Работай легко. Индивидуальный подход к повышению продуктивности Тейт Карсон

Вы стоите в душе, только что нанесли на волосы шампунь и вдруг вспоминаете, что забыли позвонить своей сестре Кейтлин по поводу организации обеда в честь годовщины свадьбы ваших родителей. Почему эта мысль пришла вам на ум именно сейчас? Почему не подумали раньше, когда телефон был под рукой? К тому времени, когда вы обсохнете и оденетесь, вашу голову посетят еще полдюжины разных мыслей и сотрут из памяти «зарубку», напоминающую, что нужно позвонить сестре, и об этом вы в то утро больше не вспомните.

Позже, как только доберетесь до офиса, в вашу открытую дверь заглянет кто-нибудь из коллег. «Какие у нас последние новости по проекту Каллахана? – огорошит он вас вопросом. – Я как раз иду наверх, а Джим, ты же знаешь, обязательно спросит об этом».

Вас как водой окатит. Вы собирались поговорить с людьми Каллахана еще вчера, но так и не выдалась свободная минутка. «Подожди секундочку, – взмолитесь вы, хватаясь за трубку телефона. – Может, мне удастся связаться с ними сейчас».

После того как рабочий день закончится, вы поспешите в магазин за продуктами, а оттуда – домой, где вас ждут не дождутся дети и няня. Но попадете в пробку – вечерний час пик! И тут-то вспомните, что забыли купить молоко. А уже и так опаздываете. Да еще все светофоры, похоже, сговорились против вас – повернуть обратно нет никакой возможности. Почему же ваш мозг не напомнил вам о молоке, когда вы находились в молочном отделе и брали с полки йогурт?!

Во всех трех случаях причина одна: ваш мозг не годится на роль перечня дел.

Ученые доходчиво объясняют, как на практике функционирует наш мозг. Реальность такова: чем меньше информации вы будете сохранять в уме одновременно, тем лучше. Как только вы попробуете удержать в голове целую кучу идей, память начнет подводить вас. Верите вы или нет, но оптимальное число идей, которые можно хранить в уме одновременно, варьируется от трех до четырех – но никак не семь, десять или двадцать.

Что это означает для сверхзанятых людей XXI века? Выводы однозначны. Во-первых, нужно посчитать весь набор проектов, над которыми вы трудитесь в офисе, в том числе отдельные хоть и небольшие, но важные задачи, связанные с каждым из них. Затем к ним следует добавить все срочные и не очень вопросы, которые предстоит обсудить с массой коллег, сотрудников, менеджеров, клиентов, поставщиков и прочих заинтересованных в вашей работе лиц. Ко всему этому необходимо приплюсовать еще множество всякой всячины, требующей времени и внимания (обязательства по отношению к членам семьи, дружеские встречи и общественные мероприятия, рутинные операции, связанные с личными финансами, хлопоты по домашнему хозяйству, планирование отпусков и каникул). А сверху «накинуть» все то, что вам, возможно, просто хочется сохранить в памяти, потому что оно обогащает вашу жизнь: статью, которую посоветовал почитать друг, с нетерпением ожидаемое телешоу, художественную выставку, вызвавшую шквал восторженных откликов… Сложите все перечисленное вместе, и станет предельно ясно, почему не стоит полагаться на естественные функции своего мозга. Каждый из нас пытается удержать в уме бесконечные перечни первооочередных дел, тем самым перегружая свою память. Что-что, три или четыре идеи? А три или четыре сотни не пробовали?!

Итак, что можно сделать в такой ситуации? Как улучшить функционирование мозга и повысить продуктивность, чтобы перестать чувствовать себя настолько перегруженным? Решение проблемы начинается с пересмотра вашего списка дел.

Создайте свой генеральный TASK-перечень[21]

Я почти уверена, что вы уже подумали: «Так у меня есть перечень дел. Зачем мне его переделывать? К чему эта лишняя работа, если я хочу упростить себе жизнь, а не увеличивать нагрузку!».

Если вы отреагировали именно так, то это вполне объяснимо. Но дело вот в чем: ваш список дел может затруднять вашу работу, а вовсе не помогать в ее выполнении. Спросите себя:

• Ваш перечень дел выдерживает проверку на прочность в условиях реальных трудовых буден?

• Насколько точно и в полной мере он отражает все ваши обязательства, задачи и проекты?

• Помогает ли он вам эффективно использовать каждую минуту при выполнении работы?

• Вы можете, заглянув в список дел в паузе между заседаниями, действительно найти, выбрать и выполнить какую-нибудь задачу в те немногие свободные минуты, которые вам случайно подвернулись?

Если вы ответили «нет» хотя бы на один из этих вопросов, пора пересматривать перечень дел. Неадекватность инструментов, используемых вами для организации своей жизни и поддержания ориентации на достижение ключевых целей, на самом деле тормозит вас, превращая в жертву сверхзанятости, обусловленной техническим прогрессом. Речь идет о том виде занятости, от которого мы страдаем по одной простой причине: нехватке знаний о системах, способных разгрузить нас.

Цель в данном случае двойная. Во-первых, перестать использовать свой мозг в качестве хранилища информации и уведомителя о ней. И во-вторых, обзавестись инструментом, который позволит вам быстро просматривать то, что необходимо сделать, и выполнять нужную работу.

Итак, пришло время создать свой генеральный TASK-перечень.

Но осуществим мы это в четыре этапа: Think (думать), Act (действовать), Sort (сортировать) и Keep (хранить).

Начнем с этапа № 1: Think – разберемся со своими мыслями.

Помните сценарий, который я набросала в начале главы? Я описала типичный день, когда сонмы «над» – это надо и то – выскакивали в вашем уме, как зерна воздушной кукурузы в машине для попкорна, причем, как правило, в самый неподходящий момент. Если данный сценарий показался вам знакомым, то вам необходимо очистить «кеш» своей памяти и избавиться от синдрома «попкорновых мозгов». Помните: ваш мозг не годится на роль носителя бесконечно длинного перечня задач. Не просите его о том, что ему неподвластно. Не стоит пытаться идти против природы – природа побеждает всегда. Задача в другом: использовать свой мозг для того, чтобы придумывать идеи, а не припоминать их, – как верно заметил Дэвид Аллен, которого я уже цитировала.

Чтобы перестроить свой список дел, вам предстоит выполнить несколько шагов, причем первый придется осуществлять в два приема. Итак, для начала потребуется тотальная разгрузка мозга. Подумайте обо всех своих личных и профессиональных задачах. Представьте, как берете и переворачиваете свой мозг вверх дном и вытряхиваете все его содержимое на бумагу, белую доску или в компьютерную программу – в общем-то неважно, на что именно. Некоторые мои клиенты на данном этапе заполняли по несколько блокнотов или небольших тетрадей, составляли необозримые таблицы Excel или переводили такое количество листочков из блок-кубиков, что акции компании 3М[22] наверняка выросли хотя бы на пару пунктов. Не переусердствуйте, просто выберите наиболее удобный для себя инструмент. Цель – вытащить из своей головы все задачи и идеи и перенести их в материальный мир.

Не беспокойтесь о порядке, в котором они будут выстраиваться. Совершенно необязательно, чтобы в их очередности прослеживалась какая-то логика. Если вы похожи на большинство людей, то ее и не будет. Личные задачи, профессиональные, общественные, неформальные, краткосрочные, долгосрочные – валите все в кучу в той последовательности, в которой они приходят вам на ум. Подобная мешанина – нечто абсолютно нормальное.

Ниже приведен примерный перечень дел, который должен послужить «спусковым крючком» процесса разгрузки вашего мозга и помочь извлечь все, что может прятаться в уголках вашей памяти.

Примерный перечень дел для разгрузки мозга

• Проекты – начатые, но незавершенные.

• Проекты, которые необходимо запустить.

• Обязательства/обещания, данные другим людям, в том числе:

– коллегам;

– шефу;

– клиентам;

– потенциальным клиентам;

– другим знакомым / партнерам по работе;

– общественным организациям;

– второй половинке;

– детям;

– родителям;

– друзьям.

• Встречи, которые необходимо организовать и/или о которых следует попросить.

• Поручения, которые необходимо выполнить.

• Домашние дела:

– отдать в починку;

– текущая поддержка;

– необходимые покупки.

• Книги, фильмы, другое, что нужно прочитать и/или посмотреть.

• Административные вопросы:

– электронная почта;

– текстовые сообщения;

– социальные сети;

– голосовая почта.

• Вопросы, которые остаются открытыми или по которым ожидается решение других людей:

– делегированные задания;

– информационные запросы;

– задачи и/или проекты, которые необходимо выполнить.

• Исследования.

• Предстоящие личные события, в том числе:

– особые даты;

– дни рождения;

– праздники;

– путешествия;

– отпуск;

– общественные мероприятия;

– неофициальные мероприятия:

культурные,

спортивные.

На выполнение такой разгрузки мозга у вас уйдет примерно от 15 минут до 2 часов и более – в зависимости от того, сколько «попкорна» скопилось в вашей голове. Попробуйте превратить это упражнение в развлечение или хотя бы сделайте его приятным: налейте себе чашку бодрящего напитка, включите любимую музыку, используйте раритетную ручку, зажгите ароматическую свечу – в общем, вы сами знаете, что в вашем случае работает лучше.

Только одно небольшое предостережение. В какой-то момент процесс разгрузки мозга может перейти в катание по эмоциональным «американским горкам», спровоцировать у вас целый спектр самых разных чувств и мыслей. Возможна такая реакция: «О Боже! Эта работа меня похоронит! У меня в списке 300 с лишним дел! Мне их в жизнь не переделать! Зачем я вообще за это взялся? Как я мог допустить такое?!». Не исключена и другая крайность: «Надо же, как здорово! Как будто кто-то выбил затычку и выпустил пар из автоклава в моем мозгу. Неимоверное облегчение! Теперь я свободен!».

Не позволяйте эмоциональным колебаниям, которые будете испытывать, отбить у вас желание продолжать. Прокатитесь по горкам до конца! Обещаю вам, что безумные перепады настроения прекратятся. Не теряйте концентрации и помните о конечной цели: научиться действовать просто, эффективно и рационально. Практически невозможно расставлять приоритеты, составлять планы и успешно их выполнять, когда все свои задачи вы держите в голове. Выпустите их во внешний мир – освободите свой мозг, чтобы он мог заниматься тем, что у него получается лучше всего, – продуктивной работой.

А теперь вторая часть этапа Think. Помните, как вы формулировали R.E.A.D.Y.-цели в пятой главе? Чтобы осознать их и составить дорожную карту их достижения, необходимо провести разгрузку мозга по каждой цели.

Так что доставайте список своих R.E.A.D.Y.-целей, посмотрите на первую из них и подумайте обо всем, что следует сделать для ее достижения. Обо всем-всем! Новые задачи, которые пришли вам в голову, добавьте к пунктам уже созданного по итогам разгрузки мозга документа, белой доски или компьютерного файла. Смысл ваших действий тот же, что и прежде: освободить мозг от всех «над» и мыслей, связанных с R.E.A.D.Y.-целями. (На рис. 7.1 представлен фрагмент типичного примера разгрузки мозга. Конечно, у вас все будет выглядеть несколько иначе – двух одинаковых разгрузок мозга не бывает!)

Рис. 7.1. Разгрузка мозга Марка (фрагмент)

По завершении разгрузки мозга вы заметите, что шум в голове начал стихать. Теперь ваш мозг свободен от обязанности хранить в себе все ваши мысли и задачи. Однако то, что вы доверили бумаге или занесли в компьютер, находится в формате, совершенно непригодном для применения на практике. На самом деле то, что у вас сейчас есть, – всего лишь огромное неупорядоченное месиво. Его предстоит привести в вид, удобный для использования в целях повышения вашей продуктивности.

Итак, перейдем к этапу № 2: Act – этап фиксации действий.

Просмотрите свои записи по итогам разгрузки мозга. Что-нибудь бросилось вам в глаза?

Первое, на что многие обращают внимание, – это то, что на самом деле они составили перечень проектов, а не шагов по их выполнению. Проект, как правило, представляет собой масштабную задачу, которую вы на себя взваливаете. Она может потребовать реализации целого ряда действий и отнять много дней, недель и месяцев. Для наглядности приведем несколько примеров проектов.

• Закончить презентацию в PowerPoint к предстоящей встрече с клиентом.

• Запланировать выездное заседание лидеров команды.

• Организовать праздничный базар для церковного прихода.

• Очистить чердак от хлама.

С перечнями дел, однако, нередко возникает одна существенная проблема: достаточно взглянуть на длиннющий список проектов и задач, и вы буквально впадаете в ступор. Когда я сталкиваюсь с подобным перечнем, я нередко просто откладываю его в сторону и бросаюсь на поиски какого-нибудь более легкого занятия: начинаю читать любимые блоги или посещать интернет-магазины – и вот меня уже затягивает в бездну промедления и прокрастинации.

Во избежание подобной ситуации вам необходимо пройти через этап Act: четко сформулировать дальнейшие действия по каждому пункту перечня, составленного вследствие разгрузки мозга. Это как раз и будут те конкретные шаги, которые вам следует предпринять для реализации своих проектов. Каждое действие должно быть достаточно четко определено, чтобы вы понимали, что именно от вас требуется. Вместе с тем эти действия не стоит расписывать чересчур подробно, а не то они покажутся слишком трудоемкими и вызовут шок. Существует два типа конкретных действий: программные и очередные. Первые обычно описываются желаемым результатом, предполагающим осуществление нескольких шагов для его достижения. А вот вторые – самые что ни на есть физические, зримые действия, которые необходимо выполнить, чтобы продвинуться вперед.

Даю подсказку: все практичекие шаги, как правило, начинаются с глагола действия. Формулировка типичного программного проекта может начинаться с таких глаголов, как «завершить», «изучить», «выяснить», «разрешить», «утвердить», «произвести», «поставить», «установить». Описание же типичных очередных действий обычно включает глаголы «позвонить», «купить», «очистить», «набросать», «написать», «заполнить», «проверить», «поговорить».

Ваша цель – превратить каждый пункт перечня, составленного по итогам разгрузки мозга, в конкретное действие или череду конкретных действий. Иными словами, сделать так, чтобы вам не приходилось думать, какие именно шаги следует предпринять далее. Необходимо, чтобы вы могли сразу же приступить к решению задачи.

Возьмем, к примеру, такой проект, как «Закончить презентацию в PowerPoint для предстоящей встречи с клиентом». Его можно превратить в следующую череду конкретных шагов:

• позвонить Стейси, чтобы она обновила для презентации статистику по продажам;

• договориться о встрече с Греем из компьютерного отдела, чтобы он помог с созданием анимации для первого и последнего слайдов презентации;

• обновить и проверить слайды со статистикой о продажах, а также первый и последний слайды;

• отправить презентацию Сью, Полу и Говарду с просьбой высказать свое мнение и предложения;

• внести в презентацию поправки с учетом рекомендаций Сью, Пола и Говарда;