Искусство проведения мероприятий. Беседы мастеров Бу и Шу Шумович Александр

История 92: Цена и качество

Помощник Чу Ян принес мастеру Шу несколько писем, на которые нужно было ответить. Мастер Шу посмотрел их, насупив брови.

– Постоплата, она как отложенный оргазм, – сказал он, прочитав первое письмо. – Напишите, что мы без удовольствия согласны подождать указанное время. Берем проект в работу.

Далее мастер Шу взялся за второе письмо.

– Это редукцион из Аутсорс-банка.

– У них очень строгие правила закупок?

– Проблема закупок не в том, что они срезают жир. Проблема в том, что они срезают мясо. Напишите, пожалуйста, что наши принципы не изменились. Обычный текст, вы знаете, что писать.

Помощник Чу Ян сразу же написал:

«Уважаемые коллеги!

Политика нашей компании ориентирована на предоставление услуг высочайшего качества. К сожалению, это невозможно совместить с предоставлением услуг по наиболее низкой цене. По этой причине мы приняли решение не участвовать в тендерах, где снижение цены – главный или существенный фактор победы.

Таким образом, мы не заинтересованы в участии в электронных торгах по указанному проекту.

Спасибо, Чу Ян».

История 93: Празднование нового года

Как-то команда Пре-Мо готовила предложения по празднованию Нового года для доброго и крупного банка. Слон-банк – давний Клиент агентства, и подвести его никак нельзя. Команда придумывала концепции одну за одной. Но это происходило хаотично, сотрудников кидало в крайности, не за что было зацепиться. И тогда сотрудники обратились к мастеру Шу, медитировавшему на диаграмму маркетингового бюджета.

– Скажите, мастер Шу, как можно весело отпраздновать Новый год?

Мастер Шу отвлекся и внимательно посмотрел на делегацию в одинаковых красных кимоно. Он достал кисточку, тушь и лист бумаги формата А3. Аккуратно разложил перед собой и, не глядя на собеседников, начал рассказ.

– Что бы вы ни выбрали, у вас будет четыре варианта для сюжета праздника.

Обмакнув кисть в тушь, он нарисовал первый знак – греческую букву А.

– Первый вариант – Альфы.

Альфы – те, кто стремится быть во всем первыми. Самыми крутыми, самыми яркими, громкими, дорогими. Это пафос, богатство, шик и блеск, гламур, вечерние платья, ярмарка тщеславия. Это праздники, для которых выбирается пафосное место, приглашаются лучшие артисты, подаются изысканные блюда. В целом по концепции – это концерт с едой. В общем, нужно пустить пыль в глаза, поиграть в высшее общество. Для организаторов важно этим мероприятием подчеркнуть высокий статус гостей. Нужно выжать из бюджета максимум пафоса. Чем лучше это получается, тем успешнее мероприятие. Особенных сценаристских изысков не нужно, зато режиссеру придется постараться. Альфы, конечно, бывают разными. Это не только мероприятия вроде Венского бала. Застолье в кавказском ресторанчике тоже может стремиться стать альфой среди других подобных мероприятий, просто в другом масштабе. В общем, альфы – это когда нужно сделать действительно круто. Но есть и другие интересные варианты.

Мастер Шу достал новый лист бумаги и сделал быстрое движение кисточкой. На белом поле появился новый знак – греческая буква B.

– Далее у нас идут Беты. Как вы думаете, какие они?

Слушатели почтительно молчали.

– Бетами давайте называть тех, кто хочет повторения. Это те, кто воссоздает на своем мероприятии известные истории. Те, кто делает мероприятия в стиле известных кинофильмов, компьютерных игр, мюзиклов. Они хотят заново пережить приключения, воссоздать сюжет или телешоу. Погрузиться в блокбастер и ощутить себя его героем. Можете привести примеры?

– Мероприятие в стиле вечеринки Джеймса Бонда! «Кто хочет стать миллионером»! «Чикаго»!

– Верно. Вы уловили суть. Тут главное – повторение успешной истории, известной вашим гостям. Если выбрать историю, которую знают не все, мероприятие не окажется успешным. Гости просто не оценят стараний организаторов. Ну и, конечно, важно выдержать концепцию, не допускать компромиссов, чтобы история была узнаваемой и яркой.

Мастер Шу кивал, глядя на третий белый чистый лист.

– Теперь давайте поговорим про Гаммы.

Мастер Шу снова окунул кисточку в баночку для туши и одним движением вывел новый тип новогодних концепций.

– Гаммами я бы хотел назвать мероприятия, где создается атмосфера. Не история, а именно атмосфера. Когда мы словно совершаем путешествие в другие города и страны, в другие эпохи или особые места мира. Например, мероприятие в стиле цирка – это не сюжет. Это комплекс ощущений, понятные номера на сцене, сет-ап зала, костюмы промоперсонала, декорации. Кафе в Париже или вечер танцев в Аргентине – пример того, что не нужно подробно объяснять: примерно понятно, что вас ждет. Чтобы такое мероприятие удалось, особенно важны правильные декорации и артисты.

Но мои самые любимые мероприятия – Дельты.

– Что же это?

Мастер Шу изобразил треугольник – греческую букву дельта.

– Дельта – это символ изменений. К этому типу мероприятий я хотел бы отнести все шоу с сотрудниками. Людям нравится преображение. Когда рядом с тобой каждодневно трудится обычный человек, и вдруг ты видишь его на сцене, и он поет не хуже многих эстрадных звезд. Вот это круто! На этом эффекте построены все дельты. Мюзиклы, песни и танцы со звездой, домашние команды КВН, танцевальные баттлы, битвы хоров, театральные постановки, корпоративный бенд, всевозможные шоу талантов или конкурсы двойников. Чтобы добиться успеха в этом типе мероприятий, организатору нужен грамотный кастинг: так он поймет, кто в кого преобразится. Нужны хорошие режиссеры, педагоги по вокалу или хореографии, нужны репетиции и подготовка. Необходимо показать преображение как историю успеха. Нужно показать, как двигался или пел сотрудник в самом начале и каких успехов достиг в конце. Это сложный, но прекрасный формат.

Сотрудники Пре-Мо аккуратно записали все четыре буквы, чтобы не забыть…

– Куда же мы отнесем пиратские вечеринки?

– Можно считать их бетами, если там будет Джек Воробей, например. А можно и гаммами, если это просто Карибы, ром, пиастры и прочие глупости. Не стремитесь совершенно точно проложить границу между вариантами. Конечно, классификация условна. Это упрощение, но оно позволяет сразу выбрать направление, в котором вы будете думать и искать свою идею-пулю.

Команда Пре-Мо вернулась в переговорку, чтобы продолжить брейншторм. Четыре дороги были обозначены мастером Шу, и сотрудники были готовы пройти каждую из них.

В комнате осталась лишь одна фигура. В уголке сидел мастер Бу и улыбался.

– Мастер Шу, вы же понимаете: то, что вы рассказали, – это шаманство. Нет такой классификации, и жизнь значительно сложнее.

– Мысль, помогающая работе, полезна. Смешная классификация или научная – важно использование. Эта мысль полезна, если поможет нашим ребятам найти свою идею. Правда, я не рассказал им об омегах…

– Любопытно. Кто же эти последние? Те, кто отменяет проекты?

– Вы проницательны, мастер Бу. Я замечаю, как отменяются большие проекты. Вчера у нас отменилось торжество крупного автодилера. До этого был банк, еще один банк, консалтинговая компания и др. Их руководители решили не выбирать лучшее предложение, а вообще не тратить деньги на новогоднее мероприятие. Я думаю, что это не трагедия, а фактор, который нужно учитывать.

– Я согласен. Масштабное празднование Нового года – традиция в нашей прекрасной стране И-Го. В Европе или Америке нет ничего подобного. Это дорогая традиция для компаний, но очень важная для нашего event-рынка. Огромное количество корпоративных мероприятий в один месяц по всей стране – эта традиция, как стероиды для спортсмена, позволяла работать огромному количеству разновеликих event-агентств. Похоже, традиция постепенно отходит в прошлое, и наш рынок становится больше похож на европейский. Бизнес европейских event-агентств – юбилеи, запуски новых продуктов, презентации, клиентские вечера, приемы. Это ждет и нас. Юбилеи случаются в пять раз реже, чем Новый год. Приоритеты придется сменить. Крупные выставки, а не календарные даты станут горячей порой для агентств.

– Нет, новогодние корпоративы останутся. Традиция сильна! Правда, их станет меньше, они не смогут кормить столько агентств, сколько раньше. Рынок должны делить сильные компании.

– Полностью с вами согласен, мастер Шу.

История 94: Моя территория

Мероприятие – страшное оружие в опытных руках. Например, городские мероприятия. В чем их роль?

В одних руках это стихийное действие, с динамиками, плакатами и громкими ведущими. В чем его смысл? И есть ли в нем смысл?

В других руках это создание общего городского пространства для жителей и гостей. Это пространство расширяет границы «моего» за пределы квартиры и лестничной клетки. Весь город становится «моим пространством», в котором мне комфортно, которое влияет на меня и которое формирую я.

Когда ты начинаешь чувствовать, что это и твой город, ты ощущаешь ответственность за него.

Это ли не секретное оружие в руках мудрого правителя?

История 95: Мероприятия для интровертов

Как-то раз к мастеру Шу пришел креативный директор Ро Ма и пожаловался:

– Мастер Шу, мы готовим предложение для IТ-компании. В брифе они попросили сделать мероприятия для интровертов. Что нам предложить?

Мастер Шу постарался вспомнить, как проходили последние мероприятия.

– Экстраверты и интроверты по-разному смотрят на жизнь. Все дело в разном типе восприятия. Но так как экстравертов больше, их тип доминирует, и его в большей степени учитывают при подготовке мероприятий. Интроверты составляют около 25–30 % от всех людей, это меньшинство. Но при этом нередко они достаточно влиятельны, так как вынуждены зарабатывать своей головой, а не обаянием. Часто заказчики мероприятий – как раз интроверты. Но для многих интровертов почти любое мероприятие – мучение!

Мастер Шу достал четки. Перебирая их, внутренним взором он окинул всю массу участников мероприятий агентства Пре-Мо.

– Все дело в разном типе восприятия. Экстраверты ищут новых впечатлений. Им нужно понемногу попробовать все, им необходим калейдоскоп номеров программы. Их увлекает мимолетная активность – на несколько секунд или минут. Перерывы им нужны для общения. На вечеринке они переходят от столика к столику, начиная и бросая беседы, пробуют все блюда. А для принятия решений им нужны интенсивные обсуждения с коллегами. Чем больше коллег, тем лучше. Они любят совещания, конференции, тусовки.

На секунду мастер Шу прервался, но потом снова перебросил четки и продолжил:

– Интровертам же сложно ходить на мероприятия. Вернее, им вообще не хочется ходить, так как «это глупое занятие, шумно, к тебе все время пристают» и др. Время можно было бы потратить с большей пользой. Интроверты недолюбливают «веревочные» курсы, шумные тимбилдинги и пр. Им скучно. И они не покупаются на обычные уловки.

Интровертам нужна глубина. Их увлечение должно продлиться некоторое время. Их увлекают викторины, дегустация, раскрашивание картин, статуэток – все то, в чем можно разобраться, посмаковать. Они обижаются, когда их прерывают. Их интересуют потаенные смыслы, они хотят узнать историю компании или продукта, как все связано, как эволюционировало. Им нравятся музеи и артефакты. А перерывы им нужны для отдыха, чтобы прийти в себя.

На секунду мастер Шу замер, но потом четки снова мерно застучали.

Хотя интровертов меньше, стоит помнить, что это все же почти треть аудитории. Темп мероприятия и виды деятельности должны быть сбалансированы, чтобы учитывать интересы и этой части аудитории.

И благодарный менеджер ушел, думая о Клиентах. А мастер Шу подумал: самые важные идеи в истории человечества сформулированы одиночками. Как правило, интровертами.

История 96: Секретный рейтинг ошибок

Мастер Бу всегда носил с собой маленькую черную книжечку. Время от времени он записывал в нее что-то, но никогда никому не показывал. Ходили разные слухи о содержании рукописи. Некоторые говорили, что туда он записывает имена обидчиков, другие – кто и сколько ему должен. Правда оказалась далека от предположений.

Мастер Шу не выдержал и спросил:

– Мастер Бу, что вы записываете в своей книжечке?

– Обещаете, что не расскажете никому, мастер Шу?

– Обещаю.

– Тогда слушайте.

Несколько лет назад я начал записывать ошибки, происходящие на мероприятиях. Все, что ломается, все, что идет не так. Прошло много лет, состоялось около тысячи проектов, в итоге получился рейтинг ошибок, подтвержденный статистикой.

Теперь я точно знаю, что вероятность одного негативного развития сценария на мероприятии выше, чем другого.

– Какой же это рейтинг? Скажите мне, что ломается чаще всего?

– В рейтинге я учитывал не только вероятность события, но и тяжесть его последствия для мероприятия в целом.

Так вот, на первом месте стоит все, что связано с экранами и видео. Вы знаете, с ними все может пойти не так. Формат видео не соответствует формату экранов, видео не выводится, трансляция прерывается неожиданно, трансляция запаздывает, зависает и многое другое. Видео и экраны – номер один в рейтинге.

Номер два – это программа. Задержки, путаница. Организация мероприятий существенно отличается от театральных постановок в одном пункте: в театре спектакль прогоняется много раз, прежде чем его показывают зрителю. Количество шагов по сцене, продолжительность монолога, синхронность действия и света, спецэффектов – все отрепетировано до автоматизма. В случае с мероприятиями мы делаем максимум два прогона накануне. В худшем случае это 15 минут на сцене за несколько часов до начала.

Конечно, нас ждет больше сюрпризов. Темп – мы спешим или опаздываем, а артисты или гости должны уехать в определенное время. Атрибуты – как быстро их вынесли, кто и как вынес, помнит ли спикер на сцене, что ему сейчас что-то вынесут.

Номер три – гардероб. Любопытное место. Вы можете все предусмотреть, но очередь все равно возникнет. Это связано с особенностью кривой, по которой приходят люди.

Вы рассчитываете, что гости приходят плавно, равномерно. Но ведь это совсем не так. Приход гостей разделен на три этапа. «Ранние пташки». Они приходят, когда у вас еще идет монтаж. Они стоят у закрытых дверей, и вы должны принять решение – оставить гостей под дождем (они ведь пришли раньше) или открыть дверь и позволить им увидеть вашу внутреннюю кухню.

«Первая волна». Большая группа людей, приходящих практически одновременно. Скорее всего, вы выдержите этот натиск. Далее следует затишье – приходят единицы.

И вдруг – она, «Вторая волна». Все и сразу. До 70 % людей в один короткий отрезок времени. Вы готовы к тому, чтобы принять всех, но не всех одновременно. Возникает очередь.

Есть несколько вариантов борьбы с ней. Первый – предусмотреть дополнительный персонал именно на это сравнительно небольшое время. Второй – развлекать очередь.

Номер четыре – ведущие. Очень часто за последние годы компании привлекают ведущих из числа сотрудников, пытаясь минимизировать риски. Привлеченные ведущие, вероятно, выступят более эффектно, но они не знают специфики компании (продукт, услуги, особенности сотрудников). Неверные ударения, ошибки в названиях, неуместные шутки, самолюбование – все это снижает тонус.

Номер пять – состояние сцены. Это тонкий и неочевидный момент. Дело не только в эстетике, но и в безопасности. Через что перешагивают гости, выходящие на сцену? Каково покрытие? Как закреплена коммутация и есть ли она вообще?

Если в сценарии есть серпантин, то кто и как его убирает? Многие группы откажутся выйти на сцену до тех пор, пока она полностью не будет очищена от серпантина.

Номер шесть – полиграфия. Как раз тот случай, когда количество ошибок статистически больше, но их значимость не так велика, как у предыдущих пунктов. Обычно всегда можно перепечатать тираж, исправить брак.

Номер семь – логистика и транспорт. Пробки, задержки, общение с водителями, невозможность подъехать или отъехать.

Номер восемь – кейтеринг. Качество еды, скорость обслуживания, соответствие дегустационному сету.

В отдельную категорию вне рейтинга я всегда отношу персонал. Те, с кем общаются гости. Их ошибки не так заметны, как что-то происходящее на сцене, вы редко узнаете о диалоге между гостем и вашим сотрудником. Однако для нас контакт с живым человеком, представляющим организаторов на мероприятии, всегда более значим, чем все остальные пункты. Мы воспринимаем каждого из организаторов как представителя бренда, носителя ценностей, стоящих за данным мероприятием или тем более декларированных.

– Что же делать с рисками? Как использовать этот рейтинг? – спросил мастер Шу.

– Существует простая табличка, позволяющая оценить риск. По вертикали – вероятность события, по горизонтали – тяжесть последствий для проекта. Все, что находится в правом верхнем квадрате, требует внимания.

Обычно, используя таблицу, начинают думать о невероятных событиях типа ураганов и других форс-мажорных обстоятельствах. Однако, судя по рейтингу, обращать внимание надо совсем на другие события, более прозаичные и гораздо более вероятные. Экраны, видео, согласованность программы, ведущие.

Мастер Бу спрятал черную книжку в карман.

Преодоление законов Мерфи – настоящий смысл профессии евентиста. Он пойдет в своих негативных прогнозах до самого конца. Он устранит вероятность проблемы, либо минимизирует ее или ее возможные последствия. Но в самом конце пути его ждет то, на что он не может повлиять.

Это называется принципом «Ур Ган Та». Он характеризует состояние, когда вы сделали все возможное, чтобы предотвратить негативные события для проекта. Но часть событий все-таки возможна. Звездный ведущий может не приехать, в городе может-таки пройти ураган, река может размыть дорогу.

– И что же должен делать евентист, дошедший до этой черты?

– Он должен разбудить в себе спящего оптимиста, дать ему воды и еды. Тот редкий случай, когда евентист может себе позволить быть оптимистом.

В этот момент Бу и Шу задумались о проектах, в которых были готовы ко всему, но ничего плохого не случилось.

История 97: Мероприятия-подделки

Однажды мастер Бу случайно оказался в самой гуще того, что называют «городским праздником» в великом городе Мо. Была перекрыта центральная улица города, повозки и автомобили на нее не допускались. На улице были расставлены большие чаны с вареньем, и жители города свободно могли полакомиться, купить варенье, обсудить разные идеи его приготовления.

Варенье, несомненно, принадлежит к категории традиционных ценностей, подумал мастер Бу, и поэтому, вероятно, стало темой праздника.

Мысли мастера Бу ушли еще дальше. Он стал размышлять, зачем люди делают мероприятия и почему некоторые мероприятия успешны, а некоторые – не очень.

Он сделал запись, которую назвал «Мероприятия-подделки».

Люди любят проводить мероприятия. Люди тратят на них много денег.

Миллионы, десятки миллионов, миллиарды и триллионы. Строят туннели в горах, возводят ледовые стадионы в субтропиках, заказывают тысячи порций салатов и горячего, возводят гигантские сценические конструкции ради нескольких часов.

Не принято говорить вот о чем: далеко не все мероприятия настоящие. В мире event management много подделок.

Как поддельные сумки Gucci и Louis Vuitton, как «точные копии» часов, так и поддельные мероприятия выглядят почти как настоящие. Горит свет, звучит музыка, официанты несут еду, гости улыбаются. И далеко не сразу можно понять, что вам подсунули фальшивку. Лишь уходя, вы вдруг понимаете, что Gucci написан с одним «с», а мероприятие хоть и прошло, но радости никакой.

Есть разные способы оценить, выполнило ли мероприятие свою миссию. Вот, например, два фактора.

Гость мероприятия оценивает его бюджет выше, чем в реальности было потрачено.

Мероприятие создает ощущение общности участников на основе общих ценностей, которые все разделяют. Разделяют они эти ценности на том основании, что были приглашены и решили прийти. Это очень важное чувство, связанное с самоидентификацией человека в обществе, в «своей» группе.

Присутствие множества людей усиливает это чувство многократно, делая его основным содержанием и результатом мероприятия. Его нельзя добиться другими способами коммуникации, так как они не предполагают физического присутствия множества людей в одном месте – а ведь именно это усиливает эмоции.

Успех мероприятия подчеркивает тот факт, что все пришедшие едины в каком-то убеждении, верят, что некоторая ценность является важной. Присутствие сотен или тысяч таких же людей, как вы, усиливает это убеждение, делает его более прочным. Именно это является задачей организаторов мероприятий.

Вот несколько гипотетических примеров.

Олимпиада. Общее убеждение – вера в спорт, который одновременно подчеркивает и стирает национальные границы.

Презентация спортивного автомобиля. Общее убеждение – удовольствие от управления автомобилем со спортивными корнями, принадлежность к группе, которая его может себе позволить.

Корпоративное мероприятие. Общее убеждение – принадлежность к группе, объединенной близким всем набором ценностей. Например, драйв, креативность, инновационность, дружелюбие.

Стоит ли говорить, что мероприятия, обладающие объединяющим эффектом, нечасто встречаются. В основном нам продают подделки. Такие мероприятия часто служат обратной цели: разъединяют участников, подчеркивают их различия, стирают возможности общения и удовольствия от осознания себя в группе.

Еще одно свойство «оригинальных» мероприятий – элемент самоорганизации участников. Они принимают участие в организации мероприятия, помогают с темами и логистикой, дают советы, выражают одобрение.

Городские мероприятия. Задача создать общность, группу по интересам вокруг бренда или футбольной команды понятна, и в этой области накоплен большой опыт практических решений. Здесь есть конкретная точка приложения, вокруг которой объединяются потребители и болельщики. Есть и более сложные задачи, когда точка приложения не так конкретна. Например, в случае мероприятий для города.

Если мы говорим о пользе мероприятия для города (или других территориальных единиц), то речь идет о формировании группы жителей и гостей, объединенных общими ценностями. Это крайне сложная и нетривиальная задача, так как люди в данной выборке представляют собой разные социальные классы. Но, с другой стороны, только мероприятие позволяет людям не просто осознать, а почувствовать себя жителем города. Для многих, возможно, такое произойдет впервые. Люди почувствуют, что у всех собравшихся есть что-то общее, и не просто прописка, а совокупность ценностей, набор эстетических предпочтений.

Переживание принадлежности к группе очень ценно, и если оно произошло, то запоминается надолго. Несомненно, оно влияет на поведение каждого человека: отныне он чувствует ответственность за судьбу группы и за судьбу того, что объединило людей, будь это город или спортивная команда.

Мероприятия – уникальный инструмент по формированию таких групп. Практически незаменимый. Если магия сработала, вы сделали правильную инвестицию. Если нет, вы просто поставили сцену, привезли звук и заказали артистов.

Еще одно важное свойство городских мероприятий – расширение «своей территории» за пределы квартиры, лестничной клетки и дома. Городское мероприятие – возможность для человека осознать себя в городе как на своей территории, своем пространстве. Причем не только пространство влияет на него, но и он влияет на пространство, поскольку чувствует свою ответственность за него.

В связи с этим особенно важны мероприятия, в которых люди выступают не просто зрителями, но и активными участниками, созидателями.

Бу перечитал написанное и дописал в конце крупными буквами:

«Остерегайтесь подделок в области мероприятий! Покупайте оригинальное!»

История 98: Неотвратимость

Как-то раз мастер Бу, посмотрев план логистики помещения, вернул его менеджеру, сказав, что план не годится.

– Почему, мастер? Неужели вы думаете, что люди заблудятся на этой площадке?

– Они МОГУТ пойти не туда.

– Но неужели вы думаете, что они такие глупые?

– Дело не в том, умные они или глупые, а в том, что у них есть возможность ошибиться. Как-то раз я учился медитации в ашраме, недалеко от Бомбея. Это чудесное место. Люди приезжают туда, чтобы отвлечься от своих проблем, сменить образ жизни, разобраться со своими мыслями. Я приехал, чтобы научиться медитации. Это место хорошо тем, что при помощи простых организационных решений у вас нет шансов не получить то, зачем вы приехали. На входе у тебя забирают телефон и отдадут его лишь через две недели. В результате вас не отвлекают звонки и эсэмэски. Утром вас будят на рассвете. Пока вы не выйдете на улицу, служитель не уйдет, он будет звонить в колокольчик и ждать, пока вы выйдете. И так во всем. Даже если ты передумал и хочешь улизнуть, у тебя не получится. Все вовремя позавтракают, пообедают, все послушают лекцию. Не нужно проявлять чудеса силы воли, принимать сложные решения. У тебя просто нет шансов сделать что-то не так, и ты обязательно добьешься своей цели. Это прекрасное место, просто прекрасное! Так что иди и сделай такой план, чтобы участникам не нужно было принимать никаких решений.

– Спасибо, мастер.

Менеджер собрал листки плана в папку и повернулся к двери.

– Там я впервые погрузился в медитацию.

– Что, мастер?

– Моей целью было погрузиться в медитацию. И мне удалось.

– Я буду стараться, мастер!

Менеджер удалился, размышляя над предстоящим мероприятием.

История 99: Больше фотографий!

Директор По Ли тепло поздоровался с фотографом Ко Лян. Они обменялись уникальным фирменным рукопожатием и отошли в сторонку, чтобы обсудить дела. Было видно, что они давно дружат и получают удовольствие от общения. Менеджер Ли На был удивлен такому повороту и решил спросить По Ли об этом попозже.

– Да, так и есть. Мастер Ко Лян мой давний друг, и его положение в проекте – привилегированное. Он настоящий VIP у нас. Когда другие едят и пьют, он сосредоточен, трезв и делает свое дело. От него зависит успех мероприятия. Да и компании тоже.

– Но он просто фотограф…

– Фотограф может пройти через все мероприятие, через все службы контроля, так как он на работе. При этом на него не обращают особого внимания ни участники, ни техники, ни организаторы. Стоит водить дружбу с такими вот незаметными профессионалами. Их взгляд на мероприятие, на работу менеджеров может сильно отличаться от вашего. Вы можете узнать от него, о чем говорят люди между собой. Ну и, кроме того, фотографы посещают много мероприятий и хотя бы поэтому могут сравнить уровень сервиса, технических решений, идей. Их опыт, багаж впечатлений очень велик. Стоит прислушаться!

– Я не подумал об этом.

– Вообще на проектах фотографируйте побольше, Ли На. Во-первых, это красиво… Во-вторых, фотографии не помешают в случае, если возникнут какие-то разногласия о количестве еды, наличии декораций, формы персонала, качества клининга и пр. В идеале технический фотоотчет должен зримо подтверждать каждую строчку в смете. Кстати, видеорегистратор на монтаже тоже не будет лишним.

Тема оказалась такой богатой, нюансов так много, что директор По Ли и менеджер Ли На просидели весь вечер за приятной беседой.

История 100: Техника не ломается, только люди

Однажды мастера Бу пригласили на тест-драйв автомобилей премиум-класса. Эти большие блестящие машины с детства были тайной страстью мастера Бу, так что он, конечно же, пошел. Тем более, увидеть организацию сложного мероприятия со стороны – удовольствие для профессионала.

«Профессиональный кайф в том, что ты действительно можешь понять, что работает, а что нет внутри проекта, какие цели ставились и чего добились. Если исходить из того, что мероприятие – проект по производству эмоций у гостя, есть повод проверить на себе, возникают ли эти эмоции», – думал Бу, направляясь в другой конец прекрасного города Мо.

Организация мероприятия была прекрасной. Все ровно и спокойно. Регистрация на тест-драйв по временному слоту. Бу выбрал 15:00 – счастливое время!

Его довезли на микроавтобусе, зарегистрировали, тут же распечатали бейдж с временем и моделью автомобиля. До тест-драйва нужно посмотреть шоу минут на двадцать. Шоу, идущие одно за другим, были очаровательны. Признаться, Бу немного увлекся и к началу тест-драйва чуточку опоздал, минут на пять-семь, не больше. Его посадили в машину и попросили пристегнуться. Бу почувствовал радость от прекрасно работающей машины мероприятия.

Вдруг в автомобиль ворвалась суровая дама с рацией и строго сообщила: начало тест-драйва уже прошло, и Бу должен уйти.

«Вообще рация у евентиста – как оружие у полицейского. Эти девайсы вселяют в человека чувство превосходства и могущества. Так что, если нет особой необходимости, лучше рации не выдавать», – подумал Бу.

Дама распалилась и произнесла довольно длинную речь, что у них строгий график, поток посетителей и время НЕЛЬЗЯ нарушать. Бу, опоздавший к началу всего на несколько минут, смиренно покинул автомобиль. Глядя на большие блестящие машины, он предался размышлениям. И вот к каким выводам пришел.

Простая и корректно работающая система регистрации и записи на тест-драйв – это очень хорошо.

Каждый человек в цепочке коммуникации с гостем может за одну минуту спустить все инвестиции в трубу. Это плохо.

Мы почти всегда говорим о технологиях, приложениях, сценариях мероприятия и графиках подготовки и очень редко говорим о том, что делать с человеческим фактором. Вот что очень важно.

На Олимпиаде в Пекине китайцы учили своих волонтеров улыбаться. При подготовке к правительственной встрече в Санкт-Петербурге мы рассказывали девушкам и юношам не про систему бонусов (хотя она была), а про то, что они фактически представляют сейчас страну и от них зависит, какими ее увидят министры ведущих стран мира.

Ключевая точка контакта для гостя на мероприятии – не автомобиль и даже не touch screen с обзором автомобиля и опросом, а… другой человек. Автомобиль не вызовет у вас раздражения, не разозлит вас. В самом плохом случае – оставит равнодушным.

В каком настроении пребывают ваши сотрудники, что их мотивирует сейчас – выполнение графика или эмоции гостя, умеют ли они улыбаться, – самый важный вопрос. Жаль, что часто на него не хватает времени.

Мы тестируем технику, делаем дабл-чек оборудования, но редко тестируем сотрудников. Редко проверяем их реакцию в крайних ситуациях конфликта или стресса. Добавим сюда усталость из-за подготовки к проекту, и вероятность «поломки» повышается многократно.

Мастер Бу выбрал слот в 15:55. «Это еще более счастливое число», – подумал он.

История 101: Правосудие Шу

Менеджер Тё Ма готовил церемонию награждения для одной общественной организации. Следовательно, бюджет был небольшим и площадку для церемонии требовалось подобрать бесплатную. Мастер Шу обзвонил нескольких знакомых и нашел подходящее место. Единственное важное условие состояло в том, что Жена Владельца Площадки самостоятельно украсит зал флористикой, так как она была цветочным мастером (флористом).

Неожиданно накануне мероприятия мастер Шу узнал, что владелец площадки отказывается предоставлять ее. Оказалось, что у менеджера Тё Ма и Жены-Флориста случился конфликт. Сущие пустяки, но владелец площадки обиделся. «Глупости, но срыв церемонии произойдет по вине компании, а это позор и для меня», – думал мастер Шу, пока искал менеджера Тё Ма. Они встретились ровно посередине зала.

– Да, мастер Шу, рад вас видеть.

– Взаимно. Мне нужно с вами серьезно поговорить, Тё Ма. Нужно решить текущий спор. Я ознакомился с ситуацией, и вот о чем я прошу. Пожалуйста, позвоните и извинитесь перед Женой Владельца Площадки. Скажите, что были неправы и очень сожалеете. Очень. И цветы ей подарите. Впрочем, нет, цветы у нее есть, подарите бутылку коньяка.

– Но, мастер Шу, это она была не права.

– Не важно! Вообще не важно, кто прав. Мир не похож на комиксы, а мы – на мультяшных супергероев. Мы не развалимся, если извинимся, даже если извиняться не за что. Надо помнить, что мы не можем, как Бэтмен, прийти и навести порядок в мире так, чтобы он нас во всем устраивал. Будьте реалистом. Поправьте то, что сможете. Нужно просто позвонить и извиниться. Или еще лучше – съездите к ней. Только как можно скорее.

– Но, мастер Шу…

– Просто позвоните и извинитесь. Если этого не сделать, других дел на сегодня у нас больше не будет.

Такова жизнь.

История 102: Секреты экономии

Иногда тучи сгущаются, а Садовое кольцо замедляется, исчезают пробки, появляется много свободного времени. Это время экономического спада.

Мастер Бу наблюдал за движением поредевшего Садового кольца и потягивал какао с маршмеллоу. Это был третий или четвертый кризис, который он готовился пережить.

За несколько последних месяцев он так часто слышал «Мероприятие отменено… перенесено на неопределенный срок», что удивлялся: ведь было время, когда Клиенты такого не говорили. Если мероприятие не отменяли, то просили сделать больше за уменьшенный бюджет.

Мероприятия – маркетинговый десерт. Их отменяют первыми, но и возвращают, конечно же, при первой возможности.

По просьбе журнала мастер Бу написал короткую заметку «Как экономить на мероприятиях правильно». Вот его основные идеи.

1. Отмена мероприятий. Далеко не все мероприятия можно отменить безболезненно. Отмена регулярных или анонсированных мероприятий несет в себе репутационные риски. Никто не может сравнить размер экономии и стоимость репутационных потерь.

Так что, если это регулярное, ожидаемое мероприятие для сотрудников, Клиентов или партнеров, найдите возможность его провести. Оптимизируйте бюджет, но проведите.

2. Сокращение косвенных расходов. Если вы несколько лет подряд работаете с одними и теми же поставщиками, проведите тендер. Проконтролируйте, чтобы на этот раз процедура не носила формальный характер. Есть шанс, что вы приятно удивитесь результатам.

Вот основные нюансы, мешающие нормальной тендерной процедуре: специально подобранный пул поставщиков (один нужный и несколько других, явно не дотягивающих до уровня); техническое задание, составленное так, чтобы прошла только одна компания; техническое задание, в котором не указаны цели и задачи, а описано уже конкретное мероприятие с конкретными решениями.

Вряд ли вы получите оптимизацию в 50 %, но 10–30 % – вполне возможно. Плюс новая команда и новые идеи.

История 103: Один вопрос

Как-то раз мастер Бу и мастер Шу вели беседу об уместности обобщений.

– Во многих агентствах говорят, что их основной маркетинговый канал – это «сарафанное радио». Но я так не думаю. Скорее, эти люди просто не до конца понимают, о чем говорят. Как измерять эффект «сарафанного радио», например? Нет ответа. Можно ли прогнозировать привлечение Клиентов через этот канал? Нет ответа.