Легко и просто. Как справляться с задачами, к которым страшно подступиться Зарудный Тимур

Сюрприз! – но для продвижения проекта над ним нужно регулярно работать. Чтобы вам не было грустно, перечислю приемы, которые помогают работать, не терять энтузиазм (не всегда, конечно) и быть Э Ф Ф Е К Т И В Н Ы М И.

Ограничивайтесь тремя делами

В день я могу сделать всего три-четыре важных дела. Именно столько, потому что так работает наша оперативная память – модель, которая объясняет нашу способность держать в голове сознательно обрабатываемую информацию:

• номер телефона,

• мысль о том, что нужно позвонить заказчику и отменить встречу,

• название книги, о которой прочитал в Telegram-канале и захотел купить,

• цифры ИНН,

• информация об окружающих предметах в пространстве,

• выбор еды или одежды на сегодня.

Прежде считалось, что оперативная память способна удержать семь элементов[20], но сейчас специалисты сократили это число до четырех[21]. Этого достаточно, чтобы держать фокус, придумывать новое и не забывать старое. Если объектов больше, то информация легко забывается.

Дела в ежедневнике съедают эту самую оперативную память. Если в моем планере их больше трех или четырех, то внимание разбегается и растет тревожность, потому что мне хочется все успеть (НО КАК?!).

Как я с этим справляюсь: для начала определяю три дела, которые хотел бы закончить к вечеру. Марк Форстер, автор книги «Сделай это завтра»[22], советует в особо сложные дни выбирать вообще всего одно. Сделал – и молодец, отстань от себя.

Важные дела – это не все, что нужно сделать за сегодня, а только то, что ценно и сложно. Ценность исходит из того, ради чего я совершаю действия и как себя после этого чувствую. Сложность зависит не от технических навыков, а от силы внутреннего сопротивления. Иногда сложнее сделать один звонок, чем написать огромную статью.

Зарядку, чистку зубов и утренний бег я не записываю в ежедневник, потому что эти действия уже вошли в привычку. А сдачу главы книги, запись подкаста, продажу телевизора и встречу с заказчиком – записываю, потому что это нетипичная история, которую я не хочу пропустить.

Чтобы понять, какими тремя делами я буду заниматься сегодня, я начинаю утро с прямого вопроса: «Какие три дела я хочу сегодня сделать?» Это помогает обратиться к самым актуальным потребностям, а не к когда-то составленным планам и старым обещаниям. Иногда моя задача на сегодня – не облажаться в чем-то одном: сходить на встречу, доработать текст или съездить куда-нибудь погулять, чтобы отдохнуть и перезарядиться.

Ответив на вопрос, я открываю планер и смотрю, какие из задач нужно делать сегодня. Некоторые из них касаются договоренностей с другими людьми, некоторые – привет из прошлого, в котором мне казалось, что определенное дело будет полезно именно сегодня. Этот список в планере часто отличается от моих мысленных ответов. Иногда я переношу или вообще убираю запланированные дела, если понимаю, что от сегодняшнего неделания ничего не изменится. Иногда даже меняется условие задачи: заказчик хотел начинать сегодня, но у него случился форс-мажор.

Мне нравится начинать дело с того, на что, по ощущениям, нужно больше энергии. Иногда это приятная задача, вроде курса, иногда – запущенный проект брендинга, от которого внутри скрипит, поэтому нужно взять и все прояснить.

Если совсем коротко, сейчас я планирую свой день так:

• выписываю, что жужжит в голове, смотрю планировщик;

• выбираю 3–4 главных дела из обоих списков;

• все остальное либо планирую на следующий день, либо убираю в гаражик: хватит времени сегодня – сделаю, нет – не судьба.

Убирать в гаражик = убирать с глаз. Это все та же история с оперативной памятью. Если все держать на виду, перед собой, то внимание будет рассеиваться. Это касается мессенджеров, планировщиков, почты и даже количества открытых приложений.

После планирования я закрываю лист: все, больше никаких дел на сегодня, разбираюсь с этими. Надеюсь, вы уже поняли, что от всех уведомлений нужно избавиться.

Закрывайте списки

Закрытый список дел подразумевает, что новые задачи, которые появляются по ходу дня, автоматически идут на следующий.

Это еще один прием из «Сделай это завтра», и он действительно работает. Прежде всего – потому, что многое из срочного таковым не является, просто включается паника. Конечно, авралы иногда случаются, но гораздо реже, чем панические состояния.

Закрытый список помогает концентрироваться на важном, не пуская в планы энтропию. Запланировал – выключил внешние раздражители, сижу и работаю, на остальное не отвлекаюсь. Если хочется переключиться, значит, я устал и нужно взять паузу, чтобы отдохнуть.

Записывайте в блокнот все планы и идеи, которые приходят в голову

В какой-то момент я понял, что мне важно выписывать все жужжание и желания, даже если я не смогу ими заняться прямо сейчас. Просто чтобы освободить оперативную память и снизить напряг. Если не записывать, то либо они будут крутиться в голове и отвлекать, либо я просто на них переключусь.

Допустим, я расслабленно пишу статью – и вдруг хочется проверить рейтинг фильма «Час пик 2» на Кинопоиске. Или написать знакомому преподавателю про возможную лекцию. Или посмотреть фотографии Мартина Парра на Pinterest.

Вот прямо так: подумал – записал, а не сделал.

Все эти порывы стоит записать и вернуться к ним позже. Так сглаживаются два встроенных в голову косяка. Первый сформулировал психолог Даниэль Канеман: нам кажется, что мысль, только что пришедшая в голову, важнее, чем текущее занятие. Потому что срабатывает логическая ошибка под названием «привлекательность новизны».

Второй косяк – «эффект дверного проема». Человек намного чаще забывает увиденное или услышанное, выходя за дверь. При этом он может пройти такое же расстояние по большому помещению и сохранить в памяти поставленную цель, но стоит ему перейти из комнаты в комнату, как информация «стирается». Это происходит из-за смены контекста.

В нашей истории работает та же штука. Работал над статьей отвлекся на телефон (перешел через дверной проем) забыл, что делал, и тратишь силы, чтобы вернуться к задаче.

Поэтому я записываю все в блокнот. Захотел проверить фильмы, которые идут в прокате, – записал; собрался внести трату – записал; вспомнил, что нужно написать другу, – отметил. В пять часов вечера я открываю весь список и начинаю разбираться с импульсивными заметками. Что-то вписываю в планы на завтра, что-то делаю сразу, что-то просто удаляю, потому что это уже не нужно или задача изначально была ерундовой.

Убирайте телефон в коробку

Самый важный лайфхак. Чтобы снизить количество отвлечений, достаточно перед работой убрать телефон с глаз. Просто перевернуть его экраном вниз не поможет, потому что даже само его присутствие в поле зрения снижает произвольное внимание и когнитивный контроль. А выключить звук и убрать в коробочку, всех предупредив, – поможет.

Работайте ритмично: по технике помодоро, с отвлечением и потягиваниями

Помодоро – это популярный метод тайм-менеджмента: 25 минут работаешь, 5 минут отдыхаешь, потом работаешь снова – и так в течение всего дня, пока занимаешься задачей.

Эта техника хорошо подходит для выполнения больших проектов: написания статьи, дизайна интерьера, обрабатывания фотографий или учебы. Она помогает держать ритм и не засиживаться до посинения, когда в конце дня вся концентрация уходит, а вы чувствуете себя выжатым как лимон.

В первой главе книги я уже рассказывал о том, как устроен мозг. Там есть описание работы префронтальной коры, и пришло время освежить и дополнить знания.

За внимание и концентрацию отвечают две структуры: теменная и префронтальная кора. Теменная кора – это сторожевой пес, который всегда начеку. Она отвечает за автоматическое переключение на все новое, внезапное и шумное, поэтому мы любим новости, проверяем каждый сигнал от смартфона и непроизвольно оборачиваемся на громкий звук. Этому есть эволюционное объяснение: все те, кто не обращал внимание на изменения в среде, умирали.

Префронтальная кора – это зубрила. Она собирает информацию, чтобы обрабатывать абстрактные понятия, ставить цели, искать варианты поведения и подавлять автоматические реакции системы «бей или беги». То есть отвечает за произвольное внимание, которое можно удержать силой.

Сторож всегда реагирует на новое (а мы – снова и снова отвлекаемся), а ресурс зубрилы быстро заканчивается и дорого стоит. В среднем человек может удерживать внимание от 3 до 40 минут, в зависимости от сложности задания, количества раздражителей, возраста, тренированности и генетики.

Так что сохранять концентрацию, оставаясь на месте, – так себе идея, потому что это ведет к истощению когнитивных способностей и повышению риска импульсивного жора. А регулярные прогулки во время работы – наоборот, отличная мысль. Мозгу полезно движение.

Важно понимать, что время работы и отдыха по Помодоро можно варьировать: 25/5 – не обязательное правило. Например, моя способность сохранять внимание на деле зависит от многих факторов. Когда мне сложно сконцентрироваться, я ставлю рабочее время на 12 минут и отдыхаю 3, когда хочу поработать запоем – ставлю 30-минутные отрезки и отдыхаю 5.

Еще раз: у меня не получается «тренировать» мышцу внимания, постепенно увеличивая время работы. Ну то есть вроде как получается, но всегда будут дни, когда меня все бесит, работа несрочная, настроения нет, встал не с той ноги, хочется на ручки и отдыхать с бокалом брюквенного стаута, а не вот это все. Поэтому иногда важно отставать от себя, снижать планку или вообще брать отгул.

Переключение в соцсети не создает ощущение отдыха, потому что мы как смотрели в монитор, так и продолжаем это делать: внимание все так же концентрируется. В перерывах желательно вставать из-за компьютера, потягиваться и делать какие-то механические дела.

Я отдыхаю так:

Хожу по офису или квартире и занимаюсь разными мелкими задачами. Пять минут прогулки по лестницам и комнатам. Если в простой ходьбе вам не хватает смысла – планируйте дополнительные действия: отксерить документы, помыть чашки, добавить кофе в кофемашину, прибраться на рабочем столе.

Занимаюсь легкой зарядкой. В приложении Sworkit есть короткие тренировки. Главное – выбрать подходящий тип упражнений, например разминку стоя, чтобы не кататься в костюме по офисному ламинату.

Играю с коллегами в кикер или пинг-понг. Не у всех есть такая возможность, но если есть – пользуйтесь на здоровье, это полезно.

А еще полезно узнать, что подарит вам радость в течение дня, и запланированно дать себе это. Для этого возьмите смартфон с открытым пустым файлом (или листик, если так еще кто-то делает) и вспомните вещи, которые делают вам приятно. Для меня это:

• кофе,

• регулярные прогулки – с подкастами и без,

• чтение книги лежа, минут 15–20.

А вот курить-парить или зависать в буфете – так себе стратегия. Постаратесь этого избегать. Лучше гуляйте.

Прогуливайтесь каждые полтора часа

Мелкие перерывы – это хорошо, но важно также понимать, что наш организм подстроен под 90–100 минутные циклы активности. Внимание и концентрация пульсируют, поэтому, чтобы поддерживать внимание и меньше уставать к концу дня, полезно раз в полтора часа гулять и отдыхать подольше – минут по 15–30.

Это подтверждает исследование группы Одри Бергуиньян[23]. В нем оценивали продуктивность трех групп людей: первая работала без перерывов, вторая – тоже, но делала по утрам зарядку, а в третьей все каждый час отрывались от дел и пять минут ходили по беговой дорожке. В итоге третья группа к концу дня устала меньше всех, люди не чувствовали себя подавленно и не испытывали импульсивной тяги к еде[24].

Проблем две: мы забываем отслеживать такие периоды, да и не принято в нашей культуре прерываться во время работы – неуютно перед другими людьми и редко есть подходящие условия вроде беговых дорожек или турников.

Как справляюсь я: чтобы не забывать, ставлю таймер на 90 минут. Эксперимент Корнеллского университета показал, что использование автоматических напоминаний об отдыхе повышает продуктивность на 13 %[25]. Звонок – встаю и иду прогуляться. Если дождь, то можно ходить и по коридорам – локация не имеет значения.

Чтобы побороть чувство неуютности, мне хватило текста исследования и рационального объяснения самому себе: я не дурью маюсь, а повышаю продуктивность.

Спите днем

Дневной сон и правда полезен. Исследования показывают, что он помогает:

• взбодриться после обеда лучше, чем чашка кофе;

• поднять настроение;

• обновить краткосрочную память;

• стать внимательнее.

К тому же дневной сон позволяет подстроиться под еще один внутренний цикл нейромедиаторов дофамина и кортизола. Первый нейромедиатор отвечает за приятные ощущения от предвкушения удовольствия и физические движения. Второй – за стресс-реакции. Каждые четыре часа у них заканчивается цикл, периоды концентрации и энтузиазма сменяются усталостью и унынием. Поэтому совершенно логично под них подстраиваться и отдыхать.

Однако важно помнить: чем дольше дневной сон, тем дольше положительные эффекты, но сонная инерция, после которой нужно приходить в себя, также будет дольше. Поэтому эффективнее спать 10–20 минут.

Вот несколько простых правил:

Спите после обеда. Чувствовать сонливость сразу после еды – нормально. Логично воспользоваться естественным снижением энергии и перезагрузиться. К тому же до вечера еще далеко, и короткий сон не повлияет на качество ночного.

Поставьте будильник на 10–25 минут. Если заснуть на короткий промежуток времени, то вероятность побочного эффекта практически нулевая, а настроение, состояние и способность решать рабочие задачи все равно улучшатся.

Найдите темное, комфортное и тихое место. Тут все просто: чем меньше вокруг раздражителей, тем лучше засыпается. Если вокруг много людей, а уединиться не получается, купите себе подушку, которая закрывает лицо, вроде Ostrich Pillow.

Кстати, в Японии наблюдается интересное явление: больше половины людей, берущих машину в прокат, никуда в ней не ездят. Они используют автомобиль как пространство для того, чтобы побыть одному: поспать, почитать, зарядить смартфон или позвонить родным[26].

Попробуйте выпить чашечку кофе до сна. Да, звучит контринтуитивно, но, по всей видимости, работает. Дело в том, что бодрящему кофеину нужно 10–20 минут, чтобы дойти до мозга. И если провести это время во сне, то при пробуждении у вас будет больше энергии. Пара исследований говорят, что такой «кофеиновый» сон улучшает концентрацию и память лучше, чем просто дневной сон и кофе по отдельности. На мне это тоже сработало.

Заканчивайте, когда заканчиваются задачи

Раньше, когда я завершал работу, а было еще 3–4 часа дня, я все равно продолжал сидеть у компьютера и искать себе задания. Зачем тратить время зря – все равно буду делать это завтра. Проще быть молодцом и сделать все сегодня.

Так вот: это называется насилие. Если я сделал все из того, что запланировал, значит, я уже молодец и могу отдохнуть. Сидеть за столом просто потому, что есть концепция правильного рабочего времени и «работать нужно с 9 до 6» – это насилие, потому что в этом нет смысла и пользы. И даже повторю еще раз: усилие без смысла – это насилие.

Что делаю я: понимаю, что могу планировать и больше (если системно заканчиваю раньше), и расслабляюсь, проводя остаток дня в кайф. Жизнь – это не только работа. К тому же хорошее и качественное расслабление помогает работать лучше. А трудоголизм и самоизнасилование – наоборот.

Но если вы работаете в офисе (а таких, наверное, большинство), то вот вам два совета от Сергея: планируйте дела на следующий день или занимайтесь самообучением – читайте статьи (если совсем все строго – профессиональные). Если нужно сидеть на месте, это не значит, что вы обязаны пытаться делать из-под палки несуществующие дела.

Заканчивайте в четко установленное время – даже если задачи еще не закончились

Иногда случается наоборот: я планирую на текущий день слишком много дел и не успеваю все довести до конца. Но это не значит, что мне нужно сидеть до полуночи и все разгребать. Важно разграничивать рабочее и нерабочее время. Чем сильнее рывок, тем дольше отдых.

Поэтому у меня есть договоренность с собой и клиентами: я заканчиваю работать в 17:00, не отвечаю на рабочие звонки после 19:00. Это помогает лучше концентрироваться на работе, потому что соответствует закону британского журналиста Сирила Нортона Паркинсона: «работа занимает все отведенное на нее время».

По правде, когда я работал в офисе, все было даже проще: на часах 18:00 – значит, доделаю завтра. Но если есть суперсрочное дело, то для начала разберитесь, почему оно срочное и можно ли все-таки перенести его на следующий день. Геройство в счет отдыха в конечном счете плохо сказывается и на вашем здоровье, и на качестве работы. Это никому не выгодно.

Как бы хорошо я ни настраивал систему, рано или поздно сбиваюсь с курса: работу критикуют и становится страшно начинать, случается аврал, я забываю про воспитание привычек, ничего не радует и хочется начать что-нибудь новое. Я часто бросал начинания именно от этого – из-за сложностей, которые приносит хаос мирового непостоянства.

Я заметил, что это случается по двум сценариям: либо появляется внутреннее напряжение, либо перестает хватать внутреннего топлива.

Напряжение возникает, когда вас резко перегружает информацией и делами:

• появляется много проектов, которые нужно срочно закончить – именно сегодня;

• кажется, что обязательно налажаешь, если незадолго до этого услышал жесткую критику;

• устал, очень хочешь послать все к черту, но почему-то чувствуешь себя заложником ситуации и продолжаешь терпеть.

Топливо заканчивается в тех случаях, когда вы привыкли действовать из острой потребности, но в данный момент ее нет, и необходимость делать пропадает. Энергии нет – это беспокоит, но не до такой степени, чтобы собраться, взять и сделать:

• ушел на фриланс и пропала необходимость рано ездить на работу – встаешь поздно и чувствуешь себя разбитым;

• проект делается для себя, и у него нет четкого дедлайна – пускай полежит;

• не понял пользу изучения нового языка – каждый раз откладываешь.

В этой главе поговорим про то, что делать с напряжением. В следующей – про недостаток топлива и скуку.

Откуда берется напряжение

Иногда все дело – в потере смысла: ежедневные вызовы захлестывают, и я не могу представить общую картину в голове. Иногда – не понимаю, с чего начать, и дело кажется большим и суперсложным. В первой главе мы разбирали, как с этим справляться:

• описать проблему как есть,

• перечитать табличку, которая напомнит, для чего все это затевалось;

• подумать, как можно упростить проект.

Но это все не сработает, если нет сил. Колеса крутятся, а машина не едет – забуксовал. Это и есть напряжение. Сейчас самое время снова вспомнить про мозг и миндалину.

Это самое напряжение рождается в миндалине – парной структуре мозга, которая является центром боли и помогает запоминать поведение при негативном опыте, чтобы избегать его в будущем[27].

Миндалина похожа на тревожную кнопку, которая включается при любой ситуации, ассоциирующейся с болью и страданием. Это хорошо, потому что мы учимся не повторять ошибок, но иногда механизм ломается.

Иногда это случается, когда мы устаем: кругом враги, а в мыслях негатив, потому что на них влияет контекст и состояние. Неприятные мысли повторно возбуждают миндалевидное тело, записываются в долговременную память и возвращаются в виде новых неприятных мыслей. Круг замкнут, выхода нет, со стороны смотреть некому[28].

В этом состоянии алгоритм из первой главы не сработает, потому что все бесит и разбираться с табличками и пользой не хочется – сложно даже это. Если заставлять себя продираться сквозь дела и планы, то, скорее всего, все станет хуже и сложнее: свободолюбивый мозг не любит принуждения.

Поэтому я следую заветам Брюса Ли и не тренируюсь в плохой форме, чтобы не вырабатывать вредные привычки. Вместо этого – перезагружаюсь.

Иногда депрессивные состояния случаются в пасмурные дни. Раньше это объясняли высоким уровнем гормона мелатонина, который выделяется, когда мало света, и поэтому хочется спать. Но в декабре 2018 года появились два новых исследования, которые говорят, что дело скорее в специальной мозговой цепи, соединяющей светочувствительные клетки в сетчатке с областями мозга, которые влияют на настроение. Как бы то ни было, вывод все тот же: мало света – включайте лампы[29].

Пора разбираться, что все-таки может сработать.

Перестаньте делать то, что делали

Как только я понимаю, что застрял и меня все бесит, я первым делом прекращаю на себя давить и меняю обстановку. Это нужно, чтобы избавиться от негативных мыслей, которые формируют контекст восприятия. Просто прекращаю следовать плану и делаю что-нибудь противоположное.

Поначалу вырваться из текущего действия сложно. Например, я заметил, что мне тяжело оторваться от работы, если я еще не дошел до логической точки (не дописал осмысленный абзац) или в наушниках играет музыка (песня не закончилась – прерываться рано). Но это важный навык, которому стоит учиться: это помогает быстро переключаться и сокращать тормозной путь.

У меня есть правило: как только заканчивается дело, не сразу кидаться на следующее, а завести будильник на 15 минут и ничего не делать. Раньше я пробовал следить за дыханием или сидеть в тишине, но потом понял, что нужно вообще отказаться от деятельности – просто сидеть и смотреть перед собой. Это хороший прием для снижения тревожности – я к нему еще вернусь.

Меня выбивает из колеи учебное вождение по городу. Плотное движение, нервный инструктор, много отвлечения. Если вождение утром, то сразу после занятия тяжело включиться в работу. Поэтому я не спешу: приехал на работу – поел, почитал, поспал 20 минут, только после в бой. Лучше час собирать себя, чем сидеть за работой в диком раздрае и беситься.

Прислушайтесь к себе и поймите, чего хочется. Важно понимать: всегда можно все бросить и передоговориться. Работать в поту и крови с надеждой, что разгребешься и настанет счастье, – ерунда. Это как вычерпывать воду из протекающей лодки дырявой кружкой. Рационально это понимают все, но пересилить свои импульсы очень сложно.

Снижайте детализацию

Если не можете оторваться и заварить чай, снижайте уровень детализации: закройте глаза на 30 секунд, встаньте и сразу сядьте, выключите музыку.

Когда начинается внутренний шторм, мне помогает снижение количества входящей информации и требований к себе. Это повторение истории о том, что иногда нужно перенести все дела, кроме одного. Такое случается, это нормально.

А еще полезно поменьше фокусироваться на планах. Выбрал три проекта на неделю, ими и занимаюсь. Хотел и собирался поделать что-то еще – выберу эти занятия на следующей. Еще важно понизить ожидания и дать себе возможность вовремя исправиться. Чтобы ошибки не воспринимались как что-то критичное и непоправимое.

Я писал курс в два приема: черновик для тестовой группы и чистовик – для основной. В черновике я могу писать сыро, использовать простые обороты и не вдаваться в объяснения – никаких заморочек, ошибиться не страшно. Когда отправлю его и он пройдет первую проверку, у меня появится достаточно сил и энергии, чтобы довести все до читабельного состояния: он уже проверен на чушь и ошибки. Красота.

Главное – начать движение и получать от этого удовольствие. Чем дальше, тем увереннее.

Наблюдайте за мыслями и действиями

Запоминайте состояния, которые соответствуют спокойному восприятию и неадекватному. Я понаблюдал за собой и разделил свое поведение на два типа: когда я в огне и когда я спокоен и аккуратен.

Если я в огне, но стараюсь воспроизводить действия, характерные для спокойного восприятия, то постепенно прихожу в нейтральное состояние. Это удивительная штука, которая часто меня спасает. И лучше всего она работает после 15 минут ничегонеделания.