Работай легко. Индивидуальный подход к повышению продуктивности Тейт Карсон
• отправить окончательный вариант презентации в бюро офисных услуг, чтобы они отпечатали и сброшюровали восемь экземпляров.
Обратите внимание на то, как я взяла довольно трудоемкий, возможно, пугающий вас проект и превратила его в серию небольших, легко осуществимых шагов, ни один из которых сам по себе уже не кажется обескураживающим. В этом и состоит суть этапа Act, этапа превращения мысли в действие.
Пройдите весь этап до конца: проработайте по очереди все пункты в списке, составленном по итогам разгрузки мозга, и решите, какие именно конкретные шаги необходимо предпринять по каждому из них. Запишите их на бумаге, надиктуйте на диктофон или наберите в компьютере. По возможности постарайтесь ограничиться тремя или четырьмя конкретными действиями по каждому проекту. На эту процедуру у вас может уйти от 30 минут до трех и более часов – в зависимости от количества пунктов в вашем перечне.
Не исключено, кстати, что в процессе разгрузки мозга вам удалось составить длиннющий список с конкретными действиями, которые необходимо выполнить, особенно если вы приоритетчик или плановик. Если это так, то примите мои поздравления. Если нет, то предстоящая процедура может показаться вам трудоемкой и времязатратной. Держитесь! Ваша работа непременно окупится. Формулируя конкретные действия, вы создадите перечень задач, который будет отличаться высокой практической применимостью, конкретностью и исчерпываемостью и поможет вам ежедневно использовать свое время с набольшей продуктивностью.
Итак, на втором этапе пересмотра списка дел вы получили длинный, неорганизованный, даже несколько хаотичный перечень задач. Пора структурировать его, перейдя к этапу № 3: Sort – сортировка.
Именно сейчас вам предоставляется возможность выстроить свои задачи в порядке приоритетности, чтобы в любое время быстро и эффективно выполнить какую-то из них исходя из наличия времени, ресурсов и сил. По окончании этапа сортировки вы сможете одним взглядом охватить весь перечень дел и мгновенно решить, что именно предпринять далее. Такая оперативность сегодня жизненно необходима, ведь мы трудимся в ритме 24/7, в условиях информационной перегруженности и постоянно находясь на связи с окружающим миром.
Прежде чем приступить к сортировке, просмотрите составленный вами список конкретных действий и подумайте, как их лучше сгруппировать. Существует множество способов классификации задач:
• по инструментам или ресурсам, необходимым для выполнения конкретного пункта (например, телефон, электронная почта, компьютерное приложение типа Excel);
• по людям (тот или иной коллега, помощник, супруг/супруга);
• по местоположению, в котором вы должны находиться, чтобы выполнить задачу (ваш офис, офис клиента, ваш дом, автомобиль, самолет);
• по проектам;
• по крайнему сроку;
• по уровню энергии, которым вы должны обладать, чтобы эффективно выполнить работу (высокий, средний, низкий);
• по времени, необходимому для решения задачи (5 минут, 15 минут, один час).
Возможно, вы используете два или даже больше параметра для сортировки. Все зависит от того, как вы работаете, с каким типом задач обычно сталкиваетесь и какой метод классификации предпочитаете. Я советую хотя бы в одном разделе сгруппировать дела по объему требуемого времени, например те, которые можно выполнить за 15 минут и меньше. Очень удобно носить такой список с собой и реализовывать его в случайно подвернувшиеся моменты – скажем, сидя перед кабинетом дантиста или в очереди на регистрацию транспортного средства. Список окажется полезным и тогда, когда вы почувствуете, что забуксовали. В подобной ситуации вы сможете быстро выполнить какую-нибудь подходящую задачу, что вселит в вас уверенность и поможет с новыми силами взяться за более сложный проект.
Не исключено, что с течением времени категории, по которым вы группируете задачи, будут меняться – как будут меняться и развиваться ваши потребности, интересы и методы работы. В настоящий момент мой список дел рассортирован по следующим категориям: «Звонки», «Компьютер», «Электронная почта», «Самолет», «Программы», «Проекты», «Поручения», «15 минут», «Цели» и «Дом».
Существуют еще два типа дел, список которых я также поддерживаю и вам советую: «В ожидании» и «Когда-нибудь».
В первый перечень попадают дела, по которым я жду чего-то или кого-то. Его наличие дает мне возможность держать в поле зрения «разомкнутые цепи», не пытаясь все запомнить. Как вы уже знаете, в этом деле мозг – плохой помощник.
Во второй я заношу все, что хотела бы сделать в один прекрасный день. В моем нынешнем списке дел под этой рубрикой («Когда-нибудь») перечислены поездки, которые я хочу совершить, книги, которые хочу прочитать, и вещицы, которые не прочь купить, например, очень дорогой фен, на который положила глаз (с такими волосами, как у меня, фен – вещь незаменимая). Список «Когда-нибудь» – это мое развлечение и вдохновение. Составляя его, я освобождаю мозг и даю волю мечтам.
Советую вам всегда держать перечень с R.E.A.D.Y.-целями и проектами в том же месте, где и список конкретных дел. Наличие обоих позволит вам отчетливее видеть общую картину того, что должно быть сделано, а также конкретные шаги, которые необходимо для этого предпринять.
И наконец, последний этап № 4: Keep – «хранить», что представляет собой сокращенный вариант принципа «Хранить только один перечень». Для начала вы должны решить, какой именно тип материального носителя – ящик или компьютерную программу – будете использовать для хранения вашего TASK-перечня. Очень важно, чтобы этот список был у вас один-единственный. Цель вот в чем: все, что вам необходимо сделать, должно находиться в зоне прямой видимости. Это позволит охватить его одним взглядом и принять выверенное решение относительно дальнейших действий. Наличие нескольких списков только помешает достижению целей, будет вносить хаос, вызывать стресс и отнимать у вас время.
Адаптируйте TASK-перечень к своему стилю продуктивности
Когда я впервые встретилась с Беном (моим клиентом) в его офисе, меня впечатлило уже одно только количество его списков дел. На книжном шкафу высилась целая стопка блокнотов, такая же стопка расположилась прямо на полу, поверхность рабочего стола утопала в море клейких листочков, а монитор компьютера был обклеен ими со всех сторон.
– Ассортимент задач у вас еще тот, – осмелилась заметить я.
– Это далеко не все, – признался Бен и посмотрел на меня несколько растерянно. – У меня еще четыре блокнота с задачами на переднем сиденье автомобиля и два в портфеле. А, вот на бумажник мой посмотрите!
Он достал из заднего кармана бумажник: из него во все стороны торчали края бессчетного количества желтых листочков. Куда ни глянь, у Бена все было битком набито перечнями задач!
Начнем с того, что наличие множества списков дел просто-напросто лишает смысла само их ведение. Как только Бен открывал блокнот или читал листочек с какой-нибудь записью, он понимал, что ему не хватает информации. Когда у него появлялось время для выполнения какой-то реальной работы, он тратил драгоценные минуты на поиски записей о том, что именно нужно сделать в первую очередь. Бен отчаянно нуждался в одном генеральном TASK-перечне.
Итак, какую форму он должен иметь? Все зависит от вас и вашего стиля продуктивности. Адаптация TASK-перечня к стилю продуктивности – процесс сугубо индивидуальный. Наверное, поэтому пионеры менеджмента продуктивности, такие как Дэвид Аллен, данного вопроса никогда не касались. Однако мои клиенты и я считаем его исключительно важным для повышения эффективности.
Аарон Леви, СЕО компании Box, использует один лист бумаги и утверждает, что такая предельная простота – именно то, что показано при легкой форме синдрома дефицита внимания[23]. «Я – маленький преобразователь аналоговых данных в цифровые, но у меня есть один листочек бумаги под названием “50 дел”. Он содержит перечень всех важных инициатив, задач и проектов компании. Раз в один-два дня я просматриваю его, чтобы убедиться: по каждому из проектов дела у нас идут нормально. Всего один лист бумаги… 99 процентов моей жизни проходит в цифровом формате, но для того чтобы оставаться в фокусе, я выбрал именно этот низкотехнологичный инструмент»{33}.
Джен – вице-президент, отвечающий за кадровую политику одной из спортивных команд, входящих в Национальную баскетбольную ассоциацию. По своему ведущему стилю она – визуализатор. На стене справа от двери своего кабинета она повесила белую доску размером полтора на полтора метра, которая служит ей генеральным TASK-перечнем. Все ее задачи организованы по проектам и обозначены различными цветами. В нижнем правом углу доски есть черный прямоугольник, на котором Джен перечислила все свои проекты (они выведены красными буквами – одним из цветов ее команды). Когда Джен сидит за рабочим столом, список дел всегда находится у нее перед глазами, что позволяет ей быстро принять решение относительно дальнейших действий.
Мой редактор Карл – фрилансер. По своему основному стилю продуктивности он – приоритетчик. Для ведения списка дел Карл использует простой блокнот с бумагой в клеточку. В душе он писатель, а потому ему нравится записывать все от руки, а не полагаться на технические средства. Его перечень организован по датам, и каждая задача занимает в блокноте одну-единственную строчку. Карл носит этот блокнот на все встречи и заседания и по несколько раз в день сверяется с ним, чтобы удостовериться: ни одно срочное дело не забыто.
Свой собственный перечень дел я веду в небольшой тетрадке со спиралью и ношу ее с собой повсюду. Да, кое в чем я большой консерватор и предпочитаю бумагу электронным гаджетам.
– А что будет, если потеряете ее? – часто спрашивают меня клиенты.
– Конечно, у меня случится приступ паники, – отвечаю я. – Но все же надеюсь: тот, кто найдет ее, выполнит за меня все задачи!
Ниже перечислены дополнительные предложения по выбору инструментов управления задачами, которые подходят для людей с различным стилем продуктивности. Просмотрите всю врезку – и наверняка найдете среди предложенных вариантов идеи, которые заинтересуют вас и облегчат работу над собственным генеральным TASK-перечнем.
Действуйте проще:РЕКОМЕНДУЕМЫЕ ИНСТРУМЕНТЫ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ЗАДАЧАМИ И ИХ ИСПОЛНЕНИЕМЕсли вы приоритетчикПопробуйте следующие инструменты:
• Бумага в линейку или в клеточку.
• iDoneThis – компьютерное приложение, которое будет присылать вам по электронной почте напоминания о необходимости выполнить те или иные задачи.
• IFTTT (If This Then That) – компьютерная программа, позволяющая определять, как должна двигаться информация между приложениями. Она способна автоматизировать задачи путем объединения действий одного приложения с действиями другого.
• Zippy – приложение для iPhone, информирующее о том, как вы управляетесь со своим перечнем задач.
• PhraseExpress – бесплатная утилита для быстрой вставки часто используемых слов и данных. Помогает экономить время при наборе текста: когда вы начинаете вводить слово или выражение из заранее составленного списка, приложение автоматически стирает вашу короткую версию и заменяет ее более длинной фразой.
• Summly – программа для быстрого просмотра новостей.
• Bump – приложение для обмена контактной информацией и фотографиями, для чего достаточно простого соприкосновения двух телефонов. Доступно для iPhone и Android-устройств. Подумать только, до чего дошли технологии!
• Boxer – программа для управления входящей электронной почтой. Сортирует письма, помогает отвечать на них и организовывать по приоритетности. Вы можете ставить «лайки» входящим сообщениям, отвечать на них, используя автоответы, или добавлять письма к своему перечню дел. Программа также работает с Dropbox для обмена данными и синхронизации с LinkedIn и Facebook, так что вы легко можете создавать профили своих контактов. Совместима с Exchange, Gmail и другими службами Google, а также с Yahoo Mail, iCloud, AOL и Outlook/Hotmail.
Если вы плановикПопробуйте следующие инструменты:
• Тетради.
• Printable Paper – веб-приложение, с помощью которого можно бесплатно скачать 1231 тип и стиль бумаги, в том числе миллиметровую, и целый набор листов в самую разную линейку.
• D*I*Y Planner – веб-приложение, помогающее разрабатывать собственные, на свой вкус, бумажные носители и системы для планирования, используя предлагаемые шаблоны обложек и документов.
• Диспетчер задач программы Outlook.
• Календари.
• Wunderlist – приложение, позволяющее создавать бесконечно длинные перечни задач.
• Feedly – новостной агрегатор для веб-браузеров и мобильных устройств, работающий под iOS и Android. Доступен также в виде облачного сервиса. Его задача – собирать в одно место все, что вы хотите прочитать.
• Cue – приложение – личный ассистент, которое на основе информации из вашей электронной почты, контактов и календаря выдает вам «моментальный снимок» дня.
• Doit.im – бесплатное приложение для всех платформ (Windows, Mac, iPhone и iPad), позволяющее планировать проекты, следующие действия, ставить промежуточные и крайние сроки, делать примечания – и все это синхронизировать, используя сервер Doit.im.
• Rapportive – расширение Gmail, которое выдает вам всю информацию об отправителе послания прямо в окне входящей почты. Это не только все то, что вы знаете о конкретном человеке, но также все, что знает о нем ваша организация, и все, что известно о нем в сети.
• Pocket – веб-приложение, позволяющее собирать, сопоставлять и организовывать статьи, видеоматериалы и другой контент, который вы находите в сети. Все это можно сохранять с компьютера в Pocket и затем просматривать с любого девайса без подключения к интернету. Программа совместима с более чем 300 приложениями, так что все ваши материалы для чтения будут у вас всегда под рукой.
Если вы организаторПопробуйте следующие инструменты:
• Электронные блокноты для заметок.
• Стикеры.
• Any.do – программа для создания перечней дел с очень приятным дизайном и инновационным подходом к управлению жизнью пользователя.
• Moleskine – онлайн-магазин, предлагающий огромный выбор роскошных записных книжек. Там же можно скачать и приложение для iPad.
• Ommwriter – приложение, подходящее как для Windows, так и для Mac. Представляет собой полноэкранный текстовый редактор, умеющий к тому же добавлять различные содействующие релаксации изображения или умиротворяющую музыку, другой шумовой фон, которые не только поддерживают вашу способность сохранять концентрацию на том, что вы пишете, но и помогают сохранять спокйствие и продуктивность.
• Evernote Hello – очень бойкое приложение для управления контактами, которое позволяет создавать детальные профили для каждого своего визави, сканировать информацию с визитных карточек, извлекать релевантную информацию из электронных писем и – конечно, это же Evernote! – освежать в памяти сведения о человеке при встрече с ним.
• Sunrise – программа, которая позаботится о том, чтобы вы не пропустили ни одного мероприятия. Можете также отвечать на приглашения в Facebook и даже поздравлять друзей с днем рождения.
• Pling – голосовой мессенджер, который помогает командам и отдельным людям быстро и естественно общаться. Вы отправляете послание другому человеку или целой группе со скоростью текстового сообщения, но делаете это легко и просто – так, как говорите. При этом само сообщение сохраняет индивидуальность человеческого голоса.
• Yammer – платформа для создания закрытых социальных сетей. С ее помощью служащие одной корпорации могут сотрудничать с коллегами из других отделов и филиалов – примерно как если бы у компании был свой собственный Facebook.
• Carrot[24] – приложение для составления перечней дел, умеющее выражать «отношение» и превращать работу в игру. Например, за выполненное задание вы получите награду, а за невыполненное – порицание. Будьте готовы к любым сюрпризам!
Если вы визуализаторПопробуйте следующие инструменты:
• Тетрадь с чистыми, нелинованными страницами.
• Белая доска.
• Reminders – приложение от Apple, с которым компания ворвалась в мир компьютерных программ для управления задачами. У него серьезные возможности для ведения перечня дел. Программа позволяет синхронизировать записи в разных iOS-девайсах, хотя процесс нельзя назвать интуитивно понятным. Тем не менее это уникальное и мощное приложение, и таким его делает в первую очередь способность выдавать напоминания в зависимости от вашего местонахождения. Когда вы вводите задачу, вы можете установить «напоминалку» как по дате, так и по местоположению. Считайте, что прошли те дни, когда вы, проезжая мимо продуктового магазина, забывали купить молоко. Reminders этого больше не допустит.
• View Your Mind – инструмент для составления интеллект-карт, предназначенный для работы как на PC, так и на Mac и позволяющий создавать и обрабатывать графические изображения и многоцветные карты.
• Personal Brain[25] – очень динамичный и интуитивно понятный инструмент для составления интеллект-карт, работающий как под PC, так и под Mac. Помогает устанавливать связи между идеями, файлами и веб-страницами именно так, как вы думаете. В нем легко выстраивать иерархии и ассоциации, анимировать объекты, создавать нелинейные структуры и изменять масштаб до бесконечности.
• SwiftKey Note – самый быстрый способ делать пометки в iPhone или iPad. В продукте использована технология предвидения: когда вы набираете текст на клавиатуре, приложение, уже усвоившее то, как вы пишете, автоматически корректирует ваши ошибки и «предсказывает», какое слово вы введете далее.
Неважно, в какой именно форме вы представите свой список дел, главное чтобы все ваши задачи находились в одном месте. Смысл простой: сделайте так, чтобы ваш перечень работал на вас, а не против вас. Если инструменты для повышения продуктивности, которые вы опробуете, не зарекомендуют себя как надежные помощники, смените их и попробуйте другие. Со временем вы выработаете ту систему, которая не только упростит вам процесс управления задачами, но и сделает его забавным.
8. Успевайте больше – выполняйте свои задачи и проекты с легкостью
Итак, вы заново выстроили свой список дел, выбрав и применив для этого лучший инструментарий, и теперь у вас есть один-единственный генеральный TASK-перечень. Настала пора переходить к этапу Fire – «выстрелить», то есть выполнить поставленные задачи. Это заключительный, решающий этап в системе R.E.A.D.Y., Aim, Fire.
Как правило, реализация проектов и задач осуществляется в два шага, и от того, как вы их пройдете, зависит, насколько легко и просто вам будет работаться. Речь идет о необходимости сперва определить, что делать дальше, а затем успешно выполнить это решение. Да, звучит действительно просто, однако всегда есть более или менее эффективные способы осуществления этих двух шагов, лучше или хуже адаптированные к вашему стилю продуктивности.
Я рекомендую решать, что делать далее, с учетом следующих трех переменных. Первая – время. Вторая – имеющиеся ресурсы и инструменты. И третья – ваш энергетический потенциал. Представьте себе, например, что у вас есть 15 минут до следующего селекторного совещания, вы сидите за рабочим столом напротив компьютера, а на часах три пополудни, что означает: запас ваших сил начинает иссякать. Отталкиваясь от этих трех фактов, определите: какой задачей или проектом вам лучше заняться?
Во-первых, подумайте о времени, которое имеется в вашем в распоряжении – 15 минут. Затем о главном ресурсе или инструменте, находящемся под рукой, – о своем компьютере.
Когда я предлагаю клиентам придумать финал этого сценария, они чаще всего дают один и тот же ответ, который им кажется наиболее очевидным: проверить ящик входящих сообщений. Однако я настойчиво прошу вас не поддаваться магнетическому притяжению электронной почты, разве что по какому-то стечению обстоятельств ответить на электронное письмо нужно безотлагательно. Вместо того чтобы заглянуть в почтовый ящик, посмотрите лучше свой список дел и решите: работа над какой задачей в течение 15 минут с использованием компьютера способна приблизить вас к вашим R.E.A.D.Y.-целям.
Если вы уже сгруппировали свои дела в TASK-перечне по времени и/или орудию труда, то на определение подходящей задачи у вас уйдет всего пара секунд. Если вы классифицировали их по другим параметрам, тогда вы потратите на эту операцию минуту или около того.
Допустим, вы нашли в своем TASK-перечне четыре задачи, которые можно выполнить в указанный временной интервал с помощью компьютера.
• Посмотреть документ, присланный вашим коллегой Тедом, где он описывает проблемы, возникшие с важным клиентом, и написать ему ответ, посоветовав, что делать.
• Сравнить меню трех кейтеринговых компаний, услугами одной из которых вы намереваетесь воспользоваться при организации выездного заседания в следующем месяце, и попросить своего ассистента сообщить им о вашем выборе.
• Вычитать текст презентации, с которой собираетесь выступить через шесть дней на конференции вашей отраслевой ассоциации.
• Посмотреть ежеквартальный отчет о доходах и расходах вашего отдела, поскольку его необходимо подготовить к заседанию у вице-президента компании, запланированному на следующую неделю.
А теперь подумайте о третьей переменной – запасе энергии, который у вас остался. Уже 15:00, и вы чувствуете первые признаки усталости. Глядя на четыре задачи, решите: какую из них вы сможете выполнить с минимальными усилиями?
Первая – дать Теду совет о том, как устранить трения с важным клиентом, – может потребовать от вас проявления дальновидности и креативного мышления. Если ситуация не предполагает экстренной реакции, наверное, лучше отложить ее до утра, чтобы обдумать на свежую голову.
Третья и четвертая задачи в равной степени требуют повышенного внимания к деталям. В обоих случаях малейший недосмотр может привести к тому, что вы попадете в очень неловкое положение. (Представьте себе, если заголовок на вашем первом слайде будет гласить: «Привет учасникам отраслевой конхеренции!». Или в отчете вашего отдела о доходах и расходах по одному из пунктов получится внушительное отрицательное сальдо, а вы не будете в состоянии объяснить своему боссу, откуда оно взялось.) Раз у вас еще имеется в запасе несколько дней на решение этих задач, отложите их на тот момент, когда энергии у вас будет больше, и на всякий случай попросите кого-нибудь из коллег подстраховать вас.
В итоге у вас остается только одна важная, но довольно приземленная задача – выбрать хороший ресторан для встречи, запланированной на следующий месяц. Выполните ее и вычеркните из своего перечня дел.
Учитывая при определении дальнейших действий три указанные переменные, вы сможете рационально использовать каждую минуту рабочего дня, взвешенно расходовать свою энергию и реализовать самые важные и значимые дела.
А теперь переходим ко второму шагу – эффективному выполнению работы. Прежде всего я расскажу, какие методы и тактики помогут вам повысить свою эффективность независимо от того, какой стиль продуктивности вам ближе. Я делю их на две группы: тактики выполнения задач и тактики управления проектами. Лучшие из них коротко описаны в следующих двух врезках.
Действуйте проще:СИЛЬНЫЕ СТОРОНЫ РАЗЛИЧНЫХ СТИЛЕЙ ПРОДУКТИВНОСТИ И ТАКТИКИ ВЫПОЛНЕНИЯ ЗАДАЧЕсли вы приоритетчикВаши сильные стороны:
• Способность безошибочно выполнять значительные объемы работы.
• Умение точно определять приоритетность задач.
Поэтому попробуйте следующие тактики:
• Оцените свои успехи с точки зрения качества работы, а затем и ее количества. Подумайте: что вам стоило бы изменить, чтобы оба эти показателя выросли.
• Объедините или сгруппируйте схожие задачи – так вы еще больше повысите свою результативность и эффективность.
Если вы плановикВаши сильные стороны:
• Умение составлять точные и детальные перечни задач.
• Способность выполнять работу досрочно.
Поэтому попробуйте следующие тактики:
• Эффективно используйте имеющиеся в ваших электронных устройствах системы напоминания, чтобы не упускать из виду наиболее срочные и важные дела из вашего перечня.
• Заранее определяйте, сколько времени и сил вы готовы потратить на ту или иную задачу, и строго придерживайтесь отпущенного лимита.
Если вы организаторВаши сильные стороны:
Способность изготавливать и использовать визуальные, кинетические перечни. Четкое интуитивное понимание того, какую именно задачу необходимо выполнять в каждый конкретный момент времени.
Поэтому попробуйте следующие тактики:
• Чтобы лучше концентрироваться и настраиваться на работу, слушайте инструментальную музыку.
• Не позволяйте коллегам, электронным письмам или телефонным звонкам прерывать ход ваших мыслей.
Если вы визуализаторВаши сильные стороны:
Способность эффективно решать несколько задач одновременно.
Умение рационально выполнять задачи.
Поэтому попробуйте следующие тактики:
• Просто действуйте! Начните со срочных дел, требующих прежде всего скорости, а не безупречности реализации, чтобы избежать скатывания в «черную дыру» постоянных отсрочек.
• Оставайтесь сконцентрированным на текущей задаче, для чего уберите с поверхности своего стола все, что может вас отвлекать.
Действуйте проще:СИЛЬНЫЕ СТОРОНЫ РАЗЛИЧНЫХ СТИЛЕЙ ПРОДУКТИВНОСТИ И ТАКТИКИ И ИНСТРУМЕНТЫ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИЕсли вы приоритетчикВаши сильные стороны:
• Нацеленность на достижение намеченного результата.
• Логическое мышление и умение анализировать цели проекта.
• Способность быстро принимать правильные решения.
Поэтому попробуйте следующие тактики:
• Помните о необходимости считаться с эмоциональными потребностями членов команды и тем, как удовлетворение или неудовлетворение этих потребностей может сказаться на реализации проекта.
• Инвестируйте время в выстраивание отношений, которые будут полезны для одобрения и выполнения проекта, в том числе отношений с клиентами и общественностью.
• Научитесь ценить чувства и относиться более спокойно к «подтверждениям» фактов, которые считаете спорными.
А также опробуйте следующие инструменты:
• Todoist – бесплатное веб-приложение для управления задачами и проектами, которое идеально подходит для индивидуальной работы. С его помощью вы легко рассортируете свои задачи по проектам и подэтапам проектов, сможете управлять задачами внутри проекта с их дальнейшей разбивкой на подзадачи и назначать крайние сроки по каждому пункту даже самого подробного перечня. Вдобавок еще один бонус: приложение можно интегрировать с Gmail, что позволит вам легким движением руки переходить из своего ящика входящей почты в ящик для сообщений по конкретному проекту.
• Basecamp – веб-приложение для управления проектами, имеющее предельно понятный дружественный интерфейс. Приложение можно интегрировать с электронной почтой. Оно доступно для iPhone, iPad и Android-устройств и позволяет отслеживать задачи в рамках различных проектов, загружать файлы по ним, просматривать графики и сроки.
Если вы плановикВаши сильные стороны:
• Способность составлять детальные планы со строгой последовательностью шагов.
• Умение в процессе планирования проектов учитывать и соблюдать все законы, установки, правила, нормы и требования к качеству и безопасности работ.
• Умение концентрироваться на достижении целей проекта.
Поэтому попробуйте следующие тактики:
• Думайте о том, как проект поддерживает стратегическое видение; фокусируйтесь на общей картине, логике процессов и рассматривайте их в широком организационном контексте.
• Научитесь ценить спонтанность и проще относиться к строгости форм и структур.
• Учитывайте то, что другим членам команды для выполнения задач по тому же проекту может потребоваться больше времени, чем вам.
А также опробуйте следующие инструменты:
• Tom’s Planner – бесплатное и интуитивно понятное веб-приложение для создания графиков Ганта, которое может работать и как индивидуальный инструмент для управления проектами. Простое в использовании. С его помощью можно вносить поправки в свои графики буквально на ходу.
• OpenProj – программа с открытым исходным кодом, бесплатная альтернатива Microsoft Project (к тому же свободно открывает «родные» Microsoft Project-файлы). Идеально подходит для управления проектами. Имеет очень динамичный движок, позволяющий легко строить не только временные графики и планы работ на основе ресурсов, но и ленточные и столбчатые диаграммы, сетевые графики (сетевые логические диаграммы), графики структуры трудозатрат, а также производить расчеты издержек и прибавочной стоимости и тому подобное.
Если вы организаторВаши сильные стороны:
• Способность быть лидером команды.
• Умение строить партнерские отношения с людьми.
• Интуитивное понимание того, каким должен быть следующий шаг к выполнению проекта.
Поэтому попробуйте следующие тактики:
• Проявляйте осторожность в работе с цифрами, датами, финансовыми документами, любыми количественными данными, техническими требованиями и вообще с анализом осуществимости решений, так как любая ошибка в них может оказаться роковой для успеха проекта.
• Избегайте чрезмерного оптимизма по отношению ко времени, которое может потребоваться для выполнения задач. Убедитесь, что временные рамки, которые вы фиксируете, реалистичны.
• Сведите к минимуму коммуникации в процессе реализации проекта, так как это может замедлить темпы его выполнения.
А также опробуйте следующие инструменты:
• Collabtive – бесплатное веб-приложение, позволяющее членам команды сотрудничать друг с другом в процессе планирования проекта, выполнения задач, определения этапов работ, а также обмениваться файлами и мгновенными сообщениями. С помощью функции экспорта задач iCal можно получать электронные письма с напоминаниями и предупреждениями о различных вопросах по проектам, а также синхронизировать свои графики.
• Asana – инструмент, сочетающий в себе возможности приложений для управления проектами, задачами и осуществления сотрудничества. Здесь все в одном месте – и переписка, и задачи, и файлы. Вы уже никогда ничего не потеряете. Письма и задачи можно группировать, так что вам больше не придется подолгу плутать в дебрях электронной почты.
Если вы визуализаторВаши сильные стороны:
• Способность стратегически мыслить.
• Умение выдвигать креативные, инновационные идеи и проекты.
• Способность высматривать и соединять несопоставимые на первый взгляд вещи в единое целое.
Поэтому попробуйте следующие тактики:
• Убедитесь, что планы проектов конкретны и ясны. В противном случае они могут показаться членам вашей команды нереалистичными и невыполнимыми, что будет вызывать у них стресс.
• Старайтесь концентрироваться на различных аспектах проекта по очереди, а не одновременно на всех.
• Учитывайте свою склонность избегать задач, которые кажутся вам неинтересными и рутинными. Боритесь с этим качеством, чередуя скучные задачи с увлекательными.
А также опробуйте следующие инструменты:
• Things – программа для управления задачами и проектами, которая работает под Mac OS X и iOS. У нее простой и симпатичный интерфейс, что предельно упрощает навигацию. Хорошо интегрируется во все основные Mac-приложения, такие как iCal. Так что вы легко сможете перетаскивать задачи, организовывать их по проектам и привязывать к своему календарю. И все это элементарно синхронизируется с вашим iPhone.
• Liquid Planner – мощное веб-приложение для управления проектами. Его гибкость позволит заниматься таск-менеджментом, расписывать графики проектов и сотрудничать с членами своей команды, буквально не сходя с места. Приложение позволяет завести ящик входящей почты для совместного использования и реагирования на поступающие по проекту запросы. Программа легко интегрируется с календарем и различными почтовыми клиентами, а также обеспечивает быстрый поиск и доступ к документам и комментариям.
Краткое руководство по стратегиям управления задачами и проектами вы можете также скачать, зайдя на сайт www.carsontate.com.
Настройтесь на долгосрочный успех
Эмили – одна из моих клиенток, с ней вы познакомились во второй главе книги. По стилю продуктивности она – визуализатор. Когда я начала с ней работать, она трудилась по 80–90 часов в неделю. Груз усталости давал о себе знать: качество работы Эмили постепенно ухудшалось. По оценке ее менеджера, она стала вести себя безответственно, постоянно увязала в текучке и не могла эффективно коммуницировать со своей командой.
Вот так! Неужели это правда? Ведь Эмили отдавала работе все свои силы!
Как оказалось: в том-то и проблема. Эмили просто выдыхалась: она не высыпалась, а последствия умственного и физического истощения пыталась преодолеть путем увеличения количества рабочих часов. Но такой подход неэффективен. Эмили следовало научиться рассчитывать свой темп и силы, ориентируясь на долгосрочный успех.
Лично я впервые узнала о том, насколько важно уметь регулировать свой темп, в колледже – от Джима Фемистера, тренера нашей команды по бегу по пересеченной местности. Он был мудрым, чутким и наблюдательным человеком. Прежде чем переехать в Лексингтон и начать преподавать будущим адвокатам – студентам Юридической школы Университета Вашингтона и Ли, – он сделал блестящую карьеру прокурора.
За те четыре года тренировок у Фемистера я получила от него множество жизненных уроков, облаченных в форму спортивных наставлений, как лучше тренироваться и побеждать на соревнованиях. Приведу пример. Поскольку наши тренировки проходили в горах Блу-Ридж, нам приходилось постоянно бегать вверх-вниз по холмам. И тренер посоветовал мне при подъеме в гору смотреть прямо перед собой – на два-три шага вперед, а не на вершину холма. И я обнаружила, что таким образом мне действительно удается концентрироваться на текущем моменте и поддерживать темп в течение всего затяжного восхождения. Жизненный урок: когда становится тяжело идти, сохраняй концентрацию на текущем моменте, используй предоставленную тебе возможность сделать следующий шаг и не слишком зацикливайся на конечной цели, потому что иначе дорога покажется тебе еще длиннее и утомительнее.
К числу любимых традиций, которые у нас появились по инициативе тренера, следует отнести и последний забег с подругами по команде перед свадьбой одной из девушек. Итак, утром моего самого счастливого дня я проснулась, честно говоря, разбитой после вчерашней вечеринки, но… надела шорты и кроссовки и пошла на встречу с тренером и подругами – Ким, Джозефиной и Натали, – чтобы в последний раз пробежаться с ними в своем прежнем статусе. Из нашей четверки только я еще не была связана узами брака.
Пока мы бежали по улицам моего родного города Колумбия, тренер сказал мне то, что до этого уже говорил и Ким, и Джозефине, и Натали: «Брак – это марафон, а не спринт. Ты должна настроиться так, чтобы тебя хватило до финиша. Если с самого начала бросишься вперед сломя голову, тебе может не хватить сил на затяжной подъем в середине».
Прошло уже много лет, но совет тренера я помню по сей день и неотступно следую ему. Я убеждена, что эта метафора применима не только к браку и личной жизни, но и к профессиональной карьере. Когда мне приходится туго – требования клиентов кажутся непомерными, график командировок выходит из-под контроля, коллега звонит и сообщает, что заболел и не придет на работу, или компьютер вдруг ломается – я вспоминаю мудрого тренера Фемистера и говорю себе: «Моя карьера – марафон. Я должна идти своим темпом, попивать водичку, когда чувствую жажду, и пополнять запасы сил – и есть, и отдыхать». И мне эта мысль всегда помогает продержаться до конца дня и взглянуть на проблемы, с которыми борюсь, в более широком, общем контексте своей деятельности.
Выступая в Уортонской школе бизнеса, Джеф Иммельт, СЕО General Electric, тоже прибегнул к метафоре, говоря о необходимости распределять внутренние ресурсы, и тоже связанной с бегом: «Я видел массу книг, предназначенных для новоиспеченных директоров, с советами о том, что нужно сделать в первые 100 дней после вступления в должность. Если вы стали СЕО, готовьтесь бежать марафон. Если вы жаждете перемен, мечтаете сделать что-то значимое в жизни, то для этого вам понадобится постоянство и выносливость. По большому счету все, что вы пожелаете сделать и что имеет смысл в жизни, требует длительной работы. Если вы хотите изменить крупную организацию, вам придется проявить невероятное терпение и преданность цели»{34}.
Сегодня я подхожу к строительству и развитию своего бизнеса как марафонец. Проекты, которые я наметила реализовать, цели, которые поставила перед собой, – это мои индивидуальные километровые столбы. Я стараюсь концентрироваться на текущей работе, но при этом не забываю о том, где проходит финишная черта. Я на собственном горьком опыте убедилась: мне необходим как минимум семичасовый сон, чтобы находиться в лучшей форме, – точно так же, как во время тренировок у Фемистера мне нужно было высыпаться, чтобы показать на дистанции свой лучший результат. Именно разумный темп, выбранный с учетом индивидуальных особенностей, стал моим секретным оружием. Оружием, которое я использую, чтобы гарантировать себе постоянно высокое качество выполнения задач и сохранение энергии для движения вперед, к финишной черте.
Определите свой индивидуальный темп
Помните Эмили? Какой она была измученной и истощенной, как держалась из последних сил? Ей следовало научиться регулировать свой темп в расчете на долгосрочный успех.
По стилю продуктивности Эмили визуализатор. Я же – плановик, так что мы с ней совершенно по-разному подходили к вопросам темпа жизни и работы. Как и другие факторы продуктивности, темп – параметр сугубо индивидуальный. Чтобы определить его, вам необходимо понять и принять свои предпочтения к тому или иному стилю продуктивности. А еще от вас потребуется быть предельно честными с собой относительно своего физиологического состояния и потребностей.
Ниже представлены методы определения индивидуального темпа в зависимости от свойственного личности стиля продуктивности. Как всегда, прочтите и обдумайте весь перечень стратегий, а не только те, которые рекомендованы для вашего ведущего стиля. Вы можете обнаружить, что метод, предлагаемый для другого стиля, как нельзя лучше подходит вам и повышает вашу способность развивать и поддерживать свой оптимальный темп жизни и работы.
Действуйте проще:ОПРЕДЕЛЕНИЕ ИНДИВИДУАЛЬНОГО ТЕМПАЕсли вы приоритетчикПопробуйте эти методы определения естественного для вас темпа:
• Повысьте свою способность фокусироваться на достижении целей, ставя перед собой мини-цели на каждый день, неделю, месяц. А затем методично отрабатывайте их.
• Засеките время, за которое выполняете рутинные задачи, а затем каждые несколько недель пробуйте улучшить результат. Подобное упражнение поддержит вашу концентрацию и интерес к процессу.
• Отдых и восстановление сил очень важны для вас, но вы склонны недооценивать их и сводить к минимуму, стремясь побыстрее выполнить работу. Поэтому целенаправленно выделяйте в своем графике временные отрезки для отдыха, отпуска и расслабления и старайтесь строго соблюдать их.
Если вы плановикПопробуйте эти методы определения естественного для вас темпа:
• Вам нравится вычеркивать пункты из перечня, а потому сделайте так, чтобы эта привычка работала на вас. Отслеживайте свое продвижение к цели, отмечая, сколько пунктов в своем списке дел вы вычеркнули за день, неделю, месяц. И если вам доставляет удовольствие вписывать пункты, которые вы уже выполнили, просто чтобы вычеркнуть их, – тогда вперед, действуйте!
• Форма и структура для вас важны, а потому придайте структурированность своим дням, неделям, месяцам – так вам будет проще войти в ритм или поток своей работы.
• Вы часто выполняете работу с опережением графика, так что попробуйте использовать сэкономленное время для отдыха и поднятия тонуса – два важнейших способа пополнения энергетических ресурсов, которые вы склонны недооценивать.
Если вы организаторПопробуйте эти методы определения естественного для вас темпа:
• Смех дает вам огромный энергетический заряд, а потому, когда чувствуете упадок сил, не отказывайте себе в удовольствии зайти на YouTube и посмотреть несколько по-настоящему смешных роликов.
• Когда вы подолгу остаетесь в одиночестве, ваши «батарейки» садятся и эффективность падает. Позаботьтесь о том, чтобы проекты, выполняемые вами в одиночку, перемежались работой в паре или в команде. Вы увидите: это зарядит вас энергией.
• Используйте свою любовь к музыке – она поможет вам поддерживать подходящий темп работы. Составьте различные плей-листы для разных целей: для повышения запаса энергии, усиления концентрации, расслабления…
Если вы визуализаторПопробуйте эти методы определения естественного для вас темпа:
• Новизна и разнообразие имеют ключевое значение для вашей способности эффективно выполнять работу. Чередуйте скучные или однообразные проекты с проектами, которые для вас новы или более интересны.
• Спонтанность и веселье – то «топливо», на котором вы «едете». Позаботьтесь о том, чтобы в вашем рабочем графике оставалось место для сюрпризов и забав. Если вы себе этого не обеспечите, то быстро выдохнетесь и вас начнет затягивать в «черную дыру» прокрастинации.
• По возможности переключайтесь с одной задачи на другую каждые 15 или 30 минут, чтобы поддерживать свой энергетический настрой и хороший темп и успешно выполнять работу в целом.
В современном деловом мире мы много говорим и думаем о вызовах, сопряженных с управлением людьми, но склонны обходить вниманием трудности, связанные с управлением собой. Эти трудности реальны и значительны. Чтобы осознать и понять факторы, от которых зависит наша собственная продуктивность, нам понадобятся и чуткость, и честность, и глубокий самоанализ. А еще мудрость и смелость, чтобы реализовать на практике те выводы, к которым придем. Выводы о том, насколько важно организовывать свой график и деятельность так, как того требует ваш уникальный стиль работы, расставлять приоритеты в своей деятельности исходя из собственных целей и говорить «нет» всем задачам, которые на вас пытаются навесить против вашей воли. К сожалению, очень часто корпоративная культура диктует нам один, строго определенный подход к управлению временем и энергией, один-единственный стиль работы, который может оказаться адекватным лишь для горстки людей, а для остальных быть совершенно неприемлемым. Так в итоге мы и получаем культурно-обусловленную сверхзанятость. Ведь нас, по сути, ценят за лишенную подлинного смысла деятельность: за то, что сидим на работе допоздна, часто попадаемся шефу «на глаза», бежим с заседания на заседание, постоянно пишем электронные письма и текстовые сообщения. Нас ценят скорее за все это, а не за нашу реальную продуктивность.
Научитесь прислушиваться к внутреннему голосу – голосу, который воет от боли, когда вы работаете не так, как свойственно вашему стилю продуктивности. Услышьте, как этот голос облегченно вздыхает, когда вы находите свой темп и выстраиваете структуру дня в соответствии с собственными врожденными предпочтениями. Вам предстоит пройти очень долгий жизненный и карьерный путь – и вы должны получать удовольствие от этого путешествия!
9. Обуздайте поток входящей почты
Тринадцать тысяч. Вдумайтесь только: 13 000.
Столько писем скопилось у Эмили в папке «Входящие».
Неудивительно, что каждый день, подходя к компьютеру, она испытывала благоговейный трепет. Какие ее там поджидают письма? Какие поручения она еще не выполнила? Какие просьбы не удовлетворила? Кому еще не ответила? Насколько отстала от сроков по проектам?
В попытке одолеть почтового монстра она все увеличивала и увеличивала количество рабочих часов – и так до тех пор, пока у нее практически не осталось свободных вечеров и уик-эндов. Уже многие месяцы ей не удавалось посмотреть игру своей любимой команды New England Patriots. Если Эмили и включала телевизор, то поглядывала на него украдкой, продолжая разбирать почту. Но все ее жертвы казались тщетными – многонедельные муки и лишения не давали результата: очередь из ждущих сообщений не уменьшалась.
Получалось, что это ящик входящей корреспонденции контролирует Эмили, а не наоборот. Как тут не впасть в отчаяние?! Моя клиентка понимала, что нужно что-то делать, но что именно?!
Читать бесплатно другие книги:
