Увидеть решение. Визуальные методы управления бизнесом Сиббет Дэвид
• Сделайте видео. Импровизируя, начните рассказывать истории (сторителлинг) и запишите это на видео.
Выработка видения и целей
• Метод «История на обложке журнала». Представьте обложку журнала, посвященную вашей организации.
• Задействуйте коллективное воображение. Представьте ваш будущий успех.
• Создайте диаграммы сродства. Используйте большие панно и стикеры, чтобы найти идеи, которые разделяют все.
Разработка стратегий и планов
• Приоритезируйте элементы видения и цели. Используйте шаблоны и стикеры, чтобы расставить приоритеты.
• Создайте план игры и маршрутную карту. Работайте на больших настенных панно, пока все четко не увидят путь вперед.
Развитие лидерства
• Придумайте метафоры для организации. Обсудите ответы на вопрос: «Наша организация похожа на…?»
• Создайте карту истории вашей организации. Объясните, как в нее вписываются культурные ценности, стратегические планы и т. п.
Метафора OARR
Одна из самых запоминающихся моделей для описания продуктивной встречи была разработана для клиента, который попросил нас придумать самый простой инструмент фасилитации. Мы зашифровали четыре ключевых компонента в акроним OARR и представили его в виде метафоры, проиллюстрированной ниже. Этот рисунок показывает, какие ключевые моменты вы должны прояснить, чтобы успешно проплыть по «реке» вашей встречи. Этот образ легко может визуализировать каждый.
1. Результаты (Outcomes). Уточните, куда вы направляетесь.
2. Повестка дня (Agenda). Посадите всех в одну «лодку», чтобы плыть вместе.
3. Роли (Roles). Заранее определите, что должен делать лидер, координатор, эксперты и другие участники.
4. Правила (Rules). Договоритесь о правилах поведения на борту.
Четыре компонента продуктивного совещания
Учитывая себестоимость совещаний, имеет смысл повысить их качество и продуктивность. И самый простой способ добиться этого – делать правильно четыре вещи и визуализировать их. Аспекты продуктивного совещания зашифрованы в аббревиатуре OARR, которая обеспечивает нам наглядную метафору (oar переводится с английского как «весло»). Давайте рассмотрим каждый элемент этой аббревиатуры.
1. Планируемые результаты (Outcomes). В начале встречи четко определите, какие результаты вы хотите получить. Четкость в отношении результатов – самое важное, что вы можете сделать для повышения эффективности совещаний. Если вы запишете их на большом листе бумаги и оставите висеть у всех на виду, вы многократно усилите этот эффект.
2. Повестка дня (Agenda). Повестка дня представляет собой список вопросов, которые должны быть рассмотрены на совещании. Графическая повестка дня составляется в виде блоков, где размер блока указывает на количество времени, которое вы хотите потратить на обсуждение каждого пункта. Здесь проиллюстрировано несколько простых повесток дня. В главе 8 мы рассмотрим несколько способов создания более сложных повесток дня, преднзначенных для управления более сложными процессами.
3. Распределение ролей (Roles). Четко опишите каждую роль и поощряйте участников встречи выполнять их. Также попросите фасилитаторов и консультантов четко определить свои роли. В этом помогают метафоры. Вы – мотиватор, наставник, арбитр, оценщик или разработчик? Эти лидерские роли существенно отличаются друг от друга.
4. Правила (Rules). Заранее договоритесь о процедурных вопросах. Зачастую это позволяет избежать многих проблем. Что вы будете делать с теми, кто стремится доминировать? Как будете принимать решения? Как будет представляться информация? Будете ли вы искать консенсус? Можно ли участникам пользоваться компьютерами? Можно ли обмениваться sms-сообщениями во время встречи? Все это лучше обговорить заранее.
Лекарства от слайдомании
Многим нравится делать слайды. Это увлекательно! И визуально. Ваши идеи выглядят проработанными и весомыми. Но метод не так хорош, как кажется, поскольку основан на ошибочном предположении, что люди способны хорошо усваивать информацию в пассивном режиме. Вот несколько советов, как излечиться от слайдомании:
• Работайте интерактивно, пока группа не поймет излагаемые вами идеи так же хорошо, как и вы.
• Ограничьтесь несколькими простыми рисунками, рассказывайте истории и поощряйте дискуссию и диалог.
• Используйте фрески для сложных идей, которые требуют изучения отношений и взаимосвязей.
• Визуализируйте идеи на ранних стадиях – и люди с радостью будут вносить предложения.
Проблема компьютерных презентаций
Если вы используете слайды для отчетов и обзора работ, значит, работаете с визуализацией, хотя и без эффективного группового взаимодействия. Рисунки наглядно изображают эту проблему. Как создатель слайдов, вы проделали хорошую визуализационную работу. Именно так поступают дизайнеры – представляют идеи в графическом виде. Это замечательно. Но просмотр слайдов не позволит людям получить тот же опыт, который получили вы в процессе их создания. Люди редко тратят время на изучение презентационных материалов, особенно присланных по электронной почте. Кроме того, длинные презентации с кучей слайдов не соответствуют скорости, с которой человек способен усваивать новую информацию. Люди терпят слайды лишь потому, что они нравятся боссу. Но это вовсе не означает, что они работают.
Записывайте!
Если в ходе совещания вы хотите показать, что действительно слушаете, установите флипчарт и делайте записи. Вы можете набросать повестку дня, фиксировать все предложения, указывать имена сотрудников, которым поручается выполнение конкретных задач. Вот несколько простых правил.
• Используйте ПРОПИСНЫЕ буквы для заголовков и строчные для дополнительной информации.
• Пишите крупно, чтобы все могли видеть.
• Фиксируйте ключевые слова; обращайтесь к говорящему с целью проверить правильность того, что вы записали.
• Записывайте текст черным, синим, зеленым или коричневым.
• Выделяя текст, используйте яркие цвета – оранжевый и желтый.
• Используйте красный цвет, чтобы акцентировать внимание.
• Разделяйте линиями отдельные элементы списка.
• Используйте одни и те же значки для обозначения определенных видов информации (рамки, звездочки или стрелки).
• Располагайте списки слева, оставляя место для пояснений и комментариев.
Более подробно о правилах графической записи можно прочитать в книгах «Визуализируй это!» и «Визуальные команды».
«Визуальное» слушание – основа «визуальных» совещаний
Визуализация в отличие от слайдов предполагает интерактивность, вовлеченность и активное слушание. Все основные инструменты визуализации, рассматриваемые в третьей части книги, основаны на «визуальном» слушании – отображении в графической форме и интерактивном режиме того, что говорят люди. Когда информация зафиксирована, работа по поиску взаимосвязей и планирование происходит совершенно на ином уровне вовлеченности. Вернуть межличностную коммуникацию во главу угла, не жертвуя качеством группового мышления, – вот цель «визуального» руководства.
Боб Хорн, основатель Information Mapping из Бостона, любил делать записи в ходе совещаний. «Я мог бы вести себя как босс, – говорил он. – Но графическая фиксация позволяла мне проводить совещания намного эффективнее, поскольку я по-настоящему слышал то, что говорили, и видел это своими глазами».
Со временем вы оцените все преимущество «визуального» слушания. Начинающие руководители часто считают, что прежде всего они должны говорить». Но это не так. Настоящее лидерство – вовлечь в работу других. Регулярные совещания, на которых обсуждаются и решаются текущие проблемы, это не только отслеживание продвижения, но и внимательное слушание. Разумеется, это можно делать без записей, но графическая фиксация информации, которую должен запомнить каждый, существенно повышает эффективность процесса. Когда запись делает лидер, это подчеркивает серьезность его отношения к вопросу. Если как лидер вы решили активно использовать визуализацию, мы расскажем об основных правилах ведения записей, которые помогут вам управлять процессом.
Продуктивность «визуальных» совещаний
На рисунке проиллюстрированы четыре ключевых этапа «визуальных» совещаний. Структура четко показывает, какие преимущества несет с собой такой способ групповой работы. Вы должны понимать все плюсы визуальной и интерактивной работы и отказаться от чрезмерной ориентации на слайды.
ВКЛЮЧАЕТ ВСЕХ В АКТИВНУЮ РАБОТУ
Нет лучшего способа вовлечь людей в работу, чем признать значимость их вклада – через письменную фиксацию того, что они говорят, и графическую репрезентацию их идей в виде метафор и моделей. Стикеры, групповое рисование, игры и другие формы интерактивной визуализации позволяют это сделать.
ОБЕСПЕЧИВАЕТ ПАНОРАМНОЕ МЫШЛЕНИЕ
Создание графических панно – один из методов системного мышления. Такая работа значительно повышает коллективный интеллект и помогает группе в целом и каждому ее участнику увидеть взаимосвязи, найти решения и понять, как вся картина соотносится с конкретными элементами работы.
СТИМУЛИРУЕТ ТВОРЧЕСКИЙ ПОДХОД
Картина будущего успеха, воодушевляющие метафоры и ментальные модели – все это стимулирует творческое мышление в организации.
ПОДДЕРЖИВАЕТ ГРУППОВУЮ ПАМЯТЬ И РЕАЛИЗАЦИЮ
Записи ключевых идей, планы действий, маршрутные карты, графики и большие карты процессов, описывающие масштабные изменения, более эффективны, когда они достаточно велики, чтобы их можно было повесить на стену и регулярно к ним обращаться. Эти инструменты критически важны для эффективной реализации планов.
Структура речи
Наш опыт записывается в памяти как последовательность впечатлений. Время течет линейно, и мы переживаем одно событие за другим. Но ученые-когнитивисты выяснили, что мышление организовано таким образом, чтобы ощущать движение времени. Неудивительно, что упорядоченная структура предложения является одним из базовых способов организации слов. Однако у нее есть недостатки. (Подробнее об этом рассказано в главе 6.)
Структура предложения в английском:
• субъект действия (существительное с прилагательными);
• действие (глаголы с наречиями);
• объект действия (существительное с прилагательными).
В других языках могут использоваться иные структуры. Например, в японском глаголы ставятся в конце предложения, что существенно увеличивает возможности для неоднозначного толкования.
Речь имеет линейную структуру. Она включает субъект, который производит действие, которое влияет на объект действия.
Визуальная версия языка
Важно понимать, что слово – тоже элемент визуального языка. Предложения в речи строятся из слов, организованных в линейном порядке, и имеют структуру «субъект – глагол – объект», ориентированную на действие. Это одна из причин того, почему решение дается с трудом, когда проблему обсуждают только устно. Чтобы сравнить идеи и информацию, вам нужно представить их одновременно. Поскольку люди живут не только в линейном времени и все истории происходят в каком-то контексте, словам соответствуют определенные образы в нашем сознании. Слыша речь, мы создаем мысленные картины. Визуализация делает этот процесс явным и наглядным.
Осмысление речи опирается на четыре компонента:
1. Последовательность слов в предложении. В английском языке расположение слова в предложении показывает, является ли оно субъектом действия, самим действием, объектом действия или его характеристикой. Предложения «Dog bites man» («Собака кусает человека») и «Man bites dog» («Человек кусает собаку») имеют разный смысл, хотя и состоят из одинаковых слов.
2. Значение слов. У каждого слова есть свое устоявшееся значение, зафиксированное в словарях. Некоторые слова имеют много значений.
3. Коннотация. Третий компонент содержится не в самом слове, а в нашем опыте, связанном с этим словом. Коннотация – это «оттенок» значения, передающий эмоциональное или оценочное отношение.
4. Способ выражения. Люди подчеркивают ключевые слова интонацией, что добавляет речи эмоциональное содержание.
Лидеры должны сосредоточиться на интерпретации
Устная речь не точна! Расхождение в понимании и необходимость каждый раз убеждаться, что люди одинаково интерпретировали важную информацию, – весомый аргумент в пользу визуальной коммуникации. Даже если вы просто записываете то, что слышите, на флипчарте, это дает возможность исправить ошибки в интерпретации. Мало что оказывает непосредственное влияние на вас или вашу организацию, но то, как люди интерпретируют события, оказывает! Именно поэтому лидеры должны сосредоточиться на интерпретации. Осознание ключевых метафор и ментальных моделей снабдит вас нужными инструментами.
Одна из самых полезных книг о языке и его влиянии была написана в конце 1960-х гг. франко-канадским иезуитом, консультантом по вопросам управления Жозефом Самуэлем Буа. Она называется «Искусство осознания» (The Art of Awareness) и ее стоит изучить каждому, кто хочет в полной мере овладеть искусством речи. Книга является продолжением работы Альфреда Коржибского, польского инженера и ученого, опубликовавшего в 1930 г. эпохальный труд «Наука и психическое здоровье» (Science and Sanity). Коржибский утверждал, что многие проблемы в обществе являются следствием искажений, порождаемых языком и ментальными моделями, и что идеологии и религии, из-за которых ведутся кровопролитные войны, построены на бессмысленных с точки зрения логики постулатах. Коржибский предостерегал против отождествления языковых конструктов и символов с обозначаемыми ими вещами; его знаменитая максима «карта не есть территория» лежит в основе «визуального» руководства.
Буа изложил эти идеи в доступной для восприятия форме. Его книга является своего рода учебником по осмыслению взаимосвязей между мышлением и действием. Он называет эту дисциплину эпистемикой, или прикладной эпистемологией (можете изучить эту тему).
Тысячеликий герой
Люди запрограммированы на «истории». Создание и рассказывание историй – важная часть работы лидера. Возможно, вам будет интересно узнать, что существуют универсальные шаблоны хороших историй.
В своем фундаментальном труде «Тысячеликий герой»5 Джозеф Кэмпбелл описывает один из основных архетипических паттернов – путешествие героя. Он утверждает, что этот сюжетный шаблон присутствует во всех мировых культурах.
Сюжетный паттерн «Путешествие героя»
• Мирному поселению угрожает опасность.
• Один из жителей, на первый взгляд совершенно не похожий на героя, решает взять на себя роль спасителя.
• Он покидает поселение и отправляется в путь.
• По пути сталкивается с множеством опасностей и трудностей.
• Затем получает магическую помощь.
• Проделывает обратный путь, преодолевая массу препятствий.
• Возвращается и спасает всех благодаря полученному им магическому средству.
Некоторые критикуют этот сюжетный паттерн, говоря, что жизнь не должна быть подчинена достижению одной-единственной цели. Однако людям нравятся истории о том, как человек берет верх над обстоятельствами и добивается успеха. И независимо от структуры такие истории дают людям возможность уменьшить присущую жизни сложность, представив ее в виде понятных, легко запоминающихся сценариев.
Что такое визуальный язык?
В прошлом веке стремительное развитие технологий обработки изображений привело к широкому распространению визуализации. Ранее визуальный язык использовался для карт, графиков и книжных иллюстраций, но современные медиа вывели визуальный язык на совершенно иной уровень. Сегодня мы стали «визуальными» мыслителями, хотим этого или нет. Дисплеи визуальны. Книги визуальны. Журналы, плакаты, рекламные щиты и инструкции по безопасности в самолетах – тоже визуальны.
Даже разговор стал «визуальным», если исходить из того, что слова вызывают у слушателя определенные образы, или рассматривать жесты как образы, нарисованные в воздухе, а не на бумаге. Графика позволяет сделать это скрытое визуальное мышление видимым и доступным. Метод визуализации в буквальном смысле слова открывает людям глаза на то, что любая коммуникация имеет визуальную природу.
Визуальный язык – язык паттернов
Далее представлены некоторые архетипические визуально-языковые структуры, являющиеся графическими эквивалентами шаблонов историй. Мы в The Grove называем их графическими форматами, поскольку они помогают сформировать и оформить визуальные образы. Как и любая структура, они подчеркивают одни аспекты и затемняют другие. Задача руководителя-визуализатора – помочь выбрать правильный графический формат для поддержки групповой работы. Вам не нужно самому делать рисунки и записи, чтобы существенно повысить четкость и продуктивность обсуждения. Вам нужно помочь людям понять, какие форматы мышления позволят им достичь поставленных целей.
Визуальный язык сращивает текст и графику
Боб Хорн, автор книги «Визуальный язык: Глобальная коммуникация в XXI веке» (Visual Language: Global Communication for the 21st Century), писал, что визуальный язык интегрирует текст и графику в одной коммуникационной единице. В давние времена ученые использовали визуальный язык в качестве основного инструмента поддержки мышления. Сегодня он проник во все сферы нашей жизни:
• веб-сайты;
• реклама и билборды;
• комиксы;
• газетная и журнальная инфографика;
• телевидение;
• карты;
• рабочие встречи с графической фасилитацией;
• цифровые приложения;
• и даже слайдовые презентации!
Структура визуального языка
• Пространственная двухмерная, иногда трехмерная.
• Состоит из паттернов, интегрирующих текст и графику.
• Может включать линейные структуры.
Важность выбора правильного формата
Когда вы решаете использовать визуализацию на рабочих встречах, ваша задача как лидера – выбрать правильный формат. Вот несколько ключевых рекомендаций.
1. Сосредоточьтесь на результатах, которые хотите получить.
2. Выберите графический формат, который поможет увидеть то, что нужно.
3. Используйте паттерны, включающие ключевые слова и изображения.
4. Выберите иной формат, чтобы взглянуть на ситуацию под другим углом.
(Примеры применения форматов приведены в главе 8.)
Клавиатура Group Graphics
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ
• Название встречи
• Темы
• Цели, повестка дня, роли и правила
• Видение, миссия или ключевые принципы
НЕДОСТАТКИ
• Доносит только одну мысль
• Если постеров много, эффект пропадает
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ
• Мозговой штурм
• Запись информации
• Повестка дня
• Список ожиданий
• «Перехватывающие парковки»
• Предложения
• Перечни, списки
• Соглашения
• Дальнейшие шаги
НЕДОСТАТКИ
• Элементы трудно сравнивать
• Структура затрудняет восприятие
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ
• Контекстные карты
• Мозговой штурм
• Запись дискуссии
• Нелинейное обдумывание
• Видение
• Определение интересов
• Выявление потенциальных целей
НЕДОСТАТКИ
• Трудно соблюсти хронологию событий
• Информация может казаться хаотичной
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ
• Приоритезация
• Оценка
• Структура проекта
• Распределение сфер ответственности
• Календарные планы и планы развития
• Работа с цифровыми данными
• Работа с географической информацией
• Расширение восприятия
НЕДОСТАТКИ
• Трудно внести изменения
• Ограничивает возможности импровизации
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ
• Карты процессов
• Интеллект-карты
• Системный анализ
• Определение причин
• Деревья решений
• Блок-схемы
• Организационная структура
• Конспектирование
НЕДОСТАТКИ
• Процесс создания сложен
• Дерево может ветвиться бесконечно
• Трудно показать многочисленные связи между блоками
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ
• Планы действий и стратегическое планирование
• Видение
• Понимание системы посредством метафор
• Карты историй
• Модель среды
• Встречи, посвященные инновациям
НЕДОСТАТКИ
• Необходимо обладать опытом использования метафор
• Карты – не реальная территория, а метафоры – не реальность
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ
• Схема расположения участников встречи
• Видение
• Ментальные модели
• Карта целей, подчеркивающая их единство
• Секторные диаграммы для финансовых данных
• Радиальные диаграммы для анализа множественных факторов
• Карты в форме созвездий
НЕДОСТАТКИ
• Сложная структура, затрудняющая восприятие
• Сложно вписывать слова в круг
Простой процесс решения проблем
1. Сфокусируйтесь на проблеме. Пусть группа обсудит проблему. Каковы ее причины и основные составляющие? Вы можете написать список, выделив наиболее важные пункты.
2. Организуйте сбор идей. Пусть люди поработают в парах и запишут предлагаемые решения на стикерах – по одной идее на каждом.
3. Сгруппируйте стикеры. Попросите людей сгруппировать стикеры по кластерам и придумать заголовки.
4. Обсудите предложения, чтобы лучше понять их. Все обсуждение записывать не нужно – зафиксируйте только ключевые моменты.
5. Проведите голосование, чтобы определить наиболее перспективные идеи. Подсчитайте общее количество предложений и позвольте каждому участнику проголосовать за треть наиболее понравившихся ему идей. Для этого можно использовать стикеры-точки или маркеры.
6. Обсудите идеи, набравшие наибольшее количество голосов. Сравните их. Можно записать преимущества каждого варианта.
7. Примите решение. Примите решение сами или попросите участников озвучить свое мнение и прийти к единому решению.
Сначала опишите, затем решите
Если вы собираетесь работать с большими графическими панно, особенно на специальных встречах, желательно разделить описание того, что происходит, и принятие решений. Полезно использовать для этих целей разные панно. Хорошо помогают стикеры – сначала с их помощью можно сгенерировать картину настоящего, а затем перегруппировать их, чтобы определить, что делать. Просто попросите каждого записать на стикерах нужную информацию. Далее можно провести анализ и определить приоритеты, что помогает найти решение. Как лидер вы можете встать у флипчарта и вести записи, если ваша группа завязла с решением какой-либо проблемы. Чтобы задействовать всю мощь коллективного интеллекта, вы можете предпринять шаги, описанные в боковой врезке.
Но когда руководитель графически фиксирует нюансы обсуждения, он невольно может совершить ряд ошибок.
Чего не следует делать при ведении записей
• Заменять слова говорящего своими словами.
• Отказаться записывать сказанное, потому что он с этим не согласен. Сначала нужно все записать, а потом выражать несогласие!
• Писать мелко или неразборчиво.
• Заслонять то, что вы пишете.
• Перехватывать инициативу в разговоре, потому что тема заинтересовала.
• Раздражаться, когда люди говорят, что именно нужно записать.
Читать бесплатно другие книги:
