Делопроизводство. Подготовка служебных документов Демин Юрий

64

Либо в составе экономического управления (департамента) компании.

65

Либо начальнику соответствующего управления (департамента).

66

И, если это предусмотрено структурой компании, распоряжениями начальника соответствующего управления (департамента).

67

Раздел включается в положение, если в составе планового отдела имеются подразделения (отделения, группы, сектора и т. п.).

68

В качестве составляющей стратегии финансово-экономического и производственно-хозяйственного развития компании.

69

Отметка о приложении (приложениях) оформляется при наличии таковых у документа.

70

Визы согласования оформляются, если это предусмотрено правилами разработки проекта документа.

71

Внутрикорпоративного.

72

Не путать с должностным регламентом.

73

Здесь не приводятся.

74

Правовая норма (норма права) – санкционированное уполномоченным органом обязательное правило общего характера в той или иной области деятельности.

75

См., например: Методические рекомендации «Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации». – М.: ВНИИДАД, 2007.

76

См., например: Разъяснения о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденные приказом Минюста РФ от 4 мая 2007 г. № 88.

77

См., например: Методику расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду, утвержденную приказом Росархива от 14 января 2004 г. № 9.

78

См., например: Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 «ССИБИД. Управление документами. Общие требования». – М.: Стандартинформ, 2007.

79

См., например: Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Минтруда РФ от 26 марта 2002 г. № 23.

80

См., например: Нормативы предельной численности работников кадровых служб и бухгалтерий федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Минтруда РФ от 5 июня 2002 г. № 39.

81

Так, разработка корпоративных норм времени целесообразна, если установлено, что фактическое содержание тех или иных видов работ значительно отличается от содержания соответствующих видов работ, предусмотренных федеральными, территориальными (региональными), отраслевыми (ведомственными) нормами времени.

82

Здесь не приводится.

83

Структурных подразделений, должностных лиц компании, а также сторонних юридических и физических лиц, имеющих право на получение документированной информации о деятельности компании в порядке, определенном законодательными, иными нормативными правовыми актами, локальными актами компании.

84

Здесь не приводится.

85

Документ подписывается должностным лицом, в ведении которого находятся вопросы общего руководства соответствующим видом (направлением) деятельности компании.

86

См. в этой связи, например, Квалификационный справочник должностей служащих, утвержденный постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. № 37.

87

В компаниях, где предусмотрено совмещение должностей заместителя директора по управлению персоналом и начальника соответствующей службы.

88

Ст. 103 Трудового кодекса РФ.

89

Графики сменности доводятся до сведения сотрудников не позднее чем за один месяц до их введения. Там же.

90

Ст. 123 Трудового кодекса РФ.

91

График отпусков на предстоящий календарный год утверждается работодателем не позднее 17 декабря текущего календарного года. Там же.

92

См. в этой связи Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. № 221.

93

Указанные требования распространяются на содержание, структуру, стиль изложения и оформление делового письма. См. далее.

94

Основа содержания документа.

95

Допускается освещение в тексте делового письма нескольких вопросов, если они тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко.

96

Наиболее простые по содержанию деловые письма могут состоять только из одной части, наиболее сложные (в том числе освещающие два и более вопросов) – из трех частей.

97

Рогожин М. Ю. Документы делового общения. – М.: Альфа-Пресс, 2008.

98

Помимо реквизитов бланка письма.

99

Реквизит применяется при оформлении ответных писем.

100

См. в этой связи Правила оказания услуг телеграфной связи, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. № 222.

101

Не должен превышать 300 слов.

102

По каналам телеграфной связи не передаются.

103

Текст ответной телеграммы следует начинать с указания индекса или названия инициативного документа без добавления слов «номер НР», «Ваш» или «На Ваш».

104

Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, нумерации домов, индексах документов.

105

Оператор отделения связи вправе удостоверить какой-либо факт, сообщаемый в телеграмме, подпись отправителя, а также доверенность, пересылаемую при помощи телеграммы, на основании предъявленных отправителем документов, подтверждающих соответствующий факт или полномочия. Отметка об удостоверении включается в текст телеграммы.

106

Определяется в зависимости от функционального назначения служебной записки.

107

Ответственными структурными подразделениями (должностными лицами), на которые возложена подготовка мероприятия (соответствующих материалов), не позднее чем за пять рабочих дней до даты проведения протокольного мероприятия. Материалы подписываются руководителями структурных подразделений-исполнителей либо должностными лицами, несущими ответственность за подготовку.

108

Проекты соответствующих пунктов протокола в необходимых случаях визируются руководителем структурного подразделения (должностным лицом), ответственным за подготовку.

109

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

110

Принятые на протокольных мероприятиях постановления (решения) доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью компании.

111

Помимо реквизитов бланка.

112

В необходимых случаях в акте допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия должностных лиц, участвующих в подготовке акта.

113

Помимо реквизитов бланка.

114

Для заверения подписи лица, утвердившего акт (на актах, подлежащих утверждению).

115

В деятельности компании применяются по меньшей мере три вида документов, объединенных названием «справка», но отличающихся по своему функциональному назначению. См. в этой связи также гл. 22 и 23 настоящего пособия.

116

В форме трафаретного текста.

117

Например, переданы на хранение в объединенный (ведомственный) архив.

118

Справка может быть получена лично заявителем, уполномоченным им лицом (по доверенности) или выслана письмом по указанному им адресу.

119

Помимо реквизитов бланка.

120

Электронный вариант выписки – отсканированный в соответствии с определенными требованиями фрагмент содержания документа. Хранится на машинном носителе, при необходимости распечатывается на бумажной основе.

121

При необходимости вместе с номером страницы указываются начальная и конечная фразы документа, ограничивающие фрагмент, подлежащий включению в выписку, а также реквизиты за пределами фрагмента.

122

Фрагмент содержания оригинального документа. 

123

См. приложение 3 к Административному регламенту Федерального агентства по управлению особыми экономическими зонами предоставления государственной услуги «Выдача выписки из реестра резидентов особой экономической зоны по требованию резидента особой экономической зоны или по запросам заинтересованных лиц», утвержденному приказом Минэкономразвития РФ от 26 апреля 2007 г. № 142.

124

Электронный вариант копии – отсканированное в соответствии с определенными требованиями содержание документа. Хранится на машинном носителе, при необходимости распечатывается на бумажной основе.

125

См. например, Инструкцию по делопроизводству в аппарате Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека, утвержденную приказом Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека от 24 мая 2005 г. № 408, и иные аналогичные акты.

126

В части, не противоречащей законодательству Российской Федерации.

127

От 4 августа 1983 г. № 9779-Х.

128

В случаях, когда оригинальные документы были исполнены на бланках, при изготовлении их копий воспроизводятся реквизиты бланков.

129

Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами на эти предприятия, в учреждения, организации, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке, при этом не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

130

Содержание оригинального документа.

131

См. в этой связи, например, Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденную приказом Минкультуры РФ от 8 ноября 2005 г. № 536, и иные аналогичные документы.

132

При оформлении документа на листах писчей бумаги (в том числе копий документа).

133

О приказах по персоналу (кадрам, личному составу) см. раздел 5 настоящего пособия.

134

Например, проекты приказов по вопросам управления персоналом готовит служба персонала, по финансовым вопросам – бухгалтерия, по вопросам планирования – плановый (планово-экономический) отдел и т. д.

135

Основа содержания документа.

136

См. главу 22 настоящего пособия.

137

Проект приказа во исполнение указания директора компании должен быть подготовлен в течение 10 рабочих дней, если не установлен другой срок.

138

В тексте приказа может содержаться пункт, определяющий срок вступления документа в действие.

139

При этом приказы по основной деятельности нумеруются отдельно от распоряжений по основной деятельности и приказов по персоналу.

140

Помимо реквизитов бланка.

141

О распоряжениях по персоналу (кадрам, личному составу) см. раздел 5 настоящего пособия.

142

Например, проекты распоряжений по вопросам управления персоналом готовит служба персонала, по финансовым вопросам – бухгалтерия, по вопросам планирования – плановый (планово-экономический) отдел и т. д.

143

Констатирующая часть распоряжения может формулироваться следующим образом: «В связи с тем-то и тем-то директор компании распорядился о следующем:..».

144

Реквизит применяется дважды – после предписывающей и после исполнительной частей.

145

Иным уполномоченным должностным лицом компании.

146

В заголовочной части документа.

147

Если в резолюции указаны два и более исполнителей, то основным (ответственным) исполнителем считается тот, кто указан первым, либо тот, напротив фамилии (должности) которого имеется соответствующая отметка («Отв.» и т. п.).

148

См. в этой связи Методические рекомендации ВНИИДАД (2007 г.).

149

Текст поручения (резолюции) фиксируется в документации по контролю исполнения документов.

150

Кроме того, допускается разработка планов организации отдельных мероприятий, а также планов их подготовки, обеспечения и проведения.

151

Например, План мероприятий по улучшению и оздоровлению условий труда в организации разрабатывается на основе результатов аттестации рабочих мест по условиям труда и с учетом предложений, поступивших от подразделений (отдельных работников), и должен предусматривать мероприятия по улучшению техники и технологии, применению средств индивидуальной и коллективной защиты, оздоровительные мероприятия, а также мероприятия по охране и организации труда. Кроме того, в плане указываются источники финансирования мероприятий, а также сроки их исполнения и исполнители. См. пример в конце главы.

152

Для текста в составе таблицы кегль может быть уменьшен до 10–11.

153

До представления на утверждение проект плана подписывается его исполнителем (разработчиком).

154

Так, на основе годового плана работы разрабатываются планы работы на квартал, месяц и т. д.

155

Приложение № 8 к Порядку проведения аттестации рабочих мест по условиям труда, утвержденному приказом Минздравсоцразвития РФ от 31 августа 2007 г. № 569.

156

Кроме того, допускается разработка программ организации отдельных мероприятий, а также программ их подготовки, обеспечения и проведения.

157

В необходимых случаях для детализации содержания программы на ее основе разрабатывается соответствующий план (планы).

158

В том числе в форме пояснительной записки.

159

См., например, Правила разработки и утверждения программ деятельности и определения подлежащей перечислению в федеральный бюджет части прибыли федеральных государственных унитарных предприятий, утвержденные постановлением Правительства РФ от 10 апреля 2002 г. № 228 (в ред. от 23.03.2006).

160

В общем случае – планы работы.

161

Приложение к вышеуказанному постановлению.

162

Для текста в составе таблицы кегль может быть уменьшен до 10–11.

163

Рогожин М. Ю. Документы делового общения. – М.: Альфа-Пресс, 2008.