Бухгалтерский учет с нуля Крюков Андрей

Классификации счетов по группам объектов бухгалтерского учета

Еще одним концентрированным выражением классификации счетов по экономическому смыслу является их классификация в соответствии с объектами бухгалтерского учета.

Классификация объектов бухгалтерского учета по экономическому смыслу включает три большие группы:

1) хозяйственные средства, т. е. имущество организации;

2) хозяйственные процессы, т. е. процессы обмена и производства;

3) источники хозяйственных средств, т. е. собственные средства и обязательства организации.

Ниже приведена схема классификации бухгалтерских счетов, соответствующая классификации объектов бухгалтерского учета (рис. 1.9).

Представленная классификация касается только балансовых счетов, которые подразделяются на три группы.

Рис. 1.9. Классификация счетов бухгалтерского счета по группам объектов учета

Первая группа – счета учета хозяйственных средств. К ним относятся счета для учета имущества организации, к которым из упомянутых выше счетов можно отнести счета 01 «Основные средства», 02 «Амортизация основных средств», 04 «Нематериальные активы», 05 «Амортизация нематериальных активов», 10 «Материалы», 41 «Товары», 42 «Торговая наценка», 43 «Готовая продукция», 50 «Касса», 51 «Расчетные счета».

Кроме того, к первой группе отчасти относятся счета расчетов при условии, что на них учитываются долги организации со стороны внешнего мира. Такие долги похожи на деньги, которые принадлежат организации, но ею пока не получены. Другими словами, к первой группе относятся счета расчетов в ситуации, когда они являются активными счетами. Это могут быть, например, счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Вторая группа – счета учета хозяйственных процессов, предназначенные для наблюдения за движением средств в хозяйственных процессах, к которым относятся снабжение, производство и реализация. Сами хозяйственные процессы в бухгалтерском учете отражаться не могут, а затраты средств на их осуществление являются объектами бухгалтерского учета.

Для учета хозяйственных процессов производства используются следующие счета из уже упомянутых: 20 «Основное производство», 21 «Полуфабрикаты собственного производства», 23 «Вспомогательные производства», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства». Эти счета отчасти отражают стоимость имущества организации, что является задачей счетов первой группы.

Реализация продукции, товаров и услуг, а также расчеты затрат, связанных с основной деятельностью организации, отражаются на счете 90 «Продажи». Реализация и расчеты затрат, которые непосредственно не связаны с основной деятельностью, отражаются на счете 91 «Прочие доходы и расходы».

Третья группа – счета учета источников образования средств. К ним относятся счета учета источников собственных средств, т. е. счета учета средств собственника организации. Это все счета раздела VIII. Капитал типового Плана счетов, которые являются пассивными и имеют номера с 80 до 86.

Кроме того, к третьей группе относятся счета источников привлеченных средств, т. е. счета для учета денег, полученных во временное пользование от внешнего мира. Сюда можно отнести любые счета раздела VI. Расчеты типового Плана счетов, когда они являются пассивными счетами. Это могут быть счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», которые упоминались в первой группе, и счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Приведенная здесь классификация бухгалтерских счетов по группам объектов бухгалтерского учета представляется не очень четкой. Более полезной для практической бухгалтерской работы может быть классификация бухгалтерских счетов с их разделением на активные, активно-пассивные и пассивные.

Так что классификация бухгалтерских счетов по группам объектов бухгалтерского учета приведена здесь скорее в справочных целях или как дань сложившейся отечественной традиции изучения бухгалтерского учета.

Классификация счетов по способу их использования

Данная классификация бухгалтерских счетов основана на формальных принципах их использования. Некоторые понятия этой классификации приведены выше.

Общая схема этой классификации счетов представлена на рис. 1.10.

Классификация касается только балансовых счетов. Они подразделяются на три группы.

Рис. 1.10. Классификация счетов бухгалтерского учета по способу их использования

Первая группа – основные счета, предназначенные для учета средств хозяйственной деятельности и их источников, т. е. основы хозяйственной деятельности организации. Эти счета могут быть активными, активно-пассивными и пассивными.

Основные счета занимают больше половины перечня счетов типового Плана счетов.

В частности, к основным счетам относятся счета 01 «Основные средства», 04 «Нематериальные активы», 41 «Товары», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 80 «Уставный капитал».

Вторая группа – регулирующие счета, предназначенные для уточнения характеристики объектов учета, показанных на основных счетах.

Разновидностью регулирующих счетов являются так называемые контрарные счета, которые используются для уменьшения оценки объектов учета, показанных на основных счетах. К ним относятся счета 02 «Амортизация основных средств» (контрарный по отношению к счету 01 «Основные средства»), 05 «Амортизация нематериальных активов» (контрарный по отношению к счету 04 «Нематериальные активы») и 42 «Торговая наценка» (контрарный по отношению к счету 41 «Товары»). Формально эти счета являются пассивными.

Другая разновидность регулирующих счетов – так называемые контрарно-дополнительные счета, которые могут как уменьшать, так и увеличивать оценку объекта учета, показанного на основном счете. Например, контрарно-дополнительным счетом является счет 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей», который может использоваться для уточнения оценки объектов учета на счете 10 «Материалы» и нескольких других счетах.

Третья группа – операционные счета. Это вспомогательные счета, которые служат для временного отражения расчетных сумм, связанных с хозяйственными процессами.

Понятие операционные счета похоже на понятие счета учета хозяйственных процессов, представленное в предыдущей главе, хотя немного шире его. К операционным счетам относятся все счета, которые в предыдущей главе были отнесены к счетам учета хозяйственных процессов, и некоторые другие, еще не рассмотренные, счета.

Синтетические и аналитические счета

Еще одной классификацией бухгалтерских счетов является их классификация по степени детализации получаемых показателей. В этой классификации бухгалтерские счета делятся на синтетические и аналитические счета.

Синтетические счета – это счета учета имущества, обязательств и хозяйственных процессов в обобщенном виде, т. е. только в деньгах. Синтетические счета – это бухгалтерские счета первого порядка.

Отражение событий хозяйственной жизни организации с использованием синтетических счетов называется синтетическим учетом. Синтетический учет является частью бухгалтерского учета.

В частности, синтетическим счетом является счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». На этом счете учитываются взаимоотношения между организацией и ее сотрудниками в целом, без детализации до отдельных работников.

Аналитические счета – это счета детального учета с точностью до конкретного объекта учета, например, до конкретной ценности или конкретного работника организации. Аналитические счета вводятся (открываются) в развитие синтетических счетов.

Отражение событий хозяйственной жизни организации на аналитических счетах называется аналитическим учетом. Аналитический учет лишь отчасти является бухгалтерским учетом.

Например, в развитие синтетического счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» можно открыть аналитические счета для учета оплаты труда конкретных работников. Эти аналитические счета можно назвать так: «Расчеты с Ивановым И.И. по оплате труда», «Расчеты с Петровым П.П. по оплате труда» и т. д.

Денежная сумма, числящаяся на синтетическом счете, должна быть равна общей денежной сумме, числящейся на всех аналитических счетах, открытых в развитие этого синтетического счета. Отсутствие такого равенства означает, что в синтетическом или аналитическом учете допущена ошибка.

Синтетические счета, к которым не требуется открывать аналитические счета, называются простыми счетами. К простым счетам относится счет 50 «Касса». А синтетические счета, к которым нужно открывать аналитические счета, называются сложными счетами. К сложным счетам относятся все счета по учету материальных ценностей: 01 «Основные средства», 02 «Амортизация основных средств», 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция» и др.

Синтетический учет – это профессиональная обязанность бухгалтеров. А аналитическим учетом могут заниматься и другие работники организации. Материально ответственные лица ведут картотеки материальных ценностей, за сохранность которых они отвечают. На каждую отдельную материальную ценность или группу однородных материальных ценностей они заводят отдельную карточку, в которой описывается материальная ценность и указывается ее учетная стоимость.

С точки зрения бухгалтера подобные действия материально ответственных лиц являются аналитическим учетом. Карточки учета материальных ценностей, которые ведут материально ответственные лица, для бухгалтера являются регистрами аналитических счетов.

При проведении инвентаризаций денежные суммы, числящиеся у материально ответственных лиц на этих карточках, сверяются с денежными суммами, которые числятся в бухгалтерии на соответствующих синтетических счетах.

Аналитический учет может давать так много информации, что ее представление в обозримом виде становится проблемой. Один из способов ее решения – формирование нескольких отчетов, где итоги аналитического учета будут представлены в разных разрезах.

Разные разрезы – это разные способы сортировки информации, разная последовательность получения промежуточных итогов. Например, итоги аналитического учета материальных ценностей можно получать в разрезе видов материальных ценностей и в разрезе мест их хранения. Отчет о наличии материальных ценностей в разрезе их видов будет показывать перечень видов материальных ценностей с указанием их количества и стоимости. Отчет о наличии материальных ценностей в разрезе мест хранения будет показывать перечень мест их хранения с указанием стоимости материальных ценностей, хранящихся в каждом месте. Естественно, оба отчета должны показывать одинаковую итоговую денежную сумму.

Часто объекты аналитического учета отражаются на нескольких бухгалтерских счетах. Например, основные средства как объекты аналитического учета отражаются на двух бухгалтерских счетах: 01 «Основные средства» и 02 «Амортизация основных средств». Материально ответственные лица, отвечающие за основные средства, ведут аналитический учет с помощью карточек учета основных средств. В них регистрируются как начальная стоимость основных средств, которая в бухгалтерии отражается на счете 01, так и накопившийся износ, который в бухгалтерии отражается на счете 02, а также остаточная стоимость основного средства – разница между его начальной стоимостью и суммой накопившейся амортизации.

Другая большая категория объектов аналитического учета – это работники организации. В бухгалтерском учете взаимоотношения с работниками организации учитываются на нескольких счетах: 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 68 «Расчеты по налогам и сборам» (точнее, субсчет расчетов по налогу на доходы), 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению».

В аналитическом учете взаимоотношения с каждым работником по трем указанным счетам удобнее учитывать вместе, с использованием одного регистра аналитического учета – лицевого счета работника. Тем более что суммы, которые в бухгалтерском учете распределяются по трем разным счетам (70, 68 и 69), для каждого работника рассчитываются от одной денежной суммы – от размера начисленной оплаты труда.

В современных организациях аналитический учет материальных ценностей ведется с использованием компьютеров и компьютерных программ, что значительно облегчает труд материально ответственных лиц. Получение отчетов в разных разрезах с помощью компьютерной программы не представляет никакой проблемы. Задача аналитического учета материальных ценностей отличается от задачи ведения бухгалтерского учета. Иногда эту задачу удобнее решать с помощью отдельной специальной компьютерной программы. Отдельная проблема аналитического учета – это учет взаимоотношений работодателя с работниками по оплате труда. Этот аналитический учет удобнее вести с помощью компьютерной программы по расчету зарплаты.

Как уже упоминалось, бухгалтерские счета могут делиться на субсчета, которые занимают промежуточное положение между синтетическими и аналитическими счетами.

Если субсчет отражает имущество, обязательства и хозяйственные процессы в достаточно обобщенном виде, без детализации до конкретного объекта учета, то такой субсчет по своему экономическому смыслу ближе к синтетическому счету. Если же субсчет достаточно конкретизирован и соответствует отдельному объекту учета, то по своему экономическому смыслу он является аналитическим счетом.

Двойная бухгалтерская запись

Бухгалтерский счет – это базовое понятие бухгалтерского языка, предназначенного для описания хозяйственной жизни организации. А рабочий план счетов – это алфавит бухгалтерского языка, составленный для нужд конкретной организации.

С помощью этого алфавита делаются записи событий хозяйственной жизни на бухгалтерском языке.

Элементарная запись на бухгалтерском языке называется проводкой.

Проводка – это описание события хозяйственной жизни организации или описание хозяйственного факта. На схеме типовых перемещений средств между бухгалтерскими счетами производственного предприятия (см. рис. 1.8) эти события были показаны стрелками.

Согласно схеме (см. рис. 1.8) проводка должна содержать следующие элементы:

• дату события;

• первый бухгалтерский счет и способ его использования;

• второй бухгалтерский счет и способ его использования;

• денежную сумму;

• комментарий: номер и название документа, который подтверждает событие, и любые другие пояснения.

Чтобы проводку было удобно отличать от других проводок, ей следует присвоить порядковый номер.

В приведенном перечне два раза употреблено понятие «способ использования бухгалтерского счета». Таких способов два: приход и расход.

Приход означает, что денежная сумма проводки добавляется к той денежной сумме, которая уже числится на счете. Расход означает, что денежная сумма проводки вычитается из денежной суммы, которая уже числится на счете.

В проводке обязательно используются два бухгалтерских счета, поэтому бухгалтерия, которая ведется в организациях, называется двойной.

Бухгалтерская запись, регистрирующая хозяйственные события обязательно по двум счетам, называется двойной бухгалтерской записью, в отличие от двойной бухгалтерии, когда бухгалтер ведет два разных бухгалтерских учета: «белую бухгалтерию» – для налоговой инспекции и «черную бухгалтерию» – для нужд руководства и собственника.

Проводка может показывать, что деньги прибывают по обоим задействованным счетам.

В качестве примера рассмотрим следующее хозяйственное событие. В процессе создания общества с ограниченной ответственностью «Белая ромашка» будущий его собственник открыл в коммерческом банке расчетный счет и сделал начальный вклад в размере 10 000 руб.

Проводка, которой бухгалтер общества затем отразит это событие, будет показывать приход денежной суммы 10 000 руб. на счета 51 «Расчетные счета» и 80 «Уставный капитал». Запись проводки может выглядеть следующим образом.

Операция отражается в учете проводкой:

Но чаще проводка показывает, что деньги прибывают на одном счете и убывают на другом. Именно такими проводками описывается большинство хозяйственных событий, показанных на приведенных выше схемах типовых перемещений средств между бухгалтерскими счетами.

ПРИМЕР

Кассир организации «Белая ромашка» получил в банке наличные деньги в размере 320 000 руб. на выплату зарплаты работникам и принес эти деньги в кассу организации. Проводка, описывающая это событие, означает расход денежной суммы 320 000 руб. со счета 51 «Расчетные счета» и приход денежной суммы 320 000 руб. на счет 50 «Касса».

Получение наличных денег в банке отражается проводкой:

Проводки могут отражать также расход по обоим задействованным счетам.

При этом следует соблюдать достаточно простые правила. Если оба счета активные или пассивные, то по одному счету отражается приход, а по другому – расход. Это логично: одно имущество меняется на другое (т. е. один актив на другой актив) или один долг организации меняется на другой долг этой организации (т. е. один пассив на другой пассив).

Если же один счет активный, а другой пассивный, то по обоим счетам записывается либо приход, либо расход.

Это тоже логично. Когда организация берет у кого-то вещь, то у нее одновременно появляется и эта вещь (актив), и денежный долг этому кому-то (пассив). И когда организация расплачивается за эту вещь, то одновременно лишается денег (актива), но и погашается долг(пассив).

В целом же все получается тяжеловесно. Мало того, что бухгалтеру нужно правильно выбрать из Плана счетов два бухгалтерских счета или субсчета, он должен определить, какой вариант использования этих счетов из четырех возможных является правильным:

• приход по обоим счетам;

• расход по обоим счетам;

• приход по первому счету и расход по второму;

• расход по первому счету и приход по второму.

А если в проводке будет задействован активно-пассивный счет, который в зависимости от ситуации имеет значение активного или пассивного счета, то как же тут не запутаться?

Дебет и кредит

Гениальное решение, которое заметно упрощает ведение бухгалтерского учета, было найдено более 500 лет назад. Вместо пары терминов приход и расход бухгалтеры стали использовать другую пару терминов: дебет и кредит. Прямого соответствия между этими двумя парами терминов нет, хотя в лексиконе итальянских ростовщиков, откуда эти термины были заимствованы, дебет и кредит использовались в этих же смыслах: приход и расход. Но первоначальный смысл термины дебет и кредит утратили.

На бухгалтерском языке дебет означает увеличение актива или уменьшение пассива.

Кредит противоположен дебету. На бухгалтерском языке кредит означает уменьшение актива или увеличение пассива.

Отметим некоторые особенности профессиональных сленгов. В слове кредит, используемом в качестве термина бухгалтерского языка, ударение ставится на первом слоге. В слове же кредит, которое используется в качестве термина в банковской сфере и означает предоставленный заем, ударение ставится на последнем слоге.

Таким образом, два счета в проводке всегда используются с противоположным значением: один счет – для дебета, а другой – для кредита. И это совершенно не зависит от того, какие счета задействованы в проводке: активные, пассивные или активно-пассивные.

Поэтому, после того как бухгалтер выбрал для проводки два бухгалтерских счета, ему останется лишь не перепутать дебет с кредитом.

Приведем примеры отражения в учете хозяйственных событий в соответствии с изложенными выше правилами.

ПРИМЕР

Собственник организации «Белая ромашка» внес на расчетный счет предприятия 10 000 руб. Этому событию соответствует следующая проводка.

Взнос в уставный фонд:

ПРИМЕР

Кассир организации «Белая ромашка» получил в банке наличные деньги в размере 320 000 руб. на выплату зарплаты работникам. Этому событию соответствует следующая проводка.

Получение наличных денег в банке:

Как видим, количество структурных элементов в проводке не уменьшилось: было шесть и осталось шесть. Хотя запись проводки стала проще.

Бухгалтеры обычно записывают одновременно большое количество проводок.

Для их записи можно использовать бухгалтерскую книгу – журнал проводок.

Каждая страница журнала проводок должна представлять собой таблицу. Графы этой таблицы соответствуют элементам проводки.

Заполненная страница журнала проводок организации «Белая ромашка» представлена ниже в виде следующей таблицы.

Страница журнала проводок:

Проводки № 1 и 35 приведены выше. А проводки № 2–4 внесены в журнал проводок на основании одного и того же документа – выписки с расчетного счета организации «Белая ромашка» от 5 марта 20** г. (это видно из комментария).

Проводка № 2 показывает поступление на расчетный счет организации «Белая ромашка» денежной суммы 12 000 руб. от покупателя А, проводка № 3 – поступление денежной суммы 5500 руб. от покупателя Б, проводка № 4 – перечисление с расчетного счета денежной суммы 9676 руб. в адрес поставщика ЗАО «Гиацинт».

При записи проводок целесообразно соблюдать следующее правило:

В проводке могут использоваться только конечные счета и субсчета.

Другими словами, если у счета есть субсчета, то такой счет не следует использовать для записи проводок.

Соблюдение этого правила делает бухгалтерский учет более четким и исключает возможную путаницу.

Рассмотрим ситуацию, когда бухгалтер нарушает это правило. У организации есть два крупных покупателя – покупатель А и покупатель Б. В рабочем плане счетов для учета расчетов с покупателем А открыт субсчет 62-А, с покупателем Б – субсчет 62-Б. Если организация осуществила разовую отгрузку товара случайному покупателю и бухгалтер решил не открывать в этом случае отдельный субсчет, а воспользоваться для учета расчетов с ним уже имеющимся счетом 62, то для этого случая, а также для аналогичных случаев в будущем в рабочем плане счетов организации следует предусмотреть субсчет 62-Ц «Расчеты с разными покупателями».

Совокупность проводок, которые соответствуют одному хозяйственному событию или одному документу, на бухгалтерском языке называется хозяйственной операцией.

Следовательно, совокупность проводок № 2–4 можно считать одной хозяйственной операцией.

При ведении бухгалтерского учета на бумажных носителях понятием «хозяйственная операция» пользоваться неудобно, здесь лучше использовать понятие «проводка». Понятие «хозяйственная операция» становится востребованным при ведении бухгалтерского учета с помощью компьютера.

С понятием «проводка» связаны такие понятия, как «корреспонденция счетов» и «оборот».

Корреспонденция – это взаимосвязь двух счетов, которая возникает в результате их использования в одних и тех же проводках.

Например, в проводке № 35 счет 50 корреспондируется со счетом 51.

Еще в бухгалтерском языке есть понятие «оборот» – это движение денег по выбранному счету (причем он может быть дебетовым или кредитовым) или движение денег с одного счета на другой. Из проводки № 35 следует:

• дебетовый оборот по счету 50 составил 320 000 руб.;

• кредитовый оборот по счету 51 составил 320 000 руб.;

• оборот с дебета счета 50 в кредит счета 51 (или оборот с кредита счета 51 в дебет счета 50) составил 320 000 руб.

Учет налога на добавленную стоимость

Немало трудностей возникает у бухгалтеров при учете налога на добавленную стоимость (НДС), который входит в стоимость приобретаемых и продаваемых товаров и услуг.

При получении товара или услуги сумма НДС отделяется от общей суммы и учитывается отдельно. То есть материальные и нематериальные ценности, которые находятся в собственности организации, числятся в бухгалтерском учете без НДС. Соответственно все перемещения материальных ценностей внутри организации отражаются без НДС.

Но при продаже товара или при предоставлении услуги покупателю организация должна включить сумму НДС в стоимость товара или услуги.

Таким образом, перемещение ценности внутри организации отражается одной проводкой. А перемещение ценностей или обмен услугами между организацией и внешним миром отражается двумя проводками, одна из которых показывает сумму НДС, включенную в общую стоимость ценности или услуги. (Естественно, если товар или услуга не облагается НДС, то можно обойтись одной проводкой.)

ПРИМЕР

Организация «Белая ромашка» получило от своего поставщика -

ЗАО «Гиацинт» материалы на сумму 4720 руб., в которую входит

НДС – 720 руб. Это хозяйственное событие отражается следующими двумя проводками.

Получение материалов:

В проводках использован счет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям». В соответствии с названием этого счета на нем собираются суммы НДС, которые вошли в состав стоимости сырья, материалов и товаров, приобретенных организацией.

После выполнения некоторых условий бухгалтер может перенести сумму НДС со стоимости приобретенного товара со счета 19 на субсчет 68-2 «Расчеты по налогу на добавленную стоимость» счета 68 «Расчеты по налогам и сборам». Этот перенос будет означать, что при расчете суммы НДС, причитающейся к уплате в бюджет, она будет вычтена.

На бухгалтерском языке запись денежной суммы в дебет субсчета 68-2 называется принятие НДС в зачет.

Если условия переноса выполнены, бухгалтер может записать проводку:

Принятие НДС в зачет

Эта проводка означает, что сумма НДС, подлежащая к уплате в бюджет государства, должна быть уменьшена на 720 руб.

Теперь рассмотрим противоположную ситуацию: организация отгружает покупателю готовую продукцию на сумму 118 000 руб., причем в состав этой суммы входит НДС – 18 000 руб.

Данное хозяйственное событие должно быть отражено следующими двумя проводками:

Отгрузка готовой продукции

Эта проводка увеличивает сумму НДС, подлежащую уплате в бюджет государства, на 18 000 руб. Эта же сумма отражена по дебету субсчета 90-3 «Налог на добавленную стоимость» счета 90 «Продажи». На этом субсчете накапливается сумма НДС, которая параллельно попадает в итоговую сумму субсчета 90-1 «Выручка».

Для определения суммы НДС, подлежащей уплате в бюджет, не требуется делать особого расчета. Чтобы определить, какую сумму НДС должна уплатить организация по итогам месяца или квартала, достаточно определить сумму кредитового сальдо по счету 68-2 «Расчеты с бюджетом по НДС». А если сальдо по субсчету 68-2 получится дебетовым, это будет означать, что платить налог за этот период не надо.

Текущая бухгалтерская работа

Чтобы не запутаться в потоке информации, бухгалтеры должны работать по системе.

Эти системы могут быть разными. В рассматриваемой бухгалтерской системе важнейшим элементом является бухгалтерская книга – журнал проводок, в которую записываются бухгалтерские проводки (примеры записи проводок приведены выше).

Но как в нашей системе бухгалтер может определить, какая денежная сумма у него числится на том или ином бухгалтерском счете?

Для этого заводится вторая бухгалтерская книга – Главная книга – именно из нее бухгалтер получает итоговые суммы по бухгалтерским счетам.

Каждая страница Главной книги отведена под один конечный счет или субсчет. Каждая страница содержит таблицу со следующими графами: номер проводки; дата проводки; дебет; кредит; сальдо.

Сальдо в переводе с итальянского означает расчет, остаток. Синоним слова сальдо – русское слово остаток.

Заголовком таблицы являются код счета или субсчета и его название.

После того как бухгалтер записал проводку в журнал проводок, он открывает Главную книгу на странице, соответствующей счету дебета проводки, и вносит в таблицу запись, соответствующую этой проводке.

В графе «Номер проводки» указывается порядковый номер проводки из журнала проводок, в графе «Дата проводки» – дата проводки, в графе «Дебет» – сумма проводки, в графе «Кредит» ничего не указывается.

Затем рассчитывается сальдо, т. е. денежная сумма, которая будет числиться по этому счету после этой записи.

Сальдо определяется как разница между суммой графы «Дебет» и суммой графы «Кредит» по всем записям выбранного счета или субсчета. Если сумма по графе «Дебет» получилась больше, чем по графе «Кредит», то сальдо будет дебетовым, если же наоборот – кредитовым.

Арифметически гораздо проще рассчитать сальдо текущей записи, если взять сальдо предыдущей записи и добавить или вычесть сумму текущей записи.

Затем бухгалтер открывает Главную книгу на странице, соответствующей счету кредита проводки, и выполняет аналогичные действия за следующим исключением: денежная сумма проводки вносится не в графу «Дебет», а в графу «Кредит».

Страница Главной книги для счета 51 «Расчетные счета» организации «Белая ромашка» может выглядеть, например, следующим образом:

Счет 51 «Расчетные счета»

Каждая запись на этой странице соответствует одной проводке. В частности, здесь есть записи, которые соответствуют записям примеров, приведенных ранее.

Кроме записей, соответствующих проводкам, лист Главной книги содержит записи, означающие подведение промежуточных итогов. Такая строка обозначается «Итого обороты за …». В конце каждого месяца бухгалтер рассчитывает итоговую сумму по колонке «Дебет» и итоговую сумму по колонке «Кредит» и полученные результаты вносит в Главную книгу в виде итоговой записи.

Но вернемся к записи, которая соответствует одной проводке. В графе «Сальдо» буква Д в круглых скобках означает, что сальдо дебетовое. Если бы сальдо получилось кредитовым, то в круглые скобки была бы заключена буква К.

По счету 51 сальдо должно получаться дебетовым всегда.

Вообще у активных счетов сальдо должно получаться дебетовым, а у пассивных – кредитовым. Это следует из самих определений понятий «дебет» и «кредит», которые давались через понятия «актив» и «пассив».

У пары понятий «дебет» и «кредит» вообще много общего с парой понятий «актив» и «пассив». Причем эта общность тоже получается парная: понятие «дебет» ближе к понятию «актив», понятие «кредит» ближе к понятию «пассив».

А у активно-пассивных счетов сальдо может быть как дебетовым, так и кредитовым. Дебетовое сальдо по активно-пассивному счету означает, что по этому счету фиксируется долг организации и соответственно числящаяся по активно-пассивному счету сумма является активом. Кредитовое сальдо по активно-пассивному счету означает задолженность организации и соответственно числящаяся на активно– пассивном счете сумма является пассивом.

Поскольку сумма каждой проводки регистрируется по дебету одного счета и кредиту другого счета, то получаем следующее правило:

Сумма дебетовых сальдо всех счетов Главной книги равна сумме кредитовых сальдо всех счетов Главной книги.

Именно по этому правилу на протяжении многих веков бухгалтеры проверяли правильность заполнения Главной книги.

Заметим, что похожее упоминалось в отношении активов и пассивов.

Работа бухгалтера по системе с двумя бухгалтерскими книгами – с журналом проводок и Главной книгой – организуется следующим образом. В течение каждого рабочего дня бухгалтер собирает документы, подтверждающие произошедшие события хозяйственной жизни организации, и записывает по ним проводки в журнал проводок. (Некоторые из этих документов бухгалтер оформляет сам.)

После записи каждой проводки в журнал проводок бухгалтер делает две соответствующие записи в Главную книгу.

Завершение периода

Наиболее сложный период работы бухгалтера – окончание месяца или года, когда бухгалтер делает множество расчетов на основании сведений из Главной книги и записывает соответствующие проводки. По состоянию на последнюю дату закончившегося периода бухгалтер делает завершающие проводки, которые должны выявить заработанную прибыль за период. Причем эти проводки следует делать в определенном порядке.

Допустим, по счету 90 «Продажи» у организации «Белая ромашка» на конец месяца образовалось кредитовое сальдо в размере 74 000 руб. (Эта сумма представляет собой разницу между кредитовым сальдо по субсчету 90-1 «Выручка» на сумму 677 320 руб., дебетовым сальдо по субсчету 90-2 «Себестоимость продаж» на сумму 500 000 руб. и дебетовым сальдо по субсчету 90-3 «Налог на добавленную стоимость» на сумму 103 320 руб.)

Данная сумма должна быть добавлена к итогу счета 99 «Прибыли и убытки» следующей проводкой:

Определение прибыли от основной деятельности

В этой проводке задействован новый субсчет 90-9 «Прибыль (убыток) от продаж» счета 90 «Продажи», являющийся вспомогательным субсчетом для счета 99 «Прибыли и убытки». На нем накапливаются прибыли или убытки, полученные от основной деятельности в течение текущего финансового года. Но поскольку субсчет является вспомогательным, прибыли и убытки отражаются на нем с противоположным значением: прибыль от основной деятельности показывается как дебетовое сальдо, а убыток – как кредитовое сальдо.

Правильно прибыли и убытки будут отображаться на счете 99. Субсчет 90-9 лишь уравновешивает итоговое сальдо счета 90 так, чтобы оно получалось нулевым и не влияло на общие итоги завершившегося периода.

Счет 90 используется для учета доходов и расходов, непосредственно связанных с основной деятельностью организации, т. е. с ее операционным циклом.

Для учета доходов и расходов организации, не связанных с ее основной деятельностью, используется счет 91 «Прочие доходы и расходы». Типовой План счетов предусматривает для этих целей три субсчета, которые полностью аналогичны субсчетам счета 90. Доходы, не связанные с основной деятельностью, следует учитывать на субсчете 91-1 «Прочие доходы», расходы, не связанные с основной деятельностью, следует учитывать на субсчете 91-2 «Прочие расходы», а роль вспомогательного субсчета будет играть субсчет 91-9 «Сальдо прочих доходов и расходов». За счет последнего вспомогательного субсчета итоговое сальдо счета 91 обнуляется (закрывается) в конце каждого месяца.

Например, если по счету 91 у организации «Белая ромашка» на конец марта 20** г. образуется дебетовое сальдо в размере 495 руб., то на последнюю дату месяца следует записать следующую проводку:

Определение убытка от прочих доходов и расходов

Благодаря проводкам, представленным в этой главе, в течение финансового года на счете 99 будет накапливаться прибыль (или убыток) организации. Причем прибыль будет представлена в виде кредитового сальдо этого счета, а убыток – дебетового сальдо.