Делопроизводство. Подготовка служебных документов Демин Юрий

Глава 25 Копия

Копия документа – оформленное в соответствии с определенными требованиями точное воспроизведение содержания данного документа на твердой (как правило, бумажной) основе [124] . Порядок оформления копии документа определяется федеральными, территориальными, ведомственными (отраслевыми) нормативными правовыми актами [125] либо руководством компании.

Вместе с тем необходимо обратить внимание на сохраняющий свое действие [126] Указ Президиума Верховного Совета СССР «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» [127] , в соответствии с которым предприятия, учреждения и организации вправе выдавать по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций и необходимых заявителям для решения вопросов, касающихся их прав и законных интересов. Такие копии должны выдаваться на бланках предприятий, учреждений и организаций [128] .

Указанный порядок распространяется и на выдачу предприятиями, учреждениями и организациями копий имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, если получить непосредственно у последних копии этих документов затруднительно (невозможно). Кроме того, предприятия, учреждения и организации высылают копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью, кроме того, на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится на данном предприятии, в учреждении, организации [129] .

Основанием для подготовки и выдачи заинтересованному лицу копии, как и в случае с выпиской из документа, может служить оформленная в письменном виде заявка, заявление или запрос. Рекомендуемыми реквизитами документа являются:

дата документа;

номер документа;

отметка о наименовании вида документа («Копия»);

текст документа [130] ;

заверительная надпись установленной формы;

оттиск печати, посредством которой заверяется соответствующая надпись.

Пример документа представлен ниже.

КОПИЯ

Открытое акционерное общество «Аверс»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

Об установлении временного порядка заключения с отдельными категориями работников предприятия договоров, являющихся дополнительными к ранее заключенным с ними трудовым договорам

В связи с опубликованием и вступлением в законную силу некоторых законодательных и нормативных правовых актов по вопросам управления персоналом в целях упорядочения работы по заключению с отдельными категориями работников предприятия договоров, являющихся дополнительными к ранее заключенным с ними трудовым договорам, генеральный директор ОАО «Вега» отдал

следующее распоряжение:

1. Начальнику отдела кадров до 01.08.2008 разработать проект Инструкции о порядке заключения с отдельными категориями работников предприятия договоров, являющихся дополнительными к ранее заключенным с ними трудовым договорам, который по согласовании с заинтересованными сторонами представить мне на утверждение. В проекте указанной инструкции определить:

1.1. Порядок заключения договоров о допуске к коммерческой тайне предприятия.

1.2. Порядок заключения ученических договоров.

1.3. Порядок заключения договоров о коллективной и индивидуальной материальной ответственности.

2. Должностным лицам ОАО «Вега» до утверждения инструкции, указанной в п. 1 настоящего распоряжения, пи заключении с отдельными категориями работников предприятия договоров, являющихся дополнительными к ранее заключенным с ними трудовым договорам, руководствоваться прилагаемым Временным порядком заключения договоров, являющихся дополнительными к ранее заключенным с ними трудовым договорам (приложение № 1 к настоящему распоряжению).

3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя генерального директора предприятия по управлению.

Приложение: по тексту, на 14 л.

Подлинник подписал:

Заместитель генерального директора

ОАО «Аверс» А. Б. Вырцев

Верно. Подлинник документа хранится в делах ОАО «Аверс»

Начальник канцелярии личная подпись Г. Д. Ежова

Раздел 4 Документы – управленческие решения. документы планирования и отчетности

Глава 26 Постановление

Постановление – нормативный правовой акт, издаваемый в пределах предоставленной компетенции соответствующим органом управления (власти). В соответствии с общепринятыми требованиями [131] проект постановления органа управления (власти) оформляется на бланке (на основе окончательного варианта текста нормативного правового акта).

Рекомендуемая гарнитура шрифта – Times New Roman, рекомендуемый кегль – 14. Состав реквизитов постановления выглядит следующим образом:

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

указание на место издания документа;

заголовок к тексту документа;

текст;

отметка о наличии у документа приложения;

подпись;

указание на гриф согласования документа;

визы согласования документа.

Структура постановления включает констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая часть документа, как правило, подразделяется на пункты и, если требуется, подпункты. Пункты (подпункты) нумеруются арабскими цифрами с точкой.

При наличии приложений к постановлению на них (по тексту документа) обязательно дается соответствующая ссылка, а каждое приложение, например утверждаемые постановлением документы (программы, планы и т. п.), оформляется на отдельном листе (листах).

Пример документа представлен ниже.

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ О Правительственной комиссии по обеспечению интеграции предприятий судостроительного комплекса Российской Федерации

Во исполнение Указа Президента Российской Федерации от 21 марта 2007 г. № 394 «Об открытом акционерном обществе «Объединенная судостроительная корпорация»» Правительство Российской Федерации постановляет :

1. Образовать Правительственную комиссию по обеспечению интеграции предприятий судостроительного комплекса Российской Федерации.

2. Утвердить прилагаемое Положение о Правительственной комиссии по обеспечению интеграции предприятий судостроительного комплекса Российской Федерации.

Председатель Правительства М. Фрадков

Российской Федерации

Москва

«09» июня 2007 г.

Глава 27 Решение

Решение – распорядительный акт, издаваемый в пределах предоставленной компетенции соответствующим органом управления (власти). Оформление проектов решений производится на листах писчей бумаги формата А4 или бланках установленного образца.

Рекомендуемая гарнитура шрифта – Times New Roman, рекомендуемый кегль – 14. Состав реквизитов решения выглядит следующим образом:

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

указание на место издания документа;

заголовок к тексту документа;

текст;

подпись;

оттиск печати [132] .

Как правило, решение имеет одночастную структуру, то есть состоит только из распорядительной части. Пример документа представлен ниже.

Приложение к приказу ФНС России от 16 ноября 2005 г. № САЭ-3-09/591@

РЕШЕНИЕ

о предстоящем исключении недействующего юридического лица

«__» ____________ 0000 г. № ____________________ ___________________

(место издания)

В соответствии с пунктом 2 статьи 21.1 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» Инспекцией ФНС России ____________________ _____________________________________________________________

(наименование территориального подразделения)

принято решение о предстоящем исключении из Единого государственного реестра юридических лиц ________________________________________

(полное наименование юридического лица с указанием организационно-правовой формы)

ОГРН (при наличии) ___________________________________.

(при отсутствии ОГРН)

ИНН/КПП (при наличии) ______________________________.

В случаях, если настоящее решение о предстоящем исключении из Единого государственного реестра юридических лиц __________________________

(полное наименование юридического лица с указанием организационно-правовой формы) затрагивает права и законные интересы указанного юридического лица, кредиторов или иных лиц, в Инспекцию ФНС России _________________, расположенную по адресу _____________________________________, поименованными лицами не позднее трех месяцев со дня опубликования настоящего решения может быть направлено соответствующее заявление.

Руководитель

Инспекции ФНС России

Подпись И. О. Фамилия

Примечание. В соответствии с пунктом 3 статьи 21.1 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» настоящее решение подлежит обязательному опубликованию в течение трех дней с момента его принятия.

Глава 28 Приказ по основной деятельности [133]

Письменный приказ – это документированное управленческое решение нормативного характера, издаваемое директором компании с целью регламентации действий его подчиненных, как правило, по двум и более вопросам основной (повседневной) деятельности. Проект приказа готовится во исполнение компанией ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений либо в инициативном порядке.

Подготовка проектов приказов, как правило, производится ответственными лицами тех структурных подразделений, в компетенции которых находится тот или иной вопрос деятельности компании, отражаемый в документе [134] . Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и (в необходимых случаях) их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на лиц, ответственных за внесение соответствующих проектов на рассмотрение руководства компании.

Подготовленный исполнителем текст [135] приказа должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции (поручении) директора компании, или (и) предписаниям (указаниям) документа, во исполнение которого готовится приказ. Возражения по проекту приказа, возникающие в процессе согласования, излагаются в прилагаемой к нему справке [136] . Если по результатам рассмотрения возражений в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то последний подлежит перепечатке и повторному согласованию [137] .

Текст приказа может состоять из констатирующей (преамбулы) и приказной частей или только из приказной части. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она, как правило, начинается словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т. д. Если приаз издается на основании другого документа (к примеру, во исполнение решения вышестоящего органа управления), то в констатирующей части указывается также наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом «приказываю».

Приказная часть документа должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Приказная часть может делиться на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте документа. В качестве исполнителей в приказе указываются структурные подразделения (должностные лица) компании. Последний пункт приказной части документа может также содержать сведения о том, на кого возлагается контроль за его исполнением.

Если приказ изменяет (отменяет, дополняет) ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен в обязательном порядке содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст данного пункта должен начинаться словами «Признать (полагать) утратившим силу…».

Проекты приказов, представляемые на подпись директору компании, визируются его заместителями в соответствии с распределением полномочий между ними. При необходимости проекты документов представляются на подпись со справкой, в которой:

кратко излагается суть проекта приказа;

обосновывается необходимость издания документа;

приводятся сведения о том, на основании чего подготовлен данный проект и с кем согласован.

Датой приказа является дата его подписания [138] . Подписанные приказы нумеруются в возрастающем порядке в пределах календарного года [139] .

Проекты приказов оформляются на соответствующих бланках. Документ имеет следующие реквизиты [140] :

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование вида документа;

заголовок к тексту;

текст;

подпись;

визы согласования;

отметка о наличии приложения;

отметка об исполнителе;

идентификатор электронной копии документа.

Рекомендуемая гарнитура шрифта – Times New Roman (Courier), рекомендуемый кегль – 11–12. Наименование вида документа допускается оформлять заглавными буквами или полужирным шрифтом в сочетании с разрядкой, а заголовок к тексту – полужирным шрифтом.

Приказы подписываются директором компании и (или) по его поручению заместителем директора по управлению.

Пример документа представлен ниже.

Открытое акционерное общество «Аверс» ПРИКАЗ

«06» января 2009 г. № 7 г. Екатеринбург

О приведении в соответствие с законодательством локальных актов компании В связи с опубликованием и вступлением в законную силу Федерального закона от 00 месяца 0000 г. № 00-ФЗ «О внесении изменений и дополнений в некоторые законодательные акты Российской Федерации по вопросам… (указать конкретно)» (Собрание законодательства Российской Федерации, 0000, № 000, ст. 0000), постановления Правительства Российской Федерации от 00 месяца 0000 г. № 0000 «(указать конкретно)» («Российская газета» от 00 месяца 0000 г. № 000), … (иных законодательных и нормативных правовых актов – указать конкретно) в целях приведения локальных актов компании в соответствие с федеральным законодательством

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Признать утратившими силу положения Устава компании, положения о филиалах и представительствах компании, коллективного трудового договора компании, Правил внутреннего трудового распорядка компании на 2008-10 гг., … (иныхлокальных актов компании – указать конкретно) как не соответствующих федеральному законодательству в связи с опубликованием и вступлением в законную силу вышеперечисленных законодательных и нормативных правовых актов.

2. Заместителю генерального директора Д. Е. Жукову во взаимодействии с руководителями филиалов (представительств) компании, председателем профсоюзного комитета компании, начальником юридического отдела и начальником службы ДОУ компании до 21.01.2009 обеспечить подготовку необходимых изменений к текстам локальных актов компании, перечисленных в п. 1 настоящего приказа.

3. Начальнику юридического отдела во взаимодействии с начальником службы ДОУ компании до 25.01.2009 представить на рассмотрение совместного заседания экспертно-консультационного совета при генеральном директоре и профсоюзного комитета проекты изменений к текстам локальных актов, перечисленных в п. 1. настоящего приказа. По результатам обсуждения и согласования с заинтересованными сторонами уточненные проекты локальных актов представить на утверждение соответствующим органам коллегиального управления и законным полномочным представительным органам работников.

4. До принятия (утверждения) в новой редакции локальных актов при решении текущих вопросов его деятельности руководствоваться вступившими в законную силу законодательными, нормативными правовыми и иными актами.

5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора Д. Е. Жукова.

Генеральный директор личная подпись З. И. Кучин

Начальник юридического отдела личная подпись Л. М. Ноева

Глава 29 Распоряжение по основной деятельности [141]

Письменное распоряжение – это документированное управленческое решение, обычно издаваемое от имени директора компании его заместителем (помощником) и регламентирующее действия подчиненных по отдельному вопросу повседневной деятельности. Проект распоряжения готовится во исполнение ранее принятого директором компании решения либо в инициативном порядке.

Подготовка проектов распоряжений обычно производится ответственными лицами, в компетенции которых находится тот или иной вопрос деятельности компании, отражаемый в документе [142] . Эти же лица несут ответственность за согласование проектов распоряжений с заинтересованными сторонами.

Порядок подготовки распоряжения в основном соответствует вышеописанному. Отметим, что, в отличие от приказов, структура распоряжений предполагает наличие только одной (распорядительной) части, начинающейся с формулировки «Предлагаю» [143] .

Датой распоряжения является дата его подписания. Подписанные распоряжения нумеруются в возрастающем порядке в пределах календарного года с добавлением к номеру (через дефис) литеры «р».

Оформление проектов распоряжений производится на соответствующих бланках или листах писчей бумаги формата А4. Состав реквизитов и их оформление аналогичны предусмотренным для приказов.

Распоряжения подписывают – в пределах предоставленных полномочий – заместители (помощники) директора компании.

Пример документа представлен ниже.

Открытое акционерное общество «Аверс»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

«17» марта 2008 г. № 35-р

О представлении данных для подготовки годового отчета об итогах производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельности компании за 2007 год

В целях своевременной и качественной подготовки годового отчета об итогах производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельности компании за 2007 год генеральный директор

распорядился о следующем.

1. Начальникам структурных подразделений к 09:00 20.03.2008 обеспечить передачу материалов для подготовки годового отчета в комплектности согласно приложению № 1 к данному распоряжению. Передачу материалов производить в бумажном и электронном виде.

2. Подготовку материалов, указанных в п. 1 настоящего распоряжения, производить в соответствии с требованиями Инструкции по документационному обеспечению управленческой деятельности от 20.12.2006 и Методических указаний по подготовке годовых отчетов (инв. 2030).

3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя начальника отдела планирования О. П. Рябову.

Приложние: по тексту, на 10 л.

Заместитель генерального директора по производству личная подпись С. Т. Учаев

Глава 30 Предписание

Предписание – это документированное управленческое решение нормативного характера, издаваемое в пределах предоставленной компетенции соответствующим органом управления (власти) с целью обязать юридическое (физическое) лицо к выполнению определенных действий в течение определенного срока или (и) частично прекратить (приостановить) (до выполнения соответствующих действий) свою деятельность. Особенностью структуры предписания является разделение документа на предписывающую и исполнительную части.

В предписывающей части документа, помимо прочего (см. выше), может содержаться предупреждение об ответственности, предусмотренной за неисполнение (ненадлежащее исполнение) предписания. Исполнительная часть документа заполняется после проверки исполнения юридическим (физическим) лицом предписанных действий.

Оформление документа производится на бланках установленного образца. Рекомендуемая гарнитура шрифта – Times New Roman, рекомендуемый кегль – 14.

Состав реквизитов решения включает:

наименование вида документа;

дату документа;

регистрационный номер документа;

указание на место издания документа;

заголовок к тексту документа;

текст;

подпись [144] ;

оттиск печати.

Датой документа является дата его подписания. Правом подписи наделяется руководитель органа управления (власти) или уполномоченные им должностные лица соответствующего органа.

Пример документа представлен ниже.

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ТРУДУ И ЗАНЯТОСТИ

Государственная

инспекция труда

(наименование субъекта РФ)

_________________________

(реквизиты организации)

ПРЕДПИСАНИЕ № _____ о приостановке проведения работ

«__» ____________ 0000 года _________________________________

(место предъявления предписания)

Кому _____________________________________________________

(должность, фамилия, инициалы работодателя (его представителя)) __________________________________________________________

(полное наименование организации)

До устранения выявленных в ходе проверки нарушений государственных нормативных требований охраны труда, создающих угрозу жизни и здоровью работников, отмеченных в протоколе (акте) проверки от 00 месяца 0000 года № __, и в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Положением о Федеральной службе по труду и занятости, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30.06.2004 № 324,

обязываю приостановить

с «____» _____________ 200_ г. проведение работ в _________________________________________________________

(наименование места (территории) проведения работ или структурного подразделения)

____________________________________________________________.

Об устранении выявленных нарушений сообщить по адресу: ___________

Наименование должности составившего предписание И. О. Фамилия

Подпись Дата

Оттиск личного штампа или печати

Предписание получил _________________________________________

(должность, фамилия, имя, отчество работодателя (его представителя), подпись, дата)

Отметка о выполнении предписания и принятых мерах _______________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

(сведения о проверке выполнения предписания, об устранении выявленных нарушений, мерах административного и иного наказания в случае невыполнения предписания и другие сведения)

Разрешаю возобновить работу с 00 месяца 0000 года.

Наименование должности

принявшего решение о возобновлении работы

Подпись Дата

Оттиск личного штампа или печати

С решением ознакомлен _______________________________________

(должность, фамилия, имя, отчество работодателя (его представителя), подпись, дата)