Делопроизводство. Подготовка служебных документов Демин Юрий

По паспорту ___________ 144010, Московская обл., г. Электросталь, ул. Западная, д. 15

_________________________________________________.

Фактический _________ 144010, Московская обл., г. Электросталь, ул. Западная, д. 15

____________________________________________________.

Дата регистрации по указанному месту жительства _____________________

__«_ 28 _» _ сентября _ 200_ 6_ года.

Номер телефона _ 8 (903) 158-85-51 ______________

II. СВЕДЕНИЯ О ВОИНСКОМ УЧЕТЕ

1. Категория запаса _ 3 _________.

2. Воинское звание _ подполковник _.

3. Состав (профиль) _ командный _.

4. Полное кодовое обозначение ВУС _ 191002 ____________________.

5. Категория годности к военной службе __ В _________________.

6. Наименование военного комиссариата по месту жительства Электростальский ГВК.

7. Состоит на воинском учете: _ 52 _

а) общем (номер команды, партии)

__________________________

б) специальном ______________.

8. _________________________.

отметки о снятии с воинского учета

Работник кадровой службы _ инспектор по кадрам _ _____ _ С. С. Соловьева_

должность подпись расшифровка подписи

Работник _______________

подпись

«_ 01_» _ февраля _ 200_ 6 _ года

III. ПРИЕМ НА РАБОТУ И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ

IV. АТТЕСТАЦИЯ

V. ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ

VI. ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПЕРЕПОДГОТОВКА

VII. ПООЩРЕНИЯ И НАГРАДЫ

VIII. ОТПУСК

IX. СОЦИАЛЬНЫЕ ЛЬГОТЫ, НА КОТОРЫЕ РАБОТНИК ИМЕЕТ ПРАВО В СООТВЕТСТВИИ С ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВОМ

X. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ

__ Имеет водительское удостоверение категории «В» _________.

XI. ОСНОВАНИЕ УВОЛЬНЕНИЯ

Дата увольнения «___» ___________ 200__ года.

Приказ-распоряжение № ___ от «___» __________ 200__ года.

Работник кадровой службы ________ ______ _______________.

должность подпись расшифровка подписи

Работник ___________

подпись

Отметим, подытоживая, что в органах государственного (муниципального) управления (власти) для учета государственных (муниципальных) служащих оформляется и ведется личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма № Т-2ГС (МС)). В научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных (научно-педагогических) работников в дополнение к личной карточке оформляется и ведется учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4).

Глава 46 Личное дело

Личное дело – сгруппированная и оформленная в соответствии с установленным порядком и правилами совокупность документов, содержащих предусмотренные законодательными, иными нормативными правовыми актами сведения о сотруднике компании. Обычно компаниями ведутся личные дела на сотрудников из числа руководящего состава (директо, его заместители, начальники подразделений) и материально-ответственных лиц [199] .

В личном деле, как правило, группируются следующие документы:

заявление о приеме на работу;

личный листок по учету кадров (с последующими дополнениями);

автобиография;

анкета;

копия документа об образовании;

трудовой договор (второй экземпляр);

документы об участии работника в конкурсе на должность;

документы по аттестации работника;

договор о материальной ответственности (для материально-ответственных сотрудников);

соглашение о неразглашении сведений, составляющих коммерческую тайну (для сотрудников, которым в связи с исполнением должности (работы) необходим доступ к соответствующим сведениям);

выписки из приказов (копии приказов) о переводе на другую работу;

выписки из документов (копии документов) о поощрении (награждении) или о привлечении к дисциплинарной ответственности.

Пример титульного листа личного дела представлен ниже.

Код архива ______________

Код предприятия _________

Ф. № ________

Оп. № _______

Д. № ________

______________________________________________________

(наименование архива)

_______________________________________________________

________________________________________________________

(наименование предприятия, структурного подразделения)

ЛИЧНОЕ ДЕЛО №_

_______________________________________________________

(заголовок дела – фамилия, имя, отчество)

Дата

На _____ лист__

Хранить ___ лет

Ф. № ______

Оп. № _____

Д. № ______

Глава 47 Характеристика

Характеристика – документ, содержащий комплексную оценку профессиональных и личностных качеств работника, выявленных за время его работы [200] в компании, а также выводы и предложения по его перспективному деловому предназначению, применению в отношении работника мер дисциплинарного воздействия и пр. Основное функциональное назначение характеристики заключается:

в документировании образующих ее сведений;

информировании руководства компании (доведении до него этих сведений), а также самого работника;

подготовке соответствующих управленческих решений (действий) должностных лиц компании в отношении характеризуемого.

Как правило, текст характеристики готовит непосредственный начальник характеризуемого сотрудника (руководитель соответствующего структурного подразделения). Сотрудник должен быть ознакомлен с содержанием характеристики под роспись. Документ, подписанный его автором, представляется в службу персонала (отдел кадров). Завизированный должностным лицом службы (отдела) документ приобщается к материалам по аттестации характеризуемого сотрудника.

Содержание характеристики образуют краткое описание и оценка деловых качеств сотрудника на предмет их соответствия строго определенным критериям. В структуре документа можно выделить вводную, основную и заключительную части [201] . Стиль изложения характеристики должен быть нейтральным, сдержанным, предельно ясным.

Документ оформляется на бланке компании или на листе писчей бумаги [202] . Рекомендуемый объем характеристики – не более 3500 знаков.

Пример документа представлен ниже.

Пример

нейтральной характеристики начальника отдела маркетинга

В должности начальника отдела маркетинга – с октября 2005 года. Должностные полномочия руководителя структурного подразделения исполняет в целом успешно и профессионально, периодически проявляя разумную инициативу.

Возглавляет работу отдела маркетинга и руководит им достаточно эффективно. В течение 2006 года отдел решал свои задачи с хорошим качеством, выполняя плановые показатели по объему и росту производительности труда, за исключением 2-го квартала года.

В работе старается придерживаться демократического стиля руководства, однако задачи между подчиненными порой распределяет неравномерно, формулирует их не всегда четко. Отмечаются отдельные упущения в вопросах профессиональной подготовки персонала отдела, в особенности в звене коммерческих агентов. Имеющаяся в отделе система материального стимулирования требует модернизации.

Разработку маркетинговой политики предприятия организует на основе анализа потребительских свойств продукции, результатов прогнозирования спроса, при этом изучение рыночной конъюнктуры проводит недостаточно глубоко. Проведением исследований факторов, формирующих динамику потребительского спроса на продукцию предприятия, руководит недостаточно энергично; данные, отражающие соотношение спроса и предложения на аналогичные виды продукции, анализирует от случая к случаю. Вместе с ведущими специалистами отдела участвует в разработке проектов перспективных и текущих планов производства и реализации продукции, выявлении новых рынков сбыта.

В целом уверенно координирует и контролирует деятельность функциональных подразделений отдела. Проводит планомерную работу по актуализации банка маркетинговых данных, совершенствованию методов их обработки. Организует надлежащее изучение мнения потребителей о выпускаемой (реализуемой) предприятием продукции, однако подготовку предложений по повышению ее конкурентоспособности и качества проводит, как правило, с превышением установленных сроков. Организационно-методическое руководство дилерской сетью нуждается в дальнейшем совершенствовании.

Обеспечивает недостаточно продуктивное участие отдела в разработке предложений и рекомендаций по совершенствованию потребительских характеристик продукции, расширению ее ассортимента. Контроль за своевременным и полным устранением недостатков, указанных в поступающих от потребителей рекламациях и претензиях, осуществляет формально. Прочие полномочия начальника отдела исполняет в основном добросовестно и ответственно. Над совершенствованием личной профессиональной подготовки работает урывками, новыми знаниями в области маркетинга овладевает недостаточно глубоко. Имеет пробелы в технической подготовке (слабо знает прикладное программное обеспечение, используемое отделом). Передовой опыт в области маркетинга знает, но не всегда эффективно применяет имеющиеся знания на практике.

К выполнению должностных полномочий начальника отдела относится ответственно, добросовестно. Обладает хорошей работоспособностью, при этом не всегда правильно выделяет в работе главные направления. Аккуратен, опрятен. Физически здоров.

При внезапных изменениях в деловой обстановке действует нерешительно, влияние формирующих ее факторов оценивает не всегда адекватно. Управленческие решения принимает в основном верные, но организует их реализацию недостаточно четко. Методами коммуникации и обработки деловой информации, в том числе документированной, владеет удовлетворительно. С коллегами поддерживает деловые, корректные отношения. Проявляет о подчиненных заботу, пользуется у них авторитетом. Правила и нормы повседневной деловой этики и порядочности соблюдает. К совершению неблаговидных и недостойных поступков не склонен. Критику в свой адрес воспринимает недостаточно сдержанно, над имеющимися недостатками работает бессистемно.

ВЫВОДЫ

1. Занимаемой должности соответствует.

2. Целесообразно направление на повышение квалификации без отрыва от исполнения должностных обязанностей.

Глава 48 Аттестационный лист

Аттестационный лист – документ, в котором фиксируются сведения, отражающие ход и результаты аттестации сотрудника. Форма документа определяется нормативными правовыми актами либо локальными аками компании.

Как правило, аттестационный лист готовит секретарь аттестационной комиссии. Аттестуемый сотрудник должен быть ознакомлен с содержанием документа под роспись. Аттестационный лист, подписанный секретарем, представляется членам аттестационной комиссии. Завизированный членами комиссии (включая председателя) документ представляется на рассмотрение директору компании для принятия мотивированного решения о дальнейшем деловом предназначении аттестуемого сотрудника – его переводе на другую должность (работу), направлении на повышение квалификации и т. п.

В аттестационном листе отражаются:

основные персональные данные аттестуемого;

вопросы, заданные аттестуемому в ходе заседания аттестационной комиссии, а также ответы на них;

сведения, отражающие степень соответствия аттестуемого основным критериям профессиональной пригодности [203] ;

предложения и рекомендации аттестационной комиссии;

решение аттестационной комиссии.

Документ оформляется на бланке компании либо на листе писчей бумаги [204] .

Пример документа представлен ниже.

НАИМЕНОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ (ОРГАНИЗАЦИИ, УЧРЕЖДЕНИЯ) В СООТВЕТСТВИИ С УЧРЕДИТЕЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

АТТЕСТАЦИОННЫЙ ЛИСТ

№ 00000000 00.00.0000

1. Фамилия, имя, отчество аттестуемого сотрудника __________________

____________________________________________________________.

2. Наименование должности (порученной работы) на момент аттестации __

____________________________________________________________.

3. Стаж работы общий ________, в том числе работы в компании _______.

4. Решение предыдущей аттестации ______________________________

____________________________________________________________.

5. Вопросы к аттестуемому и краткие ответы на них:

5.1. ________________________________________________________

_____________________________________________________________

____________________________________________________________.

5.2. ________________________________________________________

_____________________________________________________________

____________________________________________________________.

5.3. ________________________________________________________

_____________________________________________________________

____________________________________________________________.

5.4. ________________________________________________________

_____________________________________________________________

____________________________________________________________.

6. Степень соответствия сотрудника квалификационным требованиям по фактически занимаемой должности (выполняемой работе): (нужное подчеркнуть) соответствует полностью, соответствует в основном, соответствует не полностью, не соответствует.

7. Результаты участия сотрудника в решении поставленных перед соответствующим структурным подразделением компании задач: (нужное подчеркнуть) отличные, хорошие, удовлетворительные, неудовлетворительные.

8. Общая эффективность работы сотрудника за аттестационный период, его отношение к порученному делу: (нужное подчеркнуть) высокая, близкая к высокой, умеренная, низкая.

9. Полнота и качество выполнения сотрудником рекомендаций предыдущей аттестации: (нужное подчеркнуть) выполнены, в основном выполнены, выполнены частично, не выполнены.

10. Полнота и качество выполнения сотрудником должностной инструкции (инструкции по виду деятельности), приказов и распоряжений руководства компании, указаний и поручений своего непосредственного начальника: (нужное подчеркнуть) высокие, близкие к высокой, умеренные, низкие.

(оборотная сторона аттестационного листа)

11. Наличие у сотрудника неснятых дисциплинарных взысканий, случаев

привлечения к материальной ответственности: (нужное подчеркнуть) не имеются, имеются (в последнем случае указать, какие, когда и за что) _________

____________________________________________________________.

12. Наличие у сотрудника специальных знаний, умений и навыков для надлежащего исполнения своих должностных полномочий (порученной работы):

не имеются, (нужное подчеркнуть) имеются (в последнем случае указать конкретно) _____________________________________________________.

13. Состояние здоровья сотрудника (указывается при необходимости – со ссылкой на надлежащим образом оформленные документы) _____________

_____________________________________________________________

____________________________.

14. Отсутствие в отношении сотрудника ограничений, препятствующих

надлежащему выполнению должностных полномочий (порученной работы):

(нужное подчеркнуть)

не имеется, имеется (в последнем случае указать конкретно) ______________________________________________________

____________________________.

15. Предложения и рекомендации, высказанные аттестационной комиссией:

____________________________________________________________.

РЕШЕНИЕ КОМИССИИ:

___________________________________________________________

_____________________________________________________________

Результаты голосования: «за» – _______, «против» – _______, «воздержались» – ________.

Председатель