NB. Не забыть похвалить Машу. Гениальное управление командой Диридолу Бернар
Bernard Diridollou Manager son quipe au quotidien.
© 2007 Groupe Eyrolles, Paris, France
© Шиловская Л., перевод, 2016
© Оформление. ООО «Издательство «Эксмо», 2016
С глубочайшей признательностью Анни Жак, моей помощнице, за ее быстроту и эффективность
Введение – От слов к делу
В то время как генеральное руководство рассуждает о «коллективном управлении», «всестороннем качестве», «проектном и дистанционном менеджменте», большинство компаний продолжает трудиться по модели Тейлора в рамках организационных систем с крайне жесткой субординацией.
Поэтому, несмотря на модные лозунги, организация остается устаревшей: решения принимаются исключительно на уровне совета директоров, информация преимущественно поступает сверху вниз; сотрудникам сложно высказывать новые идеи, выражать свое недовольство – обычно их возражения остаются неуслышанными. Стоит взглянуть чуть внимательнее на французские компании, и они оказываются современными лишь на словах. Ситуацию, которая лучше всего показывает это противоречие, можно встретить в ходе «мотивационных собраний», часто организуемых на предприятиях. Руководитель заявляет: «Меняемся», но при этом предполагает: «Меняйтесь».
Опасность таится в расхождении между «сказано» и «сделано», в расхождении между заявленным участием каждого в принятии решений и непоколебимой уверенностью руководства в том, что лишь оно способно действительно воздействовать на компанию. В сложившейся ситуации наиболее типичные реакции сотрудников таковы:
а) они чувствуют, что ими пытаются манипулировать, и могут взбунтоваться;
б) они считают, что никак не могут повлиять на будущее компании:
«В любом случае, что бы ни говорили, ничего не изменится».
«На самом деле мы пешки в этой игре и наше мнение не берут в расчет».
В итоге вы, руководители подразделений, «местное начальство», находитесь «между двух огней»: с одной стороны – речи высшего руководства, а с другой – реакция ваших подчиненных.
Кроме того, в условиях возрастающей сложности управленческих ситуаций (изменение законов рынка, жесткая конкуренция, «неповоротливость» организации) и гнетущей неопределенности начальство склонно возлагать большие надежды на руководящий состав.
Они рассчитывают, что вы будете:
Двигателем системы
Начальство ожидает, что вы станете двигателями, драйверами изменений (то есть вы будете стоять на страже успеха компании, а не сосредоточитесь исключительно на своем личном развитии).
В центре деятельности, а не над ней
Некоторые проявляют больший интерес к теоретическим навыкам и склонны уделять больше внимания компетенциям и рассуждениям, зачастую полагая, что это более эфффективно, но при этом пускают практическую деятельность на самотек. Поэтому неудивительно, что многие вышестоящие руководители будут считать вас мечтателем, идеалистом и теоретиком.
Лидером, ведущим людей за собой
Вдохновение и управление командой не появляются сами по себе! Даже практическое мастерство, хотя оно и необходимо, не может никоим образом само по себе оправдать назначение лидера. Быть управляющим – это значит ежедневно применять свое знание дела, свое умение адаптироваться к любой ситуации. В управлении командой поведение играет намного большую роль, чем опыт и мастерство. Именно поэтому мы будем делать акцент на развитии методик и инструментария, которые позволят повысить ваши управленческие навыки.
Ближайшие и наиболее вовлеченные в процесс руководители
«Руководители слишком отстранены от дел» – эту фразу часто произносят ваши сотрудники и высшее руководство.
Она как нельзя лучше показывает ожидания ваших коллег: они хотят видеть вас настоящим лидером, который способен правильно донести информацию, своевременно прийти на помощь и дать дельный совет, который принимает активное непосредственное участие в делах команды и умеет подать пример своими действиями, а не словами; им нужен лидер, к которому всегда можно обратиться в случае возникновения проблем.
Наконец, мы как опытные эксперты по управлению компаниями можем заключить: какова бы ни была ситуация, в которой вы находитесь в должности руководителя отдела, управляющего, у вас всегда есть некоторый простор для действий.
Однако чтобы воспользоваться им с максимальной выгодой и при этом соответствовать ожиданиям ваших подчиненных и руководства, вам необходимо:
– глобальное видение вашей роли,
– практические методы и инструменты для противостояния трудностям.
Иметь глобальное представление о своей роли – значит осознавать масштабы своего круга обязанностей. Для ясности изложения мы разбили их на 2 категории:
– Ответственность, направленная на организацию и деятельность
• Прояснить правила и функционал каждого.
• Зафиксировать задачи и договориться о средствах.
• Мониторить и контролировать, научиться отрабатывать ошибки.
• Оценить результаты и поощрять достижения.
• Уметь критиковать и урегулировать конфликты.
Эти обязанности в большой степени зависят от значимости внутренней организации.
– Ответственность, направленная на коммуникацию
• Информировать для обоснования деятельности.
• Делегировать задачи.
• Организовать свою занятость и ресурсы для более продуктивной коммуникации.
• Стимулировать мотивацию своих подчиненных.
• Играть роль педагога и развивать компетенции.
Эти обязанности носят добровольный характер, и не каждый руководитель прилагает усилие воли для их реализации.
Вы как лидер команды в зависимости от своего опыта и личностных качеств чувствуете себя более или менее уверенно в одной из сфер из вашего круга обязанностей. Таким образом, существует риск зациклиться на том, что у вас получается лучше всего, и пренебречь другими важными сферами.
Важно понимать, что ваша эффективность зиждется на вашей способности принимать и исполнять в равной степени и те и другие обязанности.
Решить эту проблему не так сложно: вам необходимо научиться выбирать верную дистанцию, правильную формулировку, чтобы одновременно и оценивать, и обучать, чтобы предписывать, ставить задачи и мотивировать, чтобы сгладить конфликты и развивать гармоничные отношения с подчиненными.
Чтобы помочь вам, мы предлагаем данный труд – он отличается исключительной практикой и прагматикой.
Его цель – вооружить вас проверенными методами и инструментами, которые подскажут, как делать, что говорить; одним словом, как вам, руководителю команды, подойти к реализации своих основных обязанностей.
Первая часть. Организовать и сопровождать работу своей команды
Глава 1. Прояснить правила игры и определить функции
Прояснить правила игры
Французский менталитет абсолютно не признает правил. Он предпочитает слегка размытые ситуации, которые позволяют каждому действовать так, как хочется, и по мере возможности избегать контроля вышестоящих служб.
В то же время весьма парадоксальным образом его предпочтение к эгалитаризму и уравниловке приводит, в зависимости от ситуации, к принятию на себя определенной части работы.
Однако достичь этого можно только при условии, что в компании существуют четкие и предельно понятные правила игры, которые служат основанием для урегулирования разногласий.
Что такое правило игры?
Большинство предприятий начинает работу, даже не удосужившись определить для своих сотрудников основополагающие ценности и поведение, что необходимо для успешности или эффективности. Вот два подобных примера.
Мастер жалуется на одного из своих сотрудников:
– Я не понимаю, он всячески пытается избежать ответственности или уклоняется от ситуаций, в которых ему пришлось бы провлять инициативу. Это просто удивительно, ведь он отличный профессионал.
Управляющий специалист, описывая свою службу:
«Я руковожу работой 13 человек, которые распределены следующим образом: 6 руководящих работников, один мастер, 5 служащих и один секретарь, каждый из руководителей имеет свою сферу ответственности и работает самостоятельно. Однако я сталкиваюсь со следующей проблемой.
Одни колеблются, не решаются брать на себя ответственность и без конца пытаются удостовериться, что не сбились с пути. Другие, напротив, выходят за рамки своих полномочий и ведут обсуждения или принимают решения, которые затем бывает сложно исправить! На самом деле каждый определяет планку самостоятельности в зависимости от своих навыков и мотивации».
Эти два примера наглядно демонстрируют отсутствие правил игры на некоторых предприятиях.
Определить правила для своего подразделения, своей службы – это значит дать каждому из ваших коллег ориентиры, требования и приоритеты.
Это значит определить критерии личной и коллективной успешности.
Чтобы играть в футбол, нужно знать правила игры:
– Что такое вбрасывание мяча?
– Когда мяч в положении вне игры?
– Какое поведение запрещено, за что дают штрафной, красную карточку или назначают пенальти?
Аналогично: определить правила игры в рамках предприятия или службы – это значит ответить на вопросы, которые задает себе любой сотрудник:
– Здесь так принято делать?
– Что от меня ожидают в таком случае?
– Как можно спросить…
– Как далеко я могу зайти?
– К кому я должен обращаться, если…
– Какой порядок действий здесь предусмотрен, если…
– Какое поведение здесь приветствуется, допускается, запрещается?
Следовательно, разъяснить правила игры – это основная обязанность, которую должен взять на себя любой лидер команды.
Зачем нужны эти правила?
Определить правила игры – это значит позволить каждому специалисту на предприятии подвести итоги, найти свое место в рамках своего отдела, в компании и выработать поведенческие реакции, приемлемые в организации.
Объяснение правил игры позволяет:
– определить общие ценности,
– уточнить цели отдела и определить их место в общем функционировании компании,
– сформировать большую сплоченность,
– поощрять участие каждого сотрудника и служить основополагающими критериями в случае разногласий или конфликтов.
Свойства эффективного правила игры
Правило игры является эффективным, только если оно обладает шестью следующими свойствами:
1. Оно ясно и четко сформулировано.
На самом деле слишком многие менеджеры ограничиваются обобщенными, подразумеваемыми правилами игры, которые каждый толкует по-своему. Это может привести к противоречивым действиям.
2. Оно применяемо.
Лучше вообще не иметь правил, чем иметь правила, которые не применяются.
3. Оно полезно.
Определение правил игры не является самоцелью. Правило эффективно, только если оно несет практическую пользу для достижения определенных целей.
4. Оно основано на договоренностях.
Это значит, что оно соответствует взаимной договоренности между управляющим и сотрудником.
5. Оно несет защитную функцию.
Оно приносит обеим сторонам (руководителю и специалисту) безопасность, в которой нуждается каждый, чтобы успешно реализовать свою миссию.
6. Оно гибкое.
Ситуации профессиональной жизни многочисленны и разнообразны. Жесткое правило очень скоро станет тормозить эффективность. Следовательно, оно должно нести в себе определенную долю адаптации. Однако будьте внимательны – гибкость не означает попустительство и вседозволенность!
Итак, теперь ваша основная задача ясна.
Поэтому сейчас вы должны сделать следующее:
– определить правила игры, действующие в компании,
– довести информацию о них до каждого,
– удостовериться в том, что сотрудники вашей службы согласны с этими правилами,
– заставить их уважать правила, наказывая за нарушения. Руководитель, который не будет наказывать за несоблюдение правил, косвенно признает тот факт, что данные правила являются недействительными.
Вот пример правил, определенных командой руководителей во время одного из наших семинаров:
– Иметь возможность свободно высказываться, при этом сохраняя уважение друг к другу как внутри компании, так и за ее пределами.
– Решения, касающиеся интересов коллектива, принимаются совместно большинством голосов.
– Каждый член управленческой команды солидарен с принимаемыми решениями.
– Каждый должен подготавливать решения.
– Каждый предоставляет группе свои идеи развития.
– Каждый участник, независимо от его статуса, обязуется уведомлять о:
• вопросах, касающихся коллективных интересов,
• происходящих событиях.
– Каждый руководитель группы сообщает о своей деятельности руководителю службы в ходе индивидуального ежемесячного обсуждения.
Правила игры определены, атмосфера сплоченности установлена. Сейчас вы можете взяться за определение функций и миссий ваших сотрудников.
Зачем определять функции?
Размытая ответственность, разрозненные задачи, неопределенные приоритеты, смутно обозначенные цели – все это соответствует ситуации на многочисленных предприятиях (преимущественно на предприятиях малого и среднего бизнеса и на малых производствах). Таким образом, возникают разногласия, а нередко и конфликты между должностями. Вот классические примеры: – противостояние производства контролю качества, производства – отделу продаж, отдела продаж – плановому и планово-распорядительному отделу…
Безусловно, эти разногласия не появились бы на свет, если бы обязанности, цели и задачи были лучше определены и разъяснены…
Вот почему мы предлагаем вам определить интересы и четкие служебные цели и задачи в отделе, равно как и порядок действий для их достижения.
Сегодняшнее состояние дел в компаниях
В зависимости от компаний состояние дел на сегодня в плане определения служебных функций очень разрозненное. Вот несколько примеров:
– Отсутствие определения функций.
– Определение функций существует, но оно устарело.
– Определение функций составлено без участия заинтересованных лиц.
– Определение функций возведено в догму, и они настолько жесткие, что каждый использует их, чтобы отказаться от тех или иных видов работ.
– Определение функций сформулировано в виде задач, которые необходимо выполнить.
В зависимости от ситуации последствия таковы:
– Каждый делает то, что ему кажется правильным, не занимаясь остальным.
– Наслоение множества функций приводит к внутренней борьбе за власть и иногда к значительным сложностям в отношениях.
– Порой одна и та же работа может выполняться по несколько раз разными людьми.
– Становится сложно понять, кого информировать в случае возникновения проблем.
– Каждый думает, что ответственность за решение лежит на ком-то другом.
Короче говоря, от всего этого страдает организация и эффективность работы, равно как и качество отношений.
Интересы и задачи четкого определения служебных функций на работе
Определить функции – это значит дать каждому понять, что он делает, как, зачем и для кого. Это значит – дать каждому возможность узнать, «для чего» нужна должность, которую он занимает в компании и в «каком направлении ему двигаться дальше».
Определение функций также служит основой для установления индивидуальных задач сотрудников и их оценки (см. главу 4).
От этого зависит эффективность организации, какой бы ни была ее структура (пирамида, горизонталь, сетевая), осознание своей ответственности и мотивация игроков.
Зачем описывать функционал?
Это позволяет:
– прояснить роль и ответственность каждого: кто что должен делать и почему;
– проверить системность обязанностей в рамках службы, организации;
– повысить эффективность организации;
– понять компетенции (знания, умения, навыки), необходимые на данной должности (прием на работу, образование, прогнозированное управление компетенциями);
– оценить важность и значимость каждой должности.
Описание функций = инструмент управления и коммуникации, который позволяет внести ясность в роли и их осмысление.
Как определять функции?
Определить функцию – это значит определить ключевые обязанности, которые человек должен взять на себя. То есть следует описывать не задачи для исполнения, а крупные «миссии», которые нужно воплотить в жизнь.
Разница между этими двумя ключевыми понятиями, задачами и обязанностями очень важна. Действительно, описание должности с точки зрения задач снижает инициативу и препятствует развитию самостоятельности. Более того, такое определение должности может стать «смирительной рубашкой», которую люди не захотят снимать. В эпоху, когда разносторонность становится главным достоинством компании, подобный подход к определению должности будет идти вразрез с поставленными задачами.
Следовательно, эффективное определение должности должно четко показывать все «главное, приоритетное и постоянное», что входит в прямые обязанности сотрудника.
Определение «сути должности»:
– позволяет определить место должности в компании,
– подчеркивает главные цели,
– расшифровывает ожидаемые результаты,
– выявляет в зависимости от ситуации сдерживающие факторы осуществления задач.
Какие вопросы следует задать, чтобы сформулировать четкое определение служебных обязанностей.
1. Каково назначение данной должности?
2. Место должности в рамках отделения, департамента.
– Каковы основные задачи моего отделения, моего департамента?
– Чего бы лишилась компания, если бы моего отдела не было?
3. Взаимосвязи должности.
– Каковы ее иерархические связи?
– Каковы ее функциональные связи?
4. Приоритеты должности.
– Какие конечные цели, обоснования существования моей должности?
– Чего лишился бы мой отдел, если бы мою должность устранили?
– Что отличает мою должность от должностей моих коллег и сотрудников?
– Каковы ключевые области результатов?
– По каким основным критериям оценивается мой успех?
5. Особая миссия.
– Существует ли особая миссия, связанная с определенным человеком? А с обстоятельствами?
Это размышление позволяет вывести на свет «приоритеты» должности.
«Приоритет» – это прежде всего важный и постоянный результат, следствие деятельности человека.
Он выражается при помощи глагола действия.
Пример: обеспечить – задействовать – предусмотреть – отстоять… если ответственность на одном человеке; и содействовать – принимать участие – предлагать, если ответственность возложена на нескольких сотрудников.
Такой подход позволяет:
– четко дифференцировать «приоритеты» своего отдела и своей должности,
– определить услуги, которые ожидают получить внешние и внутренние клиенты.
Наконец, нахождение «ключевых факторов успеха» в должности позволяет вычленить приоритетные действия, которые необходимо предпринять, содействие которое требуется оказать со стороны «смежников» профессии, чтобы заполнить ее должным образом.
Ответственные за реализацию организационных или структурных изменений в ваших отделах, вы как управляющие склонны поступать по-разному:
– одни, надеясь избежать трудностей, самостоятельно принимают решения и затем ставят своих сотрудников перед свершившимся фактом;
– другие, пытаясь не обидеть восприимчивых коллег, спрашивают мнение у сотрудников, а затем принимают решения по новым структурам и позициям;
– и наконец, последние используют метод принудительных изменений!
Между тем, если вы не хотите на неопределенный срок демотивировать своих коллег, нельзя навязывать новую организацию или структуру. Сотрудники компании, коллеги по отделу – это не пешки, которые можно переставлять на шахматной доске от одного проекта к другому, с одной должности на другую, не принимая во внимание их мнения и предложения. Эффективность организационных и структурных изменений во многом зависит от вовлеченности людей, задействованных в их осуществлении. И это снова приводит нас к определению круга обязанностей!
Поэтому после того, как вы дадите своим сотрудникам инструменты и методы (см. выше) для разработки определения функционала, попросите их обдумать свою новую должность (см. рис. 1.1.). Эта совместная подготовительная работа (проделанная совместно с вашими сотрудниками) затем станет предметом обсуждения, которое в свою очередь позволит доработать окончательный вариант новой должности (см. рис. 3.3.).
Вместе:
– вы сопоставите ваши видения новых миссий;
– вы проверите уровень ответственности каждого из ваших сотрудников;
– вы определите возможные разногласия и договоритесь о приемлемых решениях;
– вы предложите пригодные для работы формулировки.
Благодаря этому обмену мнениями:
– стратегия, определенная компанией, станет понятнее;
– новые должности тех или иных сотрудников будут восприниматься не как навязанные решения, а как новая возможность в отделе с известной стратегией;
– смысл предпринимаемых действий станет очевиден и определится сам;
– будет легче определить цели, связанные с ключевыми обязанностями.
Это обсуждение позволит сократить разрыв между обязанностью, поручаемой руководителем (часто в неформальной и неявной манере), и тем, как эту обязанность понимает сотрудник. Это возможность взаимного урегулирования вопросов, а также основной инструмент договорного управления.
Подготовка
Обучение сотрудника составлению описания его должности производится его непосредственным начальником (N + 1) или иной подходящей персоной.
Первые формулировки описания сотрудник составляет в документе (рис. 1.1.):
Рис. 1.1. Комментарии сотрудника в процессе редактирования описания его должности
Читать бесплатно другие книги:
