Работай легко. Индивидуальный подход к повышению продуктивности Тейт Карсон

Говорите так, чтобы быть услышанным

Каждый стиль продуктивности отличается своим особым подходом к коммуникации, то есть умению слушать и говорить. Теперь, когда вы уже определили стиль продуктивности каждого члена своей команды, можете так подстраивать свою речь под собеседника, чтобы ваше послание было им адекватно понято. Ниже предложен ряд конкретных коммуникативных стратегий, которые можно использовать в общении с людьми разного типа.

Действуйте проще:

НАСТРОЙТЕ КОММУНИКАЦИЮ СО СВОИМИ СОТРУДНИКАМИ НА ВОЛНУ ИХ СТИЛЯ ПРОДУКТИВНОСТИ

Если вы разговариваете с приоритетчиком

Стиль приоритетчика

Приоритетчик склонен мыслить аналитически, логически, отталкиваясь от фактов. Поэтому, разговаривая с ним, фокусируйтесь на данных и фактах. Выражайтесь кратко, ясно, лаконично и точно: никакого пустого трепа. Продумайте свои идеи заранее и представьте их аргументированно и последовательно. Приоритетчики любят работать с документами в письменной форме, в которых все сформулировано четко, по делу и технически выверено.

Как делегировать задачи приоритетчику

Когда будете делегировать задачу приоритетчику, в самом начале разговора ясно озвучьте цель проекта и дайте собеседнику понять, какого именно результата вы ждете. Затем изложите факты или текущие данные по проекту и предоставьте точную ссылку на ресурсы, из которых почерпнули информацию. В конце сообщите крайний срок. Можете смело рассчитывать, что разговор не затянется надолго – приоритетчики предпочитают, чтобы их избавляли от лишних слов.

Если вы разговариваете с плановиком

Стиль плановика

Мыслительный процесс плановика, как правило, отличается организованностью, последовательностью и детальностью. Поэтому, когда будете делегировать ему выполнение задачи, не перескакивайте с темы на тему, избегайте отклонений, излагайте свои идеи четко и последовательно и подробно распишите график работ. Предоставьте исчерпывающие сведения и ссылки на имеющиеся в этой области нормативы, законы и процедуры, соблюдение которых может повлиять на реализацию проекта.

Как делегировать задачи плановику

Когда будете делегировать полномочия плановику, еще в начале разговора последовательно распишите все шаги по выполнению задачи в соответствии с графиком. Затем обсудите текущие процессы или процедуры, которые могут сказаться на реализации проекта. В заключение подробно опишите последующие процедуры, так как для плановика очень важно довести дело до конца и уложиться в срок.

Если вы разговариваете с организатором

Стиль организатора

Организаторы предпочитают более экспрессивный и эмоциональный язык и стиль мышления, в том числе язык жестов. Им нравится взаимодействовать с людьми. Поэтому, общаясь с организатором, позаботьтесь о том, чтобы разговор сложился неформальный, открытый и теплый, без особого, тайного сценария. Организаторы интересуются прежде всего тем, как скажется проект на людях и кто еще вовлечен в него, и хотят быть уверены, что при составлении планов интересы членов команды будут учтены в равной мере.

Как делегировать задачи организатору

Когда будете делегировать выполнение задачи организатору, начните разговор с личного вопроса или комментария. Затем сообщите, кто еще вовлечен в процесс и как выполнение задачи скажется на других членах команды. В заключение спросите, нет ли каких-нибудь вопросов, и дайте время собеседнику высказать свои мысли о проекте.

Если вы разговариваете с визуализатором

Стиль визуализатора

Визуализатору свойственно глобальное, интеграционное мышление. Он силен в синтезе. Поэтому, когда будете общаться с человеком такого типа, не вдавайтесь в подробности, а постарайтесь изложить общую картину, используя образные выражения и метафоры. Объясните, как проект или задача соотносятся с генеральной стратегией организации. Визуализаторам важно получить целостное представление о проекте в общих концептуальных рамках, а потому избегайте увязания в деталях.

Как делегировать задачи визуализатору

Когда будете делегировать полномочия визуализатору, сразу же объясните ему необходимость реализации данного проекта. Почему это важно для организации. Как его реализация вписывается в целостную стратегию или миссию компании. Чтобы донести до сотрудника свое послание, используйте живые, образные выражения. Затем подчеркните, что вы лояльно настроены по отношению к выбору метода достижения желаемого результата, чтобы визуализатор не чувствовал себя как в клетке или смирительной рубашке. В конце разговора укажите крайний срок завершения работы.

Если вы построите разговор с учетом особенностей стиля продуктивности собеседника, вы гарантируете себе то, что ваше послание будет услышано и воспринято правильно. Однако если у вас в команде появился новый член или вам нужно поработать с коллегой из другого отдела, которого вы плохо знаете, вы все равно можете наладить с ними хороший контакт, независимо от их стиля продуктивности. Добиться этого можно, ответив в процессе делегирования задачи на четыре вопроса: что, как, кто и почему. Каждый из них вызывает особый интерес у людей с тем или иным стилем продуктивности.

• Приоритетчики сфокусированы на вопросах, начинающихся со слова «что?»: «Чего вы хотите добиться? В чем ваша цель? На чем основаны такие предположения?».

• Плановики интересуются прежде всего вопросом «как?»: «Как вы хотите, чтобы я это сделал? Каким количеством времени я располагаю? Как такая работа выполнялась в прошлом?».

• Организаторы в первую очередь спрашивают, «кто?»: «Кто вовлечен в выполнение проекта? Кто еще должен получить эту информацию? Кого коснутся результаты реализации инициативы?».

• Визуализаторов волнует вопрос «почему»: «Почему мы занимаемся данным проектом? Почему отдаем предпочтение этому подходу, а не тому? Почему не учитываем еще то-то?».

Заранее ответив на каждый из этих четырех вопросов, вы гарантируете себе то, что, независимо от стиля продуктивности, собеседник проникнется вашим посланием.

Все люди коммуницируют по-разному. Когда вы делегируете кому-то полномочия, желательно говорить на его языке, и тогда ваши слова будут услышаны и истолкованы правильно.

Просто доводите все до конца

Итак, вы успешно и эффективно делегировали полномочия вашему сотруднику. Молодец! Теперь вам необходимо довести дело до победного конца.

Первое правило эффективного отслеживания хода выполнения делегированной задачи гласит: не дожидайтесь последнего момента. Очень часто, увлеченные бурным потоком трудовых будней, мы забываем выделить время и силы на контроль над процессом реализации задач, которые поручили членам команды. Проверка того, как продвигается работа над проектом, еще до наступления крайнего срока его сдачи позволяет вам помочь исполнителю преодолеть возникающие препятствия и исправить неизбежные недочеты и ошибки.

Не менее важно соблюдать и другое правило: давать четкую и конструктивную оценку работы после завершения проекта. Если вы будете бесконечно делегировать задачи, не удосуживаясь оценить по достоинству время и силы, потраченные исполнителем на их реализацию, то он может почувствовать себя недооцененным и перестанет доверять вам. И наоборот: конкретный и дельный отзыв о его работе, включающий похвалу и анализ ошибок, чтобы избежать их в дальнейшем, продемонстрирует члену вашей команды, что вы внимательно следите за его работой и цените его вклад.

Иными словами, отслеживание хода выполнения задач и их последующая оценка имеют огромное значение и для вас, и для ваших подчиненных. Инвестиции времени в эту деятельность отличаются невероятно высокой рентабельностью.

Определитесь с ходом проверки реализации проекта сразу же, как только делегируете его члену своей команды. Например, представим себе, что вы попросили кого-то из подчиненных провести и дополнить новыми сведениями анализ рынка, который понадобится вам для запланированной через три недели презентации. Во время беседы вы можете договориться, что через две недели сядете и обсудите черновой вариант анализа. Вам следует четко пояснить сотруднику, что именно вы от него хотите: «Будь готов объяснить любые новые тенденции или необычные наблюдения, которые решишь описать, а также продемонстрировать, как примерно планируешь оформить презентацию».

Затем вам нужно согласовать дальнейшие действия. Например, вы можете сказать: «Пожалуйста, пришли мне черновик презентации по электронной почте в понедельник, и давай запланируем 15-минутный разговор по телефону на вторник, чтобы все обсудить».

Теперь вы оба четко представляете, как будет проходить проверка выполнения задачи, выделили время для размышлений и обсуждений до наступления конечного срока и продемонстрировали свою заинтересованность в проекте и готовность поддержать его исполнителя.

Вы можете также автоматизировать процесс контроля, используя различные технологии. Например, можно создать правило в Outlook, Outlook для Mac, в Lotus Notes или Gmail, и приложение будет автоматически отслеживать соответствующие задачи. Вот как это работает: каждый раз во время отправки электронного письма с копией себе самому последняя будет автоматически помещаться в заранее выбранную папку (своей я дала название «В ожидании»). В результате все письма, в которых вы делегируете задачи, требующие дальнейшего контроля, будут собираться у вас в одном месте. В Outlook вы можете не только распределять задачи, но и автоматически получать уведомления об их выполнении.

Делегирование полномочий – один из самых главных инструментов продуктивности в современном многосложном мире, где лишь наиболее простые задачи по силам одному человеку. Большинство проектов, какого бы масштаба и уровня сложности они ни были, требуют участия многих людей. Вот почему мы собираемся в команды и комитеты, формируем общественные и некоммерческие организации, строим компании. Используйте имеющийся у вас человеческий ресурс и перестаньте биться над проектами в одиночку. Научитесь эффективно делегировать полномочия и увидите, как ваши собственные способности и возможности вашей организации многократно возрастут.