Делопроизводство. Подготовка служебных документов Демин Юрий

Глава 13 Акты, определяющие порядок осуществления полномочий сотрудниками (определенными категориями сотрудников): должностная инструкция, рабочая инструкция, должностной регламент

Должностная инструкция – локальный нормативный акт, регламентирующий вопросы осуществления деятельности конкретного должностного лица (категории должностных лиц (работников) – руководящего состава, специалистов, технических исполнителей и т. п.) компании и устанавливающий порядок применения указанными лицами (работниками) в процессе осуществления своей деятельности положений соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, а также локальных нормативных актов компании.

Содержание должностной инструкции, как правило, разрабатывается на основе типовых (примерных) текстов должностных инструкций (по соответствующим должностям), а в отсутствие таковых – на основе соответствующих квалификационных характеристик [86] .

Текст должностной инструкции излагается от третьего лица единственного числа и делится на разделы, пункты и подпункты.

Разделы должны иметь названия и нумероваться римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. Заголовок к тексту документа формулируется в родительном падеже, например, «Должностная инструкция заместителя начальника производственного отдела», или в дательном падеже, например, «Должностная инструкция курьерам-экспедиторам».

Структуру документа, как правило, образуют следующие разделы:

общие положения;

обязанности сотрудника (категории сотрудников);

права сотрудника (категории сотрудников);

взаимоотношения по должности;

ответственность.

Проект должностной инструкции подписывают его исполнитель и руководитель соответствующего структурного подразделения, а утверждает директор компании. Оформление должностной инструкции производится на соответствующем бланке. Реквизитами документа являются:

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

место составления или издания документа;

гриф утверждения документа;

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о наличии приложения;

подпись;

отметка об исполнителе;

идентификатор электронной копии документа.

Рабочая инструкция – локальный нормативный акт, регламентирующий вопросы выполнения работы рабочим (категорией рабочих) компании и устанавливающий порядок применения им (ими) в процессе выполнения порученной работы положений соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, а также локальных нормативных актов компании.

Должностной регламент – локальный нормативный акт, регламентирующий вопросы реализации возложенных полномочий сотрудником (категорией сотрудников) органа управления и устанавливающий порядок применения им (ими) в процессе реализации возложенных полномочий положений соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, а также локальных нормативных актов органа управления.

Требования к разработке рабочей инструкции и должностного регламента в основном соответствуют вышеописанным. Пример документа представлен ниже.

Наименование компании

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

_____________№_____________

____________________________

(место издания)

заместителя директора

по управлению персоналом

____________________________

УТВЕРЖДАЮ

____________________________

____________________________

(наименование должности лица, уполномоченного утвердить документ)

Подпись Расшифровка подписи

I. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция разработана в соответствии с приказом директора компании от 00.00.0000 № 000 (либо иным соответствующим решением – указать конкретно).

1.2. Заместитель директора по управлению персоналом относится к категории руководителей.

1.3. Квалификационные требования: высшее профессиональное образование и стаж работы по специальности на руководящих и других должностях по управлению персоналом не менее 5 лет.

1.4. Заместитель директора по управлению персоналом назначается на должность и освобождается от должности приказом директора по представлению аттестационной комиссии.

1.5. В своей работе заместитель директора по управлению персоналом должен руководствоваться:

1.5.1. Уставом (учредительным договором) компании.

1.5.2. Коллективным договором.

1.5.3. Правилами внутреннего трудового распорядка.

1.5.4. Правилами охраны труда и техники безопасности.

1.5.5. Настоящей должностной инструкцией.

1.5.6. Инструкцией по организации управления персоналом.

1.5.7. Приказом директора о распределении полномочий между заместителями директора, иными приказами, решениями, указаниями, поручениями директора по вопросам управления персоналом.

1.5.8. … (Иное – указать конкретно.)

1.6. Заместитель директора по управлению персоналом должен знать:

1.6.1. Трудовое, гражданское и административное законодательство (в объеме, обеспечивающем эффективное выполнение заместителем директора своих должностных обязанностей).

1.6.2. Законодательные, иные нормативные правовые акты, локальные акты компании, регламентирующие вопросы организации управления персоналом.

1.6.3. Цели, стратегию развития и бизнес-план компании.

1.6.4. Профиль, специализацию и особенности структуры компании.

1.6.5. Методику планирования и прогнозирования потребности в персонале.

1.6.6. Методы анализа количественного и качественного состава персонала.

1.6.7. Систему стандартов по труду, трудовые и социальные нормативы.

1.6.8. Порядок заключения трудовых договоров, тарифных соглашений и регулирования трудовых споров.

1.6.9. Экономику, социологию и психологию труда.

1.6.10. Современные теории, технологии и методы управления персоналом.

1.6.11. Формы и системы оплаты труда, его стимулирования.

1.6.12. Стандарты и унифицированные формы кадровой документации.

1.6.13. Основы технологии, экономики и организации производства

1.6.14. Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, применяемые в процессе управления персоналом.

1.6.15. Правила и нормы охраны труда.

1.6.16. … (Иное – указать конкретно.)

1.7. Заместитель директора по управлению персоналом должен иметь умения и навыки, достаточные для эффективного выполнения должностных обязанностей, в том числе: … (указать конкретно наиболее важные).

1.8. Заместитель директора по управлению персоналом подчиняется директору.

1.9. Заместителю директора по управлению персоналом подчиняются работники службы управления персоналом. Распоряжения (указания, поручения) заместителя директора по управлению персоналом (по вопросам управления персоналом) обязательны для исполнения всеми должностными лицами компании.

1.10. На время отсутствия заместителя директора по управлению персоналом его замещает начальник отдела кадров.

II. Обязанности

2.1. Заместитель директора по управлению персоналом обязан:

2.1.1. Руководить в соответствии с законодательными, иными нормативными правовыми актами и локальными актами компании деятельностью по управлению персоналом, неся ответственность за последствия принимаемых решний.

2.1.2. Возглавлять службу персонала [87] и уверенно руководить ею.

2.1.3. Организовывать работу и эффективное взаимодействие всех структурных подразделений службы управления персоналом, направлять их усилия на развитие и совершенствование указанного направления деятельности и деятельности компании в целом, на повышение их эффективности.

2.1.4. Обеспечивать своевременное, полное и качественное выполнение службой управления персоналом возложенных на нее задач.

2.1.5. Организовывать деятельность по управлению персоналом на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных методов и приемов ее осуществления, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат, передового опыта в области управления персоналом.

2.1.6. Осуществлять эффективное управление формированием, использованием и развитием персонала компании.

2.1.7. Возглавлять работу по формированию политики компании в области управления персоналом, определению ее основных направлений в соответствии со стратегией развития компании и мер по ее реализации.

2.1.8. Принимать участие в разработке бизнес-планов компании, обеспечивать их согласование со службой управления персоналом.

2.1.9. Организовывать проведение исследований, разработку и реализацию комплекса планов и программ по работе с персоналом с целью привлечения и закрепления в компании сотрудников требуемых специальностей и квалификации.

2.1.10. Создавать условия для наиболее рационального использования потенциала компании с учетом перспектив ее развития.

2.1.11. Руководить работой по формированию и подготовке резерва персонала для выдвижения на руководящие должности на основе политики планирования профессиональной карьеры и системы непрерывной подготовки персонала.

2.1.12. Организовывать разработку и совершенствование мер по мотивации сотрудников.

2.1.13. Своевременно и обоснованно определять направления работы по управлению социальными процессами с целью создания и поддержания в компании благоприятного социально-психологического климата.

2.1.14. Обеспечивать координацию проведения исследований по созданию нормативно-методической базы управления персоналом, изучению и обобщению передового опыта в указанной области.

2.1.15. Осуществлять действенный контроль за соблюдением норм трудового законодательства в работе по управлению персоналом, за ведением учета и подготовкой соответствующей отчетности.

2.1.16. Консультировать руководство компании и подразделений по насущным вопросам управления персоналом.

2.1.17. Обеспечивать своевременную и качественную подготовку аналитических материалов по вопросам управления персоналом, составление прогнозов развития персонала.

2.1.18. Обеспечивать постоянное совершенствование процессов управления персоналом на основе передовых технологий и методов.

2.1.19. Осуществлять методическое руководство и координацию деятельности структурных подразделений компании по вопросам управления персоналом.

2.1.20. Самостоятельно в пределах предоставленных ему директором полномочий решать вопросы осуществления деятельности по управлению персоналом, делегировать соответствующие полномочия начальникам подразделений подчиненной службы.

2.1.21. … (Иное – указать конкретно.)

III. Права

3.1. Заместитель директора по управлению персоналом имеет право:

3.1.1. Принимать обоснованные решения по всем вопросам осуществления деятельности по управлению персоналом, отнесенным к его компетенции в соответствии с приказом о распределении полномочий между заместителями директора.

3.1.2. Давать должностным лицам службы управления персоналом указания и поручения по всем вопросам осуществления указанной деятельности, требовать от соответствующих должностных лиц их своевременного, полного и качественного исполнения.

3.1.3. Издавать распоряжения по вопросам управления персоналом, осуществлять лично и через соответствующих должностных лиц службы управления персоналом контроль за их своевременным, полным и качественным исполнением.

3.1.4. Подписывать документы по вопросам управления персоналом.

3.1.5. Обращаться к директору с предложениями, направленными на совершенствование деятельности по управлению персоналом и деятельности подчиненной службы.

3.1.6. По распоряжению директора представлять компанию на других предприятиях, в организациях и учреждениях.

3.1.7. Участвовать в протокольных мероприятиях, на которых рассматриваются вопросы его работы, а также вопросы управления персоналом и деятельности подчиненной службы.

3.1.8. Требовать от должностных лиц службы управления персоналом своевременного, полного и качественного предоставления достоверной информации, в том числе документированной, в интересах надлежащего осуществления указанной деятельности.

3.1.9. Обеспечивать предоставление заинтересованным лицам (органам) информации о деятельности службы управления персоналом, в том числе документированной, в порядке, предусмотренном законодательными, иными нормативными правовыми актами и локальными актами компании.

3.1.10. Применять в отношении работников службы управления персоналом меры поощрения и наказания, предусмотренные законодательными, иными нормативными правовыми актами и локальными актами компании.

3.1.11. … (Иное – указать конкретно.)

IV. Взаимоотношения по должности

4.1. В интересах эффективного осуществления деятельности по управлению персоналом заместитель директора по управлению персоналом осуществляет организационно-информационное взаимодействие:

4.1.1. С директором – по ключевым вопросам текущей и перспективной деятельности компании.

4.1.2. С заместителями директора – по вопросам, отнесенным к их компетенции.

4.1.3. С начальниками и ведущими специалистами подчиненных подразделений – по вопросам деятельности соответствующих подразделений, выполнения ими задач по управлению персоналом.

4.1.4. С должностными лицами (структурными подразделениями) других предприятий (организаций, учреждений) – по вопросам, представляющим взаимный интерес для компании и сторонних предприятий (организаций, учреждений).

4.2. Заместитель директора по управлению персоналом обеспечивает согласование проектов документов, издаваемых в интересах эффективного осуществления указанной деятельности. Конкретный перечень лиц, с которыми производится согласование, определяется в зависимости от функционального назначения и содержания документа.

4.3. В необходимых случаях заместитель директора по управлению персоналом, руководствуясь предоставленными полномочиями, вправе издавать распоряжения совместно с другими уполномоченными на то должностными лицами компании.

4.4. (Иное – указать конкретно.)

V. Ответственность

5.1. Заместитель директора по управлению персоналом несет ответственность за:

5.1.1. Нарушение положений руководящих документов по вопросам осуществления деятельности по управлению персоналом.

5.1.2. Невыполнение решений директора.

5.1.3. Разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну компании.

5.1.4. Неправомерное использование предоставленных полномочий, а также использование их в личных целях.

Глава 14 График сменности

График сменности – акт, определяющий состав сотрудников, выполняющих свои трудовые функции по сменам в течение установленной продолжительности рабочего времени, если длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы. При утверждении данного локального акта учитывается мнение представительного органа сотрудников компании [88] .

Графики сменности целесообразно включать в приложение к коллективному трудовому договору (см. ранее) [89] .

Пример документа представлен ниже.

Глава 15 График отпусков

График отпусков – акт, определяющий очередность предоставления сотрудникам оплачиваемых отпусков в течение календарного года. При утверждении данного локального акта учитывается мнение представительного органа сотрудников компании [90] .

О времени начала отпуска сотрудник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала [91] .

Пример документа представлен ниже.

Раздел 3 Документы, образующие переписку компании

Глава 16. Деловое письмо

Деловое письмо – одна из наиболее распространенных форм письменного сообщения, подготовленного в соответствии с определенными требованиями [92] и предназначенного для информирования должностного лица (представляемого им предприятия, организации, учреждения) [93] . Письма могут готовиться компанией:

как ответные – например, в связи с исполнением компанией ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений;

как сопроводительные – например, в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);

как ответы – например, в связи с получением компанией запросов различных организаций, а также физических лиц (граждан);

как инициативные.

Подготовленный исполнителем текст [94] делового письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции (поручении) директора компании (иного уполномоченного лица) или (и) предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо. Как правило, в тексте делового письма рассматривается только один вопрос [95] . Структура делового письма определяется его функциональным назначением и видовой принадлежностью (рис. 16.1). Обычно содержание рассматриваемого документа состоит из двух частей: в первой излагается причина, основание или обоснование составления делового письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для его подготовки; во второй, начинающейся с абзаца, содержатся выводы, предложения, просьбы, решения и т. д. [96]

Рис. 16.1. Основные функции и виды деловых писем [97]

Изложение делового письма производится от третьего лица единственного числа либо от первого лица единственного или множественного числа.

Оформление документа производится на бланке письма. Письмо подписывает лицо, распорядившееся о его подготовке, а инициативное письмо, кроме того, – исполнитель письма. Реквизитами документа являются [98] :

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату документа; [99]

сведения об адресате;

заголовок к тексту;

текст;

подпись;

отметка о наличии приложения;

отметка об исполнителе;

идентификатор электронной копии документа.

Сроки подготовки деловых писем определяются исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе), и с учетом типовых сроков исполнения документов.

Открытое акционерное общество «Аверс»

ОАО «Аверс»

__________________________________________________________________

180000, г. Архангельск, ул. Петровская, д. 70. Тел.: (817) 33-20-36, факс: 33-20-37.

E-mail: [email protected].

ОКПО 80000000, ОГРН 1300000000000, ИНН/КПП 1000000000/900000000

__________ № ____________________ (сведения об адресате)

На №________________________

Многоуважаемый Имя Отчество!

Мне бъто исключительно приятно получить от Вас письмо с предложениями к проекту договора о сотрудничестве между нашими организациями на 0000 год.

Сообщаю Вам, что проект договора только что рассмотрен на заседании научно-технического комитета. Решением комитета указанный проект принят за основу. Комитетом также рекомендовано ускорить подготовку окончательного варианта договора.

В этой связи я просил бы Вас, уважаемый Имя Отчество, сообщить мне удобную Вам дату для встречи, в ходе которой мы могли бы обсудить с Вами окончательный вариант указанного договора. Перечень вопросов для обсуждения прилагается.

Буду искренне рад, если Вы сочтете возможным обсудить со мной окончательный вариант договора до конца текущего месяца. Позвольте также выразить надежду на то, что сотрудничество между нашими организациями в предстоящем году будет успешным.

Приложение: «Перечень вопросов…», на 3 листах, только адресату.

С неизменным уважением,

Глава 17 Телеграмма

Телеграмма – передаваемое по телеграфной сети общего пользования письменное сообщение, подготовленное в соответствии с определенными требованиями [100] и предназначенное для оперативного информирования должностного лица (представляемого им предприятия, организации, учреждения). Проект телеграммы включает:

сведения о категории и виде телеграммы;

сведения об адресате;

текст [101] ;

подпись;

сведения об отправителе [102] .

Текст телеграммы [103] излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание (в частности, отрицание «не» опускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков препинания: точка – ТЧК, запятая – ЗПТ, двоеточие – ДВТЧ, тире – ТИРЕ, кавычки – КВЧ, скобки – СКБ, восклицательный знак – ВСКЛ, вопросительный знак – ВПРС. Все цифровые данные в тексте пишутся словами [104] . Знаки №, —, + и др. также пишутся словами: номер или НР, минус, плюс и т. д. Подпись оформляется отдельной строкой (с абзацного отступа) и включает полное наименование должности и фамилию лица, подписавшего телеграмму. Проект телеграммы готовится исполнителем документа, визируется его непосредственным руководителем, после чего представляется на подпись директору компании. Копия подписанного проекта телеграммы передается в отделение связи, где оператор производит оформление документа на бланке установленного образца [105] . Факт передачи телеграммы подтверждается квитанцией. Пример документа представлен ниже.

Глава 18 Служебная записка

Служебная записка – письменное сообщение, подготовленное в соответствии с определенными требованиями и предназначенное для оперативного обмена информацией между сотрудниками (структурными подразделениями) компании по вопросам ее внутренней повседневной деятельности. Сведения об основных видах служебных записок представлены на рис. 18.1.

Рис. 18.1. Виды служебных записок

Содержание служебной записки состоит из двух-трех частей: вводной, основной и, если требуется, заключительной [106] .

Во вводной части указывается тема документа (вопрос или группа вопросов деятельности компании), поясняются причины, которые послужили поводом для его подготовки. В основной части служебной записки, начинающейся с абзаца, как правило, содержится аргументация в пользу (против) принятия, подготовки и последующей реализации какого-либо управленческого решения, то есть, по сути, его краткое обоснование. В заключительной части документа обычно излагаются выводы и предложения.

Оформление документа производится на листе писчей бумаги формата А4. Служебную записку подписывает ее автор. Реквизитами документа являются: