Однозадачность. Успевайте больше, фокусируясь только на одном деле Зак Девора
Дэйв участвует только в первой половине совещания руководителей. Далее в течение 15 минут он внимательно просматривает электронную почту, сортируя ее по степени важности и удаляя ненужные сообщения. Он перепоручает несколько заданий сотрудникам и не верит своим глазам: как много писем успевает разобрать, когда сосредоточен на одном деле.
До начала онлайн-конференции остается несколько минут, которые Дэйв использует для звонка помощнице руководителя отдела связей с общественностью, чтобы согласовать с ней время аудиенции у руководителя на неделе. Помощница занята, но обещает направить ему по электронной почте предложения.
Дэйв – небольшой любитель онлайн-конференций, но работает активно. Он подавляет желание в это время отправлять сообщения. Он сам может различить, когда люди не сосредоточены на своей переписке, а занимаются ею наряду с другими, более важными делами, и считает такое поведение признаком непрофессионализма. Когда тема конференции выходит за рамки компетенции Дэйва, он отключается. У него остается немного времени на то, чтобы купить по дороге на встречу с женой цветы для нее.
Выводы
Отметьте для себя те приемы из числа использованных Дэйвом в картине номер два, которые особенно полезны для вас. Например, вы сможете гораздо лучше управлять своим днем, если потратите три-пять минут в его начале на то, чтобы правильно организовать выполнение намеченных дел.
Какую методику вы можете применить? Многих прошибает холодный пот при одной мысли о том, что мы передадим кому-то свои полномочия или решение своих вопросов (читай: сократим свои функции контроля). Однако временная передача другим людям полномочий и задач не только поможет сэкономить рабочее время, но и обеспечит профессиональный рост коллег. А точное определение потребностей других позволит избежать излишнего напряжения в решении задач, которые еще не стали актуальными.
Ваша очередь
Запишите на бумаге, что вы хотите сделать в следующие три дня. Выберите типичные рабочие дни. Подберите удобный для вас способ фиксации времени, потраченного на каждое дело. Это может быть смартфон, планшет, блокнот и ручка – выбор велик.
Записывайте в течение дня по порядку, что именно вы делаете и сколько времени это занимает. Избегайте мелких деталей. Ваша цель – проверить, на что уходит ваше время!
Ниже приведен пример (если не любите, чтобы кто-то оказывал на вас излишнее влияние, не обращайте на него внимания).
8:30–9:30. Приехал на работу, поприветствовал коллег, сделал себе кофе, почитал электронную почту.
9:30–10:30. Сделал звонок по поводу отраслевой конференции.
10:30–11:30. Просматривал заметки с совещания, работал в интернете.
12:30–14:30. Совещание в департаменте, пустая потеря времени.
14:30–15:15. Встречался со специалистом по компьютерам по поводу удаления вируса.
15:30–15:45. Разговаривал по телефону со школьным психологом по поводу плохих оценок сына.
15:45–16:00. Смотрел в окно, думая, как заставить сына учиться.
16:00–17:00. Ответил на большинство важных писем.
17:00–17:30. Оставил голосовые сообщения людям, которые сегодня уже ушли с работы.
Разумеется, все эти дела я выдумала. Но попробуйте сделать то же самое.
Какой инструмент вы выбрали?
На чем споткнулись?
Какой совет вы можете дать коллеге, который хочет повысить производительность?
Что бы вы сделали иначе завтра?
Всегда помните о полезном, но иногда раздражающем правиле: если перед вами неотложная и пугающая вас задача, старайтесь решать ее как можно раньше, в самом начале дня. Соберитесь! Жизнь – тяжелая штука! Если вы будете откладывать важные и трудные задачи «на потом», они все равно будут висеть над вами дамокловым мечом, не давая сосредоточиться на чем-то другом.
Объединение задач в группы
Можно ли связанные задачи объединить в группы, чтобы время от времени по одному шаблону решать их в течение рабочего дня? Лично я включаю в такие группы прочтение и составление ответов на электронные сообщения, перемещение текущих материалов (газетных и журнальных статей, бумаг на подпись, писем на отправку и т. д.) в другие помещения нашего здания, ответы на звонки и назначение встреч и интервью.
Чтобы использовать эту методику, нужно уметь определять похожие или близкие друг к другу задачи. Сгруппируйте их в связанные сегменты, которыми можно заниматься несколько раз в день, вместо того чтобы отвлекаться на них постоянно.
Методика группирования задач экономит вам время. Вот некоторые рекомендации для ее успешного применения.
• Решайте группы задач в те часы, когда вы наиболее работоспособны.
• Это может быть от одного до трех раз в день.
• Заранее решите, сколько времени вы потратите на решение группы однотипных задач, и придумайте ограничитель, который подскажет вам, когда остановиться.
• Избегайте заниматься этими задачами в не запланированное для этого время.
Угрожает ли вашей продуктивности работа с электронной почтой и текстовыми сообщениями на ваших устройствах? Отвлекают ли вас социальные сети от важных задач, нанося ущерб неотложным проектам? Если да, то вам стоит опробовать методику группирования задач. Для начала выделите в своем рабочем дне три 20-минутных отрезка, в которые вы могли бы заниматься электронной почтой. Первый – по прибытии на работу, второй – перед обедом, третий – перед окончанием рабочего дня.
Вижу, вы настроены скептически. Наверное, думаете, что люди ожидают от вас более быстрой реакции на свои послания. Но я же не предлагаю вам отвечать на письма раз в неделю. Трех раз в день вполне достаточно.
Порой цепочки писем в электронной почте становятся неразумно длинными из-за обмена малозначащими фразами. Чтобы сделать их короче и понятнее, лучше использовать следующие короткие примечания:
• «Ответа не требуется»;
• «Спасибо, на сегодня все»;
• «Отвечать только в случае каких-то изменений»;
• «С этим может справиться мой коллега, направлять копию мне не нужно»;
• «Хорошо. Увидимся»;
• «Последующие два часа я буду работать в режиме офлайн»;
• «Свяжитесь с моим коллегой, чтобы уточнить детали».
Такая тактика позволяет избежать неожиданных ситуаций. Я, например, даже в те дни, когда поджимают сроки завершения проектов, всегда начинаю день с того, что в одно и то же время просматриваю свои планы на него и читаю почту, накопившуюся с прошлого дня.
Представьте себе, что вас не было в офисе несколько дней и по возвращении на вас обрушивается лавина просьб и требований в форме писем, документов и мерцающих огоньков компьютера. Без паники! У меня есть система именно для таких ситуаций. Это вариант группирования задач, который я называю 1101.
По диагонали просмотрите самые срочные запросы или обращения и немедленно выполните тот из них, который займет минуту или даже меньше. Это может быть не требующий особых размышлений быстрый ответ на электронное сообщение, отказ от несущественного предложения, ответ на записанный в голосовой почте звонок или ответ с согласием на время какого-то мероприятия. Дальше выберите задачи, которые можно решить меньше чем за 10 минут. Займитесь ими как можно раньше с утра. Оставьте те, которые могут потребовать до часа вашего времени. Распланируйте их выполнение на следующие несколько дней.
Вообще лучше как можно больше вопросов решать с утра, пока вас не «накроет» текучка.
Стикеры
Скромная бумажка может стать вашим передним рубежом обороны. Независимо от того, находитесь ли вы в своем кабинете, в рабочей секции, отгороженной от посторонних перегородками, или за своим столом в суперсовременном офисе с открытой планировкой, стикеры остаются вашими лучшими друзьями. Напишите на клеящейся бумажке свое пожелание или просьбу и прикрепите ее к двери, перегородке или на угол вашего стола.
Изучите пару образцов из тех, что используют мои клиенты, чтобы оповестить окружающих о своей занятости. Здесь помогает чувство юмора и легкость настроения. Художественные способности необязательны.
Это не «отключает» вас от окружающих навсегда. Максимальная продолжительность «отключения» обычно составляет не больше полутора часов. Но в любом случае старайтесь ограничивать длительность сосредоточения на одной задаче, чтобы не «перегореть». Делая небольшие перерывы или паузы, вы сохраните энтузиазм для работы.
На стикере-предупреждении вы можете указать и время окончания вашего режима офлайн. Например: «Пожалуйста, подойдите после 13:30!»
То, что мешает нам на работе, не всегда равноценно. Есть большая разница между тем, чтобы «отключиться» от какого-то пустячного дела или не отозваться тогда, когда возникает действительно серьезная проблема.
Я против широко пропагандируемой «политики открытых дверей», которая предполагает, что все вторжения в наше личное пространство ожидаемы и желанны. Это означает, что ваша дверь (в физическом или метафорическом смысле) всегда должна быть открыта для нежданных посетителей и что вы волшебным образом должны быть доступны для любого человека в любое время. Такое невозможно. По сути это означает не быть ни с кем и никогда. Если я веду с вами разговор в вашем офисе и тут приходит некто, чтобы поболтать с вами, разве вы можете быть по-настоящему доступны для нас обоих? Конечно, нет. Это приводит к потере и вашего времени, и времени ваших посетителей.
На календаре, который висит на стене за вашей спиной, или на двери своего кабинета укажите часы вашей работы. Да, многие так поступают. И это срабатывает.
Ваши планы
Когда вы составляете рабочий план на неделю, включите в каждый день по меньшей мере два промежутка по полчаса каждый, в которые вы можете выполнять «блоковые задачи» и быть доступнм для нежданных посетителей. Я называю это гибким режимом рабочего времени. Он требует самодисциплины, но я встречалась с таким графиком даже у самых занятых руководителей. Если вы будете планировать встречи или совещания «впритык», одна за другой, то неизбежно отстанете от плана. Промежутки свободного времени могут быть использованы для того, чтобы попытаться завершить давно «висящие» проекты. Подходите к своим «свободным блокам времени» как к реальным пунктам вашего плана, которые нельзя занимать больше ничем, кроме чего-то чрезвычайного. Все это помогает сформировать привычку к встраиванию свободного времени в ваше расписание.
Позаимствуйте подходы к планированию у семейного врача. Если вы хотите записаться на несрочный ежегодный профилактический осмотр, то вам могут назначить время через месяц. Но если вы звоните в восемь утра с высокой температурой или рвотой, то вас примут в то же утро. Ведь опытные клиницисты всегда оставляют в своих планах блоки свободного времени для непредвиденных случаев.
Для занятого человека это идеальная модель. Вам не нужно бросать все дела ради болтливого коллеги. А если ваш дневной график чересчур плотный, вы не сможете быть доступным в чрезвычайных ситуациях, которые время от времени случаются.
Как же тогда быть с теми праздношатающимися людьми, которые время от времени заходят в ваш кабинет безо всякой на то надобности и без особого желания вас покидать? Или вьются вокруг вас, если вы располагаетесь в помещении с открытой планировкой?
У меня есть для вас способ спасения. Сама по себе тактика однозадачности чудес не делает, ведь этот бездельник мешает вам. Он буквально бурлит от информации о недавнем победителе очередного футбольного матча. А у вас горят все сроки. Что же вы можете предпринять?
• Поднять глаза, коротко заметить, что вы тонете в работе, и снова опустить взгляд на клавиатуру компьютера.
• С улыбкой показать на микронаушники, которые вы вставили в уши для того, чтобы не допустить помех своей работе.
• Ответить ему: «Это здорово, но дел у меня сегодня по горло».
Список того, что вы можете сделать или сказать, чтобы отшить нежелательного посетителя, обширен. И вам нужно это делать. Приятное выражение лица и теплая улыбка наряду с твердым заявлением о том, что вам сегодня не до болтовни, могут возыметь действие.
Некоторые люди, работающие в помещениях с открытой планировкой, жалуются на то, что в таких условиях применять тактику однозадачности невозможно. Ведь отсутствуют границы и очень много отвлекающих моментов. Но не отчаивайтесь. Люди, приверженные однозадачности, легче противостоят помехам, чем те, кто привык перескакивать с пятого на десятое{31}.
Однозадачность требует преданности и чувства ответственности. Мы не можем получить от жизни идеальных условий для выполнения ее принципов. Мы не можем следовать капризам людей или событий, происходящих вокруг нас. Если вокруг вас слишком много разговоров, купите себе генератор белого шума (его еще называют звуковым кондиционером). Такие электронные устройства стоят недорого и помогают подавлять посторонние шумы. С их помощью вам удастся достичь состояния потока, и посторонние раздражители не проникнут в вашу приватную зону{32}.
А как быть в те дни, когда вам никак не удается сосредоточиться? В большинстве организаций с открытой планировкой есть несколько тихих комнат. Пользуйтесь ими при необходимости.
Используя эти и другие методики, вы можете предотвращать вторжение посторонних в ваш рабочий процесс. Одновременно вы даете им знать, что ваше уединение целенаправленно и временно. Люди, как правило, с уважением относятся к режиму работы коллег. И если вы правильно проинформируете их о нем, то и несрочных сообщений получите меньше.
Не забывайте проявлять внимание к людям, помня, что вы обязательно должны им сказать, когда снова станете доступными после временного уединения. И строго соблюдайте порядок. Когда вы становитесь доступными, включайте голосовую почту или автоответчик. Методика временного «отключения» гораздо более эффективна и уважительна по отношению к людям, чем попытки изображать свое присутствие тогда, когда в мыслях вы далеко.
Тренируйтесь, тренируйтесь и тренируйтесь
Привычку сосредоточиваться в данный промежуток времени на одном деле можно выработать поэтапно, осваивая конкретные навыки. Выберите некоторые из них (например, умение справляться с нежелательными посетителями; «отключаться» от социальных сетей; выделить время для составления плана на текущий день; оставаться внимательными на совещаниях; объединять задачи в группы – скажем, при работе с электронной почтой). Отмечайте каждый день, когда вам удается продвигаться вперед в этих направлениях (табл. 2). Если вы видите прогресс в течение четырех дней в неделю, то это уже успех. Поощрите себя по прошествии 15 рабочих дней. Это поощрение должно включать в себя и радость от осознания вашей растущей способности быть «здесь и сейчас».
Таблица 2. Дни, когда нам удается добиться прогресса в освоении желаемых навыков
Многие из приведенных мной примеров стандартные. Но концепция однозадачности может быть применена в самых разных ситуациях и в отношении различных задач. И неважно даже, кто вы: фрилансер, студент, художник или родитель, занимающийся дома своими детьми.
Глава 5
Взаимоотношения с людьми
МИФ
Однозадачность означает невнимание к людям.
РЕАЛЬНОСТЬ
Однозадачность подразумевает, что вы уделяете людям максимум внимания.
Все, что мы делаем в коллективе, должно делаться с уважением к присутствующим.
Джордж Вашингтон
Меня неоднократно спрашивали: «Разве однозадачность не равна эгоцентризму? Это же невнимание к людям».
Нет. И снова нет. Однозадачность – не служение только себе, отторжение или грубость по отношению к другим. Она полезна для всех. Она подразумевает создание хорошего примера для окружающих. Вдобавок в каждый момент вы больше принадлежите другим.
Однажды меня пригласили провести «Семинар для современных лидеров». Его задачей было наладить отношения между Лиз, которую только что назначили в компании на ответственный руководящий пост, и доставшейся ей «в наследство» от предыдущего руководителя командой из 30 человек. Лиз обратилась за помощью именно ко мне, потому что для нее было особенно важно упрочить взаимопонимание в рабочих группах. Она была готова выделить целый день на семинар, надеясь достичь прогресса в создании прочных рабочих отношений с персоналом ее отдела.
Семинар, который проходил на независимой площадке, начался ровно в девять утра. Лиз прибыла спустя 45 минут. Она была буквально на последнем издыхании и объяснила свое опоздание необходимостью решить чрезвычайно срочный и острый вопрос. Это стало началом конца. По ходу семинара Лиз провела больше половины времени вне помещения, где он проходил. Конечно, восьмичасовой рабочий день – длинный. Но оказывается, что не так уж он и долог.
«Современный лидер» Лиз гордилась своей способностью делать много дел одновременно. Она выполняла задачу (или один из пунктов своего плана) по созданию своей команды, пытаясь войти к ней в доверие, и одновременно решала оставшиеся в офисе проблемы. По правде говоря, лучше было бы, если бы она взялась за эти проблемы по возвращении в офис. Ни одна из них не была вопросом жизни и смерти. Это не те проблемы, с которыми иногда сталкивается хирург, когда на минуту отстраняется от операции, чтобы решить с командой неожиданно возникшую головоломку. Лиз потратила впустую много времени и сил на мероприятие, которое принесло результаты, противоположные ожидаемым. Ей не удалось убедить людей в том, что она искренне предана им.
К сожалению, тот семинар не достиг своей цели. Его участники услышали много нового о способах укрепления взаимопонимания с коллегами. Но в последовавших комментариях и оценках постоянно вставал вопрос «Почему лидер команды не принимала активного участия?». Лиз попыталась не придавать таким вопросам особого значения, и команда лишний раз убедилась, что руководительница в настоящем контакте не заинтересована.
Как многие руководители, Лиз – очень занятой человек. Однако на ваш коллектив ваша занятость не производит особого впечатления. Вот если вы присутствуете для коллектива «здесь и сейчас» – это впечатляет.
Лиз говорила коллегам, что они для нее – главное. Но ее дела расходились со словами. Вскоре после семинара один из его участников прислал мне по электронной почте цитату из Льюиса Касса[5]: «Люди могут сомневаться в том, что вы говорите. Но они всегда будут верить тому, что вы делаете».
Старая пословица права: «Поступки говорят громче, чем слова». Она вдобавок очень полезна. Создание команд и воспитание руководителей – долгосрочные вложения, которые по своей отдаче могут даже превосходить профессиональное обучение. Исследование вопросов лидерства, проведенное психологом Дэниелом Гоулманом, показало, что способности руководителя к правильному построению межличностных отношений как индикатор его мастерства вдвое важнее, чем уровень его интеллектуального развития и профессиональных знаний{33}.
Через несколько месяцев после «инцидента с Лиз» я проводила семинар в другой организации. И снова, как и тогда, руководитель Рикардо опоздал. Но он позвонил заранее и объяснил причину, которая была связана со срочной производственной ситуацией. Рикардо прибыл через 20 минут после начала семинара, извинился перед всеми и с ходу включился в работу. Он все время сохранял интерес к мероприятию, хотя и связывался с офисом несколько раз.
В ходе семинара Рикардо честно рассказал о своих проблемах, например склонности к утрате хладнокровия в ходе долгих совещаний. Он заявил, что работает над этим недостатком, понимая, что тот мешает совершенствованию его организаторских навыков. В большинстве случаев люди не ждут от вас совершенства. Они ценят честный и открытый диалог. Когда позже мы занялись оценками семинара, то одним из лучших его моментов многие называли активное участие в нем Рикардо и его открытость. Программа, проведенная нами в той организации, где раньше часто возникали серьезные трения между высшими руководителями и менеджерами среднего звена, возродила надежды ее руководства.
Руководители, придерживающиеся принципов однозадачности, обычно демонстрируют приверженность своей работе и команде. Практика же многозадачности независимо от того, чем она объясняется, наоборот, зачастую приводит к высокомерию, неуважению к людям, дезорганизации и утрате членами коллектива интереса к делу.
Постоянное воодушевление
Один из моих клиентов, Сэмюел, как-то вспоминал свою встречу с Генри Киссинджером, которая произошла 30 годами раньше. Тогда Киссинджер прилетел в город, где жил Сэмюел, чтобы выступить на конференции. По пути потерялся багаж, а ему требовалась свежая рубашка. Сэм, тогда еще молодой человек, был волонтером на том мероприятии. Он побежал в магазин за рубашкой для Киссинджера. Сам он так описывал тот случай.
Когда я вернулся с рубашкой, Киссинджер благодарно принял ее. Он смотрел мне прямо в глаза, и все его внимание было сосредоточено на мне. Я никогда не забуду того ощущения его внимания на себе. Он заставил меня чувствовать себя так, будто, кроме меня, никого на земле больше не было. Конечно, это была мимолетная встреча, но на меня она произвела столь глубокое впечатление, что запомнилась на всю жизнь. По моему мнению, чтобы охарактеризовать Киссинджера, недостаточно сказать, что это был великий государственный муж с очень большим грузом лежавшей на нем ответственности. Разумеется, у него не было никакой необходимости проявлять внимание ко мне, но он проявил. И я уверен, что такой подход к людям сослужил ему большую службу в дипломатической карьере.
Во время той памятной встречи с Киссинджером мой клиент не был облечен ни властью, ни влиянием. Однако в момент их короткого знакомства Киссинджер сосредоточил на нем все свое внимание. Сэм помнит то чувство благодарности и уважения так ясно, как будто это произошло только вчера.
В этом эпизоде Генри Киссинджер явил собой прекрасный пример того, как даже исключительно занятой человек может уделить все свое внимание находящемуся рядом с ним.
Послушайте меня!
Слушать – значит не только воспринимать слова. Нужно демонстрировать уважение к собеседнику и устанавливать с ним контакт. Умение слушать других требует подлинной заинтересованности и искренних усилий.
Когда я провожу исследования людей с помощью «круговой методики 360°», которая предполагает получение комментариев множества окружающих, меня всегда шокирует то, что в большинстве случаев респонденты считают руководителей своей организации недостойными доверия. Это не значит, что люди проявляют к ним неуважение. Обычно такие лидеры не ставят в число приоритетов потребности подчиненных.
Неумение уделять все свое внимание другим людям очень тесно связано с практикой многозадачности. А ведь сосредоточение искреннего внимания на другом человеке даже на несколько минут гораздо более продуктивно, чем часовая программа «психологического тренинга», когда в процессе вы одновременно делаете сразу несколько дел.
Недавно у меня состоялся такой разговор с моим клиентом о его руководителе:
– Он уважает меня.
– Откуда вы это знаете?
– Он слушает меня. И он знает, что я благодарен ему за это.
Когда я хочу продемонстрировать участникам своих семинаров, как важно внимательно слушать их содержание, то обычно выбираю двух незадачливых молодых людей, не отличающихся особым усердием на занятиях, и предлагаю им разыграть сценку из двух частей. В первой части я играю роль самоуверенного менеджера, убежденного в своей важности. Пока «подчиненный» рассказывает мне о своих проблемах, я занимаюсь одновременно несколькими делами: переставляю что-то на столе, отвечаю на срочное сообщение, готовлю материалы для презентации и рассеянно реагирую на слова собеседника. Когда «разговор» (в широком смысле) близится к завершению, я заверяю подчиненного, что он может заходить ко мне в любую минуту. Выходя из своей роли (сама-то я стараюсь всегда внимательно слушать людей), я задаю участнику, игравшему роль моего «подчиненного», два вопроса.
1. Вы чувствовали, что вас внимательно слушают?
2. Придете ли вы ко мне еще, чтобы поговорить о своих проблемах?
Почти всегда я получаю два ответа «нет».
А теперь внимание! Мне удается убедить обиженного участника «переиграть» сцену. Он снова как будто входит в мой кабинет со своей воображаемой проблемой. На этот раз я приготовилась внимательно его выслушать, приглашая его даже придвинуть свой стул поближе к моему столу. Я устанавливаю с ним зрительный контакт, обдумываю и «возвращаю» в своих комментариях то, что он говорит мне, и демонстрирую полное внимание к его словам.
Другая особенность второго эпизода такова: в самом начале разговора я предупреждаю собеседника, что могу уделить ему только пять минут, поскольку должна готовиться к встрече с важным клиентом. Я не решаю проблем собеседника. Напротив, спрашиваю его, что он сам предпринял для этого и какие необходимые шаги в этом направлении наметил.
По завершении второй сцены я спрашиваю у аудитории, какой из разговоров оказался длиннее. Независимо от темы (а она всегда определяется моим собеседником) второй разговор всегда короче первого.
В ходе обсуждения эксперимента я спрашиваю у своего собеседника, почувствовал ли он отторжение, когда в самом начале беседы я сказала ему, что у меня всего пять свободных минут. Ни один из участников никогда не ответил на этот вопрос утвердительно. Люди не обижаются, если мы не «сюсюкаем» с ними, а четко и правдиво обрисовываем ситуацию. Не прерываемое ничем внимание в течение пяти минут почти всегда лучше сидения в чьем-то кабинете в течение 45 минут при том, что хозяин кабинета будет еще отвлекаться на посторонние задачи.
Главной причиной того, что люди не выслушивают вас внимательно, они сами называют нехватку времени.
На самом деле у нас нет времени на то, чтобы не слушать собеседника.
Главное преимущество внимательного выслушивания в том, что при этом вы замечаете, как много собеседник передает в разговоре помимо слов. Если вы по-настоящему погрузитесь в общение, то начнете замечать сигналы, которыми люди сообщают: что они действительно думают, что им нравится, что заставляет их испытывать возбуждение или нервничать и т. д. Вы увидите еле заметные невербальные проявления, колебания голоса, изменения в жестикуляции, повышение тона, улыбку или нервное оглядывание по сторонам.
Если вы правильно сосредоточиваете внимание на собеседнике, то видите его словно на рентгеновском снимке! Вы сможете преодолеть поверхностный взгляд и проникнуть в суть человека. Вы поймете, что именно он хочет донести до вас. И это будет гораздо больше, чем то, что он доносит до вас словами. Все чаще вы будете слышать от собеседников: «Да, вы действительно меня понимаете». Целенаправленное погружение в разговор принесет огромные преимущества. Вы сможете улучшить межличностные отношения на работе, выигрывать контракты, получать повышения по службе и узнавать многое о том, что именно заставляет людей жить и работать.
Уважение
Вспомните моменты, когда тот, кем вы восхищаетесь, демонстрировал уважение к вам или другим людям. Что сигнализирует об уважении? Составьте список из 10 таких моментов.
Ниже я привожу примеры, которыми поделились мои клиенты.
1. Человек легко устанавливает со мной зрительный контакт.
2. Спрашивает мое имя и с удовольствием его называет.
3. Старается сделать так, чтобы мне было удобно: чтобы я чувствовал теплоту, чтобы мне было легко.
4. Обменивается со мной крепким рукопожатием.
5. Интересуется моим мнением и демонстрирует к нему искренний интерес.
6. Не говорит со мной свысока. Наоборот, показывает, что мы оба нужны и полезны друг другу.
7. Благодарит меня за мою работу.
8. Слушает и запоминает факты о моей жизни.
9. Признает и хвалит мои жизненные достижения.
10. Испытывает явное удовольствие от встреч со мной.
Схож ли ваш список с приведенным выше?
Если вы серьезно и постоянно придерживаетесь таких принципов, то тем самым демонстрируете свою приверженность однозадачности.
Некоторые беспокоятся из-за того, что однозадачность кажется проявлением невежливости. Два распространенных аргумента сводятся к следующему.
1. Чтобы сосредоточиться на одном деле, я должен «отключиться» от всего остального и даже самоизолироваться от окружения. Любые вторжения в мои занятия разрушают состояние потока, и потом мне очень тяжело вернуться к решаемой задаче.
2. Я делаю одновременно несколько дел, потому что люди сочтут меня невежливым, если я не отреагирую на их запросы или пожелания немедленно.
Однозадачность подразумевает изменение не только ваших привычек, но и ожиданий, которые возлагают на вас окружающие. Я думаю, что это самая деликатная часть дела.
Если вы нуждаетесь в уединении, чтобы выполнить стоящую перед вами задачу, уважайте такое же стремление и у других. Некоторые люди оживляются под постоянными отвлекающими импульсами, потому что считают их мобилизующими. Другие предпочитают уединение, которое обеспечивает лучшие результаты. Если ваш рабочий стиль – минимизация помех и вторжений в ваш мир, то вы должны сами обеспечить себе соответствующую атмосферу.
Не стоит немедленно реагировать на любое требование или пожелание. Это невозможно и грозит серьезными перегрузками. Старайтесь управлять ожиданиями других, показывая, что вы видите их запросы к вам и ответите на них, когда появится такая возможность. Но уж если вы отвечаете на эти запросы, то подойдите к ним со всем вниманием. Главная цель – в том, чтобы обеспечить высокое качество работы. Шекспир был, безусловно, прав, когда заметил: «Все хорошо, что хорошо кончается».
Вы включены в сеть – значит, выключены из общения
Современные технологии очень помогают нам в жизни. Но привычка все время быть «подключенным к сети» может однажды обернуться против нас. На работе социальные сети снижают производительность, мешают здоровому развитию отношений с коллегами и уменьшают способность отфильтровывать ненужную информацию. Успешные и хорошо оплачиваемые профессионалы считают излишнюю «привязку» к электронным устройствам в ходе деловых встреч и совещаний (написание СМС, работу с электронной почтой и нахождение в режиме онлайн) признаком непрофессионализма и раздражающим других участников моментом. Исследователи из Высшей школы бизнеса Маршалла Университета Южной Калифорнии обнаружили следующее.
• 86 % руководителей компаний считают неприемлемым отвечать на звонки в ходе деловых мероприятий.
• 84 % из них считают написание и отправку СМС и электронных сообщений в ходе этих мероприятий невежливым по отношению к другим участникам.
• 75 % руководителей считают невежливым просмотр сообщений на электронных устройствах в ходе деловых встреч.
• 66 % профессионалов называют недопустимым нахождение в режиме онлайн в ходе официальных мероприятий.
Высшие руководители различных компаний усматривают в постоянной привязке человека к своим электронным устройствам следующие качества.
• Отсутствие привычки уважать окружающих. Люди ценят находящихся далеко партнеров больше, чем присутствующих рядом.
• Недостаток внимания – люди не умеют сосредоточиться на одном деле.
• Неумение внимательно выслушивать собеседника. Люди не могут показать, что слушают говорящих по-настоящему.
• Недостаток силы воли. Люди не способны противостоять требованиям окружающих{34}.
Деловые встречи и совещания – хороший показатель распространения электронных устройств в нашем обществе. Представьте себе совещание руководящего органа какой-нибудь компании. Что вы могли увидеть на нем 20 лет назад? Длинный стол, вдоль него стулья или кресла на колесиках, в которых сидели люди. И что находилось перед ними на столе? Голову даю на отсечение, что это были листы бумаги и ручки для того, чтобы делать записи. Или набрасывать вопросы. Ну, на худой конец, просто рисовать. А теперь? Планшеты, смартфоны, ноутбуки и все больше новых хитрых устройств. И что особенно примечательно – все они включены во время совещания.
Нас не проведешь. Попробуйте тайком бросить взгляд на сидящего рядом с вами человека. Готова спорить на любую сумму, что он пишет СМС, «бродит» по интернету, играет в какую-нибудь электронную игру, просматривает соцсеть или что-нибудь еще. Чаще всего «подключенность» к электронным устройствам означает «выключенность» из реального процесса, происходящего вокруг, например обсуждения вопросов на деловом совещании.
Или, что даже хуже, представьте себе эти противные онлайн-конференции или совещания. Кто-то что-то говорит с экрана монитора. Но ведь вы можете отключить звук. А руки-то у вас свободны. Вы можете поболтать с приятелем, сидящим за соседним столом, просмотреть электронную почту, посетить сеть LinkedIn, проверить Instagram, твитнуть несколько раз, послать СМС, поздравить с днем рождения того, кого вы почти не знаете… ну, вы меня поняли. Вы прекрасно проводите время! Или нет?
Вы замечали, что, поддаваясь всем этим искушениям, не запоминаете, что обсуждалось на совещании? Вас никогда не спрашивали о вашем мнении по теме, к которой вы даже не прислушивались?
Может, вы думаете, будто ловко умеете скрывать, что распыляетесь на многие дела сразу? А другие явно не умнее вас? Или нет?
Припомните последний случай, когда вы разговаривали с кем-то по телефону и поняли, что собеседник не особенно вслушивается в ваши слова. Возможно, это были всего лишь чуть более затянутые паузы между вашими вопросами и его ответами.
Рассеянное внимание всегда заметно. Многие менеджеры часто говорят о неприятном чувстве, которое они испытывают, когда им приходится повторять сотрудникам то, что уже обсуждалось на общих совещаниях.
Отдавайте приоритет тем, кто рядом с вами
Вы обедаете с коллегой, а ваш телефон вибрирует от входящего звонка? Вы беседуете со своим сотрудником, и на экране вашего смартфона всплывает важное сообщение? Вы находитесь на прогулке с семьей, а ваш мобильный телефон переполняют входящие СМС? Как можно придерживаться тактики однозадачности, когда к вам поступает множество срочных и часто противоречивых задач?
Отдавайте приоритет тем, кто в данную минуту рядом.
Как-то недавно я зашла в кафе, где оказалась единственным посетителем. Я уже точно знала, чего хочу, и собиралась сделать заказ, но тут рядом с кассиром зазвонил телефон. Он снял трубку и дежурно произнес: «Чем могу вам помочь?»
Оказывается, «чужие» все-таки существуют, и звонивший, видимо, задался целью заказать еду на всю планету. Я незадачливо переминалась с ноги на ногу, а кассир все спрашивал и спрашивал: «Что-то еще?» Создавалось впечатление, что каждым вопросом он запускал очередной фейерверк запросов. Я была голодна, у меня было мало времени, и я устала стоять в этой невидимой очереди.
Если вы работаете в сфере обслуживания (а по сути все мы так или иначе обслуживаем окружающих), то отдавайте приоритет тем, кто рядом. Этот человек пришел к вам. Покажите ему свою благодарность. В конце концов, клиенту, звонящему по телефону, всегда можно сказать: «Подождите минуточку, пожалуйста». Когда вы отдаете приоритет звонку, то любой посетитель рассердится.
Свет, мотор, начали!
Возможно, вы готовы согласиться с принципами однозадачности, но не знаете, как вести себя в конкретных ситуациях. Вот несколько примеров.
Вариант 1. Вы очень заняты, а ваш руководитель предлагает вам срочное и требующее времени задание.
Плохой сценарий.
Руководитель: Мне нужны результаты последних изменений нашей финансовой стратегии самое позднее к трем часам дня!
Вы: Сегодня?
Руководитель: В 15:15 мне нужно доложить эти результаты на онлайн-конференции.
Вы: Сейчас я веду занятие с коллегами в рамках наставничества. Буду занят до 11:30. Потом с 11:45 до 14:00 у нас общий деловой обед, в ходе которого мы обсуждаем проблемы мотивации. Над вашим заданием я смогу поработать с двух до трех часов, хотя мне нужно еще до пяти вечера составить пять заключений по годовым отчетам моих подчиненных.
Руководитель: Ну и что? Мне только что написал один из наших чертовых инвесторов. Мне нужно ему ответить. Так что, договорились?
Вы: Хорошо.
Хороший сценарий.
Руководитель: Мне нужны результаты последних изменений нашей финансовой стратегии самое позднее к трем часам дня!
Вы: У меня сегодня уйма срочных дел.
Руководитель: Что? В 15:15 мне нужно доложить эти результаты на онлайн-конференции! Это очень важно!
Вы: Хорошо. В 15:20 я смогу присоединиться к этой конференции и сообщить о результатах. Это вам поможет?
Руководитель: Думаю, да. Мне сейчас звонит важный инвестор. Можете подбросить какие-то идеи по ценным бумагам?
Вы: Я сейчас готовлюсь к занятию с коллегами в рамках наставничества. Это как раз по вашей теме. Занятие начнется через несколько минут. Кстати, эта программа идет очень хорошо.
Руководитель: Правда? На вчерашнем совете директоров о ней как раз спрашивали.
Вы: Мы могли бы обсудить ее итоги в начале следующей недели. Как насчет утра вторника?
Руководитель: Хорошо. В 8:30?
Вариант 2. Вы завершаете предложение компании к государственному тендеру по проекту стоимостью 1,5 млн долларов. Закончить работу нужно к завтрашнему дню. Этот проект – вопрос жизни и смерти для компании.
Плохой сценарий.
Руководитель (по электронной почте или через сервис мгновенных сообщений): У нас здесь срочное дело! Нам нужно сейчас подготовить предложение по внутригрупповому контролю качества! Мне надо немедленно переговорить с вами!
Вы (откладывая в сторону предложение по проекту): Хорошо, так в чем дело?
Хороший сценарий.
Руководитель (по электронной почте или через сервис мгновенных сообщений): У нас здесь срочное дело! Нам нужно сейчас подготовить предложение по внутригрупповому контролю качества! Мне надо немедленно переговорить с вами!
Вы (включаете автоответчик): «В данный момент у меня срочное дело по подготовке предложения к государственному тендеру. Пожалуйста, оставьте ваше сообщение, и я свяжусь с вами завтра утром».
Руководитель (по мобильному телефону): Где вы вообще находитесь?
Вы: Привет. Я работаю над предложением по тендеру, которое вы мне поручили. Должно быть готово к завтрашнему утру. Дело идет нормально. Что случилось?
Босс: Какое предложение? Ах, это… Ничего. Мне нужно, чтобы вы быстренько пришли ко мне в офис. Мы должны подумать над этой чертовой программой внутригруппового контроля. Можете быть здесь через пять минут?
Вы: Не могу. Я заканчиваю предложение. Вы же знаете, что от него зависят наши шансы получить заказ на новейшую систему профессионального обучения. Вы же сами заставили меня пообещать вам, что я сделаю ее приоритетной. Уверен, результат вам понравится. Можно я направлю вам его после обеда?
Босс: Ну хорошо, это было бы здорово.
Вы: Отлично. Тогда я отключаю все сигналы на своих устройствах, пока не закончу документ.
Возможно, вы спросите, что делать, если руководитель все же скажет: «Нет. Вы должны мне помочь сейчас». Что ответить на это?
Тут уж вам придется обрисовать ситуацию как можно точнее. Вы можете, например, сказать: «Значит, вы хотите, чтобы я появился у вас в течение нескольких ближайших минут? Но тогда у меня срывается занятие с коллегами в рамках наставничества. Как быть с этим?»
Факторы успеха в таких ситуациях:
• Проявляйте уважение к высшему должностному лицу и к себе.
Читать бесплатно другие книги:
