Делопроизводство. Подготовка служебных документов Демин Юрий
о видах и условиях дополнительного страхования работника;
об улучшении социально-бытовых условий работника и членов его семьи;
об уточнении применительно к условиям работы данного работника прав и обязанностей работника и работодателя, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:
место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, – место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения;
трудовая функция (работа) по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации либо конкретный вид поручаемой работнику работы. Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ;
дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, – также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового догвора в соответствии с Трудовым кодексом РФ или иным федеральным законом [182] ;
условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);
компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;
условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы) [183] ;
условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами;
другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
Пример соглашения об изменении (дополнении) условий трудового договора представлен ниже.
НАИМЕНОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ
В СООТВЕТСТВИИ С УЧРЕДИТЕЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
СОГЛАШЕНИЕ
«___» ________ 20__ г. № _____________
______________________________________________________(наименование населенного пункта – место заключения соглашения)
об изменении условий трудового договора от 00.00.0000 № 000
Мы, ______________________________________________________,
(наименование должности, фамилии, имени и отчества уполномоченного лица)
действующий на основании (указать наименование, дату и номер документа), именуемый в дальнейшем Представитель работодателя, с одной стороны, и _______________________________________________________________,
(наименование должности, фамилии, имени и отчества работника)
именуемый в дальнейшем Работник, с другой стороны, заключили настоящее соглашение о нижеследующем:
1. В трудовой договор от 00.00.0000 № 000, заключенный между Представителем работодателя и Работником (далее – трудовой договор), по взаимному согласию вносятся следующие изменения:
1.1. Подпункт 0.0.0 трудового договора изложить в новой редакции: …
(текст) .
1.2. В пункте 0.0 трудового договора исключить подпункт 0.0.0.
1.3. Главу 0 трудового договора дополнить пунктом 0.0 следующего содержания: …
(текст) .
1.4. … (И т. д. – указать конкретно в соответствии с условиями соглашения . )
2. Настоящее соглашение и зафиксированные в п. 1 изменения к трудовому договору вступают в силу с 00.00.0000.
3. Настоящее соглашение прекращает действие:
3.1. В случае заключения между Представителем работодателя и Работником нового соглашения, в соответствии с которым прекращается действие настоящего соглашения.
3.2. В случае прекращения (расторжения) трудового договора в порядке и по основаниям, предусмотренным законодательством Российской Федерации, локальными актами предприятия.
4. Настоящее соглашение подписано в двух экземплярах, имеющих одинаковую силу, из которых один выдается на руки Работнику, а второй хранится предприятием в документах (личном деле) Работника.
Подписи сторон:Представитель работодателя
____________________
____________________Работник
____________________
____________________Глава 40 Приказ по персоналу (кадрам)
Приказ по персоналу (кадрам) – документированное управленческое решение нормативного характера по вопросам управления персоналом (кадровой работы), издаваемое директором компании. Принято различать:
приказы по основным вопросам управления персоналом (прием на работу, перемещение сотрудников в пределах компании, предоставление отпусков, направление в командировку, поощрение, наказание, прекращение действия трудового договора);
приказы по прочим вопросам управления персоналом (о снятии дисциплинарного взыскания, о распределении полномочий, о временном возложении обязанностей и т. д.);
приказы об отмене ранее изданных приказов по персоналу (о внесении в соответствующие приказы изменений).
Общие правила подготовки проектов приказов по персоналу в основном соответствуют изложенным ранее для приказов по основной деятельности. Указанные проекты готовятся службой персонала (отделом кадров) либо специально уполномоченным сотрудником компании на основании резолюции директора компании и соответствующих документов – заявлений, представлений, соглашений и т. п., обеспечивающих юридическую силу приказа. Проекты оформляются на бланках установленного образца либо листах писчей бумаги формата А4 с использованием следующего состава реквизитов [184] :
дата документа;
регистрационный номер документа;
наименование вида документа;
заголовок к тексту;
текст;
подпись;
отметка об исполнителе;
идентификатор электронной копии документа.
Пример документа представлен ниже.
Унифицированная форма № Т-1
Утверждена постановлением Госкомстата РФ
от 05.01.2004 № 1Код Форма по ОКУД 0301001
Открытое акционерное общество ОАО «Аверс» _______ по ОКПО _____
(наименование организации, предприятия, учреждения)
Номер документа Дата
___ 610-п ___ 03.11.2008ПРИКАЗ
о приеме работника на работу
Принять на работу Дата
С 04.11.2008По _________
Табельный номер
___________________ Ёлкину Галину Дмитриевну ___________ 107(фамилия, имя, отчество)
в _ группу инвентаризации отдела материально-технического обеспечения _
(наименование подразделения (участка работы)
_ техником по инвентаризации _________________________________
(наименование должности (профессии), разряд, класс (категория), квалификация)
__________________________________________________________
__________________________________________________________
(условия приема на работу, характер работы)
с окладом (тарифной ставкой) _______ 12 500 _______ руб. _______ коп.
надбавкой ___________–_________ руб. _______ коп.
с испытательным сроком ______________–_______________ месяц(а).Основание: Трудовой договор от 03 ноября 2008 года № 220.
Руководитель предприятия
________________________ Я. Э. Юркович
(наименование должности, подпись)
С приказом ознакомлена : __________________________ Г. Д. Ёлкина
(подпись)05.11.2008
Глава 41 Распоряжение по персоналу (кадрам)
Распоряжение по персоналу (кадрам) – документированное управленческое решение нормативного характера по вопросам управления персоналом (кадровой работы), издаваемое заместителями директора компании (иными уполномоченными им должностными лицами) в отношении строго определенных категорий сотрудников [185] . Общие правила подготовки проектов распоряжений по персоналу в основном соответствуют изложенным ранее для приказов по персоналу.
Проекты распоряжений по персоналу оформляются на бланках установленного образца либо листах писчей бумаги формата А4.
Пример документа представлен ниже.
Открытое акционерное общество «Аверс»
РАСПОРЯЖЕНИЕ
«15» марта 2008 г. № 60-р
г. Новосибирск
О разъяснении порядка замены трудовых книжек и вкладышей к ним образца 1986 г. на трудовые книжки и вкладыши к ним образца 2004 г.
В целях установления единого порядка замены трудовых книжек и вкладышей к ним образца 1986 г. на трудовые книжки и вкладыши к ним образца 2004 г.
ОБЯЗЫВАЮ:
1. Начальнику отдела кадров до истечения 2008 г. призводить замену трудовых книжек и вкладышей к ним образца 1986 г. на трудовые книжки и вкладыши к ним образца 2004 г. в случаях:
1.1. Приема на работу работников с других предприятий в порядке перевода.
1.2. Необходимости выдачи дубликатов трудовой книжки и вкладыша к ней (при утрате документов, приведении их в состояние, исключающее их дальнейшее использование по предназначению, а также при обнаружении среди ранее совершенных в трудовой книжке и (или) вкладыше к ней неточных или неверных записей).
2. Начальнику отдела кадров до 21.03.2008 представить заместителю генерального директора по административно-хозяйственному и материально-техническому снабжению заявку на бланки трудовых книжек и вкладышей к ним по прилагаемой форме (приложение № 1 к настоящему распоряжению).
3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя генерального директора по управлению персоналом И. З. Жирнову.
Приложение: по тексту, на 1 л.
Заместитель генерального директора личная подпись К. Л. Моторина
ОЗНАКОМЛЕНЫ:Глава 42 Анкета
Анкета – документ, предназначенный для формализованной характеристики одного объекта (лица) по нескольким специфическим признакам. Содержание анкеты включает постоянную и переменную информацию. К первой относятся наименования характеризуемых признаков, ко второй – конкретные сведения о соответствующих признаках. Унификация структуры данных в составе анкеты позволяет существенно сократить время ее обработки (в том числе благодаря применению для указанной цели автоматизированных систем (средств)).
Форма анкеты и порядок ее заполнения определяются соответствующими нормативными правовыми актами или локальными актами компании. Анкета широко применяется при документировании управления персоналом: на этапе рекрутинга (при отборе кандидатов), в процессе контроллинга (при проведении предварительной оценки деловых качеств сотрудников) и ротации. Например, при оформлении допуска к государственной тайне в соответствии с Инструкцией о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне [186] представляемый сотрудник должен заполнить соответствующую анкету.
Пример документа представлен ниже.
Глава 43 Личный листок по учету кадров
Личный листок по учету кадров – один из документов унифицированного первичного учета персональных данных сотрудника. Указанный документ оформляется каждым сотрудником при приеме на работу и включает персональные данные, на основании изучения которых (в том числе в составе других документов, представленных сотрудником) работодателем принимается мотивированное решение о приеме на работу (отказе в приеме на работу).
На сотрудников, принятых на работу, личный листок по учету кадров в дальнейшем ведется службой персонала (отделом кадров), при этом сотрудники обязаны своевременно сообщать работодателю об изменениях в персональных данных [187] .
Пример документа представлен ниже.
ЛИЧНЫЙ ЛИСТОК ПО УЧЕТУ КАДРОВ
7. Какими иностранными языками владеете _ английским – читаю и могу объясняться
_______________________________________
(Читаете и переводите со словарем, читаете и можете объясняться, владеете свободно)
_____________________________________________________________
___________________________________________________________.
8. Ученая степень, ученое звание _ не имею _________________________
___________________________________________________________.
9. Какие имеете научные труды и изобретения _ не имею _______________
___________________________________________________________.
10. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу в высших и средних специальных учебных заведениях, военную службу и работу по совместительству). При заполнении данного пункта учреждения, организации и предприятия необходимо именовать так, как они назывались в свое время, военную службу записывать с указанием должности.
11. Пребывание за границей (работа, служебная командировка, поездка с делегацией)
12. Участие в центральных, республиканских, краевых, областных, окружных, городских, районных выборных органах
13. Какие имеете правительственные награды _ не имею _______________
____________________________________________________________
(когда и чем награждены)
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
____________________________________________________________
14. Отношение к воинской обязанности и воинское звание _ военнообязанный ,
_ подполковник запаса ___________________________________________.
Состав _ командный _______________. Род войск _ инженерные войска .
15. Семейное положение в момент заполнения личного листка (перечислить
членов семьи с указанием возраста) _________________________________
_____________________________________________________________
__Женат. Жена – Марина Максимовна, 1960 г. р., дочь – Марина Борисовна, 1985 г. р., сын – Василий Борисович, 1990 г. р.
_________________________.
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
___________________________________________________________.
16. Домашний адрес: 144010, Московская область, г. Электросталь, ул. Западная, д. 15
__________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
______________________________________________________________.
«01» _ февраля _ 20 _06 г. Личная подпись ________ Б. В. Горшков_
(Работник, заполняющий личный листок, обязан обо всех последующих изменениях (образовании, присвоении ученой степени, ученого звания и т. п.) сообщать по месту работы для внесения этих изменений в его личную карточку (личное дело).)
ДОПОЛНЕНИЕ к личному листку по учету кадров
II. Данные об изменениях в учетных признаках работника после заполнения личного листка
(В данном разделе производятся отметки об изменении в следующих учетных признаках: награждение орденами, взыскание, образование, знание иностранных языков, наличие воинского звания, пребывание в заграничных командировках, участие в составе центральных, республиканских, краевых, областных, окружных, городских, районных выборных органов.)
1. Записи о награждении орденами и медалями
2. Записи о наложении и снятии взысканий
Глава 44 Трудовая книжка
Трудовая книжка – документ, в установленной форме отражающий сведения о трудовой деятельности работника и его трудовом стаже. [188] Порядок обращения с трудовыми книжками регламентируется:
Трудовым кодексом РФ [189] ;
Правилами ведения и хранения трудовых кижек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей [190] ;
Инструкцией по заполнению трудовых книжек [191] .
Трудовая книжка оформляется при поступлении на работу впервые, а также при последующем поступлении на работу, если трудовая книжка у работника отсутствует либо непригодна к дальнейшему использованию по назначению [192] .
Форма трудовой книжки (и вкладыша в нее) представлена ниже [193] .
Сведения о работе [194]
Трудовая книжка оформляется в присутствии ее владельца не позднее недельного срока со дня его приема на работу. Все сведения в трудовую книжку вносятся на основании надлежащим образом оформленных документов. Правильность внесенных в документ сведений заверяется подписью владельца трудовой книжки. В период работы у данного работодателя трудовая книжка сотрудника постоянно хранится в службе персонала (отделе кадров и др.).
Записи о работе и поощрении также вносятся в трудовую книжку на основании надлежащим образом оформленных документов. В необходимых случаях допускается изменение ранее внесенных в трудовую книжку записей.
Работодатель обязан выдать надлежащим образом оформленную трудовую книжку ее владельцу в день увольнения (последний день работы) [195] . Отметим, что такая выдача может быть произведена несколькими способами (рис. 44.1).
Рис. 44.1. Способы выдачи трудовой книжки при увольнении
До выдачи трудовой книжки на руки записи, внесенные в нее за время работы у данного работодателя, должны быть в обязательном порядке заверены подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и оттиском печати. Владелец трудовой книжки подтверждает правильность внесенных записей своей подписью в личной карточке (форма № Т-2) (см. главу 45).
Факт получения трудовой книжки удостоверяется подписью ее владельца в личной карточке и Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них [196] . В случае если в день увольнения владелец трудовой книжки по тем или иным причинам отсутствовал на работе либо отказался от получения трудовой книжки, об этом работодателем составляется соответствующий акт.
Одновременно с составлением акта работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя последний обязан возместить заработок, не полученный работником за все время задержки. Такую же ответственность работодатель несет и за внесение в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения [197] .Глава 45 Личная карточка
Личная карточка – основной документ унифицированного первичного учета персональных данных работника. Форма документа – форма № Т-2 – утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1. Порядок обращения с личной карточкой установлен Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты [198] .
Заполнение сведений в личной карточке производится на основании таких документов, как:
приказ (распоряжение) о приеме на работу;
трудовая книжка;
паспорт;
военный билет;
документ об окончании учебного заведения;
страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
другие документы, предусмотренные законодательными, иными нормативными правовым актами.
Пример документа представлен ниже.
Утверждена постановлением Госкомстата РФ
от 5 января 2004 г. № 1
ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА РАБОТНИКА I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ
11. Паспорт _ 4605 _ № _ 390 093 __ Дата выдачи « 03» _ апреля ____ 200 0 года
Выдан _ 1-м отделением милиции Электростальского УВД ____________
наименование органа, выдающего паспорт
12. Адрес места жительства:
Читать бесплатно другие книги:
