Основы логистики Левкин Григорий

11.1. Информационные технологии в логистике

Доставка товаров в сферах производственного и товарного обращения связана с постоянным обменом информацией между участниками логистического процесса.

В настоящее время практически невозможно обеспечить своевременную поставку товаров без применения информационных систем и специальных программных средств. Поэтому информационные технологии используются для анализа, планирования и поддержки принятия коммерческих решений в логистических системах на макро и микроуровне.

Под информационными системами (ИС) в современной логистике понимается комплекс программно-технических средств и методов производства, передачи, обработки и потребления информации в системах, обеспечивающих движение материальных потоков.

Информационные потоки (ИП), связанные с организацией производства и распределением товаров, можно разделить на потоки отдельного предприятия (микроуровень) и потоки межорганизационного, регионального и межгосударственного уровня (макроуровень).

Развитие информационного обеспечения в логистических системах связано с возрастающей ролью информации в сфере обращения товаров и услуг, а также с увеличением объема сведений, увязанных с материальными потоками. Следовательно, традиционными способами уже не удается из потока данных извлечь нужную информацию. Поэтому для сбора, обработки и анализа информации в логистических системах используются технические и программные средства.

Техническими средствами информационного обеспечения в логистических системах являются: электронно-вычислительная техника; персональные компьютеры; серверы; периферийное оборудование; средства коммуникации; автоматизированное оборудование.

К программным средствам в логистике относятся: программные средства общего назначения (корпоративная информационная система управления предприятием; офисные приложения; системы управления базой данных (СУБД); прочие программные средства); специализированные программные средства (составные части корпоративных информационных систем (КИС) в виде модуля «Логистика»; самостоятельные программные средства, реализующие отдельные логистические функции).

Использование информационных технологий в логистических системах направлено на обеспечение товародвижения и взаимодействие между подразделениями предприятия, а также между предприятиями в процессе снабжения и сбыта товаров.

11.2. Информационное обеспечение в функциональных областях логистики

Информационные потоки пронизывают сферы производственного и товарного обращения. При этом в логистике рассматриваются только те информационные потоки, которые связаны с материальными потоками и запасами. Это сопроводительные документы, заказы на товар, информация о движении запасов на складе или о перемещении транспортных средств и т. д. Рассмотрим информационно насыщенные области логистики – снабжение, запасы, склад и транспорт.

Снабжение. Информационные технологии при осуществлении закупок используются при автоматизации заказов на поставку, при переговорах и заключении договоров, что позволяет сократить время логистического цикла от заявки до поступления товара на склад предприятия.

Особую трудность в снабжении представляет собой составление сопроводительной документации, поэтому для автоматизации операций снабжения используется электронный обмен данными (electronic data interchange, EDI). Предприятие «стыкует» свою информационную систему с системой поставщика, и когда запас на складе достигает порогового значения, автоматически отправляется заявка поставщику. Такой вариант подходит для небольших регулярных заказов.

Для совершенствования взаимодействия между поставщиками и покупателями в настоящее время используется система электронного бизнеса как осуществление бизнес-процессов в глобальных компьютерных сетях. Электронный бизнес сокращенно обозначается В2В. К основным технологиям электронного бизнеса относят: электронную коммерцию (В2С); электронное взаимодействие с правительственными организациями (B2G); электронное взаимодействие с сотрудниками (В2Е).

Основные преимущества электронного бизнеса следующие: мгновенный доступ к поставщикам, расположенным в любой точке мира; прозрачный рынок, на котором товары легкодоступны, а условия их получения приемлемы; автоматизация закупок посредством стандартных процедур; экономия времени, необходимого для осуществления закупки; снижение затрат на закупку; возможность использования аутсорсинга.

Большинство программных продуктов, автоматизирующих снабжение промышленных предприятий, содержат следующие функции: мониторинг договорных отношений с поставщиками и перевозчиками; контроль обязательств по оплате поставок; генерация документов, необходимых для приемки товаров на складе; выставление претензий поставщику; автоматизация всех операций по приходу, расходу и внутреннему перемещению грузов на складе.

Снабжение является начальной частью общей материалопроводящей цепи в сферах производственного и товарного обращения, поэтому от качества снабжения (определение потребностей в материалах, выбор поставщика, точность и своевременность доставки, упрощение и стандартизация процедур подачи и оформления заказов и др.) зависит работа всей макрологистической системы в отрасли. Использование информационных технологий позволяет обеспечить своевременную доставку качественных товаров и в заказанном количестве.

Управление запсами. Запасы присутствуют на всем пути движения материального потока. Осуществляя свои функции, они обеспечивают надежное функционирование логистической системы как на макро-, так и на микроуровне. К основным задачам управления запасами относят анализ и оптимизацию объемов запасов и выбор мест их размещения.

Для определения уровня запасов на складах используется комплекс средств, включающий в себя: специализированное программное обеспечение; технические средства идентификации (сканеры, ридеры); технологии штрихового или радиочастотного кодирования.

Программное обеспечение по управлению запасами может иметь в своем составе три модуля: модуль прогноза; модуль снабжения (текущий контроль складских запасов и формирование заявок на основании «точки заказа»); модуль ценообразования (корректировка цен на основании соответствия среднесрочного прогноза текущей ликвидности остатков запасов и ситуации в снабжении).

Задачи управления запасами при зависимом спросе успешно решаются программными средствами класса MRP (Material Recourse Planning). Модули управления запасами есть и во всех ERP-системах. В большинстве западных ERP-систем управление запасами реализуется с помощью технологий SIC (статистического контроля запасов). В них используются статистические методы для моделирования спроса и времени пополнения товарных запасов (для производственных запасов с учетом времени изготовления).

Кроме учета запасов, информационные технологии используются для анализа состояния запасов путем реализации в программных решениях методов ABC и XYZ-классификации, расчета коэффициентов сезонности, оценки потребности в товарах нерегулярного спроса и др. В этом случае создается специализированное программное обеспечение или прибегают к Excel. Большое значение при управлении запасами предприятий в настоящее время приобретают интернет-технологии.

Складирование. Складирование и обработка товарных партий – важные составляющие деятельности производственных и торговых предприятий. Затраты на складирование поглощают от 12 до 40 % расходов предприятия на организацию движения материальных потоков.

Преобразование материальных потоков на складе связано с изменением параметров принимаемых и выдаваемых партий грузов по составу грузовых единиц и времени их отправки. При сквозном управлении материальным потоком на складе информационные технологии оказывают неоценимую помощь, так как позволяют отслеживать все процессы на складе в режиме реального времени. Значительно упрощается такая операция, как «Учет движения товаров». Благодаря эксплуатации информационной системы становится возможным определить наличие или отсутствие запаса по каждой товарной позиции на складе в любой момент времени.

Транспортировка. Транспортное хозяйство, в широком понимании этого термина, является одной из подсистем логистики, которая обеспечивает перемещение материальных потоков между поставщиками и потребителями в макрологистических системах. Кроме того, транспорт не общего пользования осуществляет перемещение комплектующих и материалов внутри предприятий (уровень микрологистики). Для повышения эффективности перевозок используются соответствующие информационные технологии.

На автомобильном транспорте устанавливаются бортовые компьютеры и тахографы, поэтому электронный обмен данными позволяет существенно увеличить оборот информации, отказаться от путевых документов и тем самым сэкономить значительные финансовые средства. С помощью этих устройств и навигационных систем отслеживается путь движения машин, уровень расхода топлива, время в пути и др.

При составлении маршрутов в международном сообщении используется пакет MS Auto-Route Express, представляющий собой электронный атлас Европы с базой данных о населенных пунктах и дорогах. Он предназначен для планирования автомобильных и железнодорожных маршрутов по европейской территории с визуальным представлением схемы маршрута и легенды его прохождения.

При перевозках грузов в межконтинентальном сообщении используются спутниковые системы навигации. На морском транспорте используется система спутниковой связи INMARSTAT, основанная в 1979 году, а с 1988 года предложенная для навигации наземного и воздушного транспорта.

При осуществлении внутригородских перевозок находят применение геоинформационные системы (к примеру, ГИС Омск, Новосибирск и т. д), которые широко применяются при составлении маршрутов.

Таким образом, современные программно-аппаратные средства находят широкое применение во всем мире и внедряются в практику отечественных предприятий. Использование информационных технологий является необходимым условием эффективного функционирования логистических систем. Для внедрения информационных систем и технологий на предприятии необходимо проведение реинжиниринга систем управления материальными потоками.

Вопросы для самоконтроля

1. Технические средства, используемые в информационной логистике.

2. Программные средства в логистике.

3. Особенности осуществления электронных закупок.

4. Два вида электронных закупок, их характеристика.

5. Преимущества управления запасами с использованием информационных технологий.

6. Технология размещения и учета движения товаров на складе с использованием специализированного программного обеспечения.

7. Использование информационных технологий при транспортировке.

Тест

1. Информационная система предприятия:

а) программно-технические средства;

б) методы производства, передачи и потребления информации;

в) комплекс программных средств и методов обработки, передачи и потребления информации.

2. Программные средства общего назначения:

а) информационная система управления предприятием;

б) программные средства, реализующие отдельные функции логистики;

в) СУБД;

г) офисные приложения;

д) WMS.

3. Информационные технологии при осуществлении снабжения используются:

а) для автоматизации закупок;

б) при переговорах и заключении договоров;

в) для учета запасов;

г) составления сопроводительной документации.

4. Для определения уровня запасов используется:

а) специализированное программное обеспечение; б) сканеры и ридеры;

в) система электронного обмена данными;

г) технология штрихового (радиочастотного) кодирования;

д) электронные тахографы.

5. Программное обеспечение по управлению запасами имеет в своем составе:

а) модуль генерации документов;

б) модуль прогноза;

в) модуль снабжения – текущего контроля складских запасов;

г) модуль ценообразования;

д) модуль выставления претензий поставщику.

6. На транспортных средствах устанавливаются:

а) электронные тахографы;

б) автоматизированное оборудование;

в) бортовой компьютер;

г) сканер.

7. Контроль на трассе с использованием информационных тех нологий позволяет:

а) увеличить оборот информации;

б) отказаться от путевых листов;

в) определить наличие/отсутствие отдельных позиций товара.

8. Вопрос на соответствие: Основные технологии электронного бизнеса.

I. В2С.

II. В2Е.

III. B2G.

а) электронная коммерция;

б) взаимодействие предприятия с правительственными организациями;

в) электронное взаимодействие с сотрудниками предприятия.

9. Открытый вопрос. Для автоматизации закупок используется electronic data interchange, EDI. Отправляемому товару присваивается уникальный штрих-код, который включается во все сопроводительные документы для автоматической идентификации.

Библиографический список

1. Акенов С.Ш. Интегрированные информационные системы в транспортной логистике / Акенов С.Ш., Рейтенбах А.Э., Дубейко А.В. // Формирование транспортно-логистической инфраструктуры. Приграничное сотрудничество России и Казахстана. Мат. 2-й межд. науч. – практ. конф. Омск. С. 19–23.

2. Берников Г.Г. Корпоративные информационные системы: не повторяйте ошибок. Менеджмент в России и за рубежом. № 2. 2003. С. 19–25.

3. Корпоративная логистика. 300 ответов на вопросы профессионалов/ под общ. и научн. редакцией проф. Сергеева В.И. М.: Инфра-М. 2005. 976 с.

4. Левкин Г.Г. Логистика: теория и практика. Учебное пособие. Ростов-на-Дону: Феникс. 2009. 224 с.

5. Логистика. Учебное пособие/Аникин Б. А. и др. М.: ТК Велби; Проспект. 2006. 408 с.

6. Логистика автомобильного транспорта. Учебное пособие / Лукинский B.C., Бережной В.И., Бережная Е.В. и др. М.: Финансы и статистика. 2004. 368 с.

Возвратная логистика торговых и производственных предприятий фактически существует, однако выделение ее как обособленной функции отмечается редко. Следует рассматривать не только материальные возвратные потоки, но также финансовые и информационные. Возвратную логистику следует рассматривать по отношению к входящим и выходящим потокам предприятия.

Для предприятия, осуществляющего доставку продукции (выходящий поток), возвратная логистика тесно увязывается с уровнем обслуживания клиентов и уровнем клиентского сервиса. Для предприятия получателя – торговые посредники (входящий поток), возврат товаров тесно связан с входным контролем качества и актированием претензий к поставщикам.

12.1. Логистика возвратных потоков при повторной обработке товаров

Компаниям, вынужденным заниматься работой с возвращенными товарами (предприятия, занимающиеся доставкой продукции, – выходящий поток), приходится рассматривать три наиболее важных вопроса.

Вопрос 1. Почему товар был возвращен?

Вопрос 2. Как оптимизировать его обработку?

Вопрос 3. Выполнять эту работу своими силами или воспользоваться услугами специализированной фирмы (передать функцию на аутсорсинг)?

От того, какие решения примет компания по этим вопросам, в значительной степени зависит организация работы на ее складе или оптовой базе, в том числе распределение сил и средств, потребности в рабочей силе и использование активов.

Анализ возвратов связан с выяснением причин, по которым был возвращен товар. Например, чаще всего товар возвращают, потому что:

– потребителя не устраивают размер, дизайн, цвет или другие параметры товара;

– товар неисправен или работает неправильно;

– товар устарел (следует заметить, что такие случаи бывают редко).

По величине возврата товаров компании в процентном отношении можно судить об уровне организации ее работы с клиентами и, конечно, о качестве продуктов. Таким образом, правильный анализ причин возврата товара поможет оценить уровень рентабельности работы предприятия. Доля возвращаемых товаров зависит от типа продукта и оттого, является компания производителем товара или предприятием торговли. От этих же факторов зависит эффективность мер по предотвращению возврата. В среднем объем возвращаемых товаров составляет не более 10 % всей проданной продукции.

Если грузоотправитель установил объем возвращенных товаров и предпринял превентивные меры, позволяющие сохранить этот уровень, он может сформировать технологию их обработки. Большинство торговых компаний и производителей не выделяют для обработки возвращаемых товаров отдельные склады, однако, чтобы эти работы были эффективней, следует хотя бы физически отделить площади, предназначенные для возвращенных товаров, от остальных помещений склада.

Существует не менее трех причин, по которым следует выделить отдельное или огороженное помещение:

– чтобы предотвратить потери товара;

– чтобы избежать перемешивания с другими товарами, подготовленными для отправки клиентам;

– чтобы предотвратить случайную отгрузку возвращенных товаров, не прошедших обработку.

Чтобы «прямые» и «возвратные» операции можно было выполнять, не мешая друг другу, на многих складах выделяют специальные зоны приемки и ворота для возвращенных товаров или, по крайней мере, назначают особые часы для доставки «возврата». Некоторые компании даже выделяют для операций с такими продуктами отдельный почтовый адрес, что помогает более четко отделить эти работы от отгрузки новых товаров. Площади для возвращенных товаров важно не только отгородить, но и тщательно распланировать, чтобы обработка шла быстро и упорядоченно.

Исследования, проведенные на многих крупных складах, показали, что в большинстве компаний эта работа организована на невысоком уровне: площади используются нерационально и бессистемно, планировка практически отсутствует, технологическая цепочка не выстроена. Руководителям следует обратить должное внимание на этот участок деятельности: обработка возвращенных продуктов должна стать гармоничной частью общего процесса отгрузки и распределения товаров. По величине возвратов на предприятии можно судить об уровне клиентского сервиса, оказываемого предприятиями розничному звену и оптовым посредникам (в случае централизованной доставки).

Квалифицированный, хорошо обученный и подготовленный персонал – такая же важная составляющая процесса обработки возвращенных товаров, как и правильно распланированные отдельные площади. Иногда один и тот же менеджер на складе занимается и прямой отгрузкой, и возвращенными товарами. Сотрудник-универсал, совмещающий разные виды деятельности, никогда не сможет работать столь же эффективно, как руководитель и команда работников, занимающиеся исключительно возвращенными товарами. Причина в том, что обработка возвращенных товаров требует особых знаний в области принципов возвратной логистики и, конечно, опыта, который приобретается не сразу. Работники, занимающиеся возвращенными товарами, должны хорошо разбираться в политике компании по данному аспекту, досконально знать номенклатуру товаров и их особенности и даже обладать уникальными чертами характера: чрезвычайной добросовестностью и способностью принимать взвешенные решения.

После доставки возвращенного товара на склад или оптовую базу и тщательной регистрации его надо направить на обработку по технологической цепочке и правильно рассортировать. На этом этапе работники, занимающиеся возвращенными товарами, должны выяснить следующие вопросы: возвращенные товары непоправимо повреждены и непригодны для продажи или их можно восстановить и снова продать; возвращены ли товары в соответствии с договором с торговым предприятием как излишки товарного запаса; возвращен ли товар в связи с изъятием из продажи; находится ли товар в ненарушенной упаковке и можно ли снова немедленно направлять его на реализацию; нужно ли проводить некую экспертизу товара; какова стоимость единицы продукта; получал ли потребитель кредит на данный товар; как следует рассматривать данный конкретный продукт в свете политики компании по возвращенным товарам.

Как видим, все вопросы достаточно сложные, и это еще один аргумент в пользу того, что работать с возвращенными товарами должен специально подобранный и обученный персонал. Компании должны понять, что от того, какие люди анализируют и обрабатывают возвращенный товар, зависит уровень затрат в этом секторе. Поэтому сюда следует ставить только квалифицированных работников, способных качественно выполнять свою работу. Нельзя пренебрегать и таким способом мотивации, как высокая оплата: если работа с возвращенными товарами в компании выполняется хорошо, работники, занятые ею, могут получать больше, чем персонал, занятый на операциях «прямой» логистики.

Обработка возвращенных товаров своими силами – не единственное решение проблемы. После оценки возможностей и экономического анализа некоторые грузоотправители решают, что проще и рентабельней воспользоваться услугами сторонней логистической фирмы. В настоящее время в интернете можно встретить сайты специализированных компаний, оказывающих услуги по обработке возвращенных товаров.

Существуют объективные причины, по которым предприятиям следует отказаться от использования услуг сторонней организации по обработке возвратов: потребители часто ошибаются в том, куда им следует отсылать возвращаемый товар; сложно объяснить сторонней фирме все тонкости политики компании в отношении возвращенных товаров; необходимо время от времени проверять работу сторонней фирмы, то есть, по сути, периодически брать на себя руководство проводимыми ею работами.

Если грузоотправитель имеет собственную эффективную, рентабельно работающую систему логистики возвращенных товаров, передача этих операций на сторону не принесет выгоды. Порой сами фирмы, профессионально занимающиеся обработкой возвращенных товаров, объясняют это компаниям, идущим по пути повышения экономической эффективности логистики возвратов через передачу работ третьим лицам. «Мы запрашиваем предполагаемый объем возвращенных товаров и информацию о том, по каким каналам идет распределение товародвижения. Если работа в компании хорошо организована, нам называют процентный состав возвращаемых товаров, предполагаемый уровень возмещения средств, рассказывают об использовании аукционных продаж в интернете, реализации товаров в кредит. Если мы не получаем подобного ответа, есть вероятность того, что компания обратится к нам за услугами по обработке возвращенных товаров», – так оценил альтернативы «обратной» логистики представитель фирмы, специализирующейся в этой области.

Если грузоотправитель не уверен, следует ли обрабатывать возвращенные товары самостоятельно, ему следует проанализировать квалификацию и опыт своих работников. Нужно со всех сторон рассмотреть вопрос, сможет ли компания сделать возвращенные товары пригодными для продажи. Конечно, сложно объективно оценивать собственную работу, поэтому иногда есть смысл обратиться в консалтинговую фирму за подробным экономическим анализом.

Серьезная причина, которая заставляет грузоотправителей обрабатывать возвращенные товары своими силами, – это стремление сохранить высокое качество обслуживания потребителей, а также уровень затрат, позволяющий обеспечивать это качество. Другая важная причина в том, что компании часто не хотят затрачивать на организацию работы с возвращенными товарами значительные материальные ресурсы или вкладывать в это большие финансовые средства. Это же подтверждают эксперты логистических фирм. Опыт показывает, что многие компании приходят к пониманию того, что, хотя операции логистики возвратов очень важны, нет необходимости отвлекать на них силы и средства, которые необходимы для основного бизнеса.

Чтобы эффективно обрабатывать возвращенные товары, грузоотправителю следует рассматривать эту деятельность в качестве неотъемлемой части общей работы, а не как некую изолированную функцию, к которой обращаются в последнюю очередь.

Многие компании лишь недавно преодолели предубеждение, что «прямое» распределение товаров имеет безусловный приоритет, а возвратная логистика – лишь тягостная обязанность, которую работники в свободное время должны выполнять в дальнем углу склада. Еще недавно работе с возвращенными товарами не придавали значения ни торговые фирмы, ни производители. Не существовало и такой узкоспециализированной сферы деятельности, как возвратная логистика. Вместо этого обычно организовывались смешанные группы, в состав которых включали специалистов по финансам, логистике и складским операциям – они контролировали работу с возвращенными товарами.

В настоящее время ситуация меняется. Возвратная логистика признается многими компаниями неотъемлемой частью общей системы доставки и распределения товаров, заслуживающей такого же внимания, как и «прямая» логистика. Действительно, для успешного бизнеса оба этих типа логистики важны, так как у них одна и та же цель – поиск путей выполнения работы лучше, быстрей и дешевле, обеспечение высокого уровня обслуживания потребителей (торговых и оптовых торговцев).

12.2. Логистика возвратов фирм-потребителей материального потока

Логистика возвратов при поступлении товаров на предприятие тесно связана с приемкой товаров, входным контролем качества и актированием претензий поставщикам.

Контроль качества – проверка соответствия количественных и качественных характеристик товаров или процесса установленным требованиям, которые определены в соответствующих документах. Контроль качества проводится на разных стадиях жизненного цикла товара: при изготовлении товаров, их хранении, транспортировании, реализации и утилизации.

На стадии изготовления товара контроль качества осуществляет производитель. Целью такого контроля является отбраковка некачественной продукции, а также установление причин возникновения брака.

На стадии реализации контроль качества осуществляется для проверки сохранности товаров при хранении, транспортировании, а также продаже. Наиболее важен контроль качества при передаче товара от одной стороны к другой, например, при сделках купли-продажи. Эти операции осуществляются на предприятиях торговли в соответствии с инструкциями «О порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству» и «О порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству».

Контроль качества в процессе приемки осуществляют на складе получателя или на складе поставщика в строгом соответствии со стандартами, техническими условиями, договорами, а также по сопроводительным документам, удостоверяющим качество и комплектность поставленных товаров (технический паспорт, сертификат, удостоверение о качестве, счет-фактура).

Сроки приемки по качеству могут быть предусмотрены договором поставки, установлены стандартами или техническими условиями. В остальных случаях в соответствии с инструкцией установлены следующие сроки поставки: при иногородней поставке – не позднее 20 дней, при одногородней поставке – не позднее 10 дней.

Если в результате контроля обнаружено, что качество товаров и их комплектность и маркировка не соответствуют установленным требованиям, то приемку приостанавливают и составляют акт.