Как прожить яркую жизнь Карнеги Дейл
Несдерживаемая злость зачастую приносит нам больше вреда, нежели спровоцировавшая ее обида.
Сенека
Деструктивные эмоции
Всем нам доводилось участвовать в конфликтах, когда участники больше времени тратили на перекладывание вины, чем на разрешение проблемы. Обвиняя других, люди, понятное дело, пытаются обелить себя. Такое поведение практически никогда не помогает решить насущные вопросы.
Как и обвинения, агрессивные выпады выступают в качестве защитного механизма, призванного избавить нас от ответственности за исход конфликта. Ведь если в конфликте целиком и полностью виноват другой человек, значит, нам нет нужды напрягаться, чтобы найти из него выход. Нападки на собеседника провоцируют агрессивное противодействие, деструктивную эскалацию конфликта или самоустранение второй стороны.
На первый взгляд, подавление эмоций представляется разумной мерой, но только до тех пор, пока они не выплеснутся наружу. Многим из нас приходилось разговаривать с коллегой или клиентом, который ни с того ни с сего взрывался от злости. Естественно, в подобной ситуации разумно предположить, что у собеседника имеются какие-то серьезные проблемы.
Секреты здорового проявления эмоций
Если злость выплескивается наружу, остановитесь и подумайте, какие именно чувства она собой затмевает. Это облегчит вам дальнейшую работу над собой.
Разумный подход подразумевает анализ проблемы или эмоций, но не осуждайте и не порицайте другого человека.
Никаких игр, никаких уловок, никакого манипулирования. Здоровые эмоции выражаются честно и открыто. Попробуйте описать эмоцию с помощью метафоры. Возможно, это поможет достичь взаимопонимания с собеседником.
Нет ни малейших причин изливать свою злость в форме нападок на вторую сторону. Используйте в формулировках местоимение «я» («В связи с этими событиями я чувствую, что…»), чтобы не дать себе повода обвинять или нападать.
Не вините других людей, когда у вас возникает эмоциональный дисбаланс. Ищите причину в себе и подумайте, что в действительности вас злит или расстраивает.
Диалог: проговаривание проблемы
Нет смысла обсуждать проблему, если в вас обоих кипят эмоции. Дайте себе время успокоиться. Пусть страсти улягутся. Переключите внимание на что-то другое или кого-то другого. Назначайте встречу тогда, когда каждая из сторон достигла некоторого душевного спокойствия.
Не прячьтесь от другого человека и не отмалчивайтесь. Излагайте друг другу свои мнения. Изъясняйтесь открыто и честно. Используйте метафоры для описания эмоциональной и физической реакции. Но самое главное — выслушивайте вторую сторону, не анализируя и не критикуя ее слова.
Подобные диалоги чаще всего строятся вокруг жалоб, а должны быть нацелены на поиск конструктивных решений. Определите, что может вынести каждая сторона из сложившейся ситуации, и ищите решение, удовлетворяющее потребности всех участников.
Каждая сторона — участница конфликта имеет собственное представление об идеальном результате. Главное — не навязывать свои решения и позволить им сформироваться естественным образом в ходе творческого обсуждения с участием всех сторон.
В большинстве конфликтов под компромиссом подразумевается согласие второй стороны с вашим предложением или ваше согласие с ее вариантом. Разорвать порочный конфликтный круг вам поможет решение, которое оба участника переговоров считают справедливым в сложившихся обстоятельствах.
С целью предотвращения повторного конфликта необходимо разработать новый план. Проработайте план сотрудничества, который сведет к минимуму недопонимание и эмоциональные срывы. Что самое важное, вы сообща одобряете план и реализуете его сразу же, без промедления.
Как вести переговоры в конфликтных ситуациях
Фразы могут быть такими: «Мне хотелось бы встретиться и обсудить вопрос…», «Когда вам будет удобно?» и т. п.
Поприветствуйте человека и поблагодарите его за согласие встретиться с вами: «Мне кажется, мы могли бы, если с вашей стороны нет возражений, обсудить эту проблему. Вы не против?»
Попробуйте начать так: «Почему бы нам обоим не рассказать о своей интерпретации данного события? Вы хотите начать или лучше мне?»
Внимательно слушайте собеседника. Не пускайтесь в объяснения, не перебивайте, не оправдывайтесь: «Ваши слова я понял так… Что лично вы хотели бы извлечь из этой ситуации?»
Откровенно и доходчиво изложите свою интерпретацию и используйте метафору для описания своей эмоциональной и физической реакции: «Для меня важным было бы… Итак, если мы сможем отыскать способ оба получить желаемое, то сумеем преодолеть этот конфликт?»
Предложите партнеру: «Давайте поговорим о возможных решениях. Какие идеи приходят вам в голову?»
Затем озвучьте кое-какие из собственных идей.
Варианты ваших высказываний могут быть следующими: «Кажется, мы оба договорились о…», «Есть ли еще какие-либо вопросы?», «Как, по вашему мнению, мы можем решить этот вопрос?».
Попробуйте задать собеседнику такие вопросы: «Каким будет наш план дальнейших действий?», «Как мы будем контролировать его реализацию?», «Кто-нибудь еще должен знать о нашем плане?».
Поблагодарите человека за встречу.
Расскажите, что вас в нем восхищает. Будьте искренни.
Подкрепите слова конкретными доказательствами, вспомнив предыдущую встречу.
Пообещайте друг другу реализовывать план и пожмите руки.
18. Контролируемые эмоции идут нам только на пользу
Одни лучше справляются с выполнением работы, а другие — невероятно легкие и приятные в общении люди. Решающим фактором выступает «эмоциональный интеллект» (EI). Под «эмоциональным интеллектом» подразумеваются осознание и понимание собственных эмоций, а также умение их контролировать (и в себе, и в других) для достижения позитивных результатов. EQ — показатель «эмоционального интеллекта».
Исследования свидетельствуют о том, что в бизнесе позитивная энергия и эмоциональный контроль обеспечивают высокую производительность, грамотные решения, большой процент удержания сотрудников, высокий боевой дух и сплоченную командную работу. Точно такие же результаты характерны и для семьи. По данным исследований повышение общего EQ в любой группе благотворно сказывается на итоговых показателях. И если IQ формируется в раннем детстве, EQ можно развивать на протяжении всей жизни.
Порой не так-то просто уловить связь между нашими мыслями, чувствами и поведением. Вот почему так полезно определить степень своей истинной эмоциональной формы, знать, каким образом наши эмоции и «горячие кнопки» влияют на наше поведение, и следовать советам по сохранению позитивного настроя и контролированию эмоций в трудных ситуациях.
Эмоциональная компетентность
Дэниел Гоулман, автор книг «Эмоциональный интеллект» и «Практика эмоционального интеллекта», определяет EI как «умение распознавать собственные и чужие эмоции, способность мотивировать других и управлять эмоциями в себе и своих отношениях».
Майк Поски, вице-президент компании, занимающейся подбором персонала, выделяет пять компетенций, ключевых для успеха в работе. Первые две относятся к тому, как мы управляем отношениями, а последние три — к тому, как мы управляем сами собой.
1. Интуиция и эмпатия. Ваше представление о других людях, их чувствах, потребностях и проблемах. Данная компетенция играет важную роль на рабочем месте, потому что она:
• помогает понять чувства и устремления окружающих и проникнуться их потребностями, чтобы расти, развиваться и совершенствовать свои сильные стороны;
• способствует повышению качества обслуживания клиентов, позволяя предвосхищать и удовлетворять их потребности;
• учит вас тонко чувствовать и ловко управлять многогранным рабочим местом.
2. Социальные навыки и политическая корректность. Умение вызывать желаемую реакцию у окружающих. Данная компетенция играет важную роль на рабочем месте, потому что она:
• способствует эффективной коммуникации, помогает оказывать влияние на людей и убеждать их, посылая однозначные и убедительные сообщения;
• улучшает лидерские качества, помогает командной работе и развивает умение действовать в период перемен, вести переговоры, разрешать конфликты, достигать консенсуса и устанавливать сотрудничество.
3. Самосознание. Знание и понимание собственных предпочтений, возможностей и глубинных чувств. Данная компетенция играет важную роль на рабочем месте, потому что она:
• улучшает способность распознавать свои эмоции и их влияние на окружающих;
• помогает оценивать, понимать и принимать собственные сильные и слабые стороны;
• повышает вашу уверенность в себе и поднимает самооценку.
4. Саморегуляция. Контроль душевного состояния, эмоций и внутренних ресурсов. Данная компетенция играет важную роль на рабочем месте, потому что она:
• улучшает самоконтроль за счет управления негативными эмоциями;
• повышает доверие к вам людей, помогает нести ответственность;
• развивает гибкость мышления и способствует лояльному отношению к переменам, новым идеям и новой информации.
5. Самоожидания и мотивация. Эмоциональные свойства, способствующие достижению целей. Данная компетенция играет важную роль на рабочем месте, потому что она:
• помогает осознанно стремиться к достижению собственных стандартов высокоэффективной работы;
• улучшает способность мотивировать себя и других и сохранять оптимизм в трудных ситуациях;
• благотворно сказывается на инициативности, позволяя действовать без дополнительных указаний.
Подробнее о коэффициенте «эмоционального интеллекта»
Четыре краеугольных камня EQ:
1) самосознание;
2) саморегуляция;
3) эмпатия;
4) навыки отношений.
Интересные факты об EQ
• Мы можем научиться быть эмоционально более чуткими и контролировать свои эмоции.
• Женщины и мужчины набирают примерно равные баллы по самосознанию, но женщины обладают гораздо более развитыми навыками отношений.
• В каждой профессии люди, которые демонстрируют наивысшие результаты, отличаются наивысшим EQ.
• Высокие EI и EQ непосредственным образом связаны с высокой производительностью.
• Исследования выявили взаимосвязь здоровья и EI. Если вы отдаете себе отчет в своих эмоциях и умеете грамотно с ними разбираться, то меньше подвержены стрессам, которые служат первопричиной многих заболеваний. Люди, держащие эмоции под контролем, лучше справляются с нестандартными ситуациями.
Я стараюсь никогда не злиться из-за внешних факторов: зрителей, плохого отскока или погоды. Всегда показываю пальцем на себя. Если меня грызет тревога или проблема, я пытаюсь вытащить ее на поверхность, логически разложить на составные части и разобраться с ней. Вот почему я играю все лучше и лучше. Я лучше отношусь к себе. И больше похож на себя.
Хейл Ирвин, профессиональный игрок в гольф
Удивительные причины, объясняющие, почему улучшение «эмоционального интеллекта» приносит немалые дивиденды
• В ходе одного исследования изучались 44 компании. Было установлено, что торговые агенты с высоким EQ приносили в двадцать раз больше прибыли, чем агенты с низким или средним EQ.
• В процессе другого исследования программисты, обладающие наивысшей степенью «эмоционального интеллекта», разрабатывали программное обеспечение в три раза быстрее, чем программисты с невысоким уровнем EI.
• В ходе исследования, проводившегося в корпорации, было выявлено двадцатикратное расхождение в производительности сотрудников с высоким и низким уровнями «эмоционального интеллекта».
• Еще одно исследование, проводившееся в строительной отрасли, выявило, что работники с низким уровнем EI подвержены более высокой вероятности травмы на рабочем месте.
Глупый весь гнев свой изливает, а мудрый сдерживает его.
Книга Притчей Соломоновых 29:11
Советы Дейла Карнеги по контролированию эмоций
• Определите эмоцию и вызвавшую ее причину.
• Спокойно опишите, что вы чувствуете.
• Не позволяйте эмоциям растравлять вам душу.
• Ведите дневник.
• Посмотрите в лицо проблемам, спросив себя: «Что самое худшее из того, что может произойти?» Примиритесь с худшим и постарайтесь исправить ситуацию.
• В случае возникновения эмоционально напряженной ситуации подумайте о следующем:
какую эмоцию вы испытываете;
каковы ее причины;
какова возможная реакция;
какова самая мудрая реакция.
• Не таите обиду и не тратьте время на попытки поквитаться с обидчиком.
• Не поддавайтесь частым сменам настроения. Если хотите, чтобы вам доверяли, действуйте последовательно в любых обстоятельствах.
• Не допускайте стресса — поддерживайте дом в чистоте, не захламляйте его.
• Не переживайте из-за пустяков, учитесь видеть ситуацию в нужном ракурсе.
• Будьте благодарны за подарки судьбы.
• Правильно питайтесь, не забывайте о физических упражнениях, высыпайтесь.
• Старайтесь видеть во всем позитив и почаще смейтесь.
• Делитесь с другими.
• Общайтесь с оптимистами.
• Балуйте себя, но не погрязайте в плотских удовольствиях.
Шесть шагов к сохранению хладнокровия
• Пускайте в ход рассудок. Анализируйте свои мысли и эмоции; опишите все, что занимает ваши мысли, на бумаге.
• Привлекайте незаинтересованных лиц. Попросите непредвзятого человека честно оценить сложившуюся ситуацию.
• Увеличьте физические нагрузки. Прогуляйтесь или займитесь спортом.
• Размышляйте. Взгляните на ситуацию с позиции другой стороны и подумайте, какова степень вашей вины.
• Поскольку утро вечера мудренее, перечитайте свои записи утром и решите, стоит ли тратить на эту ситуацию энергию.
• Не разбрасывайтесь. Либо оставьте все как есть, либо бросайтесь в бой.
В общении с людьми помните: вы имеете дело не с логически мыслящими существами, а с существами эмоциональными.
Дейл Карнеги
19. Многозадачность — отличная штука, если она эффективна
Ввиду стремительно развивающихся технологий, растущей рабочей нагрузки и необходимости разрываться между несколькими делами одновременно вопрос высокой производительности сегодня стоит очень остро. Как следствие, многозадачность превратилась в неотъемлемое условие успеха в бизнесе. По большому счету для многих из нас она стала второй натурой. Но правильно ли мы ее реализуем?
По вечерам у меня работает компьютер, то и дело выскакивают окошки систем мгновенных сообщений, пока я готовлю ужин. Так мне удобнее отвечать на вопросы и отправлять вопросы в перерывах между другими важными делами.
Энн Альтман, генеральный менеджер IBM
Четыре мифа многозадачности
Как считают невропатологи, когда мы занимаемся двумя делами одновременно, мозг обрабатывает поступающую информацию в строгой линейной последовательности. Хэл Пэшлер, профессор психологии Калифорнийского университета в Сан-Диего, провел эксперимент, в ходе которого проверял способность мозга реагировать на два различных звука, следующих быстро один за другим. Он обнаружил, что мозг делает незначительную паузу, прежде чем реагировать на второй раздражитель. На это ему требуется некоторое время, пускай даже оно исчисляется миллисекундами. Кроме того, оказалось, что привычка студентов учиться под музыку плохо сказывается на усвоении материала.
Корни этого мифа — в рассуждениях о домохозяйках и полах. Поскольку именно женщины, как правило, становились домохозяйками, предполагалось, что они лучше справляются с многозадачностью и частой сменой дел. Впоследствии это предположение было перенесено в деловую среду. Однако правда в том, что умение быстро переключаться с одного задания на другое вовсе не является прерогативой женщин. Данный навык никак не связан с полом. Кому-то многозадачность дается без труда в любых обстоятельствах, кому-то — только в определенных условиях.
Причинами истощения гораздо чаще служат количество рабочих часов, скорость работы и баланс работы и отдыха, нежели многозадачность как таковая или переключение между различными видами задач.
Переключаться с одного вида деятельности на другой одним людям легче, чем другим. Однако очень многое зависит от выполняемой работы, объема и характера обязанностей, сроков и ожидаемого качества работы.
Если исследовать мозговые процессы в любой конкретный момент времени, то можно заметить, что одновременной информации мозг обрабатывает намного меньше, чем нам кажется. Мозгскорее разделяет разные операции по времени. В тех случаях, когда решающее значение играют доли секунды, лучше не отвлекаться на другие дела.
Хэл Пэшлер, профессор психологииКалифорнийского университета в Сан-Диего
| Избыточная многозадачность | Эффективная многозадачность | Избыточное дробление |
|---|---|---|
| Склонен к импровизации без плана, целей, графика или приоритетов. | Склонен планировать наперед и руководствоваться приоритетами, придерживаясь поставленных задач и добиваясь целей. | Склонен к чрезмерному планированию и упорядоченности. |
| Склонен откусывать больше, чем в состоянии прожевать; хватается за все подряд. | Берется лишь за те дела, выполнение которых может гарантировать. | Склонен недооценивать объем работ, с которым в состоянии справиться. |
| Работа стопорится и не клеится, при этом страдает ее качество. | Пользуется системой, позволяющей отслеживать незаконченные проекты, и обеспечивает высокое качество и своевременное выполнение работы. | Слишком зациклен на деталях, излишне дотошный, перфекционист. |
| Обожает все контролировать, не любит обращаться за помощью, делегировать полномочия, наделять властью других людей. | Умеет просить о помощи, делегировать полномочия, наделять властью других людей. | Склонен считать, что он единственный, кто в состоянии справиться с данной конкретной работой. |
| Слишком уступчивый, соглашается на все подряд. | Трезво оценивает ситуацию, принимает разумные решения, демонстрирует гибкость в случае необходимости. | Не отличается гибкостью, отказывается от дополнительных обязанностей, чтобы гарантировать выполнение своего куска работы. |
| Зачастую демонстрирует неорганизованность и расхлябанность. | Умеет грамотно организовать и рационально использовать время. | Отличается высокой организованностью и не любит незапланированных мероприятий. |
| Отличается низкой концентрацией внимания, постоянно отвлекается, не способен сосредоточиться на чем-то одном. | Умеет концентрироваться на текущем деле. | Полностью поглощен своим делом настолько, что не замечает ничего вокруг. |
| Не умеет видеть общую картину. | Сохраняет спокойствие и руководствуется общей картиной. | Склонен игнорировать все прочее, кроме общей картины. |
| Больше внимания уделяет объему, а не качеству работы. | Придает равное значение объему и качеству работы. | Склонен делать акцент на качестве, а не на объеме работы. |
Пятнадцать принципов успешной многозадачности
1. Каждому свое. Не существует единого подхода к многозадачности, общего для всех. Задействуйте свои сильные стороны и выберите оптимальную для себя тактику. Одним необходимо сосредоточиться на какое-то время и работать, ни на что не отвлекаясь. Другим нужно периодически делать паузу и разбираться с отвлекающими факторами в режиме реального времени.
2. Сохраняйте организованность как в вещах, так и в мыслях. Чем лучше мы организованы, тем проще нам сосредоточиться на текущем задании. Избавьтесь от лишнего хлама, освободите рабочий стол от всего, что не имеет отношения к работе на день.
3. Думайте наперед. Составляйте план на каждый день, используйте планировщик или календарь для разработки графика, оповещайте о нем остальных. Настраивайте таймеры, чтобы не выбиваться из графика. Включайте в него разнообразные виды деятельности, не допускайте скуки.
4. Сперва расположите цели в порядке значимости, потом разбейте их на более мелкие этапы. Наиболее важным делам отводите больше первоочередного времени. Первыми идут срочные задачи, затем несрочные. Чередуйте задачи, отнимающие много времени, и маленькие проекты, чтобы стимулировать себя успешным завершением тех или иных дел.
5. Будьте честны сами с собой. Знайте пределы своих возможностей — когда вы можете, а когда не можете чередовать задачи. Полностью сконцентрируйтесь на особо важных делах, требующих предельного внимания. Отведите время на проекты с высоким приоритетом, не отвлекайтесь на телефон и компьютер.
6. Не принимайте на себя повышенные обязательства. Учитесь рационально распределять свое время и тактично и дипломатично говорить «нет». Пользуйтесь функцией переадресации звонков и отключайте уведомление о новых электронных письмах, когда работаете над важными проектами, требующими полной и абсолютной сосредоточенности.
7. Сохраняйте позитивный настрой и гибкость. Не пугайтесь неожиданного, сохраняйте хладнокровие, проявляйте терпение в непредвиденных ситуациях. Полагайтесь на прошлый опыт, чтобы разобраться с внезапно свалившимися на вас делами. Если их нельзя добавить в график на более позднее время, пометьте, на чем вы остановились, разрешите проблему и возвращайтесь к тому, над чем работали.
8. С толком используйте перерывы и паузы. Сделайте шаг назад, взгляните на ситуацию под другим углом, подходите к заданиям творчески, проанализируйте проделанную работу.
9. Мыслите креативно ради максимальной эффективности. Учитесь экономить время, сгруппировывая различные задания. Оптимизируйте временные затраты и повышайте производительность, по максимуму используя время, затрачиваемое на ожидания и отсрочки, и объединяя рутинные, повседневные дела.
10. Не растрачивайте попусту интеллектуальную мощь. Взвешивайте все возможности современных технологий и используйте их. Упрощайте свою жизнь и старайтесь автоматизировать работу (например, быстрый набор номера, «горячие клавиши» на клавиатуре и так далее). Держите под рукой ресурсы, которыми пользуетесь наиболее часто. Обзаведитесь устройствами, экономящими время, и дома, и на работе.
11. Не забывайте о человеческих отношениях и ставьте людей во главу угла. Ведите себя учтиво и выказывайте уважение, уделяя людям безраздельное внимание. Самое главное в технологиях — знать, когда вовремя их отключить.
12. Практика. Переключение между заданиями требует «перезапуска» мозга. С практикой переключение происходит автоматически и сопровождается меньшим стрессом.
13. Преодолейте себя. Учитесь обращаться за помощью, делегировать полномочия и отказываться от задач, которые вы не обязаны выполнять самостоятельно. Поддерживайте связь с коллегами, делитесь с ними всей нужной информацией, чтобы облегчить нагрузку.
14. Следите за здоровьем. Давайте мозгу возможность перезагрузиться, периодически притормаживайте, выполняйте дыхательные упражнения, чтобы сохранять производительность и успевать сделать больше за меньшее время. Вы сможете направлять энергию в более эффективное русло, если будете правильно питаться, потреблять достаточно воды и периодически устраивать перерывы, чтобы потянуться и сделать пару упражнений.
15. Мысленно прокручивайте прошедший день, анализируя рациональность распределения времени. Отмечайте возможности для повышения производительности. В конце каждого дня отводите пятнадцать минут на то, чтобы спланировать следующий день и подготовить план наступления.
Группирование задач с целью повышения продуктивности
• Делайте резервные копии рабочих материалов, перед тем как уйти на обед или встречу.
• Запускайте антивирусную программу, когда покидаете кабинет.
• Слушайте за рулем аудиокниги.
• Используйте за рулем диктофон с гарнитурой, чтобы записывать мысли или надиктовывать письмо.
• Используйте устройство, позволяющее читать без рук, когда тренируетесь на велотренажере или беговой дорожке.
• Во время занятий спортом слушайте новости или музыку.
• Восполняйте пробелы в общении, отправляясь на пробежку с другом или членом семьи.
• Во время просмотра телевизора выполняйте мелкую работу по дому (вытирайте пыль, поливайте комнатные растения и тому подобное).
• Пока готовите обед или ужин, смотрите телевизор, слушайте музыку или аудиокнигу.
• Упаковывайте подарки или выполняйте косметические процедуры, слушая музыку.
Воспользуйтесь недолгими часами.
Уильям Шекспир
20. Сосредоточьтесь на нужном вам качестве
Настройтесь на нужную волну: приемы для концентрации
Думайте о мозге как о компьютере. Вы никогда не замечали, что при множестве открытых окон и работе в нескольких программах ваш компьютер начинает немного тормозить или вообще зависает? Согласно исследованиям то же самое происходит и с мозгом. Когда мы выполняем несколько дел одновременно, наш мозг перегружается. Чтобы без последствий переключаться между различными задачами, мозг должен задействовать ресурсы, необходимые для выполнения новой задачи, и при этом завершить процессы, связанные с предыдущей. Но как же сосредоточиться на одной задаче, когда мы по горло завалены самой разной работой? Используйте акроним ФОКУС для концентрации на той единственной задаче, находящейся в работе в настоящий момент.
| Ф | Фильтруйте. Устраните все внешние факторы, шумы и запахи, которые отвлекают от работы. При необходимости воспользуйтесь повязкой на глаза или берушами. |
| О | Организуйте рабочее место и обратите внимание на материально-техническое оснащение: освещение, вентиляцию, удобный стул и прочее. Чем лучше мы организованы, тем меньше отвлекаемся на то, чего нам недостает для комфортной работы. Чем нам удобнее, тем проще сконцентрироваться. |
| К | Копируйте планы на бумаге. Ведите подробные записи, используя планировщик или календарь для составления графика. Зафиксируйте сведения на бумаге или в электронном виде — и вы в любой момент их найдете. Такой подход позволяет разбивать работу на более мелкие, посильные фрагменты, концентрироваться, отказываться от лишнего. |
| У | Уясните, что необходимо сделать, и разбейте весь пласт работы на посильные этапы. Определите время, в которое будете делать перерывы. Постоянно напоминайте себе о конечной цели и ее пользе для вас, вознаграждайте себя за все промежуточные достижения. |
| С | Скрупулезно вычитывайте. Действуйте так, словно вы корректор, и подходите к проекту или заданию таким образом, будто видите его в первый или в последний раз. Поставьте перед собой задачу узнать что-нибудь новое. |
Модель организации и расстановки приоритетов
Типичный день взрослого человека наполнен делами, связанными с прошлым, настоящим или же будущим. Без этих трех упомянутых категорий невозможно говорить о производительности или успехе, а сами по себе они не несут ни положительного, ни отрицательного заряда. Неправильно будет сказать, что деятельность с прицелом на будущее важнее деятельности с прицелом на прошлое. Они обе играют огромную роль.
Принимаемые нами решения основываются на том, куда следует направить энергию в данный конкретный момент.
Например, подбивание семейных расходов или анализ показателей реализации за прошедший месяц — деятельность с прицелом на прошлое, в то время как составление бюджета на следующий месяц — деятельность с прицелом на будущее. Обе они связаны с бухгалтерией и финансами, обе впоследствии могут найти точки соприкосновения, но смотрят они в противоположных направлениях.
Деятельность с прицелом на настоящее требует вашего безотлагательного участия. К данной категории относятся телефонные звонки и личные встречи. Даже в одной и той же сфере деятельности можно выделить действия, сфокусированные на прошлом, настоящем или будущем.
Давайте сосредоточимся на бизнесе. Приведем несколько примеров.
| Фокус на прошлом | Фокус на настоящем | Фокус на будущем |
|---|---|---|
| Анализ выручки | Обучение | Планирование преемственности |
| Распоряжение ожиданиями | Соответствие ожиданиям | Формулирование ожиданий |
Почему данная модель дает результаты
Организующая модель «прошлое-настоящее-будущее» позволяет определить, что необходимо выполнить сегодня во всех трех категориях. Тщательно продумывая все три временные рамки — прошлое, настоящее и будущее, мы обеспечиваем грамотную организацию и адекватную подготовку.
После того как мы распределим виды деятельности по упомянутым категориям, самое время установить приоритеты: что необходимо сделать в первую очередь в каждой из категорий?
Что следует скорректировать? На какие сообщения ответить? Какие отчеты нужно составить или перечитать? Кто ждет ответной реакции?
Какие встречи запланированы на сегодня? Какие срочные вопросы возникли сегодня? Какова схема передвижений на сегодня? Какие сроки заканчиваются сегодня?
Какие проекты или предложения следует подготовить? О чем нужно позаботиться (поездки, отпуск, приглашения, конференции)? Какие сроки подходят к концу?
Расстановка приоритетов
• отсутствие целеустремленности или мотивации;
• постоянное отвлечение внимания и перерывы;
• увязание в чрезмерных деталях;
• слишком большое количество дел за чересчур короткий срок;
• недостаточный объем ресурсов;
• неграмотное планирование и плохие организационные навыки;
• склонность к промедлению;
• неумение расставлять приоритеты и придерживаться графика;
• неумение грамотно делегировать полномочия;
• неумение принимать своевременные решения;
• затяжные и безрезультативные собрания.
Основные правила расстановки приоритетов
1. Записывайте все виды деятельности. Письменно фиксируйте все обязанности, конкурирующие между собой приоритеты, задания и дела на день или неделю.
2. Определите первостепенные цели. Составьте список главных целей на день или неделю.
3. Руководствуйтесь «правилом 80/20». Определите, какие 20 % работы дают 80 % результатов, приближая вас к поставленной цели.
4. Разделите важное и срочное. Решите, какие задания являются важными, а какие — срочными. На данном этапе учитывайте степень влияния одних задач на другие и последствия невыполнения некоторых из них (например, мы должны выполнить какую-либо работу для коллеги, который без нее не сможет выполнить свою часть работы).
5. Ранжирование. Используйте систему ранжирования для планирования, например:
• задания А отличаются высоким приоритетом и должны быть выполнены без промедления;
• задания Б отличаются средней степенью важности, но должны быть выполнены сразу после заданий А;
• задания В незначительны и могут быть выполнены в любое время.
6. Составьте график. Укажите конечные сроки по каждому заданию и подсчитайте время, необходимое для их выполнения. Не забывайте о задачах, которые можно объединить для повышения производительности. Например, можете ли вы совместить менее важное задание с более важным?
7. Пересматривайте и корректируйте цели, определите награду за своевременное выполнение задания и вносите необходимые коррективы.
8. Проводите чистку. По возможности вычеркивайте из перечня пункты, находящиеся в конце, с которыми вы, скорее всего, не успеете разобраться, и переносите их в какой-нибудь резервный список.
21. Организация для качественной жизни
С помощью увеличительного стекла можно сфокусировать солнечные лучи и поджечь лист бумаги. Это полная противоположность распылению, разбрасыванию. Спорадические усилия дают такие же спорадические результаты. Целенаправленность усилий — единственный путь к успеху.
Фокусирование — залог организованности. Или наоборот? В любом случае, только после того как мы упорядочим свои графики, повседневную жизнь, работу, мы можем преодолеть любые препятствия и не спасовать перед чрезмерно детализированными обязанностями, постоянно меняющимися условиями работы и расширяющейся сферой ответственности.
Организация обеспечивает фокус
Чем выше по карьерной лестнице вы поднимаетесь и чем больше полномочий на себя взваливаете, тем сложнее становится организовывать и ранжировать ежедневные, еженедельные и ежемесячные обязанности. И на работе, и дома нам приходится исполнять взятые на себя обязательства, следить за реализацией проектов, определять текущий статус, быть внимательным к деталям и составлять планы на будущее.
Организованность и умение расставлять приоритеты высоко ценятся на рабочем месте и за его пределами. Оттачивая эти навыки, вы улучшаете свой имидж в обществе, семье и компании.
Некоторые люди противятся упорядоченности и систематичности. Они считают, что избыточная организация идет вразрез с их имиджем. Такие люди ловко ориентируются в своем кабинете, который посторонним кажется захламленным и замусоренным. В условиях хаоса они расцветают и насыщаются энергией беспорядка. В их представлении стремление к организованности выглядит пустым и мелочным по сравнению со срочностью и важностью рабочей нагрузки. Хаос превращается в своего рода знак чести и свидетельство их незаменимости.
В то же время люди, которые гордятся тем, что у них все разложено по полочкам, не могут взять в толк, как описанные выше индивидуумы умудряются добиваться каких-либо результатов. Им такой хаос кажется не только непостижимым, но даже опасным. Они задумываются над тем, какого успеха могли бы достичь другие, если бы расчистили завалы на рабочем столе (тем не менее стоит попросить у них какую-либо вещь, как они тут же, словно фокусники, извлекают ее из недр этих завалов).
Таковы различия в стиле, личностных особенностях и направлении движения. Люди не делятся на хороших и плохих. Но мы склонны спонтанно выносить суждения о степени организованности другого человека.
Почему нам стоит стать более организованными? Существует четыре убедительные причины.
• Мы производим более благоприятное впечатление на окружающих.
Даже если ваш организационный стиль тяготеет к хаосу, вы втайне восхищаетесь людьми, которые отличаются организованностью. Этот талант большинство из нас стремятся развить в себе.
• Мы испытываем меньше стресса.
Хотя работа по приведению самого себя в более организованное состояние может оказаться довольно напряженной, наградой вам послужит душевный покой. Превращение хаоса в упорядоченные приоритеты избавит вас от лишних тревог.
• Растут профессионализм и шансы на повышение.
Многие желают достичь карьерных высот и уважения в деловой среде. Ваши организаторские навыки обретают все большую ценность по мере появления у вас новых обязанностей.
• Благодаря вашей организованности с вами проще работать.
Оцените свои организаторские навыки
Читать бесплатно другие книги:
