Аудит продаж. Практическая инструкция для девелопера Разуваев Сергей

Чек-лист: что должно соблюдаться

• Mystery shopping включается в систему анализа работы отдела продаж.

• Анкету для проверяющих составляет руководитель отдела продаж.

• Менеджеры знают о требованиях к своей работе.

• Проверку проводят люди, действительно находящиеся в поиске недвижимости для покупки.

• График проверок входит в систему анализа работы отдела продаж.

• Проверка проводится как среди своих продавцов, так и среди продавцов конкурентов.

• Оценки выставляются в баллах, в сравнении с конкурентами.

Mystery shopping – известный и распространенный инструмент проверки работы менеджеров по продажам. В отдел продаж девелопера приходят заранее подготовленные люди, которые имеют в арсенале чек-лист с четко прописанными параметрами оценки. Их задача – получить консультацию менеджера сначала по телефону, а затем в офисе. После совершения «контрольной закупки» проверяющие заполняют чек-листы, выставляя баллы по каждому параметру оценки, а также излагают свое субъективное мнение о работе продавца.

Как часто нужно проводить подобные проверки? Должны ли они быть встроены в какую-то систему или могут существовать сами по себе?

Проверки с помощью тайных покупателей – достаточно простой в использовании инструмент, его стоимость относительно невысока, и значительное количество компаний на рынке оказывают эту услугу. Казалось бы, регулярные проверки призваны помочь руководителям держать руку на пульсе и контролировать ситуацию по качеству работы отдела продаж. Но что можно проверить таким образом? Только то, как менеджеры работают по этапам продаж и, возможно, насколько соблюдают регламент по длительности контакта с покупателем, который пока не готов заключать сделку. Абсолютно не затрагиваются и не проверяются ни бизнес-процессы, ни работа руководителя отдела продаж, ни взаимодействие с партнерскими каналами, ни система обучения и мотивации продавцов и т. п. Мы видим только внешнюю часть работы отдела продаж и совсем не понимаем, что творится внутри. Поэтому инструментом «Тайный покупатель» при проверке эффективности работы продавцов можно и нужно пользоваться, только если он включен в многокомпонентную систему анализа работы отдела продаж.

Заказывая услугу Mystery shopping, нужно учитывать ряд нюансов, чтобы получить максимально объективную картину оценки продавцов.

Проверяющие

Первое, на что нужно обратить внимание, – кто будет проводить проверку? Что это за люди? Действительно ли они заинтересованы в покупке недвижимости?

Это важно, потому что трудно общаться с менеджером, изображая реального покупателя и не владея при этом хотя бы поверхностными знаниями о рынке недвижимости, конкурентах и актуальных предложениях. Даже для проверки продуктового магазина необходимы определенные знания и техники, а ведь продукты мы покупаем каждый день. Недвижимость же настолько специфический продукт, что прийти «на консультацию» – проверку, не имея в арсенале определенного объема знаний – значит провести ее для галочки, формально.

С другой стороны, если роль покупателя выполняют бывшие или действующие продавцы недвижимости, также мала вероятность получить результаты, которые дадут представление о реальном уровне профессионализма наших менеджеров. Причина в том, что, обладая профессиональными знаниями в девелопменте, крайне трудно быть «обычным» клиентом. Покупатель ненароком озвучит пару профессиональных терминов – и менеджер отдела продаж рассекретит проверяющего и начнет работать строго по скриптам, соблюдать все этапы, использовать прописанные речевые обороты или, наоборот, примется саботировать и отработает консультацию на низший балл.

Менеджер тюменского девелопера Игорь обычно получал хорошие отзывы как от покупателей, так и от риелторов. Все отмечали его клиентоориентированность, внимательность к деталям сделки, понимание желаний клиента. Даже не осознавая этого, посетитель вместе с консультантом формировал образ будущей квартиры. Но как только Игорь попадал на проверку «тайного покупателя», получал критично низкую оценку по всем статьям. Если не знать, как он умеет работать с клиентом, вывод можно было сделать только один – немедленно уволить. А Игорь просто вычислял каждого «тайника» и начинал сопротивляться. Потом шел с повинной к руководителю. Он объяснял: как только ему становится ясно, что это проверка, пропадает всякий интерес к «потенциальному покупателю», несмотря на перспективу негативного отзыва.

Чек-лист для проверяющих

Кто должен составлять чек-лист для проверяющих: представитель компании или организаторы этой услуги? Участвует ли руководитель отдела продаж в составлении анкеты или только дает рекомендации? Проверяет ли он анкету перед каждым этапом проверки или видит ее раз в год?

Составлением чек-листа для проверяющих однозначно должен заниматься руководитель отдела продаж. Он точно знает все этапы продаж, стандарты и скрипты, которые должны соблюдаться менеджерами. Руководитель понимает, какие этапы или процессы критично важные и должны исполняться жестко, как буква закона, а какие могут варьироваться в зависимости от хода консультации. Он должен проверять и корректировать анкету сообразно изменениям в работе отдела, поэтому опросный лист перед каждой проверкой должен попадать к руководителю отдела продаж.

Не нужно опасаться, что руководитель, составивший анкету, покажет ее менеджерам и они, подготовленные, в результате проверки получат завышенные баллы вместо объективной оценки. Менеджеры должны знать и то, что их проверяют, и те критерии, по которым идет проверка. Они не должны иметь представления о датах начала и конца процедуры, но с этим обычно проблем не бывает.

Периодичность проверки

Ваши проверки проходят по четкому графику или по плавающему? Уточняете ли вы эти проверки ежемесячными или ежеквартальными? Анализируете ли отчеты вместе с продавцами? Ставите ли задачи о необходимых изменениях на основе отчетов?

Безусловно, проверки должны быть системными – и при этом плавающими. Не стоит проводить их ежеквартально, в первый месяц и в 5–10-х числах. Это проверка ради проверки. Составьте график закупок, он должен быть динамическим, но при этом встроенным в систему. Это позволит держать в тонусе менеджеров и отслеживать динамику изменений в их работе.

В ежемесячных проверках нет смысла, так как анализ работы менеджеров с помощью «тайного покупателя» проводится не только ради выводов об уровне оказываемого сервиса, но и для исправления недочетов, внесения корректировок и улучшения качества работы с клиентами. Цикл одной проверки отдела продаж, состоящего из пяти менеджеров, с учетом того, что необходимо провести закупку по телефону, проверить работу в офисе, обработать анкеты и составить отчет, занимает 3–4 недели. Затем руководитель отдела продаж должен изучить отчет, разобрать результаты с каждым менеджером, проанализировать предоставленные аудиозаписи, поставить перед сотрудником задачу по поводу необходимых изменений, отработать их с ним. На это также уходит определенное время.

При поточных, ежемесячных проверках результаты первой можно получить, когда в самом разгаре вторая. В таком формате мы в лучшем случае можем натренировать менеджеров говорить заученными фразами, но так как они не вырастут в компетенциях, то и не увеличатся результаты продаж.

Проверяя себя, изучайте по аналогичным критериям и своих конкурентов, выработайте балльную шкалу оценок и затем сравнивайте показатели. Такой подход позволяет быть более объективными в анализе работы сотрудников вашего отдела. Вот как может выглядеть итоговая таблица по оценке работы менеджеров – и своих, и конкурентов.

Чек-лист: что должно соблюдаться

• Офисов продаж достаточно, чтобы охватить всю целевую аудиторию.

• Офисы продаж расположены недалеко от центра.

• Любой покупатель легко находит вход в офис продаж.

• У офиса продаж есть вывеска и график работы.

• В офисе продаж есть зона ожидания.

• В офисе продаж есть детский уголок.

• Зал продаж продуман и клиентам удобно консультироваться.

• В офисе продаж соблюдается порядок.

• Интерьер офиса современный и сдержанный.

• В офисе продаж есть гардероб.

• В офисе продаж есть комната отдыха персонала.

Начинать проверку работы отдела продаж необходимо с аудита экстерьера и интерьера офиса продаж.

Каким должен быть офис продаж? Красивым? Презентабельным? Подтверждающим надежность компании-девелопера?

Конечно, все это должно найти свое отражение при создании офиса продаж, но, прежде всего, он должен быть комфортен как для клиента, так и для менеджера. Существует несколько критериев, которые необходимо оценить.

Количество офисов продаж

Сколько всего должно быть офисов продаж? Учитывается ли при определении количества офисов протяженность города?

Необходимо оценить достаточность офисов продаж, чтобы клиенту было удобно получить консультацию. Здесь многое зависит от условий, в которых вы работаете. Например, протяженность города и специфика его построения определит, сколько офисов продаж должно быть. Если город разделен на левую и правую части и исследования показывают, что жители левобережной части крайне редко покупают жилье на правом берегу, где вы строите свой жилой комплекс, нет необходимости открывать офис продаж там, где ваши квартиры неинтересны. С другой стороны – если вы строите на выезде из города, наличие офиса продаж в центре необходимо однозначно, потому что часть клиентов просто не поедут смотреть стройку, пока в удобном для себя месте не получат консультацию и не поймут, что этот продукт подходит.

Отдел продаж девелоперской компании в г. Новосибирске был открыт на Красном проспекте неслучайно. Эта центральная улица известна всем горожанам, ее протяженность 6947 метров – от набережной Оби и до самого аэропорта. Мало того – этот факт о Новосибирске зафиксирован в книге рекордов Гиннесса.

Если в вашем городе строится несколько жилых районов, оптимальным будет формат, предполагающий основной и дополнительные офисы продаж. Основной офис продаж обязательно должен располагаться в центральной части города и предоставлять клиенту полный спектр услуг: консультацию, подбор ипотечной программы, оформление заявки на получение ипотечного кредита, заключение договора и возможность оплатить стоимость квартиры. Дополнительные офисы продаж необходимо разместить на строительных площадках. Основное их назначение – демонстрация квартир покупателям.

«Недалеко от центра»

Где располагать основной, или центральный, офис продаж?

Без сомнений: на главной улице города. Когда вы будете называть адрес и объяснять, как вас найти, это должно занимать минимальное время, и каждый житель города должен сразу понимать, как добраться до офиса. А иногороднего покупателя легче ориентировать на центральную часть города, основную улицу, чтобы он мог быстро сообразить, как добраться до вас различными способами: на личном или общественном транспорте.

Не секрет, что женщины существенно влияют на принятие решения о покупке квартиры и они же, согласно неоднократным исследованиям, хуже ориентируются в пространстве. Значит, офис продаж должен располагаться так, чтобы его нашел абсолютно любой покупатель, причем быстро и без сложностей.

Идеальный формат размещения основного офиса продаж – когда он занимает целое здание, другой возможный вариант – офис находится на первом этаже и имеет отдельный вход. Клиент должен сделать всего несколько шагов, чтобы оказаться у стойки администратора офиса продаж.

Мы видели в одном из городов офис продаж, вход в который располагался на второстепенной по проходимости улице, с торца дома. Чтобы попасть на консультацию, необходимо было нажать кнопку звонка, дождаться, когда вам «позволят» доступ в помещение, подняться на третий этаж и найти кабинет, где располагаются продавцы. В девелопменте не проводилось таких, как в розничной торговле, исследований, на сколько процентов снижается вероятность продажи с каждым этажом. Но мы знаем, что зависимость объемов продаж от уровня, на котором располагается офис продаж, существует.

Если к двери вашего офиса ведут ступени, необходимо позаботиться о пандусе для маломобильных групп, потому что мама, которая вынуждена оставить коляску на улице или поднимать ребенка на руках по ступенькам, однозначно будет недовольна отсутствием заботы о клиенте.

Вывеска и график работы

Помимо местоположения, очень важна навигация к зданию, а также вывеска офиса продаж и график работы.

Есть ли указатели, как найти ваш офис продаж? Видна ли вывеска отдела продаж как днем, так и ночью? Есть ли график работы рядом с входом? Оперативно ли вы обновляете информацию при смене графика работы?

Вывеска должна быть заметной, считываемой с противоположной стороны улицы, снабженной элементами подсветки, чтобы ее можно было увидеть и в темное время суток. Что касается графика работы отдела продаж, то он должен быть актуальным, выполненным в достаточном размере, чтобы клиенту не приходилось подходить к нему вплотную ради уточнения времени работы. Полезно будет там же указать телефон офиса продаж, чтобы клиент мог позвонить в рабочее время. Этот инструмент особенно важно использовать, если в вашей компании работает круглосуточный контакт-центр, который формирует заявки для менеджеров на следующий день.

У нашего клиента в г. Астане вывеска сделана в формате бегущей строки и отлично просматривается в любое время суток, особенно привлекая внимание в темное время. Но заканчивая рабочий день, сотрудники выключают вывеску, потому что постоянная нагрузка приводит к поломке светодиодных элементов. В результате, проезжая мимо здания вечером, потенциальные клиенты не могут узнать о том, что здесь расположен офис продаж одного из девелоперов.

Комфортный офис для клиента

Оценивая офис продаж, мы прежде всего должны ответить на вопрос, насколько клиенту будет в нем комфортно. Есть ли разделение на зоны? Понятны они интуитивно или требуют специальных информационных табличек?

Покупка квартиры случается несколько раз в течение жизни, и на всех этапах клиент испытывает бурю эмоций. Достроят ли дом? Вовремя ли сдадут? Будет ли семье комфортно в этой квартире? Чтобы минимизировать волнение, важно не только передать клиента в руки профессионалов для консультации, но и создать условия, при которых он сможет быстро адаптироваться в офисе продаж.

Зона ожидания

Любому покупателю, переступающему порог офиса продаж, должно быть интуитивно понятно назначение помещений. Рядом с приемной должна находиться зона ожидания с диваном и журнальным столиком. Здесь клиент может выпить кофе или воду, пока ждет приглашения к менеджеру по продажам. Чтобы ожидание было полезным, на столике или буклетнице размещают корпоративную газету, буклеты жилых комплексов и другую печатную продукцию с информацией о девелопере. ТВ-панель с записью видеороликов об объектах компании также помогает скрасить ожидание и при этом поведать клиенту полезную информацию. Зал продаж и переговорные должны быть обозначены соответствующими навигационными табличками. В офисе продаж обязательно должно быть место, где клиент может оставить одежду и не волноваться о ней. Даже наличие туалетных комнат играет за или против вас.

В отделе продаж строительной компании г. Екатеринбурга всегда было место, куда клиенты могли повесить одежду. Открытая вешалка располагалась в коридоре между приемной и залом продаж. Но большинство клиентов предпочитали или остаться в одежде, или взять ее с собой, даже если сняли. Тогда было принято решение вместо вешалки поставить небольшой шкаф-купе с зеркальными дверцами. После этого редко кто отказывался оставить там одежду. А зеркало помогало клиентам проверить, что их внешний вид в порядке.

Детский уголок

В офисе продаж обязательно должен быть детский уголок, где родители могут оставить ребенка, чтобы он был занят и не мешал во время консультации.

Чем наполнен ваш детский уголок? Расположен ли он так, чтобы его видели родители, которые общаются с менеджерами? Как понять, что уголок – действующий?

Существуют разные варианты наполнения детской зоны: это могут быть раскраски с карандашами, грифельная доска и мелки, объемные или логические игрушки для разного возраста. Оптимальный вариант – раскраски. Если подойти к делу ответственно и регулярно обновлять раскраски различной сложности, а также предоставлять достаточное количество заточенных цветных карандашей, то и дети останутся довольны, и родители будут благодарны за то, что их ребенок был занят. Важное замечание о месте размещения детского уголка: он должен быть виден оттуда, где консультируют родителей, тогда они будут спокойны и смогут сосредоточиться на общении с менеджером по продажам. Если родители получили информацию и готовы уходить, а дети хотят остаться в детском уголке, потому что им там интересно, значит, он сделан правильно.

Зал продаж

Отдельно нужно обратить внимание на организацию зала продаж. Относительно недавно была принята кабинетная система, когда, двигаясь по коридору, клиент заходил в нужный кабинет на консультацию или подписание договора долевого участия. Сейчас самый распространенный формат – open space, когда все менеджеры располагаются в одном зале по периметру помещения или в одну линию. При этом клиент видит менеджера, когда тот консультирует покупателя, работает за компьютером или обзванивает клиентов. А менеджеры видят и слышат все, что происходит за соседними столами. Для особо сложных или важных бесед выделены одна-две переговорные комнаты.

Есть и другой способ организации пространства, когда существует один зал, где менеджеры ведут внутреннюю работу по обзвону клиентов (потенциальных или уже существующих), заполняют бланки отчетности, составляют заявки на договоры и выполняют множество других функций. Второй же зал разделен на комнаты переговоров, и там идет работа с клиентами, которые обратились в офис продаж за консультацией. Такой формат имеет существенный плюс, обеспечивая, с одной стороны, комфорт для клиента, который в приватной обстановке может обсуждать с менеджером будущую покупку, а с другой – позволяет менеджеру сосредоточиться только на работе с клиентом, сидящим перед ним, так как его не отвлекают ни телефонные звонки, ни разговоры коллег. Какой бы вариант разделения пространства ни был выбран, он должен помогать менеджерам продавать и создавать комфортную обстановку для клиента.

Порядок в офисе продаж

Еще один важный момент при оценке организации пространства – это порядок. У вас может быть отлично оформленный и оборудованный офис, но неряшливость разом перечеркнет положительное впечатление. Порядок должен быть во всем: начиная от чистоты полов и заканчивая количеством и форматом ручек в карандашнице на столах переговоров. Каждая деталь должна быть на своем месте, ничего лишнего не допускается в офисе продаж, мусорные корзины – обязательно пустые, а на столах менеджеров – только материалы для работы с клиентами. Многие люди экстраполируют организацию офиса продаж на всю компанию, поэтому необходимо, чтобы умение правильно использовать пространство работало на нас.

Проводя аудит экстерьера и интерьера офиса продаж, нужно обратить внимание на оформление офиса продаж и его наполнение. Актуальный стиль, удобная и функциональная мебель, светлые тона, новейшая оргтехника создадут у клиента образ динамичной и современной компании. И современный не значит дорогой. Мы видели много отделов продаж, оформленных с помощью мебели из Ikea. Не стоит стремиться сформировать имидж преуспевающей компании, украсив помещение вычурными элементами декора. Простота, лаконичность и чувство меры в сочетании с продуманным зонированием помогут сделать офис комфортным для клиента, а значит, подготовленным к общению с менеджером.

Комфортный офис для сотрудников

Говоря о комфорте офиса продаж, мы должны оценивать его не только для клиента, но и для менеджеров. Это тоже влияет на включенность людей в работу и на их результативность.

Проверьте, есть ли в офисе продаж служебный гардероб, где сотрудники могут сменить одежду и обувь, оставить личные вещи? Оборудована ли зона приема пищи и отдыха или люди вынуждены идти на обед в кафе либо перекусывать на бегу?

Все это тоже важно и помогает выстроить рабочие процессы так, чтобы менеджеры находились в комфортных условиях и могли переключиться, подготавливаясь качественно работать с клиентами.

Чек-лист: что должно соблюдаться

• Материалы для оформления офиса продаж присутствуют.

• Все POS-материалы с актуальной информацией.

• POS-материалы в наличии в достаточном количестве.

• В работе менеджеры используют макет, карту проекта, буклеты.

• Макет наглядный, по нему удобно вести презентацию.

• Карта проекта читабельная, с наглядными иконками и известными ориентирами на местности.

• Буклет красочный, с читабельными планировками.

• Буклет построен по принципу от общего к частному.

• Для записей информации клиентам предлагают брендированные листы.

• Сувенирная продукция хорошего качества.

В любом отделе продаж есть POS-материалы, но одним компаниям они помогают продавать продукт, другим нет. Мы условно делим все POS-материалы на три группы: материалы для оформления офиса, для работы с клиентом и сувенирную продукцию. Для каждой группы есть критерии оценки.

Материалы для оформления офиса продаж

К материалам для оформления офиса мы относим световые короба, плакаты, рендеры[4] и фотографии проектов, размещаемые на стенах офиса продаж.

Проводя аудит этой группы материалов, необходимо определить, достаточное ли количество их представлено в офисе продаж? Актуальна ли размещенная информация?

Стены офиса продаж можно и нужно использовать для продвижения продукта. Плакаты с видом будущего района, дома и отдельных элементов сразу погружают клиента в ваш продукт, и он, ожидая очереди на консультацию, может изучить стенды, рассмотреть интересные детали в оформлении проекта и многое другое. Информация, рендеры, фотографии обязательно должны быть актуальными, а значит, своевременно обновляться.

Мы уже писали о размещении ТВ-панели в зоне ожидания офиса продаж. Если у компании есть видеоролики о технологии строительства, панорамная съемка жилого комплекса или таймлапс[5] постройки дома, их обязательно нужно показывать, потому что это поможет вовлечь клиента в покупку будущей квартиры еще до того, как менеджер начнет его консультировать.

Анализируя размещение POS-материалов в офисе продаж, необходимо проверить критерий их достаточности. Количество в зависимости от размеров помещения может быть разным, и материалов должно быть достаточно, но не в избытке.

Материалы для работы с клиентами

Если материалы для оформления офиса продаж помогают подготовить клиента к покупке и помочь ощутить эмоциональную связь с будущим домом, то материалы для работы с клиентами призваны помочь менеджеру максимально понятно, просто и красочно представить варианты покупателю.

К материалам для работы с клиентами мы относим макеты, карты проектов, буклеты, папки-фолдеры[6] и блоки для записей. Минимально необходимые материалы – макет и буклеты или карта проекта и буклеты, остальные элементы не обязательны, но желательны, так как помогают менеджеру в работе и клиенту для аккумулирования необходимой информации. Вот вопросы, которые мы задаем при аудите материалов для работы с клиентами.

Позволяют ли материалы представить будущий проект, дом и квартиру? Актуальна ли информация в ваших материалах? Своевременно ли они появляются? Всегда ли в офисе продаж материалы представлены в достаточном количестве?

Макет проекта

Сколько проектов и макетов вы используете в работе? Где они размещаются? Какого они размера?

Макет проекта помогает клиенту представить, как будут выглядеть его дом и микрорайон. Этот инструмент особенно актуален, если проект на начальной стадии строительства и вы не можете ничего показать клиенту. Когда потенциальному покупателю уже легко продемонстрировать проект «вживую», макет не нужен. Ведите человека во дворы и дома, показывайте, как все выглядит в реальности.

Требования, которые нужно предъявлять к макету, следующие: расположение основы макета (земли, на которой стоят дома) – на уровне пояса человека; высота должна позволять рассмотреть его сверху; обязательная детализация архитектурных элементов зданий; наличие детских и спортивных площадок, ограждения территории и парковочных мест. Макет всегда призван отражать актуальную версию микрорайона.

В г. Ставрополе мы видели макет проекта, который был размещен под стеклянным полом. Безусловно, это потрясающе эффектно, но пользоваться таким макетом как минимум неудобно. Чтобы увидеть детали, приходится приседать, а это некомфортно и неэстетично.

Если компания застраивает одну большую территорию, не стоит делать макет всей площади. Да, вы покажете размах, но не дадите представления об особенностях проекта. Лучше обновлять макеты в зависимости от того, какая очередь строительства возводится в конкретный момент. Если одновременно застраивается несколько площадок, разумнее делать макет флагманского проекта: даже разбирающийся в девелоперстве человек может запутаться в пяти макетах, что уж говорить о простом покупателе.

Существуют разные форматы макетов как в традиционном пластиковом исполнении, так и голографические. Не важно, какой вы выберете; главное, чтобы менеджер мог вести рассказ у макета, обращая внимание клиента на основные детали: покупатель должен легко понять и представить себе будущий вид дома и микрорайона.

Карта проектов

Актуальная ли информация представлена на вашей карте проектов? Насколько они читабельны? Достаточно ли в них «воздуха»? Понятны ли иконки и присутствуют ли знакомые ориентиры?

Карты должны быть размером как минимум А3, выполнены на плотной бумаге и запаяны в матовую пленку, чтобы всегда иметь опрятный вид. Наличие макета не должно исключать карту проекта, и наоборот. Если макет дает возможность представить вид проекта, то карта – инструмент, позволяющий разобраться с масштабом, определить расположение на местности, помочь сориентироваться в пространстве и дать менеджеру возможность рассказать о проекте, подкрепляя рассказ визуальными образами.

Буклеты

Следующий инструмент – буклет. Мы должны оценить его формат, полноту и актуальность представленной информации, логику его построения, масштаб планировок и читабельность материалов. Оптимально, когда буклеты выполнены в виде небольших книжек, где в логике от общего к частному дана информация о проекте, архитектуре, дворе, доме, технических решениях и только затем о планировке. Некоторые компании выпускают листовки или лифлеты[7], где показывают планировку типового этажа и минимум сведений о проекте. Информация в таком формате не помогает продавать и особенно плохо воспринимается, если на каждый строящийся дом издан свой лифлет. Если у компании в продаже 10 домов, клиент уносит с собой пачку листовок. Буклет должен помочь «допродать» продукт уже после того, как покупатель отправился советоваться с семьей или взял паузу в принятии решения. Такие материалы сработают на продажу, только если смогут заменить рассказ менеджера и будут дополнены рендерами или фотографиями проекта. Именно поэтому на каждый проект должен быть отдельный буклет, который емко и красочно его описывает. Не нужно делать из буклета справочник с перечислением планировок по каждому этажу: такая информация продаже не поможет, а основная задача материала именно в этом.

Однажды мы наблюдали разговор о наполнении буклетов между менеджером по продажам и руководителем проекта (сотрудник, ведущий проект от концепции до реализации с точки зрения строительного процесса). Первый просил дать информацию о планируемых особенностях проекта, фишках в благоустройстве. «Рано, – говорил руководитель проекта, – мы только подбираем варианты». «Но мы-то уже продаем!» – отвечал менеджер по продажам.

К сожалению, такая ситуация случается довольно часто: когда отделу продаж уже нужно реализовывать объект, сотрудники технической дирекции еще в поиске вариантов отделки фасадов, подборе малых архитектурных форм и материалов для оформления мест общего пользования. Проводя аудит POS-материалов, оценивайте, насколько своевременно они появляются в отделе продаж, как часто пополняются и актуальная ли в них информация. Чтобы инструменты продвижения действительно работали, они должны находиться в офисе, пока длится период реализации проекта, еще до старта продаж. Если в процессе строительства и реализации потребовалось выпустить, например, буклет с обновленной информацией, вы должны быть уверены: пока новые варианты не поступили в отдел продаж, предыдущая версия присутствует в достаточном количестве.

Листы для записи информации

Во время консультации клиенту необходимо записывать информацию.

Есть ли такая возможность у ваших клиентов? Где они записывают информацию? Не потеряются ли эти записи?

Записи можно делать как на полях буклета, так и на специальных листах. В большинстве компаний брендированные квадратные блоки для записей есть на столе у каждого менеджера. Но они предназначены для коротких заметок и неудобны, если информации много. Хорошее решение – прямоугольные листы для записей (размер, как у лифлета), которые могут стать закладками в буклете. На них лучше сохранятся необходимые сведения, записанные клиентом во время встречи.

Желательно, чтобы все материалы и информация хранились у покупателя в одном месте, а для этого нужно каждому клиенту после консультации вручать папку-фолдер, оформленную в цветах компании или проекта. Требования к папке: плотный картон, формат А4, буклеты свободно помещаются в нем, но не выпадают, есть место для визитки менеджера.

Сувенирная продукция

Сувенирная продукция – это брелоки, ручки, шоколад, чайная посуда и прочее. Она не помогает продавать, но, выступая носителем бренда компании или проекта, позволяет создавать в офисе продаж атмосферу продуманности даже в мелочах.

Безусловно, любой POS-материал должен способствовать продвижению продукта, поэтому он должен быть оформлен согласно бренду проекта, быть удобным в использовании и запоминающимся. Один из самых распространенных материалов – брендированные шариковые ручки. Проверяя на соответствие требований, смотрите не только на оригинальный дизайн ручки, но и на удобство при письме. Если да – все в порядке, а если ручку держать некомфортно и после десяти минут использования уже хочется ее убрать и никогда не доставать, то вы зря потратили деньги. То же самое относится к критериям оценки любой сувенирной продукции: она должна быть удобной и практичной.

Пользуется клиент вашей сувенирной продукцией или выбрасывает ее сразу же при выходе из офиса продаж?

Чек-лист: что должно соблюдаться

• В компании четко регламентированы правила делового внешнего вида.

• Правила внешнего вида описаны максимально подробно.

• Руководитель отдела продаж контролирует соблюдение этих правил.

• Сотрудники выполняют установленные правила.

• Сотрудники выглядят опрятно.

• В отделе продаж принято ношение бейджей.

Стандарты делового внешнего вида давно вошли в практику продаж. Единообразие в одежде, умеренные украшения и макияж, опрятный внешний вид, ухоженная внешность – обязательные атрибуты внешнего вида сотрудников офиса продаж. Когда мы проводим аудит внешнего вида, первым под проверку попадает руководитель.

Как выглядит ваш руководитель отдела продаж? Носит костюм или позволяет себе джинсы и рубашку-поло?

Нет ни одной причины, почему руководитель отдела продаж не должен соблюдать дресс-код, принятый в деловой сфере. Конечно, к одежде руководителя нет таких строгих требований, как к наряду рядовых сотрудников. И тем не менее это должны быть деловые костюмы, закрытая обувь, неброские украшения, дневной макияж и ненавязчивый парфюм.

В г. Омске мы наблюдали интересный и показательный случай. Как только руководитель отдела продаж стал носить костюм, все сотрудники отдела продаж постепенно перешли на деловые платья и костюмы. Таким образом, пример руководителя стал, по сути, руководством к действию.

Установка требований к внешнего виду

Прежде чем проверять, как соблюдаются требования к внешнему виду, необходимо разобраться в самих правилах и оценить их.

Есть ли в компании установленные требования? Какими принципами руководствовался составитель правил? Регламентированы ли они и насколько подробно? Возможно ли разночтение требований?

В крупных компаниях требования к внешнему виду утверждены приказом руководителя компании, максимально подробно изложены и исключают двойное толкование. При их составлении должны использоваться общепринятые стандарты, а не личное мнение составителя. Должны быть разделены требования к летней и к зимне-осенней одежде.

Такие требования распространяются не только на менеджеров отдела продаж, но и на всех остальных сотрудников. Бывает, что специалисты головного офиса по роду деятельности никогда не сталкиваются с посетителями и в связи с этим абсолютно не придерживаются правил делового стиля в одежде. Мы считаем, что такая ситуация в корне неверна, потому что разделяет компанию на два лагеря и работает против ее имиджа. Соблюдение делового стиля должно касаться всех сотрудников, независимо от дня недели и вида их работы (исключение могут составлять руководители проекта, которые много времени проводят на строительной площадке).

Дресс-код

Анализируя внешний вид сотрудников, нужно учитывать ряд критериев. Первый: какие требования установлены в отделе продаж к внешнему виду и как они исполняются. Если в компании определены для одежды белый верх и темный низ, все сотрудники должны подчиняться этому условию. Бело-черный формат костюма наиболее прост в исполнении, и у несогласных просто нет возможности доказывать, что розовая или светло-голубая рубашка подходит под формат «светлого верха». Если в компании принято, что сотрудники должны соблюдать деловой стиль, необходимо задать конкретные, четкие параметры разрешенной и запрещенной одежды.

После того как мы проверили правила и их выполнение, обратим внимание на детали. Прежде всего речь идет об обуви, украшениях, макияже, маникюре и парфюмерии. В принципе, все эти детали тоже достаточно просто регламентируются и контролируются. Даже указание, что одежда должна не быть изношенной или застиранной, должно быть прописано и исполняться неукоснительно. Кстати, уже принимая на работу сотрудников, можно оценить, насколько они будут соблюдать правила внешнего вида.

У одного клиента в Подмосковье мы столкнулись со странным четким убеждением, что деловой вид отпугивает клиента, а одежда в стиле casual располагает покупателя к сотруднику и создает доверительную обстановку. Аргументы за повседневную одежду были такими: низкий уровень дохода, небольшой город и опасение клиентов общаться с «дорого одетым менеджером». Причем такое мнение высказывала исключительно мужская половина офиса продаж, в то время как девушки носили строгие платья, создавая максимально деловой образ.

Символика компании

Помимо соблюдения стандартов внешнего вида, при аудите этой составляющей нужно оценить использование символики компании в образе сотрудника. Мы говорим о брендированных галстуках, платках, значках и бейджах. Эти атрибуты, во-первых, позволяют дополнительно продвигать бренд компании, а во-вторых, добавляют унификации деловому стилю.

Если в вашей компании не принято ношение бейджей – необходимо ввести этот пункт. Никакие таблички с ФИО менеджера на столах не заменят бейдж. Рекомендуем подойти серьезно к этой детали и сделать его на металлопластиковой основе: стильно смотрится и не портит ткань. Не используйте пластиковые бейджи стандартного формата на английской булавке или на шнурке, чтобы носить на шее, – они неудобные и старомодные.

Введение единых галстуков для мужчин – хорошее решение, купите каждому по 2–3 одинаковых, в тонах компании, и у вас никогда не будет разнобоя в образах сотрудников мужского пола. Шейные платки для женщин также станут интересным дополнением имиджа.

Чек-лист: что должно соблюдаться

• Сектор продаж разделен на фронт-офис[8] и бэк-офис[9].

• Функции фронт-офиса и бэк-офиса не смешаны.

• Для клиента отдел продаж функционирует в режиме «одно окно».

• Задачи специалистов фронт-офиса связаны с заключением новых сделок.

• Менеджер по продажам отвечает за работу с клиентом от выбора объекта до формирования заявки на составление договора.

• Специалист по работе с агентствами недвижимости отвечает за формирование дополнительного потока клиентов через упомянутые агентства.

• Ипотечный брокер отвечает за аккредитацию объектов и помощь клиентам в получении ипотечного решения.

• Задачи специалистов бэк-офиса связаны с оказанием услуг клиенту и помощью специалистам фронт-офиса в заключении сделок.

• Администратор отвечает за бесперебойное функционирование офиса продаж.

• Специалист по сбору дебиторской задолженности отвечает за своевременное поступление в компанию денежных средств от клиентов.

• Специалист по сопровождению сделок отвечает за составление и подписание договоров, формирование пакета документов для регистрации сделки.

• В офисе продаж есть юрист, который взаимодействует с клиентами.

• Регистрацией сделок занимается выделенный специалист.

• В отделе продаж есть бухгалтер-кассир и водитель-курьер.

Чтобы провести аудит структуры отдела продаж, прежде всего необходимо разобраться – какой она должна быть? Какие составляющие и направления работы с клиентом должны быть включены в структуру продаж? Как понять, насколько существующая структура эффективна и в какой мере помогает компании добиваться целей?

Режим одного окна

Относительно недавно девелоперские компании перешли на работу в режиме одного окна. При обращении клиента на всех этапах сделки с ним взаимодействует один человек: помогает в выборе квартиры, оформляет заявки в банки при необходимости использовать ипотечные средства, показывает демонстрационный вариант, готовит договор, сопровождает сделку до момента сдачи дома в эксплуатацию, в том числе общается с покупателем, если тот просрочил плановый платеж. В теории такой формат обслуживания предполагает повышение сервиса, потому что с клиентом на всех этапах работает один менеджер, который выстраивает персонифицированные отношения, досконально знает ситуацию и личностные особенности человека.

На практике же получается, что один менеджер должен сочетать совершенно разные знания, навыки и личностные качества. Он должен уметь выявлять потребности клиента и «зажигать его» своей презентацией, чтобы тот принял решение в пользу покупки квартиры именно этой компании. Он должен быть педантично внимательным, иначе рискует допустить ошибку, а еще требовательным в отношении своевременности оплаты квартиры по графику, прописанному в договоре. То есть как минимум сочетать в себе трех абсолютно разных по психологическому профилю людей.

Попробовав такой формат работы, компании внесли корректировки и стали позиционировать работу офиса в режиме одного окна, разделив необходимые функции между сотрудниками фронт- и бэк-офиса. Причем многие девелоперы лишь формально разделили функционал, на практике же менеджеры по продажам продолжают заниматься не только работой с клиентом в части продажи квартиры, но и сопутствующими функциями.

Среди специалистов офиса продаж девелоперской компании в г. Вологде был выделен менеджер по работе с агентствами недвижимости. В его функционал входило заключение сделок с клиентами, обратившимися через агентство, и совсем не стояла задача развития партнерских отношений. По сути, специалист по работе с агентствами недвижимости был, но исполнял обязанности менеджера по продажам и работал с иной категорией клиентов.

Проверьте, кто ваши сотрудники – узкие специалисты или универсалы? Сколько функциональных задач перед ними стоит? Они направлены на одну цель или на разные?