Бухгалтерский учет с нуля Крюков Андрей
Параллельно на субсчетах 90-9 и 91-9 будут накапливаться две составляющие общей прибыли (или убытка): соответственно прибыль (убыток) от основной деятельности и прочая прибыль (прочий убыток). При этом на этих двух субсчетах прибыли и убытки будут отражаться с противоположным значением: прибыль будет представлена как дебетовое сальдо, а убыток – как кредитовое сальдо. Но благодаря этому итоговое сальдо по счетам 90 и 91 будет получаться нулевым.
Непосредственно на счете 99 отражаются другие виды расходов и доходов. В частности, на этом счете будет отражаться начисленный налог на прибыль.
Так, расчет налога на прибыль по итогам марта в сумме 17 641 руб. бухгалтерия организации «Белая ромашка» отразит следующим образом:
Начисление налога на прибыль
Таким образом, на счете 99 накапливается так называемая чистая прибыль, которая остается в распоряжении организации после налогообложения. А на субсчетах 90-9 и 91-9 накапливаются компоненты прибыли организации до налогообложения.
В конце финансового года делается ряд дополнительных проводок, которые призваны обнулить сальдо на временных счетах с целью подготовки временных счетов к новому финансовому году.
На бухгалтерском языке обнуление сальдо счета называется закрытием счета.
В частности, в конце финансового года следует закрыть все субсчета счетов 90 и 91, чтобы подготовить их к учету доходов и расходов следующего финансового года. Это делается проводками закрытия этих субсчетов, которые переносят сальдо, накопленное на каждом субсчете счета 90, на субсчет 90-9, а сальдо, накопленное на каждом субсчете счета 91, – на субсчет 91-9. В итоге остатки всех субсчетов счетов 90 и 91 станут нулевыми, но итоговые сальдо синтетических счетов 90 и 91 это не изменит – они останутся нулевыми.
Кроме того, требуется подготовить к новому финансовому году и сам счет 99.
Самая последняя проводка завершающегося финансового года закрывает счет 99 путем переноса его сальдо на счет 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)». Эта проводка превра щает накопившуюся чистую прибыль (или убыток) текущего года в прибыль (или убыток) прошлых лет.
Например, если сальдо счета 99 на конец года получится кредитовым и составит сумму 515 000 руб. (т. е. если в завершающемся финансовом году будет получена прибыль на указанную сумму), то самая последняя проводка финансового года будет выглядеть следующим образом:
Завершение финансового года
Простая запись
Такие бухгалтерские понятия, как «актив», «пассив», «дебет» и «кредит», применимы только к балансовым счетам. Все эти понятия используются в проводке, которая представляет собой описание события хозяйственной жизни организации, составленное по правилам двойной записи.
Соответственно в проводке могут использоваться только балансовые счета.
Но малозначительные хозяйственные события отражаются с использованием забалансовых счетов и по правилам простой записи.
Простая запись – это описание хозяйственного события, в котором задействован только один счет, причем этот счет не определяется как счет дебета или кредита, это просто счет. Простая запись выглядит как упрощенная проводка.
Например, простая запись отражения факта поступления материальных ценностей на ответственное хранение, которые согласно сопровождающим документам стоят 4 000 000 руб., может иметь следующий вид:
Поступление материальных ценностей на ответственное хранение
А простая запись факта возврата этих же материальных ценностей их владельцу может выглядеть следующим образом:
Возврат материальных ценностей с ответственного хранения
Для забалансовых счетов в Главной книге также вводятся страницы, но записи в них более краткие, чем записи для балансовых счетов.
Например, страница Главной книги счета 002 с отражением представленных здесь простых записей может выглядеть следующим образом:
Счет 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение»
Сальдо забалансового счета также не будет ни дебетовым, ни кредитовым.
Внешнее различие между двойной записью (проводкой) и простой записью заключается лишь в том, что в простой записи используется один счет, а в проводке – два счета. Если бухгалтерский учет ведется в бумажной форме, то для простых записей могут использоваться тот же журнал и те же таблицы. При этом графа таблицы для второго счета не используется.
Этот же подход применяется в компьютерных бухгалтерских программах. Простые записи можно вносить в них вперемежку с проводками, и они будут выглядеть так же, как проводки. Простая запись отличается от проводки тем, что в простой записи второй счет не указывается или в качестве второго счета указывается какой-нибудь ничего не значащий, фиктивный счет, например, счет 00. Компьютерная программа дополнительно контролирует бухгалтера, чтобы он не мог сделать ошибочную запись. Правильная бухгалтерская программа не позволит бухгалтеру записать проводку с использованием двух счетов, один из которых является балансовым, а другой – забалансовым, ведь оба счета в проводке должны быть балансовыми!
Выводы
1. Бухгалтерский счет – это основной бухгалтерский измеритель группировки информации о стоимости имущества организации, ее долгах и должниках.
2. Основной классификацией бухгалтерских счетов является их деление на активные и пассивные счета. На активных счетах отражаются активы организации, т. е. ее имущество и долги со стороны внешнего мира. На пассивных счетах отражаются пассивы организации, т. е. ее долги внешнему миру, включая средства, вложенные в организацию ее собственником. Бухгалтерские счета, которые в зависимости от ситуации могут быть как активными, так и пассивными, называются активно-пассивными счетами.
3. Использование понятий «дебет» и «кредит» позволяет существенно облегчить бухгалтерский учет. Дебет означает увеличение актива или уменьшение пассива. Кредит означает уменьшение актива или увеличение пассива.
4. Элементарная бухгалтерская запись события хозяйственной жизни организации на бухгалтерском языке называется проводкой. Проводка содержит три основных элемента: счет дебета, счет кредита, денежная сумма. Именно потому, что в проводке задействуется два счета, современная бухгалтерия называется двойной.
5. Для описания хозяйственных событий, не касающихся имущества и обязательств организации, используется простая запись, которая отличается от проводки тем, что в ней используются не два, а только один забалансовый счет.
СИСТЕМА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
Систему бухгалтерского учета образуют средства регистрации хозяйственных операций, в частности, журнал проводок и Главная книга, а также средства для подготовки рабочих отчетов и официальной бухгалтерской отчетности.
Оборотная ведомость
Исходная информация, необходимая для составления бухгалтерских отчетов, теперь содержится в Главной книге. Так как Главная книга большая, а информации, необходимой для составления отчетов, в ней недостаточно, бухгалтеру имеет смысл выполнить небольшую предварительную работу: выписать эту информацию и включить ее в оборотную ведомость.
Оборотная ведомость представляет собой перечень оборотов и остатков по счетам за определенный период времени.
Оборотная ведомость организации «Белая ромашка» представлена в таблице.
Каждая строка таблицы соответствует итогам по одному листу Главной книги. В частности, строка оборотной ведомости для счета 51 «Расчетные счета» здесь соответствует листу Главной книги счета 51, который был показан ранее.
Начальное сальдо – сальдо счета на начало отчетного периода. Конечное сальдо – сальдо на конец отчетного периода.
Итоговые суммы образуют три пары равных результатов. Это следует из принципа двойной записи. Отсутствие равенства в какой– либо паре будет означать, что оборотная ведомость заполнена неправильно.
Из перечня счетов, задействованных в представленной оборотной ведомости, видно, что организация «Белая ромашка» является производственным предприятием.
Представленная выше оборотная ведомость имеет небольшой недостаток: в ней не указаны итоговые данные по счетам, которые имеют субсчета. Соответствующая информация распределена по субсчетам.
Информацию по таким счетам можно получить простым суммированием данных по субсчетам. Полученные результаты можно было бы включить в оборотную ведомость в виде дополнительных строк.
Но возможен и другой вариант – составить отдельную оборотную ведомость, которая не содержит субсчетов.
Такая оборотная ведомость будет иметь более компактный вид (с. 111–112)
Обратим внимание на то, как рассчитано конечное сальдо по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». По этому счету получилось два сальдо: одно дебетовое, другое кредитовое. Дебетовое сальдо этого счета (4600 руб.) рассчитано как сумма дебетовых сальдо по субсчетам счета 60, а кредитовое сальдо (559 320 руб.) – как сумма кредитовых сальдо по субсчетам счета 60.
Дебетовое сальдо по счету 60 представляет собой дебиторскую задолженность поставщиков, т. е. общую сумму долгов поставщиков организации «Белая ромашка». Кредитовое сальдо по счету 60 представляет собой кредиторскую задолженность, т. е. общую сумму долгов организации «Белая ромашка» своим поставщикам.
Двойное сальдо, рассчитанное по такой методике, называется развернутым сальдо.
Развернутым называется сальдо по активно-пассивному счету, имеющему субсчета, которое состоит из двух составляющих: дебетового и кредитового сальдо.
Дебетовое сальдо счета – это сумма всех дебетовых сальдо субсчетов, т. е. сумма остатков по субсчетам, на которых остатки получились дебетовыми, а кредитовое сальдо счета – это сумма всех кредитовых сальдо субсчетов, т. е. сумма остатков по субсчетам, на которых остатки получились кредитовыми.
Обратите внимание: в словах дебитор, дебиторская задолженность, которые кажутся произошедшими от слова дебет, вместо второй буквы «е» пишется буква «и» (Но: дебетовое сальдо.), что объясняется латинским происхождением этих слов. Различие прослеживается в исходных словах: debitum (долг), debet (он должен), debitor (должник). Русское слово дебет происходит от латинского слова debet, а русское слово дебитор – от латинского слова debitor. Каждое из двух этих понятий в русском языке имеет свои собственные производные понятия.
Развернутое сальдо раздельно показывает, сколько должны организации и сколько должна сама организация.
Например, по счету 60 на конец периода оборотной ведомости организация должна 559 320 руб., а организации должны 4600 руб. Для счета 60 легко рассчитать обычное, свернутое сальдо в виде одного числа. Получилась бы сумма 554 720 руб. по кредиту, т. е. как будто организация должна 554 720 руб., а организации никто ничего не должен. Но польза от полученного результата невелика. Расчет свернутого сальдо – это, по сути, искусственный взаимозачет долгов, совершенно не связанных между собой. Такой расчет сглаживает реальную картину финансового положения организации.
В представленной оборотной ведомости без субсчетов конечное сальдо получилось двойным не только по счету 60, но и по счету 62. То есть по счету 62 на конец расчетного периода имеются как долги организации покупателям (вероятно, в виде готовой продукции, которую покупатели уже оплатили, а организация им еще ее не выдало), так и долги покупателей организации (вероятно, в виде денег, которые покупатели должны заплатить организации за уже полученную готовую продукцию).
Более точное название оборотной ведомости – оборотно-сальдовая ведомость, поскольку оборотная ведомость содержит не только обороты, но и остатки (сальдо). Кроме того, оборотная ведомость может называться оборотным балансом.
После того как оборотная ведомость будет составлена, бухгалтерия может приступить к заполнению официально утвержденных форм бухгалтерских отчетов. Они составляются для руководителя и собственника, а также для государства в лице налоговой инспекции и других заинтересованных пользователей.
Основными официальными бухгалтерскими отчетами являются:
• бухгалтерский баланс;
• отчет о прибылях и убытках.
Бухгалтерский баланс
Бухгалтерский баланс показывает состояние имущества и обязательств организации на выбранный момент времени. В комплекте бухгалтерской отчетности баланс составляется на момент окончания отчетного периода.
Баланс организации «Белая ромашка» на момент окончания месяца может быть представлен в виде следующей таблицы:
Общество с ограниченной ответственностью «Белая ромашка» Баланс на 31 марта 20** года (руб.)
Баланс состоит из двух сторон: левой и правой. Левая сторона баланса – это активы, а правая сторона – это пассивы.
Отдельные записи баланса называются статьями баланса. Статья баланса состоит из названия и денежной оценки. В левой части баланса размещаются так называемые активные статьи баланса, а в правой части баланса – пассивные статьи баланса.
Все данные для баланса взяты непосредственно из оборотной ведомости без субсчетов. Дебетовые сальдо из этой ведомости помещены в левую часть баланса, а кредитовые сальдо – в правую.
В качестве названий статей приведенного выше баланса почти без изменений использованы названия счетов. Небольшое отступление от этого правила связано со статьями баланса, которые отражают активно-пассивные счета, сальдо которых получилось развернутым (счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»). Данные по каждому из этих счетов указаны как в левой, так и в правой части баланса. Названия соответствующих статей баланса немного различаются.
Номера счетов в балансе не показываются. Имеется в виду, что пользователи, для которых составляется баланс (например, собственник и руководитель), должны понимать, что означает, допустим, понятие «основные средства». Но им совершенно не обязательно знать, что соответствующий счет имеет номер 01.
При составлении баланса можно пойти навстречу пользователям баланса еще дальше и изменить названия его статей так, чтобы пользователям было еще понятнее, о чем идет речь. Например, название статьи «Основное производство» можно заменить на более понятное «Затраты в незавершенном производстве».
Денежные суммы в балансе показаны в тысячах или миллионах рублей.
Представленный баланс получен практически путем переноса данных из оборотной ведомости. Но на практике эти данные дополняются информацией по некоторым счетам.
Так, в балансе обычно объединяют информацию по счетам 01 «Основные средства» и 02 «Амортизация основных средств» путем вычитания кредитового сальдо по счету 02 из дебетового сальдо по счету 01. Результат называется остаточной стоимостью основных средств.
В этом проявляется двойственный характер счета 02, о котором уже неоднократно говорилось. Формально счет 02 относится к пассивным счетам, а по сути – к активным. При составлении баланса бухгалтер исходит из сути и отражает итоговую сумму счета 02 вместе с активами в левой части баланса.
В представленном балансе это делать не пришлось, поскольку ООО «Белая ромашка» – организация новая и основные средства еще не имеют амортизации.
В левой части баланса показано имущество организации и долги внешнего мира организации, в правой части баланса – источники, за счет которых профинансированы статьи левой части баланса.
Итоговая сумма левой части баланса равна итоговой сумме правой части. Отсюда происходит название этого бухгалтерского отчета – баланс означает равновесие.
Как уже говорилось, баланс составляется в первую очередь в интересах собственников и руководителей организации и дает ответы на многие вопросы, но прежде всего на два основных:
1. Откуда у организации средства на ведение деятельности, т. е. каковы ее источники финансирования? Ответ на этот вопрос можно получить из правой части баланса. Кроме собственника организации, которого можно считать постоянным источником финансирования, в правой части баланса показаны временные источники финансирования, такие, как деловые партнеры, работники организации или государство.
2. Как распределены эти средства, т. е. на что они потрачены? Ответом на этот вопрос является левая половина баланса. Средства, которые были собраны со всех источников финансирования, существуют в формах денег, материальных и нематериальных ценностей, а также дебиторской задолженности со стороны деловых партнеров.
Статьи баланса расположены в определенном порядке, который отличается от порядка расположения счетов в типовом Плане счетов.
Для активных статей баланса соблюдается следующий принцип. Чем раньше можно ожидать превращения учитываемого актива в деньги или в другой актив, тем ниже в балансе располагается статья. В самой нижней части актива баланса находятся статьи учета денег.
Пассивные статьи баланса упорядочены по аналогичному принципу. Чем раньше предполагается погашение кредиторской задолженности, тем ниже в балансе размещена статья.
Баланс является исходным материалом для многих экономических расчетов. Поэтому информация в балансе упорядочивается в соответствии с экономическим смыслом.
Статьи баланса объединяются в разделы, которые определены в соответствии с классификацией бухгалтерских счетов по экономическому смыслу, представленной на рис. 1.6.
Активные статьи баланса распределены по двум разделам – «Оборотные активы» и «Внеоборотные активы». Экономический смысл этих разделов разный.
Оборотные активы – это денежные средства, а также материальные ценности и дебиторская задолженность, которые будут обращены в деньги или другие активы не позднее чем через год.
Внеоборотные активы – это активы с продолжительностью использования более одного года. К ним относятся основные средства, нематериальные активы, долгосрочные финансовые вложения.
Разделение активов на оборотные и внеоборотные активы имеет следующий экономический смысл. Оборотные активы – это вложения денег в развитие организации тактического характера, а внеоборотные активы – это вложения денег стратегического характера.
Определенный уровень оборотных активов обеспечивает бесперебойную текущую работу организации. Нехватка средств в оборотных активах может приводить к простоям. Вложение дополнительных средств в оборотные активы может дать в короткий срок финансовый результат.
А определенный уровень внеоборотных активов обеспечивает долговременное развитие организации. Результат от вложения денег во внеоборотные активы сказывается, как правило, не сразу. Приобретение новых внеоборотных активов может быть отложено на месяц-другой без большого ущерба для организации.
Пассивные статьи приведенного выше баланса распределены по разделам «Собственные средства» и «Краткосрочные обязательства».
Собственные средства – это пассивы, представляющие средства собственника организации. Краткосрочные обязательства – это кредиторская задолженность организации, которая должна быть погашена в срок менее года.
Реальный баланс в пассивной части должен содержать также раздел «Долгосрочные обязательства». В этом разделе показывается кредиторская задолженность, которую организация должна погасить в срок более года. Но в балансе организации «Белая ромашка» этот раздел исключен, поскольку у нее долгосрочных обязательств нет.
Бухгалтерский баланс на типовом бланке
В этой главе представим баланс организации «Белая ромашка» на типовом бланке.
В отличие от баланса, который был представлен выше, пассивные статьи размещены не справа, а ниже активных статей. Количество статей баланса увеличилось. Добавлена графа для данных на начало отчетного периода (т. е. на начало финансового года). Но поскольку хозяйственная деятельность организации «Белая ромашка» только началась, эта графа осталась незаполненной, как и большинство строк баланса.
В соответствии с правилами заполнения бухгалтерской отчетности статьи, по которым отсутствуют числовые значения показателей, прочеркиваются, т. е. ставится тире в соответствующем поле бланка.
Баланс имеет объемную «шапку», которая содержит информацию о кодах, присвоенных организации территориальным органом государственной статистики.
Отчет о прибылях и убытках
Этот бухгалтерский отчет показывает компоненты, из которых сложилась сумма прибылей и убытков в правой части баланса. Отчет составляется по информации за определенный период. Отчет о прибылях и убытках организации «Белая ромашка» за месяц можно представить в виде следующей таблицы:
Информация для заполнения отчета о прибылях и убытках взята из оборотной ведомости организации «Белая ромашка», которая содержит субсчета.
Сумма в строке «Выручка» – это кредитовое сальдо по субсчету 90-1 «Выручка» минус дебетовое сальдо по субсчету 90-3 «Налог на добавленную стоимость».
Сумма в строке «Себестоимость продаж» – это дебетовое сальдо по субсчету 90-2 «Себестоимость продаж».
Сумма в строке «Валовая прибыль» – это разность между суммами первых двух строк. Она совпадает с дебетовым сальдо по субсчету 90-9 «Прибыль (убыток) от продаж».
Сумма в строке «Прочие затраты» – это дебетовое сальдо по субсчету 91-2 «Прочие расходы».
Сумма в строке «Прибыль» (до налога на прибыль) – это разница сумм предыдущих двух строк.
Сумма в строке «Налог на прибыль» – это кредитовый оборот субсчета 68-1 «Расчеты по налогу на прибыль» (точнее, оборот с дебета счета 99 «Прибыли и убытки» в кредит субсчета 68-1 «Расчеты по налогу на прибыль»).
Сумма в строке «Прибыль остающаяся в распоряжении предприятия» – это разница предыдущих двух строк и одновременно кредитовое сальдо по счету 99.
Чтобы конечная сумма отчета о прибылях и убытках совпадала с суммой прибыли в балансе, необходимо, чтобы отчет о прибылях и убытках был составлен за период с начала года. Это связано с тем, что прибыль, попадающая в баланс, накапливается за период с начала финансового года.
Например, для даты баланса 31 марта период соответствующего отчета о прибылях и убытках должен быть с 1 января по 31 марта, т. е. I квартал.
Если в качестве начала периода отчета принимается начало года, то расчет с таким периодом называется расчетом нарастающим итогом.
В случае с организацией «Белая ромашка», отчет о прибылях и убытках которой был составлен только за март, указанные даты совпали лишь потому, что организация начала работать только в марте. Следовательно, отчет о прибылях и убытках за I квартал имел бы такой же вид, как и отчет о прибылях и убытках за март.
Отчет о прибылях и убытках на типовом бланке
Информация, содержащаяся в «шапке» отчета о прибылях и убытках, во многом повторяет информацию «шапки» бухгалтерского баланса.
Некоторая новизна типовых бланков бухгалтерских отчетов заключается в том, что цифровые показатели, которые входят в итоговый показатель со знаком «минус», заключаются в круглые скобки. Так, в круглые скобки заключен показатель «Себестоимость проданных товаров, продукции, работ, услуг», который в расчете итогового показателя «Валовая прибыль» вычитается из показателя «Выручка (нетто) от продажи товаров, продукции, работ».
В типовых бланках бухгалтерской отчетности используется традиция американских финансистов заключать отрицательные числа в круглые скобки вместо простановки знака «минус».
Отчет дополнен графой для представления сведений об аналогичном периоде прошлого года. В данном конкретном случае эта графа осталась незаполненной:
Этапы бухгалтерского учета
Последовательность работы бухгалтерии организации в течение отчетного периода, описанная выше, представлена в виде схемы (рис. 1.11).
Бухгалтерия в течение отчетного периода собирает, изготавливает и регистрирует документы, подтверждающие произошедшие события хозяйственной жизни организации. Кроме того, некоторые из собранных документов отражают результаты инвентаризаций, которые должны проводиться с целью выявления и устранения отклонений между данными бухгалтерского учета, представленными в Главной книге и других учетных регистрах, и фактическим состоянием хозяйства организации.
Рис. 1.11. Последовательность работы бухгалтерии
По каждому документу в бухгалтерии делаются записи в журнале проводок и в Главной книге.
В конце каждого квартала по данным из Главной книги составляются дополнительные проводки, связанные с закрытием квартала, и затем составляется оборотная ведомость. После этого составляются бухгалтерские отчеты, в частности, бухгалтерский баланс и отчет о прибылях и убытках.
В приведенной схеме появилось новое понятие – «учетные регистры». К ним отнесены журнал проводок и Главная книга.
Вообще учетные регистры – это средства регистрации и группировки информации о событиях хозяйственной жизни организации. Учетные регистры могут иметь вид бухгалтерских книг или картонных карточек.
Оборотная ведомость занимает промежуточное положение между учетными регистрами и отчетами: она может относиться и к учетным регистрам, и к отчетам.
Совокупность учетных регистров с установленными порядком и способом записи в них называется формой бухгалтерского учета.
Упрощенно процедуру бухгалтерского учета можно представить следующей формулой:
документы – учетные регистры – бухгалтерские отчеты
Форма бухгалтерского учета
Представленная выше система ведения бухгалтерских записей с использованием двух бухгалтерских книг – журнала проводок и Главной книги – напоминает так называемую староитальянскую форму бухгалтерского учета, которую описал более пяти веков назад итальянский монах и математик Лука Пачоли (Luca Pacioli, 1445–1517) в первой печатной книге по бухгалтерскому делу.
Строго говоря, староитальянская форма бухгалтерского учета предусматривала ведение еще одной бухгалтерской книги – так называемый мемориал. Мемориал – это бухгалтерская книга, в которой можно было делать записи о произошедших хозяйственных событиях в свободной форме. А уже на основании этих свободных записей бухгалтер записывал проводки в журнале проводок. В системе ведения бухгалтерских записей, которая рассмотрена выше, мемориал заменили документы, собираемые бухгалтерами.
По староитальянской форме удобно вести бухгалтерский учет, когда бухгалтер в организации один. Но если бизнес усложняется, а бухгалтеров становится больше, то по системе с двумя книгами уже ничего не получится. Не будут же бухгалтеры вносить записи в эти две книгах по очереди! Нужно придумать, как разделить журнал проводок на несколько журналов, какие вспомогательные бухгалтерские книги при этом завести, как собирать сводную информацию для Главной книги.
За несколько столетий развития бухгалтерии было придумано много бумажных форм ведения бухгалтерского учета, которые по-разному решали эту задачу. Последним достижением отечественной бухгалтерской мысли стала так называемая журнально-ордерная форма бухгалтерского учета.
На рабочих столах бухгалтеров появились компьютеры, и все сложные бумажные формы, используемые для ведения бухгалтерского учета, стали ненужными. Компьютеры позволяют любому количеству бухгалтеров работать с общим журналом проводок, практически не мешая друг другу.
Так что круг развития бухгалтерской мысли замкнулся. Благодаря компьютерам бухгалтерский мир вернулся к своим истокам – к староитальянской форме бухгалтерского учета.
С помощью этой программы бухгалтер заполняет документы, записывает проводки и формирует бухгалтерские отчеты. Документы, проводки и отчеты бухгалтер может просматривать на экране компьютера, а также распечатывать в бумажном виде.
Если бухгалтеров в организации несколько, то компьютер устанавливается на каждое рабочее место. Компьютеры соединяются между собой проводами, образуя так называемую компьютерную сеть.
Компьютерная сеть – это удобно. Она позволяет всем бухгалтерам одновременно работать с одной и той же информацией – с одними и теми же документами и проводками, почти не мешая друг другу. Если один бухгалтер запишет новую проводку, то ее сразу же могут увидеть все остальные бухгалтеры.
Запись проводок по-прежнему остается основной текущей работой бухгалтера. Но теперь проводки записываются не с помощью шариковой авторучки в бумажный журнал, а с помощью компьютера в электронный журнал хозяйственных операций.
Электронный журнал хозяйственных операций – это компьютерное хранилище хозяйственных операций. А хозяйственной операцией, как уже упоминалось, называется совокупность проводок, соответствующих одному хозяйственному событию.
В бумажной бухгалтерии работать с хозяйственной операцией как таковой было неудобно. Основная работа велась с отдельными проводками.
Но с появлением на рабочем месте бухгалтера компьютера ситуация изменилась.
Электронный журнал хозяйственных операций удобнее своего аналога – бумажного журнала проводок. Бухгалтеры, работающие в компьютерной сети, могут открыть электронный журнал хозяйственных операций одновременно на нескольких компьютерах.
Текущая работа бухгалтера теперь и начинается, и заканчивается записью хозяйственных операций. Специально делать какие-либо записи в Главную книгу больше не нужно – это дело компьютера.
Теперь не надо сверять остатки по счетам Главной книги – это делает компьютер. А он не ошибается. Сумма дебетовых остатков у компьютера всегда совпадает с суммой кредитовых остатков.
Бухгалтерская программа позволяет автоматически формировать официальные бухгалтерские отчеты, основными из которых, как уже упоминалось, являются бухгалтерский баланс и отчет о прибылях и убытках.
Компьютерная форма бухгалтерского учета позволяет активнее пользоваться внутренними отчетами, которые предназначены для собственных нужд бухгалтерии.
Понятие отчет в компьютерной бухгалтерии стало гораздо шире, чем оно было в бумажной бухгалтерии. Одновременно в компьютерной бухгалтерии не употребляется понятие учетный регистр. Взаимосвязь здесь прямая: в одном месте прибыло за счет того, что в другом месте убыло.
В бумажной бухгалтерии к учетным регистрам относились средства регистрации и группировки информации о событиях хозяйственной жизни организации. Учетные регистры имели вид бухгалтерских книг или картонных карточек.
В компьютерной бухгалтерии понятие учетный регистр вышло из употребления, поскольку в ней нет регистрации, которая делалась в бумажной бухгалтерии. В компьютерной бухгалтерии любая информация вводится пользователем только один раз, а все вторичные действия выполняет компьютер.
К внутренним отчетам в компьютерной бухгалтерии отнесено многое из того, что в бумажной бухгалтерии относилось к учетным регистрам. Это, в частности, касается оборотной ведомости, о которой шла речь выше. Теперь оборотная ведомость – это внутренний отчет.
Принципы бухгалтерского учета
Любая область деятельности основана на базовых принципах – положениях, признанных в кругу профессионального сообщества.
Осознанно или неосознанно в своей профессиональной деятельности бухгалтер руководствуется базовыми принципами. Они используются разработчиками нормативных документов по бухгалтерскому учету. Таких принципов в бухгалтерском учете десять. Рассмотрим их.
1. Имущественная обособленность означает, что активы и обязательства организации существуют обособленно от активов и обязательств собственников. Собственники владеют организацией, но собственность организации не является собственностью ее владельцев.
В частности, собственник не может рассматривать кассу организации как продолжение своего кошелька. В кассе организации хранятся не его деньги, а деньги организации.
По настоятельной просьбе собственника организация может выдать ему деньги из кассы. И это должно быть оформлено документами, например, как предоставление займа частному лицу организацией.
2. Непрерывность деятельности. Предполагается, что организация собирается существовать вечно. По крайней мере, в обозримом будущем нет намерения ликвидировать организацию или свернуть ее деятельность.
Организация приобретает различное имущество для обеспечения своей деятельности, а не для того, чтобы это имущество было вскоре распродано на аукционе. Если вещь не является товаром, т. е. если она куплена не с целью перепродажи, то организации важно знать цену ее приобретения, а не цену возможной продажи. Продавать эту вещь она вряд ли будет. Гораздо вероятнее, что для обеспечения деятельности организации потребуется купить еще одну такую же вещь, например, в случае порчи или пропажи первой вещи или в случае расширения организации.
Соответственно в бухгалтерском учете все имущество оценивается по так называемой исторической стоимости, т. е. по той стоимости, по которой оно досталось организации (с учетом расходов на доставку и приведение в состояние, пригодное для использования согласно целям приобретения). А ликвидационная стоимость имущества, т. е. стоимость, по которой его можно реально продать, в бухгалтерском учете работающей российской организации не используется.
Способ оценки имущества влияет на финансовые показатели организации. При оценке имущества по исторической стоимости финансовые показатели выглядят более оптимистично.
Разумеется, если собственник принял решение ликвидировать организацию, то принцип непрерывности деятельности не действует. Имущество организации переоценивается по ликвидационной стоимости.
3. Последовательность учетной политики. Согласно этому принципу принятая организацией учетная политика применяется в течение финансового года без изменений. Точнее, вносить изменения в учетную политику в течение финансового года можно, но для этого нужны очень веские причины, например, изменение бухгалтерского или налогового законодательства.
Этот принцип связан с тем, что финансовый год – это самый большой цикл жизни организации с точки зрения бухгалтерии. В течение года бухгалтерия составляет так называемую промежуточную бухгалтерскую отчетность. Окончательная же бухгалтерская отчетность составляется по окончании года. Изменение принципов учетной политики изменяет соотношение между финансовыми показателями в разные периоды.
4. Определенность фактов хозяйственной деятельности во времени. В соответствии с данным принципом факты хозяйственной деятельности следует относить к тому отчетному периоду, в котором они имели место, а не к дате поступления или выплаты денежных средств.
Приобретение и продажа материальных ценностей отражаются в бухгалтерском учете по моменту передачи права собственности, а не по моменту получения денег за эти ценности. Так, при продаже товара для бухгалтерии важен тот момент, когда покупатель получил товар и принял на себя обязательство заплатить за него деньги. Эти деньги могут быть уплачены покупателем уже в другом периоде. В случае задержки платежа деньги можно будет потребовать через суд. Но факт продажи товара должен быть отражен в том периоде, в котором состоялось хозяйственное событие передачи покупателю права собственности на товар. Соответственно прибыль от продажи этого товара должна быть отражена в этом же периоде.
5. Полнота отражения всех фактов хозяйственной деятельности – достаточно очевидный принцип бухгалтерского учета. Бухгалтерский учет ведется с целью получения целостного представления о хозяйственном положении организации. Поэтому нужно, во-первых, регистрировать все факты хозяйственной жизни, во-вторых, периодически проводить инвентаризацию. В противном случае через некоторое время представление о хозяйственном положении в учете не будет достоверным.
6. Своевременность отражения фактов хозяйственной жизни – это также достаточно очевидный принцип регистрации. Факт хозяйственной деятельности удобнее зарегистрировать в бухгалтерском учете сразу же, как только он произошел или как только в бухгалтерию поступила достоверная информация о факте. Надолго откладывать регистрацию нет никакого практического смысла. Детали факта хозяйственной жизни могут забыться, на их восстановление придется потратить лишнее время.
7. Осмотрительность предусматривает большую готовность к признанию в бухгалтерском учете расходов и обязательств, чем возможных доходов и активов. Сомнения в оценке имущества и обязательств лучше разрешать в пользу выбора той оценки, которая приводит к менее оптимистичной оценке хозяйственного положения.
Этот принцип обладает меньшим приоритетом по отношению к принципу непрерывности деятельности организации, согласно которому приобретенные вещи оцениваются по исторической, а не по ликвидационной стоимости, хотя ликвидационная стоимость является менее оптимистической оценкой.
Этот принцип – чужеродное тело для бухгалтерского учета. Основным противником соблюдения этого принципа являются налоговые органы, которые противодействуют любым попыткам организаций представить собственные финансовые показатели в худшем свете. Например, российской организации может быть достаточно ясно, что долг некоторого должника совершенно безнадежен, так как он бесследного исчез. Но для того чтобы организация имела право списать этот долг на свои убытки, требуется выполнить ряд жестких условий – организация обязана подтвердить, что она использовала все доступные способы взыскания безнадежного долга, в частности, обращалась в суд и добилась судебного решения в свою пользу.
8. Приоритет содержания над формой означает, что хозяйственные факты должны отражаться в бухгалтерском учете прежде всего исходя из их экономического содержания, а не из правовой формы.
В российском бухгалтерском учете этот принцип лишь продекларирован. Он игнорируется в конкретных правилах учета отдельных операций. Более того, данный принцип попирается основным законом о бухгалтерском учете, где сказано, что все хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами.
В западных стандартах бухгалтерского учета таких ограничений нет – бухгалтер может записать проводку, если ему любым способом стало известно о некотором хозяйственном событии. А российский бухгалтер обязан сначала получить подтверждающий документ. Типичный пример – начисление платы за коммунальные услуги. В последний день месяца западный бухгалтер может собрать данные о показателях счетчиков, рассчитать сумму коммунальных платежей по условиям договоров с коммунальными службами и зарегистрировать проводками расходы, связанные с коммунальными платежами. Отечественный же бухгалтер обязан дождаться, когда коммунальные службы пришлют счета за коммунальные услуги.
9. Непротиворечивость данных синтетического и аналитического учета предусматривает следующее. Если по каким-либо синтетическим счетам ведется аналитический учет, то суммарные данные по оборотам и остаткам аналитических счетов должны совпадать с оборотами и остатками по синтетическим счетам.
Другими словами, аналитический учет следует вести строго параллельно синтетическому учету без пропусков и ошибок.
10. Рациональность ведения бухгалтерского учета. Этот принцип устанавливает, что затраты на ведение бухгалтерского учета не должны превышать пользы от использования данных бухгалтерского учета. То есть несмотря на принцип полноты бухгалтерского учета, излишняя мелочность при его ведении не допускается.
Например, организация купила в запас комплект швабр и половых тряпок. Бухгалтер может открыть для их учета отдельный субсчет счета 10 «Материалы», с которого он будет списывать швабры и тряпки по мере их изнашивания на счет учета затрат по основной деятельности организации.
Но согласно принципу рациональности можно сделать проще: вместо большого количества бухгалтерских записей составить документ на списание данного имущества, а затем все эти материалы списать одной проводкой на счет затрат по основной деятельности организации.
В соответствии с этим принципом не следует тратить время на организацию учета таких мелочей, как швабры и тряпки. Если уборщица воспользуется отсутствием контроля со стороны бухгалтерии и утащит одну швабру, то для организации это небольшая потеря. Но если уборщица начнет тащить швабры и тряпки комплектами, то бухгалтерия это все равно обнаружит, так как увеличатся денежные расходы на приобретение новых швабр и тряпок.
Принцип рациональности реализуется в конкретных правилах и приемах работы, на что бухгалтер не всегда может повлиять.
Например, если налоговая инспекция установит недоплату какого– либо налога на сумму 1 руб., то она должна выписать организации предписание доплатить этот рубль. Бухгалтер организации обязан оформить платежное поручение на эту сумму и передать его в коммерческий банк для доплаты налога.
Если подсчитать стоимость бумаги, на которой в нескольких экземплярах будет напечатано это платежное поручение, добавить ориентировочную стоимость затраченного труда работников налоговой инспекции, организации и коммерческого банка, причастных к этому платежу, то получится сумма в десятки раз больше того рубля, из– за которого платежное поручение будет напечатано. Но бухгалтеру все-таки проще сразу же заплатить этот рубль отдельным платежным поручением. В противном случае у него появится другая проблема: налоговая инспекция начнет начислять пени за просрочку платежа налога, несколько копеек за каждый месяц. И бухгалтеру придется тратить свое время, чтобы разбираться еще и с этой проблемой.
Выводы
1. Оборотная ведомость представляет собой рабочий отчет, который удобно использовать бухгалтеру и который дает полную характеристику состояния бухгалтерских счетов и произошедших на них изменений за выбранный период. Но для других пользователей бухгалтерской информацией более удобны другие отчеты.
2. Бухгалтерский баланс – это отчет, который показывает состояние имущества и обязательств организации на выбранный момент времени.
3. Отчет о прибылях и убытках показывает суммы доходов и расходов организации, за счет которых она получила прибыль (или понесла убыток) за выбранный период.
4. За многовековую историю двойной бухгалтерии было придумано много форм бухгалтерского учета. Вершиной отечественной бухгалтерской мысли стала так называемая журнально-ордерная форма. Но всеобщая компьютеризация вернула бухгалтерский учет к его истокам – староитальянской форме бухгалтерского учета.
СМЕЖНЫЕ ВИДЫ УЧЕТА
Кроме бухгалтерского учета бухгалтеру приходится сталкиваться со следующими видами учета: налоговым, оперативным, управленческим.
Налоговый учет ведут, как правило, сами бухгалтеры, оперативный – материально ответственные лица и руководители подразделений, управленческий – экономисты и руководители организации.
Налоговый учет
Налоговый учет ведется параллельно бухгалтерскому учету. Цель налогового учета – определить налоговую базу по налогу на прибыль. Другие налоги начисляются по данным бухгалтерского учета.
Налоговый учет ведется по правилам налогового законодательства, кото
рое предоставляет организации больше свободы, чем бухгалтерское законодательство. Систему налогового учета организация создает самостоятельно. Обычно в интересах налогового учета используются так называемые аналитические регистры налогового учета, в которых по правилам простой бухгалтерии ведутся записи налогового учета.
На практике нет никакой необходимости самостоятельно разрабатывать регистры налогового учета. Отечественные компьютерные бухгалтерские программы уже обладают необходимыми возможностями. Когда бухгалтер регистрирует хозяйственную операцию, программа автоматически формирует записи бухгалтерского и налогового учета.
Данные налогового учета в значительной степени совпадают с данными бухгалтерского учета.
Читать бесплатно другие книги:
