Проектируем корпоративную архитектуру Кондратьев Вячеслав
Таким образом, исходным для выделения понятия «элемент» является выделение того качества системы, для которого ищутся элементарные его носители.
Действия, операции – предел членения (элементы) бизнес-процессов.
Система управления – системный комплекс методов и средств воздействия субъекта на объект управления для реализации поставленных целей.
Модель – прикладное описание объекта на специализированном языке.
Структура (вообще) – представление системы как совокупности относительно инвариантных, устойчивых, однородных в определенном смысле подсистем и элементов, а также их взаимосвязей между собой.
Структура (частная), структурный срез – выделение для решения поставленной задачи типа компонент и связей между ними.
Архитектура – представление состава относительно разнородных ключевых компонент системы, возможно обладающих описанием собственной структуры, а также их взаимосвязей между собой.
Корпоративная архитектура компании – системное представление ключевых структурных срезов компании, применяемое для решения прикладных задач организации деятельности.
Функция системы, или функция ее компонент – предназначение или реализация, проявление относительно устойчивой реакции на взаимодействие внутри системы или вне нее.
Функция – устойчивый обособленный вид деятельности.
Функциональная структура – иерархическое представление дерева функций.
TQM ( Total Quality Management ) – СМК ( система менеджмента качества ). Восемь принципов СМК : ориентация на потребителя, вовлечение руководства, вовлечение сотрудников, процессный подход, системный подход к менеджменту, постоянные улучшения, принятие решений, основанных на фактах, взаимовыгодные отношения с поставщиками.
Процесс по ISO 1994 – совокупность взаимосвязанных ресурсов и деятельности, которая преобразует входящие элементы в исходящие. Существенным в определении является упор на организацию и преобразование ресурсов в ходе реализации процесса, а сами ресурсы часто рассматриваются как вход процесса.
Процесс по TQM – организованная деятельность, предназначенная генерировать предварительно установленный определенному пользователю выход, обеспечив при этом необходимый вход процесса. При такой точке зрения ресурсы, как и деятельность, включены в процесс, а входом являются приходящие извне потоки от других процессов.
Процессу сопутствующие понятия – выход (результат) процесса – продукция или услуги. Вход процесса – комплектация и поставки. Руководитель процесса. РrМ ( Process Manager ) – лицо, ответственное за его качественную реализацию. Границы процесса – определяют начальный и конечный интерфейсы проекта, интерфейс между процессом и его пользователем и потребителем, устанавливаются в процессе описания процесса и допускают определенные подвижки. Граница выхода – располагается за последней операцией процесса. Граница входа – предшествует первой операции процесса. Интерфейсы процесса – зона, в которой взаимодействуют операции.
Первичный выход – основной выходной результат процесса. Вторичный выход – побочный выходной результат процесса, который может быть востребован вторичными клиентами процесса.
Первичный вход – поток объектов, инициирующих запуск процесса (заказ клиента, сырье, материалы). Вторичный вход – поток объектов, обеспечивающих штатное протекание процесса.
Выходные требования – отражение нужд и ожиданий потребителя. Входные требования – отражение требований к входу, обеспечивающих выполнение выходных требований.
Процессов базовые виды – индивидуальные горизонтальные процессы – выполняются отдельными исполнителями (организационными звеньями). Межфункциональные горизонтальные процессы – выполняются многими исполнителями (организационными звеньями). Вертикальные процессы – отражают взаимодействия исполнителей (организационных звеньев) по вертикали. Интегрированные процессы – отображают деятельность исполнителей по вертикали и по горизонтали. Вложенные процессы – входят в состав более сложного процесса.
Процессов типология предназначения – основные бизнес-процессы : горизонтальные, обеспечивающие преобразование входов в выходы и достижение финальных результатов, соответствующих интересам компании. Бизнес-процессы часто представляют как последовательную цепочку процессов, добавляющих стоимость, поскольку каждый последующий процесс определяет требования к предыдущему. Например, для дистрибьюторской компании: маркетинг и планирование сбыта, закупки, транспортная логистика, складская логистика, продажи, послепродажное обслуживание. Поддерживающие бизнес-процессы : горизонтальные, обеспечивающие исполнение основных процессов. Например, для дистрибьюторской компании: поддержка и развитие дистрибьюторской сети, обеспечение информационными ресурсами, обеспечение инфраструктурными сервисами. Управленческие (административные) процессы вертикальные, обеспечивающие управление деятельностью компании, основными и обеспечивающими процессами. Например, стратегическое управление, управление финансами, управление персоналом, операционное управление бизнес-процессами.
Проект – уникальная сборка бизнес-процессов, характеризующаяся уникальностью и неповторимостью; координированным выполнением взаимосвязанных действий; направленностью на достижение конкретных целей; ограниченностью по времени (наличием начала и окончания); ограниченностью по ресурсам.
PМ ( Project Management ) – управление проектами.
2.3. Структурирование систем управления
Субъект – тот, кто управляет.
Объект – тот, кем управляют.
Управление – целенаправленное воздействие на объект управления со стороны субъекта управления.
Система управления – целостная методология и средства целенаправленного воздействия субъекта на объект.
Модели цикла управления – описание циклического повторения типовых этапов управления.
Структурирование систем управления – по применяемым моделям управленческого цикла; по уровням управления; по сферам управления.
Связи прямые – целенаправленные воздействия на объект со стороны субъекта.
Связи обратные – получение субъектом информации от объекта, учет и оценка субъектом результатов воздействия.
Цикл управления в контроллинге – планирование; реализация; контроллинг.
Цикл управления по Файолю – планирование, организация, контроль, координация, мотивация.
Цикл управления P-D-C-A – Plan – планируй, Do – исполняй, Check – проверяй, Act – активно участвуй в исполнении.
Управление стратегическое – формирование целей и методов их реализации, установление правил и регламентов деятельности.
Управление операционное – обеспечение, при заданных правилах и регламентах, операционных результатов, при реализации которых достигаются поставленные цели.
Управление корпоративное – объектом управления является вся компания, включающая системы стратегического и операционного управления. При этом обеспечивается реализация прав акционеров и поддержание баланса между правами акционеров, задачами менеджмента и ожиданиями сотрудников.
2.4. Корпоративная архитектура
Развитие моделей организации – функциональные модели процессы и проекты стратегии и показатели интегрированные модели компаний и организаций.
Корпоративная архитектура – общее структурное представление компании.
Компоненты корпоративных архитектур – бизнес-архитектура, архитектура системы управления, архитектура информационных технологий.
Бизнес-архитектура – системное описание моделей деятельности компании и организации.
2.5. Практикум. Развитие ключевых компонент корпоративной архитектуры
Развитие моделей организации – функциональные модели процессы и проекты стратегии и показатели интегрированные модели компаний и организаций.
2.6. Структурное моделирование
Организационная структурная схема – визуализация структурных элементов со связями подчинения и вхождения.
Функциональная структурная схема – визуализация функций со связями подчинения и вхождения.
Организационно-функциональная модель компании – увязанные через матрицы соответствия,
организационные звенья и функции компании.
Структурная модель – увязанные через матрицы соответствия классификаторы организационных характеристик компании.
Структурная модель – описание существенных компонент, подсистем, элементов системы и их связей между собой.
Нотация – договоренность о способе описания.
SWOT-анализ – стратегическая диагностика, при которой выявляются и группируются существенные ситуационные факторы: возможности во внешней среде ( Opportunities ); угрозы во внешней среде (Threats ); сильные стороны компании ( Strengths ); слабые стороны компании ( Weaknesses ).
ОРД (организационно-распорядительная документация) – специальные нотации описания бизнес-моделей, указывающие значимые структурные характеристики компаний и их связи между собой.
Положения – описания деятельности компании посредством организационных характеристик и их связей.
2.7. Практикум. Структурирование в группе компаний
Система управления организационными изменениями – диагностики, проектирование и реализация организационных изменений, контроллинг.
2.8. Моделирование бизнес-процессов
Модель процесса – прикладное представление на специализированном языке способа исполнения деятельности.
Модель процесса верхнего уровня – прикладное представление верхнего уровня способа исполнения деятельности.
Направления использования моделей процессов верхнего уровня : в качестве компонент корпоративной архитектуры, при распределении зон ответственности, в качестве интегрирующей модели детальных описаний процессов и положений.
Модель процесса – системное представление для решения определенных задач и использованием специализированного языка способа исполнения деятельности.
SCOR-модель – модель логистической цепочки ( SupplyChainOperationsReferenceModel ), фокусируется на логистике предоставления продуктов и услуг, состоит из пяти процессов: планирование, снабжение, производство, поставка готовой продукции, обработка возвратов.
VAD-диаграмма – диаграмма цепочки добавленной стоимости ( Value-Added-chain Diagram ). К основным относятся все процессы, непосредственно влияющие на добавленную стоимость предоставляемых бизнесом продуктов и услуг. К вспомогательным относятся процессы, формирующие инфраструктуру компании и обслуживающие их процессы. Такое разнесение не является строгим и зависит от принятых договоренностей по моделированию в рамках общего контекста решаемых при моделировании задач.
2.9. Регламентация и улучшение бизнес-процессов
Регламент бизнес-процесса – документ, описывающий последовательность выполнения бизнес-процесса, ответственность и порядок взаимодействия участников бизнес-процесса.
Клиент (потребитель) – субъект (организация или лицо), получающий выход бизнес-процесса.
Поставщик – субъект (организация или лицо), предоставляющий вход бизнес-процесса.
Улучшение бизнес-процесса – изменения, повышающие качество и эффективность исполнения бизнес-процесса в системе заданных критериев.
Подходы к улучшению бизнес-процессов – методика быстрого решения и анализа ( FAST ) – концентрирует внимание группы бизнес-инженеров на определенном процессе в ходе одно-двух дневного совещания для определения способов улучшения процесса в течение следующих 90 дней. Бенчмаркетинг процесса – сравнение показателей и моделей организации деятельности своих процессов с аналогичными характеристиками деятельности процессов другой компании (сравнительный анализ). Перепроектирование процесса (инжиниринг) – совершенствование и улучшение уже действующего процесса. Перепроектирование процесса обычно применяется к тем процессам, которые достаточно успешно работают и в настоящий момент. Реинжиниринг процесса – наиболее радикальный из всех четырех подходов по улучшению бизнес-процессов.
Реинжиниринг процесса обеспечивает максимальные улучшения и перепроектирование бизнес-процесса (как правило, создание нового бизнес-процесса), основываясь на последних достижениях в области автоматизации и информационных технологий. Данный подход имеет цель максимально приблизить процесс к идеалу.
Решения, возможные при построении модели бизнес-процессов «как надо» с использованием методов инжиниринга и реинжиниринга бизнес-процесса – объединение : многие задачи, которые раньше выполнялись по отдельности, теперь объединяются в одну, выполняемую одним специалистом, на которого возложена полная ответственность за выполнение работы; сокращение уровней функциональной иерархии; делегирование : в тех местах процесса, где сотрудники обычно обращались за ответом к руководству, теперь принимаются самостоятельные решения; параллельность : вместо линейного исполнения операций, когда работы очередного этапа начинаются по завершении предыдущего, теперь некоторые этапы работы выполняются параллельно (одновременно), сокращая время между началом и окончанием выполнения процесса; исключение неиспользуемых выходов процесса; версии процесса : для некоторых процессов целесообразно иметь отдельные версии; контроль : точки контроля должны быть там, где ошибки несут существенные затраты; создание нового улучшенного бизнес-процесса.
Регламент выполнения бизнес-процесса – предназначен для решения следующих задач: определение владельца процесса, его полномочий и ответственности по управлению процессом; спецификация границ процесса (поставщики/входы, клиенты/выходы); спецификация ресурсов, необходимых для выполнения процесса; описание технологии выполнения процесса, включая регламенты работ по взаимодействию с поставщиками и клиентами процесса; определение сотрудников, ответственных за выполнение каждой работы процесса (матрица ответственности);
спецификация показателей процесса, продукта, удовлетворенности клиентов; регламенты работы владельца процесса по циклу PDCA . Регламент разрабатывается для каждого процесса из утвержденной руководством компании модели бизнес-процессов верхнего уровня. Разработка регламента осуществляется рабочей группой под управлением владельца процесса. Владелец процесса одновременно является заказчиком работ и руководителем работ. Руководитель проекта по компании в целом координирует деятельность рабочих групп по разработке Регламентов.
Регламент оформляется в соответствии с требованиями оформления документов.
2.10. Два принципа организации управления
Функционально-ориентированное управление – метод организации управления, основанный на распределении ответственности за исполнение образующих бизнес-процессы функций.
Процессно-ориентированное управление – метод организации управления, основанный на распределении ответственности за исполнение бизнес-процессов. Допускает совместное применение с функционально-ориентированным управлением с сохранением приоритета процессной ориентации.
Выделить бизнес-процесс – дать, на основе принятых в компании нотаций, описание существенных характеристик и порядка исполнения деятельности: обозначить начало и конец, найти «владельца» процесса (того, кто отвечает за результат) и определить требуемый результат (в том числе показатели качества и эффективности). Выделение и описание бизнес-процессов выполняется взаимосвязано с другими компонентами корпоративной архитектуры.
2.11. Проектирование ядра модели корпоративной архитектуры компании
Владелец бизнес-процесса – руководитель, отвечающий за организацию, совершенствование и исполнение бизнес-процесса.
Головное подразделение – подразделение, отвечающее за организацию, совершенствование и, может быть, частично за исполнение бизнес-процесса.
Функциональное исполнение бизнес-процесса – упорядоченное представление функций, образующих бизнес-процесс.
Вертикальная модель функциональной ответственности – закрепление ответственности за исполнение функций, образующих бизнес-процесс, по уровням системы управления.
Горизонтальная модель функциональной ответственности – закрепление ответственности за исполнение функций, образующих бизнес-процессы, между подразделениями одного уровня системы управления.
Регламенты вертикального взаимодействия – порядок исполнения функций, образующих бизнес-процесс, подразделениями разных уровней системы управления.
Регламенты горизонтального взаимодействия – порядок исполнения функций, образующих бизнес-процесс, подразделениями одного уровня системы управления.
Ядро корпоративной архитектуры – принимаемая политикой регламентации деятельности компании корневая часть корпоративной архитектуры.
Трехуровневая модель бизнес-процессов компании – процессы управления (нацелены на управление деятельностью компании); основные бизнес-процессы (создают добавленную стоимость продукта; создают продукт, представляющий ценность для внешнего клиента; формируют результат, за который внешний клиент готов платить деньги; нацелены на получение прибыли); поддерживающие бизнес-процессы (создают инфраструктуру компании; клиентами являются основные бизнес-процессы). Основные процессы «отстраиваются» от направлений деятельности, а поддерживающие – от основных. При такой политике моделирования число обособленных цепочек основных бизнес-процессов соответствует числу обособленных направлений деятельности.
Поддерживающие бизнес-процессы понимаются как универсальные и одновременно направлены на все основные, да и управленческие процессы.
Пошаговая детализация регламентации бизнес-процессов «методом колодца» – владелец бизнес-процесса организовывает деятельность по более детальному его описанию или участвует в ней. Часто такую деятельность начинают с разработки функционального наполнения бизнес-процессов.
Горизонтальные процедуры – процедуры, составленные из функций (операций) одного уровня, описывают взаимодействие функций на одном уровне системы управления.
Вертикальные процедуры – процедуры, составленные из функций (операций) двух уровней системы управления, описывают взаимодействие функций разных уровней системы управления.
Смешанные процедуры – процедуры, содержащие горизонтальные и вертикальные взаимодействия.
Схема детализации моделирования и регламентации деятельности компании по шагам – разработка корневых моделей, функциональных моделей, моделей и регламентов взаимодействия, регулярный мониторинг и постоянные улучшения организации деятельности.
Разработка корневых моделей – системное представление бизнес-процессов верхнего уровня, определение состава владельцев бизнес-процессов, построение моделей ответственности за исполнение бизнес-процессов, уточнение характеристик бизнес-процессов.
Разработка функциональных моделей – детализация бизнес-процессов по функциям и формирование функциональных бизнес-процессов, представление организационной структуры и уровней исполнения бизнес-процессов, распределение функций по уровням исполнения бизнес-процессов и между исполнениями одного уровня, развитие ОРД и регламентов компании в части функционального наполнения, мониторинг и совершенствование функциональных моделей и ОРД.
Разработка моделей и регламентов взаимодействия – разработка моделей горизонтального и вертикального взаимодействия, формирование моделей организации деятельности с использованием стандартных нотаций специализированных программных средств, мониторинг и улучшения моделей взаимодействия, развитие ОРД и регламентов в части представления взаимодействия.
Регулярный мониторинг и постоянные улучшения организации деятельности – мониторинг и улучшения организационных, функциональных, процессных моделей, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов, развитие политики моделирования бизнес-процессов, масштабирование области применения методологии, развитие систем менеджмента качества – СМК и систем управления ресурсами – EPR. Применение процедур регулярного мониторинга и улучшений регламентов и моделей – важное свойство современных методологий процессно-ориентированного подхода.
Классификация функций по организации деятельности – функции группы X (функции первичной деятельности, направленной на предоставление конкретных продуктов и услуг); функции группы Y (функции вторичной деятельности, направленной на улучшение основных функций группы X); функции группы Z (направлены на улучшение основных функций группы Y). Функции группы Y связаны с улучшением исполнения основных функций. В современном менеджменте их связывают с методами повышения эффективности и управления затратами, а функции группы Z – с подходами системы менеджмента качества, задающей требования к построению систем организации деятельности компании и контролирующей соблюдение принципов управления эффективностью.
2.12. Практикум. Компания применяет современные модели организации деятельности
Миссия – стратегическая (генеральная) цель, выражающая смысл существования, общепризнанное предназначение организации.
Видение – картина состояния бизнеса, которое может быть достигнуто в будущем при благоприятных обстоятельствах и к которому устремлены чаяния владельцев компании или ее топ-менеджмента.
Семинар-практикум – передача опыта «из рук в руки», совместный труд, совместный поиск и взаимное обучение.
Структурирование – установление смысловых связей между частями системы.
Business Studio – программная система визуального бизнес-моделирования, позволяющая компаниям ускорить и упростить описание бизнес-процессов и разработку электронных регламентов.
Функция – определяют необходимые действия организации для достижения своих целей. Понятия «функция» и «процесс» используются как дополняющие друг друга при описании деятельности. Функции используются как описания состава работ и при графическом представлении изображаются в виде функциональных иерархий – группировок функций, в которых нижние уровни предоставляют все более детальную информацию о функциях верхнего уровня. Для обозначения детализированных бизнес-процессов могут также использоваться термины «функция» и «функциональная сфера» и, соответственно, классификатор функций.
2.13. Мониторинг и актуализация корпоративной архитектуры
Актуализировать – делать актуальным, насущным, важным. ( Ефремова Т.Ф . Новый словарь русского языка. Толково-словообразовательный).
Мониторинг – 1. Постоянное наблюдение за каким-либо процессом с целью выявления его соответствия желаемому результату или первоначальным предположениям. 2. Наблюдение, оценка и прогноз состояния окружающей среды в связи с хозяйственной деятельностью. ( Ефремова Т.Ф . Новый словарь русского языка. Толково-словообразовательный).
Мониторинг корпоративной архитектуры – комплекс процессов, процедур, средств и методов контроля и наблюдения за ходом развития компонентов корпоративной архитектуры и корпоративной архитектуры как единой системы в целом, осуществляемых руководством и специально назначенными подразделениями/сотрудниками компании с целью получения объективной информации о текущем состоянии корпоративной архитектуры, оценки динамики развития и подготовки предложений по управлению развитием корпоративной архитектуры.
Мониторинг – специально организованная и постоянно действующая система необходимой отчетности, сбора и анализа информации, проведения дополнительных информационно-аналитических обследований и оценки (диагностики) состояния, тенденций развития и конкретных региональных проблем корпоративной архитектуры.
Объекты мониторинга – компоненты корпоративной архитектуры, связи между компонентами корпоративной архитектуры, процессы развития корпоративной архитектуры.
Предмет мониторинга – сложная совокупность процессов и явлений в системе корпоративной архитектуры. Выделяют следующие комплексные направления мониторинга корпоративной архитектуры: стратегия, структура, бизнес-процессы, функции, проекты, ответственность, управление, автоматизация, качество.
Задачи мониторинга – организация наблюдения, получение достоверной и объективной информации о протекании процессов в системе корпоративной архитектуры; оценка и системный анализ получаемой информации, выявление причин, вызывающих тот или иной характер бизнес-процессов в системе корпоративной архитектуры; выявление факторов, вызывающих угрозы для устойчивого развития корпоративной архитектуры в настоящее время и в перспективе; обеспечение органов управления информацией, полученной при осуществлении мониторинга корпоративной архитектуры; разработка прогнозов развития ситуации в системе корпоративной архитектуры; подготовка рекомендаций, направленных на преодоление негативных и поддержку позитивных тенденций в процессах развития корпоративной архитектуры, доведение их до органов управления.
Требования к мониторингу – достоверность мониторинга (использование информационных данных и системы мониторинговых показателей (индикаторов), наиболее полно и достоверно характеризующих исследуемое явление); оперативность (ориентация на сокращение времени сбора и обработки информации с целью возможности принятия экстренных управленческих решений, если того требует складывающаяся ситуация); систематичность (осуществление мониторинга в течение более или менее длительного срока с определенными интервалами сбора информации. Относительно стратегического планирования длительность мониторинга должна покрывать период реализации стратегии и период оценки последствий, результативности достижения стратегических целей и выявления новых проблем стратегического характера); комплексность (одновременное отслеживание динамики показателей, характеризующих различные стороны развития. При этом возможен как мониторинг каждого отдельно взятого показателя, так и сведение их в интегральный показатель, позволяющий судить о процессе реализации стратегии в целом); независимость и объективность.
Принципы организации мониторинга – целенаправленность, комплексность оценки, тождественность, системность, репрезентативность, экономичность, максимальная информативность результатов, непрерывность наблюдения за объектами, периодичность снятия информации о происходящих изменениях, сопоставимость применяемых показателей мониторинга во времени.
Организация мониторинга корпоративной архитектуры – выделение бизнес-процессов мониторинга корпоративной архитектуры; выделение функционала бизнес-процессов мониторинга корпоративной архитектуры; назначение ответственных за бизнес-процессы мониторинга корпоративной архитектуры; разработка регламентов бизнес-процессов мониторинга корпоративной архитектуры; выделение проектов развития мониторинга корпоративной архитектуры; организация управления проектами развития мониторинга корпоративной архитектуры.
Инструментарий мониторинга корпоративной архитектуры – регламент мониторинга корпоративной архитектуры; система докладов и отчетов; система принятий решений по данным мониторинга корпоративной архитектуры; технические средства систематизированного хранения и отображения информации; система индикаторов состояния процессов развития корпоративной архитектуры.
Основные мероприятия по актуализации корпоративной архитектуры – оценка накопившихся изменений в компонентах корпоративной архитектуры; принятие решений по гармонизации системы корпоративной архитектуры в целом; планирование мероприятий по реализации принятых решений; планирование мероприятий по внесению изменений (при необходимости) в систему мониторинга и актуализации корпоративной архитектуры.
Мониторинг корпоративной архитектуры крупной компании – детальный мониторинг и актуализация ядра системы бизнес-процессов или корпоративной архитектуры; разработка прототипов для тиражирования на периферии (в массе подразделений).
2.14. Корпоративная архитектура компании и ее компоненты в навигационных слайдах
Структурирование стратегии – миссия, корпоративная стратегия, деловые стратегии, функциональные стратегии, стратегия в области построения адаптации и развития корпоративной архитектуры.
Цикл стратегического планирования и контроллинга – сбор информации и стратегические диагностики, стратегическое проектирование и планирование, организация исполнения стратегических решений, стратегический учет, стратегический контроль, анализ, регулирование хода реализации стратегии.
Стратегические диагностики – ситуационный анализ, SWOT-анализ, SNW-анализ, маркетинговые исследования, управленческий анализ, анализ бизнес-процессов и организационной структуры, финансовый анализ, инвестиционный анализ, анализ человеческих ресурсов.
Закон развивающейся системы – целевое состояние меняется в зависимости от изменения внешней среды, действия конкуренции и уровня развития организации.
Адаптивность корпоративной архитектуры – приведение организационных решений в соответствие со стратегией компании.
Компоненты корпоративной архитектуры – субъект и объект управления; уровни системы управления (корпоративный, стратегический, операционный); функциональные области управления (финансы, экономика, учет, персонал); ключевые взаимодействия (уровней управления, субъекта и объекта).
Инжиниринг – консультирование, создание объектов, управление созданием объектов.
Пользователи инжиниринга – внутренние, внешние.
Ключевые этапы жизни объекта – концепция, создание, эксплуатация, изменение или утилизация.
Программа действий инженера – от точки А – «как есть» – к точке В – «как надо».
Инжиниринг процессов – описание, моделирование, создание, мониторинг и улучшения исполнения процессов.
Инжиниринг систем управления – описание, моделирование и создание, мониторинг и улучшения систем.
Способы описания деятельности компании – структура, функции, процессы, проекты…
Корпоративные архитектуры – комплексные описания структуры организации деятельности компании.
Навигатор для профессионала № 3 «Показываем бизнес-процессы»
3.2. МВА о бизнес-процессах
Модель – отображение процесса, создаваемого для решения прикладных задач.
Основные бизнес-процессы – создают добавленную стоимость продукта, создают продукт, предоставляющий ценность для внешнего клиента, формируют результат, потребительские качества, за которые внешний клиент готов платить деньги, нацелены на получение прибыли.
Поддерживающие бизнес-процессы – поставщики основных процессов, создают инфраструктуру компании.
Бизнес-процессы развития – не создают текущей прибыли, нацелены на ее получение в долгосрочной перспективе, обеспечивают развитие или совершенствование деятельности компании в перспективе.
Процессы управления – направлены на управление основными и поддерживающими бизнес-процессами.
3.3. МВА об управлении, ориентированном на бизнес-процессы, и об организационном интеллекте
Бюрократия – административное регулирование.
Управление по целям – цели + модели + мотивация + бюрократия.
Управление через регламенты – регламентация бизнес-процессов + управление по целям.
Управление через распределение ресурсов – распределение ресурсов по бизнес-процессам + управление через регламенты.
Управление неправильное через распределение ресурсов по бизнес-процессам – управление без регламентов или с некачественными регламентами.
Управление интегрированное – различные интеграции: на базе ИТ, частных решений.
Модель управления функционально-ориентированная – регламентация работ через функции, при этом единственным «владельцем» (терминология ISO ) всех процессов в компании является «первое лицо» компании: гендиректор единолично отвечает за «выход» и показатели результативности деятельности компании. Руководители более низкого ранга отвечают за функции, а не за бизнес-процессы. Они не отвечают за работу от начала до конца, формально говоря, для них работа попросту не определяется таким образом.
Модель управления процессно-ориентированная – регламентация работ через бизнес-процессы, при этом ответственность за «выход» и результаты деятельности компании во многом переносится и на руководителей бизнес-процессов, поскольку именно они отвечают за предоставление внутренних продуктов и услуг, но именно продуктов и услуг, а не за исполнение функций.
Бизнес-процесс выделить – дать описание существенных характеристик и порядка исполнения деятельности на уровне современных требований: назвать определенный вид работ, обозначить начало и конец, найти «владельца» процесса (того, кто отвечает за результат) и определить требуемый результат (в том числе показатели качества и эффективности).
Управление в общем виде – воздействие субъекта управления на объект управления для достижения поставленных целей. При этом подразумевается, что субъект управления имеет представление о том, чем он управляет.
Управление организационными системами – объектом управления является сама деятельность людей. При этом руководитель (менеджер): определяет субъект и объект управления, ставит цели; собирает необходимую информацию; выбирает способ управленческого воздействия; разрабатывает план деятельности (или программу воздействий); реализует этот план; отслеживает результаты деятельности (то есть осуществляет учет), сравнивает план-факт (проводит анализ); корректирует воздействия на объект управления, в том числе и на людей (правильно их мотивирует). Это и есть описание алгоритма управленческих действий, своего рода типовой «архитектуры» системы управления.
Управления виды – административно-командное; через цели; через регламентацию процессов; через распределение ресурсов; через интеграцию компонент перечисленных выше решений с применением ИТ.
Управление административно-командное – система управления первого поколения. Управление осуществляется посредством административных указаний. Содержание деятельности управляющих слабо структурировано, их действия сильно бюрократизированы. Низкий уровень системности компенсируется постоянным присутствием управленца-бюрократа, надзирающего за процессом исполнения работ. Директор единолично отвечает за результаты деятельности предприятия, четкой ответственности менеджеров среднего звена за результаты нет. Главный инструмент управления – оперативное совещание.
Управление по целям – система управления второго поколения. Управление через людей. Метод довольно простой и эффективный. Алгоритм управленческих действий выглядит следующим образом: поставить цели; выбрать исполнителей, которые смогут их реализовать; довести цели до исполнителей, перевести цели в задачный план; мотивировать исполнителей; проконтролировать результат; в случае необходимости скорректировать цели или задачи. Необходимым условием постановки управления по целям является жесткая модель ответственности. Эта модель очень эффективна в первую очередь по соотношению простота – результативность.
Управление через регламентацию бизнес-процессов – система управления третьего поколения. На первой стадии процессное управление осуществлялось в рамках функционального подхода. Линейно-функциональная модель – процессная модель, в которой есть всего лишь один владелец бизнес-процесса – генеральный директор, отвечающий за все процессы, которые исполняются в компании. При переходе ко второй стадии – собственно процессной модели бизнес-процессы выделяются, описываются и их владельцам передается часть ответственности за исполнение – происходит демократизация, децентрализация управления. В крупных корпорациях может быть выделено и описано до нескольких сотен бизнес-процессов. В итоге система управления компанией становится более сложной, она состоит из двух контуров управления: через постановку целей и управление мотивацией людей; через регламентацию самих процессов. Причем оба процесса «встроены» друг в друга, они не протекают параллельно и независимо друг от друга.
Управление через распределение ресурсов – система управления четвертого поколения. Управление через ресурсные системы – широко известные и уже более 20 лет применяющиеся информационные интегрированные системы класса ERP ( Enterprise Resource Planning – планирование ресурсов предприятия ). Они представляют собой комплекс программных средств планирования, учета, контроля и оптимизации использования всех ресурсов предприятия и анализа основных бизнес-операций. Унифицированная централизованная база данных помогает управлять различными направлениями деятельности крупной компании (закупкой, производством, финансами, взаимодействиями с клиентами, сбытом и т. д.), поддерживает принятие управленческих решений. В итоге система управления компанией включает уже три контура управления: через постановку целей и управление мотивацией людей; через регламентацию самих процессов; через распределение ресурсов.
Управления интегрированная система – система управления пятого поколения. Выстраивается в компании, когда генеральный директор управляет и по целям, и через регламентацию бизнес-процессов, и через распределение ресурсов, а для интеграции управленческих воздействий используются информационные технологии. Такой подход соединяет преимущества каждого из предыдущих уровней и позволяет получить дополнительный синергетический эффект, комплексно использовать все механизмы реализации целей. Регламенты обеспечивают порядок функционирования компании, а распределение ресурсов «материально» обеспечивает достижение результатов.
Бизнес-инжиниринг – специальный вид деятельности по описанию и совершенствованию исполнения работ, выделяемый в самостоятельный управленческий процесс. Владельцем этого процесса в компании является директор по бизнес-инжинирингу, директор по развитию или директор по системе менеджмента качества. Директор по развитию совместно с генеральным директором (или директором по стратегии – в крупных корпорациях появляются и такие позиции) занимается оптимизацией всех бизнес-процессов компании. Совместно – потому что оптимизировать процессы нужно под конкретные цели, на конкретный промежуток времени. Регламентация самих процессов позволяет управлять через качество проектирования и качество исполнения работ.
ERP ( Enterprise Resource Planning ) – планирование ресурсов предприятия. ERP это информационные интегрированные системы, представляющие собой комплекс программных средств планирования, учета, контроля и оптимизации использования всех ресурсов предприятия и анализа основных бизнес-операций. Унифицированная централизованная база данных помогает управлять различными направлениями деятельности крупной компании (закупкой, производством, финансами, взаимодействиями с клиентами, сбытом и т. д.), поддерживает принятие управленческих решений.
3.4. Бизнес-процессы в корпоративной архитектуре
Корпоративная архитектура (бизнес-модель) – общая модель бизнеса, определяющая политику инвесторов, стратегии, продукты, технологии, процессы, структуры и информационную поддержку деятельности.
Бизнес-инжиниринг – создание и применение бизнес-приложений при использовании системных и электронных моделей деятельности компаний и организаций.
Корпоративная архитектура – своеобразная «генетическая» память компании, система документов и моделей, база знаний о том «как устроен бизнес». Это весьма ценный актив компании, обладающий реальной управленческой стоимостью.
Реестр документов компании – предназначен для структурированного представления, учета, актуализации и анализа документации компании.
Стратегия компании – нормативно-методический документ, представляющий структуру целей деятельности компании: миссию, генеральные и стратегические цели, стратегические задачи развития компании, показатели результативности решения стратегических задач, функциональные стратегии (рыночная, производственно-техническая, финансовая, кадровая, ИТ-стратегия), политику в области корпоративного управления; распределение сфер ответственности за решение и достижение стратегических задач и целей развития компании по основным подразделениям компании. В рамках функциональных стратегий определяются стратегические планы развития компании по основным направлениям деятельности. В стратегии приводятся общие данные о состоянии и динамике развития компании, ее организационная структура, данные о механизме согласования процессов стратегического и оперативного планирования и соответствующих планов, о порядке оценки результатов выполнения стратегического плана компании.
Видение и миссия – руководящие принципы деятельности компании и разработки стратегического плана ее развития. Видение и миссия определяют вклад компании в общественное достояние и задают долгосрочную и ясную перспективу ее деятельности. Может быть и одна, и две, и более миссий, если, например, имеется несколько полей бизнеса компании.
Видение – желаемое, выраженное в концентрированной форме будущее предприятия.
Миссия – общественное предназначение, смысл, главная содержательная цель бизнеса. Термин, по смыслу аналогичный «видению», однако используется применительно к отдельным видам бизнеса.
Генеральные цели – стратегический замысел развития компании и главные цели в сжатой форме.
Стратегические цели – то, каким образом компании реализовать миссию.
Сценарий развития компании – описание предположений об условиях и последовательности развития компании.
Деятельность компании – описание деятельности, организационная схема компании, описание действующей в компании системы оценки результатов ее деятельности (по итогам за отчетные периоды).
Сценарные условия, негативные факторы, риски, оценка проблемной ситуации – результаты оценки состояния компании и среды ее деятельности, SWOT-анализа, описание внешних факторов (изменения экономической и прочих политик, технологии, законодательства, конъюнктуры рынка и пр.), которые могут повлиять на достижение целей планируемого периода, описание предполагаемой реакции компании на эти факторы. Заключение о приемлемом курсе развития предприятия, возможных вариантах и ограничениях развития его деятельности на рассматриваемый период.
Сводные данные по целям и задачам компании – сводная таблица целей и задач компании.
Функциональные стратегии – цели и планы деятельности компании по основным областям деятельности в привязке к стратегическим целям и задачам компании (корпоративная стратегия, рыночная /сбытовая стратегия, производственно – технологическая стратегия (включая инвестиционные программы), финансовая стратегия, ИТ-стратегия и др.
Планы деятельности бюджетных центров – цели и планы деятельности бюджетных центров (ЦО) компании в привязке к стратегическим целям и задачам компании.
Программа развития компании – сводная программа деятельности / стратегический план деятельности компании.
Взаимосвязь стратегического и оперативного планирования – описание взаимосвязи между процессами и разделами документов стратегического и оперативного планирования (схема, иллюстрирующая место и взаимосвязь процессов в общем процессе планирования и бюджетирования компании).
3.5. Менеджмент ОАО РАО «ЕЭС России» о внедрении систем менеджмента качества
Звезда качества – система мотивации, система обучения персонала, система взаимоотношений с потребителями, система взаимоотношений с поставщиками, документированная организационная система управления качеством (функции и процессы).
3.6. Подходы менеджмента качества
Качество – степень соответствия характеристик требованиям.
Характеристика – отличительное свойство.
Требование – потребность или ожидание, которое установлено (обычно предполагается или является обязательным).
Менеджмент качества – скоординированная деятельность по руководству и управлению организацией применительно к качеству.
Система менеджмента – система для разработки политики и целей и для достижения этих целей.
Система менеджмента качества (СМК) – система менеджмента для руководства и управления организацией применительно к качеству.
ISO серии 9000 – комплекс международных стандартов под общим названием « Система менеджмента качества » ( СМК ) аккумулирует в себе мировой опыт наиболее успешных компаний.
Особенностью стандарта является то, что он предъявляет требования не к качеству продукции/услуг напрямую, а к системе управления предприятием, которая, в свою очередь, обеспечивает предсказуемый и стабильный уровень качества продукции/услуг. Изначально стандарты ISO были задуманы как универсальные, и поэтому они в равной степени применимы к деятельности любых организаций – начиная от небольших и заканчивая гигантскими международными холдингами.
Управление документацией – функция менеджмента, которая распространяется на жизненный цикл документов компании, включая их создание, «прохождение по службе», временное хранение, передачу на постоянное хранение и уничтожение. Управление документацией является составной частью управления информационными ресурсами компании, одной из основных функций управления в организациях. Управление документацией основывается на Государственной системе документированного обеспечения управления (приказ Главархива ССР от 25 мая 1988 г.).
3.7. Политики компании в области регламентации бизнес-процессов
Бизнес-процесс – устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя.
Владелец бизнес-процесса – должностное лицо, которое имеет в своем распоряжении персонал, инфраструктуру, информацию о бизнес-процессе, управляет его ходом и несет ответственность за результаты и эффективность бизнес-процесса.
Модель бизнес-процесса функциональная – модель бизнес-процесса, отражающая его функциональный состав, закрепление функций процесса за исполнителями.
Регламентация бизнес-процессов – применяемые компанией способы описания (формализации – последовательность, ответственность, порядок взаимодействия исполнителей и др.), а так же порядок улучшения бизнес-процессов, отражаемые в нормативно-методических документах.
Функции – обособленные повторяющиеся виды деятельности компании, выполняемые на постоянной основе.
Читать бесплатно другие книги:
