Аудит продаж. Практическая инструкция для девелопера Разуваев Сергей
При отсутствии специализации сложнее тренировать специалистов, оттачивать их профессиональные навыки и постоянно повышать квалификацию в их зоне деятельности и зоне влияния.
Фронт-офис
Что мы понимаем под сотрудниками фронт-офиса продаж? Это специалисты, которые сосредоточены на формировании клиентского потока и его обработке с целью заключения новых сделок. Исходя из этой логики, к специалистам фронт-офиса мы относим: менеджеров по продажам, специалистов по работе с агентствами недвижимости и ипотечных брокеров. Чтобы понять, работают ли эти сотрудники на заключение новых сделок, достаточно задать простой вопрос по каждой из функциональных задач: ваше действие может напрямую привести к подписанию договора?
Менеджер по продажам
Если ваш менеджер по продажам обрабатывает входящие звонки клиентов, которые хотят купить квартиру, проводит консультации в офисе с потенциальными клиентами, показывает демонстрационные объекты на строительной площадке, обзванивает базы клиентов, которые уже что-то купили (или обращались и не купили), составляет заявку на договор для специалистов по сопровождению, потому что только он знает условия сделки и именно он договаривался с клиентом, – все это ведет к новой сделке.
Если он вносит данные клиента и объекта в договор, заказывает полис страхования, подает заявку в банк, сканирует документы для регистрирующего органа – это тоже приближает к сделке, потому что подобные действия – составная часть заключения любого договора (хотя это и сервисная функция, самостоятельно не ведущая к сделке). Стоит ли тратить время высококвалифицированного и высокооплачиваемого менеджера на деятельность, которая не приносит компании прибыль?
Переключение с одной деятельности на другую не способствует высоким результатам и не позволяет оттачивать навыки. Сможет ли менеджер качественно работать с новым клиентом, если будет думать о том, что ему срочно нужно составить договор, завизировать у проверяющих и подписать у руководителя, иначе запланированная на завтра сделка может сорваться? Наша практика показывает, что не сможет. Поэтому специализированные сотрудники более эффективны, чем универсальные.
Специалист по работе с агентствами недвижимости
Чем должен заниматься специалист по работе с агентствами недвижимости? Основная его задача – сделать так, чтобы риелторы, встречающиеся с клиентом, который планирует купить квартиру, «доводили» его до отдела продаж девелопера. Соответственно, их задача – привести в компанию новых клиентов для заключения сделки.
Если специалист по агентствам недвижимости 80 % своего времени проводит в «полях», потому что системно обучает агентов продукту компании, приезжает к ним в офис, вывозит на строительные площадки, регулярно информирует об изменениях и актуальных предложениях, поддерживает доброжелательные отношения, оперативно и справедливо решает конфликтные ситуации – все это работает на повышение лояльности и уровня знаний продукта, а в результате ведет к сделкам.
Есть в работе с агентствами недвижимости и рутинная работа – например, обновление прайс-листов, заключение договоров возмездного оказания услуг, сверка актов выполненных работ. Она занимает до 20 % времени специалиста, отвлекает от главной цели – лидогенерации[10], которая способствует заключению новых сделок. Значит, ее нужно передать сотрудникам бэк-офиса, чтобы специалист по работе с агентствами недвижимости все время был сосредоточен на формировании дополнительного потока. Иначе мы вновь получаем универсального сотрудника, а это однозначно неэффективно.
Ипотечный брокер
Поскольку ипотечный брокер также относится к сотрудникам фронт-офиса, его работа должна приводить к подписанию новых договоров. Функциональных задач у этого специалиста всего две: аккредитация очередных объектов в банках, чтобы клиенты смогли воспользоваться ипотечным кредитом при покупке квартиры, и помощь в получении решений по ипотечной заявке. Основной фокус внимания ипотечного брокера при аккредитации объектов должен быть направлен на взаимодействие с сотрудниками банков. Сбор же пакета документов, необходимых для получения разрешения на ипотечное кредитование покупателей этого объекта, можно передать в бэк-офис, например администратору офиса продаж.
Когда менеджер по продажам передает клиента ипотечному брокеру для консультирования, он уверен, что тот за максимально короткий срок разберется в ситуации клиента, определит несколько банков с подходящими программами, поможет заполнить заявку, собрать пакет документов и отправит запрос на ипотечное решение одновременно в несколько банков. Тем самым клиент сэкономит время и силы, а менеджер оперативно получит одобрения от банков и сможет заключать сделку.
Сейчас крупные девелоперы размещают в своем офисе нескольких специалистов банков, которые консультируют клиентов, принимают заявки и выдают решение. Наличие банковских представителей не заменит функционала ипотечного брокера, поэтому они могут быть только дополнительными сотрудниками, но не основными.
В самарском офисе продаж девелоперской компании целый зал отведен для специалистов пяти крупных банков. Менеджеры по продажам, получив запрос на использование ипотечных средств при покупке квартиры, отводили клиента в ипотечный зал, и в каждом банке по очереди клиент получал консультацию, и в каждый подавал заявку. Нередко, проконсультировавшись с менеджером за 20 минут, потенциальный покупатель больше часа проводил с представителями банков. Затем менеджер был вынужден от каждого получать обратную связь, контролировать решение, на что тратил значительное количество времени.
Бэк-офис
Поскольку сотрудники бэк-офиса выполняют сервисную функцию, их задачи связаны со всеми нецелевыми действиями, которые необходимо совершить, но которые не ведут к продаже напрямую.
Проверяя работу бэк-офиса, мы должны отследить: упрощает ли работа его сотрудников бизнес-процессы? Снимает ли с менеджеров по продажам задачи, которые не влияют на заключение сделки, но важны с точки зрения клиентоориентированности?
Сотрудники бэк-офиса – это администратор офиса продаж, специалист по сбору дебиторской задолженности, специалист по сопровождению сделок, юрист, специалист по регистрации сделок, водитель-курьер и бухгалтер-кассир.
Администратор офиса продаж
Наличие в офисе продаж администратора позволяет решить значительное количество мелких, но тем не менее важных задач. Поддержание порядка в офисе, наличие необходимых канцтоваров и работающей оргтехники, оперативное устранение неполадок, ответы на вторичные звонки – все это позволяет всем сотрудникам выполнять свои задачи, не отвлекаясь на бытовые вопросы.
Для клиента же администратор – тот человек, который заботливо принесет чашечку кофе, поможет занять детей в детском уголке, позаботится о верхней одежде, чтобы в офисе было комфортно находиться; одним словом, создаст доброжелательную атмосферу.
Специалист по сбору дебиторской задолженности
Почему контролировать графики платежей клиентов и заниматься сбором дебиторской задолженности должен отдельный человек, а не менеджер по продажам? Прежде всего, потому что менеджер умеет рассказать покупателю, как тот будет жить в этой квартире, и вместе с ним мысленно расставит мебель, чтобы клиент захотел купить еще не построенный объект. А второй сможет вежливо, но неумолимо, ссылаясь на заключенный договор и взятые обязательства, требовать оплату, начислять пени и взыскивать долги. И это совершенно разные люди по своим психологическим особенностям.
Менеджер по продажам должен стать для клиента не только экспертом в области продажи недвижимости, но и другом-советчиком. Сделка по покупке квартиры в современных условиях экономического спада может длиться до полугода, и все это время менеджер поддерживает отношения с клиентом, владеет его ситуацией. Если у клиента при рассрочке платежа возникают сложности, он даже может рассказать о них менеджеру по собственной инициативе. Но покупателю будет сложно воспринимать жесткие требования менеджера о закрытии просроченного платежа, потому что он привык к другому формату общения. А тому будет трудно перейти к иной форме взаимодействия, и он будет демотивирован, а значит, не сможет работать со следующим клиентом с полной отдачей.
Специалист по сопровождению сделок
Специалист по сопровождению сделок – первый помощник менеджера по продажам. Обладая усидчивостью, внимательностью и педантичностью, он быстро и без ошибок может составить договор, связаться со страховой компанией для получения полиса, подготовить пакет документов для регистрации в государственных органах. Когда подготовкой пакета документов и подписанием договоров занимается отдельный специалист, который в определенное время ждет клиента, готов уделить ему максимум внимания и в спокойной обстановке за чашкой чая или кофе ответить на все вопросы по договору, это говорит не только о высоком клиентском сервисе, но и правильно отлаженном бизнес-процессе.
Юрист
Наличие юриста в офисе продаж необходимо, потому что при продаже недвижимости возникают различные нюансы, требующие оперативного реагирования, и без квалифицированного специалиста не обойтись. Также у клиентов нередко возникают узкие вопросы, на которые в принципе может ответить только юрист, незамедлительно снимая страхи и сомнения клиента тем, что подкрепляет объяснения ссылками на действующее законодательство.
Специалист по регистрации сделок
Задача этого специалиста – сопровождение клиентов в государственные органы, чтобы они могли оперативно сдать пакет документов на регистрацию. Или же убедить доверить эту задачу сотрудникам компании, чтобы получить уже готовый и зарегистрированный пакет документов.
Бухгалтер-кассир
Когда в офисе продаж есть касса, клиенту удобно оплатить покупку без дополнительных затрат, а менеджеру – оперативно засчитать себе сделку, не дожидаясь поступления денег через банковское отделение. Наличие кассы не влияет на заключение сделок, но добавляет сервиса, свидетельствует о клиентоориентированном подходе и поддерживает работу в режиме одного окна.
Водитель-курьер
Наличие автомобиля с водителем позволяет оперативно отвезти необходимые документы в точку назначения: забрать страховые полисы, передать договоры юристам на регистрацию, отправить документы в банк для ускорения процесса и многое другое. Даже если административный офис и офис продаж находятся в одном здании и документооборот переведен в электронный формат, так или иначе, бумажное сообщение вне компании обязательно существует, и ни один из сотрудников, кроме водителя, не может заниматься такой работой, чтобы не потерять эффективности в основной деятельности.
Аудит работы директора по маркетингу и продажам
Чек-лист: что должно соблюдаться
• В компании директор по маркетингу и продажам – это один человек.
• Директор отвечает за стратегический уровень продвижения продукта.
• Директор понимает все процессы и отслеживает результаты по укрупненным показателям.
• Коммуникация между директором и руководителем отдела продаж отлажена на высоком уровне и позволяет оперативно получать информацию и обратную связь.
• Директор осведомлен о работе сотрудников отдела продаж и имеет инструменты воздействия на них.
• Работа директора направлена на создание условий для правильного процесса продажи.
Когда и почему возникает вопрос о проведении аудита работы директора по маркетингу и продажам (коммерческого директора)? Мы считаем, что инициатором проведения подобной проверки должен быть сам директор по маркетингу и продажам. Именно он отвечает за результаты работы этого отдела, именно с него собственник компании или генеральный директор спрашивает выполнение плана и получение прибыли. Коммерческий директор должен быть самым заинтересованным лицом, иметь точное представление о выстроенных бизнес-процессах и объективную картину их эффективности, о работе сотрудников, которые участвуют в этих процессах, о точках роста и инструментах увеличения результативности в работе отдела продаж.
Исходя из этой логики, директор по маркетингу и продажам, во-первых, сам или через руководителя отдела продаж должен регулярно проводить самостоятельную проверку, а во-вторых, инициировать аудит с помощью профессионалов. По факту этого не происходит. В основном из-за страхов, что сторонний аудит выявит пробелы в работе отдела продаж и это изменит мнение собственника или генерального директора о директоре по маркетингу и продажам в худшую сторону. В результате проверку отдела продаж профессионалами заказывает собственник, и тогда уже сам директор по маркетингу и продажам попадает под аудит наряду с отделом продаж. Гораздо лучше коммерческому директору первому проявлять инициативу.
Разделение функционала
Прежде чем говорить о том, как происходит аудит работы директора по маркетингу и продажам, нужно разобраться, почему и когда его должность должна закрывать два направления.
В каких случаях приемлемо разделение функционала на директора по продажам и директора по маркетингу и рекламе, а в каких нет?
Структура управления должна подчиняться масштабу бизнеса и имеющимся оборотам компании. Если последние не превышают 5 млрд рублей в год, то продажи, маркетинг и реклама могут быть сосредоточены в руках одного топ-менеджера. При этом допустимы два линейных управляющих: руководитель отдела продаж и руководитель отдела маркетинга и рекламы. В подобном случае такая структура позволит оперативно обмениваться информацией и решать задачи максимально эффективно.
Как только компания вырастает, начинает работу в нескольких регионах, обороты увеличиваются до 7–10 млрд рублей в год, функционал необходимо разделять. В этом случае логично изменение структуры и введение отдельных единиц – директора по продажам и директора по маркетингу. Также остаются линейные управляющие – руководитель отдела продаж и руководитель отдела маркетинга и рекламы, занимающиеся операционной деятельностью.
При аудите работы директора по маркетингу и продажам, даже если указанный сотрудник выполняет две функции, мы не анализируем его деятельность в сфере маркетинга, а проверяем только блок продаж. Во многих системах коммерческий директор отвечает также за развитие территории, подбор земельных участков и взаимодействие со строителями. Но и эту деятельность мы оставляем за рамками проверки.
Степень вовлеченности в процессы
Возвращаясь к проведению аудита работы директора по маркетингу и продажам: проверять нужно, прежде всего, степень вовлеченности в процессы внутри отдела продаж.
Какой должна быть эта степень вовлеченности? Должен ли директор все контролировать и знать каждый шаг сотрудников на пути к цели? Или он занимается стратегическими задачами, а текущая работа и управление отделом продаж полностью возложены на руководителя отдела, и директор в нее не вмешивается?
Оптимальный вариант – когда директор по маркетингу и продажам понимает все процессы и отслеживает результат по укрупненным показателям, таким как количество заключенных сделок, объем проданных квадратных метров, сумма выручки по подписанным договорам, объем поступивших в компанию денежных средств и средняя стоимость квадратного метра. Для операционной работы у него есть руководитель отдела продаж, который может предоставить любую информацию по запросу.
Вот мы и проверяем: владеет ли директор по маркетингу и продажам информацией об объемах продаж на ежедневной основе? Разбирается ли, как работает тот или иной бизнес-процесс? Понимает ли эффективность запущенных акций и рекламных кампаний? Насколько быстро и с помощью каких инструментов может получить от руководителя отдела продаж информацию, необходимую для принятия решения? Как выстроена коммуникация между директором по маркетингу и продажам и руководителем отдела продаж? Понимают ли они друг друга? Имеет ли директор обратную связь от руководителя отдела продаж, использует ли ее для корректировки принятых решений? Насколько директор осведомлен о мотивированности сотрудников отдела? Знает ли он их сильные и слабые стороны? Может ли влиять на персонал?
Безусловно, прежде всего за операционную деятельность в отделе продаж отвечает руководитель, он же и замеряет «температуру» в коллективе, и следит за уровнем мотивированности и работоспособности менеджеров. Тем не менее директор по продажам не должен полностью отстраняться от этой деятельности, как не должен и полностью забирать управление отделом на себя, имея в штате руководителя отдела продаж.
У крупного екатеринбургского девелопера коммерческий директор почти за год работы ни разу не общался с продавцами напрямую. Всю обратную связь он получал от руководителя отдела продаж. В итоге при изменении конъюнктуры рынка и значительном снижении результатов по ключевым показателям на исправление ситуации потребовалось довольно много времени. Все выровнялось бы значительно быстрее, если бы директор по маркетингу и продажам понимал, как выстроена работа в отделе продаж.
Стратегический уровень управления
Понимая и контролируя работу на тактическом уровне, директор по маркетингу и продажам решает основные задачи на уровне стратегии.
Проводя аудит работы директора, мы смотрим: развивает ли он на стратегическом уровне партнерские отношения с агентствами недвижимости, банками? Разрабатывает ли маркетинговую стратегию на основе анализа результатов продаж и портрета покупателя? Работает ли над улучшением продукта совместно с техническим директором? Занимается ли разработкой предложений по повышению конкурентоспособности продукта? И что очень важно, создает ли условия, чтобы продажи шли максимально быстро и эффективно?
Как мы видим, все задачи директора по маркетингу и продажам находятся на стратегическом уровне и направлены на создание условий для увеличения объемов продаж. Но в этом направлении деятельности есть еще тактический уровень работы, и именно для его контроля нужны руководители отдела продаж и отдела маркетинга и рекламы. Они должны взять на себя оперативное управление процессами и взаимодействие с рядовыми сотрудниками.
У девелопера в г. Тюмени был достаточно сложный бизнес-процесс заключения сделки. От составления заявки на договор до его подписания и заверения со стороны компании уходило 2–3 дня. В процессе участвовали семь человек, начиная от менеджера по продажам и заканчивая курьером, который перевозил договоры между офисами. С приходом нового директора по маркетингу и продажам процесс сократился до двух часов, а если требовалось экстренно заключить сделку, можно было уложиться и в 30 минут. Этот руководитель создал условия для подписания договора «здесь и сейчас», с минимумом задействованных сотрудников. Не вовлекаясь в сам процесс сделки, он смог увидеть «сверху» лишние опции, а затем упростил их, чтобы сократить время процедуры. Это хороший пример, как директор по маркетингу и продажам изменяет процессы и выстраивает систему, а не отдельные ее элементы.
Аудит работы руководителя отдела продаж
Чек-лист: что должно соблюдаться
• В компании есть руководитель отдела продаж.
• Он отвечает за тактический уровень продвижения продукта.
• Он управляет продажами, в том числе ценовой и ассортиментной политикой, создает инструменты для эффективной работы сотрудников отдела.
• Он направляет работу сотрудников отдела продаж, в том числе занимается целеполаганием, анализом результатов, обучением, мотивированием.
• Он не решает проблемы за сотрудников, но вместе с ними разрабатывает стратегию решения.
• Он формальный и неформальный лидер отдела и, с одной стороны, представляет интересы сотрудников, а с другой – проводит идеи топ-менеджмента и руководителя компании.
Руководитель отдела продаж – это представитель управленцев, который, находясь в отделе постоянно, занимается реализацией условий для его эффективной работы. Чтобы провести аудит действий этого руководителя, нужно разобраться с его основными задачами и понять, насколько качественно он их выполняет. По большому счету, руководитель отдела продаж занимается управлением продажами и управлением сотрудниками.
Управление продажами
Чтобы проверить, насколько руководитель справляется с управлением продажами, спросите его: знает ли он актуальный ассортимент, которым располагает менеджер? Отслеживает ли динамику входящих обращений и делает ли выводы, какие меры необходимо предпринять в зависимости от изменений? Участвует ли в формировании ценовой политики? Предлагает ли инструменты стимулирования продаж на рассмотрение совету директоров? Дает ли обратную связь по портфелю продуктов и участвует ли в формировании технических заданий при проектировании новых объектов? Утверждает ли планировки проектировщиков с учетом понимания потребностей клиентов? Какие инструменты предлагает сотрудникам отдела продаж для достижения поставленных целей?
Руководитель должен на ежедневной основе контролировать ритмичность продаж, анализируя причины отклонения от выполнения плана и принимая решения об изменении стратегии работы. Формирование и утверждение акционных предложений для покупателей – также задача руководителя, при этом он же должен быть инициатором повышения цен, если проведенный анализ покупательской способности, уровня спроса и цены конкурентов показывает возможность увеличения стоимости продуктов компании. Контроль продуктового портфеля – это отслеживание наличия в ассортименте сбалансированных остатков квартир. Чтобы предоставить покупателю выбор, продавцы должны иметь разнообразные варианты предложений как по срокам сдачи, так и по цене, планировочному решению и метражу. Контроль своевременного поступления в компанию денежных средств также входит в зону ответственности руководителя отдела продаж.
Управление сотрудниками отдела продаж
Чтобы оценить, как руководитель отдела продаж работает в части управления сотрудниками, нужно проанализировать его работу по их развитию.
Ставит ли он вместе с сотрудниками индивидуальные цели на месяц, неделю и каждый день? Анализирует ли с ними результаты дня с точки зрения ритмичности продаж и прогноза выполнения плана? Проводит ли регулярное и разноформатное обучение, используя для этого как планерные встречи, так и обучение на рабочем месте? Учит ли менеджеров работать в формате исходящего поиска потенциальных клиентов? Своевременно ли проводит мозговые штурмы при возникновении сложных ситуаций в продажах?
Руководитель отдела продаж должен заниматься постоянным обучением, мотивированием и контролем работы своих специалистов. Он должен владеть ситуацией по достижению плана в каждом направлении работы, понимать сильные и слабые места менеджеров, совместно с ними составлять и реализовывать программу индивидуального обучения и развития навыков, необходимых для эффективной работы. Серьезный объем работы руководителя – формирование резерва персонала и адаптация новых сотрудников, поскольку штат отдела продаж обновляется достаточно часто и нельзя допустить невыполнения плана по причине нехватки ресурсов.
Чаще всего основной фокус внимания руководителя отдела продаж сосредоточен на управлении продажами, а работа с сотрудниками ведется бессистемно, эпизодически. Причина в том, что управляющий отделом может совмещать такой объемный функционал при выполнении ряда условий – высокий уровень самоорганизации, умение делегировать, прошлый опыт высоких объемов продаж и постоянное саморазвитие. Если он раньше не был успешным продавцом недвижимости, то не сможет обучать своих менеджеров, потому что даже знание техник продаж не срабатывает без четкого знания клиента и продукта. Если по любому сложному случаю сотрудники идут за помощью к руководителю, при этом не предлагая решения, то вместо своих функциональных обязанностей он фактически выполняет работу менеджеров по продажам.
Конечно, руководитель может и должен заниматься крупными, сложными сделками, такими как продажа торговой галереи в микрорайоне, сумма договора которой составит половину плана продаж. Или работа с очень важным для компании клиентом в части сопровождения и контроля за его договорами. Но все стандартные сделки обязаны совершать менеджеры, в случае возникновения сложностей совместно с руководителем устраивать мозговой штурм по поиску решения.
В одной девелоперской компании Подмосковья руководитель отдела продаж подключался практически к каждой сделке. Где-то общался с риелтором, где-то звонил и «дожимал» клиента. Ему нравилось быть супергероем, который решал все проблемы быстро и успешно. При этом его менеджеры были абсолютно несамостоятельны и нерешительны. Надо ли говорить, что, когда руководитель уходил в отпуск, продажи замирали до его возвращения.
Конечно, без поддержки директора по маркетингу и продажам и его работы по всем стратегическим направлениям руководителю отдела продаж довольно трудно сосредоточиться на выполнении своих должностных обязанностей. Также нередко из-за сложной бюрократической системы внутри компании и регулярных затяжных встреч руководителю отдела продаж не хватает времени на свою работу. И оценивая его деятельность, необходимо принимать во внимание условия, в которых он работает.
Лидер в отделе продаж
Ни в одной должностной инструкции не прописано, что руководитель отдела продаж должен быть лидером. И тем не менее от того, насколько руководителя воспринимают его сотрудники, зависит его влияние на процессы и коллектив.
Доверяют ли ему подчиненные? Понимает ли он, что с ними происходит за пределами офиса? Умеет ли замотивировать и настроить на работу, даже когда сотрудник не верит в себя? Если его мнение в коллективе весомо, то это потому, что он заработал авторитет или просто получил право последнего слова за счет должности? Считаются ли с его голосом топ-менеджеры компании и, в первую очередь, директор по маркетингу и продажам?
Авторитет и лидерство зависят от действий, поступков, умения брать ответственность за себя, коллектив и собственные решения. Безусловно, этому можно научить, но многое зависит и от личных качеств человека. Анализируя работу руководителя отдела продаж, нужно рассматривать совокупность факторов и учитывать его стремление к изменениям и готовность нести ответственность за эти изменения.
Аудит системы обучения сотрудников
Чек-лист: что должно соблюдаться
• Система обучения встроена в общую систему работы, с целями, задачами и сроками реализации.
• Внешнее обучение ритмичное и разнообразное, направлено на развитие как профессиональных, так и личностных навыков.
• Для проведения внешних тренингов привлекают тренеров, специализирующихся на продажах недвижимости.
• В отделе продаж проводят еженедельные встречи по разной тематике.
• Ежедневно руководитель и сотрудники ставят цели и анализируют результаты.
• Руководитель каждое утро мотивирует продавцов на достижение результата.
• Руководитель занимается полевым обучением сотрудников.
• В отделе продаж регулярно читают и обсуждают книги по продажам и маркетингу.
• В отделе продаж регулярно смотрят и обсуждают фильмы по продажам и маркетингу.
Практически каждый руководитель стремится взять в свою команду профессионалов, которые смогут быстро разобраться в функционале и приносить результат. На собеседования приглашают кандидатов с опытом работы, в идеале – именно в недвижимости, затем стажируют какое-то время и отправляют работать с клиентами.
Система обучения
Если спросить у руководителя отдела продаж или директора по маркетингу, обучают ли они продавцов, все, без исключения, ответят утвердительно.
Но что понимается под системой обучения? Какой она должна быть? Как определить, что обучения достаточно?
Говоря об обучении, большинство имеет в виду проведение тренингов с приглашением внешних тренеров. И крайне редко мы слышим об обучении на рабочем месте, о регулярных и разнообразных планерных встречах, вообще о выстроенной системе повышения квалификации для специалистов отделов продаж. Также все тренинги в основном проводятся по техникам продаж и для продавцов, но редко учат собирать дебиторскую задолженность, вести презентации и экскурсии для больших групп, да и просто заниматься организацией своей работы. Достаточность обучения проверяется уровнем конверсии: если она увеличивается, значит, обучение на пользу; если не меняется или начинает падать – необходимо увеличить количество обучающих мероприятий.
Система обучения сотрудников отдела продаж должна быть прежде всего запланированной и выстроенной, с четкими целями, задачами и графиком реализации.
Есть ли в вашем отделе продаж годовая программа обучения? Составляется ли она в последние месяцы уходящего года на следующий календарный? Учтена ли при составлении сезонность продаж? Обучение проводится регулярно, ежемесячно, в разном формате? Корректируется ли программа при реализации? Обучение направлено на развитие как профессиональных, так и личностных качеств?
Если все ответы положительные – отлично, соблюдены как минимум формальные признаки программы обучения.
По поводу ее наполнения. Условно все мероприятия такого плана можно разделить на две группы. Внешнее обучение – когда для отдела продаж организуется корпоративный тренинг или отдельные сотрудники отправляются на открытые тренинги. Внутреннее обучение – когда руководитель отдела продаж непосредственно занимается прикладным обучением на рабочем месте в разных форматах.
Внешнее обучение
Как часто вы проводите внешние тренинги для отдела продаж? Как определяете темы и подбираете тренеров для работы со своими сотрудниками?
Четыре-шесть внешних тренингов в год – оптимальное количество, позволяющее менеджерам усваивать информацию и учиться применять полученные знания на практике, доводя навыки до автоматизма. Важна и роль руководителя отдела продаж. Он должен не только участвовать во всех тренингах, но и вести после них так называемое «посттренинговое сопровождение», то есть устанавливать цели по применению новых навыков и контролировать исполнение. В противном случае будет получен временный подъем, эмоциональный заряд от тренинга; возможно, менеджеры даже будут пробовать применить новые знания, но без контроля скоро вернутся к привычному алгоритму действий.
Что касается тем обучения, то одни должны быть направлены на развитие техник продаж, другие – на личностное развитие, которое находит применение в профессиональной деятельности. Самоменеджмент, типология клиентов, командообразование, ораторское искусство, управленческие поединки, тренинг по работе с большими аудиториями – эти и другие темы помогут как менеджерам по продажам, так и сотрудникам бэк-офиса работать эффективнее и чувствовать себя увереннее в различных рабочих ситуациях.
Определяя, какого тренера пригласить, обратите внимание не только на программу тренинга и стоимость услуг, но и на видео, выложенные в открытых источниках.
В нашей практике был случай, когда отдел продаж с воодушевлением ждал тренинга от именитого тренера. Его книги были интересны, отзывы о нем – великолепны. Но сам тренинг прошел вяло, безжизненно, с многочасовой теорией и минимумом практики – одним словом, скучно и нерезультативно.
И пожалуй, самый важный момент: тренеров, специализирующихся на продажах, – тысячи. Но если вам удастся найти того, кто занимается продажами именно в девелопменте, ваши сотрудники получат не только прикладные инструменты, но и будут говорить с тренером на одном языке, решая практические кейсы.
Внутреннее обучение
Если с внешним обучением все в общем просто и понятно, то чтобы выяснить, насколько правильно построено внутреннее обучение, нужно ответить на следующие вопросы.
В отделе продаж проводятся еженедельные встречи? Поднимается разнообразная тематика? Эти мероприятия не только включают в себя обмен информацией по текущей ситуации, но и развивают сотрудников? Кроме еженедельных встреч, отдел продаж начинает день постановкой целей и мотивацией на день? По окончании рабочего дня сотрудники отчитываются о результатах? Руководитель делает анализ основных ошибок и успехов менеджеров, чтобы спланировать следующий рабочий день более эффективно? В отделе продаж есть утвержденный список книг для прочтения и обсуждения? Используется ли такой метод обучения, как совместный просмотр фильмов о маркетинге и продажах? Есть ли правило в отделе продаж, что интересная, профессиональная статья читается и обсуждается всеми? И, самое важное, занимается ли руководитель «полевым обучением»?
На все эти вопросы должны быть даны положительные ответы, чтобы система внутреннего обучения была сбалансирована и вела к самообучению.
Во многих отделах продаж проводят встречи-планерки. В основном это час до начала рабочего дня, один раз в неделю, где обсуждают новости компании и анализируют результаты по выполнению плана.
В г. Казани мы видели, как проходили планерки с менеджерами, и перестроили эту систему. Изначально все выглядело так: сотрудники сидят за своими рабочими столами, руководитель отдела продаж стоя зачитывает результаты каждого, а затем резюмирует информацию о новых условиях и рассказывает о работах на строительной площадке. По сути, это была планерка – отчет руководителя за всех. Вовлеченность остальных членов команды была нулевая, и понимания, зачем нужно собираться в 8 утра, также не наблюдалось.
Этот час в неделю можно проводить более эффективно, в том числе устраивать мозговые штурмы по достижению плана, заготавливать речевые модули на сложные возражения клиентов, отрабатывать этапы продаж в игровых ситуациях, бывать на строительной площадке и общаться со строителями, приглашать интересных спикеров и многое другое.
Помимо еженедельных планерок, каждый рабочий день должен начинаться с постановки плана на день по воронке продаж[11] и с мотивации продавцов на достижение успеха. От того, насколько позитивно заряжен продавец, зависит, как пройдет его день и какой в итоге будет результат. В конце рабочего дня каждый сотрудник обязан отчитаться о достижении/недостижении дневной цели и вместе с руководителем проанализировать успехи и неудачи. Успехи транслируются другим менеджерам, чтобы дать им дополнительные успешные инструменты для работы с клиентами. Неудачи анализируются, чтобы найти решения и составить алгоритм, как действовать в аналогичной ситуации в следующий раз. Если неудачи у разных менеджеров повторяются, это должно служить сигналом для руководителя, что на утренней 15-минутке нужно отработать какой-то элемент процесса.
Чтобы те установки, которые дает руководитель на еженедельных и ежедневных встречах, выполнялись, и те техники, которые менеджеры осваивают на внешних тренингах, помогали увеличивать эффективность их работы, руководителю отдела продаж необходимо регулярно заниматься полевым обучением. Важно находиться рядом с менеджером во время встреч в офисе, показов, приема и звонков. Для чего? Чтобы дать обратную связь и внести коррективы в деятельность сотрудника. А в итоге – получить более высокий результат.
Мы говорили о книгах и фильмах о продажах и маркетинге. Современные сотрудники редко читают, особенно профессиональную литературу. Поэтому руководитель должен определить список книг к прочтению и обсуждению, можно организовать это на одной из планерок или в формате регулярного книжного клуба. Шесть-восемь книг в год вполне по силам прочитать и обсудить даже самому ленивому и занятому. Мы рекомендуем обратить внимание на следующие книги.
• Митчелл Дж. Обнимите своих клиентов. Практика выдающегося обслуживания. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2013.
• Шей Т. Доставляя счастье. От нуля до миллиарда: история создания выдающейся компании из первых рук. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2014.
• Кеннеди Г. Договориться можно обо всем! М.: Альпина Бизнес Букс, 2007.
• Сьюэлл К., Браун П. Клиенты на всю жизнь. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2010.
• Шнаппауф Р. Практика продаж. Справочное пособие по всем ситуациям в сбыте. М.: Интерэксперт, 2014.
• Барышева А. Как продать слона. М.: Альпина Паблишер, 2009.
• Деревицкий А. Школа продаж. Что делать, если клиент не хочет покупать? 455 приемов борьбы с возражениями. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2014.
• Зиглар З. Искусство продаж. М.: Попурри, 2002.
• Норка Д. Скажи мне ДА. Преодоление возражений в продажах. СПб.: Питер, 2009.
• Завадский М. Мастерство продажи. СПб.: Питер, 2011.
• Мэттсон Д. 49 законов продаж. М.: Эксмо, 2009.
• Гиппенрейтер Ю. Общаться с ребенком. Как? М.: Сфера, 2003.
• Кови С. 7 навыков высокоэффективных людей. М.: Альпина Паблишер, 1989.
• Снайдер Т. К черту цену! Создавайте ценности. СПИН-продажи в новых условиях. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2008.
• Трейси Б. Эффективные методы продаж. М.: Попурри, 2002.
• Иванова С. Продажи на 100 %. Эффективные техники продвижения товаров и услуг. М.: Альпина Бизнес Букс, 2007.
• Даймонд С. Переговоры, которые работают. 12 стратегий, которые помогут вам получить больше в любой ситуации. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2011.
• Гандапас Р. Камасутра для оратора. 10 глав о том, как получать и доставлять максимальное удовольствие, выступая публично. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2014.
• Рекхэм Н. СПИН-продажи. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2014.
• Советник, которому доверяют / Д. Майстер [и др.]. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2009.
• Архангельский Г. Тайм-драйв. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2014.
• Жигилий Е. Мастер звонка. Как объяснять, убеждать, продавать по телефону. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2013.
• Бакшт К. Большие контракты. СПб.: Питер, 2012.
То же самое с фильмами, но их мы рекомендуем смотреть всем отделом продаж и затем обсуждать. Перед просмотром обязательно должны быть заданы вопросы к последующему обсуждению, чтобы менеджеры обращали особое внимание на важные моменты. Это могут быть техники продаж, речевые модули, настрой продавца, размышления о целях и т. д. Так мы получим двойную пользу: и обучение, и неформальное мероприятие. Мы предлагаем следующий перечень фильмов.
• «Дьявол носит Prada», США, 2006.
• «Здесь курят», США, 2005.
• «Мирный воин», США, 2006.
• «Семейка Джонсонов», США, 2009.
• «В погоне за счастьем», США, 2006.
• «Доброе утро», США, 2010.
• «Одержимость», США, 2013 (про барабанщика).
• «Предел риска», США, 2011.
• «Бойлерная», США, 2000.
• «Парень, ты попал», США, 2001.
• «Мне бы в небо», США, 2009.
• «Нокдаун», США, 2005.
• «Американцы», США, 2013.
• «Волк с Уолл-стрит», США, 2013.
• «Тренер», США, 2015.
Аудит инструментов контроля
Чек-лист: что должно соблюдаться
• Сверка и анализ выполнения плана с каждым менеджером проводятся ежедневно.
• Менеджеры составляют планы и устно отчитываются по их результатам перед руководителем.
• Сообщения по плану и факту за день отправляются в группу отдела продаж через мессенджер.
• Сообщения по итогам работы отдела продаж в целом и за каждый день также отправляются в группу через мессенджер, и их могут видеть топ-менеджеры компании.
• Сверка и анализ выполнения плана по отделу продаж проводятся еженедельно на планерных встречах.
• Руководитель контролирует качество работы менеджеров с помощью чек-листов.
• Менеджер для работы с клиентами использует «карточку клиента», а также вносит данные в CRM-систему[12] или ее аналог.
• Для получения обратной связи проводят опросы клиентов на разных этапах работы.
• Для анализа загруженности сотрудника используют CRM-систему или ее аналог.
• Руководитель отдела продаж дает менеджерам возможность восстановиться после пятидневной рабочей недели как минимум за два выходных.
Контроль – одна из обязательных и необходимых задач руководителя отдела продаж. Прежде всего, он контролирует выполнение плана, поставленного перед отделом продаж; загруженность менеджеров задачами, а также качество работы с клиентами.
Выполнение плана продаж
Контролировать выполнение плана, казалось бы, проще всего – сверяем план и фактическое положение дел и понимаем, насколько отдел продаж близок к цели. Но так ли все просто? Если отдел продаж выполняет план, клиенты стоят в очереди за вашими квартирами, то да, простой сверки итогового результата, в принципе, достаточно.
А если отдел продаж отстает от плана – когда нужно бить тревогу и предпринимать действия для исправления ситуации? Или если пока все в порядке и каждый день уверенно приближает к плановым показателям, сумеют ли руководитель и его продавцы быстро перестроиться и отладить систему прогнозирования при снижении входящих обращений? Или, например, когда при падении спроса клиент выбирает тех, у кого дешевле, кто раньше сдается и где больше квадратных метров?
При любой ситуации руководитель отдела продаж должен контролировать не только выполнение плана, фиксируя результат и процент выполнения, но и ритмичность продаж. Уверены, многие руководители скажут, что в последнюю неделю месяца менеджеры могут творить чудеса и ускорять сделки в разы, убеждая самых неспешных клиентов купить «здесь и сейчас». Когда «план горит», продавцы превосходят сами себя. Почему же тогда на первой неделе фиксируются единичные продажи? Да потому что отдел продаж привык работать в режиме: первая половина месяца – выдыхаем, вторая – вдыхаем и набираем обороты. При таком формате работы в начале месяца менеджеры спокойно отпускают клиента думать, неоднократно продлевают бронь – одним словом, не спешат. Наступает вторая половина месяца, и мы наблюдаем прямо противоположную картину: менеджеры звонят клиенту не на третий день, а на следующий; разговаривают с теми, кто влияет на принятие решения, чтобы ускорить выбор; трясут банк, чтобы там одобрили заявку на ипотеку за сутки, и т. д. Почему так? Потому что им так позволили. Когда наступает 15-е число месяца, руководитель понимает, что сделана не половина плана, а треть или меньше, и начинает в ручном режиме контролировать продажи. Особенно рисковые делают это только в последнюю неделю месяца, сверяя прогноз выполнения несколько раз в день.
Как часто это нужно делать на самом деле? Раз в месяц? Раз в неделю или каждый день? В каком формате проводить сверку? Устно, когда каждый сотрудник отчитывается на общей планерке, или индивидуально перед руководителем? Письменно, отправляя письмо по электронной почте или в мессенджере?
Правильный вариант только один: каждый день. Утром менеджер по продажам составляет план на день, исходя из своих результатов и оставшихся рабочих дней, вечером делает отчет о выполнении плана. И анализирует прошедший день: успехи и неудачи. По какому бы показателю ни выставляли план отделу продаж – по количеству заключенных договоров, по количеству реализованных квадратных метров, по сумме от заключенных договоров или по поступлению денежных средств, любой его формат должен быть переведен в количество заключенных договоров. Делается это для того, чтобы менеджер вместе с руководителем, зная конверсию, мог выстроить воронку продаж и ставить цель не только по итоговому результату, но и по действиям, предшествующим этому результату. Чтобы заключить одну сделку, нужны брони, которые появляются после встреч, а чтобы назначить встречи, требуется обрабатывать звонки. Только анализируя воронку, можно управлять продажами. При этом руководитель отдела продаж должен ежедневно формировать итоговые результаты работы отдела и отправлять руководству компании. Мы рекомендуем использовать формат СМС.
Итоги на 15.06.2016 г.
План – 127 шт. / 7234 кв. м / 524 млн руб. / 604 млн руб.
Факт – 59 шт. / 3527 кв. м / 241 млн руб. / 315 млн руб.
%%: 46 / 49 / 46 / 52
Ср. стоимость кв. м – 68 тыс. руб.
Каналы продаж: АН[13] 28 шт. (план 64 шт.), ипотека 39 шт. (план 70 шт.)
Воронка продаж на 15.06.2016 г.
Итог дня: 8 шт. / 421 кв. м / 30 млн руб. / 25 млн руб.
Звонки: 75 / встречи: 24 / показы: 32 / брони: 17 / договоры: 8
АН: проведено встреч с АН: 3 / кол-во участников: 74 чел.
Ипотека: принято заявок – 5; получено одобрений – 7
Устно или письменно должны проводиться постановка целей и анализ результатов?
Конечно, устный формат предпочтительнее. Это личная ответственность, это озвучивание своих планов и результатов, обсуждение итогов с руководителем. Письменный формат тоже должен присутствовать – у группы, в одном из мессенджеров, причем руководитель должен писать обобщающие сообщения по плану отдела на день и результату, чтобы ритмичность продаж могли видеть не только продавцы, но и топ-менеджеры компании.
Такой формат работы позволит менеджерам понимать, что каждый день важен, и чувствовать свою ответственность за неэффективно проведенный день, а руководителю отдела продаж – отслеживать ритмичность продаж и вовремя принимать необходимые меры.
Качество работы менеджера
Руководитель должен не только сверять план и факт продаж, но и контролировать соблюдение техник продаж, занимаясь полевым обучением продавцов.
Как же быстро проверить соблюдение этапов продаж, скриптов и жестких речевых модулей?
Читать бесплатно другие книги:
