Жизнь в расфокусе. Как перестать отвлекаться на ерунду и начать успевать больше за меньшее время Хайятт Майкл
– Теперь все спокойно. Я не могу придумать лучшего слова, чем просто «спокойно». И это дает мне гораздо больше энергии, которую я использую для выполнения рабочих задач.
Кроме того, поскольку он разработал игру, в которой мог бы выиграть – всего три ключевых задания вместо двадцати случайных, истощающих энергию задач, – каждый день теперь заканчивался прекрасно.
– Я возвращаюсь домой в гораздо лучшем состоянии, потому что выиграл.
Мариэль, которую я представил во второй главе, также упомянула о чувстве умиротворенности, которое приходит от создания собственного дня.
– Каждое утро я просыпалась в приступе паники от всего того, что мне предстоит сделать в этот день. Теперь же я более спокойная. Это сделало меня гораздо более мирным человеком. С помощью изученных систем я точно знаю, что могу выполнить находящиеся в моем списке задания. Я завершаю день, зная, что сделала хотя бы минимум, который поможет мне достичь моих целей.
Мариэль также поделилась этой системой со всей своей командой. Данный жест изменил ситуацию по всем направлениям.
– Теперь мы постоянно шутим по поводу того, что понятия не имеем, как мы умудрялись работать и развиваться раньше.
Вы можете записывать свои задачи Большой тройки на бумаге для заметок и держать при себе, как Кох. А можете записывать их в виде плана в свой ежедневник или вообще представлять в электронном виде – через систему управления задачами, такую как Nozbe. Если проектирование дней дается вам тяжело, страницы на каждый день в планере «Full Focus Planner» могут помочь. Лично я использую именно их. Но где бы вы ни записывали задачи Большой тройки, освободите себя, чтобы сосредоточиться только на том, что действительно приоритетно.
Сенека, римский философ, живший примерно во времена Иисуса, писал о вызове, с которым мы все сталкиваемся. «Дело не в том, что у нас мало времени, а в том, что мы тратим его впустую, – высказался он. – Жизнь длинна, если знаешь, как ею пользоваться».
Мы боремся с одной и той же проблемой вот уже две тысячи лет – хотя, вероятно, даже намного дольше. Мы не оберегаем свое время и растрачиваем то, что имеем. «Люди не позволяют никому захватывать их владения, однако при этом они легко разрешают другим посягать на их жизнь. Более того, они сами даже приглашают тех, кто возьмет на себя заботу об их жизни, – сказал Сенека. – Люди бережливы, когда дело касается охраны их личной собственности; но как только дело доходит до пустой траты времени, они расточительнее всего тратят то единственное, в чем справедливо быть скупыми»[114].
Трудность заключается в том, что время аморфно, а будущее не имеет фиксированных границ. Решение состоит в том, чтобы определить, что и когда будет происходить в соответствии с нашими графиками. Начните с планирования недели, а затем дня. Еженедельный анонс, еженедельная Большая тройка и ежедневная Большая тройка – три этих пункта гарантируют, что мы не только сохраняем видимость всех потенциальных задач, которые у нас есть, но и устанавливаем жесткие границы вокруг нашего времени. Это огромный шаг к защите жизни от бесполезных отвлечений и похитителей времени, которые будут искать вас.
Теперь, когда вы выстроили свой слой защиты, пришло время обратить внимание на нападение. Этим мы и займемся в девятой главе.
Используя рекомендации этой главы, найдите время прямо сейчас для своего первого еженедельного анонса, включая выбор задач для первой еженедельной Большой тройки; не волнуйтесь, если это середина недели. Вы можете скачать копию по адресу FreeToFocus.com/tools. Вы также можете найти ее в планнере «Full Focus Planner». Как только вы закончите, обозначьте в календаре время, в которое вы каждую неделю будете выполнять данную процедуру. Помните, что еженедельный анонс необходимо проводить на постоянной основе.
Затем воспользуйтесь уже созданной еженедельной Большой тройкой, чтобы выбрать задачи для первой ежедневной Большой тройки. Определите три главные задачи, которые вы должны выполнить сегодня, и убедитесь, что в расписании у вас есть время для их выполнения. Я также внес соответствующую страничку для ежедневной Большой тройки в свой планер «Full Focus Planner». Вы можете увидеть образец по адресу FreeToFocus.com/tools. Посвящайте время практике выбора ежедневной Большой тройки каждый день в течение следующих нескольких недель. Через три недели вы сможете оглянуться на сорок пять выполненных задач с высокой значимостью, которые продвинули вас и ваш бизнес вперед.
9. Активация. Избавьтесь от отвлекающих факторов
Мой опыт – это то, чем я соглашаюсь заниматься.
Уильям Джеймс
Эксцентричный издатель журнала и изобретатель Хьюго Гернсбек был обеспокоен. Даже в далеком 1925 году на рабочем месте было настолько много отвлекающих факторов, что о выполнении какой-либо работы, казалось, не могло идти и речи. В качестве решения проблемы Хьюго предложил новое изобретение под названием «изолятор». Похожий на большой водолазный шлем, изолятор блокировал раздражающие звуки офисного оборудования, звон телефонов и дверных колокольчиков, а также болтовню коллег. Через две маленькие глазницы человек мог сосредоточиться только на работе перед собой и ни на чем другом – по крайней мере, пока не кончится кислородный баллон[115]!
Каким бы дальновидным ни был Гернсбек, сегодня мы живем под шквалом сообщений и входящих запросов, которые его бы просто ошеломили. У нас есть социальные сети, текстовые сообщения, уведомления приложений, запросы на встречи, звонки с офисных и мобильных телефонов и больше окружающего шума, чем мы можем обработать. Тенденция к офисам с концепцией open-space и кубическим кабинкам только ухудшила эту ситуацию. То, что мы якобы получаем от совместной работы сотрудников и экономии средств, мы все равно теряем, когда дело доходит до концентрации[116]. Это делает нас настолько рассеянными, что вокруг практики осознанности возникла целая индустрия – идея, что вы можете закрыться от все этого и просто присутствовать в моменте. Это сложнее, чем кажется.
Проблемы с отвлекающими факторами в офисе так же стары, как и сами офисы. Изобретатель Хьюго Гернсбек создал свое решение – «изолятор» – в 1925 году! Он работал отлично, пока не заканчивался кислород
Экономика отвлечения внимания не хочет ничего больше, чем отвлечь наши мысли от того, что нам нужно сделать сегодня. Почему? Не просто же так мы уделяем, то есть выделяем, внимание! Сосредоточенность имеет свою цену. Она ценна для нас и также ценна для других. Каждый сигнал, заставляющий наши глаза оторваться от работы, и каждое уведомление, на которое мы отвлекаемся, вычитает из нас ценность и передает ее кому-то другому – например, коллеге или рекламодателю. И, к сожалению, иногда мы совершаем неудачные сделки.
Конечно, подлинные чрезвычайные ситуации иногда случаются. Однако многое из того, что отвлекает вас, очень тривиально и совсем не важно. Но даже те отвлечения, которые мы считаем важными, можно уменьшить, если знать, как это сделать. Когда мы сосредоточены на самых важных проектах и задачах, то не можем позволить себе отвлекаться и терять концентрацию. Это чревато нарушением потока целого дня и может помешать нам достичь своих целей. В этой главе мы рассмотрим стратегии минимизации отвлечений, максимизации концентрации и обеспечения того, чтобы каждый день мы могли заканчивать с ощущением, что выполнили все запланированные задачи.
Отвлечения и прерывания представляют собой внешний вход, который нарушает вашу концентрацию, – неожиданный визит, телефонный звонок, электронное письмо или сообщение в Slack, отвлекающие вас от работы, которой вы в тот момент занимаетесь. Это больше, чем просто досадные ситуации. Они – рак, который поражает осмысленную работу. Даже если вам удается выполнить задачу, наличие подобных отвлечений все равно гарантирует, что вы доберетесь до финиша медленнее и что конечный результат будет намного ниже ваших лучших усилий. Хорошая новость заключается в том, что у вас больше возможностей сопротивляться и сокращать отвлекающие факторы, чем вы думаете. Два действия могут создать эффективный виртуальный «изолятор», который поможет вам максимизировать производительность.
Ограничьте действия мгновенных источников связи. Скорость общения со временем очень выросла. Когда я только начинал работать, большинство письменных общений происходило через почту США; обычно письму требовалось несколько дней, может быть, неделя, чтобы достигнуть своего адресата. Но затем появились факсы, электронные письма, SMS-сообщения, а также мгновенные сообщения. В то время как телефон когда-то был единственным средством мгновенной связи, отдельные люди и команды теперь общаются без остановки в режиме реального времени через Slack, Microsoft Teams и другие приложения для обмена сообщениями и совместной работы.
Однако мы спутали скорость с важностью. Эта ошибка усилила темп нашего общения и количество моментов, отвлекающих от работы. Четверть респондентов в одном из опросов заявили, что чувствуют себя вынужденными отвечать на мгновенные сообщения сразу после их получения, даже если они работают над чем-то другим[117]. Это оказывает огромное влияние на личную продуктивность[118].
Вы не можете погружаться в длительные периоды осмысленной работы, если постоянно переключаете свое внимание, стоит только одному из семнадцати приложений или устройств оповестить вас о входящем сообщении, комментарии, теге или желаемом действии. Через пять лет после выпуска iPhone компания Apple хвасталась, что ее серверы доставили более семи триллионов push-уведомлений. За прошедшие годы их число только возросло[119]. А дело ведь не только в вашем телефоне. Ваш компьютер, планшет и умные часы – каждый со своей собственной экосистемой приложений, виджетов и программ – добавляют еще больше сигналов, звуков и навязчивых визуальных эффектов. Каждое из этих уведомлений предназначено для того, чтобы извлечь выгоду из вашего внимания. Тот факт, что кто-то или что-то извлекает выгоду из вашего внимания, означает, что этого не делаете вы.
Исследование, проведенное компанией Hewlett Packard и Лондонским университетом, показало, что когда мы отвлекаемся на входящие звонки и сообщения, это снижает наш IQ на 10 процентов; это вдвое больше, чем эффект от курения марихуаны[120]. Хотя эта ситуация и не ухудшит ваше когнитивное функционирование навсегда, «она сделает вас глупым временно», говорят нейропсихолог Фридерика Фабрициус и эксперт по лидерству Ганс Хагеманн[121].
Единственный ответ – пытаться наладить отсроченную связь, когда это возможно. Если вы не работаете в сфере обслуживания клиентов, где вам обязательно нужно быть «всегда на связи», необходимо прийти к использованию электронной почты или Slack не более двух-трех раз в день. Конечно, если вы не используете эти услуги для активной работы над проектами высокой значимости, такими как задачи из вашей ежедневной Большой тройки. Я советую использовать вашу Идеальную неделю наряду с вашими ритуалами начала и завершения рабочего дня, чтобы посвятить время отсроченному общению.
Отключение уведомлений является важной частью ограничения мгновенного общения. Я считаю, что лучше всего начать с отключения всех уведомлений – на рабочем столе, на телефоне и любом другом устройстве, – а затем спросить себя: «Есть ли какие-либо приложения, из которых я абсолютно обязан получать уведомления?» После того как вы определили, каким (нескольким особенно драгоценным) приложениям позволите высылать вам уведомления, необходимо выбрать наименее навязчивый, резкий стиль оповещения. Для меня это означает отсутствие предварительного просмотра сообщений, громких сигналов, звуков или уведомлений на заблокированном экране. Часто упускаемый из виду трюк ограничения уведомлений заключается в максимальном использовании функции «Не беспокоить» вашего iPhone.
Я также рекомендую исключить большинство текстовых сообщений и телефонных звонков, которые вы получаете, особенно если их несколько десятков (или больше) в день. Один из трюков – это просто изменить номер своего мобильного. Такая хитрость доставит вам меньше хлопот, чем может показаться. И они уже точно будут стоить того, чтобы уменьшить количество отвлекающих факторов. Вместе с новым номером сотового телефона вы получите также номер Google Voice. Дайте свой новый номер телефона только ближайшим родственникам, близким коллегам по работе и, возможно, одному или двум близким друзьям. Номер Google же пойдет всем остальным: знакомым, большинству людей на работе, магазинам, онлайн-сервисам, всем.
Затем загрузите приложение Google Voice на свои мобильные устройства. Настройте его так, чтобы Google пересылал текстовые и голосовые сообщения в ваш почтовый ящик. Затем вы можете обрабатывать их, как электронную почту, для которой вы уже отвели определенные блоки времени на протяжении дня. Вы даже можете отвечать на текстовые сообщения по электронной почте, и они будут точно так же отправлены другому человеку.
Настройте автоматически отправляемое сообщение в своей почтовой программе, если хотите сказать людям, что проверяете входящие SMS только пару раз в день. Когда ваша электронная почта ответит этим автоматическим сообщением, люди получат обычную SMS. Теперь единственные текстовые сообщения в реальном времени, способные добраться до вас, будут исходить от семьи или тех, кто находится в вашем ближайшем окружении.
Ограничив свое мгновенное общение, вы будете испытывать меньше стресса и получите больше времени для сосредоточенности и глубокой работы. А она, в свою очередь, будет двигать вперед ваши самые важные задачи и проекты. Однако вы можете пойти еще дальше с помощью одного дополнительного действия.
Проактивно устанавливайте и применяйте границы. Выбирая отсроченное общение, вы ограничиваете доступ к себе другим людям. Хитрость заключается в том, чтобы заранее скорректировать их ожидания, сообщив им о вашей новой практике. Сообщите соответствующим людям, что собираетесь обособляться от отвлекающих факторов на некоторое время, чтобы сосредоточиться. Не ждите, пока они сами найдут вас, скажите им заранее. Вы можете отправить электронное письмо или сообщение в Slack всем тем, кому необходимо знать. Обновите свой статус в соответствующих каналах связи, если это возможно. Установите автоматическое сообщение для вашей электронной почты. Оливер Беркман утверждает, что почтовый ящик – это как список дел, который может заполнить каждый[122]. Восстановите и сохраните над ним контроль, запрограммировав автоответчик, чтобы он информировал других, когда вы недоступны и когда они могут ожидать ответа. Вы даже можете повесить табличку «Не беспокоить» на дверь вашего офиса.
Проактивно сообщая о своей доступности, вы становитесь ответственным. Одним из способов достижения этой цели является публикация на всеобщее обозрение своих рабочих часов. Политика открытых дверей звучит неплохо, но вы никогда не сможете совершить никакой значимой работы, если не ограничите входящий поток запросов. Установка и объявление рабочего времени позволяет вам оставаться доступным для команды, но при этом планировать свои перерывы, сохраняя выделенные блоки времени для выполнения работы.
А как насчет босса, который ожидает, что вы всегда будете на связи? Ваша задача – убедить босса, почему вам нужно время для глубокой, целенаправленной работы. Объясните, что это значит для вас обоих. Чем больше плюсов он увидит, тем большую свободу действий вы будете иметь для установления собственных границ.
Однако позвольте предупредить вас: люди не будут уважать ваши границы, если вы сами не подадите им стоящий пример. Когда кто-то прокрадывается мимо вашего периметра обороны, будьте тверды и держите оборону, настаивая на своем. Если просьба в состоянии подождать, отложите ее до более подходящего времени. Помните, что ваше время фиксированно, поэтому берегите его как драгоценный ресурс.
В то время как прерывания – это какая-то внешняя сила, требующая вашего внимания, отвлечение – это любая внутренняя деятельность, которая уменьшает или разрушает концентрацию. Зачастую мы сами являемся собственными злейшими врагами. Мы также отвлекаем себя от работы, которую необходимо выполнять. Когда становится скучно или когда работа особенно тяжелая, мы несемся к электронной почте, SMS, телефонным звонкам, серфингу в Интернете, проверке новостей или просмотру социальных сетей. Однако каждый раз, убегая от задачи, мы тренируем свой мозг, чтобы тот стал еще более рассеянным, а также сокращаем объем внимания, что затрудняет развитие сосредоточенности в жизни.
Помимо короткого запаса кислорода, именно по этой причине изолятор Гернсбека никогда не будет работать в реальной жизни. Как он сам признался: «Люди сами себе мешают практически в 50 процентах случаев»[123]. Держу пари, что цифры на самом деле еще больше. Мы можем винить во всем шум и раздражители или же можем взять на себя необходимую ответственность, чтобы изменить собственное поведение.
Нарушение сосредоточенности. Это основная проблема многозадачности. Она не только ведет к неэффективности, но еще и является самым настоящим приглашением отвлечься от дел. Одно исследование, которое цитировал журналист Джон Нейш, показало, что студенты на 40 % медленнее решали сложные задачи, когда пытались прыгать между заданиями. Конечно, многозадачность не кажется нам медленной. На самом деле все кажется нам быстрым, как будто мы летим. Отчасти поэтому мы и продолжаем это делать, однако ощущение скорости обманчиво. Нейш цитирует исследования, которые показывают, что люди в режиме многозадачности действительно работают быстрее, однако при этом они производят меньше[124].
По словам профессора Нью-Йоркского университета Клэя Ширки, многозадачность «обеспечивает эмоциональное удовлетворение», потому что она «перемещает удовольствие от прокрастинации в период, когда происходит сама работа»[125]. Мы чувствуем, как будто справляемся с множеством задач, хотя на самом деле просто тащим их за собой. Зачастую происходит так, что мы готовим электронное письмо, но затем делаем паузу, чтобы проверить Twitter, потом открываем ленту новостей, затем наливаем себе кружку кофе и только потом возвращаемся к рабочему столу, чтобы закончить начатое. Итак, мы прервали размышления, необходимые для завершения письма. Нам потребуется больше времени, чтобы вернуться в состояние, необходимое для выполнения первоначальной задачи. Это справедливо даже в случае выполнения похожих друг на друга вещей, но только частично или фрагментарно. Ответ на входящие сообщения при составлении исходящего также увеличивает необходимое для этого время.
По данным опроса, проведенного Salary.com, семь из десяти респондентов признаются, что ежедневно на работе тратят какое-то время впустую. При этом большинство из них пользуются Интернетом. Больше всего людей привлекают социальные сети – Facebook лидировал в группе. Помимо этого, люди также сообщали об онлайн-покупках и просмотре туристических, спортивных и развлекательных сайтов[126]. Как часто мы ловим себя на том, что бездумно переходим с одной страницы на другую или листаем бесконечную ленту новостей на своих телефонах, не имея четкой цели?
Я слышал, как люди говорят, что социальные сети обеспечивают перерывы в течение дня. Это похоже на то, как раньше люди гуляли или выходили на улицу покурить. Это часть того, что происходит, но доступность социальных сетей также означает, что люди обычно не фокусируются на работе в течение длительного периода, и вот уже снова делают перерыв. Они многократно нарушают свою концентрацию, делая то, что Кэл Ньюпорт называет «быстрыми проверками», в течение рабочего периода. Вместо того чтобы сделать качественный перерыв, они отвлекаются.
Стремление работать вниз по склону. Во многом это связано с низкой толерантностью к разочарованиям. В своей книге «The Distracted Mind» профессора Адам Газзали и Ларри Розен утверждают, что люди по своей природе стремятся к вниманию. Когда нам становится скучно, тревожно или неудобно, легко мгновенно переключить канал, чтобы найти что-то более интересное. Газзали и Розен приводят исследование студентов Стэнфорда, чьи компьютеры были настроены на то, чтобы делать скриншоты их активности в течение дня. Студенты редко задерживались надолго на одной странице. Более того, их внимания хватало в среднем на что-то около минуты – но половина переключений происходила всего через девятнадцать секунд.
Но еще интереснее то, что происходило в их мозгу во время переключений. Датчики, прикрепленные к испытуемым, фиксировали повышенный уровень возбуждения за несколько секунд до того, как студент переключался на что-то другое. Особенно остро это проявлялось, когда студенты переключались с трудной задачи, такой как написание и исследование, на что-то более интересное, например социальные сети или YouTube[127].
Профессионалы тоже, бывает, грешат этим. Когда мы натыкаемся на что-то трудное, возникает соблазн дать мозгу отдохнуть, переключившись на что-то более приятное. Подумайте о склоне холма. Легче спуститься вниз, чем подняться наверх. Некоторые задачи идут в гору (например, финансовый анализ или написание текстов), а другие легко летят вниз под горку (например, проверка электронной почты или сообщений в Slack). Задачи «в гору», как правило, являются как раз теми, которые приводят к результатам и создают ценность в наших организациях. Но задачи «вниз по склону» требуют меньше энергии. Это одна из причин, почему люди делают так много фальшивой работы; это проще. Это почти гравитационное притяжение. Однако концентрирование на задачах «вниз по склону» стоит огромной цены для нашей продуктивности, если в этот момент нам необходимо сосредоточиться на работе «в гору».
Если вы работаете над сложной задачей и «спрыгиваете» с нее, чтобы проверить электронную почту или Slack, вам потребуется дополнительное время и энергия, чтобы вернуться к исходной задаче. Спрыгнуть с трудной задачи вниз легко; запрыгнуть с легкой задачи наверх – очень трудно. Это требует даже больше энергии, чем простое поддерживание работы над сложной задачей[128]. Это в краткосрочной перспективе. Долгосрочные затраты на производительность еще выше. Когда мы слишком рано бросаем трудные задачи, это создает в нашей голове определенный шаблон. Из-за него со временем нам становится все труднее и труднее придерживаться работы «в гору», и мы быстро ее бросаем.
Переход от задач «в гору» к задачам «вниз по склону» (или, что еще хуже, к «не-задачам», таким как Facebook) вызывает выброс дофамина в наш мозг. Это регистрируется как приятная награда за наше поведение. Мы испытываем прилив облегчения, когда позволяем себе переключиться с трудной задачи на что-то более легкое. Это затрудняет возвращение на работу, таким образом бросить все в следующий раз становится еще проще. Коварный цикл, являющийся двигателем любого аддиктивного поведения, постепенно сокращает объем нашего внимания. Это похоже на самопроизвольный синдром дефицита внимания. На самом деле специалист по СДВ Эдвард Хэллоуэлл называет эту приобретенную привычку признаком дефицита внимания и говорит, что он «повсюду, особенно на работе»[129].
Если мы хотим обрести свободу, чтобы сосредотачиваться на действительно важных вещах, нам не нужен изолятор Гернсбека. Вместо этого нам нужна тактика, которая поможет восстановить, удержать и в конечном счете перенастроить наше внимание. Вы уже спите достаточное количество времени (гл. 3) и научились воздерживаться от мгновенного общения. И то и другое уже помогает. Вот некоторые дополнительные предложения:
Используйте технологии для управления технологиями. Если вы загуглите «приложения для сосредоточения», то увидите новую волну программных приложений, предназначенных для минимизации отвлекающих факторов в Интернете. В настоящее время я использую одно из них под названием Freedom, которое является кросс-платформенным и легко настраиваемым. Оно позволяет вам настроить приложения и веб-сайты, доступ к которым вы можете получить в определенные периоды глубокой работы.
Например, из-за того, что я так много занимаюсь онлайн-исследованиями, моя качественная работа невозможна без Интернета. Однако я могу воспользоваться приложением Freedom, чтобы временно заблокировать Facebook, Twitter, новостные сайты и другие «шумные» приложения, которые не нужны мне в тот момент. Это отличный инструмент, и есть еще несколько подобных. После использования чего-то подобного в течение некоторого времени вы будете удивлены, насколько они сокращают ваши компульсивные привычки постоянно отвлекаться на телефон и компьютер.
Слушайте правильную музыку. Прослушивание музыки может показаться контрпродуктивным, когда вы пытаетесь сосредоточиться. Особенно если вы напрягаете умственную энергию, чтобы отгородиться от раздражающего дребезжания, или тратите усилия на вслушивание в тексты, хотя ваш мозг должен быть занят более важными делами. Однако есть несколько полезных способов использовать музыку в своих интересах.
Фоновая музыка, которая является знакомой, повторяющейся, относительно простой и не слишком громкой, может помочь сосредоточиться. Более того, имеются веские доказательства того, что оптимистичная классическая музыка может помочь в творческой работе[130]. Некоторые даже рекомендуют саундтреки к видеоиграм. Однако не существует какого-то одного идеально подходящего стиля; все сводится в основном к индивидуальным предпочтениям. «Музыка, которая вам нравится, повышает концентрацию внимания, – утверждает нейробиолог Дин Бернетт. – В то время как музыка, которую вы не любите, только мешает»[131]. Для меня это музыка барокко (например, Бах, Гендель или Телеман) и саундтреки к фильмам. Музыка также полезна для маскировки шума на рабочем месте, но вы должны убедиться, что она сама не станет еще большим отвлечением.
Я слушаю музыку всякий раз, когда хочу уйти из этого мира и заняться своей работой. Focus@Will – это онлайн-сервис, похожий на Pandora, но он транслирует музыку, выбранную специально для того, чтобы увеличить продолжительность вашего внимания и улучшить концентрацию. И Focus@Will также позволяет вам настроить рабочие сессии с привязкой ко времени.
Займитесь своим окружением. Сделайте так, чтобы рабочее пространство работало на вас. Если вас отвлекает окружающая обстановка, подумайте о смене декораций. Разнообразие может оживить нас и облегчить глубокую работу. Это легко сделать, если вы работаете удаленно, но даже офисные работники обладают в данной ситуации большей гибкостью, чем они могут себе представить.
Я работал с редактором, который переезжал из своего офиса всякий раз, когда у него начинался марафон многочисленных редакторских сессий: новым рабочим местом мог стать стол во внутреннем дворике на открытом воздухе, пустой конференц-зал или уголок в кафетерии во время перерыва от обеденного наплыва. Он терпеть не мог кофейни, но отрабатывал одну книгу за другой в соседнем сигарном магазине. Хитрость заключается в том, чтобы найти среду, которая работает для вас[132]. В своей книге «Willpower Doesn’t Work» Бенджамин Харди упоминает одного предпринимателя, который никогда не работает в одном и том же месте два дня подряд. Вместо этого он имеет несколько различных рабочих пространств и перемещается между ними в соответствии с потребностями своей Идеальной недели[133].
Смена обстановки – это не единственный способ заставить рабочее пространство работать на вас. Другой способ – оптимизировать текущее рабочее пространство для лучшей сосредоточенности. Например, устраните предметы, которые легко отвлекают вас, и приложите усилия, чтобы украсить пространство вокруг. Проектируя рабочее пространство Michael Hyatt & Company, мы включили в планировку «тихую» комнату, куда люди могли бы пойти для глубокой работы. Мы также позаботились о том, чтобы весь офис был эстетически приятным. Работа в офисе не является прямой обязанностью для сотрудников, но вся местная команда проводит там время каждую неделю, потому что это оптимальная среда для производительности.
Расчистите свое рабочее пространство. Исследования показывают, что беспорядок действительно имеет некоторые преимущества, особенно для творческой работы, но он ужасно сказывается на сосредоточенном исполнении[134]. По словам писательницы Эрин Доланд, исследователи из Принстонского института нейробиологии обнаружили: «Когда ваше окружение загромождено, хаос ограничивает вашу способность сосредоточиться. Беспорядок также ограничивает способность вашего мозга обрабатывать информацию. Беспорядок заставляет вас отвлекаться. Вы становитесь не в состоянии обрабатывать информацию так же хорошо, как в незагроможденной, организованной и безмятежной среде»[135].
Если вы работаете в захламленном офисе, пришло время навести там порядок. Мне все равно, насколько вы заняты; это задача, которую вы определенно должны классифицировать как срочную и важную. Беспорядок мешает вам, осознаете вы это или нет. Я рекомендую назначить встречу с самим собой в вашем календаре и потратить время на организацию своего офиса. Если это далеко за пределами вашей Зоны желаний, то, возможно, у вас получится делегировать эту работу кому-то другому – предпочтительно тому, кто действительно хорош в организации пространства. Это будет хорошо потраченное время (и, при необходимости, деньги).
Беспорядок в нашем контексте также относится и к вашему цифровому рабочему пространству. Если ваши компьютерные файлы разбросаны повсюду и нет никакой последовательности или причины, в соответствии с которой информация была бы организована, запланируйте определенное время, чтобы разобраться и с этим. Если вы собираетесь провести большую часть своей жизни за компьютером, он должен быть, по крайней мере, таким же незагроможденным, как и ваш офис.
Повысьте свою терпимость к отчаянию. Если вы слишком быстро и слишком часто решаете переключиться на работу «на склоне», вам следует улучшить свою концентрацию, повысив уровень терпимости к отчаянию. Чем дольше вы можете сидеть за работой над важными задачами «в гору» – а с такой сложной работой обычно приходят не менее сложные эмоции, – тем эффективнее вы будете и тем больше шансов, что у вас получится закончить свои проекты и достигнуть целей.
Первый шаг – научиться замечать, когда появляется импульс бросить все и сменить задачу. Заметив его, вы можете просто проигнорировать позыв. И чем больше вы решите придерживаться трудной задачи, тем сильнее будет ваша терпимость к отчаянию. Вы тренируете себя, обучаясь лучшей сосредоточенности[136]. Но каким образом можно заметить этот импульс? Мало что работает так хорошо, как развитие осознанности. Чем больше мы осознаем свои мысли и эмоции, тем больше вероятность заметить тревожность, стресс или любую другую причину к отвлечению. Согласно Фабрициус и Хагеманну: «Тренировка осознанности укрепляет способность мозга обращать внимание, увеличивая вашу способность игнорировать как внутренние, так и внешние отвлекающие факторы и вместо этого сосредотачиваться на том, что происходит в данный момент»[137]. Я нахожу, что ведение дневника также помогает, потому что оно позволяет мне размышлять и анализировать, что сработало (или не сработало) в моей работе.
Взять на себя ответственность за свой же день может быть не только непросто, но и страшно. Если все, что вы когда-либо знали, – это как прыгать от одного огня к другому на протяжении всего дня, идея отрезать себя от отвлечений может заставить вас задаться вопросом: «Кто потушит все эти пожары, если я этого не сделаю?» За прошедшие годы я узнал, что люди, стремящиеся достигнуть высоких результатов, становятся решателями проблем для всех окружающих. И, как мы все знаем, устранение чужой проблемы практически гарантирует, что в будущем эти же люди придут к вам с еще большим количеством проблем.
Если вы хотите обрести свободу, чтобы фокусироваться на главном, нельзя тратить весь свой день на работу над чужими приоритетами. Это никогда не приведет к желаемым для вас результатам. Также нельзя позволять легкости работы «вниз по склону» увести вас от работы с высокой значимостью, необходимой для достижения целей.
И пока мы будем говорить об этом, найдите минутку и посмотрите на свои квартальные цели, еженедельные Большие тройки и ежедневные Большие тройки. Какую цену они для вас имеют? Что их выполнение сделало бы возможным в вашей жизни и бизнесе? Изолятор Гернсбека может быть умным изобретением, но вам он не нужен. Теперь, когда вы наделены способностью преодолевать помехи и отвлекающие факторы, ничто не может встать между вами и вашими самыми важными проектами и целями.
Пришло время использовать стратегии и практики, описанные в этой главе, для разработки индивидуального плана действий по минимизации отвлечений в вашей повседневной жизни. Скачать копию листа с упражнениями «Защита сосредоточенности» – «Focus Defense» – можно по адресу FreeToFocus.com/tools.
Ваша первая цель – устранить помехи. Начните с создания Триггера активации. Помните, что это всего лишь простое напоминание о вашем намерении, подсказка, которая поможет вам осуществить позитивные действия. В данном случае это может быть что-то вроде вывески «Не беспокоить» на вашей двери. Затем перечислите препятствия, которые, по вашему мнению, могут встать на пути. Затем заранее определите свою реакцию – Тактику предвосхищения.
Повторите этот же процесс для внутренних факторов отвлечения. Когда вы закончите, у вас будет четкая, действенная стратегия изгнания похитителей времени раз и навсегда.
Заставьте вашу способность фокусироваться работать на вас
Дилетанты сидят и ждут вдохновения, остальные просто встают и идут на работу.
Стивен Кинг
В 1816 году Фрэнсис Рональдс протянул восемь миль проводов между двумя противоположными концами своего заднего двора. Отправляя по ним сигналы, приуроченные к буквам алфавита, он сумел научиться отправлять сообщения, которые можно было получать и расшифровывать мгновенно. До изобретения Рональдсом телеграфа сообщения могли перемещаться только с той скоростью, с какой они могли физически передаваться на необходимое расстояние. Рональдс написал в британское адмиралтейство с известием о своем необычайном прорыве, ожидая заинтересованного приема. Вместо этого чиновник ответил, что правительство не нуждается в его изобретении. Как объясняет историк Ян Мортимер: «Адмиралтейство считало, что семафорная система, которую они тогда только недавно приняли – а это были люди, размахивающие флагами друг перед другом, – была лучше этого»[138]. Вы вообще можете в это поверить?
Легко издеваться над чиновниками, но все мы на самом деле склонны совершать одну и ту же основную ошибку. Мы переоцениваем наши нынешние системы и сопротивляемся переменам – даже если эти перемены принесут немедленные, изменяющие жизнь выгоды. Я рассказываю эту историю, потому что теперь вы стоите перед выбором: вы можете выбрать новый и преобразующий подход к продуктивности – или можете махать флагами. Старые методы продуктивности завели нас так далеко, как только могли, и сожгли многих из нас на этом пути. Пришло время для нового подхода. Мир подхватил изобретение Рональдса и запустил коммуникационную революцию, которая продолжает влиять на нас и сегодня. Я хочу, чтобы и вы присоединились к революции производительности с этой книгой.
Мы начали эту книгу с необычного призыва остановиться. Тогда я сказал вам, что лучший способ начать – это остановиться. Я был абсолютно уверен, что вы тратите слишком много времени и энергии на вещи, которые в конечном счете не имеют значения. Но это было очень давно. Это было до того, как вы научились четко формулировать свое «почему» для повышения производительности, до того, как вы научились избавляться от ненужных задач и не позволять другим красть свое время. Также это было и до того, как вы научились применять все изученные принципы. Теперь, вооружившись тем, что мы узнали, пора начинать.
Вот путь успеха от начала до конца, по которому вы можете начать идти прямо сейчас.
1. Начните с чистого листа. Выделите некоторый запас времени, чтобы сосредоточиться на реализации идей из данной книги. Отсортируйте свой календарь и сделайте все необходимые приготовления, чтобы выиграть себе немного времени. Если у вас есть помощник, включите его в этот процесс.
2. Установите базовую линию. Используйте оценку продуктивности «Free to Focus», о которой я упоминал в начале книги, чтобы установить базовый уровень производительности. Вы можете найти ее по адресу FreeToFocus.com/assessment.
3. Проясните свою цель. Четко представляйте, в чем для вас заключается цель продуктивности. Речь идет о том, чтобы делать больше правильных вещей, а не просто делать больше. Высокая производительность сама по себе – это просто выгорание, ожидающее своего часа.
4. Найдите истинный север. Используйте Фильтр задач и Компас свободы, чтобы определить, какие задачи желанны для вас, а какие – нет.
5. Внесите пополнение резервов в свой календарь. Зарезервируйте утро, вечер и выходные дни для восстановления, чтобы у вас была умственная и эмоциональная энергия для максимального сосредоточения.
6. Подрежьте лишние ветки у растительности. Создайте список не-дел с помощью Компаса свободы и начните исключать все, что можете, из своего календаря и списка задач. Сделайте это как для задач, актуальных сейчас, так и для будущих.
7. Перестаньте думать об этом. Посмотрите на свою обычную деятельность – особенно утром и вечером, перед началом и завершением рабочего дня, – и установите некоторые ритуалы, которым можете легко следовать. Изобретите колесо один раз, и оно будет продолжать катиться, даже если вы перестанете обращать внимание. Затем определите три или четыре необходимые задачи или процесса, которые вы можете автоматизировать, начав прямо сейчас.
8. Разгрузите все, что сможете. Используя иерархию делегирования, начните разгружать задачи другим членам вашей команды. У вас нет команды? Найдите внештатную помощь, например фрилансеров. Чем больше времени вы проводите в своей Зоне желаний, тем больший вклад вносите, а это значит, что вы можете позволить себе помощь.
9. Спланируйте Идеальную неделю. Будущее туманно. Создайте для него границы, определив, когда и что вы точно хотите сделать. Это лучший способ гарантировать, что вы получите необходимый резерв времени и у вас будет возможность сосредоточиться на том, что важнее всего.
10. Создайте свою неделю и день. Используйте Еженедельный анонс вместе с еженедельной и ежедневной Большой тройкой, чтобы отслеживать свои цели и ключевые проекты и выполнять свои основные задачи изо дня в день.
11. Поборите прерывания и отвлекающие факторы. Прерывания и отвлечения могут испортить ваш день, но они вовсе не обязательно должны делать это. У вас гораздо больше контроля над этими моментами, чем вы можете себе представить. Следуя советам из девятой главы, избавьтесь от них навсегда.
Возможно, вам потребуется некоторое время, чтобы действительно осознать и начать применять полученную информацию, но у вас есть все, что нужно. Как успешный человек, вы не только готовы к вызову, но и являетесь экспертом в том, чтобы всегда быть на высоте и пожинать плоды.
Как только вы начнете использовать техники, описанные в данной книге, это поможет вам не потерять набранную скорость – даже когда на пути будут появляться различные вызовы и преграды. А такое обязательно случится. Успешные люди всегда находятся в движении. Не выпускайте из виду свой Компас свободы, и пусть он проведет вас через все изгибы и повороты. Теперь вы знаете, как ориентироваться в мире продуктивности. Стоит на пути появиться какому-нибудь завалу, сразу возвращайтесь к трем простым шагам системы: остановитесь, избавьтесь от ненужного, действуйте. Эти шаги обеспечивают быструю коррекцию курса, так что вы сможете оставаться на верном пути даже в самые напряженные моменты.
Остановитесь. Никто не принимает разумных решений, лихорадочно выполняя какие-то действия. Вместо этого нажмите на паузу. Отойдите от своего стола. Прогуляйтесь снаружи. Хорошенько выспитесь. Сделайте что нужно, чтобы очистить голову. Затем оцените окружающую обстановку. Поразмышляйте над своей истинной целью, выясните, почему она имеет значение, и рассмотрите любые изменения, которые вам, возможно, потребуется внести в свою стратегию, чтобы достичь ее.
Избавьтесь от ненужного. Скорее всего, вы не просто чувствуете, что у вас слишком много дел. У вас на самом деле слишком много дел. Даже после внедрения системы «Free to Focus» вы можете обнаружить, что задачи вползают в ваш список и медленно посягают на вашу производительность. Используйте то, чему вы научились, чтобы исключить, автоматизировать и делегировать как можно больше этих задач.
Действуйте. Теперь, когда у вас есть ясный путь, пришло время двигаться. Начать что-то делать – это уже половина битвы, поэтому определите следующие шаги, которые дадут вам быстрое ощущение нарастающей скорости. Другая половина битвы заключается в том, чтобы оставаться сосредоточенным. Прерывания и отвлечения могут саботировать даже ваши лучшие усилия. Определите стратегии, которые вы будете использовать, чтобы оставаться сосредоточенным, – будь то отключение уведомлений или вывеска «Не беспокоить» на двери вашего офиса. Вы будете поражены, как много можете сделать, когда у вас есть свобода фокусироваться на главном.
Вспомните, что сказал Герберт Саймон в самом начале: «Информация поглощает внимание ее получателей». Мы работаем в Экономике отвлечения. Внимание – это легко исчерпаемый ресурс, и почти все пытаются извлечь выгоду из вашего внимания. Если вы не будете осторожны, то потратите свой самый ценный ресурс на достижение чужих целей.
Решение состоит в том, чтобы усилить ваше внимание и добиться прогресса в инициативах и проектах, которые будут способствовать вашему успеху. Это то, чему вы учились на протяжении всей книги. Не менее важно то, что теперь вы увидели, как вернуть себе запас драгоценного времени. Работая сорок (или даже меньше) часов в неделю, вы получаете достаточно времени, чтобы вкладывать его в самые важные отношения, здоровье и хобби, а также во все другие вещи, которые делают вас сконцентрированными и продуктивными в течение длительного времени.
Так что приступайте к реализации этих стратегий. Начните контролировать расписание и максимально использовать энергию для важных вещей. Начните революцию производительности в своем бизнесе. Начните достигать большего, делая меньше.
Благодарности
Написание книги – это трудная, кропотливая работа. Она требует годы (в некоторых случаях десятилетия) исследований, практики, получения обратной связи и доработок. Это особенно актуально для книг с практическими советами вроде этой, которая обещает читателям, что те смогут достигать больше, делая меньше. Эта книга не существовала бы, если бы не влияние моих наставников, коллег, клиентов, покупателей и семьи.
Наставников было много. Я извлек пользу из их книг, семинаров и личного коучинга. К людям, чему-то научившим меня, относятся Дэвид Аллен, Кен Бланчард, Ларри Боссиди, Стивен Р. Кови, Чарльз Дахигг, Кэрол Двек, Питер Ф. Друкер, Тодд Дункан, Тим Феррис, Дэниел Харкави, Чарльз Хоббс, Гэри Келлер, Джим Лоэр, Лесли Х. Мэттис, Крис Макчесни, Грег Маккеаун, Дэн Меуб, Айлин Мьюзинг, Кэл Ньюпорт, Хайрам У. Смит, Дэн Салливан, Рори Вейден и Стефани Уинстон. Моя работа построена на фундаменте вашей.
Джоэл Миллер, наш главный контент-директор в Michael Hyatt & Company, составил черновик этой рукописи, используя содержание моего одноименного курса, различные посты в блогах, подкасты и вебинары, а также мое взаимодействие со студентами как онлайн, так и лично. Он (и его коллега Аллен Харрис) неустанно трудились над завершением этого проекта в разгар необычайно напряженного сезона в нашем бизнесе. Я благодарен Джоэлу за способность анализировать, синтезировать и систематизировать мой контент в окончательную форму.
Мой литературный агент Брайан Норман из Alive Communications – бесценная часть нашей команды. Он мой доверенный советник по всем вопросам, связанным с публикациями. Он не только безумно умен, но и чрезвычайно отзывчив и любую работу выполняет безупречно. А его острый ум и легкое сердце – это просто вишенка на торте.
Я также благодарен моему редактору Чаду Аллену за его видение, творческий вклад и терпение в работе со мной и Джоэлом над этим проектом. Его энтузиазм по поводу данного проекта был заразителен и давал нам творческое топливо, необходимое для того, чтобы в конечном итоге воплотить мечты в жизнь.
Я также хотел бы поблагодарить всех моих друзей из Baker Books, включая Дуайта Бейкера, Брайана Воса, Марка Райса, Патти Бринкс и Барб Барнс. Это уже третий совместный проект, а впереди у нас еще несколько. Я глубоко благодарен за наше партнерство в издательском деле. Как автор, я не мог бы быть еще счастливее.
Моя жена Гейл – постоянный источник поддержки. Ничто никогда не попадает в печать без ее участия. Сначала я проверяю все свои идеи на ней. С благодарностью она всегда готова ввязаться в любую авантюру с радостным и поддерживающим сердцем. Она также не стесняется выражать свое мнение – и мне от этого лучше. Она постоянно бросает мне вызов, требуя, чтобы я говорил более ясно, просто и увлекательно.
Трудно достичь максимальной производительности без хорошего помощника руководителя. В моей почти сорокалетней карьере трех ассистентов можно выделить как абсолютно невероятных. Триша Скортино была моим первым виртуальным помощником. Своим примером она продемонстрировала, что исполнительные помощники способны на гораздо большее, чем я когда-либо считал возможным. Неудивительно, что сейчас она является президентом компании Belay Solutions, крупнейшего в мире поставщика услуг виртуальных помощников.
Сьюзи Барбур была моим исполнительным помощником после Триши. Она тоже проделала потрясающую работу – настолько, что мы назначили ее руководить нашим внутренним резервом исполнительных помощников. Затем мы снова повысили ее. В настоящее время она является директором по операциям. Она продолжает превосходить мои ожидания, поднимая планку на высоты, которые трудно представить.
Джим Келли – мой нынешний исполнительный помощник. Он предвосхищает мои потребности не только до того, как я их сформулирую, но часто даже до того, как я их осознаю. Мое единственное объяснение заключается в том, что он умеет читать мысли. Он делает все это с необыкновенным профессионализмом, добротой и нулевой драматичностью.
Я особенно хочу поблагодарить выпускников моего онлайн-курса «Free to Focus» и клиентов BusinessAccelerator, в том числе тех, кто поделился своими историями в этой книге: Рене Банглсдорф, Рой Барбери, Мариэль Диас, Мэтт Лэпп, Калеб Рони и Стивен Рони. Вы больше, чем просто покупатели или клиенты; вы мои учителя.
Наконец, я был бы неосторожен, если бы не упомянул о своей удивительной команде в Michael Hyatt & Company. Они вдохновляют меня каждый день и позволяют мне делать то, что я делаю лучше всего. Они действительно являются #bestteamever. К ним относятся Адам Хилл, Алеша Карри, Эндрю Фокель, Чад Кэннон, Чара Прайс, Кортни Бейкер, Даниэль Роджерс, Дэйв Янковяк, Дейдра Ромеро, Джейми Картрайт, Джейми Хесс, Джереми Лотт, Джим Келли, Джоэл Миллер, Джон Миз, Джастин Барбур, Кайл Уайли, Ларри Уилсон, Мэнди Ривьекцио, Меган Хаяатт Миллер, Меган Грир, Майк «Глаголы» Бойер, Майк Бернс, Нил Самудр, Сара Макэлрой, Сьюзан Колдуэлл и Сьюзи Барбур.
Об авторе
Майкл Хайятт – основатель и генеральный директор Michael Hyatt & Company, фирмы по коучингу и развитию лидерства, дважды включенной в список самых быстрорастущих американских компаний Inc. 5000. Майкл – бывший исполнительный директор издательства, бывший председатель и генеральный директор Thomas Nelson, ныне входящего в HarperCollins. Он является автором нескольких бестселлеров New York Times, Wall Street Journal и USA Today, включая «Твой лучший год», «Living Forward» и «Platform: Get Noticed in a Noisy World». Майкл также является создателем планера «Full Focus Planner», который сочетает в себе отслеживание целей и ежедневной производительности в проверенной системе для личных и профессиональных достижений. Его блог и еженедельный подкаст «Lead to Win» – это ресурсы для сотен тысяч предпринимателей, руководителей и начинающих лидеров. У Майкла и его сорокалетней жены Гейл пять дочерей, три зятя и восемь внуков. Они живут недалеко от Нэшвилла, штат Теннесси. Узнайте больше на сайте MichaelHyatt.com.
Читать бесплатно другие книги:
