Делопроизводство. Подготовка служебных документов Демин Юрий

Глава 31 Резолюция. Поручение

Резолюция – это документированное управленческое решение, оформляемое от руки директором компании [145] по результатам рассмотрения документа с целью определения порядка его исполнения и доведения соответствующей информации до сведения исполнителей. Оформление резолюции производится на свободном от реквизитов участке лицевой поверхности первого листа рассматриваемого документа в пределах зоны, отведенной для этой цели ГОСТ Р6.30–20 03 [146] .

При оформлении резолюции указываются:

фамилия и инициалы или (и) наименование должности исполнителя документа [147] ;

текст с описанием порядка исполнения документа, включая срок исполнения;

подпись (личная подпись автора резолюции, дополненная датой).

Текст резолюции формулируется предельно кратко и конкретно. В наиболее простых случаях допускается использование формулировок «К исполнению», «На контроль» и т. п. Более распространенный тип формулировок – глагол в повелительном наклонении, дополненный существительным: «Подготовить предложения», «Направить ответ» и т. д.

В тех случаях, когда места для оформления резолюции недостаточно или (и) количество ранее оформленных на документе резолюций более трех [148] , порядок его исполнения определяется в письменном поручении.

По сути, письменное поручение представляет собой развернутый вариант резолюции. Такое поручение оформляется на отдельном листке писчей бумаги формата А6 (А5) либо специальном бланке, прикрепляемом к документу, подлежащему исполнению, скрепкой [149] . Пример документа представлен ниже.

Глава 32 План

План – документ краткосрочного и среднесрочного планирования. Применяется в целях заблаговременной организации предстоящей индивидуальной работы (так называемый личный план работы сотрудника), совместной работы группы сотрудников (план работы проектной группы), а также деятельности подразделения или компании в целом [150] .

В содержании плана определяются [151] :

состав и общее содержание мероприятий (задач), выполнение которых возлагается на сотрудника, группу сотрудников, подразделение или компанию;

сроки (последовательность) выполнения планируемых мероприятий;

места выполнения планируемых мероприятий;

лица, ответственные за выполнение планируемых мероприятий;

лица, привлекаемые к выполнению планируемых мероприятий;

лица, осуществляющие контроль за выполнением планируемых мероприятий;

основные меры обеспечения планируемых мероприятий.

Исходные данные, используемые для разработки проекта плана, тщательно проверяются на достоверность.

Структуру документа обычно образуют таблица с плановыми показателями и пояснительный текст к ней.

Документ оформляется на бланках установленного образца или листах писчей бумаги формата А4 (А3). Рекомендуемая гарнитура шрифта – Times New Roman, рекомендуемый кегль – 14 [152] .

Состав реквизитов плана выглядит следующим образом:

наименование вида документа;

дата документа;

гриф утверждения;

указание на место издания документа;

заголовок к тексту документа;

текст;

подпись;

гриф или (и) визы согласования.

Датой документа является дата его утверждения. Как правило, планы утверждаются рукоодителями соответствующих подразделений или компаний, индивидуальные планы работы – непосредственными начальниками соответствующих сотрудников [153] . Утверждение планов работы осуществляется в сроки, позволяющие заблаговременно довести информацию о планируемых мероприятиях (действиях) до сведения лиц, привлекаемых к их организации (выполнению), и при необходимости разработать на основе этой информации другие документы планирования [154] .

Пример документа представлен ниже [155] .

Приложение № 8

к Порядку проведения аттестации рабочих мест по условиям труда, утвержденному приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 31 августа 2007 г. № 569

Согласовано

Руководитель профессионального союза организации или иного уполномоченного работниками представительного органа

_____________________________

(подпись) (Ф. И. О.)

Утверждаю

Руководитель организации

_______________________

(Ф. И. О.) (подпись)

Председатель совместного комитета (комиссии) по охране труда организации

______________________________

(подпись) (Ф. И. О.)

ПЛАН МЕРОПРИЯТИЙ ПО УЛУЧШЕНИЮ И ОЗДОРОВЛЕНИЮ УСЛОВИЙ ТРУДА В ОРГАНИЗАЦИИ

Председатель аттестационной комиссии __________ ___________

Глава 33 Программа

Программа – документ среднесрочного и долгосрочного (стратегического) планирования. Применяется в целях заблаговременной организации предстоящей деятельности компании (в целом или по соответствующим направлениям), а также совместной деятельности двух и более компаний [156] .

Содержание программы аналогично содержанию плана. Вместе с тем содержание программы (по сравнению с содержанием плана) носит более общий характер, что обусловлено функциональным назначением документа (см. выше) [157] .

Структуру документа обычно образуют одна или несколько таблиц с плановыми показателями и пояснительный текст [158] . Требования к подготовке документа определяются соответствующими нормативными правовыми, распорядительными актами органов управления (власти) или (и) локальными актами компании [159] . До утверждения проект программы проходит согласование с заинтересованными сторонами.

Датой документа является дата его утверждения. Отметим, что правом утверждения программ могут наделяться как руководители компаний, так и органы коллегиального управления (советы, комиссии, комитеты и т. п.). В последнем случае в грифе утверждения документа указываются сведения о виде управленческого решения, его номере и дате принятия. Как и в случае с планами, утверждение программ осуществляется в сроки, позволяющие заблаговременно довести информацию о планируемых мероприятиях (действиях) до сведения лиц, привлекаемых к их организации (выполнению), и при необходимости разработать на основе этой информации другие документы планирования [160] .

Пример документа представлен ниже [161] .

Приложение

к постановлению Правительства РФ

от 10 апреля 2002 г. № 228

УТВЕРЖДЕНА

(наименование ведомственного акта федерального __________________________________________

органа исполнительной власти, осуществляющего __________________________________________

права собственника имущества федерального __________________________________________

государственного унитарного предприятия

__________________________________________

от «____» ____________ 20 __ г. № _______________

Программа деятельности

федерального государственного унитарного предприятия

(наименование предприятия)

на __________ год __________________________

(место утверждения)

РАЗДЕЛ 1. Краткая характеристика хода реализации программы деятельности предприятия в предыдущем году и первом полугодии текущего года

1.1. ________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

(указывается информация о выполнении программы в предыдущем году, в ходе реализации программы деятельности предприятия в текущем году и об ожидаемых результатах ее выполнения в текущем году)

1.2. ________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

(анализ причин отклонения (в том числе ожидаемого) фактических показателей деятельности предприятия от утвержденных) РАЗДЕЛ 2. Мероприятия по развитию предприятия

РАЗДЕЛ 3. Бюджет предприятия на планируемый период

РАЗДЕЛ 4. Показатели деятельности предприятия на планируемый период

1. Показатели экономической эффективности деятельности __________________________________________________________

(наименование предприятия) на _____________________ год

(планируемый период) (тыс. рублей)

2. Дополнительные показатели деятельности ____________________________________________________

(наименование предприятия) на _____________________ год

(планируемый период) (тыс. рублей)

3. Прогноз показателей экономической эффективности деятельности ____________________________________________________

(наименование предприятия) на ___________________________________ годы

(два года, следующих за планируемым)

(тыс. рублей)

Глава 34 Сводка

Сводка – документ, в установленной форме отражающий результаты обработки статистических данных, характеризующих выполнение какого-либо вида работ за краткосрочный период времени (часть суток (смена), сутки, неделя, декада). В сводке могут отражаться результаты выполнения строго определенного вида работ или нескольких видов, например, связанных между собой технологически.

Содержание сводки, как правило, представляется в табличной форме. Оформление документа производится на бланках установленного образца или листах писчей бумаги формата А4 (А5). Рекомендуемая гарнитура шрифта – Times New Roman, рекомендуемый кегль – 12 [162] .

Состав реквизитов сводки выглядит следующим образом:

наименование вида документа;

заголовок к тексту документа;

текст;

подпись.

Сводка подписывается исполнителем и его непосредственным начальником (руководителем соответствующего структурного подразделения (участка работы)).

Пример документа представлен ниже [163] .

Наименование предприятия [164]

СВОДКА

о результатах выполнения сменных заданий работниками цеха № 3

Начальник цеха № 3 подпись С. А. Сомов

29 марта 2008 г.

Начальник отделения

нормирования и учета подпись А. С. Пескова

Глава 35 Отчет

Отчет – документ, в установленной форме отражающий итоговые результаты обработки (систематизации, подсчета и сверки) и аналза статистических данных, характеризующих выполнение какого-либо вида работ (какой-либо деятельности) за продолжительный период времени (месяц, квартал и более).

Структуру документа обычно образуют одна или несколько таблиц с отчетными показателями и пояснительный текст [165] . В свою очередь, структура пояснительного текста включает описательную и резюмирующую части. В первой дается характеристика отчетным показателям, во второй – формулируются выводы. Требования к подготовке документа определяются соответствующими нормативными правовыми, распорядительными актами органов управления (власти) или (и) локальными актами компании [166] . В необходимых случаях проект отчета проходит согласование с заинтересованными сторонами.

Документ оформляется на бланках установленного образца или листах писчей бумаги формата А4. Рекомендуемая гарнитура шрифта – Times New Roman, рекомендуемый кегль – 12 [167] .

Состав реквизитов отчета включает:

наименование вида документа;

заголовок к тексту документа;

текст;

подпись;

гриф или (и) визы согласования;

отметку о наличии приложения.

Отчет подписывается исполнителем и его непосредственным начальником (руководителем соответствующего структурного подразделения (участка работы)) либо специально уполномоченными лицами. [168]

Пример документа представлен ниже.

Приложение 1

к Порядку представления отчетов

ОТЧЕТ [169]

об исполнении финансирования целевых программ Санкт-Петербурга

(наименование программы, срок действия, основание принятия)

Раздел 5 Документы по персоналу 

Глава 36 Резюме

Резюме – краткая документальная самопрезентация соискателя вакансии перед потенциальным работодателем, специфический вид делового письма.

Отличительными особенностями содержания эффективного резюме принято считать доходчивость, убедительность и точность. Его объем в идеале не должен превышать листа писчей бумаги формата А4.

Структура документа должна обеспечивать компактное, последовательное и вместе с тем удобное для изучения расположение текста. Стиль резюме должен быть спокойным, доброжелательным, лаконичным.

Документ оформляется на листах писчей бумаги формата А4. При отправке резюме по электронной почте, как правило, досылается бумажная копия.

Рекомендуемая гарнитура шрифта – Times New Roman, рекомендуемый кегль – 11. Состав реквизитов резюме включает:

наименование вида документа;

заголовок к тексту документа;

текст;

подпись.

Пример документа представлен ниже.

Наименование (код) вакансии

Александрова Бронислава

ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О КВАЛИФИКАЦИИ Энергичный лидер с позитивным опытом работы в России и за рубежом. Обладает знаниями и умениями, достаточными для эффективного управления производством – от его организации с нуля до точечного внедрения инноваций в существующие структуры. Особого успеха добилась в вопросах создания прогрессивных систем управления качеством, оптимизации обработки маркетинговой информации.

ОСНОВНЫЕ ДОЛЖНОСТНЫЕ КОМПЕТЕНЦИИ (ПОЛНОМОЧИЯ) Планирование: стратегическое и оперативное (долгосрочное и среднесрочное).

Выработка и реализация оптимальных управленческих решений, в том числе нестандартных.

Организационное развитие, включая формирование сети обособленных подразделений.

Реинжиниринг производства. Риск-менеджмент. Управление изменениями.

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ ОПЫТ (ОПЫТ РАБОТЫ) ОАО «Название»: январь 2006 – по настоящее время.

Должность: заместитель директора по управлению проектами головного офиса.

Содержание работы: координация работы отдела разработки проектов, контроль разработанных проектов на соответствие заданным параметрам (по сроками реализации и финансовым затратам). С началом реализации проектов – их маркетинговая и сбытовая поддержка.

Главные достижения: … Причина увольнения: …

ЗАО «Название»: июль 2004 – декабрь 2005

Должность: ведущий менеджер, менеджер, консультант отдела проектов.

Содержание работы: обоснование, планирование, представление и реализация проектов в области … (указать конкретно). Формирование «с нуля» бизнес-структур, ориентированных на достижение наивысших результатов продаж и минимизацию производственных затрат.

ОБРАЗОВАНИЕ

Основное: … Дополнительное: … Повышение квалификации: … Курсы: … Семинары: …

ЗНАНИЯ, УМЕНИЯ И НАВЫКИ

Владение технологиями управления, знание ин. языка, умение пользоваться программно-техническими средствами обеспечения управленческой деятельности (конкретно).

Глава 37 Заявление

Заявление – документ, содержащий просьбу заявителя о содействии в реализации его законных прав или (и) подтверждающий согласие (несогласие) заявителя на выполнение определенных действий [170] . Сотрудник компании может обратиться с заявлением в связи с намерением:

изменить действующие условия ранее заключенного с ним трудового договора;

воспользоваться правом на предоставление полагающегося ему отпуска установленного вида и продолжительности;

подтвердить свое согласие (несогласие) на выполнение определенных действий [171] ;

расторгнуть ранее заключенный с ним трудовой договор;

предоставить в распоряжение работодателя сведения об изменении в своих персональных данных;

получить от работодателя документы о работе (справки и т. п.).

Кроме того, лица, поступающие на работу, обращаются к работодателю с заявлением о заключении с ними трудового договора. Порядок обращения с письменными заявлениями (порядок подготовки и рассмотрения документа) регламентируется локальными актами компании, например инструкцией по кадровому делопроизводству.

Заявление оформляется лично заявителем (от руки) на листах писчей бумаги формата А4 или бланках установленного образца. Состав реквизитов заявления включает:

наименование вида документа;

текст;

подпись.

Пример документа представлен ниже.

Директору ОАО «Аверс»

А. Б. Вырцеву

Заявление

Прошу принять меня на работу в отдел материально-технического обеспечения ОАО «Аверс» на должность техника по инвентаризации с 16 июля2008 г. С условиями найма ознакомлена и согласна.

Личная подпись

Ходатайствую о приеме на работу на должность техника по инвентаризации с 16.07.2008.

Начальник группы инвентаризации отдела МТО

Личная подпись И. З. Жирнов

Согласен.

Начальник отдела МТО

Личная подпись К. Л. Моторина

Должность вакантна.

Начальник отдела кадров

Личная подпись П. О. Николаев

Начальнику отдела кадров.

Оформить установленнъм порядком с 16.07.2008. Директор

Личная подпись А. Б. Вырцев

Глава 38 Трудовой договор

Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лино выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя [172] . Трудовой договор заключается в письменной форме не менее чем в двух экземплярах, каждый из которых подписывается его сторонами [173] .

Документ оформляется на бланках установленного образца или листах писчей бумаги формата А4. Рекомендуемая гарнитура шрифта – Times New Roman, рекомендуемый кегль – 12. Состав реквизитов документа включает [174] :

наименование вида документа;

заголовок к тексту документа;