Digital минимализм. Как навести порядок в цифровой среде, перестать зависеть от гаджетов и делать то, что нравится Рыжина Анастасия
Вы можете обнаружить, что некоторые вещи, обозначенные в списке как один пункт, по факту разбросаны по нескольким местам. Например, у вас есть «личные фотографии» одной записью, но при этом часть из фото находится на жестком диске ноутбука, часть в облаке, а часть выложена в виде постов в соцсетях. Это говорит о том, что ваш мозг воспринимает их как единый объект, хотя по факту они им не являются. Работа с такой «рассеянной» информацией требует много ресурсов. И важной задачей будет продумать, как объединить их в общий массив, который не расползается по разным углам, и вам будет легко его контролировать.
Если к какому-то пункту информации у вас нет определенного места хранения или их несколько – нужно тестировать. Здесь уже не работает сидение с ручкой и бумагой – нужно пробовать разные варианты, и пробовать руками. Иногда мы просто не знаем, удобно ли это нам; когда мы пытаемся это вообразить, голова начинает сбоить от переизбытка информации и отказывается думать. Поэтому – берите и пробуйте. В виртуальной среде мы ничем не рискуем, всегда можно откатить неудачную версию обратно. А тот вариант, который наиболее органично впишется в вашу жизнь, и будет оптимальным.
«Когда я задумалась о структуре – вот тут наступило прозрение! Мне не подходит сложная матрешечная структура. Чтобы папочка – в папочке – да в папочке… Максимум – одна дочерняя папка. Иначе получается, что в спешке я создаю кучу дублежа. Например, в папке «Книги» образовалась целая куча подпапок: «Чтение дня», «Закачать в электронную книжку», «В электронной книжке», «Прочитано» (этой вообще несколько штук в каждой подпапке). Перенесла все книги в корень главной папки, удалив дубли. И что вы думаете? Я обнаружила книгу, о существовании которой я совершенно забыла и поэтому купила второй раз».
Держите все в одном экземпляре
Бывают ситуации, когда люди держат кучу копий в разных местах, боясь их потерять. Хаотично редактируют и перетасовывают файлы везде, где эти копии есть. И в результате запутываются – где у них новая версия, где старая, нужно ли это хранить и где это все теперь искать. Особенно часто возникают проблемы с фотографиями со всевозможных устройств, которые мы частично копируем, частично нет, и в результате не можем совершенно точно сказать, можно ли удалить это фото с телефона или оно уникально. Но такая же ситуация бывает и с другими видами документов: например, мы храним все копии копий рабочих файлов, вместо того чтобы выделить среди них одну, самую свежую.
«У меня ноутбук, нетбук, телефон, фотоаппарат, диктофон, 6 флешек, 2 выносные памяти, закладки в нескольких браузерах и два активных электронных ящика. И везде – нужная информация. Беда в том, что я боюсь потерять дорогую информацию и копирую ее несколько раз, а потом забываю, где что находится. Редактирую в одном месте, но не редактирую в другом, начинаю сомневаться, что эта редакция продублирована, и дублирую еще раз, и так по несколько циклов. Жутко выматывает, когда пытаюсь привести к общему знаменателю. Чаще всего я точно знаю – нужная мне сейчас фотография (книга, заметка, картинка, трек и т. п.) существует! Но отыскать ее невозможно! И, в конце концов, в моем виртуальном добре в очередной раз вырастает хорошая куча, которая порой доводит до слез».
Самый простой способ сохранять контроль над документами – хранить их в определенном месте и в единственном экземпляре. Это важно для контроля над ситуацией: так вы используете только самую новую версию файлов, свеженьких, как пирожки с хрустящей корочкой.
С боязнью лишиться всех своих документов сразу помогают справиться резервные копии (они же бэкапы). Файлы из резервных копий не нужно редактировать, у них другая функция. Поэтому у вас никогда не появится пять вариантов одной папки. При этом бэкапы всегда готовы прийти на выручку, если вы, например, утопили смартфон в бассейне во время веселой вечеринки. Подробнее об этом можно прочесть в главе «Знакомимся с резервным копированием» (о копировании, не о вечеринках).
Упражнение 8
«Папка-свалка»
Первое практическое упражнение. Создаем одну большую папку (если вы работаете на компьютере, выберите самый свободный жесткий диск). И без разбора сваливаем туда все документы. С облачными документами рекомендую поступить так же. Теперь эта папка (или папки) – полный архив старых файлов, который мы впоследствии полностью разберем и перенесем нужное в новую удобную структуру. Вы можете назвать ее «Свалка», «Разобрать» или придумать ей любое другое имя. Одна из участниц курса назвала ее «Мегапапка смерти», другая – разделила файлы на свалку «Темное прошлое» и новую структуру «Светлое настоящее». Дерзайте!
Не оставляем вне этой папки вообще ничего – все-все должно оказаться в одном месте. Да, с рабочего стола тоже (с него – в особенности). Если у вас есть на рабочем столе какие-то особо избранные файлы, которые нужны вам «вотпрямщас» – создайте внутри вашей «мегапапки» отдельный каталог для нужных в данный момент файлов, чтобы их не потерять. Но не делайте для них исключение, не оставляйте болтаться на виду.
Не нужно создавать «папку-свалку» на рабочем столе. Во-первых, от этого он снова визуально захламляется (о чистом рабочем столе и о том, зачем это нужно, мы поговорим далее). А вовторых, по техническим причинам вам может банально не хватить места. Лучше создавать «Архив» прямо в корне логического диска или в папке с документами, предлагаемой компьютером. Если все вместе на один диск не помещается, вы можете создать две или три «папки-свалки», по ситуации. Не важно, где это будет, лишь бы не постоянно перед глазами. Но при этом – в близком доступе.
Плюсы «папки-свалки». Я часто слышу возражение, что нет смысла сваливать все в кучу, чтобы потом разбирать – мол, удобнее сделать структуру из существующего, а потом разбираться внутри каждой отдельной папки. Но у метода «папки-свалки» есть несколько преимуществ.
Во-первых, создавая с нуля новую структуру файлов, вы сможете сделать ее удобнее той, что была у вас раньше, и старые привычки не переползут в ваше «светлое будущее».
Во-вторых, вы сразу увидите весь объем ваших документов. Вы, вероятно, удивитесь, подсчитав, сколько вы успели насобирать. И втретьих, расхламление происходит постепенно и не за один день. И если вам придется «переехать» на другой компьютер, сделать резервную копию всех файлов или что-то найти поиском, будет проще работать с одной «мегапапкой».
Возможен также вариант, при котором у вас уже есть удобная структура, но внутри бардак. Тогда «папки-свалки» можно сделать внутри папок этой структуры и постепенно выносить «на верхний уровень» все, что нужно, пошагово освобождая пространство.
Всякая ерунда. Если в процессе вы натыкаетесь на что-то, что вам уже явно не понадобится, можно сразу отправить эти пережитки прошлого на свалку. На принятие решения «убрать-оставить» вы не должны тратить много сил. Можно вообще ничего не удалять, все-таки основная задача – собрать все в кучу.
«Пока складывала документы, у меня появилось чувство, что мой ноутбук – не ноутбук, а лабиринт, который живет своей жизнью… Какое-то ветвящееся пространство, где за некоторыми дверями – очередные пространства. Вот, например, в папке «Фотографии» хранятся на одном уровне «Фестивали-2013», «Питер-2015, сумка и колье» (то есть еще и хобби, хэндмейд), «Хэндмейд – мои работы» и еще куча папок с фото. А внутри – еще одна папка «Фотографии», в которой – еще куча папок, и там же «Разное и Питер-2008», а в «Разном и Питере-2008» – еще папки с фотографиями, к Питеру не относящимися, и там же папка с музыкой… Собрала все в одну папку, весом в 89 Гб, с 900 папками и 19 600 файлами внутри. В процессе чувствовала панику от количества файлов. Решила, что «обертки» все-таки по максимуму буду снимать, чтобы посмотреть, что внутри папок. В итоге в «лабиринте» обнаружилось еще много разветвлений. Одних только разных папок «С рабочего стола» оказалось не меньше десятка. Некоторые папки с одинаковыми файлами дублировались до пять – шесть раз, по ходу разбора удаляла повторяющиеся».
Удаляем дубликаты. Как бы мне ни хотелось писать эту книгу о саморазвитии, минимализме и духовном совершенстве, приходится иногда спускаться на землю и говорить о технических возможностях. Одна из них – сократить время на разбор, используя программы для удаления дубликатов.
Погуглив, вы легко найдете программы для своей системы. Перед тем, как запустить поиск дубликатов, убедитесь, что вы точно собрали все в одном месте. Проверьте в настройках, чтобы файлы удалялись не автоматически, а вручную. Просмотрев глазами перед удалением все найденные дубли, вы сможете спасти то, что дублируется «с добрым умыслом».
При поиске лучше выставлять полную идентичность файлов – разрешение, содержание и размер до последнего байта. А вот название – не обязательно, часто копии хранятся на диске под разными именами.
Вероятно, вы планируете разобрать также планшеты, телефоны и другие устройства. И вы точно знаете, что и на телефоне, и на компьютере у вас есть куча фото или скачанных документов, которые вы частично скопировали, разобрали, поудаляли, и как теперь в этом хаосе разобраться – загадка. В этом случае в папку «Разобрать» вы можете сразу перенести (с удалением оригиналов) все фотографии и другие файлы, которые вам в принципе нужны, но не обязательно должны быть на мобильных устройствах. И только потом искать дубликаты, облегчив себе таким образом разбор.
«Скачивать дополнительную программу во время расхламления? По мне так это дополнительный хлам. Сколько может быть одинаковых файлов на компьютере одного человека? Они и так должны найтись, когда будем все аккуратно раскладывать по папочкам. Ну, я так считаю»
По опыту участников курса, количество дубликатов может быть очень разным: от пары-тройки штук до почти десяти тысяч файлов. Была забавная история, когда один из участников курса при помощи программы обнаружил, что когда-то давно сделал копию личных документов в отдельную папку. И там забыл. После удаления этих убликатов у него освободилась треть жесткого диска.
Саму программу хранить не обязательно. Скачайте ее, установите, пройдитесь по дубликатам – и потом удалите. Конечно, копии можно обнаружить и в ходе методичного разбора вручную. Но я за автоматизацию. Вы пока не можете оценить, сколько работы вам предстоит – и лучше бы ее было поменьше! И если автоматический поиск облегчит задачу, сколько бы времени он ни сэкономил, пять минут или несколько часов – в любом случае это будет время, которое вы потратите не на уборку, а на что-то поинтереснее.
«Все дубликаты удалены. Ну или почти все. Что-то могла и упустить, но оно потом найдется. Я совершенно охренела, очень много, очень долго… Как можно было столько насобирать?.. Я редкий Плюшкин. В процессе поиска дубликатов осознала масштаб трагедии, очень рада, что взялась наводить порядок. Постфактум поняла, что вместо того, чтобы наводить порядок в папке с института, надо было просто грохнуть эту папку. А заодно и папку с музыкой – все равно я ее не слушаю с компа. Короче, совершенно зря создала себе кучу геморроя».
В предыдущем задании мы убрали все личные документы с рабочего стола (надеюсь, вы это сделали). Будет логично довести его уборку до конца. И одновременно это станет первым шагом по поиску «внутреннего минималиста».
Упражнение 9«Удаляем все лишнее с рабочего стола»
На рабочем столе могут находиться не только файлы, но также ярлыки программ и виджеты (панели со вспомогательной информацией). Чтобы окончательно расхламить рабочий стол, стоит избавиться от всех. Идеальный результат – полностью пустой рабочий стол, без ярлыков, программ, документов и папок, и пустая (или почти пустая) строка панели управления. Как и в других заданиях, вы можете остановиться на любом этапе очистки.
Задание часто вызывает у людей сильное сопротивление. Основные причины: «Я постоянно пользуюсь этими программами», «Это документы, которые нужны мне прямо сейчас, они не мешают» и «Не зря же программисты это все придумали, наверное, им виднее». Как и в случае с другими заданиями, я предлагаю вам попробовать мой метод, и если вам будет неудобно, вы всегда сможете вернуться к привычному образу мышления.
Представьте картину. Письменный стол, заваленный бумагами, документами, на вчерашнем договоре виднеется кофейное пятно, и где-то под книгами закопан заветрившийся огрызок. Это стол, хозяин которого совсем не заботится о своем комфорте. Другой, наиболее часто встречающийся вариант – на столе все так же громоздятся бумаги, документы, книги; вы вроде бы постоянно кладете все на место, но оно постоянно снова накапливается. И наконец – абсолютно пустой стол, залитый солнечным светом. В ящиках лежит все необходимое. А на поверхности только ноутбук, мышь и ежедневник для записей. Как вы думаете, за каким из них вы будете работать продуктивнее?
ПРИЧИНА, ПО КОТОРОЙ МЫ ОЧИЩАЕМ ПРОСТРАНСТВО, – СНИЖЕНИЕ ВИЗУАЛЬНОГО ШУМА. ДАЖЕ ЕСЛИ ВЫ СЧИТАЕТЕ, ЧТО ДЕСЯТЬ ЯРЛЫЧКОВ И ПЯТЬ ПАПОК ВАМ НЕ МЕШАЮТ, ПРОСТО ПОПРОБУЙТЕ ОДИН ДЕНЬ ПОЖИТЬ БЕЗ НИХ.
Причина, по которой мы очищаем пространство, – снижение визуального шума. Любая информация, которая поступает к нам, начинает автоматически обрабатываться мозгом и пожирать мыслетопливо, даже если мы пытаемся контролировать это усилием воли (особенно если мы пытаемся). Поэтому даже если вы считаете, что десять ярлычков и пять папок вам не мешают, просто попробуйте один день пожить без них.
Все документы и папки должны были переместиться в недра файлохранилища еще раньше. Но если вы этого еще не сделали, самое время сгрести их в ваши «папки-свалки». Так же я предлагаю поступить с ярлыками программ, которые находятся непосредственно «на обоях», а также в панелях быстрого запуска (докере). Удаляйте их – совсем. Этот пункт обычно вызывает больше всего недоумения: ведь это же теоретически так удобно. Да, это быстро – но при этом люди обычно не контролируют число этих ярлыков. На корпоративных семинарах девяти из десяти участников приходилось буквально обращать на эту панель внимание. А затем были откровения из серии: «А что это за программы и откуда они взялись?»
«С рабочего стола я перенесла все в папку «Документы». Поставила ссылку на папку с документами – теперь у меня абсолютно чистый рабочий стол! Аве Мария! И новые обои на рабочий стол поклеила. Любуюсь и радуюсь!»
С точки зрения минимализма программы лучше держать в панели или выпадающих меню, а не перед глазами. Это добавит лишний клик, но освободит резервы вашего внимания. При загрузке вы будете видеть пустую панель управления с часами (или ее аналог), обои на рабочем столе – и больше ничего! А если вам будет в этом некомфортно, вы всегда успеете завалить его заново.
Как это реализовать? Для каждой операционной системы существуют свои способы достичь полного дзена. Но смысл один: и программы, и ссылки на документы выносятся в меню программ или «проводника файлов». Для этого можно забить в интернете запрос на тему «минимализм» в сочетании с названием вашей операционной системы. Например, «минимализм Windows», «минимализм Mac OS» и так далее. Вы найдете немало способов управлять системой, о которых вы раньше даже и не подозревали. Убирать ссылки на личные папки или программы в боковую панель файлового менеджера, оптимизировать панель программ, уменьшить число активных значков текущих процессов. Например, многие не знают, что корзина с рабочего стола Windows все-таки убирается. Или что в Mac есть возможность прикрепить ссылки на самые важные папки или программы в боковую панель файлового менеджера. Даже если вы с компьютером на «извините, пожалуйста», не стоит пугаться – почти всегда эти инструкции пишутся для новичков, простым и понятным языком, с картинками.
Чаще всего на этом месте обычно машут рукой – ай, да ладно, и так много убрал, уже хорошо. Поделюсь личным опытом – у меня долгое время был идеальный рабочий стол, за исключением корзины. И он постоянно норовил захламиться – моему подсознанию было все равно, один там ярлык, два или десять, и приходилось постоянно волевым усилием разгребать накопившееся. Когда мне надоело напрягаться, я нагуглила наконец, как убрать эту чертову корзину. И о чудо – на рабочем столе магическим образом перестал появляться мусор. Вообще. Поэтому если ваша проблема – «постоянно все убираю, но снова накапливается», посмотрите – нет ли там точки притяжения внимания? На идеально пустую поверхность не хочется ничего складывать, а случайно оказавшиеся там предметы начинают раздражать. А вот там, где есть хоть одна лишняя вещь, месяц спустя можно обнаружить целый завал.
Если категоричный минимализм не про вас – начните, по аналогии, с полного удаления всех ярлыков программ. Но затем возвращайте на место те, без которых неудобно. Так вы избавитесь от редко используемых приложений и обеспечите себе более эффективную работу.
Первое чувство облегчения. Именно на этом этапе происходит первый «вдох полной грудью». Убрав все с рабочего стола, вы внезапно вспомните, какие красивые обои вы на него поставили. Глаз не цепляется за мешающие элементы, вы наслаждаетесь красивой картинкой или спокойным ровным фоном. Ваш мозг перестает лихорадочно обрабатывать визуальный шум («Хозяин, а что это у нас тут на иконках написано? А сколько сейчас времени? А что там на панели мигает?»). Вы не видите файлов, которые отложили, «чтобы не забыть сделать». Уменьшается стресс («Это все нужно было сделать еще вчера, позавчера и завтра, я ничего не успел и теперь я неудачник!»). В общем, чистый рабочий стол – это первое позитивное переживание, которое вы можете испытать в процессе расхламления. А ведь его расчистку можно сделать буквально за один вечер.
Я создам свою структуру файлов
Итак, у вас есть выделенное пространство, где лежат все документы. Есть список нужной информации. Все ваши файлы сложены в большую кучу под названием «Архив» или «Разобрать» внутри папки с личными документами. Следующий шаг – создать каркас будущей файловой структуры, заточенной персонально под вас.
Упражнение 10
«Будущая система хранения»
Перечитайте ваш список. Выделите то, что относится к хранению документов. И теперь обратите внимание, на какие большие группы вы разделили эти документы. Это и будет максимально персонализированная структура папок.
Обычно в списке к документам относится от 10 до 25 пунктов, для удобного восприятия этого много. Посмотрите, можно ли объединить пункты списка между собой по общему признаку. В верхнем уровне у вас должно получиться примерно от трех до десяти крупных категорий, а более детальное разделение – внутри них.
Теперь в вашем файловом хранилище создайте пустые папки с названиями этих категорий. Выберите из списка только то, что вам актуально. Такие папки могут организоваться на разных носителях, исходя из вашего удобства (это мы уже рассматривали в прошлой главе).
Примеры наиболее популярных категорий: «Работа», «Учеба», «Хобби», «Книги», «Фильмы», «Музыка», «Игры», «Программы», «Бытовые файлы», «Фотографии», «Воспоминания» (именно по этим категориям дальше в книге я даю советы по расхламлению). Возможно, что-то из документов занимает так много места или настолько важно, что у него будет отдельная папка. Имена папок можно брать «стандартные» или придумать свои.
«Ночь… Тишина… И только я шуршу в ноутбуке. Не спится. И мне не нравится название «Работа» для папки. Слишком скучно. Неожиданно придумалась папка «Мода». Работаю стилистом, и раньше все было просто разбросано по ноутбуку черт знает как…»
Если в вашей системе существуют папки «по умолчанию», вы можете попробовать воспользоваться ими. Но гораздо интереснее сделать структуру «под себя». Кстати, это отличный повод потренировать фантазию и поднять себе настроение. Кто сказал, что папки должны называться скучно? «Вышивание», «Фото», «Всякости», «Астраханчик», «Экстрим», «Соленья» – вы ограничены только сферами деятельности и собственной фантазией.
«У меня все файлы были раньше по папочкам расположены на рабочем столе – подойдет в качестве общего места для расхламления? Я планирую убрать их с рабочего стола в итоге. Но на данный момент так удобнее, потому как постоянно захожу в эти папки и что-то удаляю. А когда начну работать – наверное, начну привыкать работать с новым местом… Или нет?»
Обязательно создайте структуру сразу в том месте, где будут постоянно лежать документы. Не нужно куда-то «временно» пристраивать ее, чтобы потом планировать перенести – делайте сразу «на чистовик». Как говорится, нет ничего более постоянного, чем временное. В процессе расхламления у вас выработается привычка класть все на место. И будет лучше, если вы выберете правильное место сразу, чтобы потом не переучиваться. К тому же если вам неудобно ходить по папкам сейчас, то потом удобнее не станет – ищите сразу комфортное решение.
Нет смысла размышлять в теории о том, какой вариант удобнее. Думайте руками. Положите документы в одно место, в другое, третье. И где они удобно улягутся и при этом не будут мозолить глаза, там их и оставьте.
Файлы «от компьютера». Часто программы или операционная система создают собственные папки и файлы в «Моих документах» и других местах для пользователя по умолчанию, и сколько их ни удаляй – они появляются заново. Не позволяйте им оказываться в одной папке с личными документами. Если это не ваш личный файл – в документах ему не место.
На курсах у меня пользователи выбирали для документов папку по умолчанию, сносили оттуда все системное – и у них ломался Outlook, потому что он там вообще-то живет. Вот и пусть живет дальше – оставьте папки по умолчанию системе и создайте себе отдельный уголок.
Смешивать «компьютерные» и личные файлы – это примерно как держать в одном ящике отвертки и шампунь. Во-первых, при пользовании личной папкой вам важно охватить все документы одним взглядом. Когда внутри появляется подобный «виртуальный налет», внимание рассеивается (а внимания у нас и так дефицит). Во-вторых, автоматическая резервная копия будет прихватывать их вместе с остальными, а это – дополнительное место на диске резервного хранения. Лучше всего «отделиться» от системы, создав большую папку под документы со своим именем, и уже внутри хранить личные файлы.
Не распыляйтесь. Система папок должна быть простой. Лучше всего, если все они будут названы одним-двумя понятными словами, на одном языке, и их суммарно будет не больше десятка. Почему такое число? Исследования доказали, что человеческий мозг в силах запомнить не более 5–7 объектов разом. Например, если вы захотите заказать больше пяти видов мороженого в кафе, придется сверяться с меню, чтобы ничего не забыть. Так же и с папками – когда перед глазами у нас от пяти до десяти крупных категорий, содержащих только файлы по определенной тематике, мы уже не думаем: «И куда я мог сохранить резюме?..» А целенаправленно лезем в папку с работой. Если же в документах лежит примерно сорок папок с разными названиями и еще десятка три бесхозных документов – вы подвисаете, начиная читать названия.
Еще пример – если у вас несколько разных увлечений, лучше сохранить их все в одну большую папку «Хобби». И уже внутри создать подпапки для каждого из них: «Макраме», «Кик-боксинг», «Итальянская философия». Таким образом, едва открыв документы, вы легко найдете, куда спрятали сочинения Фомы Аквинского или видеоролик по отработке базовых ударов в челюсть.
«Значит, так. В теории получается следующее. Новая мегапапка: «Светлое будущее». Мегапапка со всем, что было до этого: «Темное прошлое». Мои категории папок: библиотека, кинематограф, фотографии, личный архив, работа, музыка, подборки, творческие проекты, программы. Итого 9 штук. Хотела уложиться в 5–6 категорий, но не получилось. Основное место хранения у меня будет внешний жесткий диск, чтобы пользоваться одними и теми же документами и на ноутбуке, и на стационарном компьютере».
Зачем делать пустые папки? Вы можете не увидеть особого смысла в создании «пустого каркаса», если у вас есть относительно удобная структура, где совсем мало мусора. Но я рекомендую попробовать. Создание совершенно новой структуры, куда вы постепенно будете переносить документы, имеет психологический эффект.
Переложить документы из старых папок в новые с таким же названием – недолго. Но вы сразу увидите, какого порядка можно достичь, и вам это понравится. Это похоже на переезд в новую квартиру: в девственно-чистой комнате хочется добавить буквально пару предметов мебели. Старые папки невольно тянут за собой старые привычки. Если у вас уже есть хорошая удобная структура, выполнение заданий поможет вам сократить объем документов в 2–3 раза.
«У меня всегда все было четко по порядку, вплоть до того, что бардак у коллег видеть не мог, очень раздражало. Начал по вашему курсу вычищать документы. Поковырялся немного и бросил – решил, что это не мое, внешне вообще почти ничего не поменялось. Но как-то неудобно все-таки было. Психанул, написал в Word по памяти, что мне нужно, там же нарисовал простую блок-схему структуры файлов. Внезапно получилось раза в три меньше папок, чем у меня было. Создал пустые директории и начал туда понемногу переносить документы из старых мест. Понял, что было не так – однотипные файлы, для фото например (это мое хобби), лежали аж в трех разных местах. Собрал все в одну большую подпапку «Фотохобби». Что-то внезапно оказалось не нужно – на компьютере есть, в списке нет. Удалил без сожалений. Начать с нуля – отличная тактика».
Вы можете попробовать сначала нарисовать будущую структуру папок на бумаге и только потом переносить ее в компьютер. Это поможет «визуализировать» свои потребности. Если в какой-то момент вы поймете, что эта классификация неудобная и неправильная – перебирайте варианты, пока не найдете подходящий. А если после разбора останутся пустые папки – просто удалите. В конце концов – мы же экспериментируем!
Имена файлов и папок. Понятные имена – основа хорошей сортировки. Глядя на название, вы должны совершенно четко, без раздумий, понимать, что находится внутри или по ссылке. Полагаться на память бессмысленно. Это сейчас вы помните, что в папке «пщкопапдлоук» у вас курсовая за третий курс, фотографии с юга и инструкции к модему, а через пару лет (или даже месяцев) все изменится.
Если вы хотите выделить какую-то категорию, в начало ее названия поставьте восклицательный знак (два, три) или возьмите название в квадратные скобки. Это автоматически перекинет документы в самое начало списка.
Если у вас много файлов, привязанных к датам, удобен принцип «даты задом наперед». Чаще всего его используют для папок с рабочими проектами, хобби или фотографиями. Сначала мы пишем год, потом месяц (если нужно, день) и название проекта. Например, в одной папке с фото рядом могут лежать: «2015 07 Фотографии из Питера», «2015 08 Фотографии из Москвы», «2015 09 Домашние посиделки». В этом случае компьютер автоматически отсортирует папки по записанным датам.
Не забывайте про резервные копии. Первая часть списка – очень дорогая вашему сердцу информация. Поэтому вам нужно озаботиться возможностью где-то ее сохранить. Вторую часть тоже можно забэкапить, если вам жаль вашего времени.
В случае с документами существуют несколько вариантов резервных копий. Они бывают автоматические (вы настраиваете резервное копирование один раз и потом не думаете об этом) или вручную (когда вы ручками копируете важную информацию, например, на внешний диск). Хранить резервные копии можно в облаке, на внешних жестких дисках или даже нарезать копии на DVD. У всех способов есть и преимущества, и недостатки: внешний хард может сгореть при пожаре, «облако» могут угнать злоумышленники. Абсолютной безопасности не бывает, поэтому выбирайте, исходя из удобства.
Я, например, очень дорожу личными фотографиями и рабочими документами (в том числе текстом этой книги), но мне жалко своего времени. Поэтому важная информация у меня копируется автоматически в два источника резервного копирования, а второстепенная – только в один. Некоторые знакомые считают меня параноиком. Зато недавно была другая история – в отпуске я разбила телефон, и только при покупке нового выяснилось, что автоматическое сохранение контактов в «облако» отвалилось еще полгода назад. Не смертельно, но неприятно: у всех важных мне людей, с кем я познакомилась за последние полгода, пришлось спрашивать номера телефонов заново.
ОТКАЖИТЕСЬ ОТ СОХРАНЕНИЯ НЕНУЖНОЙ ИНФОРМАЦИИ, А В ИДЕАЛЕ – ВООБЩЕ ОТ СКАЧИВАНИЯ, ТОГДА ОСТАНЕТСЯ ТОЛЬКО САМОЕ НЕОБХОДИМОЕ.
Настроить резервные копии можно хоть сейчас – с огромным нерасхламленным архивом документов и кучей пустых папок. Можно настроить копирование только для папок «светлого будущего» – тогда весь труд по сортировке не пропадет в случае катастрофы.
«Для меня все самое ценное не лежит на компьютере. Для меня самое ценное – это люди, впечатления, эмоции, встречи, мои мысли, которые я могу передать другим, путешествия, результаты моего творчества. Все это в реальной жизни, в моей голове, в моей памяти, часть есть в интернете. Для всего этого мне резервные копии не нужны. И по факту они создают «еще одну коробочку, в которой в моем пространстве лежит все то же самое», и еще мне нужно об этом думать. Без особой необходимости. А компьютер у меня просто как промежуточный пункт для файлов, как полезный инструмент».
Бывают случаи, когда виртуальный мир для людей не так важен, как реальный. Тогда резервное копирование может быть не нужно. В любом случае принимайте решение осознанно, чтобы потом не жалеть. И помните – чем проще, тем эффективнее.
«Долго думал, а нужен ли мне бэкап на внешнем диске в принципе? Какие файлы мне важны? Фото моих миниатюр? Так они в любом случае грузятся в «облако» (Google фото) и потом размещаются по ресурсам. Файлы обработки видео для YouTube? Но я не планирую править то, что уже залито. Документы? Я уже года три как «переполз» на Google Docs. В итоге остаются фото событий из жизни и проекты по верстке. Решил, что проще и дешевле нарезать все на DVD и убрать в коробку».
Крайне захламленные области
Частая ситуация – личные документы находятся в таком виде, что больше похожи на чудовищную кашу. Что там лежит, зачем все это нужно и откуда взялось – тайна. Но при этом просто «махнуть не глядя» не получится – где-то в недрах этой свалки есть что-то очень полезное. Способ, при котором у вас одна «папка-свалка» со всем подряд и несколько пустых папок с будущей структурой, поможет и здесь. Особенно это актуально, если у вас высокий поток входящих задач, и вы, не сортируя файлы, просто бросаете их куда придется.
Давайте усвоим несколько новых привычек. После того как у вас появилась новая структура, приучите себя сразу класть файлы на место. Откажитесь от сохранения ненужной информации, а в идеале – вообще от скачивания, тогда останется только самое необходимое. То, что слишком долго сортировать, скидывайте в «папку-свалку», не забыв подписать понятным названием. В главе «Информационный шум» я подробнее расскажу о полезных привычках, которые помогут вам не захлебнуться в информационном ливне. (И да, вы всегда сможете при необходимости открыть «информационный зонт»).
Теперь в поисках нужного сначала можно сходить в новые папки. Не найдя там, ищем в архиве. Или запускаем автоматический поиск по названию. И теперь – это важно! – уже найденное причесываем и укладываем на место. И заодно избавляемся от лишнего. Если в ходе каждого поиска вы потратите хотя бы пару минут на перекладывание из архива в папку «светлого будущего» – начнет появляться порядок.
Да, на разбор архива таким образом может понадобиться вечность и еще немножко. Но поверьте – это можно закончить! Знаю на собственном примере – папка «Свалка», по совместительству пристанище временных рабочих файлов, у меня занимала чуть ли не полкомпа. Просто сесть и разобраться за один, два или больше подходов было нереально. Но я продолжала понемножку каждый вечер выгребать нужное и удалять лишнее. И наконец, где-то через полгода-год я увидела «дно» этой папки. Совсем я ее не удаляю – там лежит текучка по рабочим проектам, которую я вычищаю примерно раз в месяц. Но теперь, заходя туда, я уже не вздрагиваю. Вы можете разбирать свой архив хоть сто лет, понемножечку перекладывая в новые папки только самое-самое нужное. И эти новые папки будут оставаться удобными и чистенькими, не смешиваясь с «текучкой» и ненужным мусором.
Теплые воспоминания, или Почему я не могу избавиться от них
Иногда вам будет встречаться информация, которая уже перестала выполнять свою задачу. Старенький фильм уже не смотрится на фоне новомодных шедевров. Некогда любимая работа для портфолио выглядит хуже, чем ваши новые проекты. Симпатичные картинки не просматривались уже несколько лет… А вам все равно очень-очень жалко их удалять.
«Безжалостность срабатывает не всегда, не отточен еще этот навык. И в процессе мне часто попадаются файлы, которые не подходят ни в одну из названных в списке категорий. Удалять их не могу или не хочу, а куда положить – непонятно. До сих пор они у меня лежали в папке stuff (то есть «разное»). Но понятно: в эту папку отправляется все подряд. Пытаюсь разглядеть логику в файлах, которые жалко. Может, они какую-то целесообразную категорию образуют?.. Посмотрим».
Информация, которая никуда не пристраивается, может быть дорога как память. Все это теперь выполняет новую функцию – хранить воспоминания. Этакие виртуальные сувениры.
Но если статуэтку из Египта можно поставить на полку и ежедневно любоваться, когда она попадается вам на глаза, то с набором байт такое не сработает. Чтобы пользоваться «файлами-сувенирами», нужно помнить, где они лежат, и хотя бы изредка хотеть их пересматривать.
Заведите в личном файловом хранилище папку «Воспоминания». Все «сувениры» из онлайна можно скачать или наделать скриншотов. Второй вариант – сложите документы-воспоминания вместе с личным фотоархивом. Они выполняют одинаковую функцию – служат топливом для ностальгии. Вариант совместить фото с «сувенирами» удобен еще и тем, что вы можете просматривать документы, относящиеся к одному событию, одновременно. Вот видео с вашего дебютного выступления в школе; рядом – фотографии, где вам вручают за него грамоту; и в этой же папке – скан самой грамоты. Выберите любой из способов, совместите их или придумайте свой собственный – но не позволяйте таким хорошим воспоминаниям бесследно потеряться в недрах цифрового пространства.
«Файлы-сувениры» тоже стоит разобрать и удалить все, что не «вау». Создайте из кучи «файлов-сувениров» этакий концентрат счастливой жизни. Но это мы сделаем с вами в самом конце, когда ваш «навык принятия решения» станет почти совершенным. А пока – просто отложите их в сторону.
«Сижу расхламляю музыку. Я ее вроде бы уже вычистила, порадовалась тому, что там только любимые группы. А сейчас смотрю и понимаю, что они все равно там «просто лежат». До меня дошло, что мне это жалко только потому, что мне дороги воспоминания об этом периоде жизни. А слушать-то уже и не хочется, многое заслушано до тошноты, хочется новенького. Короче, я создала папку «Ностальгия» и начала туда скидывать по одной или несколько песен из каждого альбома, которые мне прям очень нравятся и не вызывают плохих воспоминаний. В итоге вместо почти 10 000 аудиодорожек у меня осталось около сотни «сегодняшних» (которые мне очень нравятся и еще не заслушаны до дыр) и большая пачка «ностальгии». Пусть пока полежит. В самом конце, когда буду «воспоминания» разбирать, я еще подумаю – может, она мне вообще не нужна, и удалю ее. Но пока рука не поднимается».
Право на личное пространство
«Очень хочется идей, что же делать нескольким пользователям одного компьютера в домашнем варианте. Браузеры разделили. На этом все. Захламление получается в разы больше. И тронуть вроде как боишься – вдруг лишнее, а сесть всем вместе и разобраться никак».
Мало радости постоянно спотыкаться о чужие документы или по каждой мелочи дергать других. «А тебе вот эта штука нужна еще? А может, удалим? А если вот сюда ее положим? Что значит – отстань от меня?..» Поэтому для семей, где у одного компьютера несколько пользователей, я предлагаю обратить особое внимание на «разделение территории».
Сегодня ситуация, когда одним устройством пользуется несколько человек, встречается нечасто. Даже маленьким детям дарят собственные планшеты, а уж чтобы на одном компьютере сидело несколько взрослых – большая редкость. Но все же бывает. Если это ваш случай, эта глава – для вас. Также обратите на нее внимание, если у вас есть общее облачное или дисковое пространство с коллегами на работе.
Крестьянам – землю, рабочим – заводы, пользователям – папки. Если в рамках файлового хранилища работает несколько пользователей и у вас равноправие – сначала поделите «виртуальные шкафы». Создайте каждому юзеру собственную папку, о которой шла речь в прошлом разделе. Как и в случае с «папкой-свалкой» одного пользователя, папки нескольких человек не надо создавать прямо на рабочем столе. Назовите их именами пользователей: «Мама», «Папа», «Кот», «Сосед из 23-й квартиры». Теперь в этой папке у каждого пользователя будут лежать его – и только его – личные файлы. Отныне и впредь каждый из вас сам решает – что удалить, куда положить, как назвать и что с этим делать. Это касается всех пользователей, включая детей, которые в состоянии поставить вам три десятка видеоигр или скачать пару гигабайт мультиков, а потом их потерять.
ЕСЛИ В ХОДЕ КАЖДОГО ПОИСКА ВЫ ПОТРАТИТЕ ХОТЯ БЫ ПАРУ МИНУТ НА ПЕРЕКЛАДЫВАНИЕ ИЗ АРХИВА В ПАПКУ «СВЕТЛОГО БУДУЩЕГО» – НАЧНЕТ ПОЯВЛЯТЬСЯ ПОРЯДОК.
«Видел бы кто мое счастливое лицо, когда я создавала папочку «Документы»! Владелец у нас один, он же – администратор, и все это я. Но компом пользуются и родители. Дабы решить вечные споры и расспросы «Яна, где фото со дня рождения?» или «Яна, где моя музыка?», я создала для каждого его папку. И уже уведомила родителей, что теперь в своих файлах разбираться будут только они. А я умываю руки!»
Если файлы одного члена семьи, как бесконечно расширяющийся газ, норовят занять все доступное на компьютере место – можно поделить систему на логические диски. И выделить по диску каждому члену семьи, не считая системного. Тогда «хомяк» будет вынужден довольствоваться выделенным ему по справедливости пространством, не занимая чужое.
«Ходють тут, ходють, ничем не помогають, только пачкають…» Общую территорию придется поддерживать в порядке совместными усилиями. Если вам важна аккуратность, договоритесь между собой – не замусоривать рабочий стол, папку загрузок, вкладки в браузере и другие «места общего пользования». Если кому-то нужны файлы – пусть он держит их у себя, а не раскидывает по всему компьютеру, как носки по квартире. Принцип как на общей кухне – чем больше каждый пользователь привносит бардака, тем неприятнее там находиться. Выдайте каждому члену семьи по «виртуальной швабре» в виде простых, понятных правил поведения. И сами соблюдайте их, подавая положительный пример. То же самое касается и коллег – если в вашей корпоративной культуре не предусмотрены правила работы с общими пространствами, придется выработать внутренний кодекс самостоятельно. Эффективность работы значительно повысится.
Если домашние испытывают непреодолимое желание сложить все свои документы на рабочий стол, потому что это удобно – используйте ярлыки/«псевдонимы». Ссылки на личные документы каждого пользователя можно вывести на рабочий стол, в боковую панель, в панель быстрого доступа, в список часто используемых папок – в любое место, в зависимости от операционной системы. Добавится один-два клика – зато на общей территории будет идеальный порядок.
«Создала на диске D папку Docs. А в ней – папки для себя, мужа, старшей дочки. И уже решила создать папку и для средней. У нее есть пара файлов, которыми мы пользуемся для садика, а в следующем году она уже пойдет в школу. Внутри своей папки я уже создала подкатегории по списку файлов. Ярлыки вынесла на рабочий стол. Очень удобно! Уже не теряюсь, где мое ВСЕ! Теперь дело за малым: расхламить ненужное согласно целям, списку и актуальности».
Коммунизм и экономия места. Часто бывает так, что в семье есть общие архивы – например, коллекции музыки, фильмов, общий фотоальбом. Если вы, проникнувшись духом цифрового минимализма, захотели навести порядок и в общих категориях, у вас есть два варианта.
Расскажите членам семьи правила пользования общими папками: сколько и что там должно храниться и кто за всем этим должен следить. Конечно, это не всегда возможно. Если один валит все в кучу, а второй аккуратно сортирует, то, безусловно, их представления о хранении плохо совместимы. Решение – сделать копию общих файлов для каждого пользователя. И пусть каждый (и «неряха», и «аккуратист») хранит их у себя в удобном виде. Как бы вы ни договаривались о правилах сосуществования, все обсудить не получится. И может случиться, что какие-то файлы остаются бесхозными, потому что каждый думает: «это не мое, но наверняка нужно другому». У нас дома была забавная ситуация – в семье из трех человек в стаканчике стояло четыре зубных щетки. Стояли они там примерно полгода – и каждый считал, что лишняя щетка, конечно, не его, но зачем-то нужна остальным. Когда я наконец решила уточнить, чья она – выяснилось, что она никому не нужна и никто не помнит, откуда она взялась. И мы ее торжественно выкинули. Так же и с файлами. Никто не будет выяснять: «А это твое? А оно тебе надо? А почему оно тут лежит?»
Второй плюс раздельного хранения (особенно если оба пользователя не склонны к накопительству) – освобождение места. Да, вы не ослышались! Две копии одинаковых по смыслу папок, как ни странно, в итоге приводят к тому, что места освобождается больше. Дело в том, что, если вы храните, например, общую коллекцию фильмов, туда неизбежно попадают никому не нужные видео, порождая диалоги из разряда «Я думал, это твой фильм – Нет, не мой! – А тогда чей?..»
Но как только вы создаете две раздельные видеотеки, внутри ваших личных папок с фильмами, вы начинаете очень придирчиво относиться к выбору кино. Особенно если вы, как минималист, храните не фильмы, которые «вроде бы нравятся», а только самые лучшие, которые вы готовы еще не раз пересмотреть. Поверьте, вряд ли две (или больше, по числу юзеров) коллекции «самых лучших фильмов жизни» будут полностью совпадать. Как бы вы ни были похожи, вы все-таки очень разные, и каждого будет «цеплять» что-то свое. Поэтому у нас и получается экономия места – все «средненькое» уходит. Третий плюс – чувство свободы. Вам не нужно согласовывать свои действия. Не нужно страдать от собственных решений: «Это фото так нравится мужу, оставлю его, хотя лично мне оно кажется ужасным». На своей личной территории люди поддерживают чистоту куда яростнее, чем когда они вынуждены сосуществовать с кем-то еще.
Делить ли «общие» коллекции на личные? На одной чаше весов – ощущение личной свободы и личных границ, самостоятельность, порядок, удовольствие и радость от «ресурсного» существования. На другой – чувство общности, принадлежность к «семейному клану» и пара сэкономленных гигабайт. Что выбрать – решать вам.
Чужие файлы – табу. Их мы не трогаем ни в коем случае. Познав дзен минимализма, очень тянет научить ему всех, кто подвернется под руку. А как начинает мешать чужой хлам – словами не передать! И вот вы начинаете уговаривать мужа удалить коллекцию порно: «Все равно ты его уже лет пять не смотришь, ну зачем оно тебе?» Или начинаете втихомолку отправлять в корзину чужие «я точно знаю, что ненужные» файлы. Как только вас потянуло учить других, как обращаться с цифровым пространством – идите на свою территорию, там что-то не так.
Раздражение чужим барахлом говорит о том, что у вас самих пока нет идеального порядка. Поскольку выкидывать чужое куда проще (эмоциональной привязанности-то нет), нас так и тянет начать разбирать чужие запасы. Кстати, это применимо и к другим сферам жизни – если вас раздражает чужая привычка, задумайтесь, почему вы не можете спокойно пройти мимо. Наведя порядок в своей папке (и своей голове), вы поймаете дзен по поводу того, что происходит в жизни других людей. Учитесь уважать других и защищать собственную территорию, не вступая при этом в конфликт.
На часто задаваемый вопрос: «Как заставить своих близких убираться?» ответ один – никак. Разбирайте свое, потом еще и еще, пока вас наконец не отпустит. Нет смысла никого пилить – не поможет. А вот ваш молчаливый положительный пример повлияет на других: увидев, как это просто и удобно, они невольно потянутся за вами.
Возможен вариант, когда при виде всего своего имущества вы испытываете волшебное «чувство щелчка», но раздражение от чужих завалов как было, так и осталось. Задумайтесь, возможно, вам тесно и неуютно? Скорее всего, причина этого плохое разграничение между вашим и чужим. Значит, пора выдворять других людей с территории, которую вы подсознательно считаете своей. А может, и выдворяться самому (и не только физически, но мысленно перестать тянуть руки к тому, что не ваше и вашим стать не может). Заведите себе отдельную рабочую станцию или внешний жесткий диск для хранения личных данных и поддерживайте их в порядке, не переживая по поводу того, что творится в месте, которое вы покинули.
Не заталкивайте это раздражение внутрь себя, иначе в один прекрасный день оно накопится и вы просто «взорветесь» от сдерживаемых негативных эмоций. Для близких это станет неприятным сюрпризом: «Все ж нормально было, чего ты бесишься-то?..» А все потому, что вы долго не говорили о своем недовольстве вслух.
Совсем чужие файлы. Отдельная категория «чужой» информации на вашей территории – та, которую вам оставили со словами: «Пусть у тебя полежит, жалко тебе, что ли?» Жалко, да еще как! Вам хватает своих проблем, а на вас пытаются повесить еще и чужие.
«На моем компьютере четыре жестких диска, и на двух из них – всякие школьные нужности, оставшиеся от детей. Дети уже выросли и живут отдельно, поэтому их гаджеты не в счет. Но эти диски чистить я, наверно, не имею морального права. А может, имею. Хм…»
Если вам принесли что-то на хранение «на недельку» и оно лежит уже с пару лет, самое время вернуть эти, несомненно, ценные документы владельцу. Запишите их на диск, отправьте по сети, вручите любым другим удобным способом – а у себя удалите. У вас не склад и не помойка. Исключения составляют файлы с четко обозначенным (и исполненным!) сроком хранения. «Я заберу у тебя это во вторник, когда куплю новый компьютер». И уже в среду вы с чистой совестью удаляете хранимое, поскольку проситель вчера забрал все, как и обещал. Другое исключение – если вы храните файлы для кого-то, у кого нет возможности сделать это самому. Бабушка-соседка, у которой и компьютера нет, благотворительная организация, ваш собственный маленький племянник, который пока не умеет пользоваться техникой. Для этих людей можно создать отдельные «папки пользователей», как предлагалось в начале этой главы, чтобы ваши файлы не смешивались, и по возможности поддерживать там порядок.
А если я в гостях? Если вы – не владелец компьютера, а лишь один из пользователей или коллег с равноправным доступом, вряд ли у вас есть право потрясать уставом минимализма в стенах чужого монастыря. Заведите себе личную папку, сложите туда все ваше электронное имущество. И не позволяйте никому туда залезать и что-либо менять – но и сами не выбирайтесь наружу, уважая чужое пространство. Если коллеги или близкие легкомысленно отнесутся к вашей просьбе не копаться в ваших документах, можно попробовать способ с внешним жестким диском или флешкой. Перед началом работы их можно подключить к компьютеру, сделать нужное дело и затем убрать обратно. Таким образом, доступа к вашим документам не будет ни у кого, кроме вас.
РАЗДРАЖЕНИЕ ЧУЖИМ БАРАХЛОМ ГОВОРИТ О ТОМ, ЧТО У ВАС САМИХ ПОКА НЕТ ИДЕАЛЬНОГО ПОРЯДКА. ВЫКИДЫВАТЬ ЧУЖОЕ КУДА ПРОЩЕ, ПОЭТОМУ НАС ТАК И ТЯНЕТ НАЧАТЬ РАЗБИРАТЬ ЧУЖИЕ ЗАПАСЫ.
Файлы для жизни
В упражнении «Градиент сентиментальности» вы определили, в каком порядке вам будет максимально удобно расхламляться. В этой части книги я расскажу об особенностях разных типов файлов и попробую помочь избавиться от того, на что «рука не поднимается». Вы можете следовать этому порядку, а можете ходить по разделам в удобной последовательности. Свои рекомендации я начну с файлов для работы, учебы и быта – с документов, которые помогают нам поддерживать текущий ход жизни.
Работа, хобби или ностальгия?
Первая категория – это документы, которые нужны нам для работы или учебы. Как правило, их объединяет чувство ответственности. Чаще всего мы храним их не для себя, мы делаем это для других – клиентов, начальника, преподавателей.
Конечно, бывает, что работа доставляет огромное удовольствие, клиенты – ваши близкие друзья, а учитесь вы самостоятельно или по велению души. В этом случае сложно отделить хобби от работы – да и незачем. Здесь лучше разделить документы по сферам деятельности: «Фотография», «Курсы», «Блог» и т. д. Файлы и для хобби, и для работы делятся на похожие категории: текущие и завершенные проекты, материалы для работы, материалы для вдохновения. А если ваш труд уже не очень актуален, но вызывает в вас ностальгию, этим проектам самое место в папке с воспоминаниями.
«Папку хобби и работу я не стала в итоге разделять. Начала путаться… Но зато отделила завершенные работы в архив. Я работаю на фрилансе и сейчас создаю свои проекты. Так что это и есть моя работа, и мое хобби. Под кодовым названием «Творчество».
Если вы трудитесь в офисе и в вашем коллективе уже принята четкая и удобная структура рабочих документов – не трогайте ее, особенно когда документами одновременно пользуются много людей по установленному регламенту. Но и в этом случае имеет смысл «проредить» свои (не чужие!) документы, чтобы накопившийся «мусор» не мешал работать ни вам, ни коллегам.
Представьте: у вас просят какой-нибудь давно забытый файл: «Помнишь, ты собирала все данные в такую удобную табличку?» Конечно помните – три недели ударного труда так быстро не забываются. А все документы у вас рассортированы и подписаны. И вот она – вожделенная табличка, радует ваших коллег и начальство, вы – лучший работник офиса, все счастливо аплодируют и носят вас на руках.
Два типа рабочих файлов. Глобально «трудовые документы» можно разделить на два вида – то, что производите вы сами, и то, чем вы пользуетесь в качестве подсказок. Их удобно хранить в двух больших подпапках внутри рабочей. В одной окажутся ваши проекты и результаты вашего труда. А в другой – материалы, списки, документы, шаблоны, образцы и так далее. То есть все, к чему вы регулярно обращаетесь, вне зависимости от текущей задачи.
Например, у дизайнера может быть две папки «Проекты» и «Клипарты»; у инженера – «ГОСТы» и «Спецификации» и т. д. Чтобы сделать удобное разделение, задайте себе все тот же вопрос: «Как я пользуюсь этими файлами?» Посмотрите на список – возможно, вы уже разделили в нем рабочие файлы на несколько видов. Это разделение и ляжет в основу вашей новой структуры.
То, что сделали вы. Основное в папках с проектами – это то, на что вы потратили свое время, самая ценная часть рабочих документов. Все остальное можно восстановить, попросить у коллег, найти в интернете или вообще без этого обойтись.
«Вчера вечером уселась за папку с рабочими файлами. Обнаружила там ту же картину, что и в других моих папках – «ветвящийся лабиринт», папки в папках в папках, копии копий… И куча нетронутых с документов пяти- и даже десятилетней давности. По рабочим проектам, кроме итоговых документов (статьи, пресс-релизы и т. п.), зачем-то хранилась масса черновиков. Надо сказать, что разбирается тяжело. По поводу многих не сразу могла понять: нужны, не нужны? Хотя, возможно, это верный признак, что надо сразу жать на delete, если я про них несколько лет не вспоминала… Но процесс меня увлек. Открываю многие старые файлы и думаю: «Что это? Зачем это здесь?..» Приятные находки тоже есть, и в «Портфолио» в итоге идет то, что, на мой взгляд, было сделано действительно качественно».
Для тяжеловесных файлов, созданных в специализированных программах, я рекомендую делать понятные названия или сохранять «превьюшки». То есть файлы в простых форматах (текст или изображение), которые легко открыть и просмотреть, но с которыми не всегда можно работать напрямую. Если вам что-то понадобится – вы сможете быстро пролистать превью и уже потом напрягать компьютер пережевыванием гигабайтных файлов.
То, что сделали для вас. Итоги работы ваших подчиненных или наемных лиц тоже важны. В идеальном мире, где клиенты улыбчивы, исполнители трудолюбивы, а миром правят радужные принцессы, результат проекта хранится минимум у двоих: у того, кто запросил сделать задачу, и того, кто эту задачу выполнил.
Труд других людей стоит хранить в том случае, если вы еще планируете воспользоваться его результатами. Например, вы заказали копирайтеру статью и не удаляете ее до тех пор, пока не выложите на сайт. Или пока не разместите текст в большом проекте, собрав его из кусочков своего и чужого труда. Еще пример: вы покупаете иллюстрации и храните их, планируя прикреплять к каждому рекламному проекту в ближайшие полгода. Но если материал уже отработал в проекте и не представляет интереса для других задач, от него можно избавиться.
Для проверки этого пункта можно задавать себе вопрос: «Планирую ли я использовать это в будущем?» Если вам жаль потраченных сил или денег, подумайте, кому они могут понадобиться. Это как найти классный и почти новый свитер, который вам безнадежно мал или не к лицу. Проще подарить его кому-нибудь, чем выкинуть или запихнуть в шкаф, в котором и так уже не закрываются дверцы.
«Чужие» файлы. Документы, которые уже не нужны лично вам, но могут понадобиться вашим коллегам, начальнику, клиентам. Общая рекомендация – отдайте их тому, кому они нужны, а у себя не храните. Кто-то из коллег может обидеться, но обычно ценная информация хранится у тех, кому она реально нужна. Для клиентской информации можно установить сроки давности, после которой информация удаляется: например, несколько месяцев для фотографий или 3–5 лет для проектов, дизайна, архитектуры.
То же самое касается и «бывшей работы». Документы с тех мест, из которых вы уволились, вероятнее всего, вам не понадобятся (если вы не собираетесь вернуться). Возможно, эти файлы будут нужны тем, кто там, на старой работе, остался – отдайте их. Если же вы боитесь, что файлы вам еще пригодятся – запишите их на диск и уберите на полку. Пусть на компьютере будут только те документы, которыми вы пользуетесь в настоящий момент.
«Долго не могла подступиться к этой задаче. Пересмотрела свое отношение к прошлогодним проектам. Поняла, что ко многим из них, как и к заказчикам, больше возвращаться не хочу и не буду. И грохнула все! Оставила только папочку «спорного» проекта, за который мне не заплатили – деньги невеликие, но работала на субподряде у подруги, поэтому ругаться не хочется. Фактически начинаю трудовую жизнь с чистого листа. Ощущения офигенные, приличнее не скажешь. Облегчение! Про портфолио вспомнила, но там было много однотипных вещей, так что выудить пару-тройку лучших из почты для меня не проблема. И, кстати, потом я написала той самой подруге, заказчик которой, по моему мнению, не рассчитался вовремя. Оказалось, что просто проект растянулся вместо трех месяцев на год. Так что даже деньги отдадут! Спасибо расхламлению – так, наверное, и не собралась бы».
Исключением среди «файлов бывшей работы» могут стать уникальные наработки, которые могут понадобиться в той же профессии, но в другом месте (библиотеки документов и госты, портфолио, каталоги оборудования и т. д.). Они будут составлять вашу личную «профессиональную библиотеку».
Сортировка по проектам. Для каждой рабочей задачи заведите отдельную папку и подпишите. Сложите внутрь все файлы, которые касаются этого проекта. Если проектов много, их удобно хранить в папках с обратной датировкой. Например: «2012 01 Годовой отчет», «2012 02 Правки по годовому отчету», «2012 06 Последняя версия годового отчета». Как только вы закончили работу над задачей, ее можно будет перенести в «архив» – папку с завершенными проектами (об этом я расскажу позже).
Если вы постоянно сотрудничаете с одними и теми же людьми, можно сначала сделать структуру «по клиентам». А уже внутри – каталоги с проектами и датами. Только не смешивайте в одну кучу папки разных видов. Не слишком удобно, если вы открываете папку с работой, а там в одной куче – материалы, имена клиентов и несколько неприкаянных проектов. Лучше сделать структуру немного ветвистее, но чтобы в каждой папке были документы только одного вида.
«Было трудно, потому что накопилось много документов с разными версиями (например, черновики текстов, чистовые версии, версии с примечаниями, отредактированные и т. п.). И в психологическом плане трудно: многие документы не открывала 3,5 года, с тех пор, как уволилась с конфликтом и ушла на фриланс. Удалила все ненужные версии, проекты рассортировала по принципу «год-название». Сделала 4 основные папки: «Для работы в будущем» (сохранила свои наработки по руководству отделом, обучению сотрудников и списки полезных книг), «Портфолио», «Резюме», «Текущие проекты». В итоге объем рабочей папки сократился почти в 10 раз по объему и в пять – по количеству файлов. Чувствую облегчение и знаю, что в рабочей папке у меня теперь только ценные для меня документы».
«Текучка», или Свалка временных файлов
Не все документы нужны нам постоянно. Во время работы над проектами часто бывают нужны документы, которые после завершения проекта можно удалить. И их лучше сразу сложить отдельно, чтобы потом не заниматься уборкой проектной папки, а просто нажать Delete.
Есть два варианта хранения «временных файлов». Первый – создавать типовые папки с одинаковым названием (например, «временное», «свалка», «удалить потом», «текучка», «0») внутри папки самого проекта. Важно задавать им одинаковое название, которое вы легко запомните. Потом по нему можно находить «папки-времянки» через общий поиск и раз в пару месяцев удалять.
Второй вариант – завести на диске одну большую «папку-свалку», куда складывать копии версий рабочих файлов и другую текучку по проектам. Не забывайте создавать подпапки по именам проектов, чтобы одним кликом удалить всю информацию по завершении работы. У меня, например, такая «папка с текучкой» сама собой выросла из бывшей «папки-свалки» (название «Свалка», правда, так и осталось).
Зачем нам лишняя папка, тем более в формате «свалки»? Мы же расхламляемся, а не наоборот? Смысл в том, что обычно после завершения проекта вы с облегчением «закрываете» его у себя в мозгу и больше никогда не возвращаетесь к папке с задачей. Соответственно уже через неделю мы не вспомним, что внутри лежат какие-то договора, входящие файлы и куча другой ерунды. Поэтому сразу откладываем в сторону то, что потом хранить не понадобится.
Старые версии проекта. Многие сталкиваются с проблемой – делаешь что-то, исправляешь, а потом клиент или начальник говорит: «Уважаемый, а открой нам, пожалуйста, самый первый вариант документа?» И тебе либо сидеть без вины виноватым, либо чувствовать себя археологом-спринтером и восстанавливать давно забытое за крайне сжатые сроки. Стресс, нервы, валерьянка, увольнение…
Катастрофы не произойдет, если в «папку-текучку» складывать все принципиально отличающиеся версии рабочего документа. Как только вы понимаете, что происходит глобальная переделка – скидывайте старую версию в папку «временных файлов». И затем вносите правки в самый свежий рабочий документ. Как только проект закончится – все промежуточные стадии можно удалить. Или записать в архив, «на случай ядерной войны» (про архив рабочих файлов – в следующей главе). В следующий раз, когда вас попросят достать из шляпы кролика – то есть временную версию документа пятилетней давности, – вы жестом профессионального фокусника извлечете из идеально упакованного архива все, что необходимо.
Копия копии копии. Не плодите промежуточные результаты в основной рабочей папке. Держите там только одну, самую новую версию. Иначе есть риск запутаться в куче вариантов «версия 3», «версия 4–2», «версия новая» и «версия от Михалыча». Какая из них была последней, кто помнит, коллеги?.. Один из источников ошибок – взять для доработок не тот файл. Например, в котором осталась еще не исправленная ошибка. И этот незамеченный косячок может попортить вам много крови. Например, ошибка в номере телефона, которую вы один раз исправили, а потом случайно вернулись к старой версии – и вот уже люди звонят не туда и уходят к конкурентам, у которых правильный телефон, продажи падают. И все из-за маленькой опечатки.
«А у меня вообще вся папка «Работа» полностью ликвидировалась. В этой папке находились картинки, рерайты текстов и еще что-то, что я уже не стала рассматривать. Самое большое место занимали картинки, они перенеслись в папку «Свалка», и я постараюсь разобрать их на днях. А все остальное я удалила, так как не уверена, что в ближайшее время хочу вернуться к подобной работе, и хочу ли вообще».
Архив завершенных проектов
Завершенные проекты, к которым вы почти наверняка не будете обращаться снова, лучше убрать в архив со сроком хранения. Вспомните госучреждения, которые хранят бумажные документы пять, десять, двадцать лет, а по истечении этого времени уничтожают. Не перепутайте – речь идет не о файле типа zip или rar, а о длительном хранении неактуальных файлов.
Отсортируйте папки, отделив текущую работу от завершенной. Создайте для завершенных проектов отдельную папку «Архив работ». Или «Мои лучшие годы в этой конторе», или «Наконец я это закончил». Или любое другое название. Переместите туда все завершенные проекты, в идеале – способом «обратной датировки». Например, «2002 03 Отчет о закупке мыла» или «1998 Вся информация по моей кандидатской».
Завершив проект, не забывайте переносить его в папку «архивного хранения». Как вариант: можно проверять рабочую папку раз в несколько месяцев и собирать все завершенное за это время одним махом. Архив можно сложить в отдельное место файлового хранилища, записывать на DVD-диски или отдельный внешний диск. Как вариант – комбинировать: накапливать «архив» на жестком диске, а по достижении определенного объема «сливать» на внешние хранилища и убирать на полку.
«Перебрала всю свою папку с рисунками, удобно рассортировала по темам и местами по годам, все исходники (кроме тех, которые не закончены и которые я планирую закончить в ближайший месяц) убрала в отдельную папку в архив. Ощущения приятные! Мне нравится, что теперь я могу быстрее ориентироваться в этой папке, знаю, где что лежит, показывать кому-то работу стало намного удобнее».
Временные файлы и текучка. Удалите все временные файлы и промежуточные шаги в ваших завершенных проектах. Здесь нет смысла хранить техзадание от начальника, папку писем от коллеги с ценными замечаниями или материал для разового вдохновения. Оставьте только самое важное – результат всего труда, финальные файлы с готовой работой и краткую выжимку проекта или превью к нему. Если вы планируете только печать ваших старых работ – подготовьте файлы для печати, удалив весь промежуточный результат. Если вам может понадобиться текстовая или табличная информация – сведите самое важное в один документ. Все зависит от рода вашей деятельности.
«Разобрала папку с работой. Глядя на нее, чувствую гордость за себя и удовлетворение. Вот, думаю, не зря все! А когда порядок навожу – внутри гармония и умиротворение… Теперь технические моменты. Я работаю стилистом, и это одна из моих основных папок. В ней я решила сохранять только то, с чем работаю в данный момент. Например, в «Украшениях» есть папка «Вдохновение» – там остались только отобранные картинки, по которым я буду рисовать эскизы. Из папки «Блог» все статьи перенесла в Evernote. И установила на телефон. Там буду писать статьи. И так я не засоряю заметки. Все работы и фото с клиентками перенесла в «Творчество». Это мне часто нужно для создания портфолио на сайтах. Разобрала фотосессии. Уф… Пополнился творческий архив! Красотааа… Оставила разные свои теоретические наработки, которые нужны каждый раз. Вообще, перенести клиенток в архив – это озарение. Спасибо!»
Аккуратная «упаковка». В идеальном мире перед записью в архив проекты лучше финализировать. В графических файлах могут слетать шрифты. Документы, требующие специальных программ, могут перестать открываться в новых версиях. Если вы хотите сохранить все до последней буковки, убедитесь, что проект упакован так, что и через несколько лет вы без проблем сможете его просмотреть. Также очень помогает подписывать документы внятным языком, чтобы потом не материться, открывая все файлы с названиями типа «fin-04», «ваывла» и «new-24».
Для тех, кто ценит свое время. Совет, полностью противоположный предыдущему. Чтобы записать файл «в архив» – не обязательно его «причесывать»!
«На данный момент еще не все папки почищены, но прогресс идет на удивление быстро, уже удалены сотни файлов. Есть только 2 папки, в которые прям заглядывать страшно. Я их уже несколько раз открывала, и каждый раз с криком убегаю оттуда. Это были групповые проекты, один – книга (включая написание текстов, создание инфографики и верстку по главам), другой – мобильное туристическое приложение (метаструктура, тексты, картинки, презентации и плакаты для него). Так как это групповая работа, там десятки файлов одинакового вида, версии, сделанные разными людьми. И вот там лежит что-то типа «final» «final 3» «final new» «final final» «final ok»… Хочется волосы на голове рвать».
Если проект завершен, вы не собираетесь к нему возвращаться, он не является для вас ключевым, вы не хотите им хвастаться перед клиентами или друзьями – запишите его «в архив» как он есть! Вместе со всеми «правками от Ивана Петровича», десятью версиями финального файла и какими-то непонятными, но, несомненно, важными документами. Скорее всего, вы уже никогда к нему не вернетесь, а значит, нет смысла тратить время на разбор.
Если проект вам снова понадобится – вы вернете его обратно в «рабочие файлы». И тогда уже разберетесь внутри, удалите лишнее, найдете недостающее и приведете папку наконец в приличный вид.
Материалы для работы
Если у вас творческая профессия, то вы наверняка собираете библиотеку файлов, к которым регулярно обращаетесь как к рабочему материалу. То же относится и к любым видам деятельности, которая предполагает переработку материала для создания нового продукта. Это могут быть фотоизображения, векторные картинки, схемы вышивок или вязания, шаблоны для создания документов и многое другое. Для работы мы храним книги, обучающие курсы, справочную литературу и другие «интеллектуальные подпорки». Все эти материалы стоит проредить и удобно структурировать.
В случае с файлами, помогающими решать практические задачи, оставьте только нужное: «Я это регулярно использую». В случае с творческими материалами – только самое лучшее: «Это меня действительно радует». Остальное можно удалить.
Самое-самое для творчества. У многих творческих людей архив «пригодится для работы» разрастается до чудовищных размеров. Чтобы «проредить» его, воспользуйтесь принципом «самое лучшее». Сохраняйте материалы только высокого качестваю. Из плохого и средненького вряд ли получится достойная работа. Оставьте тот объем, который вы в силах «переварить» за один присест. Нет смысла оставлять 80 одинаковых структур крафтовой бумаги – все равно, признайтесь, вы не уходите дальше десятка-другого первых файлов. Или пара тысяч цветовых палитр – скорее всего, ваш глаз замылится на первой же сотне. Не знаю, чем вы пользуетесь – но прикиньте, сколько материала вы можете обработать не уставая за один заход. И не храните больше этого объема.
«Я так увлеклась и вдохновилась разбором архивов, что в этот же день начала писать (и почти дописала уже) несколько статей! До этого работа месяц не двигалась с места!.. Я слегка в шоке и в полном восторге! Еще начала создавать свою «галерею славы». В данный момент я работаю над своим сайтом и блогом, но пока он не запущен. Надеюсь, к концу расхламления я смогу его завершить и показать миру».
Если вы храните файлы набором, просто «ради комплекта» – пересмотрите их ценность. Нет смысла хранить полный сборник ГОСТов по производству, если вам постоянно нужны только два или три. Это все равно что держать в шкафу громоздкий набор инструментов, а пользоваться только парой гаечных ключей.
«Когда-нибудь» и «раньше использовал». Полезные материалы, книги и ссылки, которые вы обязательно прочитаете, «только дострою сына, посажу дом и рожу дерево». Если вы до сих пор не изучили эту информацию – вряд ли вы обратитесь к ней в ближайшее время. То же относится к файлам, которые принесли немало пользы в прошлом, но в настоящий момент не актуальны. Удалите всю информацию, которой не пользуетесь прямо сейчас.
Избавьтесь от вещей, которые легко находятся в сети. Стоит только набрать запрос в поисковике – и к вашим услугам полный перечень минералов Алтая, улучшение навыков общения с людьми или особенности ремонта торсионной подвески.
Для экономии мыслетоплива можно составить «Список хороших материалов», по которому вы можете искать нужное в сети. Списки – это вообще крутое решение, чтобы не загромождать документы «про запас». Периодически список стоит подчищать, удаляя неактуальную информацию. И обращаться к нему, когда всплывает вопрос – как звали того диктора, который классно рассказывал о конфликтном общении, или как называлась книга по менеджменту, которую вам отчаянно рекомендовали. Сами книга, видео или диктор до той поры вам не нужны.
Структура для библиотеки. Чтобы придумать подходящую структуру для папок с материалами, спросите: «Как я этим пользуюсь?» В зависимости от типов ответа у вас естественным образом получатся удобные категории. Также этот вопрос очень поможет, если вы не знаете, куда положить тот или иной документ.
СОХРАНЯЙТЕ МАТЕРИАЛЫ ТОЛЬКО ВЫСОКОГО КАЧЕСТВА. ИЗ ПЛОХОГО И СРЕДНЕНЬКОГО ВРЯД ЛИ ПОЛУЧИТСЯ ДОСТОЙНАЯ РАБОТА.
Пройдитесь по всем оставшимся материалам, задавая себе вопрос: «Какие действия я с этим совершаю?» Ваши ответы могут звучать приблизительно так: «Получаю вдохновение от просмотра», «Ищу нужные мне данные в таблицах», «Режу на кусочки и собираю заново» – в зависимости от рода вашей деятельности. Можно записать это на бумаге.
Создайте к каждому получившемуся ответу собственную папку и разложите по ним материалы. Например, если вы фотограф, в одной папке у вас могут лежать пресеты для обработки, шаблоны фоторамок и образцы сочетаний цвета. Залезая в папку в поиске пресетов, вы все время спотыкаетесь обо все остальное. Но стоит только разделить материалы на три папки («пресеты», «цвета», «фоторамки») – и библиотекой станет пользоваться гораздо удобнее!
Даже если файлов определенного рода всего несколько штук, лучше отделить их друг от друга. Хороший способ проверить, насколько у вас удобная классификация: глядя на папку, нужно одним простым и четким предложением сказать, что находится внутри. Если не получается, вероятно, содержимое папки слишком разномастное.
Оптимальное количество подпапок, как и в случае с большими категориями – примерно десяток. Дальше начинается легкая задумчивость при поиске. Прислушайтесь к вашим ощущениям – вам должно быть комфортно охватить все папки взглядом и легко понять по названиям, что лежит в каждой из них. Лучше сделать более «ветвистую» структуру, чем складывать в одно место сто каталогов.
Мое портфолио
Мы все привыкли, что портфолио может быть только у творческих личностей: фотографов, дизайнеров, художников, стилистов, копирайтеров. Но это не так: портфолио может быть у людей любых профессий. И если вы крутой профессионал, портфолио выделит вас среди других на рынке и повысит средний чек оплаты.
Например, инженер аудиовизуальных коммуникаций может показать схемы или фотографии готовых залов. Пластический хирург, стоматолог, спортивный тренер или диетолог – фотографии своих клиентов до и после его работы. Клининговая компания – фотографии помещений до и после проведенной ей уборки, фото оборудования или лучших сотрудников. Фотографии грамот или пройденных обучающих курсов тоже могут стать частью профессионального портфолио, в любой сфере деятельности. Даже если вы водитель-дальнобойщик, можно подойти к задаче творчески и «упаковать» свои услуги с огоньком.
Результаты вашего хобби также можно хранить в формате портфолио, если когда-нибудь вы планируете сделать свое увлечение средством заработка или просто иметь возможность делиться с другими.
Качество работ. Помните, что ваш уровень оценивается по самой плохой работе. Профессионалы советуют: лучше иметь мало отличных работ, чем много средненьких. Вполне согласуется с принципами минимализма, правда? К тому же объем портфолио должен быть удобным для быстрого просмотра. Для проверки – откройте вашу папку и попробуйте поверхностно проглядеть все представленные в ней работы за 5 минут. Не получается? Вероятно, имеет смысл уменьшить их число.
«Спасибо вам огромное за идею о том, что работа должна нравиться! У меня есть фото шалей, которые я вяжу. Вот я и подумала – ведь я могу спокойно удалить те фото, которые мне не очень-то хочется показывать будущим клиентам. Удобно, практично. И настроение сразу улучшилось, даже петь захотелось!»
Не забывайте регулярно просматривать портфолио, добавлять новые и удалять старые, неактуальные. Результаты, которые уже недостаточно хороши, но дороги вам, можно не удалять, а перемещать в папку с воспоминаниями.
Портфолио можно хранить как на компьютере, так и в интернете. Однако стоит прикинуть – что вы будете делать, если ресурс с вашими работами станет недоступен? Подумайте о бэкапе.
Немного о смысле жизни. Обычно живые корпоративные курсы я заканчиваю упражнением «Цифровое портфолио». В рамках его я прошу участников написать список рабочих проектов, которыми они гордятся, которые им хотелось бы повторить, которые вызывают в них сильные и теплые чувства. А рядом написать то, чего они хотели бы добиться в своей профессии: список возможных проектов или задач, от которых у них горят глаза и появляется желание работать.
Реакция на это упражнение – неоднозначная. Записывая первую половину, люди начинают впадать в уныние. И тогда слышно грустное: «Я не сделал ничего, чем мог бы гордиться» и «Я еле наскреб пару пунктов». Зато когда они пишут вторую часть списка, я вижу, как их спины распрямляются, а ручка бегает по листу бумаги. И задаю вопрос: видите ли вы сходство между двумя половинами списка? Есть ли что-то, что объединяет уже сделанные проекты и те, которые заставят ваши глаза гореть? И ответ чаще всего – однозначное «да». Одна из участниц смущенно призналась: «Меня очень вдохновила мысль создать цифровое портфолио. И я ощущаю острое желание уволиться».
При чем тут цифровой минимализм, спросите вы? Избавиться от лишнего – чтобы осталось важное. Удалив все ненужное, что относится к вашей работе, вы можете подумать о том, что вы хотите оставить. И именно в этом месте я предлагаю вам задуматься о создании своего цифрового портфолио: так вы можете показать то, что уже сделали – пункты из первой половины списка, чтобы получить пункты из второй – работу мечты. Попробуйте.
Файлы для учебы
Принцип «разборок» с учебными документами похож на работу: проекты, материалы, архив. Возможно, когда вы закончите вуз и пойдете работать не по профессии, всю папку учебы можно будет снести и забыть как кошмарный сон.
«Понимание того, что материалы для работы можно найти заново, помогло успокоить душу. Я вчера безжалостно удаляла всю литературу по уже пройденным предметам. А когда закончила, меня в холодный пот кинуло – А ВДРУГ ПРИГОДИТСЯ? Скорее всего, нет, конечно же. А даже если и, то всегда есть интернет и библиотеки».
А может, вы учитесь в вузе своей мечты и хотите и дальше заниматься этим чудесным делом. Я вас поздравляю – вы редкий счастливчик! В этом случае заполните материалами из вуза вашу «профессиональную библиотеку»: работы для портфолио, полезная информация, ссылки или обучающие книги. У вас есть отличный шанс начать профессиональную карьеру не с нуля, а с хорошей точки для прыжка. И удобно организованные данные вам в этом помогут.
Многие студенты, пытаясь упорядочить учебные файлы, приходят к выводу: раскладывать документы по курсам неудобно. Гораздо проще создавать папки по предметам – ведь часто одну тему мы изучаем несколько лет. А когда весь материал по одному предмету лежит вместе, легко воспользоваться знаниями предыдущих курсов.
«Учебу я уже окончила, но файлы мне еще пригодятся. Была у меня архивная папка «Универ», где я создала 5 папок по числу курсов, а внутри были подпапки по разным предметам. И я неожиданно поняла, что мне неудобно пользоваться контентом в таком виде… В итоге я убрала разделение по курсам и создала просто несколько папок с предметами вне зависимости от того, на каких годах обучения это проходили. Оставила только то, что может пригодиться мне в будущем, и кое-что очень дорогое как память».
А если среди ваших проектов есть прикольные штуковины, рожденные буйным студенческим разумом (частенько коллективным) – их можно сохранить в папке с воспоминаниями. Даже если эти проекты были посвящены учебе, они могут быть выполнены с изрядной долей хулиганства и вызывать у вас улыбку. И спустя годы их можно показывать детям и внукам – пусть знают, что дедушка, когда был студентом, лихо зажигал!
«Сессия наконец-то успешно сдана, и я с чистой совестью закончила разбор больной для меня папки «Учеба». У меня там были просто огромные склады материалов, набранных за 4 года, и это было непростой задачей. Но, как ни странно, я с таким удовольствием удаляла то, что уже не является для меня важным, красивым, «вкусным», и оставляла то, что по-настоящему приносит мне вдохновение и помогает в работе. Честно говоря, у меня рука не поднялась удалить презентации и фильмы по истории искусств, поэтому я в ближайшее время закуплюсь дисками и запишу эту папочку туда. По-моему, то, что папка для учебы «похудела» в 8 (!) раз – это просто нонсенс. Испытываю ощущение шока и легкости от сброшенного «груза».
«Бытовые» файлы
К «бытовым» документам я отношу то, что помогает поддерживать текущий ход жизни. В списке нужных файлов они, скорее всего, находятся во второй части. Это ксерокопии документов, информация о детях, здоровье, финансах, тайм-менеджменте, саморазвитии, ремонте, домашнем хозяйстве, садово-огородных работах, диетах, рецептах и о многом другом. «Бытовые» файлы удобно отсеивать по принципу функциональности.
«Без бумажки ты букашка». Для самых предусмотрительных: сохраните в отдельную папку копии паспорта, медицинской страховки, СНИЛСа, ИНН, свидетельств о рождении, браке или смерти и прочее, что позволяет чувствовать себя защищенными перед лицом бездушной машины бюрократии. Отсюда удобно отправлять их в случае необходимости на электронную почту. А при потере – восстановить документ с копии гораздо проще. Лайфхак: отправляясь в путешествие, загрузите копии визы и паспорта в облако. Тогда, даже если вас разденут в подворотне до трусов и отберут все документы, включая чеки из кафе – вы сможете доказать свою личность, имея только доступ в интернет.
Все, что можно найти в сети. Нет смысла хранить три сотни кулинарных рецептов, которые вы все равно не приготовите. Или записи тренировок, которые вы уже вот-вот, с понедельника начнете выполнять. Или бытовые лайфхаки, а-ля «как отдраить старый диван» или «просверлить сто сорок дырок за полчаса». Когда вам понадобится сверлить те самые дырки – наверняка вы полезете в сеть. А то, что где-то на компьютере лежит совет на эту тему, вы даже не вспомните.
Особой запасливостью часто отличаются молодые мамы. Но сегодня мы живем в эпоху детей, «воспитанных на интернете»: когда малыш хнычет, потому что режутся зубки, быстрее погуглить, чем рыскать по бумажному справочнику или компьютеру.
То же самое касается развивающих «вспомогашек»: раскрасок, обучающих мультфильмов, игр, кроссвордов, полезной информации для школы. Чтобы оценить адекватный объем развивающих материалов, можно сделать упражнение-подсчет. Сколько картинок может раскрасить ваш ребенок за неделю? Сколько песенок или стихов выучить? Сколько книг прочитать? А теперь возьмите число ваших запасов и поделите на возможности ребенка. В худшем случае вы получите пару десятков лет. Ну как, уже смешно? Если у вас явный перебор, пора расчистить место. И оставить объем примерно на неделю, месяц или пару месяцев. Когда у вас закончатся раскраски и стишки – вы всегда сможете найти в сети что-нибудь новенькое.
Также нет смысла скачивать «про запас» обучающие материалы для школьников, если вашему ребенку всего три года. Исключение можно сделать только для материалов настолько крутых, что вы сами, взрослый человек, готовы бросить все и изучать законы физики с помощью смешных мультфильмов. Если это неинтересно вам, то ребенку и подавно не захочется этим заниматься.
Приятные мелочи. Некоторые вещи могут быть уже бесполезны, но при этом все равно дороги. Например, завершенные дизайн-проекты ремонта вашей комнаты, квартиры, дома – большой труд, который был оплачен и воплощен (или не воплощен) в жизнь. Но сегодня он вам уже не нужен – ремонт завершился, вы сменили квартиру или завели ребенка, и теперь проект придется переделывать с учетом детской кроватки. А удалить – рука не поднимается. Можно отправить такой проект в папку с воспоминаниями. Или поняв, что хвастаться внукам не хочется, сказать файлам «виртуальное спасибо» и отправить на покой.
Читать бесплатно другие книги:
