выдумывая, чего такого этакого я хочу добиться через пару десятилетий, пока не убедилась в бесполезности этого занятия. Сейчас я уверена, что нельзя просто сесть и решить, чем тебе хочется заниматься всю оставшуюся жизнь. Как вообще можно хотеть того, чего ты никогда не пробовал?

Признаюсь: я до сих пор не знаю, кем стану, «когда вырасту». Я никогда не думала, что буду работать в аэрокосмической индустрии. Никогда не планировала учиться в МТИ и жить в Кремниевой долине.

Как можно составить план на всю жизнь? На десять лет? Даже на три года. Предположим, что внешние условия не изменятся (что, конечно, маловероятно), но за такой длительный срок изменимся мы сами. Новые переживания и знания меняют нас каждую минуту. Любое действие или впечатление приводит к перестройке нейронных связей в мозге. Наше предназначение, если таковое вообще существует, неизбежно меняется в течение жизни по мере того, как мы впитываем новый опыт, знания, впечатления.

Я решила не искать предназначение и не выбрасывать на помойку жизнь в ожидании «большой цели». Мой принцип — регулярно пробовать новое, делать это с полной самоотдачей и внимательно прислушиваться к себе.

Нравится? Интересно? Продолжаю. Нет? Разбираюсь, что именно не так и почему. И при необходимости меняю вектор деятельности. Каждый такой эксперимент — это возможность настроить внутренний компас и понять, что на самом деле мне важно и интересно. Иначе жизнь превратится либо в гонку без цели, либо в просиживание штанов в ожидании «предназначения». Ни то, ни другое мне не нужно.

Моя конечная цель — стать лучшей версией себя. Что это значит, можно понять только методом проб и ошибок. Главное — не прекращать поиск, оставаться голодной до новых открытий, научиться восстанавливать энергию и улыбаться неудачам. Для меня это и есть жизнь в стиле Agile.

Жизнь в стиле Agile

Жизнь, где каждый шаг — очередная точка роста, новый опыт, новая возможность. Динамичная, яркая, наполненная экспериментами в карьере, общении и в личном развитии.

Жизнь, когда мы внимательно и регулярно прислушиваемся к себе вместо того, чтобы следовать выдуманному плану и искать социально одобряемый «успех» и инстаграмное «счастье».

Ну что? Готовы попробовать? Предлагаю начать наш девятинедельный эксперимент.

* * *

Итак, долгосрочные цели не работают, поэтому расписывать планы на далекое будущее не стоит. Вы почти гарантированно промахнетесь с масштабом и направлением. В результате вы либо разочаруетесь в себе, не достигнув запланированных высот, либо создадите искусственный потолок для роста, поставив планку слишком низко.

Значит ли это, что нужно просто плыть по течению и ждать, к какому берегу тебя прибьет? Конечно, нет. Двигаться вперед без компаса — не самая хорошая идея. Велика вероятность, что вы будете блуждать по кругу.

Так что же делать? Мой подход — применить методологию Agile к личным целям. Для меня жизнь — это серия экспериментов. Вместо разработки глобального плана на двадцать лет вперед я ставлю небольшие цели на девятинедельные спринты.

Жизнь как серия экспериментов

В отличие от «мечты» и «предназначения», такие цели на спринты конкретны и понятны. К ним не страшно подступиться. Каждую цель я разбиваю на этапы, чтобы отслеживать прогресс. В конце каждого девятинедельного эксперимента, проанализировав полученный опыт, я решаю, стоит ли мне двигаться дальше или сменить вектор развития. Такой цикл обратной связи — гарантия, что я не потрачу свои лучшие годы на погоню за мечтой, которая на самом деле мне совершенно не подходит.

Вот как это выглядит на практике. Предположим, вы мечтаете стать успешным технологическим предпринимателем. Это огромная и весьма размытая цель, и если вы никогда не руководили бизнесом, то наверняка смутно представляете, что это вообще значит с точки зрения повседневных задач и необходимых навыков.

В качестве эксперимента на ближайший девятинедельный спринт можете поставить себе следующую цель.

Уже через девять недель у вас будет более предметное понимание, что такое стартапы и с чем их едят. Не исключено, что вы разочаруетесь, осознав, что в предпринимательстве слишком много рисков, что оно не для вас. Или, напротив, новые знания вдохновят вас продолжить, и в следующем спринте вы попытаетесь сформулировать идею собственного стартапа. Может быть, вы решитесь выступить на первой питч-сессии перед инвесторами, найдете единомышленников для своей команды.

Убедитесь, что вы предельно четко сформулировали цели. Они должны быть предельно конкретными и легко измеримыми. Например: «Составить список 100+ предпринимателей, которые недавно привлекли венчурное финансирование», а не «Поискать контакты успешных бизнесменов».

Возьмите хороший ежедневник, с которым приятно и удобно работать, зафиксируйте планы в «твердой форме»[3]. Поставьте дату и подпись. Пишите ручкой, а не карандашом. Это важно. Такой простой ритуал дает сигнал мозгу, что назад дороги нет. Подписавшись под своими планами, вы сделаете их более реальными.

МНОГОЧИСЛЕННЫЕ ИССЛЕДОВАНИЯ ПОКАЗЫВАЮТ: ЧЕМ КОНКРЕТНЕЕ ВЫ СФОРМУЛИРУЕТЕ СВОИ ПЛАНЫ, ТЕМ ВЫШЕ ВЕРОЯТНОСТЬ ИХ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ

В одном из исследований двум группам участников в качестве цели предложили привести себя в форму. Первая группа просто устно подтвердила свое желание участвовать в эксперименте. Вторая группа должна была составить и записать план реализации цели: «Я буду заниматься спортом по 20 минут по вторникам и четвергам в 19:00 в тренажерном зале около дома». В итоге участники второй группы в два-три раза чаще появлялись на тренировках.

Четко поставленная цель — половина успеха. Не экономьте время на таком важном деле.

Как выбрать свои цели

Есть такое соревнование для велогонщиков — The Race Across America — 3 тысячи миль (почти 5 тысяч километров) на велосипеде. Несколько дней без сна и отдыха. Неизменным чемпионом этой гонки многие годы оставался Юре Робик. И он не просто побеждал: обычно он приходил к финишу на полдня (!) раньше серебряного призера.

Секрет его успеха крылся в серьезном душевном недуге. Если по-простому, у парня были не все дома. Во время гонки ему мерещились монстры, которые преследовали его по пятам.

Нередко сверхвозможности сопровождаются серьезными побочными эффектами. Многие гении, с которыми я знакома, как автомобили «Формулы-1», ставят рекорды на трассе, но совершенно непригодны для повседневной жизни.

Каждый день мы наблюдаем сцены «красивой жизни» в прессе, ТВ и соцсетях: отфотошопленный образ богатых и успешных, идеальных людей с прекрасной жизнью. За этой картинкой может стоять миллион проблем, но их не увидеть невооруженным глазом.

Так что нет ничего удивительного, что мы начинаем искать способ соответствовать образу из глянца. Нам хочется доказать себе и окружающим, что мы тоже чего-то стоим и вообще не «твари дрожащие, а право имеем». Проблема в том, что в погоне за иллюзией, за инсценированным счастьем можно растратить всю энергию, прийти к финишу первым… но оказаться проигравшим.

Стремясь к одной цели, мы неизбежно жертвуем другой. Поэтому так важно научиться отличать свои цели от чужих, навязанных внешней средой.

У меня есть несколько знакомых, которые допустили в этом ошибку. Они отдавались карьере на 110 %, опьяненные стремлением к «статусу» и «красивой жизни». Отказывали себе в отдыхе, рушили отношения с семьей и друзьями, только чтобы понять, что заработанные миллионы и «Бентли» не приносят радости, когда в душе бардак, работа не вдохновляет, тебе не с кем ни посмеяться, ни поплакать.

Преимущества коротких спринтов в том, что цена ошибки невелика. В худшем случае вы потратите пару месяцев на то, чтобы понять, что это не ваше. Каждый такой эксперимент — повод откалибровать компас ценностей, чтобы приблизиться к тому, что для вас по-настоящему имеет значение.

Выбирая цели для спринта, я всегда задаю себе вопрос: «Почему это для меня важно?» и стараюсь ответить на него (письменно!) с предельной честностью.

Это не всегда просто, и на этот случай у меня есть полезный прием. Эта простая, но очень действенная техника помогает зрить в корень любой проблемы. Нужно спросить себя «почему» пять раз подряд. Этот подход к поиску сути придумали и внедрили в Toyota Motor Corporation в 1950-е годы. Вот как это выглядит, если применить метод к личным целям.

Не всегда причина, толкающая нас к какой-то цели, лежит на поверхности, и чтобы разобраться, что же в действительности кроется за ответом на первое «почему», приходится покопаться в себе.

Из моего примера видно, что истинная причина, почему мне хочется выпустить приложение, заключается не в приросте пользователей, а в том, что мне нравится «заряжаться» от ощущения, что я приношу пользу.

Кстати, ответ на финальное «почему» не раз наводил меня на мысли о более эффективных способах удовлетворения реальной потребности, которая изначально скрывалась за рядом надуманных оправданий.

Упражнение «Ставим цели на спринт»

(Формы упражнений для заполнения в ежедневнике.) Заполните: Цель № 1; Цель № 2; Цель № 3. 

Не все дедлайны одинаково полезны

Во всем мире под Новый год принято давать себе грандиозные обещания на следующий год: похудеть на десять килограммов, привести в порядок здоровье, восстановить отношения с родственниками, добиться повышения на работе.

Идея отличная, но с реализацией зачастую возникают проблемы: по статистике, 80 % этих новогодних обещаний с треском проваливаются уже к концу февраля. Почему так происходит?

Мозгу сложно фокусироваться на больших и отдаленных целях. Дедлайн так далеко, что мы можем беспрепятственно откладывать действия на потом. В марте скажем себе, что спортом можно начать заниматься ближе к апрелю, а в апреле перенести старт тренировок на май. В конце концов, до Нового года еще куча времени! В результате к ноябрю мы вынуждены себе признаться, что так и не взялись за дело, но теперь уже поздно, до конца года точно не успеть достичь запланированного, так что можно и не начинать.

Чтобы дедлайн стал «волшебным пинком», мотивирующим к действию здесь и сейчас, его следует ставить на короткий срок. Важно, чтобы мы чувствовали его давление.

Давление дедлайна — это когда у вас есть достаточно времени, чтобы достичь поставленной цели (без режима «аврал»), но при этом вы понимаете, что, если будете бездельничать несколько дней подряд, успех проекта окажется под угрозой. Дедлайн должен держать в тонусе.

Обычно личные цели менее структурированы и требуют больше времени, чем задачи по разработке программного обеспечения, поэтому дробить их на одно-двухнедельные блоки, привычные для традиционного Agile, неудобно.

После ряда экспериментов (на себе и окружающих) я выбрала оптимальный интервал для личного планирования — девять недель. Это приблизительно два месяца, то есть за год можно выполнить шесть спринтов.

Девяти недель обычно достаточно, чтобы провести весьма крупный эксперимент, при этом временной диапазон хорошо чувствуется: прокрастинировать некогда, потому что дедлайн буквально за углом.

Награда за успех

Существует не очень приличная, но весьма точная фраза, объясняющая то, как можно мотивировать себя и окружающих: «Есть два способа мотивации: морковка спереди и морковка сзади».

Обе морковки хороши по-своему. Морковка сзади — это когда мы двигаемся вперед, опасаясь негативных последствий. Дедлайн — один из вариантов такой мотивации. Избегая чувства вины от невыполненных обещаний, данных себе и окружающим, мы прекращаем плевать в потолок и беремся за дело.

Морковка спереди, напротив, — позитивная мотивация. Мы обещаем себе награду за успех, и желание заполучить ее мотивирует на великие свершения.

Комбинация двух морковок работает на ура. Синергетический эффект получается десятикратный.

Награда, как и цели, должна быть конкретной. Потратьте пять-десять минут, чтобы детально описать вашу вкусную «морковку».

Последние пару лет я стараюсь не тратить «морковки» на накопление барахла. Вместо вещей я дарю себе впечатления. Типичный пример моей «морковки» — это поездка на выходные с друзьями за город на природу. Но здесь выбор за вами: наградой может быть и заветная пара туфелек, и очередной очень нужный гаджет. Главное — чтобы «морковка» была желанной.

Упражнение «Выбираем “морковки”»

Ключевой навык успешного человека

Когда люди узнают, что я в 14 лет уже училась в университете, а в 23 года занималась развитием бизнеса в аэрокосмической компании, нередко наблюдаю следующую реакцию.

• Вариант № 1. Врет она все. Нечего ее слушать.

• Вариант № 2. Она гений. У нее мозг особенный. Нечего ее слушать.

Слово «врет» я обычно даже не комментирую. Раз вру, так вру:-). Но вторая реакция меня весьма огорчает. Потому что я не гений. Не вундеркинд. Я не кокетничаю сейчас. Я училась и работала с гениями и знаю, что это такое. Это не мой случай.

Есть немало исследований факторов, которые влияют на успех в учебе, карьере, науке, спорте, отношениях, наконец. Способности определяют не более 30 % успеха. 30 %, Карл!

Что влияет больше всего? Упертость! Жизнь — это не стометровка. Это марафон. Вперед на длинной дистанции выходят не самые способные, а те, кто готов двигаться дальше, несмотря на неудачи и «сложившиеся обстоятельства».

Я не самая талантливая. Я просто очень упертая. Я не сдаюсь. Набиваю шишки, учусь на них и лечу (бегу/ползу) дальше.

Упертость — это не то же самое, что упрямство. Упрямство в моем понимании — это продолжать бездумно биться головой о стену, чтобы попасть в соседнюю комнату, когда здравый смысл подсказывает, что стена тверже головы. Упертость — это когда, набив шишку, вы не сдаетесь и решаете поискать дверь, окно или на крайний случай динамит.

Упертость можно и нужно тренировать. Чем больше ею пользуешься, тем она выносливее. Каждый раз, когда вы превозмогаете свое «не хочу», она становится сильнее. Только так. Каждый день. Даже когда «муза не пришла» и дела хочется перенести на завтра. Шаг за шагом. Падение за падением. Спринт за спринтом.

* * *

К каждому дню я отношусь как к мини-спринту. Когда есть приоритеты и структура, проще бороться с неизбежным хаосом. Для меня повседневное планирование — это не способ загнать себя в рамки. Напротив, это возможность не участвовать в бесконечной гонке и в комфортном ритме заниматься тем, что важно, а не первым, что попалось под руку.

Чем полезны и чем опасны todo-листы

Все входящие задачи стараюсь как можно быстрее «выгрузить» из рабочей памяти. Я фиксирую все входящие дела в todo-листе — от имейлов коллег (срочно подготовить отчет для инвесторов), просьб друзей (определиться с планами на майские) до бытовых мелочей (закончились мешки для мусора).

Смысл этого списка в том, чтобы перенести информацию из мозга на внешний носитель. В противном случае задача будет постоянно мельтешить в сознании и отвлекать.

На этом польза списка дел, по моему убеждению, заканчивается. Если вы попытаетесь использовать его как инструмент ежедневного планирования, возникнут две проблемы (уверена, вы с ними сталкивались).

• Задач много, поэтому непонятно с чего начать. Мозг инстинктивно стремится к оптимизации ресурсов (проще говоря, к лени), поэтому порекомендует начать с самого простого дела (скорее всего, малозначимого).

• Неясно, сколько задач мы в реальности можем выполнить. Списки дел не учитывают временные ограничения. Чтобы оценить свои возможности, задачи нужно планировать в календаре, блокируя время, необходимое для их реализации.

Разбейте задачи на «помидоры»

Все задачи я разбиваю на 25-минутные интервалы («помидоры») с обязательным пятиминутным перерывом. После четырех блоков следует получасовой отдых. Эта техника называется «помодоро» (pomodoro — это помидор по-итальянски). Несмотря на кажущуюся простоту, она очень эффективна.

Во-первых, тикающий таймер с обратным отсчетом создает весьма ощутимое давление дедлайна, которое, как я уже упоминала, отлично мотивирует. Первый закон Паркинсона гласит: «Работа заполняет время, отпущенное на нее». Если на подготовку отчета у вас есть целый день, вы будете делать его целый день. Если же вы ограничите время выполнения задачи одним или несколькими «помидорами», то, стремясь уложиться в дедлайн, будете гораздо эффективнее.

Во-вторых, любые отвлечения во время 25-минутного рабочего блока (друг написал сообщение, очень хочется ответить) можно легко отложить до ближайшего перерыва. Когда же перед вами огромный проект, который требует несколько часов (или дней) для реализации, то прокрастинация одолеет вас в два счета.

В-третьих, психологически гораздо проще работать с задачами удобоваримого размера. Если вам нужно съесть слона, сначала нарежьте его на кусочки. Кстати, этот процесс поможет четко сформулировать задачу и подойти к ней более системно.

Предположим, вы едете на крупную конференцию, где выступаете с презентацией и проводите ряд встреч с потенциальными клиентами. Если в вашем календаре появится задача на 10 часов «Подготовиться к конференции», то к этому «слону» будет страшно подступиться. Я предпочитаю разбивать большую задачу на 25-минутные блоки (цифра в левой колонке обозначает количество «помидоров», необходимых на ее выполнение).

Потратив пять — десять минут на такое детальное планирование, вы снизите порог входа для работы над крупными проектами, которые перестанут выглядеть устрашающе. Кроме того, вы сможете более точно оценить время и ресурсы, необходимые для их реализации, что сделает процесс более предсказуемым и более комфортным.

Разбив задачи из списка дел на «помидоры», забронируйте на них время в календаре. Это очень важный этап. В большинстве случаев мы вносим в календарь только встречи и дедлайны, а не саму работу. В итоге приоритетным задачам время достается в последнюю очередь.

Мой типичный рабочий день состоит из десяти задач-«помидоров» (пять до ланча и пять после) и четырех «помидоров» «буферноговремени». Это помогает избежать хаоса, когда что-то идет не по плану или возникают незапланированные дела.

Научитесь говорить «нет»

Современный мир полон возможностей. Это, конечно, здорово. Мы можем реализовать свой потенциал как никогда раньше. Но у любой возможности есть обратная сторона: чем больше вариантов действий, тем сложнее сделать выбор.

Каждое утро мы открываем электронную почту, и на нас, как из ящика Пандоры, вываливаются десятки дел, большая часть которых требует нашего немедленного внимания. Мы в панике бросаемся их выполнять, захлебываясь в нескончаемом потоке псевдосрочных и псевдоважных задач.

Удовольствия от такой жизни мало, да и пользы в бездумном «добивании целей» ненамного больше. Мы вроде как заняты весь день, а если вечером спросить себя: «Что важное я сегодня сделал?» — то и ответить нечего. Беготни много, а толку никакого. Думаю, всем это знакомо.

Несколько лет назад я поняла, что для того, чтобы добиваться важных целей, нужно научиться говорить громкое и четкое «нет» второстепенным задачам. Звучит просто и вполне логично, но, по моим наблюдениям, это весьма редкий навык.

Я всю жизнь была отличницей. Для меня четверка — это что-то за гранью добра и зла, потеря потерь. Когда я основала свой первый стартап, все еще училась в университете. Если прежде у меня было время на то, чтобы ходить на лекции и вовремя сдавать курсовые, то с началом предпринимательской карьеры на меня свалился миллион новых задач, к которым я была совсем не готова.

Изменились и мои приоритеты (успех компании был куда важнее очередного красного диплома), но смириться с провалом в учебе оказалось непросто. Я жертвовала сном и отдыхом, чтобы успеть все. Я была вымотана, срывалась на окружающих, плохо соображала, отчего страдали и компания, и учеба.

Впервые в жизни поняла, что нельзя все успеть. Как бы я ни старалась, у меня не получится переделать все дела. Звучит смешно, конечно, но для меня это стало неожиданностью. Прежде мне удавалось впихнуть в расписание «еще немножко», а потом «еще чуть-чуть». Но тут я достигла предела, и пришлось сделать выбор. Так я получила первую тройку в семестре, зато в том же месяце привлекла первые инвестиции в компанию.

Это стало для меня отличным уроком того, как, отказавшись от части дел (проиграв на одном фронте), можно в итоге оказаться победителем.

ВЫ СМОЖЕТЕ ДОСТИГНУТЬ ЧЕГО УГОДНО, КОГДА ПЕРЕСТАНЕТЕ ДЕЛАТЬ ВСЕ ПОДРЯД

Приведу еще один забавный пример. Когда знаменитый американский психолог венгерского происхождения с непроизносимой фамилией, автор книги «Поток» Михай Чиксентмихайи, отправил несколько десятков писем ведущим предпринимателям и руководителям крупных корпораций с приглашением на интервью, многие из них не ответили. Питер Друкер, один из «отцов менеджмента» и бизнес-гениев XX века, написал следующее:

«Я НАДЕЮСЬ, ВЫ НЕ СОЧТЕТЕ МЕНЯ САМОНАДЕЯННЫМ ИЛИ ГРУБЫМ, ЕСЛИ Я СКАЖУ, ЧТО ОДИН ИЗ СЕКРЕТОВ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТИ — ОЧЕНЬ БОЛЬШАЯ МУСОРНАЯ КОРЗИНА, В КОТОРУЮ ОТПРАВЛЯЮТСЯ ВСЕ ПРИГЛАШЕНИЯ, ПОДОБНЫЕ ВАШЕМУ»[4]

Рекомендую завести большую корзину для мусора. Полезная штука.

Итак, не все йогурты одинаково полезны (об этом, кстати, мы поговорим в главе о восстановлении энергии), не у всех задач одинаковая ценность. Из бесконечного списка задач (которые теперь разбиты на удобоваримые блоки) нужно вычленить главное.

Принцип Парето гласит: «20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % результата». В контексте личного планирования это значит: правильно выбрав две задачи из списка в десять дел, можно получить значительную часть полного результата, которого вы бы добились, переделав все десять.

ВООБЩЕ ОДИН ИЗ ВАЖНЕЙШИХ УРОКОВ, КОТОРЫЕ Я ВЫУЧИЛА В ПОСЛЕДНИЕ НЕСКОЛЬКО ЛЕТ, ЗАКЛЮЧАЕТСЯ В ТОМ, ЧТО ПРОДУКТИВНОСТЬ НАПРЯМУЮ СВЯЗАНА НЕ С ТЕМ, ЧТО ДЕЛАТЬ, А С ТЕМ, ЧЕГО НЕ ДЕЛАТЬ

Желание увильнуть от ненужных дел — это не лень. Напротив, это признак того, что вы умеете преодолевать эмоциональный дискомфорт от необходимости говорить «нет» себе и другим. Большинство боится честно признаться, что задачи, которые они ставят перед собой, абсолютно ни к чему не ведут. Многие просто пытаются забить время и чувствовать себя «деловой колбасой».

Отказавшись от бесполезных задач, вы освободите силы и время на значимые дела. Вместо того чтобы оптимизировать каждую минуту, пытаясь впихнуть максимум в свое расписание, выбросите из него все ненужное и в спокойном ритме занимайтесь только самым главным.

При выборе приоритетных задач на день я нередко задаю себе вопрос: «Если бы завтра утром мне срочно предстояло уехать куда-то на месяц, какие дела я бы постаралась выполнить до отъезда?». Такое простое упражнение помогает понять, что важно не только сию минуту, но и в более длительной перспективе (в данном случае в ближайший месяц), и вынуждает отбросить второстепенные дела, а часть задач делегировать.

Упражнение «Проследите, куда уходит ваше время»

Многозадачность приятна, но непродуктивна

С точки зрения эволюции постоянное переключение внимания — весьма полезная штука. Если бы наш доисторический предок долго, с упоением, не отвлекаясь ни на что вокруг, занимался наскальной живописью, местные саблезубые тигры или добрые соседи съели бы его в ближайший вечер. Мультизадачность и умение сканировать пространство на предмет потенциальных угроз помогали нашим предкам выживать.

В БИЗНЕСЕ И КАРЬЕРЕ МНОГОЗАДАЧНОСТЬ НЕ СПОСОБСТВУЕТ ВЫЖИВАНИЮ

Десятки исследований показывают, что переключение между задачами требует времени и усилий и, даже если мы сами этого не замечаем, страдает и скорость, и качество работы.

Интересно, но многим мультизадачность приятна. Я, например, прыгая между делами, чувствую себя классно. Кажется, что я суперэффективна и вообще звезда. Удивительного в этом нет: при переключении с задачи на задачу мы стимулируем выработку дофамина, который поощряет нас за поведение, способствующее выживанию. Только, как мы уже выяснили, выживание «тогда» и «сейчас» — это две большие разницы.

Поэтому, даже если вы считаете себя отличным мастером-многостаночником, вы, вероятно, заблуждаетесь. Мозг так не работает. В реальности вы тратите больше сил и времени, делаете работу менее качественно и рискуете совершить больше ошибок. Зато с ощущением «деловой колбасы». Что важнее — решать вам.

Приоритетные задачи в первой половине дня

Интересный факт: слово priority появилось в английском языке в XV веке и не имело формы множественного числа в течение пяти столетий. Приоритет по определению может быть только один.

Есть классная фраза, которая принадлежит Джиму Коллинзу, автору книги «От хорошего к великому»[5]:

«ЕСЛИ У ВАС БОЛЬШЕ ТРЕХ ПРИОРИТЕТОВ, ТО У ВАС НЕТ ПРИОРИТЕТОВ»

Каждый день я спрашиваю себя: что нужно сделать в первую очередь, чтобы знать, что день прошел не зря? Какие задачи приближают к реализации моих целей?

Результатом такого мини-брейнсторма становятся три приоритетные задачи дня. Этим делам я уделяю первые три часа рабочего дня (до обеда), когда уровень энергии и концентрации на максимуме.

Наша способность принимать решения и логически мыслить «прыгает» в течение дня. Ряд исследований показывает, что разница в работе мозга между самым высокопродуктивным временем дня и самым низкопродуктивным примерно такая же, как если бы вы выпили два-три бокала вина.

Для подавляющего большинства самые эффективные часы — это время через два — четыре часа после пробуждения. Если вы встали в 7:00, то пик продуктивности приходится на 9:00–11:00. Нередко это суперценное время бездарно расходуется на рутинную проверку почты и зависание в соцсетях.

Кстати, по статистике, 15:00 — это самое опасное время для принятия важных решений. Анестезиологи допускают в три раза (!) больше фатальных ошибок во второй половине дня, а количество автокатастроф, связанных с усталостью и невнимательностью водителя, самое высокое не в час пик утром или после работы, а в период с 14:00 до 16:00. Повод задуматься.

Это правило касается жаворонков. Если вы сова, то ваш пик продуктивности приходится на послеобеденное время. Но! Убедитесь, что вы настоящая сова, а не жаворонок с проблемами. Совиный ритм — результат серьезных гормональных нарушений, обычно встречающихся в пожилом возрасте. В реальности сов среди нас единицы. Остальные — невыспавшиеся жаворонки. Для таких замученных птиц продуктивного времени просто нет. Без качественного сна все в равной степени зомби — что с утра, что вечером.

Поэкспериментируйте, найдите свое продуктивное время и планируйте все приоритетные задачи, требующие концентрации и ясного мышления. Я блокирую эти часы в своем календаре, чтобы не назначать звонки, встречи и другие малозначимые дела на это бесценное время.

Сбалансированный день: четыре блока по четыре часа

Я разбиваю свой будний день на четыре блока по четыре часа. Каждый блок состоит из трех «полезных» часов и часа условного безделья. Два блока — для рабочих задач, один — для личного развития, один — для отношений.

Вот как это выглядит у меня.

Конечно, такой распорядок вряд ли удастся соблюдать каждый будний день. В моем случае, например, командировки вносят серьезные коррективы в расписание.

Тем не менее общая структура помогает поддерживать баланс между карьерой, личным развитием и формированием крепких отношений.

Составьте расписание вашей идеальной недели. Внесите в него все регулярные дела. Например:

• по вторникам и четвергам с 20:00 до 21:00 занимаюсь пилатесом;

• по понедельникам с 10:00 до 10:30 составляю план рабочих встреч с командой;

• по субботам в 20:00 созваниваюсь с родителями.

Не забудьте включить в ваш график время для отдыха и «бесполезных» занятий. Запланируйте полчаса на ничегонеделание в Facebook, Instagram, просмотр сериалов. Так будет значительно легче придерживаться «продуктивной диеты» и не «срываться» на соцсети в течение рабочего дня.