Основы проектного менеджмента. Классическое руководство Хигни Джозеф
Многие руководители проектов полагают, что финальные оценки по программе PERT окажутся наиболее вероятными из-за «утяжеляющего» фактора. Хотя часто так и бывает, неопределенность среды проекта нередко повышает его пессимистичную оценку, что в конечном счете делает окончательную оценку более точной.
Помните, что оценки проекта – это предсказания. Это проекции в будущее, неопределенные по своей природе. Привлекайте к оценкам экспертов в предметной области! Никто не знает работу лучше и не может выдать более точных оценок, чем они. Вы можете корректировать и актуализировать свои оценки по мере того, как ваш проект развивается, а вы набираетесь в нем опыта.
Люди не могут учиться, если не получают встречной информации или критической оценки своих достижений. Если вы каждый день бегаете по сто метров, пытаясь повысить результаты, но никогда не фиксировали их, то не узнаете, лучше бегаете или хуже. Вы не узнаете, что мешает вам и замедляет бег. Точно так же, если вы будете оценивать срок выполнения той или иной задачи, не замеряя реальное время, потребное для ее решения, вы никогда не достигнете прогресса в оценочной деятельности. Более того, время выполнения задачи вы должны фиксировать ежедневно. Делая это раз в неделю, в своих оценках вы будете всего лишь строить догадки, а это не принесет пользы проектам.
Управление закупками проекта
Иерархическая структура работ показывает не просто содержание проекта – она также обеспечивает понимание задач и необходимых действий. Многие руководители проектов при этом обнаруживают, что осуществление намеченных по проекту работ требует приобретения или закупок товаров и/или услуг у внешних поставщиков. Это не причина для паники, но если раньше вам не приходилось сталкиваться с закупочными контрактами и соответствующей документацией и если вы входите в эту сферу деятельности, то должны иметь о ней хотя бы базовое представление.
Вспомните, как вы приобретали что-либо с доставкой на дом. Это было сделано вовремя? Как человек, работавший в области закупок по проектам авиакорпорации Northrop Grumman, уверяю вас, что не всякий произведенный товар доставляется покупателям и заказчикам вовремя и в надлежащем качестве. Все руководители проектов должны уметь управлять закупками проекта, чтобы обеспечить правильность и гладкость этого процесса.
Закупая продукт, управляющий проектом должен поставить три вопроса:
Что должно быть закуплено?
Когда именно этот продукт необходим?
Как это будет приобретено?
Далее руководитель проекта (или член команды) предпримет следующее действие и запросит данные о ценах. В зависимости от отрасли, в которой работает ваша организация, это может быть очень просто: вы направляете по соответствующему адресу имейл. А может быть и значительно сложнее. Этот запрос уже может включать в себя различные требования, условия и параметры.
Просмотрите данные по предыдущим проектам, поговорите с коллегами и внимательно изучите действующие правила и законоположения! Например, в корпорации Northrop Grumman я был связан Правилами федеральных закупок в сфере обороны (FAR), которые содержат массу требований и ограничений. Коммерческие закупки в частном бизнесе значительно меньше «зарегулированы» и предоставляют больше свободы действий. Если же вы в чем-то не уверены… спрашивайте.
Запросы по закупкам бывают следующими.
• Запрос информации. Обычно это простой начальный запрос потенциальному продавцу относительно товаров или услуг, которые поставляет его компания.
• Запрос цены. Это наиболее распространенное обращение к поставщикам об имеющихся в наличии товарах.
• Запрос предложения. Такой запрос представляет собой просьбу к потенциальному продавцу описать конкретное качество или результат, которые может обеспечить его товар, наряду с предложением по ценам.
• И покупатели, и продавцы обычно используют вторую и третью форму запросов в одних и тех же целях. Здесь не нужно беспокоиться: это вопрос предпочтения сторон.
• После того как продавец выбран, следующий логический шаг – подготовка договора или контракта на закупку. Наиболее распространенные их формы:
а) договоры с фиксированной ценой. Цена товара или услуги согласуется заранее и не подлежит корректировке или изменению;
б) договоры с возмещением затрат. Покупатель оплачивает продавцу все законные фактические затраты, понесенные в результате поставки товара или исполнения работы, плюс согласованное вознаграждение, составляющее прибыль последнего;
в) договоры «время и материалы». Покупатель оплачивает временные затраты продавца на производство товара или работ и возмещает расходы на все материалы, которые последний вынужден был приобрести для выполнения заказа.
Работая в корпорации Grumman Aerospace, я познакомился с методикой закупок по лучшей цене. Тогда я был вынужден выполнять жесткие правила федеральных закупок в области обороны. В то время в Министерстве обороны США царила идея еще более ужесточить закупочные процессы для армии, а цель состояла в том, чтобы определить лучшего поставщика военной продукции, а не просто самого дешевого. Вы можете добавить этой жесткости в свою работу по управлению закупками проекта.
Не зацикливайтесь на поставщике, который предлагает самую низкую цену! Иногда это не лучший выбор для проекта. Есть ли у него история торговых операций с вами, с вашими коллегами или вашей организацией? Проведите «расследование», отправьте несколько имейлов, сделайте несколько телефонных звонков. Если вы узнаете, что этот продавец часто или всегда запаздывает с поставками, а данная закупка важна для вашего проекта, то погоня за низкими ценами предложения может стоить вам успеха. Если вы закупаете материалы и узнаете, что по ним были отказы в приемке, сразу же проанализируйте, какое воздействие могут оказать такие случаи на сроки и стоимость вашего конкретного проекта. Старайтесь выбрать поставщика, который дает вам наилучшую общую стоимость и качество и при этом гарантирует своевременность выполнения договора, доступность и цену. Закупки на основании метода лучшего соотношения стоимость/качество помогут избежать случаев, когда низкая цена обернется высокими расходами по проекту.
Если в вашей организации есть департамент закупок, используйте это. Всегда опирайтесь на коллективный опыт и знания. Некоторые руководители проектов пытаются выступать соло, поскольку боятся замедления темпов проекта или включения в него слишком большого количества людей. Это плохая идея. В своей работе я почти всегда тщательно работал с опытными в закупках людьми, рассчитывая на их помощь. Как минимум я знал, что они оградят меня от недобросовестных поставщиков, известных своей слабой работой. Я также рассчитывал, что они порекомендуют мне победителей, которые хорошо проявили себя в прошлом.
Последний проект, которым я руководил в Northrop Grumman, имел целью создание рейтинговой системы, оценивающей всех поставщиков корпорации. Многие департаменты закупок в крупных организациях располагают базой данных о поставщиках, с которыми приходится иметь дело. Обращайтесь к ним и пользуйтесь их данными. У них могут даже быть списки предпочтительных партнеров организации.
При планировании проекта вы можете обнаружить, что предполагаемые к закупке товары, материалы или услуги существенно влияют на стоимость проекта и/или его сроки. Если это происходит, постарайтесь включить в свою команду сотрудника департамента закупок на полный рабочий день или с неполной занятостью. Если в вашей компании нет департамента закупок, найдите независимого эксперта по закупкам или даже просто опытного покупателя. Всегда полезно привлекать к своей работе экспертов в предметной области проекта, которые помогут вам правильно определить курс.
Резюме• Не пытайтесь определить последовательность действий по проекту, разрабатывая иерархическую структуру работ. Это вы сделаете при разработке расписания проекта.
• ИСР связывает проект в одно целое. Она графически отображает содержание проекта, позволяет распределить ресурсы, подготовить оценки сроков и стоимости и таким образом готовит основу для разработки расписания и бюджета проекта.
• Оценка – это предположение, а точная оценка – нонсенс!
• Остерегайтесь превращения черновых или приблизительных оценок в фиксированные цели проекта.
• Методика трехточечных оценок используется, чтобы оценить уровень неопределенности оценок.
• Техника PERT отлично подходит тогда, когда оценка осуществляется в условиях высокой неопределенности.
• Обратитесь в департамент закупок вашей организации при управлении закупками проекта. Если в вашей компании такого департамента нет, подберите независимого агента по закупкам или тщательно изучите ситуацию самостоятельно.
• Процесс научения не может осуществляться без обратной связи. Если вы хотите улучшить свои навыки в оценке, то прикидывайте, сколько времени необходимо для решения тех или иных задач по проекту, а потом замеряйте, сколько времени ушло в реальности.
Упражнение
Ниже приводится список задач, которые нужно решить при подготовке к поездке в кемпинг. Изобразите иерархическую структуру работ (ИСР), расположив задачи в правильном порядке.
• Составить список необходимых продуктов и снаряжения.
• Выбрать конкретный кемпинг.
• Попросить подготовить место в кемпинге.
• Зарезервировать место размещения в кемпинге.
• Договориться об отпуске на работе.
• Выбрать дорогу к кемпингу.
• Разработать меню питания.
• Определить магазины для приобретения продуктов и снаряжения.
• Загрузить машину.
• Упаковать сумки и рюкзаки.
• Закупить продукты.
• Организовать поездку в кемпинг (проект).
Глава 8. Разработка расписания проекта
Один из главных элементов, которые отличают проектный менеджмент от общего, – особое внимание к расписанию проекта. Вспомните приведенное в главе 1 высказывание д-ра Дж. М. Джурана о том, что проект – это проблема, запланированная к решению.
К сожалению, многие полагают, что менеджмент проекта – это не что иное, как составление его расписания. Но это неправильно. Разработка расписания проекта – всего лишь один из инструментов управления работами по нему, и не нужно его рассматривать как главный аспект.
Сегодня многие приобретают различные программы по составлению расписаний проектов и считают, что это мгновенно превратит их в управляющих проектами. Вскоре они обнаруживают, что эта мысль ошибочна. Без хорошего знания проектного менеджмента (особенно методологии разработки расписаний проектов) эффективно использовать программное обеспечение почти невозможно.
Мой совет по поводу программного обеспечения: какую бы программу для подготовки расписания проектов вы ни выбрали, обязательно пройдите профессиональную подготовку по ее использованию. На заре эры персональных компьютеров имелось весьма значительное различие между простыми дешевыми программами и сложными дорогими. Первые было довольно просто использовать, а вторые – не совсем. В настоящее время этого разрыва практически не существует. Сегодня все эти программы сложны, а обучающие материалы (компьютерные программы и учебники) не всегда хороши. К тому же нередко трудно найти время тщательно проработать такие материалы без того, чтобы вам никто не мешал. Следовательно, самообучение становится трудной задачей. Наиболее эффективный способ – пройти подготовку на специальных курсах.
Перед тем как выбрать конкретные курсы, поинтересуйтесь, насколько ваш будущий преподаватель разбирается в управлении проектами. Некоторые инструкторы по программам практически не имеют никакого представления о собственно проектном менеджменте и не смогут удовлетворительно ответить на ваши вопросы.
Вы должны посвятить не менее двух-трех дней обучению на курсах, чтобы в достаточной степени освоить соответствующую программу. И все же это хорошая инвестиция времени, если помнить о том, сколько вы сэкономите его в перспективе благодаря использованию программы.
Краткая история эволюции разработки расписания проектов
Примерно до 1958 года единственным инструментом для составления расписания проектов была линейчатая диаграмма (см. рис. 8.1). Такие диаграммы часто называют диаграммами Гантта, поскольку Генри Гантт усовершенствовал их иллюстративность. Эти диаграммы просты в составлении и чтении и до сих пор остаются отличным инструментом, например, для коммуникаций с членами команды проекта и доведения до них задач и временных рамок их решения. Стрелочные диаграммы для некоторых команд оказываются слишком сложными, зато хорошо помогают сотрудникам понять взаимозависимость выполняемых ими и их коллегами работ, а также своевременность решения поставленных перед ними задач.
Рис. 8.1. Линейчатая диаграмма (диаграмма Гантта)
У линейчатых диаграмм есть серьезный недостаток: по ним бывает трудно определить влияние сбоя при выполнении одной задачи на весь проект (например, если в решении задачи А из рис. 8.1 возникнет задержка, сложно сказать, как она воздействует на всю остальную работу по проекту). Причина в том, что линейчатая диаграмма (в ее оригинальном формате) не показывала взаимосвязь между отдельными пакетами работы. (Современные программы обозначают связи между столбцами и строками, что облегчает их чтение. Настоящее название для таких линейчатых диаграмм – линейные временные расписания критического пути.)
Для того чтобы преодолеть этот недостаток, в конце 1950-х – начале 1960-х годов были разработаны еще два метода составления расписаний проектов. Оба основаны на стрелочных диаграммах, чтобы показать последовательность или параллельность работ по проекту. Один из этих методов, созданный Дюпоном, называется метод критического пути (Critical Path Method, СРМ), а другой – уже упомянутый в главе 7 метод PERT – техника оценки и анализа проектов (на их основе составляются сетевые программы PERT). Хотя в настоящее время стало привычным называть все стрелочные диаграммы сетевыми диаграммами PERT, строго говоря, этот метод использует определения вероятностей, тогда как метод критического пути – нет. Другими словами, на основе метода PERT можно рассчитать вероятность того, что такой-то компонент работы по проекту будет завершен к определенному времени. А метод критического пути (СРМ) этого сделать не позволяет.
Сетевые диаграммы
Для того чтобы показать последовательность выполнения работ по проекту, используются диаграммы, подобные изображенной на рис. 8.2. На этих диаграммах отражено, что задача А выполняется до задачи Б, а задача В – параллельно с ними обеими.
Рис. 8.2. Стрелочные диаграммы
Диаграмма в нижней части рисунка построена по принципу диаграммы контрольных событий. Стрелки представляют выполняемую работу, а кружки – события. Событие является бинарным, или двойственным по своему характеру: оно либо уже состоялось, либо еще не состоялось. С другой стороны, работа может быть только частично завершена. Обратите внимание, что здесь слово «событие» употребляется особым образом. Например, мы говорим о футбольном матче как о событии, хотя оно растянуто во времени. В терминологии проектного менеджмента и конкретно работы по составлению расписаний проектов событие – это конкретная точка во времени, которая только что наступила или только что миновала.
Сетевая диаграмма в верхней части рис. 8.2 представляет собой диаграмму сети расписания проекта. Она изображает работу в качестве прямоугольника, а стрелки между ними показывают последовательность выполнения работ. События в такой диаграмме не отображаются, если только не являются важным рубежом или вехой, то есть теми точками, в которых завершается выполнение важных пакетов работ по проекту.
Почему существуют эти две формы сетевых диаграмм? Может быть, чтобы запутать инициаторов? На самом деле просто так случилось, что обе эти диаграммы разработаны разными экспертами.
Лучше ли одна из них, чем другая? Нет. Обе показывают одно и то же время окончания работ. Обе активно используются и в настоящее время, хотя диаграмма сети расписания проекта применяется все же чаще – возможно, потому, что большая часть программного обеспечения в этой области рассчитана именно на эту форму.
Каковы же выгоды использования метода СРМ либо техники PERT? Главная состоит в том, что с их помощью вы можете сказать, возможно ли выполнение проекта к конкретному сроку, а также можете представить себе, какие важные задачи по проекту должны быть решены, чтобы уложиться в эти сроки. Более того, вы определите, в решении каких задач имеются определенные резервы времени, а в каких – нет. На деле и метод СРМ, и техника PERT определяют критический путь, который представляет собой самый длинный отрезок работ по проекту (и которые не могут выполняться параллельно с другими) и, следовательно, диктует самый ранний из возможных сроков завершения проекта.
Причины необходимости расписаний проектов
Разумеется, расписание проекта создается в первую очередь для того, чтобы обеспечить исполнение его сроков. Большинство проектов имеют твердо установленные сроки исполнения. Поскольку метод критического пути помогает идентифицировать работы, которые определяют дату завершения проекта, он также помогает наметить пути управления проектом.
Достаточно легко зациклиться на расписании и тратить все свое время на его обновление, ревизию и т. д. Применяемые сегодня программы для расписаний проектов следует рассматривать прежде всего как инструмент, и руководители проектов не должны становиться его рабами.
Кроме того, легко создать расписание, которое красиво выглядит на бумаге, но не работает на практике. Так получается, например, потому, что намеченные работы в нужный момент не обеспечиваются достаточными ресурсами. Если распределение ресурсов неправильное, любые расписания становятся почти бесполезными. К счастью, современные программы уделяют этому аспекту достаточно внимания, но мы оставляем рассмотрение их методик учебным пособиям и руководствам по эксплуатации программ. В этой книге мы должны просто понять, как сетевые программы помогают управлять проектом.
Я часто слышу, что содержание и приоритетные задачи в проектах меняются так часто, что не имеет смысла тратить время на определение критических путей. Здесь нужно подчеркнуть два момента. Во-первых, если содержание проекта изменяется слишком часто, это означает, что перспективному планированию было уделено недостаточно внимания. Содержание чаще всего меняется из-за того, что в проекте что-то было забыто изначально. Если проекту с самого начала уделять достаточно внимания, то обычно необходимость в ревизии его содержания снижается.
Во-вторых, если часто меняются приоритеты проекта, значит, управление им осуществляется недостаточно скоординированно. В принципе, любая организация стремится выполнить за счет имеющихся ресурсов как можно больше работы. У всех наc есть в жизни «список желаний» – того, чего хотелось бы достичь. Нередко мы вынуждены откладывать реализацию этих желаний, пока не появятся необходимое время и деньги или то и другое вместе. Это же относится и к организациям. Опыт показывает, что, когда люди работают одновременно над несколькими проектами, производительность их труда падает. Например, в одной известной компании обнаружили, что, когда перед сотрудниками перестали ставить множественные проекты, продуктивность людей возросла вдвое! Конечно, это очень важный момент.
Что дает нам метод критического пути в этом отношении? Зная критический путь проекта, вы можете определить влияние, оказываемое на проект изменениями в содержании и приоритетах. Вы будете понимать, какие компоненты работ пострадают больше всего и как нагнать потерянное время. Кроме того, ваши менеджеры будут принимать обоснованные решения, если вы точно опишете им возможные негативные эффекты от изменений в проекте. Одним словом, при правильном использовании метод критического пути может стать бесценным инструментом.
Определение терминов для сетевых диаграммРАБОТА: работа всегда требует времени и ресурсов. Примеры можно привести самые разные: работа с документацией, трудовые переговоры, управление машинами, время на установку и освоение приобретенных механизмов и их частей, а также другого оборудования.
КРИТИЧЕСКАЯ: критическая работа или событие являются такими составными частями проекта, которые должны быть завершены или приурочены к определенному времени. По ним не может быть никаких допусков или задержек.
КРИТИЧЕСКИЙ ПУТЬ: критический путь – это самый длинный отрезок в расписании и сетевой диаграмме, который определяет самый ранний срок завершения проекта.
СОБЫТИЯ: начальная точка и точка окончания работы или действия называются событиями. Событие – это определенная точка во времени. Графически события обычно изображаются кружками и могут иметь некие обозначения (словами, цифрами или элементами буквенно-цифрового кода).
ВАЖНЫЙ РУБЕЖ ИЛИ ВЕХА ПРОЕКТА: важный рубеж, или веха проекта, представляет собой точку во времени, совпадающую с важным событием для проекта. Обычно под этим понимается завершение важнейших фаз работы по проекту. Анализ проектов часто осуществляется по таким вехам.
СЕТИ: сетями обычно называют стрелочные диаграммы. Они графически изображают проект и взаимосвязь различных работ и действий по нему.
Создание стрелочной диаграммы
Как было отмечено в главе 7, иерархическая структура работ проекта (ИСР) должна готовиться раньше, чем расписание проекта. Мы также видели, что ИСР содержит от двух до двадцати уровней декомпозиции работ. Для того чтобы проиллюстрировать, как на основании ИСР готовится расписание проекта, рассмотрим простой пример с работой на участке, окружающем дом. ИСР по нему представлена на рис. 8.3.
Рис. 8.3. ИСР по проекту уборки участка
В случае данной ИСР целесообразно начать составлять расписание проекта с низшего уровня. Но так делается не всегда. Иногда работы разбивают до шестого уровня, но в расписание включаются те, которые заканчиваются пятым. Причина в том, что вы можете не успеть решить задачи шестого уровня в соответствии с расписанием, то есть не можете плотно управлять этим уровнем. Поэтому приходится составлять расписание до того уровня, который вы в состоянии надежно контролировать. Этот тезис основан на общем правиле: вы не должны планировать (или составлять расписание) более детально, чем можете охватить. Одни проекты, скажем ремонт мощных генераторов, расписываются обычно в часах, другие – в днях. А расписание некоторых больших строительных работ составляется до ближайшего месяца.
Слишком детализированное планирование расписания в целом нежелательно. Если вы ограничитесь «крупными мазками», ничего страшного. Один руководитель проекта рассказывал мне, что его команда хотела однажды составить расписание на 26 недель вперед. Он возразил, что такое расписание вряд ли когда-нибудь будет выполнено в установленные сроки и работы придется неоднократно переносить. По его мнению, многие полагают, что в 26-недельной задаче заложен большой потенциал безопасности, а это не так. На старте сотрудник думает: «Ничего страшного, впереди еще 26 недель. Начну работу завтра». А потом вдруг поймет, что слишком долго откладывал, и начнутся бурная деятельность и авралы. И вся работа окажется сдвинута на последнюю часть 26-недельного расписания.
Вот хорошее правило: ни одна задача расписания не должна занимать более 4–6 недель. Можно разбить 26-недельную работу на 5–6 субзадач. Такой метод обычно удерживает людей от бесконечных переносов работы на последние дни исполнения проекта.
Создать расписание можно двумя путями. Один из них – начать с конца проекта и двигаться к его началу. Второй – начать с начала и продвигаться к концу. Обычно легче начинать с начала.
В первую очередь нужно решить, что должно быть сделано сразу. Иногда можно одновременно начать выполнение нескольких задач. В этом случае вы просто изображаете их рядом и начинаете работать над ними. Обратите внимание на прогрессию в диаграмме на рис. 8.4. Иногда полная последовательность работы или действий может быть определена только в несколько этапов.
Рис. 8.4. Диаграмма уборки участка (метод «критического пути»)
Этот маленький пример явно может быть представлен тремя фазами: подготовкой, выполнением и уборкой. Подготовка включает в себя три задачи: собрать мусор, заправить газонокосилку и достать из кладовки электроножницы. Задачи по уборке включают в себя упаковку травы в мешки, связывание срезанных веток живой изгороди и вывоз мусора к мусоросборнику.
Составляя диаграмму расписания, я следовал правилу: сначала на диаграмме должно быть изображено то, что выполнимо логически, а затем учитываются ресурсные ограничения. Для проекта по уборке участка, если мне никто не помогает, параллельных путей нет. С другой стороны, если мне помогут домашние или молодой сосед, то возможны параллельные пути. Поэтому правило говорит, что необходимо составить расписание так, будто помощь в уборке участка возможна. Это особенно важно помнить в реальных рабочих условиях, иначе вам никогда не удастся правильно составить расписание проекта. Вы все время будете беспокоиться о том, кого можно привлечь к выполнению той или иной работы, и дело закончится параличом анализа.
Все значения в расписании важно указывать в одних и тех же единицах времени. Не смешивайте часы и минуты – составляйте расписание в минутах и только на последнем этапе переводите их в часы и минуты. В приведенном примере я составил все расписание в минутах.
Рекомендую вам нарисовать свою сетевую диаграмму на бумаге и только после тщательной проверки на логическую последовательность вводить ее в компьютерную программу, создающую расписание проекта. Если в диаграмме окажутся логические ошибки, то компьютер выдаст результат по принципу «мусор на входе – мусор на выходе». Но файл, подготовленный компьютером, будет выглядеть впечатляюще.
Следует помнить и о том, что обычно для сетевых диаграмм не существует единого решения. Кто-то может составить стрелочную диаграмму иначе, чем вы. В диаграмме могут быть части, которые должны выполняться в определенной последовательности, но в ней нередко есть место для маневра. Например, вы не можете доложить какие-то документы, пока не распечатаете их. Так что, если в диаграмме порядок действий отображен именно так, значит, в ней имеется ошибка. Вывод: для сетевых диаграмм не может быть только одного правильного решения, но диаграмма всегда будет ошибочной, если она нарушает логику.
Расписание работ по уборке участка может быть гораздо более сложным. Например, вы предусмотрите работы на дорожках перед домом и на заднем дворе; запланируете обрезку деревьев не только спереди, но и сзади и т. д. Но делать расписание слишком сложным нет необходимости. Обычно мы не стараемся понять во всех деталях, как будем работать. Вполне достаточно указать общее содержание работ.
Следующий шаг – определение количества времени на ту или иную работу. Эти оценки по каждой задаче должны опираться на имеющийся опыт и учитывать, сколько времени их решение занимало в прошлом. Помните, однако, что действуют они только в отношении того человека, который выполняет данную работу. Если моя 16-летняя дочь начнет косить газон газонокосилкой, это займет у нее, скорее всего, меньше времени, чем у моего сына, которому только двенадцать. В следующей главе мы увидим, как найти критический путь в расписании проекта, чтобы знать, сколько времени займет та или иная операция.
Резюме• Управление проектом не сводится к составлению расписания.
• Стрелочные диаграммы позволяют точнее оценить возможный негативный эффект от сбоя в проектах, чем диаграммы Гантта.
• Уровнем детализации расписания можно управлять.
• Не следует оставлять ни одной задачи расписания продолжительностью более 4–6 недель. Протяженные задачи разбивайте на субзадачи для достижения этого ориентира. Задачи в программном обеспечении и инженерных технологиях следует разбивать на еще более мелкие отрезки, не превышающие по продолжительности 1–3 недель.
Упражнение
Нарисуйте стрелочную диаграмму для ИСР (рис. 8.5). Одно из решений приводится в разделе «Ответы на вопросы».
Рис. 8.5. ИСР по уборке комнаты
Глава 9. Создание рабочего расписания проекта
После того как вы подготовили соответствующую сетевую диаграмму расписания проекта, в которой определена продолжительность всех работ, нужно определить, где в ней расположен самый длинный путь (отрезок), и понять, соответствует ли он дате завершения проекта. Поскольку этот самый длинный отрезок определяет минимальную продолжительность проекта, любые работы на нем вызовут смещение даты окончания всего предприятия. Поэтому этот путь называется критическим путем.
Расчет расписания проекта
Обычно расчет расписания проекта делает компьютер. Однако я уверен, что, пока вы не поймете, как осуществляются эти расчеты, вы не поймете и значение резервов времени, назначения более ранних и более поздних дат и т. д. Более того, вы рискуете стать жертвой механизма «мусор на входе – мусор на выходе». Поэтому я вкратце расскажу, как расчет расписания делается компьютером. (В большинстве программ компьютер сам переводит время в календарные даты, что не так легко сделать вручную.)
Первое: подумайте о том, что нам нужно знать о проекте. Если он начинается в некое время = 0, мы хотим знать, когда он может быть завершен. В живых и актуальных проектах нам всегда называют дату, к которой он должен быть закончен. То есть дату окончания проекта нам диктуют. Кроме того, начало проекта всегда имеет обременения: не готовы ресурсы, не написаны спецификации или к этому моменту еще не завершился другой проект. Так что составление расписания проекта обычно представляет собой попытку вместить работу между двумя точками во времени. Несмотря на это, мы все же хотим знать, сколько нужно времени до исполнения проекта. Если это время не вписывается в требуемые временные рамки, придется что-то делать с сокращением критического пути.
В самом простом варианте расчет сетевой диаграммы расписания проекта делается исходя из предположения, что продолжительность всех работ по проекту точно соответствует заданию. Однако их продолжительность зависит от уровня обеспеченности работ ресурсами, а если к моменту начала ресурсов в действительности будет не хватать, нереальны и даты решения задач, указанные в расписании.
Именно по этой причине расчет сетевой диаграммы расписания проекта должен осуществляться с учетом возможной ограниченности ресурсов. Другими словами, распределение ресурсов необходимо для того, чтобы понять, какое именно расписание проекта выполнимо! Неудачное определение ресурсов по проекту почти всегда приводит к невыполнимости расписания.
Таким образом, первым делом в расчете сетевой диаграммы расписания нужно определить критический путь и возможный объем некритических работ при идеальных условиях. Разумеется, идеальны условия, при которых проект обеспечен неограниченными ресурсами, поэтому первые расчеты сети расписания совершаются без учета возможных требований с точки зрения ресурсов. Этот метод описан в данной главе, а вопросы распределения ресурсов рассматриваются в руководствах по программному обеспечению подготовки расписаний.
Для расчета времени начала и окончания сети расписания проекта применяются только два правила: правило 1 и правило 2. Другие правила компьютерные программы могут применять сами. Обычно, это функция конкретной программы, поэтому не имеет отношения ко всем сетям.
ПРАВИЛО 1. Прежде чем начнется выполнение конкретной задачи или работы, все предшествующие работы должны быть завершены.
ПРАВИЛО 2. Стрелки обозначают логический порядок работ.
Расчеты расписания проиллюстрированы в диаграмме сети (рис. 9.1). Сначала внимательно посмотрим на квадратики в диаграмме. В каждом из них содержатся сокращения РС, ПС, РФ, ПФ и ПР.
РС – ранний старт;
ПС – поздний старт;
РФ – ранний финиш;
ПФ – поздний финиш;
ПР – продолжительность (выполнения работы или решения задачи).
Рис. 9.1. Сеть расписания, которая иллюстрирует принципы его расчета
Вычисления с направленностью вперед
Посмотрите на какую-нибудь отдельную работу, внесенную в сеть расписания, например уборку мусора на участке. Ее продолжительность 15 минут. Если предположить, что она начнется с временной точки 0, то может быть закончена через 15 минут. Значит, мы можем внести число 15 в ячейку, помеченную как РС.
Заправка бензином газонокосилки и культиватора для устранения сорняков занимает всего пять минут. Логика диаграммы говорит нам, что обе эти задачи должны быть выполнены до того, как мы начнем выпалывать сорняки, косить траву и убирать ее с дорожек. Уборка мусора занимает 15 минут, а заправка косилки и культиватора – только пять. Когда могут быть начаты следующие работы? Только тогда, когда закончится уборка мусора, потому что это самая продолжительная задача из первых работ.
Ранний финиш уборки мусора становится ранним стартом других работ. Всегда действует порядок: ранний финиш начальных работ становится ранним стартом работ последующих. То есть самый длинный отрезок первых работ определяет, как рано могут начаться следующие работы.
Следуя этому правилу, мы можем внести время раннего старта для каждой задачи (рис. 9.2). В результате узнаем, что для завершения всего проекта нам нужно 165 минут, если работы будут выполняться в соответствии с диаграммой сети расписания. Мы только что осуществили вычисления с направленностью вперед, чтобы определить по всем задачам их самые ранние стартовые точки. Компьютерные программы делают то же самое и в дополнение к этому переводят время в календарные дни.
Рис. 9.2. Сетевая диаграмма расписания с указанием ранних финишей
ПРАВИЛО. Когда две или более работ или задач предшествуют другой задаче, самое раннее время ее начала определяется наибольшей продолжительностью предшествующей работы.
ПРИМЕЧАНИЕ. Время, определенное для завершения проекта или наступления его последнего события, является временем самого раннего его финиша в рамках существующих норм рабочего времени. Если принять во внимание выходные, праздники и другие перерывы в расписании, дата окончания проекта может оказаться значительно более поздней, чем финиш проекта, предусмотренный только рабочим временем.
Вычисления с обратной направленностью
Расчет расписания по принципу обратной направленности определяет время самого позднего старта и самого позднего финиша для каждого отдельного компонента работы или задачи. Для этого необходимо решить, какова самая поздняя дата завершения проекта. По определению, мы не хотим, чтобы проект длился дольше времени его самого раннего возможного окончания. Растягивать его за этот предел неэффективно.
Нам также не нужно (по крайней мере, сейчас), чтобы проект завершился ранее самого раннего возможного срока его окончания, который высчитан в предыдущих шагах. Если мы хотим завершить проект раньше, придется заново составлять сетевую диаграмму расписания или сокращать сроки некоторых работ (например, направив на них большие ресурсы или повысив производительность труда). Сейчас примем, что все время работ по нашему проекту уборки участка составит 165 минут, и определим это как самый поздний срок окончания проекта.
Если до окончания операции по вывозу мусора должно пройти 165 минут, а сама операция занимает 45 минут, то каков самый поздний срок ее начала? Понятно, что если мы вычтем 45 из 165, то получим 120 минут, что и определяет самое позднее время начала этой операции. Действуя таким же образом, получаем самое позднее время начала упаковки травы в мешки 90 минут, а самое позднее время связывания подрезанных веток – 105 минут. Одно из этих чисел должно быть временем позднего финиша для каждой из предшествующих операций. Какое именно?
Предположим, мы остановимся на 105 минутах. Тогда расписание проекта подскажет нам, что упаковка травы в мешки может начаться самое позднее через 105 минут после начала проекта, поскольку последующие задачи могут решаться только по выполнении предыдущих. Если мы прибавим время, необходимое на упаковку, – 30 минут – к 105 минутам раннего старта, то закончим эту операцию через 135 минут после начала проекта, что больше тех 120 минут, которые были определены ранее. Таким образом, мы превысим срок исполнения проекта, который должен составлять 165 минут.
Следовательно, когда мы производим вычисления расписания по принципу обратной направленности, то самый поздний финиш для предыдущей задачи будет всегда наименьшим среди показателей позднего старта для последующих задач. (Проще говоря, всегда используйте наименьшие числа!)
Теперь посмотрите на сетевую диаграмму расписания, представленную на рис. 9.3. Обратите внимание, что некоторые операции выделены жирным шрифтом. Каждая такая операция имеет одинаковое время раннего старта / позднего старта и раннего финиша / позднего финиша. На этом пути нет резерва времени. По определению, трудовая операция или задача, для которой не предусмотрены временные резервы, называется критической. А вся цепочка таких операций, не имеющих временных резервов, именуется критическим путем (подразумевается, что в случае задержки любой операции на этом пути соответствующим образом изменится и дата окончания проекта). Все те пакеты работ, у которых различное время РС/ПС или РФ/ПФ, располагают определенным временным резервом. Например, в операции по уборке сорняков время раннего старта – 15 минут, а позднего – 60 минут. Таким образом, временной резерв составляет 45 минут.
Рис. 9.3. Сетевая диаграмма, показывающая «критический путь»
Окончательный вариант диаграммы сети расписания проекта показан на рис. 9.3. Обратите внимание, что некоторые операции имеют одинаковые показатели РФ и ПФ, так же как РС и ПС. Эти задачи располагаются на критическом пути. На рисунке 9.3 они выделены жирным шрифтом, чтобы наглядно показать их местоположение.
Работы и трудовые операции по проекту, которые находятся на критическом пути, не имеют запасов времени. Они должны быть завершены точно в соответствии с расписанием, или срок исполнения всего проекта превысит 165 минут. Зная, где именно в проекте проходит критический путь, менеджер проекта понимает, на чем конкретно должно быть сосредоточено его внимание. Другие задачи имеют временной лаг. Это не означает, что к их выполнению можно относиться легкомысленно, но они с меньшей вероятностью задержат весь проект, если при их решении возникнут трудности. Например, уборка проросшей на дорожках травы имеет РС 15 минут и ПС 75 минут. Разница между этими показателями составляет 60 минут, что является временным резервом для этой операции.
Что дает нам временной резерв? Как минимум мы знаем, что можем начать выполнение данной операции даже через 75 минут после начала проекта и все же успеем завершить его вовремя. Если вы поручили эту работу своему сыну, то в течение 60 минут он может смотреть телевизор и все равно исполнит задание в срок.
Помните, что все временные показатели – это только оценки. Это означает, что решение той или иной задачи может потребовать больше или меньше времени по сравнению с расписанием. До тех пор пока они выполняются в отрезок времени, отведенный для них расписанием, плюс временной резерв, весь проект может быть завершен в срок. Выполнение критических операций и задач, в которых не имеется временных резервов, следует организовывать таким образом, чтобы уложиться в расписание проекта. Обычно это делается за счет выравнивания ресурсов (или трудовых усилий) либо направлением большего их количества на проект, либо организацией сверхурочных работ.
Это не всегда возможно. Сверхурочные работы нередко приводят к ошибкам и переделкам, что, как правило, не позволяет продвигать проект быстрее, чем по нормальному расписанию. Более того, увеличение числа работников или коллективов, работающих над задачей, часто снижает конечные результаты. На каком-то этапе все участники начинают мешать друг другу, что замедляет, а не ускоряет движение вперед. Обратите внимание на то, что привлечение дополнительных трудовых ресурсов, в том числе и сверхурочные работы, должно использоваться только в случае серьезных проблем. Организовывать работы по проекту так, чтобы это требовало дополнительного рабочего времени, только ради выполнения расписания – не очень хорошая идея.
Еще один чрезвычайно важный момент: всех членов команды проекта следует поощрять к тому, чтобы они рассматривали временные резервы как страховку от неправильных оценок и непредвиденных проблем. Люди склонны затягивать начало выполнения задачи до последнего, а потом, когда возникают проблемы, не справляются со сроками своего пакета работ. Если для данной операции не предусмотрен временной резерв, а ее выполнение занимает больше времени, чем планировалось, это негативно скажется на сроках завершения всего проекта, поскольку, выйдя за пределы временного лага, эта операция попадает на критический путь! По существу, подлинным значением слова «критический» является то, что оно не предусматривает запаса времени. Критическая задача должна быть решена точно в отведенные сроки.
Как уже отмечалось, смысл создания диаграмм расписания проекта методом критического пути состоит в управлении проектом. Если управление не возникает, то создание расписания превращается в бесполезное упражнение. Вот несколько правил, которые я использовал в своей работе по управлению проектами.
• Старайтесь придерживаться расписания. Труднее догонять, чем с самого начала равномерно продвигаться к цели.
• Всегда имейте резервное время на случай непредвиденных проблем или неправильных оценок.
• Прилагайте все усилия к тому, чтобы критические операции и задачи выполнялись в соответствии с расписанием. Если какая-то операция или задача могут быть выполнены с опережением графика, добивайтесь этого! Затем переходите к следующей задаче.
• Избегайте соблазна доводить все до совершенства. Оставьте это следующему поколению производителей товаров и услуг. (Примечание: я не сказал, что можно выполнять свою работу спустя рукава или что вы не должны стремиться в ней к наилучшим результатам. Я сказал только, что не стоит поддаваться соблазну перфекционизма. Вы этого не добьетесь никогда.)
• Оценки сроков выполнения тех или иных операций или задач основаны на предположении, что ими будут заниматься конкретные люди. Если вовлекается еще кто-либо, может возникнуть необходимость в соответствующей коррекции сроков. Это в особенности относится к ситуации, когда профессиональная подготовка новичков ниже, чем запланировано в определении человеческих ресурсов.
• Я уже говорил в главе 7, но считаю нужным повторить: ни одна операция или задача в проекте не должна быть рассчитана более чем на 4–6 недель, иначе люди погружаются в ложное ощущение безопасности, откладывая работу и говоря себе: «Я всегда могу начать». Ко времени фактического начала работы они обнаруживают, что уже отстают на несколько дней и не могут закончить ее в соответствии с расписанием. Мы говорим, что они откладывают все усилия на последний отрезок установленного срока. Если выполнение задачи или операции требует более шести недель, полезно разделить их на несколько этапов, установив между ними при необходимости искусственные перерывы. В ходе этих перерывов целесообразно проанализировать достигнутый прогресс. Это позволит держать всю работу нацеленной на конечную цель.
• Если при выполнении своей работы люди не составляют сетевых расписаний, разъясните им их важность и покажите значение временных резервов. Лучше, если вы подготовите для них линейчатую диаграмму работ: ее читать гораздо проще, чем сетевую. Объясните коллегам, что если они выходят за рамки временных резервов по операции, то следующие этапы могут стать критическими, создавая большой стресс для тех сотрудников, которым предстоит их выполнять.
• Сократить сроки можно путем добавления ресурсов, уменьшения содержания, снижения качества работ, а также изменения процесса их выполнения. За исключением снижения качества работ, все эти пути вполне приемлемы. Уменьшение содержания работ, разумеется, должно быть оговорено с клиентом или заказчиком.
• Процесс разработки расписания проекта изначально предполагает, что в вашем распоряжении будут все запланированные ресурсы. Если вы одновременно со своим проектом направляете сотрудников на другие или планируете задействовать одного и того же человека на нескольких операциях, дело может кончиться перегрузкой людей. Современное программное обеспечение обычно предупреждает о подобных коллизиях и подсказывает выход из положения.
Перевод стрелочных диаграмм в линейчатые
Хотя стрелочные диаграммы и важны для правильного анализа взаимосвязи между отдельными работами и операциями в проекте, линейчатые диаграммы Гантта представляются мне более удобными. Подчиненные сразу понимают, когда им следует начать работу, а когда – закончить ее. Стрелочная (сетевая) диаграмма на рис. 9.3 изображена как линейчатая диаграмма на рис. 9.4. При этом мы пользуемся тем, что узнали о расписании проекта из анализа сетевой диаграммы.
Рис. 9.4. Линейчатая диаграмма расписания проекта по уборке участка
Обратите внимание на то, что критический путь на этой диаграмме представлен черными прямоугольниками. Белые прямоугольники пустые, возле них имеются линии, указывающие на временной резерв. Выполнение задачи может закончиться самое позднее в месте окончания линий.
Это удобно. Компьютерные программы позволяют создать линейчатые диаграммы, способные показать критический путь и временные лаги. Одно предупреждение: многие программы изображают критический путь на цветных мониторах красным. А стартовавшие работы или операции – зеленым или синим. При распечатке на черно-белых принтерах все строки выглядят черными, а это подразумевает, что все операции критические, и вводит в заблуждение людей, читающих диаграммы. Лучше придать разным строкам разные оттенки серого или пометить критические пути крестиками или другими знаками, чтобы избежать двусмысленности.
Обеспечение проекта ресурсами
Я уже говорил, что первый шаг в разработке расписания – предположение, что ресурсы неограниченны. Это самая благоприятная ситуация. Но если вы думаете, что проект может быть выполнен в срок, нужно проверить, насколько ваше предположение о неограниченных ресурсах соответствует реальности.
Скорее всего, вы сразу же увидите, что одни и те же люди выполняют в вашем расписании одновременно по две-три операции, что обычно невозможно. Такие перегрузки ресурсов можно разрешить с помощью компьютерных программ, если только речь не идет о совсем простых расписаниях. Здесь компьютерные технологии действительно помогают, однако, по имеющимся данным, мало кто реально использует их для выравнивания необходимых проекту ресурсов.
Посмотрите на расписание на рис. 9.5. Оно включает в себя всего четыре задачи. Две из них критические, а две имеют временные резервы. Для выполнения в течение трех недель задачи А необходимы два работника. Задачи Б и В требуют по одному работнику каждая. Однако когда подходит время для исполнения проекта, вы обнаруживаете, что у вас всего три работника. Как это произошло?
Рис. 9.5. Расписание с перегруженными ресурсами
Вполне вероятно, что для данного проекта не было возможности выделить более трех исполнителей. Но поскольку вы следовали правилу «параллельных задач», которые логически могут выполняться параллельно, вы неизбежно перегрузили своих сотрудников. Не исключено, что на момент составления расписания можно было задействовать четырех человек, однако впоследствии одного из них перевели на другой, приоритетный проект.
В любом случае это расписание не будет работать до тех пор, пока в него не внесут какие-либо изменения. Все возможные изменения располагаются в трех областях. Прежде всего следует уточнить, есть ли у какой-то из запланированных операций временной резерв, который позволяет задержать старт до получения необходимых ресурсов. Оказывается, что в данном случае это возможно (рис. 9.6).
Рис. 9.6. Расписание, в котором резервы времени используются для выравнивания ресурсов
Конечно, здесь это образцовое решение из учебника прекрасно работает. В реальной жизни все не так просто. Обратите внимание, что задача В имеет достаточный временной лаг, чтобы «подождать», пока закончится выполнение операции Б. Однако в обычной жизни нередко временной лаг операции В заканчивается до завершения операции Б. Кроме того, операция Г, скорее всего, потребует задействовать трех работников, а не двух. Это серьезно усложняет ситуацию (рис. 9.7).
Рис. 9.7. Расписание с недостаточным временным резервом по операции В для выравнивания ресурсов
Поскольку подобные ситуации в жизни встречаются весьма часто, мы должны быть готовы разрешать их. Есть еще два возможных источника помощи. Первый – функциональная связь между переменными:
Стоимость = f(x) (Результат, Сроки, Содержание).
Задайте себе вопрос, можно ли уменьшить содержание проекта, изменить сроки или понизить результат, то есть качество. Последнее обычно даже не обсуждается, но другие параметры подлежат рассмотрению. Например, иногда можно уменьшить содержание, и результат все равно останется приемлемым для заказчика. Разумеется, если привлечь к какой-то работе или операции другого человека хотя бы на короткое время, то вам не придется думать об уменьшении объема проекта. Выбирайте сами.
Вы спрашиваете менеджера, распоряжающегося ресурсами, может ли он дать вам дополнительного человека. Тот с грустью отвечает, что не может и даже подумывал забрать у вас одного из ваших троих. Каким-то образом вам удается убедить его не делать этого. Затем вы спрашиваете спонсора проекта, можно ли уменьшить его содержание. Ответ отрицательный.
Недопустимо и снижение качества. И вы не можете найти ни одного стороннего работника, которого можно было бы привлечь по контракту. Вы между Сциллой и Харибдой. Вы начинаете думать, не существует ли какого-то другого производственного процесса или трудовой операции, которые помогут вам выполнить работу. Например, если использовать для покраски поверхностей краскопульт вместо валика, задача решится гораздо быстрее.
Предположим, вы попробовали и это и снова ничего не получилось. Вы решаете: единственное, что осталось, – это отказаться от работы. Ведь вы никогда не хотели быть руководителем проекта. Подождите. Может быть, можно еще кое-что предпринять?
Вспомните, что я уже говорил. Вы используете все временные резервы, имеющиеся у операции В, и теперь она становится частью критического пути. Когда вы даете своей программе задание выровнять ресурсы, она требует данных о том, планируете ли вы расписание с учетом доступного для операции В временного лага. Если вы говорите «да», то, как только временной резерв по данной операции заканчивается, вы не сможете двигаться вперед. Это называется критическим по отношению ко времени выравниванием ресурсов, поскольку время – это суть вашего проекта. (И всегда является таковым!)
Однако предположим, что вы отвечаете «нет» на вопрос «Хотите ли выровнять ресурсы в пределах существующего временного лага?». В этом случае вы приказываете программе продолжить отодвигать начало выполнения операций до тех пор, пока ресурсы по проекту не станут достаточными, даже если это предполагает отдаление даты окончания проекта. (Это называется критическим выравниванием ресурсов.) Если вы попробуете сделать это на нашем расписании, то придете к решению, которое показано на рис. 9.8. Не так плохо, если только вы в состоянии переносить задержки.
Рис. 9.8. Расписание проекта с критическим выравниванием ресурсов
Однако в некоторых случаях задержки настолько вредны, что выглядят даже смешными. Ваш проект должен быть закончен в декабре текущего года. А компьютер показывает, что ему настолько не хватает ресурсов, что он может быть завершен только в конце 2019 года! Смешно! Какой толк от таких дальних планов?
Такой метод можно использовать для того, чтобы обратить внимание участников проекта на существующие проблемы. Он демонстрирует возможный негативный эффект недостаточности ресурсов и заставляет искать компромиссные решения, которые уже были описаны, при всеобщем понимании, что выполнение расписания проекта – высший приоритет. Я общался с одним человеком, который заявлял, что не верит в приоритетность расписаний, поскольку все они нереальны. Нереальное расписание, составленное на основе красивых вычислений, ничего не доказывает.
До некоторой степени это правда. Однако если вы хотите осознать ограничения, с которыми мы сталкиваемся при планировании проекта, нужно хотя бы с ними познакомиться. Каждый должен понимать, что оценки – всего лишь предположения. То же самое относится к прогнозам рынков и погоды, которые, как известно, не могут похвастаться блестящими результатами. Более того, как уже отмечалось, все работы и операции подвержены изменениям. Если вы не понимаете этого, то вместо работы управляющего проектом вам лучше присмотреть что-либо другое.
Важнейшим фактором распределения ресурсов проекта является правильный учет способности каждого человека выполнять свою работу. Инженеры в промышленности обычно исходят из того, что ни один работник не может уделять собственно работе больше 80 % своего рабочего времени. При восьмичасовом рабочем дне это 6,4 часа. С учетом здоровой предусмотрительности реально это шесть часов. 20 % потерянного рабочего времени распределяются на три фактора, называемых ЛУЗ[6]: Л – факторы личного порядка (любому работнику нужны перерывы, вызванные физиологическими причинами); У – фактор усталости (производительность труда людей снижается по мере накопления усталости); З – фактор задержек (люди теряют время в ожидании рекомендаций коллег, поставки комплектующих и деталей или указаний со стороны руководства).
Опыт показывает, что даже уровня в 80 % достигают только те, кто привязан к своему рабочему месту. Это относится прежде всего к людям, занятым физическим трудом, или тем, кто выполняет достаточно однообразные операции, например к сотрудникам страховых компаний, которые принимают заявления по страховым случаям (но даже они время от времени передвигаются по помещению). Что касается работников интеллектуального труда, нельзя ожидать, что они посвятят 80 % своего рабочего времени продуктивной работе. Этот показатель обычно ближе к 50 %, а то и ниже! В одной компании, занимающейся проектами, провели эксперимент, в ходе которого люди фиксировали свои занятия через каждые два часа в течение двух недель. В результате оказалось, что собственно работа над проектами составила только 25 % их рабочего времени. Остальное ушло на совещания, сопутствующие операции, старые проекты, которые были завершены прежде и теперь поступили для анализа к разрабатывавшим их работникам, составление бюджетов на следующий год, работу с заказчиками и так далее.
Большинство специальных компьютерных программ позволяют определить количество рабочих часов, необходимых для выполнения той или иной операции или задания, а также процентную долю рабочего дня исполнителя. Программа сама переводит эти оценки в календарную форму. То есть, например, если привлеченный на половину рабочего дня работник выполняет операцию, на которую необходимо 20 рабочих часов, то закончить ее он сможет только через неделю (или больше).
В управлении проектами особенно важно реально представлять себе возможности исполнителей. В противном случае ваши расписания будут даже хуже, чем бесполезными. Я говорю «хуже», потому что они будут короткими и ошибочными и только нанесут вред вашей компании. Тщательно изучите реальное время, которое сотрудники затрачивают на свою работу, и только после этого приступайте к расчету расписания. А если людям не нравится, что они много времени тратят на действия, не связанные с проектом, исключите необходимость таких действий.
Исполнителей нередко заставляют работать сверхурочно, чтобы выполнить всю работу по проекту, в которую в течение дня вклинивались различные отвлекающие моменты. Между тем исследования однозначно доказали: сверхурочная работа чрезвычайно негативно влияет на производительность. Так что это заведомо проигрышная тактика. Можно еще допустить небольшие переработки, но длительные и постоянные сверхурочные работы способны создать для компании серьезные проблемы.
Резюме• Начиная разработку расписания, исключите возможность ограничения проекта в ресурсах.
• Критический путь – самый длинный отрезок проекта, не имеющий временных резервов. Обратите внимание на то, что в некоторых проектах самые продолжительные операции или работы не являются критическими, поскольку имеют временной лаг.
• Никто не в состоянии обеспечить продуктивную работу на протяжении более 80 % продолжительности рабочего дня.
Упражнение
В диаграмме сети расписания рассчитайте ранние и поздние старты и финиши, а также временные резервы для некритических операций. Какие из этих операций формируют критический путь? Ответы – в разделе «Ответы на вопросы» в конце книги.
Рис. 9.9. Диаграмма сети расписания в качестве упражнения
Глава 10. Контроль и анализ проекта
Все шаги, описанные до сих пор, имели одну цель – контроль над проектом. Именно этого ожидают от управляющего проектом: он должен организовать управление ресурсами, выделенными компанией, таким образом, чтобы достичь желаемых результатов.
Однако слово «контроль» имеет два значения. Важно использовать именно то, которое соответствует сегодняшним реалиям. Одно из значений слова контроль подразумевает доминирование, осуществление властных или командных полномочий. Мы контролируем людей и события с помощью силы. Когда мы приказываем: «Прыгайте!» – люди только спрашивают: «Как высоко?» Во всяком случае, спрашивали раньше. Сегодня это уже не работает.
Я уже говорил, что руководитель проекта несет большую ответственность, но обладает небольшими полномочиями. Еще раз посмотрим на это и решим, составляет ли это проблему.
Я задавал один и тот же вопрос ряду высших руководителей корпоративного сектора (президентам и вице-президентам компаний):
– В ваших руках большая власть. Гарантирует ли она, что люди станут делать то, что вы считаете необходимым?
Ответ был неизменным: нет.
– Что же тогда может заставить их сделать то, что, по вашему мнению, должно быть сделано?
– В конечном счете только их собственное желание.
– В чем же тогда состоит ваша власть?
