Бухгалтерский учет с нуля Крюков Андрей
Платежи на основании платежных требований без акцепта возможны в случаях, предусмотренных законодательством. Например, в соответствии с действующим законодательством без акцепта оплачиваются платежные требования, выписанные на основании показателей измерительных приборов и действующих тарифов за отпускаемую электрическую и тепловую энергию, услуги водоснабжения и услуги связи.
Кроме того, платежи на основании платежных требований без акцепта возможны и во взаимоотношениях с деловыми партнерами при условии, что в договоре банковского счета будет прямо оговорена возможность безакцептного списания денежных средств со счета. При этом организация – владелец счета должна представить в банк перечень своих деловых партнеров, которым она считает возможным перечислять деньги без акцепта. Другими словами, организация представляет «глобальный» акцепт на все платежные требования конкретных деловых партнеров вместо того, чтобы представлять акцепт на каждое платежное требование.
Оплату по платежному поручению без акцепта можно сравнить в расчетом покупателя в магазине за товар именно той денежной суммой, которая ему нужна. А при оплате по платежному требованию без акцепта покупатель предлагает продавцу взять из его кошелька столько денег, сколько стоит товар. Такой способ расчета рискован. Поэтому он возможен только с деловыми партнерами, с которыми налажены устойчивые и долговременные взаимоотношения. Платежные требования без акцепта и с акцептом отчасти упрощают документооборот между партнерами. При использовании платежных поручений требуется, чтобы плательщик сначала получил материальный документ с расчетом стоимости товаров или оказанных услуг (это может быть счет, накладная, акт приемки-сдачи и т. д.), и на его основании плательщик выпишет платежное поручение. А при расчетах платежными требованиями можно обойтись без материального документа.
Расчеты инкассовыми поручениями – это более жесткий вариант расчетов по инкассо.
Инкассовое поручение является расчетным документом, на основании которого денежные средства списываются со счета плательщика в бесспорном порядке.
Этот способ расчета применяется, если бесспорный порядок взыскания денежных средств установлен законодательством для взыскания денежных средств государственными органами по исполнительным документам на основании судебных решений.
Кроме того, инкассовые поручения допускается использовать во взаимоотношениях организации с ее деловыми партнерами, если в договоре банковского счета оговаривается возможность безакцептного списания денежных средств со счета.
Инкассовое поручение – это, по сути, платежное требование без акцепта. Бланк инкассового поручения почти идентичен бланку платежного требования: в инкассовом поручении за ненадобностью исключены поля условие оплаты и срок для акцепта.
Расчеты аккредитивами – это способ безналичных расчетов между организациями, суть которого состоит в следующем. Банк плательщика дает поручение банку, обслуживающему получателя платежа, заплатить оговоренную денежную сумму в оговоренный срок при выполнении условий, предусмотренных в аккредитиве плательщика.
Бланк аккредитива внешне очень похож на бланк платежного поручения, который был представлен выше.
Аккредитив удобно использовать в ситуациях, когда идет речь о больших платежах, но деловые партнеры не очень доверяют друг другу.
В деловых взаимоотношениях момент оплаты, как правило, не совпадает с моментом получения товара или услуги, т. е. того, что оплачивается. Из-за этого возникают риски.
Если раньше будут заплачены деньги, то плательщик рискует потерять их и не получить товар или услугу. Если раньше будет передан товар или предоставлена услуга, то получатель рискует не получить причитающиеся ему за это деньги. Чтобы разрешить это противоречие, получатель и плательщик привлекают двух посредников – банк получателя и банк плательщика. А аккредитив становится документом, которым оформляются взаимоотношения между плательщиком и получателем через посредничество двух банков. Несмотря на то что банки иногда разоряются, можно смело утверждать, что средний российский банк гораздо надежнее средней российской организации. Это объясняется не тем, что в банках работают какие-то особенные люди, а принципами организации банковской системы.
Поэтому в ситуации сложных взаимоотношений между организациями им имеет смысл довериться посредничеству более надежных банков. Само слово «аккредитив» происходит от латинского слова ассгеdifivus – доверительный.
В соответствии с аккредитивом определенная денежная сумма перечисляется с расчетного счета плательщика, открытого в его банке, в банк получателя. Но на расчетный счет получателя платежа эта сумма не перечисляется.
В аккредитиве оговариваются условия, при которых деньги могут быть зачислены на расчетный счет получателя. Например, получатель должен представить в свой банк оформленную определенным образом накладную или акт приемки-сдачи, подтверждающие, что товары получены плательщиком или услуги ему оказаны и претензий у плательщика нет.
Аккредитив имеет срок действия. Если в течение срока его действия условия аккредитива не будут выполнены, то банк получателя вернет деньги в банк плательщика и банк плательщика зачислит эти деньги обратно на расчетный счет плательщика.
Допускается частичная оплата по аккредитиву. Аккредитивы бывают отзывными и безотзывными. Отзывный аккредитив может быть отозван плательщиком из банка получателя в любой момент до истечения срока его действия без объяснения причин. А безотзывный аккредитив плательщик сможет получить обратно только по истечении срока действия аккредитива.
По условиям оплаты аккредитивы могут быть с акцептом или без акцепта. Условие оплаты с акцептом предусматривает следующее: для того чтобы деньги были зачислены на расчетный счет получателя, в дополнение к выполнению условий аккредитива потребуется акцепт плательщика или акцепт лица, уполномоченного плательщиком.
Безотзывный аккредитив может иметь дополнительное положительное свойство: он может быть подтвержденным. Подтверждает аккредитив банк получателя.
Самый логичный вариант аккредитива – это аккредитив безотзывный, подтвержденный и без акцепта. Именно этот вариант аккредитива в чистом виде выражает саму его идею: деловые партнеры исключают все риски, связанные с их возможной взаимной недобросовестностью, передавая окончательное выполнение платежа педантичному нейтральному посреднику.
Есть еще одна разновидность аккредитивов, несущественная для получателя, но важная для плательщика: аккредитивы могут быть покрытыми и непокрытыми. Покрытый аккредитив для плательщика означает, что с его расчетного счета сразу же снимается соответствующая денежная сумма. Непокрытый аккредитив означает, что платежи по аккредитиву берется обеспечить банк плательщика, а денежная сумма будет снята банком с расчетного счета плательщика только после исполнения аккредитива. То есть банк оказывает плательщику некоторую услугу, предоставляя ему денежный кредит на срок действия аккредитива. Подобные услуги банки оказывают, естественно, не бесплатно.
Расчеты чеками – это наиболее оперативный способ безналичных платежей между организациями.
Чек – это ценная бумага, содержащая ничем не обусловленное распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной в нем суммы чекодержателю. Чекодатель – это организация, имеющая денежные средства в банке и выдавшая чек, чекодержатель – это организация, которой выдан чек.
Для расчетов между организациями используется конкретная разновидность чеков – чеки из лимитированных чековых книжек.
Лимитированные чековые книжки представляют собой комплекты бланков строгой отчетности. Организация может получить лимитированную книжку в своем банке на основании заявления, в котором указывается лимит денежных средств, в пределах которого можно будет производить расчеты с использованием чековой книжки. Банк выдает организации чековую книжку и депонирует определенную денежную сумму на ее расчетном счете.
Депонирование на бухгалтерском языке может означать хранение или блокирование. В данном случае депонирование денежной суммы означает, что она блокируется с целью обеспечения платежей по чекам из лимитированной чековой книжки, причем организация не имеет возможности использовать эту сумму для любых других целей.
Внешне лимитированная чековая книжка напоминает чековую книжку для получения наличных денег, рассмотренную выше. Каждый лист лимитированной чековой книжки состоит из собственно чека и корешка чека. При заполнении чека обязательно указывается, какой организации, в уплату по какому материальному документу должна быть перечислена сумма по чеку. Эта информация дублируется в корешке чека.
После заполнения чека и его корешка чек отрывается от чековой книжки и выдается организации-продавцу одновременно с отпуском товара или предоставлением услуг.
Организация, получившая чек, называется чекодержателем. Чекодержатель в течение 10 дней после получения чека должен представить его в свой банк для оплаты, и уже банк чекодержателя организует перечисление денег из банка чекодателя на расчетный счет чекодержателя.
Чеки из лимитированных чековых книжек подписываются руководителем организации и ее главным бухгалтером. Кроме того, чеки могут подписываться сотрудником организации, если ему выдана доверенность с правом подписания чеков.
Чеки с подписанием по доверенности наиболее интересны для практического использования.
Организация может направить своего работника в другой город для закупки товаров с правом принятия окончательного решения на месте. Для того чтобы работник мог оперативно расплатиться, организация выдает ему лимитированную чековую книжку и доверенность на подписание чеков. Но для организации-продавца получение чека влечет определенный риск: чек может оказаться поддельным.
Еще один риск для организации-продавца, принимающей чек, связан с тем, что организация-покупатель может расплачиваться чеками лимитированной книжки, лимит по которой закончился. Это возможно, если в чековой книжке уже имеются оторванные чеки. Размер лимита указывается в самой книжке, а суммы произведенных платежей указываются в корешках чеков, которые были использованы для расчетов. Продавец, принимающий чек, по этой информации может проверить остаток лимита книжки.
То, что записано на корешках чеков частично использованной чековой книжки, должны были проверить предыдущие чекодержатели, уже получившие чеки из этой книжки. При получении чеков они были обязаны убедиться, что информация на корешке чека совпадает с информацией, записанной в самом чеке.
Но кто-нибудь из предыдущих чекодержателей легко мог этого не сделать. Он мог забрать чек, даже не дожидаясь заполнения корешка чека.
Так что при приеме чека от нового делового партнера должны быть предприняты дополнительные меры предосторожности со стороны организации – потенциального чекодержателя. В этой связи потенциальный чекодержатель может проконсультироваться в своем банке и даже попросить банк проверить чековую книжку на подлинность.
Расчеты чеками удобны для чекодателя именно в ситуации, когда надо быстро расплатиться крупной денежной суммой. Ближайшая альтернатива расчету чеками – расчеты наличными деньгами. Но направлять работника на закупки товаров в другой город с чемоданом наличных денег – это очень большой риск как для самой организации, так и для ее работника. Утрата лимитированной чековой книжки в дороге влечет некоторые неприятности, как и утрата любых других бланков строгой отчетности. Но при утрате лимитированной чековой книжки деньги организации, скорее всего, удастся сберечь.
Очередность безналичных платежей
На расчетном счете организации может не хватить денежных средств для выполнения платежей по денежным документам.
Денег на расчетном счете может не быть, а при этом в банк организации будут поступать документы на списание средств со счета: платежные требования, инкассовые поручения. Сама организация также имеет право сдавать в банк платежные поручения.
В такой ситуации банк поступает следующим образом: по расчетному счету организации заводится так называемая картотека, которую можно представить как обычную картонную коробку, в которую складываются все документы на списание средств со счета.
Возникает вопрос: в каком порядке следует удовлетворять требования документов после того, как на расчетный счет организации поступят какие-нибудь деньги, т. е. в каком порядке операционист банка должен вынимать платежные документы из картотеки?
Для оплаты денежных документов, оказавшихся в картотеке, законодательством установлена следующая очередность списания:
по исполнительным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств со счета для удовлетворения требований о возмещении вреда, причиненного жизни и здоровью, а также требований о взыскании алиментов;
по исполнительным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств для расчетов по выплате выходных пособий и оплате труда;
по платежным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств для расчетов по оплате труда, а также по отчислениям в Пенсионный фонд Российской Федерации;
по платежным документам, предусматривающим платежи в бюджет и внебюджетные фонды;
по исполнительным документам, предусматривающим удовлетворение других денежных требований;
по другим платежным документам в порядке календарной очередности.
Списание средств со счета по документам, относящимся к одной очереди, производится в порядке календарной очередности поступления документов.
В случае недостаточной суммы на расчетном счете организации в денежных документах следует указывать номер очереди платежа.
Бухгалтерский учет операций с безналичными денежными средствами
Бухгалтерский учет операций по расчетному счету ведут две бухгалтерии:
• бухгалтерия банка, в которой организация хранит свои деньги;
• бухгалтерия организации, которая владеет расчетным счетом.
Каждая бухгалтерия ведет бухгалтерский учет этих операций со своей точки зрения.
Данные бухгалтерии банка являются первичными для бухгалтерии организации. Бухгалтерия организации делает проводки на основании документов, отражающих данные бухгалтерского учета бухгалтерии банка.
Данные бухгалтерского учета бухгалтерии банка представляются в документе, который называется выпиской по расчетному счету. Этот документ выдается организации обслуживающим ее банком.
Организация ежедневно или в другие согласованные с банком сроки получает от банка выписку из своего счета с приложением копий документов, на основании которых зачислены или списаны средства.
Выписка из расчетного счета отражает движение средств по счету организации, открытого банком.
Выписка из расчетного счета коммерческого банка «Утес», открытого ООО «Белая ромашка», может иметь следующий вид:
Данная выписка отражает хозяйственные события ООО «Белая ромашка» за определенную дату и соответствует фрагменту страницы Главной книги по счету 51 «Расчетные счета», представленному выше.
В выписке из расчетного счета банк приводит наиболее существенные для себя данные хозяйственных событий: номера расчетных счетов деловых партнеров владельца счета (на банковском языке они называются корреспондентами), банковские идентификационные номера банков, в которых открыты эти расчетные счета, а также номера документов, на основании которых произведены платежи.
Понятия дебет и кредит в выписке использованы с позиции бухгалтерии банка. Сохраняя денежные средства организации, банк является ее должником. Поэтому остатки средств и поступления на расчетный счет бухгалтерия банка учитывает по дебету счета, а списания средств с расчетного счета – по кредиту счета.
В бухгалтерском учете организации соответствующие хозяйственные события должны быть отражены прямо противоположно: поступления на расчетный счет будут отражены по кредиту счета 51 «Расчетные счета», а списания средств с расчетного счета – по дебету этого счета.
Еще раз приведем часть страницы журнала проводок, которая соответствует банковской выписке из счета:
Как видим, перевод записей операций по расчетному счету с языка бухгалтерии банка на язык бухгалтерии организации оказался несложным.
Отметим, что представленный фрагмент страницы журнала проводок отражает начальный момент деятельности ООО «Белая ромашка», т. е. у него открыт только один расчетный счет в одном коммерческом банке. Поэтому в них использован бухгалтерский счет 51 «Расчетные счета» без субсчетов.
Специальные счета
Планом счетов предусмотрено использование счета 55 «Специальные счета в банках» для учета денежных средств организации, которые предназначены для конкретной цели и существуют в виде аккредитивов, чековых книжек и иных платежных документов. Кроме того, на счете 55 учитываются «почти деньги».
К счету 55 «Специальные счета в банках» могут быть открыты субсчета:
• 55-1 «Аккредитивы»;
• 55-2 «Чековые книжки»;
• 55-3 «Депозитные счета» и др.
На субсчете 55-1 «Аккредитивы» учитываются денежные средства, которые зарезервированы в аккредитивах, оформленных организацией, но еще не перечислены деловым партнерам. Имеются в виду так называемые покрытые аккредитивы, когда при оформлении аккредитива организацией-плательщиком ее банк сразу списывает с расчетного счета всю сумму платежа по аккредитиву. Организация обязана вести аналитический учет по каждому оформленному аккредитиву, в частности, путем открытия к субсчету 55-1 «Аккредитивы» субсчетов более высокого порядка.
Когда организация оформляет непокрытый аккредитив, банк не списывает денежные средства с расчетного счета организации. Поэтому данное событие в бухгалтерском учете не отражается. При расчетах непокрытыми аккредитивами указанный субсчет не используется.
Списание суммы 2 500 000 руб. с расчетного счета с зачислением на субсчет аккредитива отражается в учете следующим образом:
Дебет 55-1 – Кредит 51 – 2 500 000 руб.
В результате этой проводки на субсчете 55-1 «Аккредитивы» остаток увеличивается на указанную сумму. Эти деньги по – прежнему являются имуществом организации, но по условиям аккредитива организация не может ими свободно распоряжаться.
Если получатель платежа выполнит все условия аккредитива, то эти деньги будут отправлены банком на его расчетный счет. Аккредитив будет закрыт, а в бухгалтерский учет организации вносится следующая запись:
Дебет 62 – Кредит 55-1 – 2 500 000 руб.
В результате этой проводки указанная сумма списывается с субсчета 55-1 и одновременно погашается задолженность перед получателем.
Но если получатель платежа не выполнит условия аккредитива, то по истечении срока действия аккредитив закрывается, а зарезервированная сумма возвращается на расчетный счет организации. В бухгалтерском учете это событие отражается следующей проводкой:
Дебет 51 – Кредит 55-1 – 2 500 000 руб.
При аккредитивной форме расчетов между организациями допускается частичный платеж по аккредитиву, когда сумма аккредитива используется не полностью. В этом случае закрытие аккредитива оформляется двумя проводками, первая из которых означает погашение задолженности перед получателем платежа, а вторая – возврат неиспользованной части суммы аккредитива на расчетный счет организации – плательщика.
На субсчете 55-2 «Чековые книжки» учитываются денежные средства, находящиеся в чековых книжках. Имеются в виду лимитированные чековые книжки, при оформлении которых коммерческий банк депонирует соответствующую сумму.
Проводка, отражающая депонирование суммы лимита 100 000 руб., может выглядеть следующим образом:
Дебет 55-2 – Кредит 51 – 100 000 руб.
Организация обязана вести аналитический учет по каждой оформленной чековой книжке. Для этого в ее рабочем плане счетов могут быть открыты субсчета к субсчету 55-2 «Чековые книжки» более высокого порядка.
Передача заполненного чека деловому партнеру (который после этого становится чекодержателем) в бухгалтерском учете не учитывается. Отражается более позднее событие: оплата банком предъявленного чека. Проводка, отражающая оплату чека на сумму 75 000 руб., предъявленного чекодержателем, может выглядеть следующим образом:
Дебет 62 – Кредит 55-2 – 75 000 руб.
Организация может вернуть банку не до конца использованную чековую книжку. При этом банк должен вернуть неиспользованную часть лимита на расчетный счет. Данное событие может быть оформлено следующей проводкой:
Дебет 51 – Кредит 55-2 – 25 000 руб.
На субсчете 55-3 «Депозитные счета» учитывается движение средств, вложенных организацией в банковские и другие вклады. Перечисление денежных средств во вклады отражается по дебету субсчета 55-3 «Депозитные счета» в корреспонденции со счетом 51 «Расчетные счета». При возврате банком сумм вкладов в бухгалтерском учете производятся обратные записи.
Для отражения затянувшегося процесса перечисления денежных средств с одного счета на другой, когда денежные средства с одного счета уже списаны, а на другой счет еще не зачислены, используется счет 57 «Переводы в пути».
Например, при взносе наличными в вечернее время средства на расчетный счет могут быть зачислены только на следующий день. В бухгалтерском учете такая ситуация отражается двумя проводками. В первый день записывается проводка:
Дебет 57 – Кредит 50,
на следующий день:
Дебет 51 – Кредит 57.
Первая проводка записывается на основании записи кассовой книги организации, вторая – на основании выписки с банковского счета.
Валютные счета
Денежные расчеты с другими российскими организациями и гражданами российская организация имеет право осуществлять только в валюте Российской Федерации – в рублях. За нарушение этого правила организация может быть оштрафована.
Деловые партнеры российских организаций могут быть не только в России, но и за границей. Хозяйственные операции продажи или покупки товаров или услуг с участием иностранного делового партнера объединяются понятием экспортно-импортные операции.
Если расчеты с иностранным партнером предполагается вести в иностранной валюте, организации необходимо открыть в коммерческом банке расчетный счет в иностранной валюте – валютный счет.
Денежные операции с использованием иностранных валют – поступление денег на валютный счет, списание денег с валютного счета, а также обмены иностранных валют на рубли и обратно объединяются понятием валютные операции.
Деньги в иностранной валюте, хранящиеся на валютном счете организации, являются ее собственностью. Право использования этой собственности весьма ограничено. Валютный счет может использоваться для расчетов с иностранной организацией, а также для ограниченного круга денежных расчетов с российскими организациями, связанных с экспортно-импортными операциями.
Для валютных операций используются собственные формы документов.
Для учета операций по валютным, а также по расчетным счетам, открытым в иностранных банках, предназначен счет 52 «Валютные счета». Учет денежных средств на этом счете ведется в рублях, что соответствует общему правилу бухгалтерского учета: все имущество и все обязательства организации должны быть измерены в российской денежной единице. Параллельно с рублевым учетом на валютных счетах ведется аналитический учет в иностранной валюте.
Иностранная валюта пересчитывается в рубли по официальному курсу Банка России.
Рассмотрим примеры записи проводок с использованием валютных счетов.
Допустим, ООО «Белая ромашка» заключило договор поставки своей продукции иностранной фирме. По условиям этого договора денежные расчеты ведутся в евро.
Для того чтобы российская организация могла получать деньги от иностранного партнера, в своем коммерческом банке она открывает валютный счет для хранения безналичных евро. В рабочем плане счетов российская организация открывает субсчет 52-EUR «Валютный счет в евро» для учета безналичных денежных средств в евро и субсчет 62-EUR «Расчеты с иностранным покупателем в евро». По обоим этим субсчетам ведется учет в рублях и предусматривается ведение параллельно аналитического учета в евро.
Поступление денег на валютный счет отражается следующей проводкой:
Дебет 52 – Кредит 62 – сумма в евро – 50 000,00;
в рублях 2 100 000,00.
Рублевая сумма представленной проводки рассчитана путем арифметической операции: 50 000 42,000 = 2 100 000 руб., где 42,000 руб./евро – официальный курс Банка России, действующий на дату учета операции.
Курсы валют со временем изменяются, и это создает проблемы для бухгалтерского учета. Например, если на дату составления бухгалтерской отчетности курс евро станет другим, то рублевая оценка остатка на валютном счете получится неверной. Для того чтобы откорректировать рублевый остаток на валютном счете, нужно сделать корректирующую проводку.
Допустим, на дату составления промежуточной бухгалтерской отчетности на валютном счете российской организации по – прежнему хранится сумма 50 000 евро, но курс евро изменился и составил 42,040 руб./евро. Рублевая оценка этого остатка теперь составит: 50 000 42,04 = 2 102 000 руб.
Увеличение рублевого остатка по валютному счету учитывается по кредиту субсчета 91-1 «Прочие доходы» и отражается следующей проводкой:
Дебет 52 – Кредит 91-2 – 2000,00.
Эта сумма представляет собой курсовую разницу – изменения рублевых остатков по валютным денежным счетам и по счетам расчетов в иностранной валюте, которые вызваны колебаниями валютных курсов. Курсовые разницы отражаются на субсчетах 91-1 «Прочие доходы» и 91-2 «Прочие расходы».
Выводы
1. Расчетный счет в коммерческом банке – это основное средство для хранения денег организации.
2. Организация распоряжается деньгами на своем расчетном счете, передавая коммерческому банку платежные банковские документы, которые оформляются согласно установленным правилам. Подписывать платежные документы от имени организации имеют право только те лица, образцы подписей которых имеются в коммерческом банке.
3. Организация может снимать со своего счета деньги в наличной форме, используя для этого чековую книжку.
4. Наиболее часто используется платежное поручение, которое представляет собой распоряжение владельца счета (плательщика) обслуживающему его банку перевести определенную денежную сумму на счет получателя.
5. В отдельных случаях для упрощения документооборота между деловыми партнерами используется платежное требование. В этом случае инициатором платежа является получатель.
6. Если деловые партнеры не доверяют друг другу, банковская система позволяет застраховать партнеров от взаимного невыполнения обязательств путем использования аккредитива.
НАЛИЧНЫЕ ДЕНЬГИ
Наличные деньги организации хранятся в подразделении, которое называется кассой, приемом и выдачей наличных денег занимаются его работники – кассиры.
Кассовые операции
Операции приема наличных денег и выдачи денег объединяются понятием кассовые операции. Кассовая операция – это частный случай хозяйственной операции.
Кассовые операции выполняются в следующем порядке.
1. Бухгалтер оформляет ервичный документ по приходу или расходу наличных денег и регистрирует его в журнале регистрации, находящемся в бухгалтерии.
2. Бухгалтер или любой другой работник передает первичный документ кассиру.
3. Кассир выполняет кассовую операцию: выдает денежную сумму лицу, которое указано в документе, или принимает деньги от указанного лица.
4. Сразу после этого кассир регистрирует кассовую операцию в кассовой книге, находящейся в кассе. Кассовая книга ведется под копирку в двух экземплярах.
5. В конце рабочего дня кассир подводит остаток по кассовой книге, сверяет его с остатком денег в кассе, затем отрывает из кассовой книги отчет кассира – это второй экземпляр листа кассовой книги с записями под копирку, и сдает его бухгалтеру вместе с приходными и расходными документами. Бухгалтер расписывается в первом экземпляре листа в том, что получил отчет кассира и все приходные и расходные документы.
Между бухгалтерией и кассой существует следующее разделение труда: бухгалтерия работает с документами, т. е. оформляет кассовые документы и контролирует их исполнение, а касса непосредственно принимает и выдает деньги. Инициатива кассовых операций исходит от бухгалтерии и руководства организации, но не от кассира. Кассир по своей воле не может ни выдать, ни принять денег.
Все кассовые документы на выдачу и получение денег оформляются в бухгалтерии. Туда же они возвращаются после того, как кассир их исполнит. Документы на выдачу и получение денег оформляются только в одном экземпляре. Для приема наличных денег в кассу предназначены приходные кассовые ордера, для выдачи – расходные кассовые ордера. Кроме того, для организации массовых выплат денег работникам организации могут использоваться платежные ведомости или расчетно-платежные ведомости.
Расходные ордера и ведомости подписывают руководитель организации и главный бухгалтер. Приходный ордер подписывает только главный бухгалтер.
Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, его подпись на расходных кассовых ордерах необязательна.
Исправления в кассовых документах не допускаются.
Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.
При получении приходного или расходного кассового ордера или ведомости кассир обязан проверить следующее:
• наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе – наличие разрешительной надписи (подписи) руководителя организации;
• правильность оформления документов;
• наличие перечисленных в документах приложений.
При несоблюдении любого из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления.
В качестве дополнительного средства защиты от возможного мошенничества кассиру следует соблюдать следующее правило: все кассовые документы принимаются им только от работника бухгалтерии.
Принимаются и выдаются деньги по ордерам только в день их составления.
Деньги по ведомостям выдаются в течение трех рабочих дней. По истечении этого срока кассир должен сделать следующее:
• в ведомости против фамилии лиц, которым не произведены выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки «Депонировано»;
• в конце ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по ведомости и расписаться;
• если не все работники, указанные в ведомости, получили причитающиеся им суммы, заполнить документ под названием реестр депонированных сумм;
• передать ведомость и реестр депонированных сумм в бухгалтерию.
Если деньги выдаются по ведомости, то после их выдачи все равно оформляется расходный кассовый ордер – в самой ведомости в специально отведенном месте или в виде отдельного бумажного документа. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда, регистрируются после того, как кассир сдаст ведомость бухгалтеру.
Работникам организации, которые вовремя не получили причитающиеся им по ведомости деньги, они могут быть выданы позже на основании расходных кассовых ордеров.
Выдача денег физическим лицам, которые не являются работниками организации, производится только по расходным кассовым ордерам.
При выдаче денег по расходному кассовому ордеру кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя (например, паспорта), записывает в расходном кассовом ордере наименование и номер документа, кем и когда он выдан, получатель расписывается в ордере. Если выплата денег производится по ведомости, то получатели также предъявляют документы, удостоверяющие их личности, и расписываются в соответствующей графе платежного документа. Но сведения о предъявленных документах кассир не регистрирует, что логично: деньги по ведомостям могут выдаваться только работникам организации, а сведения об их документах у организации имеются.
Кассир выдает деньги лицу, указанному в расходном кассовом документе. Кроме того, деньги могут быть выданы другому лицу – по доверенности. Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.
Доверенности могут использоваться в разных случаях. Когда работник доверяет получить свою заработную плату (или иные выплаты, связанные с трудовыми отношениями) другому работнику организации, он может составить доверенность в рукописном виде и заверить ее у руководителя организации. Но если работник доверяет получить причитающиеся ему деньги человеку, который не является работником организации (пусть даже своему супругу или супруге), то такая доверенность должна быть заверена у нотариуса.
Все операции поступления и выдачи наличных денег кассир учитывает в кассовой книге. Каждая организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера.
При обеспечении полной сохранности кассовых документов кассовую книгу можно вести автоматизированным способом, т. е. с использованием компьютера и бухгалтерской компьютерной программы.
Ежедневно в конце рабочего дня кассир распечатывает на компьютере вкладной лист кассовой книги и отчет кассира. Эти листы имеют одинаковое содержание и включают все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Если вкладной лист кассовой книги является последним за месяц, на нем должно печататься общее количество листов кассовой книги за завершившийся месяц.
Распечатанные вкладной лист кассовой книги и отчет кассира кассир обязан проверить, подписать и передать бухгалтеру. Бухгалтер должен расписаться на вкладном листе кассовой книги в том, что он получил отчет кассира и все приходные и расходные кассовые документы, и вернуть вкладной лист кассовой книги кассиру.
По окончании календарного года вкладные листы кассовой книги брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации, и книга опечатывается.
Обычно кассир работает с той же компьютерной бухгалтерской программой, что и бухгалтеры организации, только кассир использует ограниченное количество функций этой программы. Программа существенно облегчает работу кассира по регистрации кассовых операций. Подсчет количества листов и распечатывание информации о количестве листов кассовой книги выполняются с помощью компьютерной бухгалтерской программы.
Кассовые документы
Кассовые операции оформляются документами, имеющими типовые формы.
Прием денег в кассу организации осуществляется на основании приходного кассового ордера. При мерный вид приходного кассового ордера, подготовленный бухгалтерией и подписанный кассиром, представлен ниже.
Представленный выше приходный кассовый ордер является документарным оформлением следующего хозяйственного события ООО «Белая ромашка»: индивидуальный предприниматель (ИП) Глебов вносит в кассу организации денежную сумму в качестве предварительной оплаты за товары, перечисленные в счете № 7.
Этот документ составляется в бухгалтерии организации и передается в кассу. Кассир принимает указанную в ордере сумму у предпринимателя Глебова, расписывается в ордере два раза (в левой и правой его частях), отрывает от приходного ордера квитанцию (правую его часть) и передает ее предпринимателю.
В правой части ордера – на квитанции проставлен оттиск круглой печати ООО «Белая ромашка». Это сделано для того, чтобы в случае недоразумений у предпринимателя было подтверждение того факта, что он действительно заплатил денежную сумму этой организации. Если ООО «Белая ромашка» не передает ему оплаченные товары, то этот корешок кассового ордера предприниматель сможет предъявить в суде.
Пример заполненного и уже оплаченного расходного кассового ордера ООО «Белая ромашка» представлен ниже.
Данным документом оформлено следующее хозяйственное событие ООО «Белая ромашка»: его работник Сергеев получил из кассы денежную сумму на хозяйственные расходы в интересах организации на основании приказа № 9 его руководителя.
Документ, подготовленный в бухгалтерии, передан в кассу. Кассир выдал указанную сумму взамен росписи работника в нижней части ордера. Кроме того, работник сам вписал полученную денежную сумму в нижней части ордера, выше своей подписи.
Если бы денежная сумма выдавалась физическому лицу, не являющемуся работником организации, то кассир потребовал бы от него документ, удостоверяющий личность, и вписал сведения о документе в нижней части ордера. Но поскольку получатель денег является работником организации, смысла в подобных действиях нет.
Полностью оформленный и подписанный расходный кассовый ордер остается в кассе организации и в конце того же рабочего дня передается в бухгалтерию. А физическое лицо уходит из кассы лишь с деньгами, от самого расходного ордера у него не остается ничего.
Пример платежной ведомости на выдачу заработной платы, подготовленной бухгалтерией ООО «Белая ромашка» для передачи в кассу, представлен ниже.
На первом листе ведомости ставятся разрешительные подписи главного бухгалтера и руководителя организации. После этого ведомость передается в кассу.
В течение трех рабочих дней после оформления ведомости кассир может выдавать по этой ведомости заработную плату работникам организации. После того как зарплату получат все работники организации или по истечении указанных трех рабочих дней кассир заполняет нижнюю часть последнего листа ведомости (которая в представленном примере показана незаполненной), реестр депонированных сумм (если остались работники, не получившие заработную плату) и возвращает ведомость и реестр депонированных сумм в бухгалтерию.
Реестр депонированных сумм представляет собой список работников организации, не получивших зарплату вовремя, с указанием причитающихся им денежных сумм.
Естественно, при использовании компьютерной бухгалтерской программы предполагается, что кассовые документы, в том числе платежные ведомости, будут распечатываться с помощью компьютера.
Примеры кассовых операций
Рассмотрим на конкретных примерах порядок регистрации кассовых операций в кассе и бухгалтерии организации.
Но начнем с отражения кассовых операций в бухгалтерии организации после их регистрации кассиром в кассовой книге.
В нижней части последней страницы заполняется следующий фрагмент:
Фрагмент страницы журнала проводок по операциям, соответствующим рассмотренным выше кассовым документам, представлен ниже:
Представленный фрагмент содержит проводки, соответствующие кассовым операциям ООО «Белая ромашка» за конкретный день. В этот день произошли хозяйственные события, которые уже рассматривались: касса организации получила денежную сумму от предпринимателя Глебова, выдала другую сумму работнику организации Сергееву, выдала основную часть зарплаты работникам организации.
Фрагмент страницы Главной книги по счету 50 «Касса» с записями движения средств по счету в течение той же даты на основании записей журнала проводок будет выглядеть следующим образом:
Источником информации для бухгалтерии, на основании которой делаются все эти записи, может быть только кассовая книга. Кассовые документы, хотя и оформляются в бухгалтерии, означают, что хозяйственные события только планируются, но могут и не произойти.
Кассовая книга выглядит проще, если она ведется с помощью компьютера. При этом она распечатывается в виде отдельных вкладных листов. Ниже представлен вкладной лист кассовой книги с записями тех же хозяйственных событий:
В кассовой книге зафиксированы три кассовые операции, но кассир сдал в бухгалтерию только два исполненных кассовых документа – один приходный и один расходный. Эта нестыковка связана с тем, что выдача зарплаты по четвертому документу – платежной ведомости еще не закончена. Платежная ведомость будет сдана в бухгалтерию только после завершения процедуры выдачи зарплаты.
Вкладной лист содержит все предусмотренные реквизиты листа кассовой книги. Как уже упоминалось, одновременно с вкладным листом распечатывается его копия – отчет кассира.
Ниже представлен внешний вид лицевой стороны листа кассовой книги при рукописном способе ее ведения. Оборотная сторона листа кассовой книги выглядит так же. Перед заполнением лист следует согнуть и подложить копирку так, чтобы одновременно заполнялись лицевая и оборотная стороны:
Ответственность кассира и организации
Кассир обязательно является материально ответственным лицом. При поступлении на работу с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.
Кассир обязан иметь личную печать. Все наличные деньги должны храниться в помещении кассы в несгораемых металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, причем эти ключи запрещается оставлять в условленных местах, передавать посторонним лицам, изготавливать их неучтенные дубликаты.
Читать бесплатно другие книги:
