Работай легко. Индивидуальный подход к повышению продуктивности Тейт Карсон
Может, и вы оказались в подобном положении? Признайтесь, вы устали бояться потока входящей почты и испытывать подспудное чувство страха, как только задумываетесь о ней? Если да, то вы попали в хорошую компанию. По статистике, человек в среднем тратит 28 процентов рабочего времени на обработку почты. В 2012 году количество деловых, отправляемых и получаемых за день писем составляло 89 миллиардов! Ожидается, что в дальнейшем эта цифра будет ежегодно расти на 13 процентов{35}. Постоянно увеличивающийся объем электронной почты все сильнее отвлекает наше внимание, в результате чего страдает наша продуктивность, эффективность и креативность.
Пора вернуть себе контроль над ситуацией, положить конец постоянному стрессу и раз и навсегда обуздать поток входящей корреспонденции.
Верните себе контроль над ящиком входящей почты – и над своим временем
Большинство работников умственного труда убеждены, что должны начинать день с проверки входящей корреспонденции. В корне неверно! Вы вовсе не обязаны так делать, к тому же это отнюдь не лучший способ использовать то время суток, когда вы, возможно, наиболее активны, полны сил и боевого настроя. Попробуйте представить себе, что произойдет, если прямо с утра вы займетесь выполнением наиболее значимой задачи? Предположим, начнете с разработки предложения для нового клиента, подготовки электронного информационного бюллетеня, написания важнейшего отчета, который затребовал босс, или со звонка благодарности самому важному клиенту. Как такое начало дня скажется на вашей продуктивности, эффективности и чувстве контроля над ситуацией?
Может, вы расцените подобную перемену как слишком радикальную и рискованную? Или почувствуете потребность в чьей-то санкции, чтобы нарушить столь глубоко укоренившуюся традицию? Конечно, никакое разрешение вам не нужно, но если у вас возникает подобное чувство, извольте: я даю вам позволение отныне и во веки веков не начинать свой день с прочтения электронных писем.
Именно так я и сказала Эмили, когда она поделилась со мной своей историей о горе-злосчастии по имени электронная почта.
Эмили соглашалась с тем, что начинать день действительно нужно как-то по-другому и что такие перемены должны стать первым шагом на пути к возвращению себе контроля над рабочим временем, но при этом понимала, что сделать это будет нелегко. Ей придется плыть против течения: бороться не только с корпоративной культурой компании, но и с культурой труда в более широком контексте – культурой, в которой мы все воспитаны и живем. Ведь у каждого человека утро начинается с электронной почты. Многие привыкли, что ответ на письмо, отправленное после обеда или вечером, придет не позднее раннего утра следующего дня, вместе с восьмичасовой электронной лавиной, сход которой большинство людей воспринимают как абсолютную норму.
Эмили немного побаивалась бросить вызов столь прочно прижившейся норме, а потому решила в первый месяц начинать день с самой важной задачи (а не с почты) только два раза в неделю. После нескольких фальстартов Эмили заметила, что в тех случаях, когда она заглядывает в ящик не с самого утра, рабочий день складывается несколько иначе и протекает более размеренно и спокойно. И что еще важнее: в такие дни она успевает завершить часть самых значимых для нее дел, которые в другие дни остаются выполненными лишь наполовину, поскольку время уходит на разгребание очередного почтового завала. Через шесть недель Эмили уже не нужно было сознательно подавлять в себе желание заглянуть в почтовый ящик, как только загорится экран компьютера. Теперь она без проблем сразу приступала к выполнению самой важной работы, в наибольшей степени отвечающей ее главным приоритетам.
«Первым делом – почта» – не единственная деструктивная норма, от которой необходимо отказаться. Многие люди и организации свыклись с мыслью, что их сотрудники должны проводить день, постоянно находясь на связи и проверяя электронную почту чуть ли не каждые пять минут. Подобная практика подрывает продуктивность и приводит к совершенно неэффективному использованию самого ценного ресурса – времени.
Прислушайтесь к совету предпринимателя Ричарда Брэнсона, основателя корпорации Virgin: «Вы должны научиться управлять своим смартфоном. Не позволяйте ему управлять вами. Многие топ-менеджеры постоянно заглядывают в него – и во время заседаний, и после них. Это плохая привычка, и она негативно сказывается на концентрации внимания и принятии решений. Используйте смартфон только урывками: проверяйте электронную почту раз в час или около того, после чего откладывайте устройство в сторону и фокусируйтесь на текущей задаче»{36}.
Возьмите бразды правления в свои руки: проверяйте электронную почту через равные промежутки времени в заранее определенные часы: скажем, в середине утра, после обеда и за пару часов до окончания работы. После чего выходите из почтового ящика и возвращайтесь к основной работе.
Помните: мы сами приучаем людей относиться к нам тем или иным образом. Если вы чувствуете, что становитесь жертвой культурно обусловленной сверхзанятости, источник которого электронная почта, заведите новые правила и привычки. Уведомьте коллег, подчиненных, своего менеджера и всех, с кем переписываетесь, что ответ от вас может прийти не сразу, а спустя несколько часов. В случаях же, когда дело не терпит отлагательств, они всегда могут дозвониться до вас по телефону. Отучите их от мысли, что на каждое свое письмо они незамедлительно будут получать уведомление о доставке и отклик. Не беспокойтесь – они вряд ли огорчатся. В конце концов, количество имейлов, действительно требующих срочного ответа, невелико. На самом деле многие из ваших адресатов наверняка будут благодарны вам за то, что вы избавили их от деспотичного требования отвечать на письма немедленно, и, глядя на вас, сами начнут менять свои привычки в отношении электронной почты.
Примите решение!
После того как вы изменили схему работы с почтой, восстановив контроль над почтовым ящиком, нужно сделать еще один шаг: сократить количество времени на обработку входящих сообщений. Но для этого придется овладеть наукой принятия решений.
Когда мы с Эмили пытались продраться сквозь 13 000 сообщений, скопившихся у нее в папке «Входящие», я начала задавать ей следующие вопросы: «Требует ли это сообщение от тебя каких-либо действий?», «А вот то письмо – оно тебе действительно нужно?», «Ты уже ответила на данное послание?» и так далее. И в каждом случае Эмили останавливалась, перечитывала сообщение и думала над тем, что мне ответить. Она поступала так даже с письмами, которые уже неоднократно перечитала. Стало очевидно: при просмотре входящей почты Эмили старается избегать принятия решений относительно того, что делать с сообщениями дальше. Результат не заставил себя ждать – переполненный и неуправляемый ящик входящей корреспонденции.
Все эти «пылящиеся» послания просто загромождали его, создавая нестерпимый хаос, а все потому, что моя клиентка боялась что-то решить. Говоря словами эксперта в области организации труда Барбары Хэмпхилл: «Хаос = отложенные решения». Иными словами, ключ к более эффективной и оперативной обработке входящей почты лежит в умении быстро принимать решения. И лучший метод здесь – мой «Алгоритм имейл-проворности». Я называю его так потому, что его предназначение – сделать нас проворнее в отношении содержимого нашего почтового ящика. То есть чем быстрее вы определитесь с ним, тем больше времени у вас останется на другие дела в течение дня.
Используйте «Алгоритм имейл-проворности»
«Алгоритм имейл-проворности» – это четырехшаговый процесс: прочтение, решение, действие, хранение. Придерживаясь его, вы сможете максимально быстро просматривать свой почтовый ящик, молниеносно принимая решения, причем от этого они не станут менее точными и выверенными (рис. 9.1).
Рис. 9.1. «Алгоритм имейл-проворности»
Первый шаг алгоритма – прочтение. Шаг вполне очевидный, не так ли?! Скорее всего, вы действительно читаете полученные письма и даже, подобно Эмили, перечитываете их по несколько раз. Но нередко проблема состоит в том, что мы открываем почтовый ящик тогда, когда на самом деле не в состоянии полноценно воспринимать информацию, содержащуюся в посланиях. Например, когда параллельно беседуем с кем-то по телефону, или когда до очередной встречи остается всего несколько минут, или пока стоим в очереди за кофе, или за пять минут до конца рабочего дня. Иными словами, когда мы не в состоянии вникнуть в их суть. А потому впоследствии мы вынуждены тратить драгоценное время на их перечитывание.
Может показаться, что проблема не стоит выеденного яйца, но на самом деле она становится причиной огромных потерь времени и сил. Допустим, к примеру, что вы получаете по 100 писем в день, и на прочтение каждого у вас уходит приблизительно по одной минуте. Стало быть, в целом вам понадобится 1 час 40 минут. Но если у вас не было возможности вникнуть в содержание писем с первого раза, вам придется перечитать их еще раз, израсходовав в сумме уже 3 часа 20 минут.
У вас есть лишние полтора часа в день, которые можно позволить себе потратить впустую? Если нет, то заведите привычку открывать почтовый ящик только при наличии времени и сил на полноценный просмотр корреспонденции, и тогда вам не придется перечитывать ее дважды.
Второй шаг в «Алгоритме имейл-проворности» – собственно принятие решения. Как уже отмечалось, хаос = отложенные решения. Это как раз тот самый этап, когда вы можете предпринять активные действия для предотвращения хаоса, а именно: принять решение по каждому электронному сообщению. Спросите себя: «Это важное письмо? Оно требует от меня каких-нибудь действий?». Как видите, вопросы очень простые и позволяют определиться относительно каждого послания.
На третьем этапе «Алгоритма имейл-проворности» вам предстоит предпринять некие конкретные шаги. Возможно, полученное письмо потребует осуществления определенных действий, например составления ответа на запрос, передачи информации третьим лицам, выделения времени на мероприятие или поиск решения простой проблемы. Если да, тогда у вас есть на выбор три варианта, как поступить (рис. 9.2).
Рис. 9.2. Этапы принятия решения о действиях по конкретному посланию
Первый вариант – последовать девизу компании Nike: «Просто сделай это!». Выберите его, если сможете выполнить поставленную задачу или ответить на заданный вопрос в течение трех-пяти минут, а то и меньше. В конце концов, если вы решите вернуться к письму еще раз чуть позже, то потеряете еще больше времени, так что просто сделайте сейчас то, о чем вас просят, и удалите сообщение из своего ящика и сознания навсегда.
Второй вариант – переслать письмо кому-нибудь другому и делегировать ему полномочия ответить на него. Но тогда понадобится принять решение: кто тот «правильный» человек, которому следовало бы адресовать данное послание. Если это вы, то хорошо, а если нет, тогда передайте письмо далее, причем немедленно. Вы можете переслать его «правильному» человеку (добавив от себя пару слов и объяснив ситуацию) или же написать краткий ответ отправителю, посоветовав ему обратиться к более компетентному в данном вопросе лицу, указав его адрес. В любом случае вы снимете с себя ответственность и сможете с чистой совестью удалить письмо из своего ящика.
И последний вариант, который наверняка подойдет для большинства писем в вашем почтовом ящике, – превратить письмо в задачу. Проще говоря, прочитать послание, решить, какие конкретные шаги следует предпринять по нему, и добавить их в перечень своих задач. Реализуется это просто: достаточно «перетащить» строчку с темой письма в календарь, используя специальную функцию почтовой программы, или сделать соответствующие пометки в своем графике, не выходя из компьютерного приложения. Таким образом вы превращаете письмо в задачу и выделяете под ее выполнение подходящее время. (На сайте www.carsontate.com[26] размещен видеоролик, демонстрирующий, как превращать электронные письма в задачи. Там же можно скачать и краткое руководство, в котором описаны шаги, запечатленные на видео.)
Но как быть, если электронное письмо не требует от вас никаких действий? В таком случае у вас есть два варианта: или сохранить его в архиве, или удалить.
Как же решить, какой вариант выбрать? Я убедилась в том, что известное правило «20/80»[27] вполне применимо и к электронной корреспонденции: большинство людей обращаются только к 20 процентам писем из тех, которые они сохраняют. Остальные 80 процентов остаются в «облаке», продолжая занимать место, хотя никогда не бывают востребованы. А посему, прежде чем заархивировать письмо, спросите себя: может ли оно понадобиться вам снова? Возможно, оно пригодится в каких-нибудь административных или юридических целях? Или в нем содержатся некие конкретные детали по текущему проекту, которых больше нигде не найти? Если да, то сохраните письмо, если нет – удалите.
И наконец, четвертый шаг в «Алгоритме имейл-проворности» – хранение электронных сообщений. По сути, это не какое-то отдельное действие, а завершающий этап алгоритма. Само слово «хранение» должно подсказать вам, что ящик входящей почты не место для скопления кучи ненужной корреспонденции. Лучше держать ее в другом месте. А потому перемещайте письма в один из следующих «ангаров»: в соответствующие папки с файлами, в мусорную корзину, в рабочий календарь или перечень задач.
Применение «Алгоритма имейл-проворности» позволит вам избавиться от хаоса в ящике входящих сообщений и существенно сократит количество времени, уходящего на обработку почты.
Создавайте более эффективные электронные послания
Когда мы добрались до этой стадии работы с электронной почтой, Эмили уже чувствовала себя гораздо спокойнее. Она поверила, что ситуацию можно контролировать. Но еще не все проблемы были решены. Моя клиентка продолжала получать множество дополнительных вопросов по ранее написанным письмам. Нередко одно-единственное письмо, отправленное нескольким членам команды, работающей по определенному проекту, генерировало полудюжину посланий с уточняющими вопросами, каждое из которых требовало ответа, после чего возникала еще череда вопросов, и так в течение недели, а то и больше.
Возможно, вы тоже не раз сталкивались с подобным явлением. Не исключено, что настолько часто, что уже привыкли считать его неотъемлемым побочным эффектом электронной почты. Если вдуматься, то за этим явно что-то кроется. Но что конкретно? Что происходит? Почему ваше простое письмо вызывает такую волну имейлов от его получателей? И почему именно тогда, когда, как вам казалось, вы еще в первом послании сообщили всю необходимую информацию?
Для Эмили данная проблема была постоянным источником разочарования. Она испытывала все более острое чувство раздражения в адрес партнеров по переписке, которые явно были или слишком тупы, чтобы понять ее простые и понятные послания, или чересчур ленивы, чтобы прочитать их и вникнуть в суть.
На самом же деле мучительная ситуация, из-за которой так страдала моя клиентка (как и многие из нас), не столь однозначна. Коммуникация между Эмили и ее сослуживцами действительно проходила негладко, но помехой были вовсе не невежество или леность ее коллег.
Дело в том, что эффективно и внятно доносить свои мысли непросто – независимо от того, какое именно средство общения используется: электронная почта, обычные письма или устная речь. Причина? Просто все мы транслируем и воспринимаем информацию по-разному. А когда обращаемся к такому каналу ее доставки (как электронная почта), который отсекает невербальные «подсказки» – жесты, мимику, тон голоса, – задача адекватной передачи информации еще больше усложняется. Добавьте ко всему и тот факт, что каждый из нас использует электронную среду по-разному. Например, некоторые люди всегда начинают письма с приветствия и заканчивают еще какой-нибудь любезностью, а другие никогда этого не делают. Одни излагают свою мысль в одну строчку, а другие пишут целые романы. Для восприятия и понимания каждого стиля письма требуется отдельный набор «инструментов», а им обладают лишь немногие пользователи. А потому неудивительно, что информация, передаваемая по электронной почте, нередко остается вне пределов внимания получателя сообщения, в результате чего и возникает проблема «зацикливания» обратной связи, столь раздражающая мою клиентку.
Мы с Эмили обсудили неотъемлемые трудности, с которыми сопряжено создание эффективного электронного сообщения, после чего открыли несколько цепочек писем, написанных ею в разное время, чтобы посмотреть на них свежим взглядом. Перечитывая их спустя несколько недель или месяцев, Эмили начала осознавать, что ее индивидуальный стиль продуктивности оставляет глубокий отпечаток на всем, что она пишет. Как уже отмечалось, Эмили – визуализатор, и по ее письмам это было сразу заметно. Составляя имейл, в котором сообщалось о новом проекте, она описывала общую картину, стратегические цели и причины, почему реализация проекта важна для организации. Но при этом упускала из виду ряд основных деталей, столь необходимых адресатам для понимания ее послания, особенно если у них иной стиль продуктивности. Моя клиентка недостаточно четко формулировала, какую именно реакцию и какие ответные действия ждет от получателей сообщения. Даже то, как она адресовала свои имейлы, могло стать причиной возникновения недоразумений. Например, людей, наделенных правом принимать ключевые решения по ее проектам, она включала в строчку получателей копии письма, вместо того чтобы обратиться к ним напрямую.
Чем пристальнее Эмили вглядывалась в свои имейлы, тем больше открывала в них «прорех», которые и становились причиной недопонимания, «зацикливания» обратной связи и в конечном счете – общей неудовлетворенности перепиской.
К счастью, научиться писать более содержательные электронные письма намного легче, чем стать автором бестселлера или великим сценаристом! На самом деле для этого достаточно просто взять привычку при составлении каждого письма отвечать на четыре ключевых вопроса: кто, почему, что и как. И вот как они работают:
• Кто? Этот вопрос на самом деле распадается на два подвопроса: «Кто должен отреагировать, предпринять какие-то действия или принять решение на базе данной информации?». Вставьте имена этих людей в адресную строку письма. «Кто должен быть в курсе данной информации?». Имена этих людей вставьте в строку получателей копии письма.
• Почему? Вернитесь к именам, указанным в строке получателей письма и строке получателей его копии. По каждому из них задайте себе следующие вопросы: «Почему этот человек привлечен к участию в проекте? Почему я пишу ему? Почему его следует уведомить? Почему данная информация нужна ему? Почему она важна для организации в целом?». А затем подумайте, что вам известно об этих людях – об их интересах, потребностях, биографии и стиле общения. Проверьте, насколько тон, стиль и содержание вашего письма им подходят. Представьте, что обсуждаете с ними вопрос в личной беседе, сидя за столом напротив друг друга: какие бы слова вы подобрали, какой тон, жесты?
• Что? Формируя содержание письма, ответьте себе на серию вопросов, включающих в том или ином варианте слово «что»: «Что я хочу сказать этим письмом? В чем его главная цель? На чем строятся его ключевые пункты? Факты? Основные ссылки или данные исследований, которые необходимо указать в письме? Что должен узнать каждый из его получателей?». Не нажимайте кнопку «Отправить», пока не включите в письмо все необходимые детали.
• Как? Спросите себя: «Как я хочу, чтобы отреагировал адресат?». Недвусмысленно заявите об этом в своем имейле. Если есть некий крайний срок, укажите его. Если хотите, чтобы получатель письма вам ответил, так и напишите. Если нужно, чтобы вам прислали конкретные предложения по дате встречи, именам возможных участников проекта, перечень с вопросами или ключевыми идеями, которые необходимо обсудить, другие какие-нибудь данные, попросите об этом. Никогда не полагайтесь на то, что люди сами это поймут, – сообщите им о своих ожиданиях максимально доходчиво.
Не надо нарываться на недоразумения и дополнительные вопросы со стороны коллег. Старайтесь отвечать на вопросы «кто?», «почему?», «что?» и «как?» каждый раз, когда пишете письмо. Таким достаточно простым образом вы гарантируете себе то, что все ваши послания будут правильно поняты получателями и на вас не обрушится поток писем (или телефонных звонков, или визитов) с уточняющими вопросами, поскольку они просто не возникнут.
Далее для сравнения я привожу несколько примеров электронных писем, иллюстрирующих то, как ответы на перечисленные выше вопросы способны внести ясность в их содержание. Посмотрите сначала неотредактированную версию письма, похожего на многие из тех, которые вы, возможно, отправляете или получаете ежедневно.
Тема: Договор
От: Эмили Мэтьюс
Кому: Сью Андерсон
Копия: [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]
Приближается важное событие! Надеюсь, Вы ждете его с таким же нетерпением, как и мы. А теперь о цели письма. Я решила привлечь юридический отдел, учитывая уровень руководителей, с которыми нам предстоит работать по проекту. Как Вы знаете, в конференции инвесторов примут участие лидеры высшего звена. Договор прилагается. Спасибо за уделенное внимание. До скорой встречи.
Если вы чувствуете себя немного сбитым с толку этим посланием, то знайте: проблема не в вас, а в письме. Что это за «важное событие», и когда оно состоится? Зачем прилагается какой-то договор? Какой именно реакции отправитель письма ждет от получателя? Что он должен сделать далее, как ответить? Похоже, придется еще хотя бы раз обменяться письмами, чтобы пролить свет на эти вопросы, и только затем подумать о каких-то конкретных шагах в ответ. Итог: переполненные ящики входящей почты и потерянное время как минимум двух человек, а может быть и больше.
А теперь почитайте отредактированный вариант письма:
Тема: Конференция, посвященная развитию связей с инвесторами. Договор
От: Эмили Мэтьюс
Кому: Сью Андерсон
Копия: [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]
Дорогая Сью,
Мы с нетерпением ждем Ваше выступление на Конференции по развитию связей с инвесторами, которая состоится 15 июня. Так как в мероприятии будут принимать участие руководители самого высокого уровня, я решила привлечь юридический отдел к оформлению официального договора на оказываемые Вами услуги. Договор защит Вас и других руководителей высшего звена, которые приедут на конференцию, от любых возможных претензий материального характера, а также прояснит все вопросы, связанные с покрытием издержек. Для окончательного согласования Вашего участия, пожалуйста, посмотрите приложенный договор, подпишите его и отправьте мне до 30 мая. Если у Вас возникнут какие-либо вопросы по договору, вы можете написать мне или связаться напрямую с сотрудником нашего юридического отдела Дональдом Менгерсом по адресу [email protected].
Спасибо за внимание,
Эмили
Обратите внимание на то, как в тексте второго письма нашли отражение ответы на четыре ключевых вопроса: «кто?», «почему?», «что?» и «как?». Такой подход позволил сделать новый вариант письма предельно понятным. Вопрос «кто?» помог определиться с именами, которые будут указаны в строчках «Кому» и «Копия», а также с приветствием («Дорогая Сью»). Ответ на вопрос «что?» нашел непосредственное отражение и в самой теме письма, и в первом предложении («Мы с нетерпением ждем Ваше выступление…»). Следующее предложение отвечает на вопрос «почему» («Так как в мероприятии будут принимать участие руководители самого высокого уровня…»). А последние два (начиная со слов «Для окончательного согласования Вашего участия…») разъясняют вопрос, «как» именно получателю письма следует поступить далее.
Конечно, на планирование и написание второй версии письма наверняка потребовалось на пару минут больше, чем на составление первой. Однако тем самым вы сэкономили себе гораздо больше времени и сил, которые в противном случае ушли бы на неоднократные возвращения к теме и написание ответов на уточняющие вопросы.
Используйте строку с темой письма для сокращения времени отклика
Когда я училась в пятом классе, наша преподавательница миссис Лич была ярой поборницей составления тематических предложений, обобщающих содержание последующих абзацев текста. Целый год на ее уроках мы только тем и занимались, что сочиняли такие предложения. Даже сегодня, когда я сажусь за написание речи, статьи или главы книги, я слышу голос миссис Лич, вопрошающей: «Карсон, где твое тематическое предложение?!». Я знаю, что, если бы миссис Лич заглянула в мой почтовый ящик и прочитала некоторые из полученных мною писем, она бы открыла рот от удивления, затем бы достала свой красный карандаш и написала на полях: «Тематическое предложение непонятно!».
Конечно, миссис Лич никогда не слышала о существовании электронной почты. Но ее мудрые наставления вполне применимы и в современном мире цифровых технологий. Только формат посланий немного изменился. Сегодня строка темы электронного письма и есть ваше тематическое предложение. От того, насколько четко и ясно она сформулирована, зависит, насколько эффективно вы будете коммуницировать. Если тема понятна, то и качество самих писем, и скорость отклика на них будут выше.
Поэтому, пожалуйста, никогда не позволяйте себе нажимать кнопку «Отправить», если в строке «Тема» вашего письма значится что-нибудь типа «Re: Re:», «Fwd: Fwd:» или какая-то другая ничего не значащая фраза, относящаяся к более ранней переписке. Тема или цель таких писем останется неясной, и вашему адресату придется тратить драгоценные минуты на попытки расшифровать, отсортировать и приоритизировать входящие послания, в процессе чего ваше важное сообщение может затеряться и о нем так больше и не вспомнят.
Убедитесь, что тема вашего электронного письма отражает непосредственный предмет коммуникации, ее цель или желаемый результат. Отвечая на полученное ранее письмо, можете в случае необходимости изменить его тему, чтобы оно стало более понятным и адекватным текущему моменту. Или подумайте об использовании в теме сообщения одного из следующих стандартных выражений:
• Требует принятия мер: ДАТА;
• К сведению: третий параграф, на который ссылался клиент Х;
• Уточнение: ТЕМА;
• Ответить до: ДАТА;
• Не требует ответа;
• Конец сообщения.
В некоторых случаях последний вариант – «Конец сообщения» (или английская аббревиатура EOM) – бывает особенно уместен, например, когда нужно передать очень короткое сообщение. В такой ситуации вы можете вставить его все целиком в строку темы письма и добавить после точки: «Конец сообщения». (Например: «Заседание по вопросам маркетинга переносится на 14 часов вторника. Конец сообщения».) Тогда получателю не придется открывать письмо, и вы сэкономите ему драгоценные минуты.
Когда передовой опыт грамотного заполнения строки «Тема» в электронных письмах распространяется по всей организации, получается значительная суммарная экономия времени и сил. Несколько месяцев назад именно из-за проблем, связанных с огромными объемами входящей корреспонденции, ко мне обратились руководители группы сбыта одной крупной компании по производству потребительских товаров. Я предложила им применить стратегию согласования и стандартизации тем электронных сообщений, что позволило бы сотрудникам быстрее приоритизировать входящие послания и эффективнее использовать свое время. Через три месяца после введения в практику этой рекомендации торговые представители компании стали экономить на административных вопросах по несколько часов в неделю, а скорость отклика на письма клиентов повысилась на 20 процентов.
Перестаньте относиться с пренебрежением к строке темы в электронных письмах и увидите, как взлетит ваша продуктивность.
Сделайте так, чтобы имейл-технологии работали на вас
Свойственный Эмили стиль продуктивности препятствовал эффективному ведению электронной переписки и в еще одном аспекте: как визуализатор, моя клиентка никак не могла проявить необходимую решительность для «списания» электронных сообщений в архив. «С глаз долой – из сердца вон», – гласит пословица. И Эмили боялась, что если письма перестанут каждый раз попадаться ей на глаза, то она забудет о них. А если забудет о них, то может забыть и о людях, их приславших, или о проектах, которых они касались.
Вместе с тем моя клиентка понимала, что не способна эффективно выполнять свою работу и своевременно отвечать на новые письма при наличии в почтовом ящике более 13 тысяч сообщений.
Проблема описывалась следующим образом: технически обусловленная сверхзанятость, приводящая к колоссальным потерям времени, расходуемого на прокрутку старых, не относящихся к делу писем в поисках одного нужного. Решение: сделать так, чтобы способ обработки электронной корреспонденции работал на клиента и его стиль продуктивности.
Давайте присмотримся к различным стилям продуктивности и подумаем, как разнообразные имейл-стратегии и инструменты можно адаптировать к специфике стиля мышления, характерного для людей того или иного типа.
Действуйте проще:ОТТОЧИТЕ СВОЕ МАСТЕРСТВО В НАПИСАНИИ ЭЛЕКТРОННЫХ ПИСЕМЕсли вы приоритетчикКак вы помните, приоритетчики склонны мыслить логически, аналитически, исходя из фактов и оценивая их реалистично и критически. Так что если вы – приоритетчик, используйте в работе с электронной почтой стратегии, которые можно охарактеризовать как логичные и линейные. Стратегии, позволяющие легко собирать необходимые факты и быстро принимать решения. Вот некоторые конкретные рекомендации.
Создайте и используйте правила для приоритизации входящих сообщений.
Все популярные программы для работы с электронной почтой – Outlook, Outlook для Mac, Lotus Notes и Gmail – имеют «мастера настройки правил» или другую подобную функцию, с помощью которой можно легко устанавливать собственные правила для электронной почты и управлять ее потоком. Такая функция – просто находка для приоритетчиков. На самом деле трудно было бы придумать для них более удачный инструмент приоритизации входящих посланий.
Посмотрим, как работают эти правила. Итак, когда вам отправляют электронное сообщение, оно сначала приходит на сервер, предоставляющий вам услугу хостинга, а уже оттуда перенаправляется в ваш ящик входящей почты. По мере поступления письма фильтруются и сортируются в соответствии с установленными правилами. Прелесть состоит в том, что, используя мастера настройки, вы можете разработать собственные правила, строго отвечающие вашим конкретным приоритетам и предпочтениям. Например, вы можете создать правило об автоматическом перемещении всех отраслевых новостных рассылок в определенную папку. Или правило о пересылке всех квитанций о покупках в интернет-магазинах в другую папку. Вы также можете автоматически пересылать на определенный адрес или удалять все сообщения, которые приходят вам во время отпуска. А еще можете создать правило об автоматическом отслеживании всех ваших необработанных или ожидающих ответа запросов. Разрабатывая и применяя такие правила, вы на практике немедленно приводите в исполнение свои решения о расстановке приоритетов, то есть определяете, какие сообщения читать в первую очередь, какие – позже, а остальное за вас делают современные технологии.
Если вы не знаете, какие именно правила стоит создать, выделите немного времени на изучение содержимого ящика входящей почты. Какие паттерны вы в нем замечаете? Какие сообщения получаете ежедневно, еженедельно или ежемесячно? Какую информацию вам хотелось бы видеть сразу по ее приходе? Как автоматизировать часть вашей работы по сортировке писем, их архивации и составлению ответов на них, чтобы высвободить немного времени на выполнение более важных задач? Задавая себе вопросы такого типа и отвечая на них, вы сможете определить, введение каких правил вам необходимо.
Установите числовую квоту, определяющую, какое количество электронных сообщений может содержаться в вашем почтовом ящике.
Как приоритетчик, вы, наверное, склонны фокусироваться на конкретных целях, особенно на тех, которые имеют числовое измерение. Воспользуйтесь этой своей наклонностью и задайтесь целью не допускать скопления электронных сообщений в почтовом ящике выше определенного количества. Так, например, мой клиент Джин установил для себя лимит в 20 писем. В конце каждого дня он прочитывает, обрабатывает и организует свой ящик входящей корреспонденции до тех пор, пока не сводит количество писем, ожидающих решения своей судьбы, до 20 и менее. Наличие такого лимита помогает ему держать ситуацию под контролем, а ежедневное достижение поставленной цели приносит чувство удовлетворения от хорошо выполненной работы.
Ограничьте время, выделяемое на обработку электронной почты.
Приоритетчики, как правило, способны выполнять значительные объемы работы в сжатые сроки. Запрягите эту свою способность, для чего введите лимит времени на обработку почты. Выделите себе всего 30 минут на чтение писем и написание ответов и посмотрите, что произойдет! Когда начнете придерживаться этого строгого временного регламента, удивитесь, насколько быстро умеете читать, обрабатывать и организовывать свои электронные сообщения.
Если вы плановикЕсли вы – плановик, то ваше мышление, несомненно, отличается организованностью, последовательностью, систематичностью и детальностью. Это означает, что вам следует применять стратегии, дающие возможность лучше организовывать и одновременно планировать как свои временные инвестиции в работу с электронной почтой, так и собственно ответы на поступающие сообщения. А вот и некоторые конкретные идеи.
Проверяйте ящик входящей почты по графику.
Как плановик, вы наверняка любите составлять графики и умеете выстраивать работу в соответствии с ними. Используйте эту свою наклонность и в управлении потоком электронной почты. Определите конкретные часы дня, когда будете заглядывать в почтовый ящик. В разные дни недели и разные недели месяца часы могут меняться. Смысл в том, чтобы ввести некий порядок и структурировать время, которое вы тратите на обработку электронной почты. (Этот подход я рекомендую практически всем, с кем мне доводится работать, но лучше всего он подходит плановикам.) В итоге вы увидите, насколько резко повысится ваша эффективность.
При составлении писем используйте строку «тема», чтобы сообщить получателю, каким должно быть его следующее действие.
Плановикам важно очень быстро получать ответы, причем именно так, как они рассчитывали. Используйте строку с темой письма, чтобы сообщить адресату, каких именно действий вы от него ждете. То есть вписывайте в эту строку и саму тему письма, и шаги, которых добиваетесь от получателя, например: «Требует принятия мер: пересмотреть прогноз по объемам продаж на 4й квартал до 16 мая». Таким образом вы гарантируете себе: адресат будет точно знать, что вам от него нужно и к какой дате он должен выполнить ваше поручение.
Организуйте папки в своем почтовом ящике, используя цифры и символы.
Плановики, как правило, любят порядок во всем. Если вы – из их числа, создайте собственную систему упорядочивания электронной почты. Используя различные цифры и символы, вы можете легко адаптировать под себя встроенный в почтовую программу алфавитный принцип организации папок. Посмотрим, как это делается. Представим себе, что в данный момент у вас запущены три очень важных проекта под кодовыми наименованиями «Хендерсон», «Фигуэра» и «Бернстайн» и по каждому у вас создана папка с таким же именем. Вы можете позволить папкам «упасть» туда, куда их закинет алфавитная система сортировки документов в соответствии с их начальными буквами – Б, Ф и Х. А можете вставить цифру перед каждым названием: «1Хендерсон», «2Фигуэра» и «3Бернстайн». В таком случае эти три папки окажутся в самом начале списка папок в вашем архиве электронных сообщений, и уже за ними последуют остальные, ненумерованные папки, выстроенные в традиционном алфавитном порядке. (При этом – заметьте! – как только проект «Хендерсон» будет завершен или по какой-либо другой причине выпадет из вашего перечня приоритетов, вы можете просто убрать цифру перед названием и папка разместится по алфавиту.) Если вставить перед названием папки специальный символ типа «собачки», «решетки», «звездочки» и так далее, то эта папка продвинется еще выше и встанет перед всеми пронумерованными папками. Например, вы захотели создать отдельную папку «Проконтролировать» и складывать туда все сообщения с описанием дальнейших шагов, за выполнением которых вы хотите проследить. Если вы назовете эту папку «@Проконтролировать», то она поднимется на самый верх списка папок в вашем архиве.
Если вы организаторЕсли вы – организатор, то склонны к более экспрессивному и эмоциональному языку и стилю мышления, которые помогают людям чувствовать вашу поддержку. Чтобы выбранные вами стратегии управления электронной почтой соответствовали вашему стилю, они должны увлекать вас, сокращать или минимизировать отвлечение внимания и оставлять время для общения с коллегами. Вот несколько идей, к которым вам стоит присмотреться.
Внимательно подумайте, прежде чем добавить кого-то еще в строку получателей копии письма.
Как организатор, вы любите командную работу. Такая инклюзивная манера действия часто приводит к чрезмерно активной коммуникации с коллегами, продиктованной стремлением поддерживать с ними связь. Помните об этой предрасположенности при составлении черновиков писем и внимательно обдумывайте, кого стоит включить в круг получателей сообщения. Старайтесь не загружать строку «Копия» адресами партнеров, для которых информация, содержащаяся в письме, попадает в категорию «приятно узнать». Вносите только тех, кому действительно «нужно узнать», тем самым вы избежите лишнего захламления почтовых ящиков других людей, как, впрочем, и своего собственного.
Попробуйте во время обработки почты включить себе музыку – веселее будет!
Организатору, который получает удовольствие от общения с людьми, работа с электронной почтой может казаться скучной и неэффективной. Многие люди этого типа вообще сомневаются в ценности электронной коммуникации, потому что она не способна в полной мере удовлетворять их сильно выраженную потребность в межличностном общении. Возьмем, к примеру, одну мою клиентку – классического организатора Эйвори. Она буквально утопала в электронной почте и при этом получала от шефа и торговых партнеров обвинения в черствости, забывчивости и нежелании делиться важной информацией. В чем проблема? Да в том, что электронная почта воспринималась Эйвори как нечто холодное, безликое, обусловливающее колоссальные потери времени. Вот мы с ней и нашли решение, позволяющее сыграть на двух слабостях моей клиентки – к музыке и шоколаду. Теперь каждый раз, когда Эйвори берется за обработку электронной почты, она включает музыку, а после расчистки ящика вознаграждает себя небольшой долькой шоколада. Как видите, довольно просто сделать процесс работы с почтой более приятным и увлекательным.
Создайте и используйте шаблоны для рутинных запросов и задач.
Досадная монотонная работа способна выжать из организатора все соки. Чтобы минимизировать проблему, обзаведитесь серией шаблонов, используя функцию «автотекст» почтовой программы или создав письмо и сохранив его как шаблон с помощью соответствующей функции Outlook и Lotus Notes. (К сожалению, пользователи Gmail пока лишены такой возможности.) И в том и в другом случае, получив сообщение, требующее стандартного ответа, вы сможете быстро отправить шаблонное письмо и избежите необходимости снова и снова набирать один и тот же текст. Внедрение данной системы облегчит и ускорит выполнение ваших обязанностей, чтобы вы могли вернуться к более интересной и увлекательной работе, не игнорируя при этом важные сообщения, заслуживающие развернутого ответа.
Если вы визуализаторЕсли вы – визуализатор, то ваш стиль мышления отличается холистичностью и интуитивностью. Вы сильны в синтезе и интеграции идей, а также в осмыслении общей картины. Поэтому вам нужны имейл-стратегии, которые позволят отслеживать важные сообщения и синтезировать входящую информацию быстро и легко. Ниже описаны приемы, которые вам стоит опробовать.
Введите цветовую маркировку входящих сообщений по отправителю или по теме.
Подумайте, как сгруппировать письма в вашем почтовом ящике по категориям, и задайте для каждого типа сообщений конкретный цвет. Например, вы можете создать правило, по которому письма от вашего шефа будут помечаться красным флажком, сообщения от ключевых клиентов – зеленым, а от основных поставщиков – желтым. (Заглядывая в почтовый ящик, вы будете сразу видеть, какого «цвета» письмо.) Или правило, по которому, скажем, синим будут помечаться сообщения, отправленные только вам, чтобы вы с первого взгляда могли выделить их на фоне сотен других, в которых вы значитесь просто одним из получателей копии письма. Цвет – ваш друг. Позовите его, и он поможет вам быстро отыскивать письма, требующие незамедлительного или своевременного ответа.
Отключите функцию уведомления о поступлении электронной почты.
Какие только звуки не нарушают и не отвлекают наше внимание в офисе! Но самый коварный из них – звук, оповещающий о приходе очередного письма. И особенно он пагубен для визуализаторов, которые легко откликаются на всякого рода раздражители. Не позволяйте техническим устройствам завладеть вашим вниманием. Выключите их, и пусть электронная почта подождет, пока вы не будете готовы почитать ее и ответить на поступившие сообщения. (На самом деле данный прием принесет пользу всем, но особенно важно его применять визуализаторам – от этого их эффективность существенно возрастет.)
Включите режим автопросмотра, чтобы видеть первые несколко строк письма, не открывая его.
Задав нужные настройки отображения писем в ящике входящей почты, вы сократите время на открытие и прочтение сообщений. Включив режим автопросмотра, вы сможете видеть первые несколько строчек письма, не открывая его. Очень часто их бывает вполне достаточно, чтобы решить, как поступить далее с сообщением. Пусть ваши глаза и технический прогресс работают на вас.
Когда я встретилась с Эмили месяц спустя, изменения были налицо. Она чувствовала себя намного свободнее, спокойнее и дееспособнее. Ее коллеги также отметили наступившие перемены. Те, кто до этого жаловался, что Эмили не отвечает на их письма и не выполняет работу в срок, теперь считали мою клиентку человеком ответственным и надежным. И что самое приятное: Эмили снова могла наслаждаться свободным временем по вечерам и уик-эндам. Она даже начала регулярно смотреть игры своей любимой команды New England Patriots по воскресениям – причем не украдкой, сидя за включенным компьютером, как делала еще недавно!
Я не могу гарантировать, что укрощение потока входящей почты изменит вашу жизнь в такой же степени, как это произошло с Эмили. Но я обещаю, что вы заметите разницу и оцените ее. Тем самым вы сделаете еще один шаг на пути к свободе, продуктивности и счастью.
10. Создайте себе пространство для физической и ментальной свободы
Все знают, что покойный Стив Джобс, основатель Apple, был гением дизайна, технологических инноваций и маркетинга. Но вряд ли вам известно, что он, как никто другой, понимал и умел решать проблемы индивидуальной продуктивности.
Когда встал вопрос о строительстве нового здания для штаб-квартиры Pixar – выдающейся киностудии, специализирующейся на компьютерной анимации, к становлению которой приложил руку Джобс, – он выдвинул требование: пространство должно проектироваться с таким расчетом, чтобы туалеты оказались в центре здания. Почему? Джобс хотел, чтобы студия была местом, где процветает креативность, и знал, что энергию для роста она черпает из постоянного случайного взаимодействия людей с различными талантами и интересами. Поэтому он и решил, что туалеты – единственные помещения, которые так или иначе вынужден посещать каждый, – должны находиться там, где пересекаются пути сотрудников самых разных подразделений. Говоря словами журналистки Карлийн Хоун: «Джобс понимал: когда люди вступают друг с другом в контакт, когда встречаются взглядом, возможно все. Вот почему он сделал так, чтобы вы просто не могли отгородиться от остальной части компании»{37}.
Результат получился впечатляющий: сотрудники Pixar трудились по 12 часов в сутки и даже не помышляли жаловаться, потому что им было «на работе нескучно»{38}. Киностудия могла похвастать непревзойденным перечнем коммерческих и художественных достижений: она выдавала на-гора один блокбастер за другим и завоевала больше дюжины «Оскаров».
Pixar – не единственная компания, которая воспользовалась силой толковых архитектурных решений для стимулирования креативности, продуктивности и способности добиваться успеха. Инженеры Motorola покинули свои офисные «ячейки» и перешли работать в открытое пространство, где и создали свою феноменально популярную модель мобильного телефона Razr. Компания – производитель игрушек Fisher-Price выделила специальное помещение, так называемую пещеру, где дизайнеры, инженеры и маркетологи могли собираться и строить прототипы игрушек из пеноматериалов, картона, клея и акриловой краски{39}. Подразделение «Развлечения и устройства» корпорации Microsoft спроектировало студию с прозрачными стенами и открытым рабочим пространством, через которую тянется один центральный хребет, а к нему пристыкованы рабочие станции; вдоль него можно формировать отдельные зоны или адаптировать их к текущим потребностям. При этом все легко реконфигурируется. Каждый сотрудник может включить еще один монитор для собственных нужд или передвинуть свое рабочее место ближе к другому члену команды, с которым в данный момент сотрудничает{40}.
Эти мудрые компании правильно оценивают важность пространства. Продуктивные, увлеченные работой сотрудники не функционируют в вакууме. Им необходимо рабочее место, которое позволит отдать лучшее, на что они способны, – эдакий центр «столпотворения» креативных людей, где бурлят потоки энергии и вдохновения.
Конечно, корпорации, нацеленные произвести очередной продукт на миллиард долларов, – не единственные, кому нужно думать о влиянии пространства на производительность. Каждый человек должен в равной степени осознавать, какой эффект окружающее пространство оказывает на его продуктивность. Вот почему при работе с индивидуальными клиентами я всегда выказываю желание увидеть их рабочее место – хотя бы на фотографии. Я убедилась, что на практике невозможно оказать клиенту полноценную поддержку в достижении им своего потолка продуктивности, если не учитывать реалий той обстановки, в которой он трудится.
Рабочее пространство должно отражать то, кто вы есть и чем занимаетесь
К сожалению, многие люди не желают или не считают себя вправе принимать решения относительно своего рабочего пространства независимо от того, трудятся они на крупную корпорацию либо они предприниматели, фрилансеры или члены небольшой команды коллег. Некоторые просто «поселяются» в выделенной для них «ячейке» или офисе, кое-как пристраивают на столе семейную фотографию и начинают вкалывать. Другие обустраивают себе рабочее место в укромном уголке своего дома, перетаскивают туда ненужный шкаф, кресло или что-нибудь еще из мебели, втыкают в розетку компьютер и лампу и решают, что дело сделано. Количество времени и энергии, затраченных на обустройство своего рабочего места, минимально. Однако гордиться тут нечем, даже наоборот: должно быть стыдно! Потому что инвестиции в переосмысление и перестройку рабочего пространства могут принести огромные дивиденды в виде повышения производительности труда и удовлетворенности жизнью.
Чтобы действовать и впрямь стало проще, необходимо приспособить свое пространство под себя, чтобы оно было отражением вас самих. И для начала нужно подумать над тем, какие виды работ вы выполняете.
Поразмышляйте над тем, какова ваша роль и какие обязанности накладывает на вас ваша должность. Может, вы – руководитель большой команды, проводящий 90 процентов рабочего дня на заседаниях. Или художник по интерьеру, создающий красивую, дышащую спокойствием обстановку в домах людей. А может, вы – менеджер квартального ресторанчика? Или финансовый аналитик в инвестиционном банке или брокерской фирме? В зависимости от того, чем вы занимаетесь, вам приходится решать задачи того или иного типа. Именно тип вашей работы и подскажет вам, как обустроить свое рабочее место.
Возьмем, к примеру, мою коллегу Киру – ведущего тренера с весьма успешной практикой в области консалтинга. Она проводит индивидуальные тренинги для топ-менеджеров иногда у себя, а иногда – у них в офисе, консультируя и помогая им совершенствовать свой стиль управления. Еще она занимается подготовкой семинаров и публикаций, осуществляет различные исследования и выполняет ряд административных задач, связанных с функционированием ее компании. Каждый из этих видов деятельности немного отличается от других и сопряжен с определенными, причем разными требованиями к инструментарию и пространственной среде.
Чтобы создать необходимые условия для работы, Кира реализовала модель, которую мы называем «детский сад».
Моя дочь Иси посещает местное дошкольное учреждение. В ее группе – еще двенадцать трехлеток. Стоит только подумать о подобной «производственной среде», и голова у меня уже идет кругом! Но две учительницы – очаровательные, любящие, милые и очень терпеливые женщины, – похоже, легко справляются с таким количеством малышей. Постепенно я пришла к выводу, что это им удается отчасти благодаря планировке помещения, в котором проходят занятия.
Когда заходишь в «классную комнату» Иси, справа вдоль стены видишь ряд уютных шкафчиков-«домиков» с именами детей. Каждый ребенок оставляет в них сумку, коробку для завтрака, пальто, шапку, перчатки и другие вещи. За шкафчиками расположена кухня, конечно, игрушечная, в которой есть две плиты, холодильник, набор пластиковых муляжей продуктов и тележка для покупок. Далее идут стеллажи с разными кубиками и игрушками-головоломками. За ними следует зона для переодевания, которая полностью заставлена большими корзинами со всевозможными сказочными костюмами.
Затем начинается зона для чтения. Полки вдоль стены забиты книгами, вокруг стоят мягкие кресла-пуфы для читателей. Рядом расположена зона сбора в круг и висит доска объявлений. В центре расставлены столики и стулья, за них дети садятся, когда рисуют, лепят из пластилина или же обедают или перекусывают.
Как видите, комната разбита на зоны в зависимости от вида деятельности или игры и каждая зона оборудована всеми необходимыми предметами для выполнения той или иной конкретной задачи. Книги не держат на кухне, бижутерию и прочие аксессуары к костюмам не хранят вместе с пазлами. У каждой вещи есть свое место, и там она находится. Дети знают, где взять игрушки, и легко могут вернуть их на место, когда игра закончится.
Это и есть пространственная модель типа «детский сад» в ее лучшем виде – простая, рациональная и эффективная.
Конечно, помещения в детском саду, как правило, просторные, в них много места для различных специализированных ниш. Мало кто из взрослых располагает на работе такими большими площадями. Однако вам не придется оккупировать угловой кабинет президента компании, чтобы трудиться в хороших условиях, – достаточно просто переоформить свое рабочее место таким образом, чтобы ничто не мешало вам эффективно исполнять свои обязанности. Мне кажется, я уже перепробовала все возможные типы производственной среды и могу клятвенно заявить: любое пространство любого размера и вида можно перестроить под себя.
Вот как моя коллега Кира адаптировала модель детского сада к своим нуждам. Справа от ее рабочего стола стоят два расположенных друг напротив друга уютных кресла, которые она использует при проведении индивидуальных тренингов с клиентами. Рядом находится небольшой столик с телефоном, ей он необходим для удаленных тренингов. Слева от двух кресел возвышается солидный книжный шкаф. В нем хранятся все рабочие материалы, а также книги, которые Кира любит читать, отдыхая в одном из кресел. За ее столом виднеется маленький столик, это технологическая зона, поскольку на нем разместились компьютер и принтер. Кира старается очищать поверхность письменного стола от всего лишнего, так как именно на нем она выполняет большую часть работы по подготовке семинаров. Как видите, для каждого вида деятельности у нее выделено свое место, оборудованное всем необходимым.
Модель детского сада применима не только к архитектурному пространству. С некоторыми вариациями она может быть использована и при построении мобильного офиса и даже рабочего портфеля. Возьмем, к примеру, Джейсона. Он – предприниматель, причем крутится в разных сферах бизнеса: у него собственная девелоперская компания, специализирующаяся на коммерческой недвижимости, а еще он занимается строительным менеджментом, управлением недвижимостью, а также держит бар и картинную галерею, совмещенную с кафе. И всем этим он руководит из своего, как мы с Джейсоном говорим, «всем портфелям Портфелища».
Более 90 процентов рабочего времени Джейсон тратит на проезд от одного объекта недвижимости до другого и обход с клиентами больших коммерческих зданий. Мы с ним разработали планировку его Портфелища, позволяющую моему клиенту постоянно повсюду носить с собой все, что ему необходимо для продуктивности.
У Портфелища есть свои специализированные зоны для каждого вида деятельности, которой занимается Джейсон, имеющие форму карманов, папок и пластиковых конвертов. Во внешнем кармане Джейсон держит сотовый телефон – самый важный и часто используемый инструмент, а также ручки и блокноты для записей. Зарядное устройство для телефона аккуратно свернуто и обтянуто крепкой канцелярской резинкой.
Центральное отделение Портфелища состоит из трех отдельных карманов. В кармане посередине Джейсон хранит ноутбук вместе со шнуром питания и аксессуарами в маленьком пластиковом пакете. В левом кармане он держит записную книжку с генеральным TASK-перечнем, еще несколько ручек и маркер. В правом кармане находятся пластиковые папки с наклеенными на них именами клиентов, запасные папки и еще один блокнот. Таким образом, пространство Портфелища прекрасно адаптировано к разнородной деятельности Джейсона и содержит все необходимые инструменты для каждого типа работ, которые доводится выполнять.
И Джейсон, и Кира сконфигурировали свое рабочее пространство так, чтобы оно максимально соответствовало их деятельности. Оба следовали одному и тому же основному принципу: создать индивидуализированные рабочие зоны, оборудованные так, чтобы в них было удобно выполнять конкретные типы работ. Но при этом их решения отличаются друг от друга кардинальным образом, потому что у них совершенно разный образ жизни. Вам также необходимо продумать и найти собственное решение для организации рабочего пространства, которое будет подходить именно вам и вашему стилю ведения дел.
Адаптируйте рабочее пространство к своему стилю продуктивности
Итак, вы должны обустроить рабочее пространство в соответствии со своим стилем продуктивности.
Когда человек заходит в офис и учебную студию Кристины, у него возникает ощущение, что он знает ее давно, настолько царящая там атмосфера отражает вкусы хозяйки помещения. Кристина – эксперт в области коммуникаций, специалист по публичным выступлениям, а по стилю продуктивности – организатор. Ее офис и студия находятся в старой части города, в красивом здании бывшего пакгауза, в котором сохранились оригинальные полы из твердой древесины, стены из неоштукатуренного кирпича и высокие потолки с открытыми балками.
Когда ни зайдешь в офис Кристины, там всегда играет музыка – джаз или легкая классика, – а помещение залито теплыми лучами напольных и настольных светильников. Одна из стен окрашена в яркий синий цвет, а остальные увешаны подлинными произведениями искусства и фотографиями, на которых Кристина запечатлена с друзьями и коллегами. Сразу за дверью на столике лежат экземпляры последней книги Кристины и брошюры с информацией о ее фирме. В центре студии установлен огромный, сделанный на заказ П-образный стол, какие можно увидеть в конференц-залах. Однако его легко перенастроить для работы маленькими группами. Все кресла в офисе большие, плюшевые и очень удобные.
Рабочее пространство Кристины не только весьма функционально и в полной мере помогает ей в ежедневной работе, но и подогнано под ее основной стиль продуктивности.
Давайте, глядя на сильные стороны различных стилей продуктивности, подумаем, как их учесть при обустройстве рабочего пространства.
Действуйте проще:АДАПТИРУЙТЕ СВОЕ РАБОЧЕЕ ПРОСТРАНСТВО ДЛЯ МАКСИМАЛЬНОЙ ПРОДУКТИВНОСТИЕсли вы приоритетчикПриоритетчики умеют эффективно работать, аналитически мыслить и лаконично высказываться. Они всегда сконцентрированы на результате и действуют по-деловому, сводя идеи к самой сути и отсекая все лишнее.
Советы по оформлению пространства:
• Стремитесь к тому, чтобы все в вашем рабочем пространстве говорило: здесь трудится профессионал.
• Уберите все ненужные украшения, аксессуары и произведения искусства.
• Ищите во всем чистые, функциональные линии.
• Выбирайте мебель с простыми, четкими и тонкими формами.
• Добавьте источники яркого, мощного света.
• Поддерживайте чистоту и порядок на столе.
• Сведите к минимуму визуальный «шум».
Если вы плановикПлановики – люди организованные и практичные, у них всегда все структурировано и упорядочено. Они – выдающиеся разрешители проблем. Это означает, что они осмотрительны, консервативны и способны мастерски составлять и претворять в жизнь эффективные планы.
Советы по оформлению пространства:
• Стремитесь к тому, чтобы ваше рабочее место выглядело достаточно традиционно.
• Уберите с глаз долой все ненужные и непрактичные предметы.
• Разработайте для себя рациональную планировку с несколькими неброскими декоративными элементами.
• Поддерживайте хорошую организацию и порядок, не допускайте появления лишних предметов.
• Сведите к минимуму личные вещи, которые могут привносить визуальный «шум».
• Выбирайте подчеркнуто функциональную мебель, эстетическая привлекательность вторична.
Если вы организаторОрганизаторы настроены на сотрудничество, экспрессивны и эмоциональны. Если вы – организатор, то никогда не встречаетесь с незнакомцами – только с новообретенными друзьями. Ваше присутствие стимулирует командный труд – вы отлично умеете налаживать контакты с людьми ради выполнения поставленных задач.
Советы по оформлению пространства:
• Создайте гостеприимную, приветливую атмосферу.
• Используйте теплые цвета и мягкий свет.
• Наполните рабочее место памятными вещицами и личными фотографиями.
• Выберите аксессуары, которые придадут пространству черты вашего характера.
• Подбирайте удобную и легко перемещаемую мебель, чтобы ее можно было переставлять в случае проведения переговоров или выполнения совместных работ.
• Включите музыку, зажгите ароматическую свечу или привнесите в пространство другие элементы, которые стимулируют все пять органов чувств.
Если вы визуализаторВизуализаторы – мечтатели, они умеют мыслить масштабно, играть концепциями и наслаждаться совмещением несопоставимых данных и задач. Это означает, что креативные, инновационные идеи для них – норма. Им нравится исследовать новые горизонты, они постоянно задаются вопросом «Что далее?».
Советы по оформлению пространства:
• Продумайте внутреннее убранство так, чтобы оно получилось красочным, разнообразным и эстетически притягательным.
• Мебель выбирайте неофициальную, непарадную, нетрадиционную, не жестко структурированную.
• Украсьте помещение оригинальными предметами и произведениями искусства.
• Сделайте акцент на пространстве и свете.
• Позаботьтесь о наличии места, где можно расположиться и предаться мечтам, творчеству и генеральному планированию.
• Добавьте забавные вещицы, которыми можно полюбоваться и поиграть.
• Наполните помещение памятными для вас сувенирами и уникальными коллекциями.
Однако, как я уже неоднократно подчеркивала, многие люди сочетают в себе качества, характерные для двух и более стилей продуктивности. Вы можете обнаружить, что хотели бы совместить в своем офисе элементы дизайна, рекомендуемого для разных стилей. Так действуйте! Важно одно: чтобы рабочее место было удобным, заряжало энергией и делало вас продуктивными в любых ситуациях, какую бы работу вы ни выполняли в тот или иной момент.
Подберите и используйте тот инструментарий для организации пространства, который вам подходит
Когда мы говорим «производственная среда», мы подразумеваем не только отделку интерьера, светильники, мебель. Данное понятие включает в себя также и все организационные инструменты и канцелярские принадлежности, которые использует человек, – начиная с папок и настенных календарей и заканчивая компьютерными программами и приложениями для мобильных устройств. Весь этот инструментарий оказывает огромное влияние на вашу производительность и может работать как на, так и против вас. Однако, как и при планировке офиса, многие люди не задумываются о том, какие именно «орудия труда» им бы пригодились, и даже те, что у них есть под рукой, они не пробуют адаптировать к своим нуждам. Они просто мирятся с тем инструментарием, которым их снабжает фирма-работодатель, или продолжают применять системы, освоенные много лет назад. Так или иначе, результат один: тяжелая форма технически обусловленной сверхзанятости. Такие люди ежегодно тратят бессчетное количество часов на то, чтобы заставить нефункциональные инструменты работать на них, и в лучшем случае просто терпят поражение в этой заведомо проигранной битве.
Не следует идти на компромисс, когда речь идет об орудиях труда, якобы предназначенных для повышения продуктивности, но на самом деле не отвечающих вашим потребностям. Сегодня рынок переполнен канцелярскими принадлежностями и инструментами для организации труда, что одновременно и упрощает, и усложняет задачу поиска оптимальных для себя. Наличие такого огромного выбора способно запутать и парализовать кого угодно. (Кто бы подумал, что одних только зажимов для бумаг существует сотни видов – самой разной формы, цвета и размера?!) Но подобное обилие возможных вариантов означает также и то, что, какими бы необычными и уникальными ни были ваши предпочтения, вы наверняка найдете инструменты, идеально подходящие именно вам. Иными словами, вы сможете создать собственную рабочую систему, которая упростит ваш труд, и тогда прежние муки и проблемы покажутся вам страшным сном.
При выборе инструментов для организации труда опять-таки постарайтесь исходить из своего стиля продуктивности. У людей с разными стилями разные потребности и предпочтения, в том числе и в отношении инструментов, предназначенных для оптимизации деятельности. Давайте-ка приглядимся к различным стилям и опробуем ряд инструментов, которые могут оказаться полезными в каждом конкретном случае.
Действуйте проще:ВЫБИРАЙТЕ ИНСТРУМЕНТЫ, КОТОРЫЕ БУДУТ РАБОТАТЬ НА ВАСЕсли вы приоритетчикКак подходить к выбору инструментария для повышения продуктивности
Ваши инструменты должны способствовать повышению результативности труда и быть легко доступными в любое время, но при этом не загромождать пространство и не создавать визуальный «шум». Используйте свою любовь к техническим устройствам, присмотритесь к каждому имеющемуся девайсу и спросите себя: «Что еще этот гаджет может сделать для меня?». Например, найдите время и поизучайте свою почтовую программу, поэкспериментируйте с кнопками быстрого доступа и встроенными функциями для повышения эффективности, запомните самые интересные клавишные комбинации, которые способны ускорить выполнение задач. То же самое проделайте и с любимым текстовым редактором, и с программой для работы с электронными таблицами.
Полезные советы
Вы цените постоянство и последовательность, а инструменты, которые вам мало подходят, не дают вам сосредоточиться на работе. Избегайте ярких цветных пятен, отвлекающих внимание, – пусть ваши ручки, папки, зажимы для бумаги и блок-кубики со стикерами будут одного цвета. Подумайте о том, чтобы окружить себя простыми предметами светлых тонов – наверняка они будут меньше раздражать вас. Сделайте достаточно большой запас блокнотов и тетрадей в линеечку, чтобы не оказалось вдруг, что они закончились. Обзаведитесь книжными полками и картотечными шкафами и разложите в них расходные и рабочие материалы, чтобы поверхность стола всегда оставалась чистой.
Если вы плановикКак подходить к выбору инструментария для повышения продуктивности
Ваши инструменты должны поддерживать вас в стремлении к структурированности и организованности и таким образом повышать вашу эффективность. Магазины канцелярских принадлежностей и офисной мебели – ваши излюбленные места для шопинга, потому что вы пылаете страстью ко всему, что способствует хорошей организации. Однако остерегайтесь привычки в избытке запасаться различными канцтоварами, такими как зажимы для бумаги, ручки, папки и тетради, потому что они будут загромождать вашу рабочую среду и скорее снижать, нежели повышать эффективность.
Полезные советы
Используйте свою врожденную любовь к организованности и постарайтесь обзавестись офисными материалами только правильного типа. Например, найдите папку подходящего размера, в которой можно хранить квитанции, и заплатите немного больше, но купите вещь из пластика, потому что она прочнее и вынесет все тяготы ваших рабочих будней. Вложитесь в высококачественные контейнеры и разделители для ящиков – они помогут вам обустроить свое рабочее пространство и упростят работу. Машинка для печати этикеток тоже может стать вашим лучшим другом – наклейте с ее помощью этикетки на все папки, контейнеры и даже полки. Плавные обводы и единообразный шрифт наклеек покажутся вам привлекательными.
Если вы организаторКак подходить к выбору инструментария для повышения продуктивности
Ваш инструментарий должен нравиться вам и визуально, и тактильно. Для вас очень важно, прежде чем что-либо купить, взять это в руки, пощупать, почувствовать. Масса, толщина и фактура ручки имеют для вас значение, как, впрочем, и цвет, и вес обложки тетради. (Одна из моих коллег говорит, что обложка тетради, в которой она ведет свой генеральный TASK-перечень, на ощупь напоминает шелковое масло, и все знают, как ей нравится гладить ее.) Если вы заказываете канцелярские принадлежности по интернету, узнайте условия возврата товара, предоставляемые поставщиком, потому что когда вы возьмете покупку в руки, она вам может не понравиться.
Полезные советы
Важно, чтобы инструменты для организации труда радовали глаз. Если предмет покажется вам несимпатичным, вы не будете им пользоваться. Ищите новинки среди офисных товаров с уникальными и визуально привлекательными характеристиками. Подумайте о варианте с цветными канцелярскими принадлежностями – яркими папками, зажимами для бумаги, корзинами и контейнерами. Затем создайте себе цветовую схему, в которой документы по различным видам работ, проектов или клиентов будут оформлены в разных тонах. Ваш офисный инструментарий должен также поддерживать вашу тягу к сотрудничеству. Используйте программы типа Skype или GotoMeeting, чтобы во время разговора с коллегами, клиентами и продавцами еще и видеть их. Узнайте, какие опции для обмена файлами предоставляют ваши технологические платформы, выберите те из них, которые удовлетворяют вашему чувству прекрасного, и наслаждайтесь ими.
Если вы визуализаторКак подходить к выбору инструментария для повышения продуктивности
Ваши офисные принадлежности должны оказывать вам нужную помощь, когда вы будете жонглировать идеями, изучать перспективы и фокусироваться на работе, имеющей для вас наивысший приоритет. Используйте нелинованную бумагу, нелинованные тетради, большие белые доски и цветные ручки и маркеры, чтобы наглядно представлять свои идеи и запечатлевать находки. Не забывайте поддерживать достаточно большие запасы блок-кубиков с многоцветными листочками, чтобы в любой момент можно было обклеить ими стены, двери и белые доски – это замечательный способ перенести игру с идеями в материальный мир.
Полезные советы
Держите свою работу по проекту там, где она всегда будет у вас на виду. «С глаз долой – из сердца вон» – эти слова, должно быть, сказаны о вас. Попробуйте складывать папки в цветные корзины, а не в шкаф, и используйте прозрачные пластиковые контейнеры для хранения расходных материалов.
Читать бесплатно другие книги:
