Делопроизводство. Подготовка служебных документов Демин Юрий
Если приложение к распорядительному документу утверждается распорядительным документом и имеет самостоятельное значение, отметка о приложении оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Генерального директора
АО «Система»
от 12.07.2004 № 40
Утверждаемые приложения должны быть подписаны исполнителем – руководителем подразделения, подготовившего документ.
2.3.26. Согласование документа – реквизит документа, выражающий согласие другой организации с содержанием документа.
Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Президент АО «Аргумент»
Личная подпись А. В. Веденин
Дата
Если согласование может осуществляться письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляет исполнитель или служба ДОУ следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо ОАО «Каскад»
От 05.06.2004 № 512-11
или
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания Правления
Российской государственной
страховой компании «Росгосстрах»
от 05.06.2004 № 10
Гриф согласования может располагаться на отдельном Листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: Лист согласования прилагается.
Лист согласования может оформляться следующим образом.
Заполненный лист согласования подписывается и датируется руководителем службы ДОУ и прилагается к проекту документа. При наличии возражений по тексту документа гриф согласования не подписывается.
2.3.27. Согласование документа внутри организации с заинтересованными подразделениями и должностными лицами оформляется визой согласования документа. Виза включает подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. Например:
Руководитель юридического отдела
Личная подпись М. Е. Цыганов
Дата
Оформленная таким образом виза означает согласие должностного лица с содержанием документа.
При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Руководитель юридического отдела
Личная подпись М. Е. Цыганов
Дата
Документ может визироваться исполнителем, заинтересованными в его содержании должностными лицами, финансовыми и экономическими службами, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, юристом и руководителем службы делопроизводства (при необходимости).
Замечания могут быть представлены на отдельном листе, который подписывают и прилагают к документу.
На документе, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
На документе, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе по образцу листа согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование нормативных правовых актов, приложений для защиты от возможной замены листов.
Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит перепечатке и повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.
2.3.28. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с получением или расходованием финансовых и материальных средств, а также на иных документах, предусматривающих в нормативном порядке заверение подлинной подписи.
Документы заверяют гербовой печатью организации, печатью с изображением зарегистрированного логотипа организации или печатями структурных подразделений.
Порядок изготовления, пользования, хранения и уничтожения печатей организации устанавливается соответствующим распорядительным документом организации.
Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы легко прочитывался текст на оттиске и вся информация составных частей подписи.
В случаях, установленных законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации или соглашением сторон, электронная цифровая подпись (ЭЦП) в электронном документе, сертификат которой содержит необходимые при осуществлении данных отношений сведения о правомочиях его владельца, признается равнозначной собственноручной подписи лица в документе на бумажном носителе, заверенном печатью.
2.3.29. Отметка о заверении копии.
При заверении соответствия копии документа (включая ксерокопию) подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Верно
Инспектор службы кадров Личная подпись В. Н. Молчанов
Дата
При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения, инструктивные письма и т. д.), копии рассылаемых документов следует заверять печатью организации (в том числе печатью структурного подразделения, например печатью с наименованием службы докуметационного обеспечения управления (ДОУ) организации (канцелярии, общего отдела и т. п.)).
2.3.30. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона; для писем иногородним корреспондентам может быть добавлен код города автора документа.
Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
С. А. Каревский
924 45 67
2.3.31. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело содержит следующие данные: дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Например:
Отправлен факс от 12.03.2004 № 130
В дело № 01–15
Личная подпись
Дата
или
Издан приказ от 11.02.2004 № 21
«О создании экспертной комиссии»
В дело № 01–02
Личная подпись
Дата
2.3.32. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа в организацию на бумажном носителе проставлять в виде штампа или от руки в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.
При поступлении в организацию электронного документа отметка о поступлении проставляется в самом документе.
2.3.33. Идентификатор электронной версии документа представляет собой отметку (колонтитул), проставляемую в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащую наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Отметка для автоматического поиска и контроля информации проставляется в окончательной версии документа.Примечания
1
ГОСТ Р51141-98.
2
М.: Стандартинформ, 2007. Утвержден и введен в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. № 28-ст.
3
Зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. См.: ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007.
4
Управленческое решение.
5
Последнее требование распространяется на документы компаний, осуществляющих деятельность в соответствующих субъектах РФ.
6
В отдельных документах наиболее значимый по смыслу текст может излагаться в основной части (в составе так называемого основного текста), а второстепенные (вспомогательные) фрагменты текста – в составе приложений.
7
Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Методические рекомендации. – М.: ВНИИДАД, 2007.
8
От лат. structura – строение, расположение, порядок.
9
Части, разделы и главы имеют названия и нумерацию, остальные структурные фрагменты текста – только нумерацию.
10
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры РФ от 8 ноября 2005 г. № 536.
11
От лат. stylus – палочка для письма.
12
С учетом характера деятельности компании.
13
Применение терминов (термин – слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное научное или специальное значение. – Прим. авт.) в содержании управленческих документов должно быть по возможности ограничено, причем применять их следует исключительно в однообразном, общепринятом толковании.
14
Использование в содержании управленческих документов сокращений позволяет обеспечить необходимую компрессию (сжатие) письменной речи, при этом следует помнить, что неумеренное использование сокращений может привести к перегрузке ими содержания управленческого документа.
15
Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации. – М.: ВНИИДАД, 1998.
16
От лат. requisitum – требуемое. Обязательный элемент оформления документа, включающий постоянную и переменную информацию и обеспечивающий возможность надлежащего исполнения документа, его автоматизированной обработки, а также юридическую силу документа.
17
УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов. – М.: Росстандарт, 2003.
18
Нумерация по ГОСТ Р6.30-2003.
19
Бланк документа – лист писчей бумаги с предварительно нанесенными на его лицевую поверхность постоянными частями реквизитов, применяемых для оформления соответствующих документов.
20
Для оформления вторых и последующих экземпляров документов, документов, не включенных в Альбом форм документов компании, а также приложений к ним применяются листы писчей бумаги.
21
Юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора (ст. 52 Гражданского кодекса РФ).
22
От 14 ноября 2002 г. № 161-ФЗ.
23
От 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ.
24
Если общество учреждается одним лицом, учредительным документом общества является устав, утвержденный этим лицом. В случае увеличения числа участников общества до двух и более между ними должен быть заключен учредительный договор.
25
От 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ.
26
Разработан на основе примерного устава ОАО (приложение 5 к распоряжению КУГИ Правительства Санкт-Петербурга от 19 апреля 2004 г. № 254-р).
27
Для компаний, осуществляющих внешнеэкономическую деятельность или (и) созданных с привлечением иностранного капитала, здесь же указывается наименование на иностранном (в общем случае – английском) языке.
28
От греч. schema – наружный вид, форма. Графический документ, на котором условными обозначениями показаны составляющие компоненты системного объекта (в данном случае – компании) и организационно-коммуникационные связи между ними.
29
Пояснение к используемым в графических документах (схемах, картах и т. п.) условным обозначениям (знакам).
30
О документах, используемых в качестве обоснования при расчетах численности сотрудников, см. гл. 12 настоящего пособия.
31
Фрагмент документа.
32
От 5 января 2004 г. № 1.
33
Утверждена вышеуказанным постановлением.
34
При недостижении согласия между сторонами по отдельным положениям проекта коллективного договора в течение трех месяцев со дня начала коллективных переговоров стороны должны подписать коллективный договор на согласованных условиях с одновременным составлением протокола разногласий (ст. 40 Трудового кодекса РФ).
35
Конкретное содержание, а также структура коллективного договора определяются его сторонами (ст. 41 Трудового кодекса РФ).
36
В частности, в коллективном договоре с учетом финансово-экономического положения работодателя могут устанавливаться льготы и преимущества для соответствующих категорий персонала компании, а также условия труда, более благоприятные по сравнению с установленными законодательными, иными нормативными правовыми актами, соглашениями.
37
От 6 ноября 2003 г.
38
Ст. 43 Трудового кодекса РФ.
39
Разработан на основе типового коллективного договора. См.: Варламова Я. Е, Кошелева Е. А. Кадровое делопроизводство с нуля. – М.: Профессиональное издательство, 2008.
40
Опубликовано в «Российской газете» 28 декабря 2007 г.
41
Приложения не приводятся.
42
Если они принимаются в составе коллективного договора.
43
Ст. 189 Трудового кодекса РФ. ПВТР обычно являются приложением к коллективному договору (см. ранее). В отсутствие коллективного договора ПВТР применяются как самостоятельный локальный нормативный акт.
44
Утверждены постановлением Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам от 20 июля 1984 г. № 213.
45
В порядке, установленном ст. 372 Трудового кодекса РФ для принятия локальных нормативных актов.
46
Разработаны на основе типовых правил внутреннего трудового распорядка. См.: Варламова Я. Е, Кошелева Е. А. Кадровое делопроизводство с нуля. – М.: Профессиональное издательство, 2008.
47
При заключении трудового договора впервые, а также в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине Работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.
48
При поступлении на работу, требующую специальных знаний.
49
Подписать трудовой договор от имени Работодателя может уполномоченный им работник – менеджер по персоналу и т. п.
50
Если согласно федеральным законам с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление работнику компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей, а также квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.
51
Если дата начала работы не указана, то в соответствии со ст. 61 Трудового кодекса РФ работник обязан приступить к работе на следующий день после вступления трудового договора в силу.
52
В необходимых случаях предварительно оформляется трудовая книжка.
53
Кроме того, производится дооформление трудовой книжки и ознакомление работника под роспись с внесенными в нее в период работы у Работодателя записями.
54
При необходимости. Непредоставление работником письменных объяснений не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.
55
Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.
56
При необходимости.
57
Ст. 194 Трудового кодекса РФ. Соответственно, применение к данному работнику по истечении указанного срока еще одного дисциплинарного взыскания не дает основания для прекращения с работником трудового договора по п. 5 части первой ст. 81 Трудового кодекса РФ (см. ранее).
58
Правила, являющиеся самостоятельным локальным нормативным актом, вступают в силу с даты утверждения на срок, установленный работодателем с учетом мнения представительного органа работников.
59
Отдела, цеха, участка и др.
60
Коллегии, комитета, комиссии и др.
61
Помимо реквизитов общего бланка (см. ранее).
62
Секретарь-референт. – 2008, № 5.
63
Об отделе планирования.
Читать бесплатно другие книги:
