Жизнь в расфокусе. Как перестать отвлекаться на ерунду и начать успевать больше за меньшее время Хайятт Майкл
Слишком часто мы говорим себе, что у нас недостаточно энергии для упражнений, но упражнения сами по себе являются источником энергии. Спорт дает больше, чем берет. На самом деле мало что настолько непосредственно влияет на наш энергетический уровень, как хорошая тренировка. Если вы начнете свой день с движения, это будет приносить вам огромные дивиденды в течение всего дня.
По данным Центра по контролю и профилактике заболеваний: «Только несколько вариантов образа жизни оказывают такое же большое влияние на ваше здоровье, как физическая активность»[64]. Регулярные физические упражнения имеют непосредственную связь с контролем веса, снижением стресса, жизненной силой, увеличением энергии, снижением риска сердечных заболеваний и рака, а также общим улучшением качества и продолжительности жизни. Кроме того, вы можете достичь этих преимуществ, не проводя много часов в день в тренажерном зале. Центр по контролю и профилактике заболеваний утверждает: «Вы можете уменьшить риск ранней смерти, посвящая по крайней мере 150 минут аэробной активности средней интенсивности в неделю»[65]. Это меньше двадцати пяти минут в день обычной физической активности. Даже быстрая прогулка после обеда может помочь вам сделать огромные шаги в сторону улучшения вашего здоровья, потери и поддержания веса, улучшения сна и повышения уровня энергии.
Физические упражнения укрепляют не только тело, но и ум. Физическая активность заставляет наш мозг работать на более высоком уровне. Журналист Бен Опипари, пишущий для газеты Washington Post, объясняет: «Одна тренировка может немедленно повысить навыки мышления, делая вас более продуктивным и эффективным в течение рабочего дня. Тренируя свои ноги, вы также тренируете и мозг; это означает, что тренировка в обеденное время может улучшить ваши когнитивные показатели… Она улучшает исполнительную функцию, тип мышления высшего порядка, которая позволяет людям формулировать аргументы, разрабатывать стратегии, творчески решать проблемы и синтезировать информацию». И опять же, это не должно занимать много времени. Опипари утверждает: «Достаточно всего лишь двадцати минут аэробных упражнений при 60–70 процентах максимальной частоты сердечных сокращений»[66].
Я обычно не предлагаю быстрые и грязные лайфхаки, когда дело доходит до продуктивности, но, если вы хотите повысить свою умственную и физическую энергию, создать отличную атмосферу для размышлений и решения проблем и одновременно улучшить общее состояние здоровья, попробуйте пойти в спортзал, или пробежаться, или хотя бы прогуляться. Это работает.
Люди часто говорят, что у них нет времени заниматься спортом. Но исследования показывают, что люди, которые занимаются спортом, на самом деле лучше справляются с трудностями, которые сваливаются на них как на работе, так и дома, в отличие от тех, кто пропускает тренировки
Успешные люди печально известны своей неспособностью понимать, как правильно сбалансировать свою домашнюю жизнь и работу. Это может звучать безумно, но физические упражнения могут оказать огромное влияние и в этом моменте. Вы можете подумать: «Как добавление еще одной вещи в мой и без того плотный график поможет мне сбалансировать домашнюю и рабочую жизнь?» Это отличный вопрос, и на него уже нашло ответ как минимум одно исследование. Рассел Клейтон, пишущий для журнала Harvard Business Review, утверждает: «Новое исследование… демонстрирует четкую связь между физической активностью, которая является запланированной, структурированной, повторяющейся и целенаправленной… и способностью управлять пересечением работы и личных дел»[67].
Клейтон разбивает данный факт на два ключевых вывода. Во-первых, он объясняет, что «физические упражнения уменьшают стресс, а меньший стресс делает время, затраченное на любую сферу, более продуктивным и приятным». Во-вторых, он отмечает, что физические упражнения создают более сильное чувство самоэффективности, уверенность в своей способности добиваться целей. Проще говоря, физические упражнения снижают наш стресс и заставляют нас чувствовать себя сильными, создавая ощущение, что мы можем завоевать мир. Это мышление оказывает огромное влияние на то, как мы подходим к своим домашним и рабочим обязанностям[68]. Оно переносится на то, как вы относитесь к работе, взаимодействуете с клиентами, конкурентами и оцениваете свою способность добиваться больших результатов. Поддержание режима регулярных упражнений, несмотря на частое отсутствие мотивации, заставляет вас оттачивать самодисциплину и повышать стрессоустойчивость. Это также помогает вам оттачивать эффективность, целеустремленность, планирование и сосредоточенность на жонглировании конкурирующими интересами и возможностями. Короче говоря, это дает преимущество в каждой части вашей жизни.
Демонстрируя эту точку зрения, исследователи в Финляндии следили за пятью тысячами близнецов мужского пола в течение почти тридцати лет, отслеживая, какие из них были активными, а какие – нет. Они обнаружили, что регулярные физические упражнения способствуют повышению долгосрочного дохода на 14–17 процентов даже между близнецами, имеющими примерно одинаковый генетический потенциал. Исследователи пришли к выводу, что физические упражнения «делают людей более настойчивыми перед лицом трудностей, связанных с работой, и увеличивают их желание участвовать в конкурентных ситуациях»[69]. Эти черты непосредственно применимы в бизнес-среде, и они складываются в огромное конкурентное преимущество на рынке.
Мы не можем говорить об управлении энергией, не упоминая о влиянии других людей на наш энергетический уровень. Люди вокруг нас обладают способностью резко увеличивать или истощать нашу энергию быстрее, чем что-либо еще. Вы можете много спать, питаться здоровой пищей и тренироваться каждый день, но, если вы держите себя взаперти от других людей, не тратите время на качественные отношения с друзьями и семьей – или, что еще хуже, общаетесь с эмоциональными вампирами, – то упускаете один из самых мощных источников энергии из всех.
«Неоспоримая реальность заключается в том, что успех в жизни и бизнесе зависит не только от того, что вы делаете и как вы это делаете… Не менее важен и тот факт, кто делает это с вами», – утверждает психолог Генри Клауд в своей книге «The Power of the Other». Связывая это наблюдение с управлением нашей энергией, он говорит: «Речь идет не только об управлении вашей рабочей нагрузкой и перерывах; столь же важно управлять источниками энергии вокруг вас»[70].
Дилан Майнор, доцент Северо-Западной школы менеджмента Kellogg, продемонстрировал эту точку зрения, изучая работников крупной технологической компании. Определив наиболее успешных, он проанализировал их влияние на окружающих. У коллег, которые сидели в радиусе двадцати пяти футов от высокоэффективных сотрудников, производительность выросла на 15 процентов, что составляет примерно 1 миллион долларов улучшения прибыли компании в год[71]. Но как говорит Клауд: «Люди дают энергию, и они же ее забирают»[72]. Майнор обнаружил, что «отрицательный побочный эффект» от низкоэффективных работников может иметь двойное влияние на прибыль – просто в неправильном направлении[73].
Это выходит за рамки вашей организации (тех, с кем вы регулярно общаетесь на работе) и включает в себя весь ваш круг общения (всех, с кем вы регулярно взаимодействуете). Ваши партнеры, коллеги, потребители и клиенты играют определенную роль в вашем энергетическом менеджменте, так же как и друзья, члены семьи, знакомые, случайные встречные и другие – даже друзья в Facebook и подписчики в Twitter. Некоторые из этих людей приходят с включенными батарейками, как однажды сказал Дэн Салливан. Они заряжают вас. В то время как другие – нет. Они только истощают вас. В любом случае все люди влияют на вашу энергию.
Для максимального восстановления вы должны осознанно относиться к этим связям. Вечер с друзьями, отдых с семьей или чашка кофе с коллегой могут со временем предоставить огромные дивиденды в виде энергии и капитала отношений. Точно так же неприятный политический обмен мнениями со старым другом по колледжу в Facebook может привести вас в панику, которая будет длиться часами. Клауд рекомендует провести социальный аудит. Вы окружаете себя энергодарителями или энергетическими вампирами? Даже если обстоятельства вынуждают вас вступать в отношения с негативными людьми, знание того, какой эффект они оказывают, может предотвратить самое худшее.
Иногда я слышу, как люди говорят, что у них нет времени на дружбу. Переутомленные люди редко это делают. В этом смысле связь подобна сну или упражнению. Коммуникация важна для высокой производительности, но это одна из первых вещей, которые мы сокращаем, когда задачи накапливаются. Однако для реальной производительности нам нужно расставить приоритеты. Вы – человеческое существо, а не человеческое действие. Возможно, вы забыли об этом, но не все можно измерить галочками в вашем списке дел. Многие из лучших вещей в жизни происходят в промежутках между нашими задачами, в преднамеренных моментах, отведенных для других людей.
В английском языке есть старая поговорка: «Только работа и никаких игр делает Джека скучным мальчиком». Так вот, только работа также делает Джека неэффективным, нетворческим, несфокусированным и непродуктивным. Никогда не сбрасывайте со счетов силу игры в вашей жизни, независимо от того, сколько других серьезных вещей требуют вашего времени. У вас всегда будут проблемы, которые нужно решить, сроки, в которые нужно уложиться, и задачи, которые необходимо закончить. И ситуация не изменится моментально. Если вы продолжите отодвигать веселье на задний план – возможно, прикрываясь смешным видением будущей пенсии, – вам будет не хватать восстанавливающей энергии, которую дает игра.
Какое определение в данном случае я даю слову «игра»? Это деятельность ради деятельности, ради удовольствия, ради связи с другими или для выражения собственного творчества. Это игра вроде гольфа или хобби вроде живописи. Это шуточная борьба с детьми или бросание мяча с собакой. Это поход на свежем воздухе или рыбалка на реке, полной форели. Это приключение. Это досуг. Это обучение игре на флейте коренных американцев (одна из моих любимых). Это фрисби в парке, плавание в море и теннис на корте. Это гитарный кружок. Это шарады, шашки, настольные игры и головоломки. Иногда игра может быть связана с вызовом и конкуренцией. В других случаях это просто дурачество. Каким бы ни было мероприятие или место, игра необходима для восстановления вашей внутренней энергии.
Поскольку игра не имеет желаемого конечного продукта как такового, она протекает сама по себе. И в этом вся ее тайная сила. Когда вы не работаете ради какого-то результата, то имеете полную свободу быть неэффективными. Это означает, что вы можете отступать назад и экспериментировать, пробовать новые вещи и представлять мир иначе, чем он кажется. Как говорит автор Вирджиния Пострел: «Игра воспитывает гибкий ум, готовность мыслить новыми категориями и способность создавать неожиданные ассоциации. Дух игры не только поощряет решение проблем, но и благодаря новым аналогиям способствует оригинальности и ясности»[74]. Игра производит творческие прорывы.
Мы все знаем о привычках очень успешных людей, но как насчет их увлечений? Как говорит психиатр Стюарт Браун: «Работа не работает без игры»[75]. Лучшие и умнейшие уже знают это. Билл Гейтс играет в теннис. Помимо этого он также играет в бридж с Уорреном Баффетом. Бывший руководитель Twitter Дик Костоло занимается ходьбой, катается на лыжах и держит пчел. А соучредитель Google Сергей Брин занимается гимнастикой, ездит на велосипеде и играет в хоккей на роликах[76]. Эти виды деятельности не соседствуют с их успехом. Они – его неотъемлемая часть. Президенты США Джордж У. Буш, Джимми Картер, Улисс С. Грант и Дуайт Эйзенхауэр – все они в свое время рисовали. И Уинстон Черчилль тоже. «Великой силой Черчилля, – говорит историк Пол Джонсон, – была его способность расслабляться». Таким образом, живопись была большой частью этой силы. Он занялся этим хобби в мрачный период своей карьеры и продолжал заниматься всю оставшуюся жизнь – даже в худшие годы Второй мировой войны. Как заключает Джонсон: «Баланс, который он поддерживал между постоянной работой и творческим и восстановительным досугом, стоит изучить любому, кто занимает высокую должность»[77].
Ключом к такому восстановлению, как сказал сам Черчилль, является отклонение от наших рабочих процедур. Мы используем наше тело и сознание в игре иначе, чем на работе. «Человек может изнашивать определенную часть своего ума, постоянно используя и утомляя ее, точно так же, как он может протирать локти своего пальто, – писал он в эссе о живописи, добавляя важное различие:
Существует, однако, это различие между живыми клетками мозга и неодушевленными предметами… Утомленные части мозга могут получить требуемый отдых и стать сильнее. Причем не только благодаря отдыху, но еще и благодаря использованию других частей мозга. Недостаточно просто выключить свет, который играет на главном и привычном поле интереса; необходимо осветить новое поле интереса».
Он продолжал: «Нет смысла приглашать… бизнесмена, который работал или беспокоился о серьезных вещах в течение шести дней, работать или беспокоиться о пустяках в выходные»[78]. Для того чтобы восстановление произошло, необходимо изменить все.
Это может быть одной из причин, почему время, проведенное на природе, обладает такой восстанавливающей силой. Отдых от суеты жизни и даже короткое соприкосновение с природой могут принести положительный эффект для нашей умственной выносливости и когнитивной деятельности. В одном исследовании люди, проводившие тесты на память и внимание, подняли свои баллы на 20 процентов после прогулки по дендрарию[79]. Время вовсе не должно затягиваться надолго. «Микроперерывы» с природой имеют ощутимую пользу для нашего разума[80]. Точно так же длинное, захватывающее восстановительное время на природе предлагает людям большие преимущества для творчества и навыков решения проблем. Проведя четыре дня в дикой природе, отключенные от любых цифровых технологий, студенты показали на 50 процентов лучшие результаты в тесте на решение проблем. «Наши результаты показывают, что существует когнитивное преимущество, которое может быть реализовано, если мы проводим время, погружаясь в естественную обстановку», – объявили исследователи[81].
И положительные психические эффекты не ограничиваются улучшением таких умственных способностей, как сосредоточенность, креативность и решение проблем. Природа улучшает наше настроение, щедрость и многое другое[82]. Проводить время на природе – это отличный способ обрести и физическое восстановление тоже. Я всегда чувствую себя расслабленным, когда отключен от сети и нахожусь на улице. Оказывается, причина в том, что природа – настоящий убийца стресса. А этот факт предлагает каскад других преимуществ, в том числе:
• Восстановление физической энергии
• Снижение тревожности
• Снижение мышечного напряжения
• Снижение уровня гормонов стресса
• Снижение частоты сердечных сокращений
• Снижение артериального давления[83]
Многое из перечисленного, конечно, отражается на нашем психическом здоровье, образуя «добродетельный» круг. Мы можем рассматривать эти преимущества как дополнительные бонусы или обновления к нашей жизни. Но правда в том, что они нормативны. Мы запрограммированы проводить время играя, расслабляясь и отдыхая, особенно в естественной среде. Если вы хотите оставаться в форме, вам нужны регулярные инъекции отдыха, физических упражнений и реальной игры в ваш напряженный график.
Еще один источник восстановления – рефлексия, то есть размышления. Этот процесс может принимать различные формы, но чаще всего здесь мы можем говорить о чем-то вроде чтения, ведения дневника, самоанализа, медитации, молитвы или поклонения. Очень многое из того, что мы рассмотрели выше, направлено на тело: сон, еда, движение и так далее. Все эти вещи хороши для души. Но мы также должны тратить время на то, чтобы целенаправленно восстанавливать наше сознание и сердце. Этот раздел книги называется «Остановитесь», и размышления зачастую являются последней причиной, ради которой мы останавливаемся, – если вообще останавливаемся. Но нам нужно научиться находить время для такого рода рефлексивных практик. Если мы этого не сделаем, то рискуем потерять себя.
Таким занятым людям, как мы, так легко мчаться по жизни со скоростью деформации, принимая действия и решения, даже не останавливаясь, чтобы понять, куда мы идем, на кого влияем и к чему все эти действия и решения в итоге ведут. Это отсутствие осознанности в течение недель, лет и десятилетий создает жизнь, прожитую на автопилоте и похожую на простую реакцию на внешние силы. Это не та жизнь, на которую хочется оглядываться.
Наряду с нашим лихорадочным расписанием социальные сети и наша культура мгновенного удовлетворения делают это вдвойне важным. Человек вполне себе может проскочить по поверхности жизни и никогда так и не зайти глубже, чем обновления статусов, покупки в один клик и полные погружения в телевизионные шоу. Мы никогда полностью не восстановимся, если не замедлим шаг и не задумаемся о своей жизни и о том, как мы движемся по миру.
Старайтесь каждый день находить время для размышлений. Какие идеи действительно важны для вас? Что вы чувствуете? Дайте себе возможность обдумать свой день, включая принятые решения, победы, поражения, идеи, озарения и все остальное, что сделало конкретно этот день уникальным. Это упражнение гарантирует то, что вы останетесь связанными с большим «почему» и не потеряетесь в мелочах жизни. Оставаясь прочно связанным со своим «почему», вы получаете энергию и силу, так необходимые для завершения работы и окончания гонки. И так каждый день.
Так как же вы выигрываете с помощью всех этих практик? Это не пустой вопрос. Даже если они вас зацепили, их выполнение все еще может оказаться очень трудным. Если мы привыкли к переутомлению, нам легко оставаться на связи с работой. Даже если мы пытаемся отключиться. Мы бессознательно дрейфуем в сторону бесполезных паттернов, таких как работа по выходным и пропуск сна, хотя в реальности должны использовать наш запас, чтобы восстановить энергию. Телефон всегда в кармане, электронная почта на расстоянии одного клика, а уведомления пищат и жужжат, требуя вашего внимания.
Вы можете вложить деньги в личную клетку Фарадея размером с комнату и защитить себя от любого входящего сигнала. Но, думаю, это может оказаться чересчур радикальным вариантом. Тем не менее нам нужен какой-то способ убедиться, что мы действительно отключились. Поскольку для многих это оказывается непростым делом, я рекомендую создать несколько правил, которые помогут вам отключаться на ночь, по выходным и в отпусках. Вот четыре из них, которые я использую (за одним исключением, которое вы найдете в главе 8). Не стесняйтесь создавать свои собственные и делиться ими со всеми, кто поможет вам их реализовать.
Во-первых, не думайте о работе. Выкиньте это из головы. Поглощенность работой, когда вы проводите время с семьей и друзьями, делает вас физически присутствующим, но сознательно отсутствующим. Даже находясь с родными, на самом деле вы в другом месте. Внимательно следите, чтобы беспокойство не смогло заползти к вам в мысли. Если вы чувствуете, что начинаете думать о работе, сосредоточьтесь на чем-то другом.
Во-вторых, не делайте никакой работы. Это включает в себя поддержание связи и обновление информации. Поставьте телефон в режим «Не беспокоить», игнорируйте электронную почту и другие мессенджеры, а лучше просто выключите все. Вы можете положить телефон в ящик. Закройте приложения на рабочем столе, такие как Slack или электронная почта, и не открывайте их во время отдыха.
В-третьих, не говорите о работе. Избегайте тратить время, отведенное отдыху, на обсуждение проектов, продаж, рекламных акций или рабочих проблем. Это дает вам и вашей семье столь необходимый перерыв. Дайте людям вокруг вас разрешение накладывать на вас штраф, если вы снова ненароком затягиваете свои рабочие разговоры.
В-четвертых, не читайте о работе. Это включает в себя книги, журналы и блоги, связанные с работой, а также такие вещи, как подкасты и обучающие видео. Развивайте другие интересы и используйте свое свободное время для развития увлечений, не связанных с работой.
Помимо полноценного сна, отключение от всего может быть самой сложной из семи практик. Когда исследователи попросили тысячу студентов колледжей в десяти странах отключиться от своих устройств всего на двадцать четыре часа, большинство из них не смогли этого сделать.
– Я почувствовал себя наркоманом, – поделился один из испытуемых.
– Я сидел на кровати и тупо смотрел в никуда, – сообщил другой. – Мне нечего было делать[84].
Именно поэтому другие практики так важны. Я не предлагаю вам отключаться от всех ваших устройств. В какой-то степени такой эксперимент может оказаться полезным, но, я считаю, это уже чересчур. Вместо этого я предлагаю заполнить ваше время восстановления другими значимыми, не связанными с работой действиями, такими как игра, разговоры с близкими и размышления. Тогда вы сможете полноценно восстановиться.
Я надеюсь, что эта глава развеяла некоторые давние мифы об управлении временем и энергией. Помните, что время не является возобновляемым ресурсом. Оно неизменно. Что бы вы ни делали, у вас не получится добавить еще одну секунду к дню. Однако энергия является возобновляемой. Она изгибается, так что мы можем предпринять позитивные шаги, чтобы подчинить ее нашей пользе. Мы можем увеличить энергию в геометрической прогрессии. Это происходит, когда мы спим, едим, двигаемся, общаемся с людьми, играем, размышляем и отключаемся от всего ради восстановления. Тогда мы получаем возможность направить эту энергию так, как захотим, так, чтобы она питала наше «почему», улучшала жизнь и вела к свободе, которую мы все ищем.
Удивительные вещи происходят, когда мы останавливаемся. Мы создаем пространство для того, чтобы Формулировать, получать ясную картину того, куда мы хотим идти и какой мы хотим видеть свою жизнь. Нам требуется время, чтобы Оценить, понять, где именно мы находимся и как выглядит наша текущая ситуация. И нам также требуется время для Восстановления. Так мы инвестируем в себя и свои энергетические резервы через преднамеренные шаги в сторону выбора отдыха, здоровья и отношений. Возможно, изначально вам казалось нелогичным начинать с остановки. Однако я надеюсь, что теперь вы уже поняли ценность того, чтобы просто выдохнуть. Как мы уже выяснили, вы не можете попасть туда, куда идете, если не знаете, где находитесь сейчас и куда хотите попасть. Выполнив следующие упражнения, вы будете готовы перейти к Шагу 2: Отрежьте ненужное. Именно тогда вы действительно начнете видеть, как ваше новое видение продуктивности обретает форму.
Иногда бывает трудно найти время для таких вещей, как отдых, здоровое питание и физические упражнения, отношения и периоды для размышлений. Но жизнь становится лучше, когда мы делаем эти вещи приоритетом. В конечном итоге мы получаем больше энергии и выносливости, и это, в свою очередь, улучшает каждую область нашей жизни, включая продуктивность.
Скачать копию самостоятельной оценки своей возможности восстанавливаться можно с сайта FreeToFocus.com/tools. Оцените себя в соответствии с вопросами, а затем подсчитайте свой балл. Хотя мы часто чувствуем усталость в целом, этот инструмент определит конкретные области, которые могут нуждаться в более срочном внимании. Неплохо было бы проводить повторную оценку каждые несколько месяцев, чтобы посмотреть, как вы улучшаетесь и какие области все еще требуют внимания.
Затем загрузите копию Восстановление Jumpstart с сайта FreeToFocus.com/tools. Этот инструмент позволит вам поразмышлять о возможной цели для каждой из семи практик, которые мы рассмотрели в этом уроке. Когда вы определили хотя бы одну цель в каждой области, выберите две, на которых вы хотите сосредоточиться в течение следующего месяца. Наконец, чтобы держать свои цели перед собой, определите триггер активации для каждой из них. Это может быть что угодно, что будет напоминать вам о вашей цели, – записка, прикрепленная к зеркалу в ванной, или напоминание на телефоне, – все, что поможет вам запомнить свои цели и подсказать действия, которые вам нужно предпринять.
Шаг второй. Отрежьте ненужное. Избавление – автоматизация – делегирование
4. Избавление. Устройте разминку своим «нет»-мышцам
На самом деле я горжусь тем, что мы не сделали, точно так же, как и тем, что сделали.
Стив Джобс
Несколько лет назад я заставил себя пройти через самые ужасные недели за всю мою профессиональную карьеру. Фраза «заставил себя пройти» здесь вовсе не случайно. Именно так все и было. Я говорил «да» слишком большому количеству задач. За одну неделю я посетил заседания совета директоров трех разных компаний, две из которых были за городом. Кроме того, у меня было пять различных выступлений на заседаниях совета директоров, а еще рабочие поездки. О, а я говорил, что также просматривал отредактированную рукопись одной из моих книг в крайне сжатые сроки? И конечно же, бегая по собраниям и выступлениям и занимаясь редактированием книги, я также имел дело с 669 электронными письмами, поступившими на мой личный аккаунт. Я чувствовал себя измученным и подавленным, но это была полностью моя вина. Я сам сказал «да» всем этим вещам.
У вас наверняка тоже были недели, месяцы или годы, очень похожие на описанное выше. Между работой, семьей, общественной деятельностью, церковью/общиной и миллионом других видов дел мы свободно отдаем нашу драгоценную энергию практически любому, кто просит. Мы знаем, что не можем сказать «да» всем, но все равно берем на себя гораздо больше, чем должны. Почему мы так поступаем с собой? У многих подобное происходит из-за недостатка мужества. Мы можем ненавидеть конфликты, чувствовать себя виноватыми в том, что разочаровываем людей, или беспокоиться об упущенных возможностях. Какова бы ни была причина, важно чувствовать себя комфортно, говоря «нет».
Вся фишка в том, чтобы помнить, что поставлено на карту. Вы уже проделали работу, чтобы выяснить свое «почему»; теперь вы должны держать свое «почему» перед собой все время. Мужество – это готовность действовать, несмотря на страх, ради важной ценности или принципа. Ваше «почему» – это важная ценность или принцип! Это означает, что его стоит защищать, и если вы не сделаете этого – никто не сделает.
Если мы хотим быть свободными, чтобы сосредоточиться на важных вещах, то должны научиться устранять все, что стоит на нашем пути. Не просто говорить «нет» плохим идеям, но и отказаться от множества хороших и достойных идей. В сегодняшнем вечно занятом мире легко оставаться перегруженным и переутомленным. Тяжелее всего призывать мужество и говорить «нет» неважным просьбам и устранять незначительные задачи, съедающие ваше время и энергию. В то время как другие системы производительности сосредоточены на построении идеального списка дел, я бы предпочел сосредоточить нашу энергию на пути, которому следовало гораздо меньше идущих: списке «не-дел».
В этой главе вы узнаете, как вернуть себе время, устраняя ненужные вещи – те задачи, которые заполняют ваш день, но при этом не приближают к целям. Без риска разрушить ваш бизнес мы будем атаковать этих расточителей времени, используя пять способов тактичного удаления их из календаря и списка задач. Вы научитесь отсекать бесполезные задачи и обязательства, подсчитывать истинную цену всех ваших бездумных «да» и высвобождать силу «нет». Говорить «нет» сегодня может показаться сложной и невозможной задачей, но это проще, чем вы думаете. Мало что может зарядить вас и вашу продуктивность большей энергией, чем маленькое мощное слово – «нет». Теперь давайте научимся им пользоваться.
Покер известен вовсе не потому, что он делает людей богатыми; скорее это связано с передачей богатства. В своей сути покер – это то, что обычно называют игрой с нулевой суммой. Каждый игрок приносит деньги на стол, и это все деньги, с которыми можно вести игру. Если пять игроков приносят по 100 долларов, то ставки в игре составляют 500 долларов. Вот и все. На протяжении всей игры каждый игрок будет контролировать свою часть этих 500 долларов, но в любой момент сумма всех накоплений будет составлять 500 долларов. Если они будут играть до тех пор, пока «победитель не заберет все», этот победитель заберет 500 долларов – ни больше, ни меньше. Ничто из того, что кто-либо делает в течение всей ночи игры в карты, не принесет больше денег; каждый будет продолжать играть с первоначальными 500 долларами от начала до конца.
Время как раз такое. Это игра с нулевой суммой. Нам предстоит еще многое сделать, ведь как мы узнали из главы 3 – время фиксированно. Оно не может изгибаться. У нас с вами всего 168 часов в неделю. Если время и, следовательно, ваш календарь – это игра с нулевой суммой, то нужно ясно осознавать, что сказать «да» на одну идею означает сказать «нет» на все остальные. Даже если мы ненавидим говорить людям «нет», то все равно должны понимать, что каждое «да» по своей сути содержит «нет». Например, если кто-то просит встретиться со мной за завтраком в 7:00 утра, я не могу сказать «да», не сказав «нет» моей утренней тренировке. Или если я говорю «да» приглашению клиента на ужин во время рабочей недели, то одновременно говорю «нет» ужину с женой. Видите, как это работает?
В конце концов все эти маленькие «да» и «нет» складываются и мы оказываемся с заполненным до краев расписанием. Мы доходим до того, что не можем добавить ни одной вещи, пока не исключим чего-то взамен. Это означает, что мы должны сделать выбор, и этот выбор часто не между чем-то хорошим и плохим, а между конкурирующими возможностями: хорошими, лучшими и самыми лучшими.
«Да» и «нет» – два самых сильных слова в вопросах продуктивности. Однако мы должны научиться признавать, что в каждом из них всегда скрыт компромисс. Как мы уже говорили, каждый раз, когда мы говорим «да» чему-то одному, мы автоматически вынуждены сказать «нет» другому. Это неизбежно. Время фиксированно, помните? Я не могу принять приглашение на ужин от клиента и одновременно поужинать с женой. Принять эту встречу означало бы сказать «нет» самому важному человеку в моей жизни. Вот что я должен заплатить, чтобы сказать клиенту «да».
Конечно, я не берусь утверждать, что все эти неявные торговые отношения со временем плохи. На самом деле как раз наоборот. Как только вы поймете природу таких сделок, вам будет легче сказать «нет», когда это необходимо. Все, что вам нужно делать, это думать о цене, которую вы заплатите, каждый раз, когда перед вами будет появляться очередная возможность. Большинство из нас этого не делает. Мы соглашаемся слишком быстро и только потом понимаем, на что обменяли это «да». Однако осознанная замена одного на другое означает, что вы контролируете свои решения. Вы можете сознательно подсчитать, во сколько вам обойдется ответ «да», ответив на некоторые трудные вопросы. Например, вы можете спросить себя, от чего вам придется отказаться, чтобы сказать «да» этой возможности. Или, сказав «нет» этому, сможете ли вы сказать «да» чему-то лучшему? Столкнувшись лицом к лицу с этими сделками, вы обретете новые силы, особенно если отказ для вас – что-то страшное.
Прежде чем принять решение и взять на себя обязательства, нам нужно пропустить информацию через фильтр. Фильтр – это что-то, что позволит нам обработать приглашение, запрос или возможность и определить, следует ли нам сказать «да» или «нет». Разве это не облегчит дело? Только представьте себе: приходит запрос, мы прогоняем его через подготовленную и знакомую систему принятия решений, и правильный ответ внезапно становится кристально ясным. А знаете что? У нас уже есть фильтр, настроенный именно для этого.
В главе 2 вы выполнили задания «Фильтр» и «Компас свободы». Как настоящий компас, он укажет вам правильное направление. Он будет напоминать вам о вашем истинном севере, вашей Зоне желаний. Он укажет истинный путь, если вы заблудитесь или начнете отклоняться в неправильном направлении. Когда появляются новые запросы и возможности, когда вы пересматриваете свои существующие задачи и обязательства, вот эмпирическое правило, за которое вы должны цепляться изо всех сил: все, что находится за пределами вашей Зоны желаний, является возможным кандидатом на устранение. Я не говорю, что все приглашения и запросы должны быть связаны с Зоной желаний или будут устранены. Просто помните, что все они – кандидаты. Если что-то находится за пределами вашей Зоны желаний, вы должны, по крайней мере, остановиться и задать вопрос: «Могу ли я избавиться от этого?»
Возможно, намеренный отказ от чего-то – это вовсе не та картина продуктивности, которая была у вас в голове, когда вы впервые взяли в руки эту книгу, но теперь вы должны разбираться лучше. Теперь вы не жертва мифа «больше». Вы знаете, что истинная продуктивность заключается не в том, чтобы втиснуть больше вещей в свой плотный график, а в том, чтобы делать правильные вещи. Это означает, что необходимо отсечь несущественное.
Один из самых быстрых способов сосредоточиться на работе, которая приводит к результатам, – это устранение задач с низким уровнем отдачи и обязательств, которые заполняют ваши списки и загромождают календарь. Отрежьте все, что только сможете, в зонах Тяжелой работы, Незаинтересованности и Отвлечения
Думайте об этом как о садоводстве. Хороший садовник не позволяет растениям расти как попало и превращаться в дикие. Вместо этого он постоянно подрезает растение, отсекая мертвые или больные участки. Это называется обрезкой. Садовник обрезает до тех пор, пока не останутся только самые крепкие части растения. Почему? Потому что как только весь мертвый груз будет удален, растение сможет по-настоящему процветать и полностью раскрыть свой потенциал. То же самое верно и для вас. Отсекая несущественное, вы создаете пространство для расцвета того, что действительно имеет значение. Многие люди нервничают на этом этапе, но именно здесь вы должны получить наибольшее удовольствие. Теперь, когда у вас есть ясное понимание того, как использовать Компас свободы, чтобы двигаться в нужном направлении, вы можете начать обрабатывать свои обязательства, проекты и задачи, запуская работу по обрезке. Вы можете делать это без страха, потому что знаете, что сокращаете только те вещи, которые тянут вниз всю вашу производительную машину.
Давайте начнем с того, что уже и так есть в вашем списке задач. Возьмите лист с упражнением «Task Filter», который вы начали заполнять во второй главе. Теперь пришло время просмотреть свой список и определить, какие вещи вы можете занести в раздел «Избавиться». Вот как это делается: посмотрите на каждую задачу в вашем списке, которую вы не классифицировали как деятельность из Зоны желаний. Далее, с каждой из них задайте себе вопрос: действительно ли это должно произойти? Могу ли я просто избавиться от этой задачи? Например, если вы проанализировали свою повседневную деятельность во второй главе и включили в список задачу из ряда «Полистать Instagram», я готов поспорить, что находится она у вас явно не в Зоне желаний. Соответственно, от нее можно избавиться. Однако другие задачи, такие как «Управление поставщиками», могут находиться за пределами вашей Зоны желаний, но выполнить их просто необходимо. В этом примере вы, возможно, не сможете устранить подобные задачи, поэтому не ставьте там галочку. Впрочем, не волнуйтесь. Позже мы поговорим о способах автоматизации или делегирования таких задач. На данный момент просто вычеркните очевидные вещи, которые могут быть удалены без каких-либо негативных последствий для вас или вашего бизнеса. Если что-то можно вырезать и никому не будет до этого дела, вырезайте. Мы еще поговорим о том, как лучше всего вырезать подобные вещи; а пока просто будьте честны и отмечайте то, в чем нет необходимости.
Но будьте осторожны. Это упражнение положит на плаху много ваших любимых вещей – вещей, которые, вероятно, находятся в вашей Зоне отвлечения. Однако иногда нужно набраться смелости и сказать себе «нет».
Я видел миллион приложений и систем ведения списка дел, но никогда не видел решения, которые бы предлагали составить список «не-дел». Опять же, большая часть мира страдает от мифа «больше», полагая, что ключ к производительности – это делать больше задач быстрее. Вы, вероятно, уже пробовали этот подход раньше. Однако проблема в том, что постоянно растущий список дел не работает. Это просто помогает нам проводить больше времени, делая еще больше вещей, которые в конечном счете не имеют значения. Вот почему такая большая часть системы, на которой построена данная книга, направлена на избавление от ненужного.
Работая с клиентами, я заметил, что им бывает трудно избавиться от некоторых из этих вещей. Иногда мы держимся за нашу «фальшивую работу», даже когда знаем, что этого делать не нужно. Иногда мы боимся сказать «нет», потому что не хотим обидеть или разочаровать человека. В других случаях привычка показывается на поверхности, и мы возражаем, аргументируя это следующим утверждением: «Я всегда делал эту работу». Мы сползаем в то, что Пол Маккартни неодобрительно назвал «уютной колеей»[85]. Определенная работа может не заряжать нас энергией и не помогать нам продвигать ключевые цели и проекты, но мы привыкли к ней.
Более серьезным препятствием может быть ваше мышление. Я работал с десятками людей, которые чувствуют себя в ловушке и маются, находясь на работе. Однако в то же время они не хотят ничего менять, потому что перемены угрожают дестабилизировать их жизнь. Они сосредоточены на том, что могут потерять, а не на том, что получат. Слишком часто мы действуем, опираясь на менталитет дефицита, который заставляет нас держаться за вещи. Мы боимся, что другая возможность не появится. Послушайте меня: мы живем в мире возмутительного изобилия. Чем дольше я живу, тем больше убеждаюсь, что это правда.
Я действительно не верю в возможности «раз в жизни». Всегда будет еще больше возможностей, и мы не можем позволить страху упустить их привести нас к переполненному списку требований. Я упомянул Микеланджело в начале книги. Как вы думаете, он беспокоился, когда обрабатывал очередной кусок мрамора? Нет. Ведь он знал, что в нем можно найти что-то прекрасное и значимое. Кроме того, если он и совершал ошибку, то все равно знал, что на пути к созданию шедевра ему придется поработать с большим количеством другого мрамора. Так что не бойтесь взять стамеску и приступить к работе. Вы никогда не будете по-настоящему процветать, пока несете мертвый груз из своих Зон тяжелой работы, незаинтересованности и отвлечения.
Как только вы поймете, что время – это игра с нулевой суммой, признаете сделки, которые совершаете, отфильтруете свои обязательства и создадите свой список «не-дел», придет время начать говорить «нет». В зависимости от вашего текущего списка задач и обязательств, не говоря уже о новых, которые влетают быстро и яростно каждый день, вам, вероятно, придется привыкнуть говорить «нет» много и на постоянной основе. Я так и сделал, когда начал устанавливать личные границы. Научиться говорить «нет» – важнейшая часть решения головоломки продуктивности, поэтому давайте потратим некоторое время на понимание тонкостей позитивного «нет».
«Нет» редко бывает популярным ответом, но это не значит, что он должен быть грубым, недостойным или нелюбезным. На самом деле можно сказать «нет» в позитивном ключе, что оставит и вас, и другого человека в лучших условиях, чем вы были раньше. Есть две распространенные ситуации, в которых вам нужно будет вежливо отказаться. Во-первых, вам придется иметь дело с новыми просьбами, на которые вы еще не ответили. Это проще. Второй сценарий требует немного больше такта и нюансов, не говоря уже о здоровом уровне личной целостности. Это вещи, на которые вы уже подписались и которые, как вы теперь знаете, находятся за пределами вашей Зоны желаний. Существует несколько стратегий для обеих ситуаций, поэтому давайте начнем с просьб, на которые вы еще не ответили.
Независимо от того, насколько велика ваша система продуктивности, ничто не может помешать людям постоянно просить вас о чем-то новом. На самом деле, по мере того как вы становитесь более продуктивным и эффективным, у вас есть шанс приобрести репутацию человека, готового к еще большему количеству работы, чем когда-либо прежде. Вот почему вы должны разработать пуленепробиваемую стратегию изящного отказа от новых просьб, которые находятся за пределами вашей Зоны желаний и в конечном счете не стоят того, чтобы их выполнять. В качестве помощи предлагаю вам пять советов для тактичного «нет».
1. Признайте, что ваши ресурсы ограниченны
Ваше время и энергия – это ограниченные ресурсы. Мы уже поняли, что время фиксированно, то есть вы не можете добавлять или отнимать ваши часы, но как насчет энергии? Если она пластична, значит ли это, что она все еще конечна? Абсолютно. Пусть ваша энергия и может изгибаться, у нее все равно есть пределы. Вы можете активно наращивать свои энергетические резервы, но бесконечного количества у вас все равно нет. В какой-то момент вы сожжете все, что у вас есть, и почувствуете себя истощенным. Если вы хотите избежать полного выгорания, то должны планировать свое время и энергию так же, как планируете финансы. У вас ведь нет бесконечного потока денег, поступающих каждый месяц, не так ли? Конечно, нет. Вы можете заставить его измениться, чтобы подстроиться под ваши нужны. Для этого вам придется работать дополнительные часы или открыть новый счет. Несмотря на все это, ваш доход все равно будет иметь ограничения. Итак, вот все деньги, которые вы можете потратить за месяц. Зная это, люди, заботящиеся о своем бюджете, обычно составляют план на месяц, высчитывая, куда пойдет каждый доллар. Они знают, что, как только деньги закончатся, они исчезнут. Если у них кончаются деньги в середине месяца, люди должны смириться с тем, что выполнение некоторых вещей теперь необходимо притормозить до следующей зарплаты. Они исчерпали свои финансовые ресурсы. Ваше время и энергия работают точно так же. У вас есть только определенное количество и того, и другого, которое вы можете потратить. Таким образом, вам следует сначала составить бюджет для своих приоритетных направлений.
2. Определите, кому действительно нужно ваше личное внимание, а кому нет
Расстановка приоритетов между людьми и проектами – одна из самых больших проблем для лидера, но она очень важна. Если вы не будете тщательно планировать свое время и энергетические ресурсы, это сделает кто-то другой. Люди будут бомбардировать вас просьбами и ожиданиями, крадя каждую минуту и унцию энергии из вашего дня. В то время как политика открытых дверей звучит как хорошая идея в теории, на практике она, скорее всего, приведет к тому, что вы никогда не сделаете свою собственную работу. Быть хорошим лидером не значит прыгать всякий раз, когда кто-то звонит. Это означает сосредоточение внимания на самых важных приоритетах, имея при этом систему, которая позволит убедиться, что все остальное будет сделано без вас. Если вы – человек, к которому бегут все, у кого что-то не получается, ваша система в корне сломана. Вы можете качественно поработать только с очень ограниченным количеством людей. Поэтому убедитесь, что уделяете приоритетное внимание тем, кто действительно нуждается в вашем личном и непосредственном внимании.
3. Пусть календарь скажет «нет» за вас
Один из лучших способов сказать «нет» – это обвинить свой календарь. Вы можете сделать это с помощью так называемой временной блокировки. Для этого вам потребуется разобраться со своими намерениями на некоторое время вперед. Когда мы перейдем к разбору модели моей Идеальной недели (гл. 7), вы увидите, что я блокирую куски свободного времени для конкретных приоритетных видов деятельности. Мой календарь (и любой, кто смотрит на мой календарь) видит эти заблокированные промежутки как встречи, потому что так оно и есть. Я планирую встречи с самим собой. С моим календарем, настроенным таким образом, я готов работать с входящими просьбами. Когда приходит что-то, что не соответствует моим критериям и прерывает мою запланированную деятельность, я просто говорю, что у меня уже есть другое обязательство, и это абсолютно верно[86].
Вам эта идея может показаться не вполне понятной, поэтому я скажу это снова. Даже если я работаю в своем офисе один, то все равно не лгу, когда говорю, что у меня есть еще одно обязательство. Я отдал себя приоритетным задачам, которые поставил себе или уже принял от других. Я не могу принять новую просьбу, не взяв назад обещания, которые уже дал, даже если это первоначальное обязательство было принято перед самим собой. Я обдумываю каждую сделку и позволяю своему календарю сказать «нет».
4. Примите стратегию ответной реакции на просьбы
Лучшее время, чтобы спланировать, как ответить на запрос, – задолго до того, как проблема свалится вам на голову. Вам следует заранее принять стратегию, которая значительно облегчит выполнение самой процедуры, когда момент все-таки наступит. Лично я чувствую некоторое давление, когда кто-то просит моего времени или внимания, и, если бы я с самого начала не знал, что буду делать в таких ситуациях, с гораздо большей вероятностью поддался бы давлению и взял на себя задачу, которую, как я знаю, не должен делать.
В своей книге «The Power of a Positive No» профессор Гарвардского университета Уильям Юри описывает четыре стратегии того, как справляться с просьбами, требующими нашего времени[87]. Три из этих стратегий не работают, и все же в какой-то момент мы все виновны в том, что используем их. Только одна из четырех стратегий работает и показывает очень эффективные результаты почти каждый раз. Сейчас мы с вами пробежимся по каждому из четырех подходов. Я хочу, чтобы вы постарались вспомнить время, когда использовали каждый из них.
Первый подход – это то, что Ури называет уступкой. Мы говорим «да», когда в действительности хотим сказать «нет». Этот тип ответа обычно приходит, когда мы ценим отношения с человеком, просящим о содействии, больше, чем собственные интересы. Мы не хотим вызывать конфликт или подводить человека, поэтому примиряемся с фактом, что должны уступить и выполнить его просьбу.
Второй подход – нападение. Именно здесь мы говорим «нет» очень неумело. Это противоположность уступкам. Здесь мы ценим собственные интересы больше, чем важность отношений с другим человеком. Наш ответ на просьбу часто является чрезмерной реакцией, порожденной раздражением, обидой, страхом или давлением. По какой-то причине эта просьба задевает нас, и мы атакуем.
Третий подход – избегание. Здесь мы вообще ничего не говорим. Мы не перезваниваем и не отвечаем на электронную почту. Мы ведем себя так, будто не видели сообщения. Мы просто полностью игнорируем просьбу или долго тянем время, чтобы ответить, надеясь, что ситуация разрешится без нашего участия. Обычно это происходит потому, что мы боимся обидеть другую сторону, но на самом деле не хотим делать то, о чем просит человек. В результате мы игнорируем проблему и надеемся, что она исчезнет. К сожалению, это случается редко.
Эти три плохих ответа не работают по отдельности, а иногда они даже объединяются, образуя то, что Ури называет «ловушкой трех»[88]. Давайте посмотрим, покажется ли вам следующая ситуация знакомой. Какой-то человек присылает вам электронное сообщение с просьбой помочь в каком-то деле. Вы не хотите этого делать, поэтому игнорируете сообщение (избегание). Через неделю человек отправляет второе письмо и снова просит вас о том же самом. Это раздражает вас, поэтому вы отвечаете резким или жестким «нет» (атака). Через пару часов и, возможно, после неловкого разговора чуть позже вы чувствуете себя виноватым за чрезмерную реакцию и неохотно соглашаетесь сделать то, что человек попросил, в форме извинения (уступка). Это порочный круг плохих ответов, и он все равно заканчивается тем, что вы делаете то, чего не хотели делать с самого начала.
К счастью, есть и четвертая стратегия – утверждение. Это ответ, который работает. Обычно он создает беспроигрышную ситуацию для всех, не заставляя нас жертвовать ни отношениями, ни своими собственными приоритетами. Этот здоровый ответ Ури называет «положительным нет», и он построен вокруг простой формулы из трех частей: да – нет – да[89]. Работает это дело так:
1. Да. Скажите «да» себе и тому, что для вас важно. Сюда также нужно включать подтверждение вашего хорошего отношения к человеку. Вы не хотите стыдить других за то, что они думают о вас как о возможном решении их проблем.
2. Нет. Ответ продолжается сухим «нет», которое звучит ясно и устанавливает границы. Не оставляйте места для маневра или двусмысленности, а также надежды на то, что вы сделаете это в другой раз. Никому не будет лучше оттого, что вы заставите другого человека думать о ваших возможных одолжениях в будущем. Особенно если вы знаете, что точно не будете этого делать.
3. Да. Завершите ответ, снова подтвердив важность ваших отношений и предложив другое решение на просьбу человека. Таким образом, вы не берете на себя ответственность, но показываете свою заботу и поддержку, помогая решить проблему.
Эта стратегия утверждения удивительно проста в реализации, и она может избавить вас от целого мира головных болей и разочарований.
Вот реальный пример того, как я использую этот подход в своей повседневной работе. Как бывший руководитель издательства, я часто получаю сообщения от начинающих авторов, которые просят меня пересмотреть их предложения по книгам. Я получаю несколько таких запросов каждую неделю. Я хочу воздать должное их трудолюбию и мужеству, которое требуется, чтобы попросить моего участия, но я просто не могу прочитать их работы, не говоря уже о том, чтобы дать содержательную обратную связь по каждой рукописи. Поэтому я разработал свой собственный универсальный ответ, используя стратегию утверждений Ури.
Во-первых, я начинаю с «да»: «Поздравляю с вашим новым готовым предложением! Очень немногие авторы заходят так далеко». Затем я перехожу к «нет»: «К сожалению, из-за других моих обязательств у меня больше нет возможности рассматривать предложения авторов. Поэтому я вынужден отказать вам». Заметьте, я не оставил никакой двусмысленности и не предложил взглянуть на работу позже, если найду время. Я установил четкую границу с твердым «нет». Наконец, я заканчиваю с «да»: «Тем не менее я могу дать вам некоторые рекомендации о том, как добиться публикации. Если вы еще не сделали этого, я рекомендую вам начать с чтения моей статьи в блоге «Советы начинающим авторам». В ней я предлагаю пошаговые инструкции касательно того, что делать в первую очередь. У меня также есть целый аудиокурс под названием «Опубликуйся», который содержит в себе весь мой тридцатилетний опыт работы в издательском деле. Вы получите все необходимые знания за двадцать одну учебную сессию. Я надеюсь, что вы найдете это полезным». И, конечно же, я предоставляю ссылки на пост в блоге и аудиокурс. Данное сообщение я сохранил в качестве шаблона в своей электронной почте. Таким образом, он всегда под рукой и готов к отправке, когда очередной запрос попадает в мой почтовый ящик. (Подробнее о шаблонах электронной почты я расскажу в следующей главе.)
Теперь представьте себе несколько ситуаций, с которыми вы регулярно сталкиваетесь, например запрос на встречу, предложение о продаже, приглашение на обед или участие в новом проекте, который не входит в ваш список приоритетов. Основной ответ «да – нет – да» может соответствовать им всем. Подтвердите намерение собеседника, объясните, почему вы не можете участвовать, а затем дайте положительную обратную связь. Интересно, что после получения ответа по этой формуле на меня редко кто давит. Обычно они отвечают что-то вроде: «Нет проблем, я понимаю. Спасибо, что ответили мне». Иногда я, конечно, получаю негативные сообщения, но этого и следовало ожидать. На самом деле это подводит нас к пятому, и последнему, совету, как тактично отвечать «нет».
5. Примите тот факт, что вас, скорее всего, поймут неправильно
Важно подготовить себя к негативной реакции. Независимо от того, насколько любезно вы отказываетесь, и даже если для отрицательного ответа у вас множество «правильных» причин, какой-то случайный человек все равно будет разочарован. Иногда они прямо выражают вам свое разочарование, что всегда неудобно. Когда это происходит, я вежливо отвечаю, выражая сочувствие, но также и повторяя свое «нет». Если вы не уважаете свои личные границы, никто другой тоже не будет их уважать.
Разочарование некоторых людей в жизни неизбежно, поэтому убедитесь, что вы не разочаровываете тех, кто имеет для вас наибольшее значение, таких как вы сами или ваша семья. Если бы, например, я ответил «да» на все эти просьбы ознакомиться с предложениями новых авторов, то никогда бы не вернулся домой вовремя к ужину с женой или не успел бы провести время с детьми и внуками. Если кто-то в итоге все равно окажется разочарован, я сделаю все возможное, чтобы не разочаровать тех, кто мне близок.
Теперь вам известно, как обращаться с новыми просьбами, которые вы не можете принять. Но как поступать с теми обязательствами, на которые вы уже подписались? Скорее всего, у вас был длинный список существующих обязательств, прежде чем вы взяли в руки эту книгу. Уверен, что теперь вы ломаете голову, задаваясь вопросом, что делать с теми вещами, которые выходят за пределы вашей Зоны желаний и от которых необходимо избавиться. Позвольте мне внести ясность: честные люди держат свое слово. Другими словами, если вы уже взяли на себя обязательство сделать что-то, даже если это не вписывается в ваши новые рамки, постарайтесь сделать все возможное, чтобы найти способ выполнить свое обязательство. Тем не менее нет ничего плохого в том, чтобы пытаться вести переговоры по поводу выхода из обязательств. Кроме того, если вы боитесь делать что-то или знаете, что это неправильное использование времени, ваше участие, вероятно, не будет большой победой для другого человека. В лучшем случае вы уделите этому делу минимум усилий и внимания. Это хорошая причина для переоценки соглашения, поэтому давайте быстро рассмотрим четыре совета для ведения переговоров по выходу из существующего обязательства.
Во-первых, возьмите на себя ответственность за принятие обязательств. Не перекладывайте вину и не пытайтесь прикинуться дурачком. Иногда мы делаем это, говоря что-то вроде: «Я не знал, во что ввязываюсь». Даже если в реальности это действительно так, вам все равно следовало прояснить все условия до того, как вы дали свое согласие.
Во-вторых, подтвердите свою готовность выполнить обязательства до конца. Не пытайтесь уклониться от сделки, которую заключили. Это создаст недостаток доверия не только у человека, с которым вы имеете дело, но и у любого другого, кто услышит об этом. Отказ идти до конца или помочь найти решение повредит вашей репутации.
В-третьих, объясните, почему соблюдение обязательств с вашей стороны не является лучшим результатом для другого человека. Сосредоточьтесь на том, что лучше для них, а не для вас. Никого не волнует, как это повлияет на вас. Все, что может волновать людей, – это то, что вы взяли на себя обязательство перед ними и теперь они ожидают, что вы его выполните. Однако если вы поможете им понять, что ваше участие может быть не в их интересах, у них появится личная выгода в том, чтобы помочь вам найти альтернативное решение.
В-четвертых, предложите помочь решить проблему вместе с ними. Не перекладывайте – повторяю, не перекладывайте – бремя со своей спины на их плечи. Они будут возмущены, и у них будет на это полное право. Вместо этого предложите помочь найти альтернативное решение. В то же время дайте понять, что не отказываетесь от своих обязательств, пока вы вместе не найдете удобное для всех решение.
Пройдя через эти четыре шага, вы будете знать наверняка, что сделали все возможное, чтобы исключить обязательство из вашего списка, не оставив другую сторону в беде. Это удовлетворит их потребности и позволит вам уйти с чистой совестью и безупречной честностью.
Представьте, что вы согласились работать в комитете, но теперь осознаете, что у вас нет ни страсти, ни мастерства, чтобы делать это хорошо. Эта задача плотно сидит прямо в вашей Зоне тяжелой работы. Как бы вы из нее выбрались? Во-первых, вы можете вернуться к этому человеку и сказать что-то вроде: «Я ценю, что вы попросили меня помочь, но теперь, начав вникать в дело, я понимаю, что совершил ошибку, приняв это назначение комитета». Здесь вы взяли на себя ответственность за принятое вами решение. Далее вы можете продолжить: «Поскольку я взял на себя это обязательство и вы зависите от меня, я, безусловно, готов выполнить его и отслужить свой срок». Это ваше подтверждение. Затем вам следует перейти к объяснению, как ваше участие может непреднамеренно повредить проекту: «Тем не менее я честно не думаю, что мое участие хоть как-то поможет работе комитета. Вам нужен кто-то, кто искренне увлечен миссией и хорошо разбирается в той области, за которую я отвечаю. К сожалению, я понял, что не являюсь ни страстным сторонником, ни опытным работником в этой сфере. Поэтому мне кажется, что я занимаю место, на котором должен находиться кто-то другой, более квалифицированный». Затем можно переходить к четвертому шагу, предложив помощь в решении проблемы. Это может звучать так: «Вы бы согласились освободить меня от моих обязательств, если бы мы вместе занялись поисками человека, который бы лучше подошел на мою должность? Я думаю, такой исход будет победой для меня, для вас и для всего комитета».
У меня были разные версии этого разговора много раз, и я использовал эти четыре шага в самых разных ситуациях. Я счастлив сообщить, что в моей практике после таких разговоров никогда никто не расстраивался. Иногда люди говорили мне «нет». В таких случаях я смирялся с таким исходом и выполнял свои обязательства, прилагая все усилия для достижения самого лучшего результата. Это именно то, чего заслуживают люди, которые на меня положились; это не их вина, что я принял плохое решение, и последствия должны бить по мне, а не по ним. Но много раз другой человек легко соглашался с моими причинами, и мы вместе пытались найти замену. В таком случае нам всем было лучше.
Весь смысл этой главы состоял в том, чтобы помочь вам вырезать как можно больше вещей из вашего календаря. Словно хорошему садовнику, пришло время начать обрезать список дел, избавляясь от как можно большего количества вещей за пределами вашей Зоны желаний. Глядя на свое расписание и задачи, вы должны видеть только правильные вещи. Избавление означает отсечение всех неправильных вещей – даже если это 80 процентов вашего списка дел. Конечно, процесс исключения может поставить вас в неожиданное затруднительное положение: вы можете в конечном итоге почувствовать себя виноватым за то время, которое освобождаете. Вы можете почувствовать, что подводите других людей, говоря «нет», когда у вас есть время, чтобы помочь им. Это ловушка. Если вырезание ненужных или нежелательных задач оставляет вам свободное время или запас энергии, это повод для того, чтобы праздновать! В этом, конечно, нет ничего плохого.
Как сказал Стив Джобс: «Инновации означают отказ от тысячи вещей». Не поддавайтесь давлению, которое призывает найти тысячу других вещей, чтобы заменить те, которым вы сказали «нет». Помните, вы не производите обмен одного на другое, когда вычеркиваете вещи из своего списка дел. Как мы уже много раз говорили, целью продуктивности должно быть достижение большего, делая меньше. Вы ничего не добьетесь, если не будете чувствовать себя комфортно, делая меньше. Ваши лучшие действия и лучшие мысли приходят, когда вы хорошо отдохнули и дали себе преимущество свободного времени. Оно вдохновляет на творчество и решение проблем, как ничто другое. Поэтому, пожалуйста, возьмите на себя обязательство освободить свое время и не испытывайте ни капли вины или стыда за то, что говорите «нет» деятельности, находящейся за пределами вашей Зоны желаний, чтобы сказать «да» свободному времени. Вы будете так рады, что сделали это, как и люди, которых вы любите больше всего.
Сделайте глубокий вдох. В следующей главе вы узнаете, как автоматизировать некоторые неприятные задачи, которые все еще занимают место в вашем списке.
Пора начинать устранять несущественное в своей жизни! Именно здесь вы увидите свою свободу фокусирования. Начните с упражнения для фильтрации задач «Task Filter» и отметьте очевидных кандидатов для исключения. Затем загрузите список «не-дел» по адресу FreeToFocus.com/tools. Используйте этот лист для записи задач, которые вы никогда не должны делать.
Фильтрация задач предоставила вам фору, но не останавливайтесь на достигнутом. Можете ли вы подумать о каких-то других задачах? Перечислите встречи, отношения и возможности, которые не стоят вашего внимания. Может быть, это совет директоров, из которого вам нужно выйти, или отчет, который изжил себя. Закончив свой список «не-дел», вы должны оглянуться на него и признать, что каждый из перечисленных пунктов является незначительным или неуместным и не предоставляет никакой отдачи, чтобы вообще занимать ваше внимание.
5. Автоматизация. Удалите себя из уравнения
Цивилизация развивается, расширяя количество важных операций, которые мы можем выполнять, даже не задумываясь о них.
Альфред Норт Уайтхед
Если вы похожи на большинство профессионалов в наше время, ваши дни заполнены вопросами, требованиями, просьбами, незапланированными встречами, электронными письмами, телефонными звонками, текстовыми сообщениями, посланиями в мессенджерах и миллионами других дел, которые отвлекают вас от людей, требующих вашего полного внимания. Однако, как мы уже выяснили, наше внимание ограниченно и обладает большой ценностью. Мы никогда не сможем уделять всем свое полное внимание, а зачастую не сможем уделить даже какую-то малую его часть. Если вы хотите максимизировать свою продуктивность, то должны точно определить, что достойно и недостойно вашего внимания. Если же что-то действительно важно, вы должны рассчитать, сколько вашего внимания следует предоставить в каждом конкретном случае. Вот вам подсказка: если это что-то, что не входит в вашу Зону желаний или не является одной из первоочередных задач, тогда оно не заслуживает большого вложения.
Одним из способов решения критических задач с минимальными затратами внимания является автоматизация. Обычно, когда я говорю «автоматизация», люди предполагают, что я имею в виду роботов, приложения и макросы. Но не нужно быть инженером или компьютерным гиком, чтобы извлечь выгоду из автоматизации. Каждый день появляются задания, о которых у нас нет времени думать, но они все равно должны быть выполнены. Но кто сказал, что вы должны уделять работе все свое внимание? Что, если бы вы могли вычесть себя из уравнения и все же выполнить работу? Вот тут-то и появляется автоматизация, и мне нравится думать об этой теме в виде четырех основных подпунктов:
1. Автоматизация самого себя.
2. Автоматизация при помощи шаблонов.
3. Автоматизация процессов.
4. Техническая автоматизация.
В этой главе мы рассмотрим все четыре подпункта, а также познакомимся с несколькими ключевыми стратегиями автоматизации, которые позволят вам поставить многие задачи из вашей Зоны тяжелой работы и незаинтересованности на автопилот.
Ваш первый шаг – это автоматизация самого себя через процесс самоавтоматизации. Он включает в себя внедрение рутинных занятий, ритуалов и привычек, которые помогут вам легче и эффективнее следовать своим высшим приоритетам. Опять же, фокус здесь заключается в том, чтобы поставить как можно больше вещей в своей жизни на автопилот, чтобы вам не приходилось останавливаться и думать о них каждый раз, когда те возникают. Вам потребуется выстроить ритуалы и процедуры так, чтобы ваше тело знало, что делать, даже если вы сознательно не думаете об этом. Например, большинству людей не нужно концентрироваться на конкретных шагах, связанных с принятием душа; они просто знают, что делать после того, как включат воду. Их тело берет на себя весь контроль, освобождая ум, чтобы люди могли думать о других вещах. Это одна из причин, почему к нам часто приходят такие замечательные идеи именно в душе. Применение этого простого подхода к различным областям вашей жизни поможет изменить ход игры.
Понимание ритуалов. Ритуал – это «любая практика или модель поведения, регулярно выполняемая определенным образом»[90]. Например, у большинства профессиональных спортсменов есть предматчевый ритуал, то есть серия действий, которые настраивают их умственно и физически на выполнение предстоящей задачи в лучшем виде. Это справедливо для людей, которые добиваются больших высот во всех профессиях. В своей книге «Режим гения. Распорядок дня великих людей» Мейсон Карри исследует ежедневные ритуалы более ста пятидесяти романистов, поэтов, драматургов, художников, философов, ученых, математиков и других. Ритуалы помогают этим разнообразным профессионалам добиться той же цели, к которой мы стремимся сейчас: достичь большего, делая меньше. Ваши ежедневные ритуалы, говорит Карри, «могут быть тонко откалиброванным механизмом использования ряда ограниченных ресурсов: времени (самого ограниченного ресурса из всех), а также силы воли, самодисциплины, оптимизма»[91].
Ритуалы предлагают три ключевых преимущества, которые настраивают вас на победу. Во-первых, хотя многие считают, что ритуалы подавляют творчество, истина заключается в том, что ритуалы освобождают творчество. Правильная формулировка и выстраивание ритуалов требуют огромного количества творчества и размышлений. Однако это правда, что ритуал требует такого усилия лишь единожды, в самом начале, когда задание только создается. Цель состоит в том, чтобы не изобретать велосипед каждый раз, когда возникает одна и та же проблема. Вместо этого вы фокусируете свою творческую энергию на чем-то один раз, устанавливаете систему, чтобы применять это решение каждый раз. Итак, теперь вы свободны и можете фокусировать свою творческую энергию на других вещах. Подумайте о вашей ежедневной поездке на работу. В данной ситуации вам не нужно размышлять о действиях, которые вы предпринимаете. Конечно, в первую неделю или две вам пришлось потратить много энергии на то, чтобы выяснить, как лучше добираться до офиса, как избежать пробок и в какое время нужно уходить. Однако после этого первоначального всплеска усилий и умственной энергии ритуал берет верх. С этого момента вы можете смело направлять свой творческий потенциал на любые другие вещи, пока находитесь в дороге.
Во-вторых, ритуалы ускоряют вашу работу. Как только вы определяете конкретный ритуал, то уже точно знаете, что будет дальше на каждом шагу. Это происходит автоматически; вам больше не нужно думать об этом, что, естественно, делает вас гораздо более эффективным.
В-третьих, ритуалы исправляют ваши ошибки. Точнее было бы сказать, что они предотвращают ошибки, потому что разработка ритуалов позволяет просчитывать различные точки возможного провала заранее и создавать защитные сети для каждого шага в процессе. Даже если вы наткнетесь на препятствие на ранней стадии, то сможете просто встроить решение в свои ритуалы, сделав их самокорректирующимися с течением времени. Хирург и автор медицинских книг Атул Гаванде подчеркнул силу ритуалов, кодифицированных в контрольных списках, в устранении ошибок в нескольких отраслях. Он превозносит «добродетели регламентации»[92]. В своей области, медицине, он ежегодно спасает тысячи жизней и сотни миллионов долларов.
Четыре основополагающих ритуала. Вы можете выстроить ритуал вокруг любой повторяющейся задачи в вашей жизни. На самом деле вы можете создавать ритуалы даже для того, чтобы знать, как, когда и в каком порядке выполнять ряд различных задач. Я использую и рекомендую вам четыре основных ритуала: утро, вечер, начало рабочего дня и завершение рабочего дня. Я планирую для них время на моей Идеальной неделе, о которой подробно расскажу в седьмой главе. Поддерживая систему в рабочем состоянии, я могу предсказуемо и эффективно выполнять несколько необходимых действий каждый день. Это сохраняет мой разум свободным в течение большего количества часов, чем если бы я пытался вспомнить эти действия на лету каждый раз, когда выполнял их.
Мой утренний ритуал начинается в тот момент, когда я просыпаюсь, и включает в себя все то время, пока я не попаду в офис. Этот ритуал состоит из девяти пунктов, таких как «Сделать чашку кофе», «Почитать Библию», «Сделать записи в дневнике» и «Пересмотреть свои цели». Вместе эти девять действий становятся рутиной. Я делаю их одинаково, в одном и том же порядке каждый день, что помогает мне выполнять их максимально слаженно и позитивно настраивает меня на весь оставшийся день. Мой вечерний ритуал работает почти так же, за исключением того, что он помогает мне успокоиться и подготовиться ко сну. (И вот профессиональный совет: установите будильник, чтобы убедиться, что ложитесь спать вовремя.) Утренние и вечерние ритуалы у каждого человека будут разными, в зависимости от личности, интересов, стадии жизни и других факторов.
А как насчет начала и окончания рабочего дня? Эти два ритуала четко обозначены в моем календаре на каждую неделю. Мой ритуал запуска рабочего дня начинается в 9:00, а его завершение – в 17:00. Итак, дважды в день каждый день мой мозг выполняет определенные действия, предназначенные для открытия и закрытия рабочего дня. Я продумал, что именно должно произойти, чтобы каждый рабочий день начинался и заканчивался хорошо, и я превратил эти задачи в ритуал.
Как только я вхожу в офис, начинается мой ритуал запуска рабочего дня. Повторяя одни и те же действия в одном и том же порядке каждый день, моя мышечная память берет верх, и я могу эффективно выполнять небольшой набор задач, которые мне нужно сделать в начале каждого дня. Опять же, список и порядок действий будут варьироваться в зависимости от человека. Но вот вам пять задач, которые лично мне просто необходимо сделать, чтобы мой рабочий день начинался положительно каждый день:
1. Очистить почтовый ящик.
2. Наверстать упущенное в корпоративном мессенджере Slack.
3. Проверить социальные сети.
4. Проанализировать Большую Тройку (о чем мы поговорим в главе 8).
5. Просмотреть свое расписание.
Этот ритуал обычно занимает около тридцати минут, поэтому первые полчаса моего рабочего дня, каждый день, посвящены ему. Наличие такого ритуала удерживает меня от того, чтобы тянуть этот набор задач в течение всей первой половины дня, параллельно пытаясь сосредоточиться на других вещах. Он также не позволяет мне пустить под откос собственную работу из-за чьих-то планов.
Каждый вечер в 17:00 я начинаю свой ритуал завершения рабочего дня. Неудивительно, но эта серия действий почти полностью совпадает с моим ритуалом запуска: электронная почта, Slack и так далее. А все потому, что на данный момент я не проверял электронную почту или другие сообщения в течение примерно восьми часов, и я знаю, что мне нужно ответить на запросы или сообщения, которые были отправлены в течение дня. Так как я знаю, что ответы вечером займут у меня больше времени, чем утром, я выделяю около часа для ритуала завершения. Если я закончу ритуал раньше, то рано вернусь домой. Мой ритуал выключения состоит из тех же пяти вещей, что и ритуал запуска, однако помимо них я добавляю еще две вещи. Во-первых, я просматриваю ключевые задачи на неделю и анализирую выполненные за день дела. Во-вторых, я ставлю перед собой ключевые задачи на следующий день. Подробнее об этом, кстати, вы также узнаете в главе 8.
Надеюсь, вы уже начинаете определять некоторые возможности для самоавтоматизации в своей жизни. Это может быть утренний ритуал, запуск или выключение, как у меня, или что-то совсем другое. Возможно, у вас есть особый способ подготовки презентаций на работе, который можно очень просто превратить в автоматический ритуал. Как только вы начнете искать возможности, то увидите их повсюду. В конце этой главы вы приступите к упражнению, направленному на то, чтобы помочь вам внедрить утренние и вечерние ритуалы в практику за считаные дни.
В предыдущей главе я поделился шаблоном, который использую, когда начинающие авторы просят меня ознакомиться с их работами. Это был пример автоматизации при помощи шаблонов. На протяжении более трех десятилетий такая форма автоматизации оставалась моей любимой. Я получаю такие запросы практически каждый день, и, если бы мне пришлось отвлекаться, чтобы написать личный, уникальный ответ для каждого автора, у меня не осталось бы времени делать что-либо еще. Конечно, я мог бы нанять помощника только для обработки всех этих входящих рукописей, но зачем? Вместо этого для каждой подобной ситуации я выделяю немного времени на выработку идеального ответа, а затем использую этот ответ снова и снова. Как мы уже обсуждали ранее, автоматизация означает качественное решение проблемы один раз, а затем перевод этого решения на автопилот. Шаблоны позволяют сделать это всего за несколько кликов.
Чтобы заставить шаблоны работать, вам нужно развить шаблонное мышление. Каждый раз, когда вы работаете над проектом, спрашивайте себя, какие компоненты этого проекта вы, скорее всего, будете использовать снова. Если вы ожидаете, что какая-то вещь понадобится вам более одного или двух раз, подумайте о создании шаблона. Даже если это потребует немного дополнительных усилий на начальном этапе, в конечном итоге оно сэкономит вам огромное количество времени.
Наиболее распространенный тип шаблонов, которые я использую в своей повседневной работе, – это шаблоны на электронной почте. Вы видели один из них, но, поверьте мне, есть и другие. На самом деле у меня лично есть тридцать девять различных шаблонов для электронных писем, настроенных на моем компьютере и готовых к работе в одно мгновение. Моя команда также приняла эту концепцию, и они добавили еще больше шаблонов в общую кучу. В совокупности у нас есть более сотни шаблонов для электронных писем, которые мы используем на регулярной основе. Если бы вы написали мне или кому-то из членов моей команды прямо сейчас, то, скорее всего, получили бы шаблонный ответ. Конечно, это вовсе не значит, что ответ будет холодным и безличным. Я бы даже не стал называть его формальным письмом. Вместо этого каждый шаблон электронного письма – это продуманный, личный ответ на вопросы и запросы, которые моя команда, скорее всего, получит в любой конкретный день. Наши письма такие продуманные, потому что мы потратили много времени на их создание на начальном этапе. Они также довольно личные, потому что мы создаем способы, позволяющие нам персонализировать ответ для каждого получателя, чтобы тот чувствовал, что письмо было написано только для него.
Теперь, когда вы знаете, что такое шаблон электронного письма, давайте рассмотрим, как я его использую. Первым шагом, очевидно, является написание черновика письма. Если это обычное электронное письмо, то у вас, вероятно, уже есть несколько различных версий сообщения, сохраненных в папке «Отправленные» вашего почтового клиента. Вернитесь к своим старым письмам и найдите то, которое можно было бы превратить в шаблон. Затем напишите новую версию письма, как если бы вы отвечали конкретному человеку. Подумайте обо всех способах, которыми вы могли бы ответить и послужить этому человеку. В письмо, которое я отправляю авторам, просящим меня о помощи, например, обязательно включена ссылка на соответствующий пост в блоге, а также ссылка на онлайн-тренинг, посвященный запросу человека. В этом черновике я охватил все основные моменты. Это не означает, что вы не будете со временем изменять или улучшать свой шаблон. В данном случае цель состоит в том, чтобы никогда больше не повторять тех усилий, которые потребовались для первоначального создания ответа.
Возможно, вы думаете, что следующим шагом будет сохранение черновика письма в виде документа в какой-нибудь папке и копирование и вставка его в новое письмо каждый раз, когда оно вам понадобится. Вы могли бы сделать это, но есть гораздо более быстрый и простой способ, и практически любой почтовый клиент предлагает подобное. Секретный соус – это функция подписи электронной почты вашего компьютера. Лично я использую компьютер Mac и базовый почтовый клиент Apple Mail для своей электронной почты. Как и большинство почтовых приложений, Apple Mail позволяет сохранять несколько различных подписей электронной почты. Обычно вы просто используете их, чтобы автоматически вставлять свое имя и, возможно, деловую контактную информацию. Однако теперь мы с вами превратим эту простую функцию в мощный источник продуктивности. Как только я создаю новый шаблон электронного письма, то сразу сохраняю его в своем почтовом клиенте в качестве новой подписи. Затем, когда мне это нужно, я могу поместить его в тело письма в один или два клика.
Например, в Apple Mail и Outlook сохраненные подписи отображаются в раскрывающемся списке на панели инструментов в верхней части окна сообщения. Таким образом, когда приходит запрос по электронной почте, вы можете просто нажать кнопку «Ответить» и выбрать соответствующий шаблон с помощью подписи электронной почты из выпадающего списка. Оттуда вы можете (и обычно должны) персонализировать электронное письмо, вставив имя человека, но это все, что от вас потребуется. То, что когда-то занимало десять минут или больше, может быть выполнено и забыто менее чем за минуту, иногда всего за несколько секунд. Это мощная стратегия экономии времени, позволяющая быстро пробираться через горы писем на электронной почте.
Однако шаблоны предназначены не только для электронной почты. Вы также можете создавать шаблоны бумажных писем, которые отправляете по почте. Например, если вы регулярно нанимаете людей, то можете создать шаблоны писем, указывающие на то, что заявка была получена или рассмотрена. Вы даже можете поставить свою цифровую подпись на документе, так что вам не придется подписывать его каждый раз перед отправлением. Кроме того, если вы часто проводите презентации с помощью окна слайдов в Keynote или PowerPoint, то можете создать базовый шаблон набора слайдов. В него вы можете заранее поместить макет, графику и заголовки слайдов. Как бы вы ни использовали шаблоны, основная концепция остается прежней: не изобретайте велосипед. Решите проблему один раз, запишите ее, а затем держите решение неподалеку, чтобы добраться до него за несколько щелчков, если возникнет тот же вопрос.
Под автоматизацией процессов подразумевается письменный, простой в исполнении набор инструкций для выполнения работы или последовательности. В чем-то это похоже на ритуал, но руководства по работе обычно гораздо более детализированы и специфичны для набора задач. В то время как ритуал больше похож на рутину, руководство больше похоже на набор инструкций, которые вы используете для сборки велосипеда для вашего ребенка или какой-то мебели из ИКЕА. В этих случаях каждый шаг процесса тщательно детализируется и записывается, гарантируя, что любой, кто будет следовать указаниям, сможет успешно достичь цели.
Я уверен, что вы уже можете придумать по крайней мере один громоздкий процесс, который выиграет от упорядоченного документированного рабочего потока. Хорошая новость заключается в том, что добиться такой автоматизации гораздо легче, чем вы можете себе представить. В то же время ее полезность трудно переоценить. Вот пять шагов, которые помогут вам объединить эти раздражающие общие задачи в один убийственный процесс.
1. Внимание. Первый шаг в создании руководства – обратить внимание на то, что вы уже делаете каждую неделю, и определить области, в которых рабочий процесс может помочь. Какие действия являются ключевыми для вашего бизнеса? Какие из них повторяются по своей природе? Каким задачам вы всегда должны кого-то обучить, прежде чем уехать из города в отпуск? По каким вопросам вам звонили работники, пока вас не было в офисе? Какие задачи привели к тому, что проекты остановились из-за того, что вы не были доступны лично? Обратите внимание на ритмы вашего бизнеса, а также на очевидные болевые точки, которые нуждаются в документации. Скорее всего, вы уже подумали о нескольких.
Для вашего первого руководства лучше всего начать с чего-то простого. Если вы выберете самый сложный процесс, пока только начинаете разбираться в самой технике, то можете застрять и сдаться. Настройте себя на победу, сначала потренировавшись на нескольких процессах уровня софтбольных игр. Как только вы выберете процесс, продумайте всю процедуру от начала до конца. Будьте максимально дотошны в деталях. Визуализируйте все. Мне нравится представлять, что я готовлю обучение для кого-то, кто абсолютно ничего не знает о работе, которую я прописываю. Если я подхожу к процессу так, словно разговариваю с кем-то, кто понятия не имеет, что происходит, то обычно могу охватить каждую деталь, которая может понадобиться человеку.
2. Документирование. Как только вы поймете, какой процесс вам нужен, и продумаете каждую мелочь, настанет время записать его. Обязательно фиксируйте каждый шаг, необходимый для выполнения задачи. Ничего не упускайте и не срезайте углы. Ваша цель на этом этапе – задокументировать на бумаге каждую мелочь, чтобы кто-то, кто ничего не знает о процессе, мог выполнить его безупречно. Подходите к этой задаче как к компьютерной программе. Машина будет делать только то, что программист говорит ей делать максимально явно. Машина не в состоянии заполнить пробелы, как и человек, следующий за вашим рабочим процессом. Дайте им все, что нужно для выполнения работы. Документировать рабочий процесс можно разными способами, и неплохо поэкспериментировать с различными форматами и инструментами, пока не найдете те, что лучше всего подходят именно вам. Вы можете попробовать составить текстовую документацию с помощью простого текстового редактора или более продвинутого приложения для заметок, такого как Notion или Evernote. Многие люди включают скриншоты и видеоролики в свою документацию, что делает руководство невероятно простым для любого пользователя. И если вам захочется еще большей изощренности, то можете разобраться в более индивидуальных инструментах построения процессов, таких как мой нынешний любимый SweetProcess. В то время как программные решения помогают организовать ваши мысли и сделать ваши руководства доступными каждому, не позволяйте страху перед сложными технологиями удерживать вас от использования преимуществ автоматизации процессов. Даже простой, написанный от руки список действий поможет выполнить ту работу, которая вам требуется.
3. Оптимизация. Если вы не срезали углы и ничего не забыли в своей документации, ваше первое руководство, вероятно, будет более многословным, чем вам хотелось бы. Это нормально, потому что теперь пришло время оптимизировать. На этом этапе вы должны проанализировать написанное и задать себе три вопроса:
1. Какие из этих шагов можно исключить?
2. Какие из этих шагов можно упростить?
3. Какие из этих шагов следует выполнять в другом порядке?
Критикуя свою документацию таким образом, вы как можно лучше настраиваете процесс. Ваша цель – предоставить человеку, который следует этому руководству, столько информации, сколько ему нужно для выполнения работы. Однако в то же время информации должно быть немного, чтобы человек не пропустил шаги просто потому, что в рабочей документации слишком много слов. Итак, вот он, ваш шанс оптимизировать процесс и сделать его максимально эффективным.
4. Тестирование. Как только вы написали и оптимизировали документацию, пришло время протестировать руководство. Этот шаг имеет решающее значение. На самом деле это, вероятно, та стадия работы, где большинство неудачных рабочих процессов ломаются. Они не работают, потому что человек, создавший их, не нашел времени, чтобы проверить все должным образом, либо же использовал свой собственный опыт для заполнения пробелов, где инструкции не были полными.
По моему опыту, в данном случае лучше всего стать своим собственным подопытным кроликом. Тестируя самостоятельно, четко выполняйте только то, что записали, чтобы увидеть, не пропустили ли вы чего-нибудь. Не пытайтесь обмануть самого себя. Если какой-то шаг оказался не прописан, не делайте его. Проверка того, что есть в документации – и только этого, – немедленно выявит любые дыры или неправильное направление. Делайте заметки на ходу, корректируя рабочий процесс до тех пор, пока у вас не будет идеальной, действительно работающей документации, с помощью которой процесс будет функционировать так, как задумано, независимо от того, кто за ним следит. Вы также можете попросить кого-то из вашей команды протестировать рабочий процесс.
5. Подключение остальных. Как только вы поймете, что задокументированный процесс работает, пришло время поделиться им с другими членами вашей команды по электронной почте, с помощью инструментов общего доступа в приложении, которое вы использовали для его создания, или на центральном файловом сервере. Смысл в том, чтобы поделиться им и убедиться, что каждый, кто когда-нибудь может столкнуться с этим процессом, знает, где найти руководство. Не удивляйтесь, если люди будут находить пробелы в вашем руководстве. Наоборот, поощряйте их вносить дополнительные уточнения. Это не займет много времени, и вот вы уже получите безупречную методичку, которой может следовать любой. Именно здесь вы увидите истинную силу руководств: они делают делегирование гораздо более надежным и простым в реализации.
Упражнения для этой главы включают лист с упражнениями, называемый «Workflow Optimizer», или «Оптимизатор рабочего процесса». Он послужит удобным напоминанием о пяти шагах, которые мы только что рассмотрели. А пока давайте рассмотрим четвертый, и последний, тип автоматизации.
Наконец, мы подходим к технической автоматизации. Именно с нее обычно и начинают большинство искателей продуктивности. Думаю, вы заметили, что в этой книге я в основном не очень лестно отзываюсь о технологиях, например заявляя о том, насколько сильно они могут отвлекать во время выполнения работы. Несмотря на это, положительное влияние современного программного и аппаратного обеспечения на бизнес неоспоримо. Я бы сказал, что автоматизация – это причина, по которой мы обращаемся к технологиям в первую очередь. Мы хотим переложить тяжелую работу и повторяющиеся задачи на какую-нибудь компьютерную программу, тем самым освободив наш разум для решения других задач. Как только вы найдете правильный набор инструментов, вам останется только настроить их на работу в фоновом режиме и доверить им выполнение работы без ваших усилий.
Одно быстрое предупреждение, пока мы не начали обсуждение технологий: не отдавайте свое сердце и не клянитесь в любви до гроба какому-то конкретному приложению. Конечно, вы хотите найти приложения, которые работают лучше всего для вас. Тем не менее вы всегда должны оставаться открытыми для чего-то нового, если появится лучший, более эффективный вариант – или если ваше любимое приложение или сервис внезапно выйдут из бизнеса. Я потерял счет количеству замечательных приложений и инструментов, которые я включил в свои рабочие процессы, но которые вскоре затерялись в бесконечном марше технологий.
С годами я понял, что на технологию можно положиться, а на отдельные инструменты – нет. По этой причине важно сосредотачиваться на типе инструмента, который вам нужен, больше, чем на том, какой конкретно инструмент вы используете. Я всегда использую какое-нибудь приложение для списка дел, например потому, что ценю этот тип программного обеспечения. Тем не менее я могу в любой момент сменить одно приложение на другое, будь то Todoist, Wunderlist, Nozbe или что-то еще из дюжины других, которые я пробовал. Поскольку тип – это то, что имеет наибольшее значение, когда речь заходит о технических решениях, давайте рассмотрим четыре основных типа приложений, которые могут повысить вашу производительность.
Программное обеспечение, позволяющее фильтровать письма на электронной почте. Помните, когда вы впервые открыли для себя электронную почту? Я вот помню. Может быть, вы так молоды, что никогда не знали мира без нее, но лично я очень хорошо помню те первые дни существования электронной почты. America Online (AOL) была одним из первых удобных для потребителей почтовых сервисов. Их фирменное сообщение «You’ve got mail!» вызывало у меня прилив радости и предвкушения каждый раз, когда я его слышал. Сегодня моя реакция на почтовый ящик гораздо менее восторженная. Электронная почта, оставленная без присмотра, быстро превращается в раздутого, требовательного зверя, способного пожирать целые дни – и даже недели. В какой-то момент своей карьеры у меня были недели, когда я получал более 700 электронных писем, каждое из которых конкурировало за часть моего ограниченного времени, энергии и внимания. С таким большим объемом электронной почты проблем в значительной степени стало больше, чем преимуществ от ее использования.
Если вышесказанное кажется вам знакомым или поражает одну из ваших главных болевых точек, подумайте об инвестировании в какую-нибудь форму программного обеспечения для фильтрации электронной почты. Иногда мы думаем, что этот инструмент фильтрует только спам-сообщения, но это лишь начало. Хорошее программное обеспечение для фильтрации электронной почты помогает управлять вашим почтовым ящиком, автоматически сортируя все ваши сообщения и помещая их в папки на основе установленных вами критериев. Например, можно настроить фильтры для отправки рекламных писем, рекламных объявлений, информационных бюллетеней, квитанций, личных сообщений и заметок о проектах в специальные папки. Это позволяет содержать почту в хорошо организованном виде с самого начала. Письма больше не летят в свалку, на которую похожа любая среднестатистическая электронная почта.
Большинство распространенных почтовых сервисов, таких как Gmail, Outlook и Apple Mail, имеют встроенную функцию фильтрации. Отличные коммерческие фильтрующие продукты, такие как SaneBox, также доступны и гораздо более просты в использовании. Они работают как по волшебству, постоянно и автоматически очищая вашу электронную почту в фоновом режиме. Этот тип услуг представляет собой автоматизацию в ее лучших проявлениях, и я не смог бы существовать в мире электронной почты без чего-то подобного.
Программное обеспечение для макрообработки. Если термин «макрообработка» заставляет ваши глаза выпучиваться, оставайтесь со мной еще хотя бы минуту. Я обещаю, что не буду проводить для вас никакого урока по компьютерному программированию. Макрообработка относится к программному обеспечению, которое позволяет вам группировать несколько небольших действий в последовательность. Это превращает множество отдельных микрозадач в единую макрооперацию, которую вы можете запустить с помощью сочетания клавиш, текстовой комбинации, определенного условия на вашем компьютере или даже вашего голоса.
Я использую макросы как часть своего рабочего процесса каждый день, и мои связаны с сочетаниями клавиш. Вы, вероятно, знакомы с использованием основных сочетаний клавиш, таких как cmd+C или ctrl+C для копирования и cmd+V или ctrl+V для вставки. Как только вы привыкнете к таким быстрым ярлыкам, то больше почти никогда не будете тянуться к мышке, чтобы вырезать, копировать, вставить, выделить курсивом или подчеркнуть текст. Дело в том, что вам станет проще держать пальцы на клавиатуре. Вот почему я люблю включать клавиатурные макрокоманды в свою работу. Например, для использования программы под названием Keyboard Maestro – только для Mac, но есть решения и для Windows – я настроил несколько быстрых команд, которые будут выполнять почти все мои обычные задачи с клавиатурой или мышью. Вместо того чтобы двигать руки к мыши или трекпаду, чтобы найти и запустить приложение с почтой, я могу просто щелкнуть сочетание клавиш, чтобы открыть его. Я могу сделать то же самое, чтобы открыть другие мои наиболее часто используемые приложения.
Открытие приложений – это лишь малая доля того, что я могу делать с помощью сочетаний клавиш. С такой же легкостью я могу инициировать гораздо более сложные и конкретные действия, многие из которых стали незаменимыми в моей работе. Например, я могу выделить блок текста и нажать комбинацию клавиш, чтобы превратить весь выделенный текст в верхний, нижний или заглавный регистр. Возможно, это необычная потребность для вас, но я сейчас говорю о своих задачах. Помните, что первым шагом в автоматизации рабочего процесса является определение своих собственных потребностей. Поняв, сколько времени трачу на различные варианты редактирования текстового формата, я решил потратить немного времени на настройку макрокоманд конкретно для этих задач. Теперь я могу вызывать эти вещи в одно мгновение; на данный момент такие команды – уже просто часть моей мышечной памяти. Как только вы настроите макросы и научитесь их использовать, они помогут вам освободить кучу времени и снять часть рабочей нагрузки.
Программное обеспечение для расширения текста. Программное обеспечение для расширения текста – это другой тип сочетания клавиш. Это сервис, который работает на вашем компьютере и превращает небольшие, определенные фрагменты текста в более длинный и сложный текст. Например, когда я набираю ;f2 в документе, электронной почте или в любом другом текстовом поле, мой компьютер немедленно расширяет этот ярлык до «Free to FocusTM» (включая символ TM). Набор клавиш mhco вставляет в документ «Michael Hyatt and Company». Набор клавиш ;biz расширяется до моего местного номера телефона, а ;dlong – до длинной формы сегодняшней даты. Это все те вещи, которые я вынужден печатать несколько раз в день, и эти сочетания клавиш экономят мне секунду здесь и там весь день каждый день. Все складывается.
Я использую расширение текста даже для более длинных и сложных блоков информации, таких как ответы, которые обычно нужны мне в социальных сетях, и заметки, которые я часто отправляю своей команде через Slack. Как и шаблоны электронных писем, это позволяет мне отправлять личное сообщение за считаные секунды. Я использую их настолько часто и много, что мне удивительно трудно использовать чужой компьютер для выполнения какой-либо работы. Мое любимое приложение для расширения текста в настоящее время TextExpander, которое доступно для Mac и Windows, но есть и несколько других хороших вариантов.
Утилиты для записи экрана. Эти приложения записывают происходящее на экране вашего компьютера или планшета и сохраняют его в виде видеофайла, который вы можете редактировать и которым можете делиться с другими. Этот тип программного обеспечения является ключевой частью моих рабочих процессов. На самом деле все мои онлайн-курсы имеют некоторый уровень обучения записи экрана. Большинство компьютерных и мобильных операционных систем имеют ограниченную встроенную функцию записи экрана, но профессиональные приложения, такие как ScreenFlow и Camtasia, выводят все это на новый уровень. Они предоставляют пользователям полный контроль над записью, а также предлагают удивительные инструменты редактирования для постпродакшна. С помощью этих высококлассных инструментов вы можете наложить видео вашего лица на экран со звуком. Это позволит вам, например, разговаривать со зрителями, пока вы ведете их через курс по той же записи экрана. Это добавляет огромный личный штрих к онлайн-видео и вебинарам, а также делает ваши рабочие процессы кристально ясными для всех, кто зависит от них.
В этой главе я попытался познакомить вас с миром автоматизации, рассмотрев четыре наиболее распространенных ее типа. Мы начали с автоматизации своих собственных действий, которая заставила вас изучить свои ежедневные рутины и выстроить ритуалы вокруг того, что вы уже делаете (или хотите делать) каждый день. Во-вторых, мы рассмотрели автоматизацию с использованием шаблонов, цель которой – призвать вас всегда спрашивать себя, какие компоненты этого проекта вы будете использовать снова. Это поможет вам определить повторяющиеся задачи, которые созрели для автоматизации. В-третьих, мы исследовали автоматизацию процессов, которая прочно основана на документировании рабочих моментов. И в-четвертых, мы поверхностно затронули технологическую автоматизацию, изучив четыре различные категории технических решений. Я надеюсь, что эти четыре типа автоматизации показали вам, что все возможно, стоит вам только начать искать способы автоматизации вашего бизнеса и жизни.
Если вы когда-нибудь поймаете себя на мысли, что в мире обязательно должен быть более простой способ сделать что-либо, вы всегда должны предполагать, что это действительно так. Поэтому идите и ищите его. Если вы примените этот подход ко всему, что делаете регулярно, то будете поражены тем, сколько времени, хлопот, усилий и энергии можете сэкономить на всех этих маленьких задачах, которые крадут ваши ресурсы. Автоматизация жизни сделает каждый ваш день проще, освободит творческий потенциал, усилит фокус внимания к деятельности с более высокой отдачей и в целом сделает вас более продуктивным в течение всего времени. Автоматизация – один из самых полезных инструментов в моем наборе для повышения продуктивности, и теперь она может таким же образом служить и вам.
Как только вы закончите следующие упражнения, вы будете готовы перейти к новой главе. Там вы узнаете, как справиться с оставшимися задачами, которые невозможно устранить или автоматизировать, и осознаете всю силу делегирования. Этот инструмент обладает большой силой, даже если вы не уверены, что у вас есть кому поручить конкретные задачи. Вы узнаете советы и стратегии, которые даже самый изолированный соло-предприниматель сможет реализовать немедленно, так что не пропустите их.
Автоматизация – это мощный инструмент производительности, но случайно сделать это со своей жизнью не удастся. Вы сможете сэкономить время от автоматизации только в том случае, если потратите время на разработку и внедрение нужных вам систем. Для этого я рекомендую два упражнения.
Во-первых, загрузите рабочий лист Ежедневных ритуалов – «Daily Rituals» – на сайте FreeToFocus.com/tools. Используя этот шаблон, вы создадите собственные четыре основополагающих ритуала. Вы также укажете, какие виды деятельности хотите внедрить и сколько времени готовы выделить на каждый. Затем вы подсчитаете совокупное время, чтобы увидеть, какую часть рабочего дня займет выполнение этих ритуалов. Конкретные действия полностью зависят от вас, поэтому тщательно продумайте каждый шаг, который хотите включить. Поначалу может показаться странным структурировать свободное время таким образом, но попробуйте продолжать делать это в течение месяца. Вот увидите, такая практика изменит всю вашу жизнь.
Затем вернитесь к листу с упражнением «Фильтр задач» – «Task Filter». Вы уже отметили элементы, которые нужно устранить; теперь отметьте кандидатов для автоматизации и выберите один из них в качестве практики на сегодня. Это может быть самоавтоматизация, автоматизация при помощи шаблонов, автоматизация процессов или техническая автоматизация. Для автоматизации процессов у меня имеется еще один бонусный инструмент.
Скачайте оптимизатор рабочего процесса «Workflow Optimizer» по адресу FreeToFocus.com/tools. Отметьте необходимые действия, выделите и пронумеруйте шаги в порядке, необходимом для достижения желаемого результата. (Думайте об этом как об ингредиентах и инструкциях в рецепте.) Как только вы закончите черновик, протестируйте его и при необходимости измените. Теперь вы можете ссылаться на этот рабочий процесс, чтобы освежить свою память, если это необходимо, или поделиться им с членом команды, чтобы он или она знали, как выполнить эту работу за вас. Последнее ведет нас к вопросу делегирования.
6. Делегирование. Клонируйте себя – или еще что-то получше
Я сделал целью всей своей жизни никогда не делать ничего такого, что другие могли или хотели бы сделать, когда есть так много важного, что другие не могут или не хотят делать.
Доусон Тротман
Все мы знаем, что счастье не купишь за деньги, ведь так? Давайте не будем делать слишком поспешных выводов. Существует термин «временной голод», который исследователи используют, чтобы описать чувства человека, у которого задач больше, чем времени на них. Пока мы суетимся по другую сторону Зазеркалья, наши списки задач обгоняют время, а у нас нет ни единого шанса угнаться за ними. Как мы уже видели, крысиные бега оказывают прямое негативное влияние на нашу продуктивность и даже на наше чувство благополучия.
Эшли Уилланс из Гарвардской бизнес-школы возглавила группу исследователей, занимающихся этой проблемой. Опросив более шести тысяч участников в нескольких экономически развитых странах, она обнаружила, что секрет преодоления временного голода и улучшения чувства благополучия и удовлетворенности жизнью был прост и понятен – нужно просто купить больше времени. Как это возможно?
После того как вы устраните и автоматизируете как можно больше задач, у вас остается короткий список критических задач, которые кто-то должен выполнить. Вопрос в том, должен ли этот кто-то быть вами. Часто ответом служит «нет». Вы не можете купить счастье, но вы можете выкупить свое время, избавившись от задач, которые считаете стрессовыми или неприятными, а это и есть то же самое. Делегирование повышает наше благосостояние, сокращая количество стрессовых, нелюбимых задач и помогая нам восстановить чувство контроля над своим расписанием. «Трата денег на покупку времени была связана с большей удовлетворенностью жизнью. Помимо этого, среди людей, которые использовали деньги, чтобы купить время, типичное пагубное влияние временного стресса на удовлетворенность жизнью было ослаблено», – заявили Уилланс и ее соавторы в своих выводах[93].
По своей сути делегирование означает сосредоточение в первую очередь на работе, которую можете выполнять только вы, передавая все остальное другим, более увлеченным работой или опытным в выполнении конкретных задач. Но давайте будем откровенны: иногда это бывает крайне трудно для тех, кто достиг высоких результатов. Особенно если на вас проклятье неудержимого контроля, то есть вы хотите усидеть на каждом стуле своего бизнеса. Я говорю «проклятье», потому что это не комплимент. Вы бы сами когда-нибудь сознательно наняли человека, который лишь на какую-то часть вникает в работу? Если вы настаиваете на выполнении работы, для которой вам не хватает страсти и мастерства, поздравляю: вы выиграли приз худшего менеджера по вопросам найма сотрудников.
Однако теперь вы должны лучше разбираться в подобных вопросах. Большинство из нас признают, что делегирование является стратегически разумным и организационно обоснованным. Проблема в том, что мы рассматриваем это как идеальную ситуацию, которая не будет работать конкретно в наших обстоятельствах. «На мне слишком много ответственности, – обычно говорим мы. – Я не могу доверить это кому-то другому. Все зависит от меня». Я говорил это много раз. Но, как я теперь говорю своим клиентам, которые иногда грешат теми же мыслями, – это ложь. Конечная ответственность за результат задачи может лежать на вас, но обычно это не отменяет того факта, что вы можете получить помощь в ее выполнении. В таком случае мы можем сказать что-то вроде: «Для меня быстрее сделать это самому». Опять же нет. Делегирование действительно требует от нас замедления, но только до того момента, пока вы не введете нового человека в курс дела. Но в конечном счете обучение и доверие другим освобождают время для нашей Зоны желаний. Как сказала Уилланс, это словно купить себе время.
Некоторые из нас отказываются делегировать полномочия, убеждая себя, что не могут себе этого позволить. Мы обвиняем в этом нехватку ресурсов. Но как у людей, достигающих высоких результатов, наши цели всегда опережают наши бюджеты. Главным ресурсом, которого не хватает в таких ситуациях, является творчество, а не деньги. Там, где есть желание, появится и способ – будь то помощь на неполный рабочий день, виртуальный ассистент или онлайн-фриланс. Часы, которые вы тратите на задачи Зоны желаний, всегда будут более прибыльными, чем время, потраченное где-либо еще, поэтому стоимость делегирования окупается сама собой, а потом еще немного. На данный момент не зацикливайтесь на ресурсах. Вы должны получить ясное представление о «что», прежде чем переходить к «как».
Вы не можете купить любовь, но можете купить время. Мы все имеем 168 часов в неделю. Однако делегирование позволяет вам возвращать некоторые из этих часов, особенно часы, потраченные на деятельность за пределами вашей Зоны желаний
Самое удручающее оправдание для отказа от делегирования, которое я когда-либо слышал: «Я пытался делегировать, и это не сработало». Если бы люди пробовали что-то один или два раза, а потом сразу сдавались, не было бы ни искусства, ни музыки, ни технологий, ни производства, ни медицины – ничего. Представьте себе мир без искусства, без музыки. Это мир, в котором вы пытаетесь что-то сделать один или два раза и сдаетесь. Все хорошее в нашей жизни – результат обширных, исчерпывающих проб и ошибок. Если вы позволяете одной или двум неудачам помешать вам реализовать крупное решение для повышения производительности, считайте, что у вас есть более серьезные проблемы, чем вышедший из-под контроля список дел.
Я знаю, что иногда бывает трудно отказаться от задач, которыми вы лично управляли в течение длительного времени. Но если вы хотите выкупить свое время, это возможно и результаты стоят усилий. Обратите пристальное внимание на три секрета мастеров делегирования, которые я раскрываю в этой главе. Первый – это иерархия делегирования; она поможет вам получить четкое представление о том, какие виды деятельности действительно заслуживают вашего времени и энергии, а какие – нет.
Чтобы найти те ключевые действия, которые только вы можете или должны делать, отфильтруйте оставшиеся задачи с помощью Компаса свободы. Пройдя через каждую из четырех зон в обратном порядке, вы увидите, какие именно задачи должны быть делегированы из вашего списка и как срочно вам нужно найти решение для каждой из них. Я называю этот процесс Иерархией делегирования, и мы начнем с задач, которые вы, вероятно, ненавидите делать больше всего.
Приоритет № 1: Зона тяжелой работы. Вы помните, что Зона тяжелой работы состоит из задач, к которым у вас нет ни страсти, ни умения. Надеюсь, вы уже устранили или автоматизировали большинство дел в этой зоне. Любые задачи, оставленные здесь, являются главными кандидатами на делегирование. Причем очень важно передать эти действия как можно быстрее.
Изучая варианты делегирования своих обязанностей в Зоне тяжелой работы, не испытывайте чувства вины за то, что передали свою самую ненавистную работу кому-то другому. Как мы уже видели в главе 2, если вы ненавидите что-то делать, это вовсе не значит, что все ненавидят это делать. На самом деле чужая Зона желаний может быть полностью составлена из задач, которые у вас находятся в Зоне тяжелой работы. Возьмем, к примеру, работу по дому. Вы можете не любить убираться дома и раскладывать белье, но для кого-то эти же обязанности могут находиться на вершине Зоны желаний. То же самое с бухгалтерией, дизайном, маркетингом или чем-то еще.
Я представил вам своего клиента по коучингу Мэтта в первой главе. Его профессиональная и личная жизнь изменились, когда он перестал спрашивать: «Могу ли я сделать эту работу быстрее, проще и дешевле?» – и вместо этого начал думать: «Должен ли я вообще делать эту работу?» Одним из препятствий для него было делегирование задач из Зоны тяжелой работы.
– Ну, мне просто нужно это сделать, – говорил он. – С чего бы мне хотеть передавать кому-то задачи, если они мне просто не нравятся?
Он чувствовал себя высокомерным и невежливым, передавая кому-то работу, которая ему самому не нравилась. Что изменилось?
– Поворотным моментом стало осознание, что моя Зона тяжелой работы не является Зоной тяжелой работы кого-то другого. Как оказалось, когда я отказываюсь делегировать какое-то задание, то на самом деле не даю людям делать то, что им нравится.
Настоящее высокомерие заключается не в делегировании работы, которая нам не нравится, а в предположении, что всем нравятся и не нравятся те же вещи, что и нам.
Мой другой клиент с коучинга, Калеб, обнаружил нечто подобное.
Читать бесплатно другие книги:
