Управление знаниями. Как превратить знания в капитал Орлова Тамара
Наряду или в составе вышеперечисленных систем на практике используются некоторые специальные системы. Среди них:
• системы управления логистическими цепочками. При производстве сложных изделий, в состав которых входят комплектующие от разных поставщиков, для организаций важно оперативно программировать поставку нужных деталей в нужном объеме и к нужному сроку. Товары желательно покупать по лучшей цене, лучшего качества, заботиться о том, чтобы транспортные издержки были минимальными, оптимально контролировать процесс движения товаров, чтобы срочно вмешаться в процесс, если произойдет какой-то сбой. Иными словами, это планирование и координация снабжения, транспортировки и складирования;
• системы планирования материальных потоков, представляющие класс систем управления закупками, производством и сбытом материалов;
• системы управления человеческим фактором, задачи которых – рекрутинг, управление и эффективное использование потенциала всех сотрудников организации. Среди задач – назначение заданий, планирование карьеры и обучения, оценка персональных достижений и сведения по квалификации.
Все перечисленные системы – не отдельные замкнутые самостоятельные системы, между которыми имеются четкие различия, а лишь относительно самостоятельные виды информационных систем. При этом каждая система может нести в себе отдельные признаки другой системы.
Современные информационные технологии имеют существенную особенность. Если на заре их появления средства автоматизации обработки информации в основном применялись к существующим процедурам управления, то в последнее время ситуация изменилась. Использование современных информационных технологий управления организациями трансформирует само управление и структуру организации.
Информационные технологии становятся своеобразным катализатором распространения передового управленческого опыта и современных технологий менеджмента. При этом они оптимизируют бизнес-процессы в соответствии с последними достижениями теории и практики менеджмента.
Главный результат, который получает заказчик, – эффективная система управления организацией, основанная на сетевых компьютерных технологиях. За счет оптимизации бизнес-процессов, механизма поддержки принятия управленческих решений удается получить дополнительные ресурсы для развития и серьезные конкурентные преимущества.
Системы, обеспечивающие внедрение новых информационных технологий управления, активно внедряются в практику деятельности российских организаций. Россия за счет высоких темпов развития информационных технологий в последнее десятилетие смогла обеспечить сокращение разрыва с промышленно развитыми странами в уровне информатизации экономики и общества. Вместе с тем развитие новых информационных технологий пока сильно отстает от стран Запада. В российских организациях не в полной мере развиты прогрессивные приемы и технологии современного менеджмента. В связи с этим отечественные организации при внедрении информационных систем получают в свое распоряжение не только инструмент управления, но и апробированные прогрессивные методы, приемы современного менеджмента. В процессе использования современных информационных систем происходит интеграция операций и функций, оптимизируются бизнес-процессы, повышается гибкость организаций, возрастает оперативность решений, изменяется содержание труда персонала, снижаются риски и количество ошибок при принятии решений.
Системы планирования ресурсов организации – ERP
Основные функции систем ERP представлены на рис. 4.2. Управляя всей информацией о производстве продукции и создавая консолидированную инфраструктуру электронного обмена данными, эти системы позволяют решить множество проблем организации, которые объединены в следующие блоки задач.
Планирование производства. Этот блок включает в себя такие задачи, как среднесрочное и долгосрочное планирование и прогнозирование продаж и производства, потребностей в материалах и мощностях. Процесс планирования является очень трудоемкой задачей с точки зрения вычислений, так как для разработки достоверного плана требуется учитывать множество входных параметров (сроки поставки и расход материалов, наличие необходимых производственных мощностей, их загрузку и пропускную способность, необходимость ремонта оборудования, потребности рынка). Производственный модуль позволяет составить долговременный прогноз потребностей в материалах и ресурсах на основе накопленных данных и методов планирования, а также спланировать краткосрочные потребности в материалах и оборудовании, обеспечивая своевременную поставку сырья и наличие необходимых производственных мощностей. Системы ERP позволяют избежать многих технических и методологических ошибок в вычислениях при составлении планов, а также рационализировать деятельность сотрудников, выполняющих эту работу.
Рис. 4.2. Функции систем ERP
Учет. На производстве приходится работать с большим объемом информации. Только количество документов, содержащих спецификации, конфигурации, описания технологических процессов, может достигать нескольких сотен тысяч. Прибавим к этому необходимость учета производственных мощностей, инструментов, оборудования, персонала, поставщиков сырья – и создание единой базы хранения покажется нам еще менее выполнимой задачей. Используя системы ERP, на производстве можно создать среду, в которой учет ведется по единым правилам, и добиться достоверности и непротиворечивости данных. Создание единого информационного пространства дает возможность доступа к учетным данным для всех потребителей, помогает избежать двойного ввода и искажения информации. Таким образом, организация обеспечивается ресурсами для оперативного анализа и контроля производственных процессов и сокращает трудозатраты на поиск необходимой информации.
Контроль. Благодаря внедрению систем ERP все данные регистрируются в реальном времени и мгновенно интерпретируются по единым алгоритмам. Можно своевременно контролировать выполнение производственных операций, вовремя вмешиваться в ход производственного процесса, остановить ошибочные операции или внести соответствующие коррективы. Оперативно поступающая информация позволяет руководству организации упростить контроль над материальными ресурсами и качеством продукции.
Анализ. Заложенные средства анализа позволяют реализовывать деятельность организации в соответствии с ее стратегией и моделировать различные ситуации. Аналитические ресурсы систем ERP помогают разрабатывать решения, обеспечивающие снижение затрат (например, за счет уменьшения времени складского хранения, планирования загрузки мощностей, ресурсов, подбора оптимальных поставщиков и сроков поставок) или увеличение выручки (за счет своевременности обработки клиентских заказов и обеспечения более высокой скорости их регистрации).
Принятие решений. Соответствующая система может оказать существенную помощь в процессе принятия решения, в частности на этапах формирования альтернативных решений, расчета возможных последствий. Системы ERP дают специалисту, принимающему решения, ту информацию, на основании которой он может выдвигать решения с минимальной долей риска.
Организация, которая оперативно и качественно решает задачи, связанные с управлением производством, имеет большие преимущества перед своими конкурентами. Грамотный подход к реализации проекта внедрения систем ERP поможет изменить в лучшую сторону показатели общей эффективности ведения бизнеса, а именно:
• улучшить качество обслуживания клиентов и заказчиков, взаимоотношения с поставщиками, увеличить количество клиентов и поставщиков (вследствие более оперативного выполнения заказов);
• повысить эффективность всего производственного процесса за счет оптимизации функций прогнозирования и планирования производственной деятельности (в частности, закупок материалов, загрузки мощностей);
• сократить сроки выпуска новой продукции за счет оптимизации производственных процессов и производственных операций;
• снизить издержки, связанные с управлением производством, сократить непродуктивные расходы и уменьшить себестоимость продукции;
• оптимизировать управление оборотными средствами за счет значительного уменьшения складских запасов, увеличить оборачиваемость товаров и доходы организации.
Системы ERP для российской организации – не просто инструмент для управления ее ресурсами, а скорее новая идеология ведения бизнеса.
От управленцев и персонала требуется не только соответствующая квалификация (знание новых методик и стандартов управления, их преимуществ), но и определенная «психологическая готовность», которая зависит от корпоративной культуры: насколько сотрудники готовы к своевременному выполнению заданий, принимают новшества, осознают значение автоматизации организации для перспективного развития.
Успех перехода к новой идеологии во многом зависит от позиции руководителя организации. Он должен не только четко понимать цели и задачи внедрения новых технологий и управлять процессом, а быть идейным вдохновителем всего проекта. Российский руководитель во многом пока недооценивает свою роль в процессе внедрения систем. Он может не касаться технологических составляющих, но управлять изменениями и реформами организации, чем, по сути, и является внедрение систем ERP, может только руководитель.
ВНЕДРЕНИЕ СИСТЕМ ERP В КОМПАНИИ «АЭРОФЛОТ»
Акции «Аэрофлота» котируются на российских и зарубежных фондовых биржах. Внедрение систем ERP обеспечивают прозрачность финансовой деятельности компании как для зарубежных, так и для российских акционеров. Учетная политика компании должна отвечать и отечественным стандартам бухгалтерского учета, и зарубежным стандартам финансовой отчетности, поэтому информационная система обеспечивает формирование бухгалтерской отчетности в соответствии с различными стандартами. Еще в начале 2000 г. единой корпоративной сети в компании не было, автоматизация была «лоскутной»: в подразделениях функционировали небольшие локальные программные комплексы, учет осуществлялся вручную. Формирование материально-стоимостного баланса всей компании каждый раз оказывалось сложнейшей задачей.
В начале 2000 г. в «Аэрофлоте» стартовал проект по созданию современной корпоративной сети, основанной на технологиях Интернета, который должен был охватить подразделения компании в Москве (аэропорт «Шереметьево»), и ее представительствах в различных странах мира. На базе этой инфраструктуры началось создание единой корпоративной информационной системы. За ее основу решено было взять системы ERP «SAP R/3». Решающую роль сыграло наличие у компании SAP решения, уже адаптированного к специфике крупной авиакомпании. При внедрении системы были привлечены внешние консультанты. Последнее условие было немаловажным, поскольку «Аэрофлот» не мог позволить себе откладывать начало проекта в ожидании подготовки собственных специалистов. Начало проекта было совмещено с началом обучения группы внедрения. Такой подход обладает преимуществами, поскольку пользователи автоматизированной системы постоянно общаются с квалифицированными специалистами, оперативно и грамотно решая возникающие проблемы.
Внедрение системы «Аэрофлот» начал с основных затрат с тем, чтобы обеспечить прежде всего оптимизацию запасов, контроль над расходами и их управляемость. Работа над статьями расходов с привлечением системы «SAP R/3» привела к формированию обоснованной программы снижения издержек компании, которая является для нее целеполагающим документом. В результате осуществления этой программы расходы компании удалось сократить на 10 %. Поскольку до внедрения системы в каждом из 11 структурных подразделений компании велась своя бухгалтерия, актуальной задачей информатизации было внедрение сквозного учета в масштабах всей компании с целью получения консолидированной информации о доходах и расходах.
Схема внедрения систем ERP приняла вид отдельных проектов со строго описанными результатами:
• внедрение сквозного учета дебиторской и кредиторской задолженности, учета финансовых средств, консолидация информации
о взаимоотношениях с контрагентами;
• внедрение системы управления материальными потоками, полномасштабного бухгалтерского учета в комплексе наземного обеспечения перевозок;
• внедрение системы учета и планирования запасов, поддержки централизованной закупочной деятельности. Интеграция бухгалтерского учета, материально-технического снабжения, сбыта с планированием заявочных компаний по товарно-материальным ценностям и управлением техническим обслуживанием, а также ремонтом оборудования;
• внедрение полномасштабного бухгалтерского учета во всех отделах бухгалтерии структурных подразделений, стандартизация ведения учета, формирование консолидированного баланса авиакомпании.
Система была также внедрена в комплекс наземного обеспечения перевозок – громадного подразделения «Аэрофлота», занимающееся обслуживанием самолетов. В нем занято около 2,5 тыс. человек. После внедрения системы руководители смогли осуществлять анализ затрат по месту их возникновения, получать калькуляцию затрат на продукцию, что позволило с высокой точностью планировать общие затраты на производство услуг. Более того, у компании появилась возможность сравнивать фактические показатели с плановыми и предлагать набор операций, которые могут обеспечить эффективное разрешение проблемных ситуаций.
ВНЕДРЕНИЕ СИСТЕМ ERP В КОМПАНИИ «НЕВСКАЯ КОСМЕТИКА»
Компания «Невская косметика» – российский лидер в производстве косметических товаров. Хотя по формальным признакам ее можно было бы отнести к производственным компаниям, по сути, она в большей мере занимается дистрибуцией и реализацией собственной продукции. У компании существует обширная сеть розничной торговли и значительные мощности по консигнационной продаже товаров (во всех регионах России действуют консигнационные склады). Бизнес требует точных ежедневных данных о запасах товаров и дебиторской задолженности. Необходима также информация о возможностях снижения себестоимости производства и хранения товаров, отслеживания консигнационных запасов, проведения анализа рентабельности.
Стратегическая цель, которая преследовалась при внедрении систем ERP, состояла во внедрении такой интегрированной системы управления организацией, которая способствовала бы развитию бизнеса и не ограничивала его рост в перспективе. Внедрение систем ERP позволило эффективно реализовать консигнационную схему продажи в компании, что явилось одним из факторов расширения сбыта. За короткий период число дистрибуторов, многие из которых работают по консигнационной схеме, возросло с 20 до 100.
В процессе введения в эксплуатацию систем ERP в режиме реального времени проводились следующие операции: учет консигнационных запасов по всей территории России, расчет потребности в необходимой номенклатуре и объеме продаваемых товаров для дистрибуторов, формирование на его основе заказов на пополнение консигнационных запасов. При этом уменьшались запасы у дистрибуторов при увеличении объема продаж, повышалось качество обслуживания контрагентов. Все это привело к уменьшению потребности в оборотных средствах и увеличению прибыли компании. Четкое разделение ответственности между подразделениями и ликвидация дублирования функций в результате внедрения системы также стали фактором, снижающим затраты.
Системы управления взаимоотношениями с клиентами – CRM
Информационные системы CRM способствуют эффективным взаимоотношениям с клиентами. CRM-технологии в коммерческой организации накапливают данные обо всех контактах с клиентами и вырабатывают на их основе достоверные знания об их поведении, путях удовлетворения их потребностей, а также наиболее выгодных способах взаимодействия с ними. Результаты анализа поведения клиентов постоянно обновляются в процессе непрерывной обработки данных, которые поступают в оперативные системы организации, например системы управления технологическими циклами или в центры «горячей линии».
Потребность в CRM-технологиях диктуется фундаментальными тенденциями в мировом бизнесе: обострением конкуренции, снижением лояльности клиентов, повсеместным распространением Интернета. Для того чтобы организации знали о своих заказчиках больше, необходимо собирать информацию со всех подразделений о каждом контакте с клиентом. Это позволяет выработать индивидуальную стратегию работы с каждым клиентом и построить с ним взаимовыгодные долгосрочные отношения.
Клиент – единственный источник прибыли организации, основа ее дальнейшего развития. Жесткие условия конкуренции нередко приводят к неудачам в поиске выгодного клиента, который обеспечивал бы больший доход с меньшими привлеченными затратами. В то же время для многих видов бизнеса заключить сделку с имеющимся клиентом в 5-10 раз легче (следовательно, дешевле), чем добиться этого с новым покупателем. При этом клиент, разочарованный в своем поставщике, рассказывает о своих злоключениях в среднем 10 знакомым. Многочисленные исследования подтверждают, что увеличение доли постоянных покупателей на 5 % выражается в общем увеличении объемов продаж более чем на 25 %. Получается, что взаимодействие с имеющимися клиентами выгоднее, чем привлечение новых.
Сегодня модель бизнеса, ориентированная на клиента, актуальна для большинства организаций, ставящих перед собой такие стратегические цели, как снижение оттока прежних и приобретение новых клиентов, повышение прибыли, получаемой от существующих клиентов. Именно современные информационные CRM-технологии дают возможность организациям воплотить эту модель бизнеса, позволяющую нарисовать картину потребностей клиента и предоставить более ценный сервис через разнообразные каналы взаимодействия.
Собираемая и обрабатываемая информация о клиенте (например, история его покупок, потребности и предпочтения), являясь одной из важнейшей составляющей потребительского капитала организации, используется с тем, чтобы точно специфицированное предложение было с большой долей вероятности принято клиентом. Естественно, при наличии множества клиентов этот подход реализуется с использованием информационных технологий и на основе использования стандартных управленческих процедур.
Системы клиентского обслуживания создаются для ведения предпродажных операций, а также для урегулирования послепродажных взаимоотношений с клиентом с целью быстрого и эффективного решения его проблем, связанных с оформлением заказа, поставкой и послепродажным обслуживанием. Своевременно предоставляя службам клиентской поддержки и сервиса подробные сценарии решения клиентских проблем, организация может снизить расходы, повысить чувство удовлетворения клиента и его верность выбранному поставщику, а следовательно, увеличить свой доход.
Системы CRM – это своеобразный инструмент управления знаниями. Речь идет о знаниях организации о клиентах и об их взаимодействиях с ней. Знания используются для лучшего обслуживания, в том числе в целях индивидуализации сервиса. При использовании систем CRM эти знания отчуждаются от отдельных сотрудников и консолидируются в интеллектуальный капитал всей организации.
Системы CRM могут включать в себя следующий набор функций:
• управление контактами – поддержка информации о клиенте и истории контактов с ним (может включать сведения о цикличных продажах или периодичности пополнения клиентских запасов);
• управление деятельностью – ведение календаря и делового дневника для торговых представителей и сотрудников территориальных подразделений, работающих с потребителями;
• прогнозирование – предоставление информации о перспективных планах продаж, а также прогнозов исследовательских организаций или маркетинговых исследований;
• управление возможностями – программное приложение, основанное на базе знаний, содержащее рекомендации по привлечению потенциальных клиентов и описывающее возможные способы увеличения потребительского спроса (рис. 4.3).
Рис. 4.3. Функции систем CRM
Главной задачей функционирования систем CRM является совершенствование взаимоотношения с клиентами в целях увеличения объемов продаж.
Взаимоотношения между организацией и ее клиентами подразумевают продолжительную во времени двунаправленную систему коммуникаций. Взаимоотношения могут строиться как на долгосрочной, так и краткосрочной основе, иметь систематический или нерегулярный характер, базироваться на личных отношениях или на предпочтениях выбора.
Системы CRM непосредственно воздействуют на корпоративную культуру и бизнес-процессы. Полученная о клиенте информация аккумулируется в корпоративной системе знаний, которая используется в текущей деятельности сотрудников и при формировании стратегических планов.
Важнейшим условием эффективности использования систем CRM является достоверность и актуальность текущей информации о клиентах. Это положение обусловливает необходимость поддержки информационных массивов, содержащих сведения о клиентах в обновляемом режиме. Выбор решения о путях и методах взаимодействия с клиентом будет успешным в том случае, если оценка его поведения произведена на основании актуальной информации. Уверенность в достоверности информации определяется качеством деятельности самой организации (и ее сотрудников) по сопровождению записей в базе знаний. В информационный массив необходимо вносить любые изменения, которые могут быть интересны с точки зрения оценки предпочтений клиента.
ПРИМЕР ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМ CRM
Из-за избытка предложения на европейском автомобильном рынке у компании Mercedes-Benz возникла необходимость лучше понимать потребности своих клиентов. Компания разработала план управления взаимоотношениями с клиентами, направленный на переход от массового маркетинга к индивидуальному подходу на основе изучения потребностей клиента. Для его реализации была разработана централизованная база данных по клиентам, проведена консолидация центров обслуживания и внедрена система CRM «Siebel», интегрированная с европейским call-центром компании. Сегодня база данных Mercedes-Benz содержит информацию о 10 млн клиентах. За счет внедрения этой системы компании удалось увеличить объем продаж.
Об интересе к управлению взаимоотношениями с клиентами красноречиво свидетельствуют оценки роста рынка услуг по установке компьютерных систем CRM: с 1997 по 2007 г. этот рынок увеличивался в среднем на 45 % в год. Современные информационные технологии позволяют индивидуализировать работу с клиентами, с одной стороны, и квалифицированно обобщать информацию, полученную со стороны клиентов – с другой.
Системы CRM – отнюдь не дешевое, простое или быстрое решение. Основными условиями успеха их внедрения является перестройка всей деятельности коммерческой организации на основе индивидуального обслуживания каждого клиента. Индивидуальная забота о клиенте означает необходимость помнить о каждом клиенте и осуществлять индивидуальный подход к нему. Такая персонализация подразумевает, что объем услуг и предложений клиенту должен строиться на изучении его предпочтений и поведения. Продолжительные контакты с клиентами, особенно в том случае, если они служат изучению и удовлетворению клиентских предпочтений, способствуют выработке у клиента позиции лояльности выбранному бренду.
Внедрение CRM-решений становится реальным фактором и инструментом развития российских организаций. В ряде случаев экономический эффект от внедрения оказывается более высоким, чем на Западе, поскольку позволяет российским организациям оторваться от своих конкурентов.
ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА В ГОСТИНИЦАХ СЕТИ GRECOTEL
Эта система была создана к Олимпиаде, проведенной в Греции, и получила дальнейшее развитие при ее эксплуатации во многих отелях этой сети.
Отели сети Grecotel – крупные отели, большинство из них позиционируются как гостиницы для отдыха на побережье. Во время обеда в ресторане одновременно оказывается несколько сотен людей, каждый из которых рассчитывает на персональное обслуживание. И каждый гость получает именно такое обслуживание – быстрое, эффективное.
У каждого официанта вместо блокнота компактный персональный компьютер, связанный с помощью беспроводной системы связи Wi Fi с центральным сервером гостиницы. После того как официант принял заказ от клиента, заказ мгновенно передается на специальные интерфейсы на кухне и в буфете, где комплектуются заказы. Затем сформированный заказ, состоящий из заказанных блюд и напитков, поступает в зал ресторана с указанием столика клиента. В автоматическом режиме формируется счет, который клиент оплачивает в конце проживания в отеле. С помощью этой информационной системы в режиме on line также можно узнать, когда поселился клиент, когда он собирается покинуть отель, пользовался ли он ранее услугами сети отелей, где он постоянно проживает, какие услуги он получил в отеле и сколько он должен за них заплатить.
Система решает сразу несколько задач. Заказ выполняется намного быстрее, чем при использовании традиционной технологии. Повышается точность выполнения заказов. Уменьшается количество необходимых официантов, рационализируется вся работа ресторана. Возникает возможность ежедневного контроля деятельности не только отеля, но и ресторанов и баров. Более того, в режиме on line можно проконтролировать деятельность сразу всей сети отелей.
Эту систему можно отнести, с одной стороны, к системе ERP, а с другой – ввиду того, что она обладает функциями сбора персональной информации о каждом клиенте с целью индивидуализации обслуживания – к системе СRM.
Системы информационной поддержки аналитической деятельности – BI
Принятие решений – наиболее сложный и ответственный этап деятельности человека в системах управления. Компьютерное моделирование процессов принятия решений сегодня становится центральным направлением автоматизации деятельности лица, принимающего решение. Системы поддержки принятия решений, как правило, являются диалоговыми. Они предназначены для обработки данных и реализации моделей, помогающих решать отдельные, в основном слабоструктурированные, задачи (например, принятие решения о займе или инвестициях, составление прогнозов).
Все информационные технологии управления организациями в той или иной степени представляют собой технологии поддержки принятия управленческих решений. Как известно, процесс принятия управленческих решений состоит из следующих этапов: сбор информации и анализ сложившейся ситуации; выработка альтернативных вариантов управленческих решений; их оценка в соответствии с принятой системой критериев и выбор наилучшего варианта.
Для обеспечения актуальности исходной информации используются различные технологии мониторинга социально-экономического состояния и финансовой деятельности объекта управления.
Основные задачи мониторинга:
• непрерывное наблюдение за состоянием объекта управления;
• текущий анализ состояния объектов мониторинга;
• своевременное выявление изменений и причин, вызвавших их;
• предупреждение негативных тенденций, ведущих к формированию и развитию очагов напряженности в социальноэкономической и финансовой сферах; выработка предложений, направленных на устранение негативных тенденций и явлений;
• осуществление краткосрочного прогнозирования развития важнейших процессов;
• оценка эффективности функционирования и развития организации.
Информационные системы, осуществляющие информационную поддержку аналитической деятельности, называются BI.
Системы BI есть интегрированный набор средств обработки информации и данных для стратегического анализа деятельности компании, полученных другими корпоративными информационными системами.
С помощью систем BI ресурсы данных могут быть преобразованы в цельную информацию и служить основой для принятия управленческих решений. Основные функции таких систем можно определить следующим образом:
• визуальное представление бизнес-стратегии и преобразование ее в план конкретных действий;
• оперативная корректировка стратегии в соответствии с изменениями рынка;
• отслеживание ключевых факторов успеха с использованием внешних и внутренних программ оценки эффективности;
• анализ эффективности предприятия (рис. 4.4).
Рис. 4.4. Основные функции систем BI
Системы BI обеспечивают доступ как к внутренним, так и внешним информационным ресурсам, включая данные, получаемые от деловых партнеров. Системы объединяют данные из отдельных систем, предоставляя организациям последовательную информацию обо всех аспектах бизнеса. Системы BI позволяют преобразовывать данные в информацию, информацию – в знания, а знания – в действия.
Системы BI достигают наилучшей эффективности, когда применяются в комбинации с другими системами, такими как ERP и CRM.
Системы внутрифирменной коммуникации – ICE
В последние годы во всем мире в корпорациях широко используются средства программного обеспечения и соответствующие системные решения, ориентированные на повышение эффективности коллективной работы групп сотрудников, выполняющих однородные виды работ. Средства коллективной (групповой) работы получили название ICE (Integrated Collabarative Enviroments). Состав этих средств достаточно разнообразен, так же, как и их возможности. Из действующих в настоящее время продуктов этого класса можно упомянуть, в частности, «Lotus Notes» и «Lotus Domino». Их можно по праву отнести к наиболее распространенным и популярным продуктам, обеспечивающим коммуникационные потребности бизнеса. C момента появления первой версии «Notes» в конце 1989 г. миллионы пользователей рассматривают «Lotus Notes» и «Lotus Domino» как базовую коммуникационную инфраструктуру для коллективного взаимодействия в корпорациях и совместного использования информационных ресурсов – критически важную для достижения успеха в бизнесе.
СИСТЕМА «CONNECT» В ВР И BBC
К информационно-коммуникационным корпоративным системам относится «Connect», впервые разработанная в рамках компании ВР, а затем успешно примененная в компании BBC.
Одна из популярных функций системы – адресная книга. При помощи системы «Connect» можно найти как минимум телефон человека из компаний BP и BBC, а также другие контактные данные. Почти все сотрудники этих компаний имеют личную web-страничку, так что объективная информация о них вполне доступна. Эта информация помогает устанавливать продуктивные контакты и усиливает доверие друг к другу.
Еще одна популярная функция системы – средство идентификации групп людей с теми или другими навыками. В компании BBC выявляются фасилитаторы обсуждений в группах или же люди, способные к такому виду деятельности. Этот инструмент также используется для формирования состава сотрудников, приглашенных на совещания для обсуждения какой-либо темы. При помощи этой системы ведется поиск сотрудников со стратегическим мышлением для включения в состав форума, на котором они могут высказать новые идеи.
Система «Connect» используется для создания формальных и неформальных групп. Эта технологическая система дает возможность построить густую сеть связей, которая позволяет сотрудникам легко общаться, поддерживать друг друга, предлагать новые направления и методы действий. Использование системы «Connect» или аналогичной может оказаться эффективной в случае, если сотрудники находятся в различных географических точках мира, у них имеются внутренние клиенты, а также в тех случаях, когда в компании или в ее подразделении меняется руководство[84].
СИСТЕМА ОБМЕНА ЗНАНИЯМИ В ВRmSH PETROLEUM
В компании British Petroleum используется корпоративный стандарт для компьютеров, программного обеспечения и средств связи «Common Operating Environment». Стоимость этого актива составляет около 300 млн долл. Система связей охватывает всех участников производственного процесса, помогает мгновенно обмениваться информацией и документами по всему земному шару, используя одинаковые программы, технические средства и корпоративную электронную почту со стандартной системой электронных адресов. Сотрудники могут входить в корпоративную сеть с любого рабочего места, независимо от его расположения, и просматривать свою электронную почту, личные или служебные документы. Этими услугами можно воспользоваться, находясь в аэропорту, у себя дома или в гостиничном номере.
Сотрудники British Petroleum с помощью этой системы могут обмениваться документами, сообща хранить их, использовать коллективные системы поиска и доступа, участвовать в дискуссионных форумах, т. е. в любой момент обратиться к всеобщей базе знаний и опыта. Они могут совместно готовить презентацию или документ, находясь в различных концах мира. Хотя ни одно из этих технических средств не является особенным технологическим решением, возможность работать подобным образом в любое время суток – мощный ресурс компании. С помощью этой системы снимается множество барьеров, препятствующих обмену знаниями между сотрудниками[85].
Выводы
В условиях экономики, основанной на знаниях, информатизация корпоративных систем управления становится решающим фактором повышения эффективности менеджмента коммерческих организаций.
Системы ERP, CRM, BI – не просто программные продукты, а решения, позволяющие рационализировать существующие бизнес-процессы.
Практика применения различных управляющих систем свидетельствует о том, что эффективность достигается при использовании не одной системы, а суперпозиции интегрированных систем, в основе которой лежат системы ERP, дополненные CRM-решением и системами BI.
Современные информационные технологии позволяют не только автоматизировать бизнес-процессы в организации, но и передать передовой опыт по построению эффективных бизнес-процессов, накопленный компаниями-поставщиками информационных систем в процессе их внедрения в различных организациях.
Информационные технологии – это существенный фактор развития современной науки и практики управления знаниями. Однако сами по себе эти технологии не решают основных задач управления знаниями. Основными средствами развития управления знаниями остаются социальные технологии – командообразование, эффективный обмен знаниями между сотрудниками, координация инновационной активности, формирование и использование неявных знаний, становление обучающейся организации, формирование организационной культуры, ориентированной на использование знаний, и пр.
4.2. Коммуникативные технологии управления знаниями
Коммуникацию нельзя считать средством организации, это способ существования организации.
П. Друкер
• Коммуникация и коммуникационный менеджмент.
• Паблик рилейшнз.
• Инвестор рилейшнз.
• Медиа рилейшнз.
• Интегрированные маркетинговые коммуникации.
Коммуникация и коммуникационный менеджмент
Коммуникация – универсальная характеристика деятельности и человека, и организации. Сфера применения коммуникации безгранична, поскольку без нее не обходится ни один акт человеческого взаимодействия. В частности, коммуникация с общественной средой является одним из важнейших критериев рыночной адаптации. Не случайно богатство стран, динамика развития их экономик определяются не залежами полезных ископаемых, а степенью развития технологий, обеспечивающих прежде всего информационный обмен, коммуникацию.
В научной литературе термин «коммуникация» появился в начале XX в. В настоящее время он имеет по крайней мере три интерпретации: 1) средство связи любых объектов материального и духовного мира; 2) общение (взаимодействие индивидов или социальных групп, удовлетворяющее потребности человека в контактах с другими людьми); 3) передача и обмен информацией в обществе с целью воздействия на него.
Социологи и психологи рассматривают коммуникацию как процесс передачи эмоционального и интеллектуального содержания. В кибернетике под коммуникацией понимается обмен информацией между сложными динамическими системами и их частями, которые в состоянии принимать информацию, накапливать ее и преобразовывать. На обыденном уровне коммуникация – это общение, передача информации от человека к человеку; опосредованное и целесообразное взаимодействие двух субъектов. Некоторые ученые отождествляет коммуникацию и устное общение. Отечественный исследователь Ю. Лотман говорит о коммуникации как о переводе текста с моего «Я» на язык твоего «Ты».
Все эти определения указывают на то, что в процессе коммуникации субъекты, передавая информацию и обмениваясь ею, сигнализируют о своем существовании различным контрагентам и устанавливают с ними необходимые связи, которые, в свою очередь, помогают им играть свои роли.
Коммуникация в широком смысле – это процесс взаимодействия общественных субъектов (социальных групп, общностей или личностей), при котором происходит обмен информацией, опытом, способностями и результатами деятельности через посредство общей системы символов.
Аристотель считал, что способность вступать в общение (коммуникацию) отличает человека и от «недоразвитых в нравственном смысле существ», и от «сверхчеловека». Поэтому «тот, кто не способен вступать в общение… уже не составляет элемента государства, становясь либо животным, либо божеством»[86]. Западные исследователи установили, что процессы коммуникации, которые занимают у человека до 80 % времени, заметно влияют на его мотивацию. Даже успех руководителя в условиях рынка на 85 % определяется его коммуникативными качествами и лишь на 15 % – профессиональными знаниями.
Коммуникация – это не просто передача информации, а процесс настройки, создающий общность, согласованность действий между теми, кто общается.
Коммуникационные потоки организации можно разделить на внешние (задают отношения с целевыми группами общественности, находящимися за пределами организации) и внутренние (направленные на сотрудников организации). Внешние и внутренние коммуникации располагают специальными средствами, каналами, вспомогательными системами (рис. 4.5).
Современные организации наряду с профессиональной, интеллектуальной, лидерской и другими видами компетентности должны обладать коммуникативной компетентностью.
Рис. 4.5. Коммуникационные потоки организации
Коммуникативная компетентность организации предполагает владение технологией построения эффективной коммуникации, т. е. рационального и ответственного обмена информацией, знаниями, продуктами интеллектуальной деятельности, для достижения максимальной эффективности по всем направлениям развития организации в условиях изменяющейся внешней среды.
Коммуникативная компетентность организации проявляется в способности ее менеджмента:
• фокусировать энергию своих работников на достижении поставленной цели;
• слушать и слышать людей, устанавливать с ними доверительные отношения;
• создавать условия для принятия грамотных управленческих решений;
• сотрудничать с различными целевыми аудиториями;
• вести эффективный диалог между руководителем и подчиненным на всех уровнях управления;
• обеспечивать бесконфликтную совместную работу;
• капитализировать коллективные знания и индивидуальные идеи.
Экономика, основанная на знаниях, предъявляет повышенные требования к коммуникации в организациях. Без грамотного управления коммуникацией немыслимо расширение областей конкурентных преимуществ, переход от традиционного товарного обмена к более высоким формам сотрудничества – обмену интеллектуальным капиталом, научно-технической кооперации, производственной интеграции. Так возникла потребность в коммуникационном менеджменте.
Коммуникационный менеджмент – это профессиональная деятельность по использованию коммуникационных средств, инструментов, механизмов, а также коммуникативных технологий, обеспечивающих формирование и развитие организации.
Коммуникационный менеджмент возник в качестве всеобщего феномена в 1980-1990-е гг. Его развитие связано с технологическим прорывом в области компьютерной техники. Факсимильная связь, система электронной почты, сотовые телефоны, настольные издательства, библиотеки в формате компактного диска, конференции в режиме on line – все эти и другие достижения технологической революции (или эволюции) привели к появлению новых каналов и средств общения, а значит, к новым возможностям и противоречиям в развитии коммуникации.
Предназначение коммуникационного менеджмента как системы управления заключается в организации коммуникативного пространства для создания дополнительной добавленной стоимости, которая, в свою очередь, является основой экономического роста и конкурентоспособности.
Миссия коммуникационного менеджмента заключается в формировании и реализации стратегии приращения ценности человека и организации как субъекта хозяйствования через увеличение всех видов капитала экономической системы с помощью средств коммуникации. Миссия напрямую связана со стратегией коммуникационного менеджмента, которую можно рассматривать как долгосрочную программу достижения основных коммуникационных целей организации в рамках ее стратегического управления. Цели коммуникационного менеджмента – повысить эффективность экономической системы, сформировать и использовать все виды ее капитала путем организации коммуникативного пространства. Они формируют следующие задачи:
• отбор и аккумулирование информации из внешних по отношению к данной экономической системе источников;
• классификация, трансформация, обеспечение доступности информации;
• распространение и обмен информацией как внутри системы, так и вне ее;
• поиск эффективных способов, инструментов и механизмов интегрированной коммуникации;
• воплощение фирменной коммуникации в продуктах, услугах, документах, базах данных и программном обеспечении;
• создание, оценка и использование НМА.
Специфика коммуникационного менеджмента отражена также в его специализированных функциях:
• интегративной — выступает как средство объединения деловых партнеров, специалистов и т. п. для коммуникативного процесса, генерирования идей; обусловлена использованием новых управленческих, маркетинговых и информационных технологий;
• информационной – расширяет информационный фонд партнера, передает необходимую для профессиональной деятельности информацию;
• контактоустанавливающей — формирует у деловых партнеров ценностные ориентации и установки, убеждает их в правомерности стратегий взаимодействия, делает их своими единомышленниками;
• самопрезентации — позволяет организации самовыразиться и самоутвердиться, продемонстрировать свой интеллектуальный потенциал; реализуется при создании имиджа, репутации;
• ритуальной – формирует у партнеров эмоциональный настрой, передает чувства, переживания, побуждает к необходимому действию, сохраняет старые традиции организации, создает новые; используется в методах работы с персоналом (корпоративные празднества, награждения, чествования по поводу и т. д.), а также осуществляется при официальных церемониях;
• образовательной – исследует коммуникативные навыки целевых аудиторий, реализует новые идеи, распространяет достижения в области современной коммуникации.
В контексте рассмотренных понятий можно вывести следующую формулу коммуникационного менеджмента:
Результат деятельности организации = Что вы делаете Что вы говорите.
Для организации важно не только то, ЧТО она производит, но и то, КАК она строит свои отношения с клиентами и персоналом, как осуществляет коммуникацию. Если организация сделала что-то полезное и важное, но при этом не наладила систему коммуникации, результат будет близок к нулю. Верно и обратное: результат будет нулевым при эффективной коммуникации, но незначительных результатах в сфере производства и услуг.
Паблик рилейшнз
Существует множество определений того, что принято называть «public relations» (PR). Наиболее адекватно современной практике является определение, предложенное профессорами Л. В. Лонги и В. Хазелтоном. Они описывают PR как коммуникативную функцию управления, посредством которой организации адаптируются к окружающей их среде, меняют (или же сохраняют) ее во имя достижения своих организационных целей[87]. Этот подход представляет собой новейший теоретический взгляд на проблему PR, исходя из которого это понятие понимается как нечто большее, нежели просто убеждение.
В своей книге «Кристаллизуя общественное мнение» (1923) один из отцов PR Э. Бернейз впервые определил функции PR. Автор классического труда «Пропаганда», опубликованного в 1928 г., укрепил имидж индустрии PR как инструмента бессовестной манипуляции. Одновременно с ним А. Пейдж, первый вице-президент телефонной компании AT&T по коммуникациям, сформулировал диаметрально противоположный подход к задаче: честно информировать публику о том, что происходит с компанией (если мы не скажем о себе правду, это сделает кто-нибудь другой). AT&T, в те времена регулируемая государством монополия, не имевшая конкурентов, могла позволить себе роскошь говорить правду. Тем не менее деятельность Пейджа заложила этические основы профессии PR.
«Связи с общественностью» – так переводится н русский язык термин «public relations». Термин «общественность» в нашей стране возник в определенный исторический период, исторической среде. Он введен в русский литературный язык Н. М. Карамзиным и трактуется как совокупность людей, принимающих активное участие в общественной жизни, общественной организации страны, города, учреждения, учебного заведения и т. д. Академический словарь русского языка, например, рассматривает общественность как передовую часть, передовые круги общества, выражающие общественное мнение.
В работах американских теоретиков PR (Ф. Лесли, С. Катлиппа, Р. Рейли и др.) понятие «public» включает в себя следующие структурные составляющие внешней и внутренней среды компании (организации):
• правительственные и законодательные органы;
• учредители компании;
• акционеры;
• инвесторы;
• кредиторы;
• финансовые учреждения и организации;
• клиенты;
• деловые партнеры;
• конкуренты;
• собственный производственный персонал и служащие;
• муниципальные органы;
• средства массовой информации;
• профессиональные ассоциации;
• учебные заведения;
• общественные организации;
• национальные меньшинства;
• сексуальные меньшинства.
Таким образом, термин «общественность» в России в понимании западных специалистов охватывает лишь одно, сравнительно узкое направление. Вот почему некоторые академические специалисты одно время широко использовали в лекциях и статьях свой вариант перевода PR: «формирование деловой репутации», «развитие общественных связей», «общественное взаимодействие», «совершенствование отношений в обществе».
PR – это коммуникативная технология, при помощи которой организация устанавливает взаимовыгодные, гармоничные отношения с целевыми группами общественности.
Фактически PR – это технология переноса знаний из организации во внешнюю среду. Часто представление о PR складывается, исходя из известных техник и методик, используемых PR-специалистами. При этом за кадром остается то, что связи с общественностью представляют собой целостный процесс, который складывается из множества тонких и в то же время важных аспектов, к которым относятся исследовательская и аналитическая работа, формирование политики, составление программы, поддержание обратной связи с многочисленными целевыми аудиториями, корректировка планов и т. д.
Цель PR – построение коммуникации между организацией и целевыми аудиториями. Специалисты по связям с общественностью позволяют наладить правильные взаимоотношения между личностью или организацией и общественностью. Таким образом, PR-специалист – это посредник между организацией и внешним миром.
Корпоративный PR заключается в налаживании и поддержании общественных связей с различными целевыми группами (представителями бизнес-кругов, специалистами, средствами массовой информации, рекламодателями, клиентами группы, собственными сотрудниками и т. д.). Главная цель корпоративного PR – формирование и текущая информационная поддержка позитивного имиджа организации на целевых рынках. Работа ведется по двум направлениям: внутренний и внешний PR.
Внутренний PR направлен на формирование у сотрудников организации корпоративного духа, навыков общения по горизонтали и вертикали, обеспечивает функционирование внутрикорпоративных средств массовой информации, проведение мероприятий, посвященных значимым событиям корпоративной и общественнокультурной жизни, и т. д. Внутренний PR – это комплексная деятельность, в которой могут быть использованы самые разные инструменты. Главное в этой деятельности – ее соответствие целям, которых организация стремится достигнуть, выстраивая систему взаимоотношений со своей внутренней аудиторией. Внутренний PR в конечном счете призван повысить уровень лояльности и мотивированности персонала, а значит, эффективность его деятельности. Кроме того, создание позитивного имиджа организации в глазах сотрудников влияет на имидж организации во внешнем мире, так как персонал является одним из каналов трансляции информации вовне.
Наверное, последним великим руководителем, кто не стремился развивать коммуникацию между специалистами различных отделов, а, напротив, считал ее ненужной и даже вредной, был Г. Форд. Он не приветствовал активного общения сотрудников, поскольку был убежден, что прочные связи между коллегами бесполезны для компании и лишь отвлекают персонал от выполнения работы. Теперь управленцы исповедуют другие принципы. Появилось больше технологичных компаний, главы которых понимают, как важно научиться настраивать сотрудников на общение друг с другом и какую пользу можно из этого извлечь. Укрепив горизонтальные связи, компания может рассчитывать на улучшение результатов работы. Специальные исследования показывают, что развитый внутренний PR способен поднять рыночную стоимость компании на 30 %.
КОРПОРАТИВНЫЙ КИНОТЕАТР
На интернет-странице компании-разработчика компьютерных игр Nival Interactive, посвященной вакансиям, помещено подробное описание условий работы в компании. Обещанием развитой системы поощрений и широких возможностей для профессионального и карьерного роста здесь не ограничиваются. В компании идут дальше: удобное и просторное рабочее место, бесплатные обеды, а также кофе и чай с десертом на выбор в течение всего дня. Но и на этом в компании решили не останавливаться. Апогеем организации досуга на рабочем месте стало открытие собственного кинотеатра.
В корпоративном кинозале сотрудники могут собираться по вечерам и смотреть любимые фильмы. Бесплатное пиво после 20 ч – еще одна находка Nival. По мнению сотрудников компании, это мощный стимул, чтобы перенести обсуждение рабочих вопросов в менее формальную, а порой совершенно непринужденную обстановку.
«Наш кинотеатр появился в 2001 г. – тогда мы занимались обустройством нового просторного офиса. Чтобы делать лучшие игры, нам важно постоянно изучать лучшие произведения кино как наиболее близкой области искусства. Но наш кинопрокат не часто радует шедеврами, скажем, японского кинематографа или анимации, арт-хаусными фильмами или классикой 1940-1960-х гг. Вот мы и решили заполнить этот пробел», – рассказывает историю появления корпоративного кинотеатра президент компании С. Орловский.
Импровизированный кинотеатр рассчитан на 50-100 мест, обычно по вечерам в нем собирается до 20 человек. А в дневные часы, свободные от показа фильмов, кинотеатр превращается в переговорную: киноэкран отводится бизнес-презентациям[88].
Поскольку в рамках внешнего PR формируется позитивный образ организации на рынке, а среди целевых аудиторий создается имидж группы как активной, конкурентоспособной, динамично развивающейся, вся внешняя деятельность организации просто обязана подчиняться установкам PR. Феномен внешнего PR можно определить как деятельность по переводу прагматических целей организации в приемлемую для общества политику. При этом задача информирования общественности о миссии, стратегии, целях организации благоприятно сочетается с зондированием общественного мнения, его мониторингом.
Внешний PR формирует знания об организации у внешних экономических агентов, поэтому он может рассматриваться как вполне самостоятельная технология управления знаниями. В отличие от рекламы мероприятия внешнего PR рассчитываются не на непосредственный эффект, а на длительное воздействие; проводятся не здесь и сейчас, а в течение определенного времени и в различных местах; не привязываются (за редким исключением) к определенному товару и необходимости выведения его на рынок; используют традиционные рекламные приемы лишь ограниченно.
Так же, как и во внутреннем PR, объектами управления внешнего PR являются люди, например жители территории, на которой располагается организация. Для них проводятся событийные мероприятия (так называемые эвенты, от англ. event – событие) – конкурсы, праздники, выставки, презентации, различные шоу. Выстраивая взаимоотношения с потребителями, служба PR занимается организацией удовлетворения претензий и рекламаций потребителей (например, создает методики оценки товаров и услуг с точки зрения потребителей). При работе с внешней средой организации во главу угла ставится создание деловой, доброжелательной атмосферы, развитие конструктивного сотрудничества и соблюдение этических норм.
Государственные и местные органы управления, некоммерческие организации, политические партии, профсоюзы, религиозные организации, всевозможные фонды, экологические, молодежные и женские движения как внутри страны, так и за ее пределами, – все они участвуют в создании определенной атмосферы, которая не может не влиять на деятельность организации. Поэтому задачей внешнего PR является активное участие в деятельности этих организаций, нацеленное на формирование благоприятного имиджа организации и создание соответствующего общественного мнения.
С помощью инструментов PR происходит трансфер знаний из организации во внешнюю среду, а также формирование новых знаний у представителей целевых аудиторий.
Инвестор рилейшнз
Термин «связи с инвесторами» (investor relations – IR) появился в 1953 г. с легкой руки Р. Кординера – тогдашнего президента General Electric. Так он обозначил систематическое общение с существующими и потенциальными инвесторами. Спустя 40 лет об IR заговорили в России, но до сих пор лишь немногие компании могут похвастаться наличием специалистов в этой области (в основном это публичные компании-гиганты, непременным атрибутом деятельности которых является взаимодействие с фондовым рынком). IR предполагают публичную деятельность, способствующую пониманию инвесторами и акционерами финансового состояния и перспектив развития компании, а также улучшению отношений между корпорацией и ее акционерами.
Связи с инвесторами (IR) – коммуникативная технология, направленная на установление и развитие двусторонних связей с инвесторами, акционерами и партнерами компании. Суть ее заключается в организации серии взаимосвязанных информационных, аналитических и PR-мероприятий.
IR – важная часть реализации стратегии организации. Нет стратегии организации или она не до конца сформулирована – нет и стройной системы развития IR, нет единого комплекса мероприятий в этой сфере. Работа в сфере IR состоит из:
• прямой коммуникации с инвесторами для достижения «эффекта соучастия» (проведение конференций и семинаров; презентации идей, стратегий);
• индивидуальных встреч с инвесторами (в процессе размещения акций или корпоративных облигаций, а также при серьезных изменениях в корпоративной структуре или стратегии управления бизнесом);
Читать бесплатно другие книги:
