Работай легко. Индивидуальный подход к повышению продуктивности Тейт Карсон
Помните о необходимости индивидуализировать выбранные вами тактики. Сначала посмотрите те, что предложены для вашего ведущего стиля продуктивности. Если ваши предпочтения делятся между двумя стилями почти поровну, тогда прочтите тактики, подходящие для обоих стилей, и комбинируйте их так, как вам нравится. Если захотите скачать краткое справочное руководство по тактикам инвестирования времени, это можно сделать, зайдя на мой сайт по адресу www.carsontate.com.
Действуйте проще:СИЛЬНЫЕ СТОРОНЫ РАЗЛИЧНЫХ СТИЛЕЙ ПРОДУКТИВНОСТИ И ТАКТИКИ ИНВЕСТИРОВАНИЯ ВРЕМЕНИЕсли вы приоритетчикВаши сильные стороны:
• эффективное и рациональное использование времени;
• высокая производительность труда;
• способность фокусироваться на самых значимых задачах;
• умение избегать лишней траты времени на непродуктивную работу или реализацию не особо важных проектов.
Поэтому попробуйте следующие тактики:
• посчитайте, сколько времени у вас уходит на выполнение рутинных задач, чтобы еще точнее распланировать свои дни и недели;
• начинайте день с работы над задачами и проектами, имеющими наивысший приоритет;
• устраните любой шум, будь то физический или умственный: отсутствие шума означает отсутствие потери времени на его преодоление;
• подумайте о задачах и проектах, которые можно выполнять в моменты вынужденного простоя или в низкий сезон, – если вы остаетесь без привычной для себя нагрузки, вам становится скучно, что негативно сказывается на вашей эффективности и продуктивности.
Приоритетчик в действии
Когда Марисса Майер занимала руководящую должность в Google, она обычно втискивала по 60 заседаний в свой недельный график, а в качестве компенсации за столь изнурительную работу примерно каждые шесть месяцев отправлялась в семидневную поездку, как правило, в какое-нибудь новое, незнакомое место. Осознание того, что ее не будет в офисе целую неделю, заставляло Майер отлаживать работу так, чтобы в ее отсутствие не было сбоев.
Если вы плановикВаши сильные стороны:
• способность планировать время, необходимое для выполнения задач;
• умение выстраивать задачи в четкой последовательности;
• талант создавать точные и подробные планы проектов;
• способность следовать передовому опыту или лучшим историческим прецедентам, тем самым минимизируя риски, связанные с возникновением проблем и необходимостью переделывать работу.
Поэтому попробуйте следующие тактики:
• оставляйте в своем еженедельном графике временной задел, чтобы иметь возможность воспользоваться неожиданными предложениями или разрешить непредвиденные ситуации и проблемы;
• включайте плавные переходы и гибкие решения в свои планы, оставляя себе простор для творческих прозрений и эффективного управления кризисными ситуациями;
• определяйте структуру и составляйте план на неделю;
• предусматривайте в своем графике время для размышлений и рефлексии – для вас как плановика это очень важно.
Плановик в действии
Айлин Гордон, СЕО Ingredion, одного из крупнейших в мире производителей ингредиентов для продуктов таких продовольственных компаний, как Nestle, Kraft и Unilever, рассказывает: «Я – ярая сторонница высокой самоорганизации. Каждый воскресный вечер – это вечер семьи. Мы обычно ужинаем, а затем я составляю себе план на неделю и месяц. Иногда моя дочь говорит: “Я сильно отстала со сдачей реферата, и мне нужна твоя помощь”. В таких случаях я копирую главу, на которой она застряла, беру материал с собой и, уже находясь в пути, звоню дочке и мы обсуждаем вопросы, которые она не смогла решить самостоятельно. Однажды я даже устроила ей тест на правописание прямо с заднего сиденья такси. Энергии, конечно, требуется много, а также желания все это делать, но мне никогда, ни на минутку не приходила в голову мысль, что такое невозможно. Просто нужен хороший план. И резервный вариант для каждого резервного варианта».
Если вы организаторВаши сильные стороны:
• способность видеть общую картину;
• умение работать в команде и добиваться повышения производительности труда;
• талант интуитивно принимать решения в реальном времени, в ходе процесса развития событий;
• способность выделять необходимое время для выполнения работы.
Поэтому попробуйте следующие тактики:
• оценивайте объем своего внимания и составляйте планы, исходя из этой оценки;
• выключите функцию оповещения о поступлении новых электронных сообщений;
• выделяйте в своем ежедневном графике время для контакта и взаимодействия с людьми;
• планируйте выполнение задач в соответствии со своим энергетическим состоянием.
Организатор в действии
Автор нескольких книг Кейт Феррацци – типичный организатор. Название его бестселлера «Никогда не ешьте в одиночку»[18] – классический девиз организаторов. Вот какой совет он дает: «Если у вас есть лишние пятнадцать минут – потратьте их на то, чтобы перекинуться с кем-то парой слов, написать письмо или позвонить. Используйте свободное время в течение дня, чтобы переслать статью, позвонить по телефону или отправить сообщение. Время, проведенное в такси, – это повод напомнить кому-нибудь о себе. Полет в самолете тоже можно рассматривать как возможность для налаживания контактов. У меня такие моменты зарезервированы как раз для поддержания отношений».
Если вы визуализаторВаши сильные стороны:
• способность видеть общую картину;
• способность хорошо работать под давлением;
• умение работать очень быстро;
• талант эффективно совмещать и выполнять несколько задач и проектов одновременно.
Поэтому попробуйте следующие тактики:
• спросите себя: «На что мне лучше всего потратить время в настоящий момент?»;
• ставьте себе жесткие, но реалистичные сроки;
• держитесь подальше от скучной и монотонной работы;
• храните свой календарь постоянно на виду, но отмечайте в нем только общие временные рамки проектов.
Визуализатор в действии
Ричард Брэнсон, основатель Virgin Group, поделился с предпринимателями следующим классическим для визуализатора советом: «Предоставьте свой команде простор для работы – во многих случаях стоит даже перевести офис в другое здание. Отстраните себя от выполнения повседневных бизнес-функций и найдите кого-нибудь, кто сможет заменить вас в качестве операционного директора, чтобы у вас появилось достаточно не нарушаемого никем времени для изучения общей картины и принятия решений о дальнейшем направлении развития компании»{30}.
Держите свои инвестиции под контролем: составляйте планы и расставляйте приоритеты на каждый день, неделю, месяц
Бывают моменты, когда кажется, что наш мозг работает как машина для попкорна, непрерывно подбрасывающая задания: «Позвони Сью», «Напиши Алану», «Купи молоко», «Забеги в химчистку»… Поручения, идеи и распоряжения так и сыплются на нас – и их все нужно выполнить. Подобный поток задач не только раздражает – он также подавляет нашу способность определять приоритеты и планировать свою работу, потому что отнимает у нас очень много умственной энергии.
Планирование и расстановка приоритетов обычно предлагаются как инструменты, экономящие время, и как антидот для стресса, вызываемого перегруженными графиками и избытком дел. Планирование и определение приоритетов действительно ценные и полезные занятия, но сами по себе они не излечат вас от синдрома «попкорновых мозгов», а наоборот, способны еще больше усугубить состояние стресса.
Вспомните, когда в последний раз вы расставляли задачи в своем перечне дел в порядке их приоритетности, вам пришлось принимать решения и выбирать из множества конкурирующих друг с другом проектов, сроков и важных для вас лиц. Если вы похожи на большинство людей, то, скорее всего, этот процесс дался вам нелегко. Планирование и приоритетизация – энергоемкие задачи, которые способны тем больше вгонять вас в стрессовое состояние, чем дольше вы ими занимаетесь. Наш мозг нуждается в значительных количествах «горючего» – глюкозы и кислорода – и расходует их гораздо быстрее, чем нам кажется. Как объясняет профессор Рой Баумейстер из Университета штата Флорида: «У нас есть ограниченный объем ресурсов для таких видов деятельности, как принятие решений и сдерживание порывов, и когда мы активно их расходуем, то на следующий вид деятельности у нас их практически не остается»{31}. Стоит принять одно трудное решение – например, определить, что нужно сделать сегодня в первую очередь, – и следующее решение вам дастся уже труднее. Мыслить качественно вы можете лишь лимитированное количество времени.
Что мы можем в таком случае предпринять? Как сохранить энергетические запасы своего мозга и эффективнее их использовать в процессе планирования и расстановки приоритетов, что в конечном счете приведет также и к экономии времени? Ниже вашему вниманию предлагается несколько проверенных методов, которые помогут вам сберечь энергию и снизить естественную податливость синдрому «попкорновых мозгов», создающему многим проблемы.
• Устройте себе разгрузку мозга: составьте список дел, которые необходимо выполнить в следующие несколько дней. Выплесните на бумагу, белую доску или в компьютерную программу на выбор все и вся, что приходит на ум. Освободите голову от этих мыслей и излейте их в материальный мир. Очистите «кеш»[19] мозга от всего лишнего.
• Проведите мозговой штурм, примените инструменты для составления интеллект-карт или бумагу либо блок-кубик, чтобы ни одна важная идея не исчезла бесследно, а осталась для «истории» и могла быть реализована впоследствии без дополнительных усилий на ее поиски. Так вы избежите потери драгоценной умственной энергии, вспоминая, что нужно было сделать или с кем поговорить. Последуйте мудрому совету консультанта по вопросам продуктивности Дэвида Аллена, автора книги «Как привести дела в порядок»[20]: используйте свой мозг, чтобы придумывать идеи, а не припоминать их{32}.
Больше узнать о том, как правильно составлять перечни дел и какова их роль в преодолении синдрома «попкорновых мозгов», вы сможете в следующей главе. А сейчас выложите на бумаге сегодняшнюю порцию «попкорна», которую преподнес вам ваш мозг, и примените следующие отработанные приемы для планирования ваших действий. Я поделила эти методы на три группы по временному интервалу, для которого готовится план: месяц, неделя и день. Приучите себя использовать их регулярно и заметите, что ваш мозг начал меньше уставать. Это позволит превратить бесчисленное количество часов, ранее тратившихся впустую, в продуктивное время.
Лучшие методы месячного планирования
Месячный план должен отражать общую картину ваших целей, обязательств и приоритетов, как бы становясь своеобразной гарантией того, что в графике учтены эти три компонента. Следующие шаги по его составлению я советую вам проделывать раз в месяц, превратив их в рутинную процедуру, выполняемую в заранее условленное время: скажем, первого числа каждого месяца или в первый понедельник месяца – как вам будет удобнее.
• Просмотрите свои профессиональные и личные цели за квартал. Какие из проектов и задач в вашем перечне дел смогут приблизить вас к каждой из этих целей? Если таковых нет, дополните список проектами и задачами, выполнение которых вы считаете необходимым условием для достижения ваших профессиональных и личных целей. В вашем графике на предстоящий месяц выделено время для реализации этих проектов и задач? Если нет, то зарезервируйте его.
• Просмотрите свой календарь на предстоящий месяц и задайте себе следующие вопросы:
– Все ли этапы и крайние сроки моих проектов отмечены в календаре?
– Предусмотрел(а) ли я достаточно буферного времени?
– Сколько дней в рамках этого месяца у меня пройдут в непрерывных заседаниях и встречах? Какие из них я могу передвинуть или отменить, чтобы получить необходимое время на их обдумывание и выработку стратегии?
– Предусмотрено ли в календаре на предстоящий месяц личное время? (Оно вам жизненно необходимо, если хотите постоянно демонстрировать хорошее качество работы.)
– Если у вас есть семья, значимый для вас человек или некие иные жизненные приоритеты, то предусмотрено ли в вашем календаре время на удовлетворение потребностей этих людей и общение с ними?
• Анализируйте свой календарь до тех пор, пока не будете довольны своими ответами на все вышеперечисленные вопросы.
Лучшие методы недельного планирования
Смысл недельного планирования – освободить мозг от необходимости помнить, что и в какой момент нужно сделать, чтобы не расходовать зря драгоценную умственную энергию. Основная ваша цель – проконтролировать ход выполнения всех проектов, собрать и обработать информацию, которая накопилась за неделю, и позаботиться о том, чтобы она и впредь обрабатывалась и упорядочивалась. Такое планирование позволяет разгрузить мозг и подготовиться к предстоящей семидневке.
Я рекомендую завести привычку выделять время на составление плана на неделю в один и тот же день, например в конце пятницы или ранним утром в понедельник, чтобы вы были готовы приступить к работе без раскачки, сразу по приезде в офис в понедельник. Вот что нужно для этого сделать:
• Соберите все разрозненные документы, отдельные листки, визитные карточки и прочие материалы, которые накопились на вашем столе, в сумке и карманах. Нужное подшейте, остальное выбросите или добавьте в перечень дел – и так по каждой бумажке.
• Просмотрите и обработайте свои записи: заметки, которые вели во время заседаний, примечания, нацарапанные на отдельных листочках или полях документов, записи, сделанные в компьютере, например в OneNote. Включите вопросы, требующие принятия мер, в перечень дел, отметьте на календаре дни сдачи проектов и разложите по лоткам и ящичкам все записки и материалы с совещаний и встреч.
• Внимательно просмотрите свой календарь за прошедшую неделю, чтобы выявить невыполненные поручения или неучтенную информацию. Перенесите эти задачи в свой перечень дел и разложите информацию по папкам.
• Посмотрите на календарь на следующую неделю. Зафиксируйте все шаги, которые необходимо предпринять, все действия по проектам и все задачи по подготовке, организации или участии в предстоящих мероприятиях.
• Перечитайте список своих целей. Оцените степень приближенности к каждой из них и степень завершенности каждого проекта. Убедитесь, что на следующей неделе совершите хотя бы один шаг по направлению к их достижению.
Лучшие методы ежедневного планирования
Цель составления плана на день – выделить приоритетные задачи на конкретный день и решить их. Заранее определив, на чем именно следует сконцентрироваться, вы сведете к минимуму влияние отвлекающих факторов, которые неизбежно будут возникать. В идеале планировать свой день нужно после обеда или вечером накануне, чтобы наутро незамедлительно приступить к работе в соответствии с поставленными задачами. Если же составить план заблаговременно невозможно, выделите на него несколько минут в самом начале дня до того, как на вас обрушится поток электронных писем, телефонных звонков и личных встреч. Я рекомендую предпринять следующие шаги.
• Просмотрите текущие проекты и задачи. Прежде чем что-либо сделать (в том числе и проверить ящик электронной почты), определите три главных приоритета на день. Используйте их в качестве ориентиров и структурируйте свой день в соответствии с ними.
• Начните работу с самой важной задачи – той, которая будет максимально способствовать достижению ваших целей и наиболее тесно связана с итоговой строчкой в балансе, куда вписывается сумма заработанного вами и вашей организацией дохода.
• Отреагируйте на изменения, произошедшие в приоритетах и требованиях, и решите, что делать дальше в течение дня с учетом следующих моментов:
• Убедитесь в наличии нужных инструментов. Есть ли у вас все средства и орудия труда, необходимые для выполнения конкретных действий, которые вы запланировали на сегодня? Многие задачи могут потребовать вашего присутствия в том или ином месте (у себя в офисе или в офисе клиента, например) и/или наличия определенных инструментов (скажем, некоего конкретного приложения для смартфона или компьютера). Удостоверьтесь в начале дня, что весь требуемый инструментарий у вас под рукой.
• Проверьте наличие буферного времени. Если интервал между встречами всего пять минут, вы будете ограничены в выборе действий. Попробуйте передвинуть одно или несколько мероприятий так, чтобы иметь возможность немного передохнуть в течение дня.
• Оцените свой запас сил. Некоторые проекты и задачи требуют значительных объемов свежей, креативной умственной энергии. При необходимости перенесите те или иные виды деятельности на другой день, чтобы самые важные и сложные проекты и задачи пришлись на время, когда вы будете наиболее работоспособны.
• Расставьте задачи в порядке приоритетности. Посчитайте, сколько времени, сил и других ресурсов понадобится для их выполнения и какие из них дадут наибольшую отдачу и окупят ваши временные инвестиции.
Все описанные выше подходы к планированию работы на тот или иной период эффективны независимо от вашего основного стиля продуктивности. Однако между людьми с различным стилем всегда есть небольшие отличия, и их нужно учитывать, чтобы сделать процесс планирования оптимальным. Ниже перечислены вопросы, которые стоит себе задать при составлении планов на предстоящий день, неделю, месяц.
Действуйте проще:СПЕЦИФИКА ПЛАНИРОВАНИЯ ВРЕМЕНИ ДЛЯ РАЗЛИЧНЫХ СТИЛЕЙ ПРОДУКТИВНОСТИЕсли вы приоритетчикКак вы составляете планы
От природы вы человек целеустремленный, так что планирование дней, недель и месяцев в целях решения поставленных задач дается вам легко. Хотя порой ваша склонность фокусироваться исключительно на результате негативно сказывается на вашей способности предвидеть то, как именно нужно выполнять данную работу, кого еще следует к ней привлечь и почему она настолько важна.
Вопросы, которые стоит себе задать:
• Как следует выполнять эту работу, чтобы добиться поставленной цели?
• Кого еще необходимо привлечь или проинформировать о моей работе, чтобы заручиться его поддержкой в достижении цели? Кто входит в круг основных заинтересованных лиц? Кого затронут результаты работы?
• Почему эта работа важна? Как она связана с моими целями и целями компании?
Если вы плановикКак вы составляете планы
Планирование – ваша стихия. Однако порой вы склонны чрезмерно концентрироваться на способах выполнения работы, в результате чего можете проявить близорукость в отношении прочих аспектов плана. Например, не заметить или недооценить значимости шагов, которые следует предпринять, необходимости подключить к делу других людей или же просто не осознать в полной мере всей важности предстоящей работы.
Вопросы, которые стоит себе задать:
• Каковы заявленные цели и предполагаемые результаты работы?
• Кого еще необходимо привлечь к ее выполнению или проинформировать о ней, чтобы добиться его поддержки в достижении поставленной цели? Кто основные заинтересованные лица? Кого коснутся результаты работы?
• Почему эта работа настолько важна? Как она связана с моими целями и целями компании?
Если вы организаторКак вы составляете планы
Вы интуитивно знаете, какую работу и к какому сроку необходимо выполнить. Но иногда вы так фокусируетесь на людях, вовлеченных в нее, что можете обойти вниманием цель или результат самой работы, не подумав о наиболее эффективном способе ее выполнения и вообще о ее смысле.
Вопросы, которые стоит себе задать:
• Каковы заявленные цели или ожидаемые результаты работы?
• Какие конкретные, осязаемые шаги я должен предпринять, чтобы выполнить работу? Как ее выполняли в прошлом? Существуют ли некие исторические прецеденты или ранее накопленный опыт, на которые я могу опереться?
• Почему эта работа важна? Как она связана с моими целями и целями компании?
Если вы визуализаторКак вы составляете планы
По своему типу мышления вы – стратег, вы видите общую картину и строите долгосрочные планы. Такой подход отвечает вашим врожденным предпочтениям. Однако временами ваша устремленность вдаль может помешать вам определить краткосрочные, промежуточные цели и шаги, выполнение которых необходимо для реализации более масштабной, стратегической задачи.
Вопросы, которые стоит себе задать:
• Каких промежуточных целей и результатов нужно добиться, чтобы достичь более крупных целей, которые я или моя организация поставили перед собой?
• Какие конкретные, осязаемые шаги мне следует предпринять, чтобы выполнить эту работу? Помните: шаги должны быть небольшими, четко сформулированными и осуществимыми.
• Кого еще необходимо привлечь к работе или проинформировать о ней, чтобы он поддержал меня в процессе достижения цели? Кто основные заинтересованные лица? Кого затронут результаты работы?
Планирование и расстановка приоритетов – энергоемкие задачи. На их выполнение уходят значительные умственные ресурсы. Но применение лучших методов планирования своей деятельности на месяц, неделю и день, которые я вам порекомендовала, позволит вам повысить продуктивную мощь своего мозга. Результат вас порадует!
7. Разгрузите мозг с помощью генерального перечня задач
Вы стоите в душе, только что нанесли на волосы шампунь и вдруг вспоминаете, что забыли позвонить своей сестре Кейтлин по поводу организации обеда в честь годовщины свадьбы ваших родителей. Почему эта мысль пришла вам на ум именно сейчас? Почему не подумали раньше, когда телефон был под рукой? К тому времени, когда вы обсохнете и оденетесь, вашу голову посетят еще полдюжины разных мыслей и сотрут из памяти «зарубку», напоминающую, что нужно позвонить сестре, и об этом вы в то утро больше не вспомните.
Позже, как только доберетесь до офиса, в вашу открытую дверь заглянет кто-нибудь из коллег. «Какие у нас последние новости по проекту Каллахана? – огорошит он вас вопросом. – Я как раз иду наверх, а Джим, ты же знаешь, обязательно спросит об этом».
Вас как водой окатит. Вы собирались поговорить с людьми Каллахана еще вчера, но так и не выдалась свободная минутка. «Подожди секундочку, – взмолитесь вы, хватаясь за трубку телефона. – Может, мне удастся связаться с ними сейчас».
После того как рабочий день закончится, вы поспешите в магазин за продуктами, а оттуда – домой, где вас ждут не дождутся дети и няня. Но попадете в пробку – вечерний час пик! И тут-то вспомните, что забыли купить молоко. А уже и так опаздываете. Да еще все светофоры, похоже, сговорились против вас – повернуть обратно нет никакой возможности. Почему же ваш мозг не напомнил вам о молоке, когда вы находились в молочном отделе и брали с полки йогурт?!
Во всех трех случаях причина одна: ваш мозг не годится на роль перечня дел.
Ученые доходчиво объясняют, как на практике функционирует наш мозг. Реальность такова: чем меньше информации вы будете сохранять в уме одновременно, тем лучше. Как только вы попробуете удержать в голове целую кучу идей, память начнет подводить вас. Верите вы или нет, но оптимальное число идей, которые можно хранить в уме одновременно, варьируется от трех до четырех – но никак не семь, десять или двадцать.
Что это означает для сверхзанятых людей XXI века? Выводы однозначны. Во-первых, нужно посчитать весь набор проектов, над которыми вы трудитесь в офисе, в том числе отдельные хоть и небольшие, но важные задачи, связанные с каждым из них. Затем к ним следует добавить все срочные и не очень вопросы, которые предстоит обсудить с массой коллег, сотрудников, менеджеров, клиентов, поставщиков и прочих заинтересованных в вашей работе лиц. Ко всему этому необходимо приплюсовать еще множество всякой всячины, требующей времени и внимания (обязательства по отношению к членам семьи, дружеские встречи и общественные мероприятия, рутинные операции, связанные с личными финансами, хлопоты по домашнему хозяйству, планирование отпусков и каникул). А сверху «накинуть» все то, что вам, возможно, просто хочется сохранить в памяти, потому что оно обогащает вашу жизнь: статью, которую посоветовал почитать друг, с нетерпением ожидаемое телешоу, художественную выставку, вызвавшую шквал восторженных откликов… Сложите все перечисленное вместе, и станет предельно ясно, почему не стоит полагаться на естественные функции своего мозга. Каждый из нас пытается удержать в уме бесконечные перечни первооочередных дел, тем самым перегружая свою память. Что-что, три или четыре идеи? А три или четыре сотни не пробовали?!
Итак, что можно сделать в такой ситуации? Как улучшить функционирование мозга и повысить продуктивность, чтобы перестать чувствовать себя настолько перегруженным? Решение проблемы начинается с пересмотра вашего списка дел.
Создайте свой генеральный TASK-перечень[21]
Я почти уверена, что вы уже подумали: «Так у меня есть перечень дел. Зачем мне его переделывать? К чему эта лишняя работа, если я хочу упростить себе жизнь, а не увеличивать нагрузку!».
Если вы отреагировали именно так, то это вполне объяснимо. Но дело вот в чем: ваш список дел может затруднять вашу работу, а вовсе не помогать в ее выполнении. Спросите себя:
• Ваш перечень дел выдерживает проверку на прочность в условиях реальных трудовых буден?
• Насколько точно и в полной мере он отражает все ваши обязательства, задачи и проекты?
• Помогает ли он вам эффективно использовать каждую минуту при выполнении работы?
• Вы можете, заглянув в список дел в паузе между заседаниями, действительно найти, выбрать и выполнить какую-нибудь задачу в те немногие свободные минуты, которые вам случайно подвернулись?
Если вы ответили «нет» хотя бы на один из этих вопросов, пора пересматривать перечень дел. Неадекватность инструментов, используемых вами для организации своей жизни и поддержания ориентации на достижение ключевых целей, на самом деле тормозит вас, превращая в жертву сверхзанятости, обусловленной техническим прогрессом. Речь идет о том виде занятости, от которого мы страдаем по одной простой причине: нехватке знаний о системах, способных разгрузить нас.
Цель в данном случае двойная. Во-первых, перестать использовать свой мозг в качестве хранилища информации и уведомителя о ней. И во-вторых, обзавестись инструментом, который позволит вам быстро просматривать то, что необходимо сделать, и выполнять нужную работу.
Итак, пришло время создать свой генеральный TASK-перечень.
Но осуществим мы это в четыре этапа: Think (думать), Act (действовать), Sort (сортировать) и Keep (хранить).
Начнем с этапа № 1: Think – разберемся со своими мыслями.
Помните сценарий, который я набросала в начале главы? Я описала типичный день, когда сонмы «над» – это надо и то – выскакивали в вашем уме, как зерна воздушной кукурузы в машине для попкорна, причем, как правило, в самый неподходящий момент. Если данный сценарий показался вам знакомым, то вам необходимо очистить «кеш» своей памяти и избавиться от синдрома «попкорновых мозгов». Помните: ваш мозг не годится на роль носителя бесконечно длинного перечня задач. Не просите его о том, что ему неподвластно. Не стоит пытаться идти против природы – природа побеждает всегда. Задача в другом: использовать свой мозг для того, чтобы придумывать идеи, а не припоминать их, – как верно заметил Дэвид Аллен, которого я уже цитировала.
Чтобы перестроить свой список дел, вам предстоит выполнить несколько шагов, причем первый придется осуществлять в два приема. Итак, для начала потребуется тотальная разгрузка мозга. Подумайте обо всех своих личных и профессиональных задачах. Представьте, как берете и переворачиваете свой мозг вверх дном и вытряхиваете все его содержимое на бумагу, белую доску или в компьютерную программу – в общем-то неважно, на что именно. Некоторые мои клиенты на данном этапе заполняли по несколько блокнотов или небольших тетрадей, составляли необозримые таблицы Excel или переводили такое количество листочков из блок-кубиков, что акции компании 3М[22] наверняка выросли хотя бы на пару пунктов. Не переусердствуйте, просто выберите наиболее удобный для себя инструмент. Цель – вытащить из своей головы все задачи и идеи и перенести их в материальный мир.
Не беспокойтесь о порядке, в котором они будут выстраиваться. Совершенно необязательно, чтобы в их очередности прослеживалась какая-то логика. Если вы похожи на большинство людей, то ее и не будет. Личные задачи, профессиональные, общественные, неформальные, краткосрочные, долгосрочные – валите все в кучу в той последовательности, в которой они приходят вам на ум. Подобная мешанина – нечто абсолютно нормальное.
Ниже приведен примерный перечень дел, который должен послужить «спусковым крючком» процесса разгрузки вашего мозга и помочь извлечь все, что может прятаться в уголках вашей памяти.
Примерный перечень дел для разгрузки мозга
• Проекты – начатые, но незавершенные.
• Проекты, которые необходимо запустить.
• Обязательства/обещания, данные другим людям, в том числе:
– коллегам;
– шефу;
– клиентам;
– потенциальным клиентам;
– другим знакомым / партнерам по работе;
– общественным организациям;
– второй половинке;
– детям;
– родителям;
– друзьям.
• Встречи, которые необходимо организовать и/или о которых следует попросить.
• Поручения, которые необходимо выполнить.
• Домашние дела:
– отдать в починку;
– текущая поддержка;
– необходимые покупки.
• Книги, фильмы, другое, что нужно прочитать и/или посмотреть.
• Административные вопросы:
– электронная почта;
– текстовые сообщения;
– социальные сети;
– голосовая почта.
• Вопросы, которые остаются открытыми или по которым ожидается решение других людей:
– делегированные задания;
– информационные запросы;
– задачи и/или проекты, которые необходимо выполнить.
• Исследования.
• Предстоящие личные события, в том числе:
– особые даты;
– дни рождения;
– праздники;
– путешествия;
– отпуск;
– общественные мероприятия;
– неофициальные мероприятия:
культурные,
спортивные.
На выполнение такой разгрузки мозга у вас уйдет примерно от 15 минут до 2 часов и более – в зависимости от того, сколько «попкорна» скопилось в вашей голове. Попробуйте превратить это упражнение в развлечение или хотя бы сделайте его приятным: налейте себе чашку бодрящего напитка, включите любимую музыку, используйте раритетную ручку, зажгите ароматическую свечу – в общем, вы сами знаете, что в вашем случае работает лучше.
Только одно небольшое предостережение. В какой-то момент процесс разгрузки мозга может перейти в катание по эмоциональным «американским горкам», спровоцировать у вас целый спектр самых разных чувств и мыслей. Возможна такая реакция: «О Боже! Эта работа меня похоронит! У меня в списке 300 с лишним дел! Мне их в жизнь не переделать! Зачем я вообще за это взялся? Как я мог допустить такое?!». Не исключена и другая крайность: «Надо же, как здорово! Как будто кто-то выбил затычку и выпустил пар из автоклава в моем мозгу. Неимоверное облегчение! Теперь я свободен!».
Не позволяйте эмоциональным колебаниям, которые будете испытывать, отбить у вас желание продолжать. Прокатитесь по горкам до конца! Обещаю вам, что безумные перепады настроения прекратятся. Не теряйте концентрации и помните о конечной цели: научиться действовать просто, эффективно и рационально. Практически невозможно расставлять приоритеты, составлять планы и успешно их выполнять, когда все свои задачи вы держите в голове. Выпустите их во внешний мир – освободите свой мозг, чтобы он мог заниматься тем, что у него получается лучше всего, – продуктивной работой.
А теперь вторая часть этапа Think. Помните, как вы формулировали R.E.A.D.Y.-цели в пятой главе? Чтобы осознать их и составить дорожную карту их достижения, необходимо провести разгрузку мозга по каждой цели.
Так что доставайте список своих R.E.A.D.Y.-целей, посмотрите на первую из них и подумайте обо всем, что следует сделать для ее достижения. Обо всем-всем! Новые задачи, которые пришли вам в голову, добавьте к пунктам уже созданного по итогам разгрузки мозга документа, белой доски или компьютерного файла. Смысл ваших действий тот же, что и прежде: освободить мозг от всех «над» и мыслей, связанных с R.E.A.D.Y.-целями. (На рис. 7.1 представлен фрагмент типичного примера разгрузки мозга. Конечно, у вас все будет выглядеть несколько иначе – двух одинаковых разгрузок мозга не бывает!)
Рис. 7.1. Разгрузка мозга Марка (фрагмент)
По завершении разгрузки мозга вы заметите, что шум в голове начал стихать. Теперь ваш мозг свободен от обязанности хранить в себе все ваши мысли и задачи. Однако то, что вы доверили бумаге или занесли в компьютер, находится в формате, совершенно непригодном для применения на практике. На самом деле то, что у вас сейчас есть, – всего лишь огромное неупорядоченное месиво. Его предстоит привести в вид, удобный для использования в целях повышения вашей продуктивности.
Итак, перейдем к этапу № 2: Act – этап фиксации действий.
Просмотрите свои записи по итогам разгрузки мозга. Что-нибудь бросилось вам в глаза?
Первое, на что многие обращают внимание, – это то, что на самом деле они составили перечень проектов, а не шагов по их выполнению. Проект, как правило, представляет собой масштабную задачу, которую вы на себя взваливаете. Она может потребовать реализации целого ряда действий и отнять много дней, недель и месяцев. Для наглядности приведем несколько примеров проектов.
• Закончить презентацию в PowerPoint к предстоящей встрече с клиентом.
• Запланировать выездное заседание лидеров команды.
• Организовать праздничный базар для церковного прихода.
• Очистить чердак от хлама.
С перечнями дел, однако, нередко возникает одна существенная проблема: достаточно взглянуть на длиннющий список проектов и задач, и вы буквально впадаете в ступор. Когда я сталкиваюсь с подобным перечнем, я нередко просто откладываю его в сторону и бросаюсь на поиски какого-нибудь более легкого занятия: начинаю читать любимые блоги или посещать интернет-магазины – и вот меня уже затягивает в бездну промедления и прокрастинации.
Во избежание подобной ситуации вам необходимо пройти через этап Act: четко сформулировать дальнейшие действия по каждому пункту перечня, составленного вследствие разгрузки мозга. Это как раз и будут те конкретные шаги, которые вам следует предпринять для реализации своих проектов. Каждое действие должно быть достаточно четко определено, чтобы вы понимали, что именно от вас требуется. Вместе с тем эти действия не стоит расписывать чересчур подробно, а не то они покажутся слишком трудоемкими и вызовут шок. Существует два типа конкретных действий: программные и очередные. Первые обычно описываются желаемым результатом, предполагающим осуществление нескольких шагов для его достижения. А вот вторые – самые что ни на есть физические, зримые действия, которые необходимо выполнить, чтобы продвинуться вперед.
Даю подсказку: все практичекие шаги, как правило, начинаются с глагола действия. Формулировка типичного программного проекта может начинаться с таких глаголов, как «завершить», «изучить», «выяснить», «разрешить», «утвердить», «произвести», «поставить», «установить». Описание же типичных очередных действий обычно включает глаголы «позвонить», «купить», «очистить», «набросать», «написать», «заполнить», «проверить», «поговорить».
Ваша цель – превратить каждый пункт перечня, составленного по итогам разгрузки мозга, в конкретное действие или череду конкретных действий. Иными словами, сделать так, чтобы вам не приходилось думать, какие именно шаги следует предпринять далее. Необходимо, чтобы вы могли сразу же приступить к решению задачи.
Возьмем, к примеру, такой проект, как «Закончить презентацию в PowerPoint для предстоящей встречи с клиентом». Его можно превратить в следующую череду конкретных шагов:
• позвонить Стейси, чтобы она обновила для презентации статистику по продажам;
• договориться о встрече с Греем из компьютерного отдела, чтобы он помог с созданием анимации для первого и последнего слайдов презентации;
• обновить и проверить слайды со статистикой о продажах, а также первый и последний слайды;
• отправить презентацию Сью, Полу и Говарду с просьбой высказать свое мнение и предложения;
• внести в презентацию поправки с учетом рекомендаций Сью, Пола и Говарда;