Мозг освобожденный. Как предотвратить перегрузки и использовать свой потенциал на полную мощь Компернолле Тео

Если вы – современный руководитель или профессионал, то вряд ли сможете полностью избежать многозадачности. Способность к ней – часть вашей работы. Однако если вы проанализируете ситуации, когда вы работаете в многозадачном режиме, то с удивлением обнаружите: очень многие параллельные дела и вопросы, на которые вы отвлекаетесь, не являются такими уж важными и необходимыми. Постоянная проверка электронной почты – наихудший отвлекающий фактор, если только вы не страдаете зависимостью от ее еще более бесполезных собратьев: социальных медиа и новостных лент.

Правило № 1: Сведите многозадачность к минимуму.

Правило № 2: Отключайтесь, чтобы размышлять.

Правило № 3: Отключайтесь, чтобы отдыхать.

Как вы можете догадаться после прочтения главы о многозадачности, принцип оптимальной организации умственного труда предельно прост: свести к минимуму количество переключений между задачами. Это означает, что вы можете работать в многозадачном режиме, когда это необходимо. Однако вы должны правильно управлять своей работой и не позволять многозадачности вытеснять работу в однозадачном режиме.

Ваша цель – достичь оптимального уровня подключенности и многозадачности. Для 80 % людей это означает значительно сократить и то и другое. Вы должны обуздать многозадачность и посадить ее в клетку, или она убьет вашу интеллектуальную продуктивность. Как я объясню ниже, клеткой для этого опасного прожорливого зверя может стать так называемая последовательная пакетная обработка. Во-первых, она позволяет вам возвести вокруг важной работы надежную защиту «Не беспокоить», через которую не может проникнуть монстр электронной почты и другие мелкие помехи-«грызуны». Во-вторых, последовательная пакетная обработка позволяет вам собрать все рутинные и текущие дела в «пакеты» и, таким образом, выполнять их более эффективно.

Разумеется, это не означает, что вы должны тщательно планировать все и вся в своей жизни. Как раз наоборот. Когда вы начнете правильно распределять свое время и силы, быстро и эффективно выполнять самые важные задачи, у вас появится гораздо больше возможностей для творчества, полезного безделья, обучения, новых интересных занятий и развлечений.

Если вы считаете, что всего вышесказанного достаточно для начала активной борьбы с многозадачностью, то можете пропустить следующие два раздела о принципе Эйзенхауэра и принципе Парето и перейти прямо к разделу о последовательной пакетной обработке.

Однако же, по моему опыту, люди сталкиваются с большими трудностями, когда пытаются воплотить этот призыв в жизнь, – потому что им не хватает убедительной мотивации. Гораздо проще отказаться от нежелательного привычного поведения, когда вы четко знаете, что для вас действительно важно и хорошо.

Четкое понимание приоритетов – первое обязательное условие оптимальной организации умственного труда

Как я объяснил в главе о многозадачности, лучшее, что вы можете сделать с большинством задач, – это не помещать их в список дел, а открывать ежедневник и смотреть, когда вы можете к ним приступить. Если у вас нет времени на эти дела, отказывайтесь от их выполнения или меняйте «условия» задачи. Но еще до того, как откроете свой ежедневник, вы должны спросить у себя: «Должен ли я это делать, даже если у меня есть время?». Чтобы быстро ответить на этот вопрос, полезно использовать принцип Эйзенхауэра и даже развить у себя «рефлекс Эйзенхауэра»[26]. Этот принцип гласит: «Важное редко бывает срочным, а срочное редко бываем важным». Чтобы быть максимально эффективным, вы должны сосредоточиться на важных задачах и грамотно управлять срочными делами.

Большинство людей относятся к электронным письмам, как к важным и срочным делам. Многие даже отвечают на них в течение двух минут после получения{455}. Как избавиться от этой примитивной и совершенно контрпродуктивной привычки, рефлекса Павлова?

Этот принцип дает вам простую схему:

# 1 Важно и срочно: для достижения высокой эффективности такие дела должны занимать ±20 % всего времени.

Например: кризисы, горящие проекты, жалоба от важного клиента…

# 2 Важно, но не срочно: для достижения высокой эффективности такие дела должны занимать ±70 % вашего времени.

Например: подготовка к важным встречам, работа над важными проектами, планирование, установление важных отношений, разработка стратегий, реализация стратегических задач и т. д.

# 3 Не важно, но срочно: для достижения высокой эффективности такие дела должны занимать не более ±10 % вашего времени.

Например: обед с вашей командой, многие встречи, телефонные звонки, текущие рабочие вопросы…

# 4 Не важно и не срочно: для достижения высокой эффективности такие дела должны занимать не более ±1 % вашего времени.

Например: социальные медиа, серфинг в Интернете, 50–80 % электронной почты, уборка рабочего стола…

Потратьте по пять секунд на то, чтобы оценить каждую задачу в вашем списке дел и каждую запланированную встречу в соответствии с этой схемой. Вы можете использовать эту же схему, чтобы быстро рассортировать электронные письма по степени важности и удалить большинство из них. Вначале это будет занимать чуть больше времени, чем пять секунд, но с опытом этот навык станет естественным и очень быстрым.

Затем решите, что вы будете делать и когда. Когда вы начнете фильтровать все дела в зависимости от их важности, в конечном итоге вы будете тратить меньше времени и сил на то, что неважно, и станете гораздо более эффективным.

1. Важные и срочные дела делайте сразу.

2. Главный «объект» для вашей интеллектуальной продуктивности – важные, но не срочные дела. Вы должны сразу же наметить для них время в своем ежедневнике, чтобы поработать над ними сосредоточенно, не отвлекаясь. Если вы не внесете эти задачи в свое расписание, то в конце концов они превратятся в важные и срочные. Тогда вам придется выполнять их впопыхах, от чего пострадает качество работы.

3. Если задача не важная, но срочная – откажитесь от нее. Перепоручите ее человеку, для которого эта задача будет интересной, хоть и сложной. Или же выполните ее, завершив все важные дела.

4. Не тратьте силы на неважные и несрочные дела. Отправляйте их в корзину, игнорируйте. Или занимайтесь ими после важной работы, чтобы расслабиться. Как правило, такие пожиратели времени, как социальные медиа и электронная почта, отнимают у вас гораздо больше времени, чем вы планировали. Поэтому, если вы не можете ограничить это занятие 10 минутами, просто запретите себе отвлекаться на него, пока не закончите с важными делами.

Имейте в виду: чем меньше удовольствия вы получаете от работы (удовольствие – очень важная категория!), тем больше вы жаждете развлечений вне нее (развлечения – неважные дела). Поэтому прежде всего выполните упражнение «принцип Парето для удовольствия» (вы найдете его в следующем разделе), чтобы узнать, какие виды деятельности положительно влияют на вашу интеллектуальную продуктивность, а также на получаемое удовольствие.

Кстати, «встречи с самим собой», о которых я расскажу в разделе о пакетной обработке, надо рассматривать как важные дела. Если вы не будете заранее заносить их в свой ежедневник как важные встречи, то неважные дела полностью вытеснят их. И тогда у вас просто не останется на них времени. «Встречи с самим собой» – это дела, которые не заносят в список, но всегда заранее выделяют для них время в ежедневнике.

Чтобы применять принцип Эйзенхауэра с максимальной пользой, вы должны четко знать ответы на следующие вопросы:

• Каковы мои приоритеты – не только на работе, но и в жизни в целом?

• Какие виды деятельности удаются мне лучше всего и приносят наибольшее удовольствие?

Удивительно, но многие руководители и профессионалы, с которыми мне довелось работать, не знают ни своих жизненных приоритетов, ни что делает их счастливыми. Вы спросите, какое это имеет отношение к оптимальной организации умственного труда? Дело в том, что она строится на правильном выборе – причем не только в фундаментальных судьбоносных вопросах. Правильно выбрать небольшие повседневные дела, которые соответствуют нашим ключевым ценностям и приоритетам – тоже очень важно. Невозможно стать по-настоящему успешным и эффективным, если вы не знаете, чего хотите в жизни. Это настолько важно, что ВСЕ руководители и профессионалы, с которыми я работал, начинают с размышления о своих жизненных приоритетах.

Знание того, что нужно для счастья, поможет вам:

• гораздо лучше сбалансировать свою работу, личную и семейную жизнь;

• снизить уровень стресса, когда нужно сделать действительно важный выбор;

• не принимать поспешных решений, не обдумав их последствий;

• уменьшить нагрузку, отказываясь от дел, которые не соответствуют вашим приоритетам.

Ваши приоритеты задают направление, по которому вы хотите идти. Удовольствие заставляет вас нестись в этом направлении на всех парах. Когда приоритеты и то, что доставляет вам удовольствие, совпадают, вы получаете максимальные результаты. Иногда такой синергии не происходит, но в этом нет ничего плохого. Например, вы можете заниматься тем, что доставляет удовольствие, но не отвечает вашим приоритетам. Или же вы можете упорно трудиться ради достижения важных целей, но не получать от этого удовольствия. Такие ситуации вполне приемлемы на какое-то время. Хотя если их слишком затягивать, то результаты работы могут не принести вам удовлетворения.

Дальнейшее обсуждение этого чрезвычайно важного вопроса заставит нас слишком далеко отклониться от темы этой книги. Но по опыту я знаю, что многим людям не так-то просто понять, что им надо для счастья. Поэтому я разработал упражнение, которое поможет вам определиться со своими приоритетами и тем, что доставляет наибольшее удовольствие. Упражнение называется «Краеугольные камни счастья» (The cornerstones of happiness). Вы можете скачать его на сайте www.brainchains.org и выполнить как домашнее задание. Чтобы извлечь максимум пользы, лучше всего выполнять его вместе с женой (мужем) или партнером. Распечатайте по два экземпляра страниц с вопросами, ответьте на них, не советуясь друг с другом, а затем проведите выходные в приятном отеле, без детей, электронной почты и телефона. Здесь вы сможете сравнить и обсудить результаты и разработать совместные приоритеты для вашей семьи или пары.

Вдумчивое выполнение этого упражнения требует времени, поэтому выделите себе несколько часов, когда вы сможете спокойно и сосредоточенно поработать над ним, не отвлекаясь на посторонние дела. Потраченное время и силы окупятся с лихвой, потому что позволят вам избежать многих несчастливых дней в будущем.

Однажды я консультировал одного очень успешного менеджера из авиационной отрасли. Он заявил мне: «Моя философия такова: если у вас нет целей, вы никогда не проиграете». На первый взгляд, он придерживался очень гедонистического, адхократического подхода к жизни и с радостью хватался за любую неожиданную возможность. Думаю, каждому из нас нужна здоровая доля такого подхода, чтобы быть гибким и добавлять интереса и увлекательности своей жизни. Однако в ходе нашего общения я выяснил, что в отношении работы, личной и семейной жизни, детей, друзей и даже домашнего хозяйства у этого человека были очень четкие приоритеты, планы и цели. Впрочем, эти цели позволяли ему наслаждаться тем, что есть здесь и сейчас… и не помешали отказаться от весьма перспективного повышения по службе. После того, как мой клиент получил это заманчивое предложение, он вместе с женой выполнил упражнение «Краеугольные камни счастья». Результаты ясно показали, что повышение, на которое с радостью согласился бы каждый, шло вразрез с их семейными приоритетами и целями. Если бы мой клиент согласился на него, оно сделало бы его несчастным.

Четкое понимание того, какая деятельность приносит наибольшую отдачу, – второе обязательное условие оптимальной организации умственного труда

Когда вы составите представление о своих приоритетах в работе и личной жизни, надо будет определить, какие виды деятельности важны для вас и приносят наибольшую отдачу. В этом вам поможет принцип Парето[27]. Закон Парето гласит, что 20 % ваших усилий обеспечивают 80 % всех результатов. И наоборот, 80 % ваших усилий обеспечивают всего 20 % всех результатов. Не воспринимайте это знаменитое правило 20/80 буквально. Его суть вот в чем: чтобы получить максимальный результат, вы должны определить, какие виды деятельности создают максимальную стоимость и наиболее важны для достижения целей.

Проведите над собой эксперимент: всю следующую неделю попробуйте каждый вечер по дороге домой или после ужина выделять по пять минут на анализ того, что вы сделали за день. А затем решите, что из этого способствовало реализации ваших краткосрочных и долгосрочных целей и приоритетов. Если делать это регулярно, вы научитесь говорить «нет» второстепенным и бесполезным делам, перестанете тратить на них время.

Если вы перегружены работой, уделяйте по несколько секунд оценке каждой задачи, чтобы решить, относится ли она к тем 20 %, которые приносят наибольшую отдачу. Если да, выполните эту задачу в первую очередь или запланируйте для нее время в своем ежедневнике. Если нет, забудьте о ней, если только это дело не доставляет вам искреннее удовольствие (об этом мы поговорим чуть позже).

Например, социальные медиа – самый контрпродуктивный и навязчивый отвлекающий фактор. «Проверка соцсетей» не может принадлежать к 20 % дел первостепенной важности. Если для вас это приятное времяпрепровождение, выполните приведенное ниже упражнение «Принцип Парето применительно к удовольствию», чтобы разобраться, что дает вам это развлечение. Теперь обратимся к вашей электронной почте. 80 % получаемых вами сообщений – неважные или малополезные. Для многих людей 80 % их электронной почты – это вообще бесполезный мусор! Поэтому найдите способы свести к минимуму время и силы, которые вы расходуете на этот вид деятельности (советы по работе с электронной почтой см. ниже).

Если, овладев навыком мышления в духе Парето, вы хотите стать не просто эффективным, а сверхэффективным, попробуйте выполнить смелое упражнение Парето2 (Парето в квадрате) или безжалостное упражнение Парето3 (Парето в кубе) – они приведены ниже. Это поможет вам прийти к удивительным прозрениям насчет того, в чем фактически состоит суть вашей работы.

Начните с простого принципа Парето, согласно которому 20 % вашей деятельности обеспечивают 80 % результатов. Следующий шаг: возьмите эти 20 % видов деятельности и примените к ним принцип Парето второго порядка, согласно которому 4 % вашей деятельности (20 % от 20 %) генерируют 64 % всех результатов (80 % от 80 %). Это потребует от вас углубленного анализа и нестандартного мышления. Как консультант я знаю: многие менеджеры и даже руководители высшего звена бывают поражены тем, что они узнают из этого упражнения.

Затем, если вы достаточны смелы (или просто решили развлечься), примените принцип Парето3. Если 4 % вашей деятельности обеспечивают 64 % всех результатов, значит, 1 % ваших усилий генерирует 50 % результатов. Это звучит абсурдно, но доведение анализа до этой предельной точки поможет вам докопаться до сути вещей и по-новому взглянуть на свою работу. Разумеется, это не означает, что отныне вы должны ограничиться только этим 1 % деятельности. Просто впредь, когда вы будете решать, как распределить свои драгоценные, но ограниченные умственные ресурсы, вы сможете выбирать среди этих 1, 4 или 20 % ключевых задач, которые принесут вам максимальную отдачу.

Упражнение на применение закона Парето особенно полезно для перфекционистов. Ведь, как правило, они тратят 80 % своего времени на то, чтобы довести до совершенства последние 20 % своей работы. Но обычно для большинства задач вовсе не требуется совершенный результат. Разумеется, если вы работник ИT, то должны на 100 % выявить и устранить все ошибки в компьютерной программе. Если вы нейрохирург, то ваша цель – безукоризненно проведенная операция на головном мозге. Но такие случаи – скорее исключения, и велика вероятность, что ваша работа допускает 80 %-ный уровень совершенства.

После того как вы стали применять принцип Парето к своей работе, я предложил бы вам поразмыслить в том же духе и над удовольствиями. В конце концов, смысл жизни заключается не только в работе, успешной карьере и т. п. Да, у вас должны быть четкие цели и приоритеты, но вам также должно нравиться то, что вы делаете. Какой смысл в работе, если вы не получаете удовольствия от нее? Под удовольствием я подразумеваю не развлечение, а радость самореализации, удовлетворенность, ощущение полноты жизни и счастья.

Обычно вы испытываете удовольствие, когда вам удается справиться со сложными задачами, находящимися на грани ваших способностей. Или когда вы получаете новые профессиональные навыки, учитесь чему-то. Или когда делаете что-то по-настоящему значимое и полезное. Или когда помогаете другим людям. Подумайте, какие 20 % ваших усилий приносят вам 80 % всего удовольствия от работы, 4 % – больше 60 % удовольствия, а 1 % – больше 50 % удовольствия? Когда узнаете это, постарайтесь никогда не жертвовать приятной частью своей работы.

Ну и давайте же наконец поговорим о развлечениях в работе и жизни! Нет ничего плохого в деятельности, которая не приносит удовлетворения в долгосрочной перспективе, но зато вызывает поверхностное и недолговечное чувство веселья. Почему бы вам не поразмышлять несколько минут над тем, какие 20 % вашей деятельности на работе и за ее пределами – самые веселые и развлекательные для вас? Что придает радость вашей жизни? После того как «вычислите» эти 20 %, вполне можно позволить себе время от времени поразвлекаться.

Однако не тратьте слишком много времени на такие развлечения – особенно если они не приносят чувства подлинного удовольствия и счастья. Эффект таких развлечений очень краткосрочен. Они не создают у вас ощущения полноты жизни, как та деятельность, которая приносит вам настоящее удовольствие и позволяет подолгу чувствовать себя счастливым. Поэтому очень быстро вам требуется следующая «доза» развлечений. Кроме того, многие развлекательные виды деятельности вызывают привыкание, и вам постепенно нужно будет их все больше и больше, чтобы получить тот же «кайф». Самый яркий пример этого – нахождение онлайн. Вы должны строго ограничить время, которое проводите в Интернете. Если не сделаете этого, то онлайн-режим разрушит вашу интеллектуальную продуктивность, сделает вас зависимым и вытеснит из вашей жизни все важное, доставляющее вам подлинное удовольствие.

Любопытно, что большинство людей могут с легкостью применить принцип Парето и даже Парето в квадрате и в кубе к своей работе, но, когда я прошу пойти их еще дальше и поразмышлять в том же русле о своей жизни в целом, они теряются. Я проводил индивидуальные консультации у 100 руководителей и профессионалов. Я работал в группах с более чем 200 менеджерами в INSEAD[28]. Когда я задавал им «простой» вопрос: «Чего вы хотите достичь в своей жизни?», у многих не оказалось ответа. Чтобы помочь этим людям, я разработал специальный инструмент, описанный выше как упражнение «Краеугольные камни счастья». Когда вы узнаете, каковы ваши истинные жизненные приоритеты и что доставляет вам наибольшее удовольствие, вы можете применить принцип Парето к той части вашей жизни, что не связана с работой. Это ваша семья, саморазвитие, здоровье и благосостояние.

Узнав свои главные приоритеты и цели, вы можете сформулировать цели поменьше – на следующий период: месяц, неделю и день. Как уже говорилось выше, в идеале вы должны каждый вечер решать, что для вас важно сделать на следующий день, – и планировать для этого время. Такую процедуру можно проводить и в воскресенье вечером, составляя план на следующую неделю.

Разумеется, вам не нужно всю жизнь выполнять вышеописанные упражнения на применение принципов Эйзенхауэра и Парето! Эти упражнения обучающие, их нужно выполнять максимально вдумчиво и осознанно. Но когда вы поймете свои подлинные приоритеты, цели и начнете исходя из них строить свою профессиональную и личную жизнь, постепенно мышление в духе Эйзенхауэра и Парето станет для вас естественным и спонтанным. Возможно, вам придется снова выполнить эти упражнения – если обстоятельства вашей жизни вдруг резко изменятся или когда вам покажется, что вы потеряли свои приоритеты и снова стали гиперподключенным, многозадачным, хронически недосыпающим и малоэффективным.

Пакетная обработка как ключевое решение

Помните простой, но показательный эксперимент из первой части книги? Вы должны были написать слово МНОГОЗАДАЧНОСТЬ большими буквами, а затем присвоить каждой букве порядковый номер. Потом – сделать то же самое, только попеременно записывая буквы и цифры? Во втором случае выполнение этого задания заняло у вас на 50–100 % больше времени, чем в первом, когда вы использовали метод пакетной (последовательной) обработки.

Выполнение даже такой простой задачи в многозадачном режиме снизило вашу умственную продуктивность на 50 %. Не надо быть гением, чтобы понять, как вырастет ваша интеллектуальная продуктивность, если вы перестанете переключаться между более сложными интеллектуальными задачами.

В идеале, чтобы достичь максимальной интеллектуальной продуктивности и в полной мере реализовать свой умственный потенциал, вы должны полностью искоренить многозадачность. То есть приступать к новой задаче только после завершения предыдущей. Но для большинства руководителей и профессионалов достижение такого идеала невозможно. В определенной степени многозадачность даже может быть частью их должностных обязанностей. Но, когда вы поймете, насколько контрпродуктивна постоянная подключенность и частое переключение между задачами, вы можете исправить такое положение дел, используя метод пакетной обработки.

Прежде чем начать, вам нужно будет записать в своем ежедневнике большую часть задач и выделить под них конкретное время. Это позволит вам избежать нарушения сроков исполнения и цейтнотов. Как я уже объяснял в главе о многозадачности, она не только увеличивает время выполнения какого-то дела. Все становится гораздо хуже, если это дело – звено в цепи других заданий и от его результатов зависит работа людей, которые будут выполнять следующий этап работы. Тогда невыполнение задачи в срок нарушает работу всех остальных звеньев этой цепочки. Поэтому когда вас просят что-то сделать, вы должны сначала подумать, сколько времени займет у вас выполнение этой задачи. Возьмите за правило никогда не вносить новую задачу в список дел, а сразу же открывайте ежедневник и смотрите, есть ли у вас свободное время. Если времени нет, лучше откажитесь. Если задание вам дает начальник, опять же откройте ежедневник и проверьте, какие дела вы можете перенести на более поздний срок или перепоручить кому-то другому.

Когда вы ищете время в своем ежедневнике, постарайтесь не дробить задачу на мелкие части и выделяйте для нее такой промежуток времени, чтобы успеть выполнить ее с начала и до конца, или, по крайней мере, разделить ее на большие последовательные этапы. Так вы сможете добиться значительного прогресса и успеете сделать гораздо больше, чем если будете перепрыгивать с одного задания на другое.

Это необходимо сделать, чтобы систематически применять метод пакетной обработки. Такой метод – обязательное условие, если вы хотите добиться действительно высокой интеллектуальной продуктивности и особенно если ваша работа не носит рутинный характер. Последовательная пакетная обработка во много раз эффективнее параллельной многозадачности, при которой надо дробить задачи на мелкие части и постоянно переключаться между ними. Подробно об этом мы говорили в первой части книги. Все дело в особенностях работы нашего головного мозга и, в частности, в специфике переключения контекстов. Многозадачность приводит к значительным потерям времени, эффективности, концентрации, креативности и т. д.

Непрерывная сосредоточенная работа над одним делом в четыре раза эффективнее работы в режиме постоянного переключения между задачами – особенно если задачи сложные или если они относятся к разным областям. 30 минут непрерывной работы в 10 раз эффективнее, чем три раза по 10 минут, чередуемые с другими делами. Не забывайте: каждое переключение между задачами, каждый раз, когда вы отвлекаетесь, каждое маленькое постороннее дело ведет к потере интеллектуальной продуктивности.

Пакетная обработка: превращает поверхностного и рассеянного человека отвлекающегося (homo interruptus) обратно в высокопродуктивного человека разумного (homo sapiens).

Как мы увидим в этой главе, в первую очередь надо применить метод пакетной обработки к электронной почте. Сделать это следует не только по причинам, описанным в главе о многозадачности, но и вот почему. Каждый раз, чтобы открыть электронную почту, вам нужно проделать ряд небольших, но отнимающих время операций. А пакетная обработка почты позволит сократить количество таких операций и сэкономить время. Вы тратите еще больше времени, когда работаете с электронной почтой на телефоне. Ведь вам надо взять телефон, открыть программу электронной почты, иногда даже вести пароль, прокрутить список электронных писем, найти среди них нужное (в процессе этого открывая массу ненужных) и т. д. Работать с электронной почтой в текущем режиме непродуктивно, а делать это на телефоне еще хуже, чем на настольном компьютере.

Возражение, которое я слышу чаще всего: «Но там может быть очень срочное сообщение!» Это типичная реакция зависимого от постоянной подключенности человека, нерациональная реакция, отговорка. Это становится очевидным, когда я спрашиваю: «Сколько электронных писем из полученных на этой неделе нужно было прочитать немедленно, и действительно ли задержка на два-три часа могла бы вызвать реальную проблему?» В ответ я всегда слышу: «Ни одного». Когда я спрашиваю о количестве таких писем за последний месяц, я слышу тот же ответ.

Если люди все равно беспокоятся по этому поводу, я советую им использовать функцию автоответчика. Можно написать дружелюбное уведомление: объясните в нем свой метод работы с электронной почтой. Там же – укажите номер телефона, по которому надо звонить в случае действительно срочной необходимости. Некоторые люди специально покупают второй дешевый телефон для такой экстренной связи. Тем самым за небольшие деньги они обеспечивают себе душевное спокойствие. Главный недостаток такого телефона для экстренной связи – в том, что по нему обычно никто никогда не звонит. Это может нанести удар по вашему ощущению собственной значимости и незаменимости.

И напоследок. Поскольку ничто так не мотивирует людей, как достигнутые успехи{456}, метод пакетной обработки позволит вам получать большее удовольствие от работы. Ведь каждый раз, выполнив задачу, или важный этап задачи, или же пакет небольших задач (как в случае электронной почты), вы сможете поставить галочку «дело сделано» – и при этом испытать гораздо большее удовлетворение, чем от выполнения маленького фрагмента задачи. Если вы хотите получить еще больше удовольствия, устанавливайте себе вознаграждение за достигнутую цель. Запишите, чего вы хотите достичь в работе над конкретным «пакетом», и пообещайте себе награду, например чашечку кофе или чтение интересной статьи по завершении работы. Но ни в коем случае не связывайте вознаграждение с «экранной» активностью – такой как серфинг в Интернете, компьютерные игры или соцсети. Вы должны давать себе отдых от экранов по причинам, изложенным во второй части книги. Во время перерывов вы должны двигаться, ходить и бегать, даже если эта дистанция ограничивается несколькими лестничными пролетами. Помните о состоянии «тонического оцепенения», в которое может впадать ваш мозг под воздействием сильного стресса. Кроме того, если вознаграждение связано с Интернетом, вы всегда будете тратить на него гораздо больше времени, чем планировали.

• Непрерывная работа на одной задачей или логическими частями/этапами задачи

Первый вид пакетной обработки предназначен для сложных интеллектуальных задач, которые требуют максимальной отдачи от вашего мыслящего мозга. Это, например, написание важного отчета, обдумывание важногорешения, подготовка к важной встрече, чтение важного документа, изучение важного вопроса, подготовка важной презентации, ведение важного разговора и т. д. Самый эффективный подход – выполнить это дело за «один присест» с начала и до конца, сосредоточенно и не отвлекаясь на посторонние дела (самое главное – сосредоточенно!).

Размышление требует времени: отвоюйте себе это время.

Если задача слишком большая и выполнить ее за один раз не получится, разделите ее на логические части, рассчитанные примерно на 45 минут непрерывной работы. Лучше всего делить работу на отдельные главы, подзадачи, этапы и т. п., которые можно выполнить за один присест. Так вам не надо будет удерживать много информации во временной памяти. Когда выполните очередную часть задачи, не начинайте сразу же проверять электронную почту, а сделайте перерыв. Это позволит вашему архивирующему мозгу упорядочить важную информацию и перенести ее из временной памяти в долговременную (более подробно об этом см. в следующей главе). Вашему мозгу нужны такие перерывы, чтобы переварить и сохранить результаты своей работы. После этого вы можете приступить к следующей части этой задачи или к новому делу.

• Объединение связанных между собой задач в один пакет

Следующий способ пакетной обработки состоит в том, чтобы объединять задачи из одной области или связанные одной темой в общий пакет, и выделять для работы над таким пакетом непрерывный отрезок времени. Но помните: чем меньше связаны между собой задачи, тем дольше происходят переключения между ними, тем больше устает ваш мозг и тем выше уровень стресса. Вы забываете больше вещей и совершаете больше ошибок. Работа с электронной почтой – яркий пример набора задач, которые часто никак не связаны между собой. Несмотря на это, пакетная обработка электронной почты эффективнее, чем работа с ней в текущем режиме. Старайтесь разграничивать рабочие и домашние дела, поскольку они относятся к разным областям. Если будете смешивать их, серьезные ошибки практически неизбежны (помните о забытых в машинах детях).

• Объединение в один пакет не связанных между собой задач, таких как работа с электронными письмами или рутинные дела

Третий способ пакетной обработки – объединять разного рода небольшие задачи (чаще всего это работа с электронными письмами) в один большой блок, рассчитанный на 30, максимум 45 минут работы. Выполнять их надо в один заход, пока ваш мозг и ваш компьютер находятся в рабочем режиме. После того, как поработаете с таким пакетом разрозненных задач 30–45 минут, обязательно сделайте перерыв и перекусите (здоровой пищей), чтобы восстановить силы – в первую очередь ментальные. Или же планируйте выполнение такой работы перед обеденным перерывом. Как я объяснял в главе о силе воли и усталости от принятия решений, каждое решение требует определенных затрат ментальных сил, и эти затраты обладают кумулятивным эффектом. То есть множество небольших решений, которые вы принимаете при работе с электронной почтой (даже таких простых, как удалить сообщение или нет), съедают столько же энергии вашего мозга, как и принятие одного важного решения. Кроме того, после 30–45 минут работы в реактивном режиме мозгу нужен перерыв, чтобы вновь переключиться на проактивный режим и приступить к важной работе, встрече или разговору.

Стоит применять метод пакетной обработки и к рутинным рабочим задачам. Нам всем приходится заниматься делами, которые нам не нравятся. Прежде всего, подумайте, кому вы могли бы делегировать эти дела. В идеале порученные задачи должны быть для этого человека новыми и достаточно сложными, чтобы вызвать у него интерес. Вы можете попробовать поменяться работой со своим коллегой, которому нравится делать то, что не нравится делать вам, и наоборот. Когда у нас нет возможности избежать нелюбимых дел, мы склонны откладывать их на потом – потому что, как правило, они несрочные. Но знание, что на нас висит длинный список таких дел, тяготит нас. А откладывание их выполнения приводит к тому, что эти дела становятся срочными и начинают мешать важной работе. Поэтому я рекомендую вам объединять все «дерьмовые дела» (ДД) в «дерьмовые пакеты дел», как выражался один из моих клиентов, топ-менеджер. Заранее планируйте для них время в своем ежедневнике – например, один час в неделю. Если вы используете сетевой планировщик встреч, назовите это «встречей с ДД», чтобы никто не планировал дел с вами на это время.

У такого подхода есть ряд преимуществ. Когда на вас сваливается рутинная работа, которой вы не можете избежать, во-первых, не надо ругаться, страдать и переживать – просто откройте свой ежедневник и занесите эту работу в «пакет ДД». Уже одно это позволит вам почувствовать себя намного лучше. Во-вторых, вы сможете временно выбросить мысли о неприятном деле из головы, поскольку знаете, что сделаете эту работу в свое время. В-третьих, когда начнете расправляться с «ДД-пакетами», относитесь к этой работе как к своего рода «расчистке». Ваш мозг переключится в определенный режим, и вы справитесь с рутинной работой гораздо эффективнее. Чем заниматься ДД понемногу каждый день, гораздо быстрее разгребать их все разом, за один заход. Тогда мелкие, но неприятные дела не будут накапливаться и мешать более важной работе. В-четвертых, когда вы выполняете сразу целый пакет ДД за раз, у вас возникает ощущение, будто вы сделали генеральную уборку, и наступает чувство невероятного облегчения. Разумеется, то же самое верно и в отношении пакетной обработки электронной почты.

• Пакетная обработка работы, которую вы берете на дом

Предположим, что вам удалось высвободить массу времени благодаря разрушению четырех оков мозга, которые тормозили вашу интеллектуальную продуктивность. Но все равно после целого дня в офисе вам приходится работать еще и дома. В таком случае отводите под работу, которую берете на дом, специальное время, и делайте ее всю одним блоком. Постоянной подключенностью дома вы портите семейную жизнь и подаете плохой пример своим детям. Если они находятся в подростковом возрасте, перечитайте главу о гиперподключенности подростков и подумайте, как вы можете помочь им избежать этой зависимости и сопряженных с ней проблем. Покажите им правильный пример: выделите под рабочие дела строго определенное время, а не находитесь все время в состоянии частичного присутствия-отсутствия. Попросите домочадцев не беспокоить вас в это время. А когда разделаетесь с делами, полностью отключитесь от работы и посвятите все свободное время полноценному общению с семьей.

Если дома вы постоянно находитесь на связи и решаете рабочие вопросы, значит, вы – образец низкоэффективного работника умственного труда (см. главу об электронной почте во второй части книги). Кроме того, тем самым вы показываете, что семья для вас менее важна, чем все, что происходит в вашем телефоне, а это самый ужасный вид фаббинга (то есть оскорбительного поведения, когда во время общения вы уделяете больше внимания своему телефону, чем другому человеку). Очень скоро вся ваша семья последует вашему примеру и начнет уходить в виртуальный мир чаще, чем взаимодействовать с реальным. И помните: когда речь идет о развитии детей и ваших отношений с ними, почтальон никогда не звонит дважды.

Разумеется, под такие пакеты задач необходимо заранее отводить время в своем ежедневнике. Скорее всего, вы пользуетесь внутрикорпоративной сетевой программой-календарем, где каждый может запланировать с вами встречу на любое время и нарушить ваши планы по пакетной обработке. Чтобы этого не произошло, называйте работу над пакетами задач «встречами», и планируйте для них отрезки времени на весь оставшийся год. Многие мои клиенты называют их встречами «ССС» – «совещаниями с самим собой». Один менеджер по управлению качеством называл их «КПВ» – «качественным персональным временем». Кто-то использует шифровку «ВП» – «время подумать», а один топ-менеджер, о котором я упоминал выше, называл их «встречами с ДД».

Многие профессионалы и даже топ-менеджеры жалуются мне, что условия работы и культура в их компаниях не позволяют уменьшить многозадачность. Как правило, это, мягко говоря, полный вздор. Действительно, некоторая многозадачность неизбежна, это часть вашей работы. Однако в большинстве случаев многозадачность не так уж необходима и неизбежна, от нее можно избавиться благодаря самодисциплине, методу пакетной обработки и творческому подходу к работе.

Топ-менеджер одной международной компании пытался реализовать на практике рекомендацию выполнять важную интеллектуальную работу с утра, до чтения электронной почты. В это время его голова не забита текущими вопросами и он может сосредоточиться на важных делах. Поскольку этот топ-менеджер не мог игнорировать электронные письма от генерального и финансового директоров, он решил пометить их послания красным цветом. Однако когда он заходил в почту, чтобы прочитать их, то не мог удержаться от чтения других сообщений. В конце концов он решил эту проблему, задействовав функцию сортировки входящих сообщений. Теперь компьютер автоматически перемещал все входящие письма, за исключением писем от генерального и финансового директоров, в папку «Входящие-2». Теперь, открывая утром почту, топ-менеджер сразу видел только сообщения от руководства. Быстрая проверка этих писем по принципу Эйзенхауэра позволяла решить, какие из них требовали срочного ответа, а какие можно было отложить на несколько часов и обработать вместе с другими посланиями. Таким образом, этот человек успешно перешел на метод пакетной обработки электронной почты.

Полноценные перерывы между пакетами задач – не роскошь, а необходимость

Я искренне надеюсь, что все написанное мной о важности регулярных перерывов для вашей интеллектуальной продуктивности было достаточно аргументированным. Хочу верить, что убедил вас включить систематические перерывы в свое рабочее расписание.

Полноценные длинные перерывы между задачами важны по нескольким причинам. Во-первых, они позволяют нашему архивирующему мозгу упорядочить и сохранить в памяти информацию о предыдущей задаче и подготовиться к новой. Во-вторых, во время перерывов восстанавливаются энергетические запасы мозга. В-третьих, самое главное, такой отдых нужен, чтобы мозг осуществил трудоемкую процедуру переключения контекстов. Отдых абсолютно необходим, если задачи относятся к разным областям – особенно если вам нужно переключиться с размышлений о людях на размышления о вещах. Не проводите две встречи подряд без полноценного перерыва между ними. И ни в коем случае не заполняйте этот перерыв проверкой электронной почты. Никогда не планируйте непрерывную череду встреч или совещаний. Объясняйте своему руководителю, организатору встречи, другим ее участникам или членам вашей команды, почему этого делать нельзя.

В-четвертых, регулярные перерывы очень полезны для здоровья, особенно если вы встаете из-за рабочего стола и двигаетесь. Так что эти промежутки отдыха – не потеря времени, а «инвестиция» в улучшение вашей умственной работоспособности и здоровья.

Если вы не привыкли делать перерывы, возможно, вам придется прибегнуть к некоторым хитростям: например, включить перерывы в свой электронный ежедневник и поставить звуковое уведомление. Если у вас запланированы одна за другой две встречи, установите таймер, чтобы завершить первые переговоры вовремя и успеть отдохнуть перед следующими.

Очень эффективный способ – найти коллегу, готового присоединиться к вашему методу работы. Тогда вы будете напоминать друг другу об обязательных перерывах.

Есть еще один необычный способ, который я обнаружил, – использовать курильщиков. Никотиновая зависимость заставляет курильщиков делать регулярные перерывы. Это единственный плюс вредной привычки. Некурящие (надеюсь, вы относитесь к этой категории разумных людей) могут обратить это себе на пользу, попросив курящих коллег каждый раз звать их с собой на перерыв (но, разумеется, не курить вместе с ними).

Конечно, расписание ваших коллег-приятелей не всегда будет совпадать с вашим, но не идеальные по времени перерывы – это лучше, чем их полное отсутствие.

Самый важный разрушитель оков: приручите монстра электронной почты

Пожалуйста, имейте в виду, что я не специалист по управлению временем или по управлению электронной почтой. Стратегии и тактики, которые я описываю в этой главе, – результат обсуждений с участниками моих лекций и семинаров по стресс-менеджменту, управлению изменениями и способам повышения интеллектуальной продуктивности. Многие из этих идей «протестировали» мои клиенты, которые обращались ко мне за консультациями по разным причинам – начиная от необходимости преодолеть психическое истощение до потребности в развитии лидерских навыков. Показательно, что при обсуждении вопросов, связанных с управлением самим собой и другими людьми, многие очень успешные и высокопоставленные люди называли электронную почту серьезным препятствием на пути к повышению эффективности.

Надеюсь, вы уже поняли: большая часть того, что вы делаете в режиме постоянной подключенности, – это неэффективно, не важно, не срочно или вообще ненужно. Поэтому вы должны избавиться от этих вредных привычек, которые растрачивают ваши драгоценные умственные ресурсы. Сделать это не так-то просто, хотя долгосрочное вознаграждение велико. А в краткосрочной перспективе это может не упростить, а наоборот, усложнить вам жизнь. Кроме того, если у вас развилась зависимость от постоянной подключенности, вам будет очень трудно отказаться от краткосрочных вознаграждений. Вот почему прежде всего вам нужно понять, что электронная почта полезна только для обмена информацией и совсем не эффективна для коммуникации и обмена мнениями.

Прежде чем приступить к обузданию своего электронного Франкенштейна, вам следует проверить, нет ли у вас зависимости. Выполните тест, приведенный в главе об электронной почте (во второй части этой книги). Если вы зависимы от постоянной подключенности, вам будет очень трудно измениться и вернуться к высокой интеллектуальной продуктивности. Вы будете придумывать массу оправданий и причин, почему вы не можете работать по-другому. Но, как скажут вам члены организации «Анонимные алкоголики», признание своей зависимости – первый шаг на пути к изменению. Второй шаг – прочитать следующую главу об изменении привычек.

По причинам, детально изложенным во второй части этой книги, постоянное переключение между электронной почтой и другими делами – самый неэффективный способ делать то и другое. Причем больше всего страдают важные дела. Когда вы находитесь в состоянии частичного присутствия-отсутствия, вы не можете полностью сосредоточиться на выполняемой задаче или на предмете разговора. Это заметно снижает качество и продуктивность вашего мышления и коммуникации. Так бывает не только в случаях, когда вы прерываете разговор или важную работу, чтобы «по-быстрому отправить несколько писем», но и когда вы занимаетесь электронной почтой непосредственно перед выполнением важной работы, перед ответственными встречами и разговорами.

Вас может это удивить, но второй жертвой многозадачности становится работа с самой электронной почтой. Работать с ней урывками, особенно на смартфоне, – самый неэффективный и трудоемкий способ это делать.

Как было сказано во второй части книги, главный недостаток электронной почты – в том, что она была создана не для двусторонней коммуникации, а для одностороннего распространения информации. Она абсолютно неэффективна как средство быстрой связи, но многие люди почему-то пытаются использовать ее как раз для этой цели, отвечая (и ожидая ответа) на сообщения в течение двух минут. В одной крупной компании 70 % электронных писем получают ответы в течение шести (!) секунд. Это не только в высшей степени контрпродуктивно, но и глупо. Это означает, что люди каждые несколько минут отрываютя от своих дел, чтобы проверить почтовый ящик и ответить на письма. Тем самым они на корню разрушают свою интеллектуальную продуктивность.

В не очень старые добрые времена, когда Интернет еще не был вездесущим и когда члены семьи еще бунтовали против постоянной подключенности своих близких, многие руководители и профессионалы возвращались из поездок или отпусков и находили в своих электронных ящиках сотни непрочитанных писем. Они садились за компьютер и за два-три часа, а то и меньше, если использовали метод обработки мини-пакетов (подробнее об этом – ниже), успешно разгребали эти завалы.

Если вы работаете с потоком электронных писем в текущем режиме, читая и отвечая на них по мере поступления, эта работа занимает у вас в четыре раза больше времени. Особенно если вы делаете это на телефоне. У вас действительно так много лишнего времени?

Возможность сэкономить эти часы – одно из огромных преимуществ пакетной обработки почты.

В идеале вы должны не только работать с электронной почтой методом пакетной обработки, но и ограничить ее продолжительность. Как это сделать? Первый и самый важный шаг – составить жесткий график работы с электронной почтой. Четырех раз в день обычно достаточно. Запланируйте это время в сетевом электронном ежедневнике, чтобы никто из сотрудников не мог назначить вам встречу на это время. Если вы соблюдаете график и лимиты времени, можно работать с почтой и пять раз в день – здесь нет строгих правил. Поэкспериментируйте, чтобы найти собственное, оптимальное для вас решение. Любопытно, что многие люди, которые перешли от работы с электронной почтой в текущем режиме к пакетной обработке четыре раза в день, обнаружили: на самом деле бывает достаточно трех и даже двух раз в день.

Чтобы ограничить время работы, включайте таймер. И когда раздается звуковой сигнал, немедленно закрывайте программу электронной почты – даже если вы не успели разобраться со всеми письмами. С одной стороны, вы обнаружите, что в этом нет ничего страшного, а с другой стороны – это заставит вас работать на повышение собственной эффективности. Чтобы работать с электронной почтой быстрее, используйте советы и приемы из этой главы.

Когда речь идет о переходе на пакетную обработку – касается ли это электронной почты или любой другой интеллектуальной работы – обязательным условием становится жесткий и даже безжалостный подход. Не бойтесь впадать в крайности. Даже если электронное письмо важное, то с вероятностью 90 % оно не срочное. А если дело действительно срочное, люди найдут вас по телефону. Если контрпродуктивные приемы работы с электронной почтой, принятые в вашей компании, идут вразрез с методом пакетной обработки, вы можете закамуфлировать его. Придумайте ему вымышленное название типа «встречи с ДД» – о чем мы говорили выше. Можно использовать и функцию автоответчика на письма. Запишите максимально дружелюбное уведомление, что сейчас вы заняты и сможете приступить к работе с почтой только через несколько часов. Не забудьте указать номер телефона, по которому с вами можно связаться в случае действительно неотложных дел. Хороший способ обеспечить себе душевное спокойствие, о котором мы тоже говорили выше, – завести второй телефон специально для экстренной связи и всегда держать его включенным.

Резкий отказ от наркотиков на сленге наркоманов называется «завязать» или, более образно, «стать холодной индейкой» (go cold turkey). Это самый быстрый и, возможно, лучший способ избавиться от зависимости от электронной почты. Главное – преодолеть начальную стадию с ее «ломкой» – зашкаливающим уровнем тревожности и т. п. Если вы не можете резко ограничить свою подключенность, делайте это постепенно. Проверяйте, на что вы способны. Начните ходить в туалет, к кофемашине или к кулеру без телефона. Затем берите с собой на обеденный перерыв только телефон для экстренной связи. Если не можете сделать даже этого, значит, вы – настоящий наркоман. И если хотите вернуться не только к высокому уровню интеллектуальной продуктивности, но и к реальной жизни, вам надо обратиться за профессиональной помощью.

Когда научитесь находиться в режиме офлайн от пяти минут до получаса без чувства тревоги, постепенно увеличивайте это время. Если необходимо, делайте это маленькими шажками. Даже если вы будете увеличивать это время всего на две минуты в неделю, в конце концов вы достигнете минимальной цели: полчаса подключен/полчаса отключен. Когда вы достигнете этой цели, значительно увеличится и ваша интеллектуальная продуктивность. Она вдохновит вас и дальше ограничивать время, которое вы проводите в режиме подключенности.

Во время работы с электронной почтой приучите себя заниматься только этим и ничем другим. Лучше работать на настольном компьютере с большим экраном. На нем можно удобно развернуть электронные письма, необходимые программы и документы (электронный ежедневник, список контактов, папки с документами, график подготовки проекта и т. д.). Тогда ваш мыслящий мозг переключится в режим работы с электронной почтой, и вы будете поражены, с каким огромным количеством писем вы сможете разобраться всего за 30 минут. Пакетная обработка почты дает вам выигрыш во времени в 25–50 %, а также дополнительные бонусы: более высокое качество ваших ответов, меньшее количество ошибок, низкий уровень стресса и, самое главное, – повышение продуктивности и качества умственного труда. Если ваша компания отказывается обеспечить вас большим компьютерным экраном, купите его сами. Это того стоит.

Телекоммуникационные компании и производители смартфонов пытаются убедить вас, что с электронной почтой удобно работать по телефону. Это чушь собачья (заметьте, я стараюсь быть вежливым). Это неудобно и утомительно делать даже на планшете, где половину экрана занимает клавиатура. Сравните свой крошечный телефон с настольным компьютером, у которого хороший большой экран и эргономичная клавиатура. Использовать телефон или планшет для работы с почтой можно только в крайних случаях.

Если в вашем ящике скопилось много писем, которые надо обработать, ни в коем случае не пытайтесь разбираться с ними по очереди, одно за другим. Ваша почтовая программа по умолчанию сортирует входящие письма по мере поступления. Если вы начнете обрабатывать письма начиная с последних, то можете пропустить важную информацию в более ранних письмах. Если же вы начнете с обработки ранних писем, то будете делать ненужную работу, отвечая на вопросы и запросы, на которые кто-то уже ответил до вас. Вы будете удивлены, насколько ускорится процесс обработки почты, если вы будете делать это на основе «подпакетов» или «мини-пакетов». В программе MS Outlook на панели инструментов есть кнопка «Организовать». Она позволяет упорядочить почту по теме или по любому другому удобному для вас критерию.

Как правило, чтобы быстро разобраться с большим объемом электронной почты, достаточно рассортировать ее два раза. Например, сначала вы сортируете письма по отправителям и быстро просматриваете их на предмет того, нет ли среди них сообщений от действительно важных людей или организаций. Если находите такие, то обрабатываете их в первую очередь, не глядя на остальные. Следующий шаг: вы сортируете письма по темам, быстро просматриваете и отвечаете только на действительно важные (помните о принципе Эйзенхауэра).

Затем приступайте к обработке остальных писем – но также на основе подпакетов. Используя функцию предварительного просмотра, вы можете быстро составить представление о том, чему посвящен этот конкретный мини-пакет. Так вы сможете сохранять, удалять или отвечать сразу на десять писем зараз.

Разумеется, эффективнее и быстрее работать с электронной почтой на стационарном компьютере с большом экраном, где вы можете найти и развернуть всю необходимую информацию, а не на смехотворном микроэкране вашего смартфона, на котором невозможно развернуть целиком даже одно письмо.

Некоторые люди предпочитают архивировать электронные письма в разных папках или помечать их разными ярлыками. И я до недавнего времени так делал. Но потом понял, что это пустая трата времени, если есть отличный поисковый инструмент. Поскольку даже в последней версии MS Office функция поиска оставляет желать лучшего, я использую программу для поиска информации на жестком диске X1 (также хорошая альтернатива – поисковик Copernic). Теперь я сохраняю все письма в одной архивной папке, а те немногие, на которые не могу ответить немедленно, помечаю флажками. При запуске моя программа электронной почты автоматически открывает список этих помеченных писем (см. об этом ниже).

Внимание: когда вы применяете метод пакетной обработки электронной почты, не переходите по интернет-ссылкам, которые содержатся в сообщениях, – особенно в период «цифровой детоксикации». Вам будет очень трудно устоять перед соблазном начать серфинговать по Интернету, жертвуя сосредоточенной работой.

Если сейчас вы спрашиваете: «Почему нельзя заниматься электронной почтой во время перерывов, которые выдаются в течение дня?», значит, вы читали эту книгу с электронным гаджетом в руках. Или параллельно занимались другими делами. Или же сразу же перескочили к третьей части, пропустив первые две. Подробный ответ на этот вопрос был дан в главе об электронной почте во второй части моей книги.

Позвольте мне еще раз вкратце изложить основные причины, почему вы должны заниматься электронной почтой в строго отведенное время, а не делать это в каждую свободную минуту.

Микроперерывы, которые многие люди считают «потерянным временем», на самом деле нужны вашему мозгу (и телу), чтобы отдохнуть и восстановить силы (см. раздел о периодическом стрессе во второй части книги). Вы должны использовать эти драгоценные моменты, чтобы расслабиться, а не для того, чтобы подвергать себя очередному низкому уровню стресса, который вызывает работа с электронной почтой.

«Потерянное» время позволяет вашему мыслящему мозгу побездельничать между двумя важными встречами. За это время ваш архивирующий мозг получает шанс переварить информацию, полученную на предыдущей встрече, и подготовиться к следующей.

В «потерянное» время ваш архивирующий мозг может поработать с долговременной памятью, найти нужную информацию, поиграть с ассоциативными связями и подготовить почву для творческих решений.

«Потерянное» время, когда вы едете в лифте в свой офис или в офис клиента, прекрасно подходит не только для отдыха вашего мыслящего мозга, но и для того, чтобы вы могли поздороваться с людьми вокруг вас. Почему бы не завести микробеседу? Почему бы не познакомиться с человеком, который может ехать на ту же встречу? Ведь после короткого дружеского общения у него сложится о вас гораздо лучшее впечатление.

«Потерянное» время ожидания перед встречей – прекрасное время для легких светских разговоров. «Что?! Заниматься пустой болтовней вместо того, чтобы написать пару важных электронных писем?» Да, да и да! Необременительная светская беседа позволит вашему мыслящему мозгу расслабиться, а вашему архивирующему мозгу – подготовиться к встрече. И сохранить важную информацию – если вы прибежали сюда сразу после предыдущей встречи.

Такие светские беседы особенно важны перед важными встречами, когда вы сидите и ждете кого-то из своих визави. Эти разговоры играют роль масла для механизма человеческих взаимоотношений: они становятся гораздо легче, ими можно управлять. А интровертам светские беседы перед серьезной встречей помогут почувствовать себя более непринужденно. Во время непринужденного разговора вы можете услышать сведения «не для протокола», о которых никогда не прочитали бы в электронных письмах. Недавно я узнал, что феномен светских бесед был подвергнут серьезному исследованию. В результате установили, что они оказывают огромное влияние на эффективность встреч и совещаний – причем до такой степени, что руководителям было рекомендовано начинать каждую встречу с нескольких минут светской беседы. Особенно если среди участников есть интроверты{457}. Вы можете себе представить, чтобы перед важным футбольным матчем тренер разрешал бы членам команды заниматься своей электронной почтой, не разговаривать друг с другом? Кстати, если вы хотите больше узнать о важности «пустой светской болтовни», зайдите на мой сайт www.compernolle.com, в раздел «Free texts to download» («Бесплатные материалы для скачивания»).

Заполнение «потерянного» времени перед встречей или любой важной работой электронной почтой лишает вас подготовительной работы, которую проделывает ваш архивирующий мозг за пределами вашего сознания. Это подрывает вашу способность к концентрации и растрачивает драгоценные химические вещества в вашем мозге, которые необходимы для того, чтобы провести встречу или выполнить работу максимально продуктивно. Это в буквальном смысле истощает вашу силу воли, способность к самоконтролю и принятию решений. Это понижает даже ваш IQ. Так зачем вы это делаете? Или вы думаете, что у вас избыток умственных ресурсов и их можно растрачивать как попало?

Заниматься в начале рабочего дня электронной почтой – значит с самого утра сковать свой мозг. Возьмите за правило никогда не начинать свой день с проверки электронной почты, особенно если вас ожидает сложная интеллектуальная работа или важная встреча.

Даже не думайте о том, чтобы первым делом открывать почтовый ящик. Это уничтожит вашу способность к сосредоточенной умственной работе на несколько часов и переключит ваш мозг в примитивный реактивный режим. Кроме того, череда небольших и часто не связанных между собой решений, которые вам приходится принимать при работе с электронной почтой, истощат вашу силу воли. Вы устанете от принятия решений, и в результате эта работа перейдет от мыслящего к рефлекторному мозгу – мы уже подробно говорили об этом во второй части книги. Вы можете заниматься электронной почтой только после того, как выполнили всю самую важную и сложную умственную работу, запланированную на этот день.

Идеальный подход для вашего мыслящего мозга – с вечера решить, какую важную умственную работу вы будете делать завтра, и записать это на бумаге. Так вы зададите цель своему архивирующему мозгу. За ночь он пересортирует вашу долговременную память, найдет нужную информацию, поиграет со всевозможными ассоциативными связями и подготовит нужный «материал» для мыслящего мозга. Вот почему, если вы хотите получить максимум от своего мозга, всю самую сложную и творческую работу надо делать с утра. Если же вы начнете утро с проверки электронной почты, то уничтожите большую часть той подготовительной работы, которую архивирующий мозг проделал за ночь.

Песни русалок были такими прекрасными и завораживающими, что ни один моряк не мог устоять перед ними – он направлял лодку на скалы и погибал. Поэтому древнегреческий герой Одиссей заткнул уши своей команды воском и приказал привязать себя к мачте. Благодаря этому он стал единственным человеком, который услышал песни Сирен, но выжил. Если не хотите пасть жертвой Сирен и разбить свою интеллектуальную продуктивность о скалы электронной почты, вы должны стать беспощадным и творческим, как Одиссей.

Избавьтесь от Сирен, которые заманивают вас в почтовый ящик, где ваша интеллектуальная продуктивность разбивается о скалы электронных писем.

• Отключите все визуальные и звуковые уведомления о входящих сообщениях

На это вам потребуется всего пара минут, а сэкономите вы массу времени и ресурсов внимания. Как было сказано во второй части этой книги, зрительные и слуховые раздражители – очень сильные привлекающие (и отвлекающие) внимание факторы. Поэтому отключите все визуальные и звуковые уведомления на своем телефоне, компьютере и планшете. Оставьте их только на отдельном телефне для экстренной связи, если у вас такой есть. А теперь на пару минут отложите в сторону эту книгу и отключите их прямо СЕЙЧАС. Если вы этого не делаете – это явный признак зависимости, какие бы причины вы ни привели в свое оправдание. Это значит, что вы не сможете последовать ни одному другому моему совету. Скорее всего, вы нуждаетесь в профессиональной помощи.

Эти визуальные и звуковые уведомления – и есть те самые коварные Сирены. Они гипнотизируют вас песнопениями и заставляют собственноручно губить свою интеллектуальную продуктивность о скалы электронной почты.

• Не используйте свой почтовый ящик как список дел

Если вы накапливаете в своем почтовом ящике письма, требующие каких-то действий с вашей стороны, значит, вы создаете «ящик, полный Сирен». Они постоянно будут заманивать вас на скалы и разрушать не только вашу интеллектуальную продуктивность в целом, но даже и эффективность работы с самой электронной почтой.

Прежде всего, как было сказано в главе о многозадачности, никогда не обещайте сделать то, чего вы не можете сделать вовремя. Никогда не заносите важные задачи в список дел и не оставляйте в ящике письма в качестве напоминания о них. Вместо этого сразу же открывайте свой ежедневник и планируйте для этих дел конкретное время. Если задача недостаточно важна, чтобы заносить ее в ежедневник, тогда зачем вообще тратить на нее время и силы? Если задача состоит в том, чтобы ответить на данное электронное письмо, сделайте это при следующем сеансе пакетной обработки почты.

Если вам действительно нужен список дел, ведите его в любом другом месте. Но с одним условием – чтобы это не заставляло вас приближаться к электронной почте. Другими словами, никогда не ведите список дел в планировщике задач, который является частью вашей программы электронной почты (исключение возможно, только если у вас достаточно силы воли не заглядывать в почтовый ящик, когда вы открываете список дел). Таким образом вы создаете еще одну Сирену, которая будет разбивать вашу интеллектуальную продуктивность о скалы электронной почты.

• Освобождайте почтовый ящик от любых «поглотителей времени»

Если в вашем списке отправителей есть те, кто регулярно посылает вам разного рода «мусорную» почту, создайте фильтры, которые будут автоматически переносить письма от этих людей в корзину, в папку «Спам» или в архив. Там вы всегда сможете их найти при помощи поисковой программы, если вдруг возникнет такая необходимость (в 99 % случаев она не возникает). В MS Office вам просто нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на письмо и еще сделать два клика, чтобы создать фильтр.

Отключите все автоматические уведомления от соцсетей, новостных сайтов, блогов и т. п. Не можете заставить себя сделать это? Значит, вы страдаете тяжелой формой зависимости. Если у вас много лишнего времени, которое вам не на что больше потратить, вы можете собирать все эти уведомления в отдельных папках для «поглотителей времени» и затем читать их в свободное время. Некоторым людям такое занятие помогает расслабиться в конце рабочего дня. Что же, и вы можете поступать так, если у вас нет более приятных и интересных способов отдохнуть – например пойти в спортзал, посидеть в кафе в компании (реальных!) друзей или провести время с семьей.

Если не можете удержаться и все равно заглядываете в папку для «поглотителей времени», хотя решили этого не делать, спрячьте ее как можно дальше. Спрячьте так, чтобы по пути вам пришлось открыть пять-шесть других папок, причем дайте им названия, которые будут предупреждать и ругать вас.

Вы можете не поверить, но люди, которым удается преодолеть трудный период цифровой детоксикации и освободиться от власти поглотителей времени, обнаруживают, что они не только выходят на совершенно новый уровень интеллектуальной продуктивности, но и начинают более полноценную и счастливую жизнь.

• Не позволяйте вашей офисной программе и программе электронной почты автоматически открывать папку входящих сообщений

Прежде всего перенастройте программу электронной почты так, чтобы она по умолчанию открывалась на календаре или списке дел (если таковой у вас имеется), а не на папке входящих сообщений. Или, хотя это и опасно приближает вас к подводным скалам контрпродуктивности, вы можете настроить почту на открытие папки «К исполнению» (For Follow Up). Туда будут помещаться все отмеченные вами флажками срочные и важные письма, которые вы не успели доделать в предыдущий раз.

Как настроить эту функцию в MS Outlook? Откройте меню «Настройки» (2003, 2007) или «Файл» (2010). Выберите пункт «Опции/(Другие)/Расширенные опции». Нажмите кнопку «Обзор» в команде «Начинать с этой папки» и укажите, какая папка должна автоматически открываться при запуске программы. Если вы хотите, чтобы программа открывалась на папке «К исполнению», разверните строку «Поиск папок». Нажмите OK/OK/OK.

Почтовую программу можно настроить даже так, чтобы она открывала пустую папку входящих сообщений. Это поможет вам избежать искушения начать читать всю почту, когда вам нужно найти конкретное письмо или отправить срочное сообщение, которое никак не может подождать до следующего сеанса пакетной обработки.

Для этого вам надо создать правило, чтобы все входящие сообщения автоматически перенаправлялись в специально созданную папку «Пакет входящих писем». В результате ваша папка входящих сообщений будет всегда пустой. Если вы все равно не уверены в своей силе воли, рекомендую вам спрятать эту заветную папку за семью замками из каскада папок. Назовите примерно так: «Опасно!!!», «Вы уверены?!», «Только для пакетной обработки!!!» и т. п. Сделайте путь к «запретной папке» максимально трудным и дайте промежуточным папкам самые устрашающие названия. Так вы защитите себя от соблазна проверять входящие сообщения вне отведенного времени.

• Заткните себе уши воском и привяжите себя к мачте

Удачи!

Не отвечайте на электронную почту немедленно и даже в течение часа: ответ в пределах 24 часов – общепринятый стандарт

До сего момента вы могли ссылаться на незнание того, насколько контрпродуктивна постоянная подключенность. Но отныне вы не можете этого делать. Если все вокруг про…ют (простите мне мой французский) свою интеллектуальную продуктивность, немедленно отвечая на электронные письма, это совершенно не означает, что и вы должны делать то же самое! Это абсолютно нерационально, неэффективно, не нужно, неразумно и даже безумно. Так не становитесь жертвой всеобщего контрпродуктивного безумия.

Взбунтуйтесь против такого порядка или, по крайней мере, будьте мудрее других. На самом деле практически не бывает электронных писем, которые требуют ответа ранее, чем через 24 часа. Если кто-то посылает вам такие письма, он идиот. Отправитель должен понимать: для действительно срочных и неотложных вопросов есть телефон. Вот и все.

Если вам не хватает мужества оставлять отправителей без немедленного ответа, используйте автоответчик. Напишите в дружелюбном тоне сообщение, в котором объясните, что для повышения своей продуктивности вы проверяете почту всего три раза в день, и предложите связаться с вами по телефону в случае действительно срочных вопросов. Купите себе второй телефон для такой экстренной связи. Если затрудняетесь объяснить людям причины, по которым вы это делаете, сошлитесь на мою книгу!

Если вы – руководитель (особенно высшего звена), то существенно повысите продуктивность работников умственного труда в вашей компании, если введете правило 24-часового ответа на электронную почту. Правило 24-часового ответа означает, что вашим сотрудникам будет достаточно всего двух сеансов работы с почтой в день, чтобы ответить на все письма. Такое простое правило приведет к массовому и масштабному повышению производительности труда. Ни одна другая мера не способна принести такой результат.

«Правило трех» гласит: если вы обменялись с адресатом тремя письмами, а вопрос по-прежнему не решен (или если вы заранее понимаете, что вопрос не может быть решен в трех письмах), позвоните этому человеку, свяжитесь с ним по видеосвязи или назначьте личную встречу.

Многие люди считают, что обязаны отвечать на все письма. Представители старшего поколения могут сохранить эту привычку со времен традиционных бумажных писем, которые чаще всего действительно требовали ответа. Молодые люди научились этому из-за использования чатов и сервисов обмена мгновенными сообщения в Facebook, Twitter и других социальных медиа. На самом деле вы не обязаны отвечать на все электронные письма. Задайте себе вопрос: «Если бы сейчас не было электронной почты, стал бы я брать ручку с бумагой и писать ответное письмо?» Если ответ «нет» или «вряд ли», значит, письмо чаще всего не стоит ответа даже по электронной почте. Как я уже говорил выше, мои исследования показали: от 50 до 90 % всей электронной почты – это «внутренний спам» или бесполезный мусор.

Многие профессионалы уже поступают так с групповыми рассылками. Они создают в почтовой программе правило, чтобы все сообщения с пометками «СС» или «копия» автоматически перенаправлялись в специальную папку «Рассылки». Эту папку они проверяют, когда у них есть свободное время – то есть никогда. Если вы боитесь такой радикальной меры, то можете создать автоматические фильтры для писем от определенных отправителей. Есть еще менее радикальный и менее смелый подход: каждый раз, когда вы получаете ненужное письмо, создавайте фильтр, чтобы письма от этого отправителя или на эту тему не попадали в папку входящих писем. Однако лучшее решение – написать вежливый ответ на автоответчике и не делать никаких исключений. Это зависит от того, насколько высокое положение вы занимаете в служебной иерархии, от корпоративной культуры и от вашей решимости.

Вы можете настроить свою почтовую программу так, чтобы все сообщения с пометками «копия» перенаправлялись в специальную папку, минуя папку входящих сообщений. Ради вашего душевного спокойствия компьютер будет посылать их отправителям немедленный автоматический ответ. В нем может быть примерно следующее: «Дорогой корреспондент! На мою электронную почту приходят сотни писем. Если я буду уделять внимание каждому, это не оставит мне времени и сил на более важную работу. Поэтому я читаю только некоторые самые важные сообщения. Так что если присланное вами сообщение носит важный или срочный характер, пожалуйста, адресуйте его конкретно на мое имя или позвоните мне по личному телефону для экстренной связи 123-45-67».

Если же вы считаете, что должны быть в курсе всего в своей организации, или боитесь, что произойдут ужасные вещи, если вы перестанете читать весь этот внутренний спам, значит, мои здравомыслящие советы вам вряд ли помогут. Вам лучше обратиться за помощью к психотерапевту.

Важный совет по обработке электронной почты: если у вас возникает хотя бы малейшее сомнение в полезности электронного письма, удалите его. Если вы не осмеливаетесь это сделать, заархивируйте его. Не тратьте время на складывание таких писем по аккуратно упорядоченным папкам. 99 % вашей почты не стоят этих усилий. Переносите письма в одну общую архивную папку одним кликом или удаляйте. В тех редких случаях, когда вам может понадобиться одно из таких сообщений, вы за секунду найдете его в этой папке при помощи программы поиска информации на жестком диске – такой как X1 или Copernic.

Каждый раз, когда вы удаляете электронное письмо, остановитесь и подумайте: не лучше ли потратить еще несколько секунд и создать в почтовой программе правило, которое будет автоматически перенаправлять письма от этого отправителя или на эту тему в корзину или архив. И в будущем вы уже не станете тратить время на подобные письма.

Не забывайте – в случае с электронной почтой почтальон всегда звонит дважды: если вы случайно удалили или заархивировали важное письмо, отправитель перешлет его повторно или свяжется с вами другим способом. Если он этого не делает, значит, письмо изначально не стоило вашего внимания.

По моей рекомендации некоторые из моих клиентов завели себе второй телефон для «экстренной связи». Они сообщили этот номер только своей супруге/супругу, детям, начальнику и членам команды и попросили звонить по нему лишь в случае действительно срочных дел. Такой, казалось бы, простой прием поможет вам не отвлекаться и в некоторой степени избавит от многозадачности и информационной перегрузки. А тот факт, что вы сообщите коллегам и начальству номер личного телефона для экстренной связи, покажет, что вы привержены своей работе. Вы будете чувствовать себя гораздо комфортнее и укротите такого опасного поглотителя времени, как электронная почта.

Вообще, вы можете сказать всем, кому считаете нужным, чтобы в случае срочных вопросов они связывались с вами не по электронной почте, а по телефону для экстренной связи. Укажите его номер в подписи к письмам. Она может быть примерно такой: «Я занят работой над проектом X, поэтому вынужден ограничить частоту проверки почты». Один мой знакомый написал так: «Мои внутренние и внешние клиенты требуют моего пристального внимания, поэтому я ограничиваю свою работу с электронной почтой». Если у вас есть «тревожный телефон», вы можете еще больше упростить себе жизнь, добавив фразу: «В случае действительно срочных вопросов, пожалуйста, позвоните или отправьте мне сообщение на мой личный телефон для экстренной связи 123-45-67». Один из моих клиентов написал еще проще: «Чтобы повысить свою эффективность, я проверяю почту всего три раза в день. Если у вас срочный или важный вопрос, позвоните на мой личный телефон для экстренной связи 123-45-67».

Вы можете записать такое же сообщение на голосовую почту и отключать свой обычный телефон, когда заняты важным или трудным умственным трудом.

Недавно я отправил письмо одному из участников моих семинаров и получил интересный автоматический ответ: