Смерть от совещаний Ленсиони Патрик

— А как часто вы их смотрите? Мэтт пожал плечами:

— Каждый день. Ну и что с того?

Уилл написал на доске "пять минут" и "каждый день" рядом со словом "Новости".

— Хорошо. Таким образом, в первую категорию телевизионных передач помещаем главные новости, которым вы уделяете около пяти минут ежедневно.

Уловив недоверие в глазах слушателей, Уилл поспешил продолжить:

— В следующей категории у нас комедийные сериалы, — он записал на доске "Комедийный сериал", а рядом — "Документальная хроника". — Я хочу объединить комедийные сериалы и документальные хроники о преступлениях и происшествиях, чтобы у нас получилось в целом около часа. Как часто мы их смотрим?

Он не стал ждать очевидного ответа и написал на доске "Раз в неделю" рядом со словами "Один час".

Уилл был уверен, что никто не понимал, куда он клонит. Однако ему удалось привлечь всеобщее внимание, а сейчас это было самое главное:

— Затем идут художественные фильмы. В среднем они длятся два часа. Давайте предположим, что мы смотрим фильм по телевизору или ходим в кино раз в месяц.

— Сразу видно, что у тебя нет детей, — проворчал Коннор, и все засмеялись.

Уилл лишь пожал плечами и написал на доске "Фильм" и "Два часа".

— И наконец, мы подошли к…

Никто из присутствующих не высказал догадок, и Уилл написал в самом низу своего списка "Сериалы" и "Шесть часов или дольше". Я знаю, что все это кажется чепухой, но, пожалуйста, потерпите еще немного. Представьте себе, что одна телевизионная компания решила выпустить новую еженедельную двухчасовую передачу, которая побила бы все рекорды популярности. Создатели этой программы взяли бы по чуть-чуть от сериала, документальной хроники и сводки новостей. Как вы думаете, имела бы успех эта затея?

— Нет, конечно, — воскликнула Мишель.

— Почему? — спросил Уилл.

— Эта программа оказалась бы бессмысленной. Она была бы чересчур длинной для комедийного сериала, но слишком короткой для сериала, и я просто не могу себе представить, как бы в нее вписались ежедневные новости.

— Не забывайте и о том, что продолжительность этой передачи была бы приблизительно такой же, как и у среднего художественного фильма, — добавил Уилл.

— Одним словом, это полный вздор, — подвел итог Коннор. Уилл пристальным взглядом обвел своих слушателей.

— Тогда почему же мы делаем это на наших еженедельных совещаниях? — медленно, с расстановкой произнес он.

Казалось, он увидел первые проблески понимания. Но он хотел добиться полной ясности для всех.

— Мы чрезмерно отягощаем наши еженедельные совещания, пытаясь достичь слишком многих целей, и в результате у нас ничего не получается.

Все раздумывали над словами Уилла.

— Ну а при чем здесь комедийные сериалы? — недоуменно спросил Тим.

— Очень просто! Мы должны создать четыре вида передач для различных аудиторий.

— Что-то ты мудришь! — голос Тима звучал скептично, однако Уиллу уже была знакома эта своеобразная манера выражаться. — У нас одна аудитория. Кроме того, разве не один и тот же человек смотрит и новости, и комедийные сериалы, и фильмы?

Неожиданно в разговор вмешался Кейси:

— Я думаю, Уилл говорит о контексте.

Уилл был поражен:

— Честно говоря, я не думал об этом, однако это верно. Контекст, — юноша задумался о простом, но таком значимом замечании своего начальника.

— У человека, который собирается посмотреть комедийный сериал, совсем иные ожидания от передачи, чем у него же перед просмотром на большом экране нашумевшего боевика, — пояснил Кейси. — А еще он может смотреть новости за завтраком или в аэропорту, ожидая посадки самолета.

Глава Aip Software повернулся к Уиллу:

— Продолжай, мы слушаем тебя.

Доска Уилла — недостающие элементы совещаний

Уилл с благодарностью взглянул на своего начальника и продолжил:

— Я сразу перейду к делу. Думаю, нам нужно начать с того, чтобы организовать ежедневный обмен новостями или что-то вроде этого. Давайте назовем эти встречи ежедневными пятиминутками. Мы станем собираться по утрам в этом конференц-зале и просто сообщать друг другу о своих делах и планах.

— Каждый день? — недоуменно переспросил Мэтт.

— Именно так, — заверил его Уилл. — Эти утренние пятиминутки избавят нас от бесчисленных обменов сообщениями по электронной и голосовой почте, от бесконечных телефонных звонков и множества вопросов. Я нахожусь в центре этого водоворота, так что все это известно мне не понаслышке. "Кейси сегодня на месте?", "Кто должен прийти сегодня на совещание по маркетингу?", "Так мне поговорить по этому вопросу с юристами, или это сделает Тим?"

Наконец, слова Уилла попали в самое яблочко: все смущенно заулыбались.

Он тоже улыбнулся и продолжил:

— Но если вы все соберетесь всего лишь на пять минут вместе, то разве трудно будет выяснить, кто из вас и чем собирается сегодня заняться?

— А как же те, кого нет в офисе? — вдруг спросил Кейси.

Доска Уилла — недостающие элементы совещаний

Уилл на секунду задумался:

— Даже если вас в офисе присутствуют только трое из вас, им стоит встречаться здесь на пять минут. Во-первых, хотя бы трое человек будут в курсе всех ожидаемых и планируемых событий. Во-вторых, если возникнут вопросы у отсутствовавшего на пятиминутке сотрудника, любой из этих троих сможет дать ему исчерпывающий ответ. И поймите, речь идет именно о пяти минутах! Я не верю в то, что их нельзя найти в вашем рабочем графике.

Уилл ловил понимающие взгляды и понимал, что его старания не пропали даром. Лишь Мэтт упорно не желал соглашаться:

— Почему ты думаешь, что у нас каждый день есть что сказать друг другу?

Уилл ждал этого вопроса и был готов к ответу:

— Если у вас нечего сказать, пусть совещание продлится 15 секунд. Но я готов поспорить на семь долларов, которые лежат у меня в кармане, что вам будет что сказать друг другу и вам придется постараться, чтобы уложиться в пять минут. Кстати, тщательно следите за временем, чтобы пятиминутки не превращались в ежедневные полноценные совещания.

Теперь заинтересовался даже Тим:

— А что дальше? Кажется, комедийные сериалы и документальные хроники?

Уилл перевел дыхание: "С одним видом совещаний разобрались, осталось три".

— Давайте вспомним наши совещания. Поскольку мы проводим их раз в неделю, они соответствуют комедийным сериалам либо документальным хроникам.

Все внимательно слушали Уилла.

— В случае с комедийными сериалами вы знаете, как правило, чего от них ожидать, сколько они будут длиться, а также вы рассчитываете на развязку сюжета в пределах одной передачи. Возможно, они не такие уж захватывающие и вряд ли изменят вашу жизнь. Но зато они предсказуемы, и в целом их приятно смотреть.

— Я не понимаю, к чему ты ведешь, — признался Кейси. Он был решительно настроен основательно во всем разобраться.

Тогда Уилл решил говорить прямо, а не проводить аналогии, желая донести до присутствующих важную информацию, он не хотел рисковать.

— Значит так: на наших еженедельных совещаниях мы должны рассматривать исключительно тактические вопросы. Кроме того, нам следует научиться укладываться в один час времени, — он помолчал, прежде чем сказать самое главное. — И еще, никакой повестки дня.

— Что? — Коннор даже привстал со своего места. — Да с такими порядками совещания станут еще бесполезнее!

— Нет. Напротив, они значительно улучшатся. Я сейчас объясню, — Уилл перевел дух и продолжил. — Еженедельные тактические совещания должны начинаться с того, что каждый участник в течение одной минуты представляет свои рабочие планы на неделю, — Уилл написал на доске "Еженедельная тактика".

— Это похоже на разминку в телевизионных шоу, — заметил Кейси.

— Да, разминка, — улыбнулся Уилл. — Отличное сравнение. В нашем случае это просто просьба ко всем присутствующим на совещании рассказать о трех главных делах, запланированных на текущую неделю. И у каждого есть на это только одна минута.

— Всего лишь одна минута? — переспросил Мэтт.

Уилл хотел ответить сам, но тут он заметил, что Коннор, улыбаясь, поднял руку:

— Я хочу спросить тебя, Уилл, — он остановился на мгновение. — Как, черт побери, ты обо все этом догадался?

Внимание всех участников переместилось с совещаний на персону самого Уилла.

— Я тоже об этом хотела спросить, — добавила София, тепло улыбнувшись.

Уилл был пойман врасплох:

— Я не знаю.

Он надеялся, что они оставят этот вопрос.

— Ладно тебе. Нельзя создать такую теорию на ровном месте, да и объяснять ее непросто, — Коннор ждал ответа.

Уилл вздохнул:

— Я думаю, что определенную лепту внесла моя мама. Она долго была руководителем, и ей это удавалось, — он помолчал, подыскивая нужные слова. — И еще, меня всегда интересовали эти вопросы.

Все смотрели на Уилла, как на какую-то диковинку.

Доска Уилла — недостающие элементы совещаний

— Мэтт, вы спрашивали, будет ли достаточно одной минуты, — юноша отчаянно стремился отвлечь внимание от своей скромной персоны.

Мэтт кивнул:

— Да. За минуту мы даже не договоримся пообедать вместе.

— Хорошо, давайте испробуем мою теорию на практике, — Уилл оглядел комнату и остановился на Тиме. — Какие три дела запланированы у вас на эту неделю? — и Уилл засек время.

— Я не знаю, — растерялся Тим. — Ах, да! На четверг намечено совещание по бюджету. Нужно будет к нему подготовиться, — он помолчал. — Еще у меня назначены встречи с несколькими юридическими фирмами, мне нужно определить, сможем ли мы обращаться к ним вместо тех, к кому мы обращаемся сейчас, и сократить наши расходы. Что еще? — спросил он сам себя. — Да, еще я должен провести совещание по планированию наших новых зданий и сооружений. Предстоит выяснить, потребуется ли нам еще земля для застройки.

— С какими юридическими фирмами вы будете вести переговоры? — спросил Уилл.

— "Эверардо", "Дайбей и Галвец" в Кармеле, а еще "Керисон, Бинх и Шульц" из Сан-Хосе.

Уилл посмотрел на часы:

— Всего 37 секунд. Учтите, Тим говорил без подготовки. Более того, я даже задал дополнительный вопрос.

Судя по выражениям лиц своих слушателей Уилл понял, что победа была за ним.

— После того как все предоставят свои отчеты, — с воодушевлением продолжил юноша, — что в общей сложности займет семь минут, затем и только затем мы должны составить повестку дня. Потому что только тогда мы будем знать, что на самом деле происходит в нашей компании. Кейси, равно как и любому другому из вас, не имеет смысла гадать, чему следует посвятить очередное совещание до того, как он получит все данные.

Кейси скептично посмотрел на своего помощника:

— По-моему, ты кое-что упускаешь из виду, — заявил он. — Я думаю, что простого списка дел, предоставленного сотрудниками, недостаточно для составления повестки дня.

— А что еще необходимо? — с готовностью отозвался Уилл, которого, казалось, совсем не огорчило замечание начальника.

— Я думаю, какой-то отчет. Нужно знать, насколько мы приблизились к поставленным целям, прежде чем решить, что нам нужно обсудить на совещании. Немного статистики, чтобы просто получить общее представление.

— Да, это разумно, — кивнул головой Мэтт. — Но о какой статистике идет речь?

— Пока не знаю. Наверняка той, что касается наших доходов и расходов, — Кейси размышлял вслух. — Возможно, данные по разработке продукции. По нашему положению на рынке. Наверное, это все.

— Сколько времени потребуется, чтобы провести обзор этой статистики? — спросил Уилл.

— Десять минут, — ответил Кейси. — Может быть, даже пять.

— Я понял. Действительно, если мы будем составлять повестку дня без учета статистики, мы можем неправильно расставить акценты…

В разговор вмешалась Мишель:

— Я подумала, может быть нам еще что-то нужно принять к сведению? Например, кадровые изменения или эффективность рекламы?

— Не думаю, — покачал головой Кейси. — Избыток информации только помешает нам, — вдруг он улыбнулся. — Должно быть, с моей стороны просто нелепо говорить это, принимая во внимание наши теперешние совещания.

Уилл улыбнулся в ответ и поспешил продолжить обсуждение, для того чтобы остальные участники не потеряли главную нить.

— Вернемся к тактическим совещаниям. По истечении пятнадцати минут все участники будут знать о действиях друг друга и о том, насколько компания приблизилась к своим целям. И затем мы уже можем определить, о чем нам нужно поговорить сегодня.

— Каким образом? — спросила Мишель. Уилл пожал плечами:

— Я думаю, Кейси скажет: "Хорошо, теперь мы все знаем, что происходит в компании и как у нас идут дела. Что нам нужно обсудить сегодня для того, чтобы мы добились максимальных успехов на этой неделе?" Я думаю, что нужные вопросы сами всплывут за первые пятнадцать минут.

— Получается, что все должно строиться только на интуиции? — Тим никак не мог смириться с отменой повесток дня, которую предлагал Уилл.

— Я всегда считал, что подготовленная заранее повестка дня и протокол предыдущего совещания — залог успеха.

— Я, конечно, не большой знаток в этой области, — Уилл вздохнул, — но еще не видел ни одного по-настоящему эффективного совещания ни здесь, ни где-либо еще. Так что не вижу смысла следовать прописным истинам. И я не думаю, что Харрисон сделает поблажку за то, что мы проводим совещание как принято.

По изменившемуся выражению лица Кейси Уилл понял, что допустил ошибку. Вдруг его осенило, что ведь никто из присутствовавших не знал ни о напряженных отношениях с Харрисоном, ни о его угрозах.

— Что ты хочешь этим сказать? — удивленно спросила Мишель. Уилл попробовал быстро сменить тему:

— Я имел в виду, что никто не может определить темы совещания, которые нужно будет обсудить, а также степень их важности, не зная реальных данных.

Но Мишель не так то просто было обмануть:

— Да, ты уже говорил об этом. Но причем здесь Харрисон?

Уилл посмотрел на Кейси, и ему захотелось провалиться сквозь землю.

— Ребята, — Кейси глубоко вздохнул, — вы вправе это знать. Харрисон заявил, что наши совещания — мои совещания — никуда не годятся. И он вполне откровенно намекает на возможность увольнения. Меня.

Как обычно, первым откликнулся Тим:

— Ничего более нелепого я в своей жизни…

— Знаю, знаю, — перебил его Кейси. — Но это не имеет значения. Уэйд Джастин предоставляет Харрисону право делать практически все, что он хочет, а в данном случае он хочет меня уволить.

Все затихли, осмысливая слова Кейси и представляя себе возможные последствия.

— Кроме того, — продолжил Кейси, — вы сами сказали, что совещания у нас никудышные.

— Да, но мы только хотели сказать, что они не такие… — сказал Коннор.

Кейси поднял руку, и Коннор замолчал.

— Ладно. Забудем о Харрисоне. Я думаю, что мы все равно должны сделать что-то с совещаниями. Ради нашей компании, — искренне произнес руководитель Aip Software.

Уиллу захотелось обнять своего начальника за эти слова.

Затем заговорил Мэтт. Как обычно, он не показывал эмоций и перешел фазу к делу:

— У меня есть вопрос по еженедельным тактическим совещаниям или как ты там их назвал. После первой части, т. е. после разминки, как ты представляешь себе уложить все обсуждение в 45 минут или даже меньше?

Уилл был рад вернуться к своей теории. Кроме того, он ждал этого вопроса:

— Я считаю, что нужно ограничиться обсуждением только тех вопросов, которые окажут непосредственное влияние на наши тактические задачи и цели.

— Хорошо, профессор, — это был Тим. — Что делать, если кому-то придет в голову решить на нашем совещании проблему голода в мировом масштабе или придумать новую супергениальную игру?

— Ага, — улыбнулся Уилл. — Вот тут-то мы и приближаемся к нашей следующей телепрограмме, — он встал и направился к доске. Однако его остановил вопрос Софии:

— Мы можем прерваться на несколько минут? Мне и Коннору нужно позвонить в PGA, а я не хочу ничего пропустить.

— Хорошо, — кивнул Кейси. — Давайте прервемся на десять минут. Не на одиннадцать, и не на двенадцать. На десять.

Все направились к выходу. Мэтт подошел к Кейси и высказал ему все, что он думал о Харрисоне. Когда ушел и Мэтт, глава Aip Software повернулся к Уиллу.

— Надеюсь, все будет хорошо, — он улыбнулся, однако в голосе его сквозило отчаяние.

Уилл собрался с духом. Десятиминутный перерыв оказался ему на руку — предстояло кое-что разузнать. Он поднялся к себе и позвонил одной из своих новых знакомых — Мэдди Пейтон, которая работала помощником начальника другого подразделения Playsoft.

Обрадованный, что застал ее, Уилл перешел прямо к делу:

— Привет, Мэдди. Это Уилл Питерсен из Монтерея. Я хочу попросить тебя об одолжении.

— Договорились. Но прежде скажи мне, какая у вас погода? Хорошая? Уилл выглянул в окно:

— Нет, немного пасмурно.

— Хорошо, — сказала она. — В Чикаго идет дождь, и я не вынесла бы, если бы еще и у вас, как по всей стране, оказалось тепло и солнечно.

Они засмеялись.

— Так чем я могу помочь тебе, Уилл?

— Я завтра буду в Чикаго — помогать на ярмарке.

— Прекрасно. Наконец-то мы встретимся.

— Да, я свяжусь с тобой завтра во второй половине дня. Но я звоню не поэтому, — он заколебался. — Возможно, мой вопрос тебе покажется странным, но все-таки — ты знаешь Харрисона? Он начальник…

— Да, я знаю, кто такой Харрисон, — перебила его Мэдди. — Почему ты спрашиваешь?

Уиллу пришлось ответить уклончиво:

— Я познакомился с ним на прошлой неделе; он собирается наведываться к нам время от времени, так что я просто пытаюсь понять, что он из себя представляет, — на другом конце провода была тишина, и Уилл осторожно добавил. — О нем ходят разные разговоры…

Наконец, Мэдди заговорила, и ее голос был уже не так приветлив:

— Я видела его несколько раз. Раньше, фазу же после слияния с Playsoft, он часто приезжал сюда повидаться с Ником. Ничего особенного я в нем не заметила.

Уилл готов был побиться об заклад, что Мэдди чего-то не договаривала:

— А Ник хорошо ладит с ним? — уточнил он. — Он ничего не говорит, когда приезжает Харрисон?

Когда Мэдди, наконец, ответила, ее голос звучал значительно тише, но гораздо дружелюбнее:

— Послушай, Уилл. Буду с тобой откровенной. Первые несколько месяцев после слияния были просто ужасными. Я почти собралась уходить из компании. И Ник тоже.

— Я предполагаю, что это было как-то связано с Харрисоном? — у Уилла не было времени на наводящие вопросы.

— Я больше ничего не могу сказать тебе. Ник заставил меня поклясться, что я буду молчать о том, что здесь произошло. Делай выводы сам.

— Еще один вопрос, Мэдди. — умоляюще произнес Уилл.

— Хорошо.

— Что заставило Ника остаться? — и Уилл, не дав ей возможности ответить, задал еше один вопрос. — И какие у них отношения сейчас?

— Ты сказал, один вопрос! — фыркнула Мэдди.

— Прости, я солгал.

— Уилл, ты мне нравишься.

Он знал, что она говорила искренне.

— И именно поэтому мне трудно говорить, но я все-таки ничего не смогу ответить тебе. Мне очень жаль.

Уилл заверил Мэдди, что он все понимает и не обижается на нее. Желая немного развеять напряженность их разговора, он сказал:

— Послушай, облака куда-то пропали, погода улучшается прямо на глазах.

— Ах, ты негодяй, — засмеялась Мэдди. Они распрощались.

"Что же все-таки происходит?" — недоумевал Уилл.

Когда Уилл вернулся в конференц-зал, все рассаживались по своим местам. Он сразу же заметил произошедшую перемену — атмосфера была куда серьезнее и напряженнее, чем прежде.

— Давайте продолжим, — сказал Кейси и посмотрел на Уилла.

— Хорошо. Мэтт поинтересовался, как уложить все обсуждения во время еженедельных тактических совещаний в 45 минут. Для того чтобы разобраться, мы должны поговорить о таком типе совещаний, как ежемесячные стратегии.

Он подошел к доске и записал "Ежемесячная стратегия" под словами "Ежедневные пятиминутки" и "Еженедельная тактика".

— Представьте себе, что проходит еженедельное тактическое совещание, и кто-то говорит: "На нашем рынке появился новый конкурент", или "Я думаю, мы должны подумать об открытии совместного предприятия с ESPN'', или "Давайте пересмотрим нашу рекламную политику". В этом случае нужно преодолеть искушение.

— Преодолеть искушение? — Мэтт хотел добиться полной ясности.

— Да. Искушение завязать ужасно интересный разговор, который, однако, не поможет решить текущие задачи компании.

Доска Уилла — недостающие элементы совещаний

София не сдержалась:

— Но ведь только об этом… — она спохватилась. — Я хочу сказать, что на наших совещаниях нередки подобные обсуждения.

Все поняли, что она хотела сказать на самом деле, и засмеялись.

— Вот в этом-то и дело! — воскликнул Уилл. — Я согласен, что эти темы очень интересны. Именно поэтому, по большому счету, вы и работаете здесь. Для решения этих больших и важных вопросов вы применяете аналитические способности, опыт и интуицию.

— Так почему же о них нельзя говорить на тактических совещаниях? — спросила София.

— Есть несколько причин.

Все слушали Уилла, затаив дыхание.

— Во-первых, во время тактического совещания вы не располагаете достаточным временем для того, чтобы серьезно вникнуть в хотя бы один из этих вопросов. В итоге обсуждение становится неполным, поспешным и, в конечном счете, бесполезным.

Уилл остановился, чтобы выслушать возможные возражения и вопросы. Однако в комнате стояла тишина, и он продолжил:

— Во-вторых, даже если у вас и есть достаточно времени, нельзя быстро переключиться с обсуждения тактических проблем на решение стратегических вопросов.

— Это то, о чем говорил я, — добавил Кейси. — Контекст.

— Правильно, — Уилл не был уверен, что все его поняли, и привел пример. — Представьте, что у вас есть два телевизора, и вы пытаетесь смотреть одновременно "Все любят Раймонда" и "Друзей".

Аналогия понравилась всем, однако Уилл чувствовал, что и этого недостаточно.

— Или представьте, — продолжил он, — что президент Соединенных Штатов обсуждает на одном совещании проблемы национальной безопасности и украшение Белого Дома к Рождеству. Это же абсурд!

Кейси вздохнул и заговорил. Казалось, что он только сейчас осознал тщетность всего того, что происходило на совещаниях в Aip Software:

— Если на тактическом совещании мы разбираем стратегические вопросы, мы не только не решаем их, но еще и отвлекаемся от насущных проблем компании, которые оказывают непосредственное влияние на ее текущую деятельность.

Тим с жаром поддержал его:

— Вот именно! Мы начинаем разглагольствовать о том, что нам предстоит выполнить в следующем квартале или даже в следующем году, а в конце концов не успеваем выстроить четкие планы на следующую неделю. Или даже на ближайший день.

Искренние и непривычно пылкие слова финансового директора вызвали улыбки у большинства присутствующих.

— Вот поэтому, — подчеркнул Уилл, который не хотел останавливаться на достигнутом, — нужно проявить силу воли и отложить решение этих интереснейших стратегических вопросов до того времени, когда вы сможете уделить им должное внимание.

— А что, если этот вопрос настолько важен, что о нем нельзя забыть до следующего ежемесячного стратегического совещания? — поинтересовался Кейси.

— Прекрасно, — Уиллу все больше и больше нравился этот разговор ("Да я, оказывается, прирожденный преподаватель!" — похвалил он сам себя). — Если это неотложный вопрос, проведите стратегическое совещание в тот же день. Его можно назвать "экстренным". Да как угодно. Важно не смешивать его с еженедельным тактическим.

Кейси кивнул.

— А сколько вопросов можно рассматривать во время одного стратегического совещания? — поинтересовался Мэтт.

— Один или два, — не задумываясь ответил Уилл. — В крайнем случае три, если время позволяет. Важно выбрать действительно самые актуальные вопросы и заняться ими вплотную.

— Получается, что для стратегических совещаний нам понадобится повестка дня? — спросил Тим.

— Да. Составляя повестку дня, вы волей-неволей проделываете определенную работу, загодя начинаете обдумывать некоторые вопросы. И эффективность обсуждения уже непосредственно на совещании значительно возрастает.

Мишель подняла руку: