Компьютер для бухгалтера Гладкий Алексей
Рис. 3.13. Настройка выравнивания
В результате все значения выделенного диапазона, которые являются текстовыми, будут выровнены по левому краю ячеек, а значения числового формата – по правому краю. Отметим, что все даты также будут выровнены по правому краю, поскольку любая дата основана на значении числового формата.
Определив все числа диапазона, отображающиеся в текстовом формате, преобразуем их в числовой формат с помощью штатного механизма специальной вставки – это позволит в дальнейшем использовать эти значения в любых вычислениях. Для этого выполните следующий порядок действий.
• Скопируйте любую пустую ячейку в буфер обмена с помощью команды контекстного меню Копировать либо нажатием комбинации клавиш Ctrl+C.
• Выделите диапазон с данными, содержащий числа в текстовом формате.
• Нажмите правую кнопку мыши и в открывшемся контекстном меню выполните команду Специальная вставка.
• В открывшемся окне установите переключатель Вставить в положение значения, а переключатель Операция – в положение Сложить.
• Нажмите кнопку ОК.
В результате выполненных действий все числовые значения, представленные в текстовом формате, будут автоматически преобразованы в числовой формат – что нам и требовалось сделать.
ПримечаниеЭффективность приема обусловлена тем, что любой пустой ячейке (а в буфер мы копировали именно пустую ячейку) по умолчанию присвоено значение 0, а при добавлении любого числа (в т. ч. и 0) к числу, которое отображается в текстовом формате, Excel автоматически преобразовывает этот текстовый формат в числовой.
Решить задачу преобразования формата можно также с использованием штатной функции ТЕКСТ. Как известно, при использовании текстовой функции Excel результатом является число, но оно представлено не в числовом, а в текстовом формате.
Допустим, у нас имеется какойто выделенный диапазон, первой ячейкой которого является D4, причем каждая ячейка включает в себя символ $ и некоторое число, после которого через пробел имеется имя человека. В частности, в подобном виде может быть представлена информация о заработной плате работников (например, $180.20 Иван). С помощью формулы, включающей в себя текстовые функции ЛЕВСИМВ и НАЙТИ, вы можете легко получить это число.
=ЛЕВСИМВ(D4; НАЙТИ(««;D4)-1)
Результатом вычисления данной формулы будет значение $180.20. Но учтите, что это значение будет представлено в текстовом формате, следовательно, в ячейке оно будет выровнено по левому краю.
Однако путем несложной модификации данной формулы вы можете добиться того, чтобы результат выводился именно в числовом формате. Для этого достаточно добавить к формуле 0 так, как показано ниже.
=ЛЕВСИМВ(D4; НАЙТИ(««;D4)-1)+0
В результате значение будет представлено в числовом формате. После этого вам останется лишь отформатировать ячейку.
Применение имен для создания пользовательских функций
Механизм имен удобно использовать не только для того, чтобы ссылаться на данные по имени. Его также можно задействовать для постоянных значений либо формул; это особенно актуально при создании пользовательских функций средствами Visual Basic for Application.
Допустим, в текущей книге Excel вы используете для расчета налоговых отчислений ставку 10 %. Следовательно, во всех формулах, где используется данная ставка, необходимо будет вводить значение 10 % или 0,1. Однако вместо этого удобнее использовать слово TaxRate – и программа сама подставит значение 0,1, которое будет соответствовать данному имени. Для этого:
• откройте вкладку Формулы, в разделе Определенные имена нажмите кнопку Присвоить имя;
• в открывшемся окне в поле Имя введите значение TaxRate, а в поле Диапазон – значение =0,1;
• нажмите кнопку ОК.
В результате при создании формул вы можете вместо значения 0,1 или 10 % использовать слово TaxRate.
ВниманиеГлавным достоинством данного метода является то, что при изменении ставки налога вам достаточно будет не менять все формулы, а просто на вкладке Формулы в разделе Определенные имена нажать кнопку Присвоить имя и в открывшемся окне создания и редактирования имен для имени TaxRate изменить его значение так, как требуется.
Рассмотренный прием можно преобразовать, расширив его функциональность. Для этого в окне создания и редактирования имен в поле Диапазон можно вводить не адреса ячеек либо постоянные значения, а формулу. Например, вам необходимо создать имя, которое при вводе в ячейку будет автоматически возвращать сумму значений диапазона из десяти ячеек, которые находятся непосредственно над данной ячейкой. Для решения данной задачи последовательно выполните перечисленные ниже действия.
• На текущем рабочем листе установите курсор в ячейку А11, затем вызовите контекстное меню и выполните команду Имя диапазона.
• В открывшемся окне в поле Имя введите значение Total, а в поле Диапазон – формулу =СУММ(А1:А10), после чего нажмите кнопку ОК.
• В любом столбце начиная с первой строки введите 10 произвольных чисел.
• В этом же столбце установите курсор в строку 11 и введите в нее формулу =Total.
В результате выполненных действий вы получите сумму только что введенных значений.
Вот усовершенствованный вариант данного способа. Сущность его заключается в том, что вы создадите именованную формулу, которая будет использовать все ячейки, расположенные непосредственно над той строкой, в которой введено значение =Total. Для этого выполните перечисленные ниже действия.
• Установите курсор в ячейку В11, откройте вкладку Формулы и выберите пункт Определенные имена Присвоить имя.
• Нажмите на имени Total.
• Посмотрите значение поля Диапазон: в нем должна отобразиться формула =СУММ(В1:В10). Таким образом создаются именованные формулы. Иначе говоря, так как абсолютные ссылки на столбцы для исходного имени Total не указаны, то формула всегда будет ссылаться именно на тот столбец, в котором она находится.
• В поле Диапазон измените формулу так, чтобы она приняла вид =СУММ(В$1:В10).
Теперь в любой строке (за исключением первой) произвольного столбца введите значение =Total – вы получите автоматически рассчитанную сумму значений всех ячеек, которые находятся выше текущей ячейки независимо от количества строк.
Данный эффект достигается за счет того, что вы сделали ссылку на строку 1 абсолютной, а на ячейку В10 оставили относительную ссылку, а такая ссылка все время будет указывать на ячейку, находящуюся непосредственно над строкой, содержащей именованную формулу =Total.
Расчет промежуточных итогов
При работе с таблицами нередко возникает необходимость подведения промежуточных итогов (например, в таблице с данными за год целесообразно рассчитать поквартальные промежуточные итоги). Это можно сделать, например, используя штатный механизм формул. Однако такой вариант может оказаться достаточно громоздким и не совсем удобным, ведь потребуется выполнить целый ряд действий: вставить в таблицу новые строки (столбцы), создать необходимые формулы и т. д. Поэтому для расчета промежуточных итогов целесообразно воспользоваться специально предназначенным механизмом, который реализован в Excel.
ВниманиеЧтобы расчет промежуточных итогов с помощью данного механизма был корректен, необходимо соблюдение следующих условий: первая строка таблицы должна содержать названия столбцов, а остальные строки – однотипные данные. Кроме этого, в таблице не должно быть пустых строк либо столбцов.
В первую очередь нужно выделить таблицу, в которой должны быть рассчитаны промежуточные итоги. После этого следует перейти в режим настройки расчета промежуточных итогов – для этого на вкладке Данные предназначена кнопка Промежуточные итоги. При нажатии на нее открывается окно Промежуточные итоги, изображенное на рис. 3.14.
Рис. 3.14. Настройка расчета промежуточных итогов
В данном окне определяются значения перечисленных ниже параметров.
• При каждом изменении в – в данном поле из раскрывающегося списка (в список включены названия всех столбцов таблицы) нужно выбрать название столбца таблицы, на основании данных которого будет делаться вывод о необходимости добавления строки промежуточных итогов. Чтобы было понятно, каким образом обрабатывается значение данного поля, приведем конкретный пример. Допустим, что нужный столбец называется Наименование товара; первые три позиции в нем занимает товар Брюки, следующие четыре позиции – Туфли, следующие две позиции – Майки (все однотипные позиции различаются только по цене). Если в окне настройки расчета (см. рис. 3.14) в поле При каждом изменении в выбрать значение Наименование, то в таблицу будут добавлены строки с итоговыми данными отдельно по всем брюкам, всем туфлям и всем майкам.
• Операция – здесь из раскрывающегося списка выбирается тип операции, которая должна быть применена для расчета промежуточных итогов. Например, можно рассчитать сумму, произведение, вывести среднее значение, найти минимальное либо максимальное значение и др.
• Добавить итоги по – в данном поле путем установки соответствующих флажков следует определить столбцы таблицы, по которым должны быть рассчитаны промежуточные итоги. Например, если в нашем примере в состав таблицы помимо столбца Наименование товара входят еще столбцы Количество и Цена, то целесообразно установить только флажок Количество (названия флажков аналогичны названиям столбцов таблицы), поскольку расчет промежуточных (да и общих) итогов по столбцам Цена и Наименование товара не имеет смысла.
• Заменить текущие итоги – данный флажок следует установить в случае необходимости замены имеющихся промежуточных итогов новыми. По умолчанию данный флажок установлен.
• Конец страницы между группами – при установленном данном флажке после каждой строки промежуточных итогов будет автоматически вставляться разрыв страницы. По умолчанию данный флажок снят.
• Итоги под данными – если установлен этот флажок, то итоговые строки будут располагаться под соответствующими группами позиций, а если снят, то над ними. По умолчанию данный флажок установлен.
• Убрать все – при нажатии на данную кнопку из таблицы будут удалены все имеющиеся строки с промежуточными итогами, с одновременным закрытием окна настройки параметров расчета.
Нажатием кнопки ОК завершается процесс настройки расчета промежуточных итогов. Кнопка Отмена предназначена для выхода из данного режима без выполнения расчета.
Настройка доступа пользователей к рабочей книге
В программе реализована возможность разграничения прав пользователей на доступ к рабочим книгам Excel. Сущность ее заключается в том, что для каждой рабочей книги можно отдельно настроить параметры доступа, что позволяет решить следующие задачи:
• обеспечение неприкосновенности конфиденциальной информации;
• защита данных от несанкционированного и неквалифицированного доступа и как следствие – сохранение ее целостности;
• предотвращение возможных потерь важной информации (возникающих, как правило, в результате ошибочно выполненных операций удаления и корректировки данных);
• упрощение контроля над деятельностью сотрудников (например, в случае обнаружения ошибок легче будет определить виновного, что позволит избежать спорных ситуаций).
Для перехода в режим настройки прав доступа пользователей к рабочей книге нужно открыть на ленте Excel вкладку Рецензирование, и нажать кнопку Доступ к книге. В результате откроется окно настройки параметров доступа, изображенное на рис. 3.15.
Рис. 3.15. Настройка параметров доступа
На вкладке Правка в поле Файл открыт следующими пользователями отображается список пользователей, работающих в данный момент с книгой. Для каждого пользователя отображается его имя, а также дата и время открытия рабочей книги данным пользователем. В верхней части вкладки расположен флажок Разрешить совместный досту. Если он установлен, то текущая рабочая книга становится как бы общей, то есть в нее могут вносить изменения одновременно несколько пользователей (участников локальной сети), с последующим объединением всех выполненных изменений. Только при установленном данном флажке становятся доступными параметры, расположенные на вкладке Подробнее (см. рис. 3.15).
В программе реализована возможность автоматического ведения журнала изменений рабочей книги. Для этого нужно установить переключатель Регистрация изменений в положение хранить журнал изменений в течение и в расположенном правее поле с клавиатуры либо с помощью кнопок счетчика указать число дней, в течение которых будет храниться журнал. Если же переключатель Регистрация изменений установлен в положение не хранить журнал изменений, то журнал изменений вестись не будет.
ВниманиеВедение данного журнала позволяет через определенные промежутки времени выделить и просматривать все изменения текущей рабочей книги (то есть изучать историю изменений). Кроме этого, с его помощью можно объединять в одной рабочей книге все изменения из ее разных копий.
При необходимости можно сделать такую настройку, при которой периодически будут отображаться изменения, выполненные и сохраненные другими пользователями (использование данной возможности имеет смысл только при одновременной работе с книгой нескольких пользователей). Для этого нужно переключатель Обновлять изменения установить в положение каждые и в расположенном правее поле с клавиатуры либо с помощью кнопок счетчика ввести интервал времени (в минутах), через который должно выполняться автоматическое обновление изменений. Если переключатель установлен в положение каждые, то становятся доступными еще два значения: сохранить мои изменения и просмотреть чужие и только просмотреть чужие изменения. В первом случае через указанный выше интервал времени в рабочей книге будут отражены изменения, сделанные другими пользователями, с одновременным сохранением изменений, выполненных данным пользователем. Во втором случае будет возможен только просмотр изменений, сделанных другими пользователями, без сохранения изменений, выполненных данным пользователем.
Если же переключатель Обновлять изменения установлен в положение при сохранении файла, то все изменения, сделанные другими пользователями, будут отражены в рабочей книге только после ее сохранения.
В процессе работы в многопользовательском режиме могут возникать ситуации, когда изменения, сделанные данным пользователям, противоречат изменениям, которые были сделаны другими пользователями. Для настройки разрешения подобных конфликтных ситуаций предназначен переключатель Для противоречивых изменений. Если он установлен в положение запрашивать, чьи изменения имеют преимущество, то при возникновении конфликтной ситуации на экране отобразится запрос на предмет того, чьи изменения имеют преимущество. Если же этот переключатель установлен в положение ранее сохраненные имеют преимущество, то при возникновении конфликтной ситуации запрос на экран не выводится, а преимущество отдается изменениям, которые были сохранены ранее текущим пользователем.
Если установлен флажок параметры печати, то настройки параметров печати будут автоматически сохранены вместе с копией общей книги, которая сохраняется данным пользователем.
Если установлен флажок фильтры, то вместе с копией общей книги, которая сохраняется данным пользователем, будут автоматически сохранены настройки фильтрации, для перехода к которым предназначена кнопка Фильтр, находящаяся на вкладке Данные.
После того как всем параметрам в окне Управление доступом к файлу (см. рис. 3.15) присвоены необходимые значения, нужно для их сохранения нажать кнопку ОК. Кнопка Отмена предназначена для закрытия данного окна без сохранения выполненных изменений.
Практический пример создания бухгалтерского документа
Далее мы рассмотрим конкретный пример использования программы Excel для создания бухгалтерских документов и проведения расчетных операций.
Постановка задачи
Предположим, что нам нужно сформировать ведомость, в которой будет отражена выручка от реализации продукции в разрезе видов продукции за первый квартал года. При этом:
• по строкам таблицы будет показана информация о видах продукции, по столбцам – о периодах времени;
• по каждой товарной позиции нужно указать сумму налога, которая составляет 5 % от выручки;
• однотипные товарные позиции должны быть объединены в группы;
• по каждой группе товаров необходимо вывести промежуточные итоги;
• итоговые данные о выручке и о налоге, исчисленном от выручки, необходимо вывести в конце таблицы.
Для примера рассмотрим три группы товаров: Соки, Шоколад и Игрушки.
В группу Соки включим следующие товарные позиции: Яблочный, Сливовый и Томатный, в группу Шоколад – позиции Марс, Сникерс и Твикс, а в группу Игрушки – позиции Конструктор, Кубики и Мяч. Эти позиции и будут расположены по строкам таблицы. По столбцам будет показана выручка и налог за Январь, Февраль и Март по отдельности.
Создание таблицы
В первую очередь нам нужно нарисовать таблицу, состоящую из 9 строк и 8 столбцов. Выделите соответствующий диапазон, затем на вкладке Главная в разделе Шрифт откройте меню Все границы (его название отображается в виде всплывающей подсказки при подведении указателя мыши) и выберите в нем пункт Все границы. В результате должна получиться таблица, изображенная на рис. 3.16.
Рис. 3.16. Первый этап создания таблицы
ВниманиеПри изучении данного примера обращайте внимание на расположение таблицы в рабочей области интерфейса; рис. 4.1 специально приведен с линейками (слева и вверху), при помощи которых определяется точное месторасположение каждой ячейки – приводимое в дальнейшем описание примера и формулы будут основаны именно на таком позиционировании документа.
Теперь отформатируем ячейки шапки таблицы и введем названия ее столбцов.
Выделим ячейки В5 и В6, затем выполним команду контекстного меню Формат ячеек и в открывшемся окне (см. рис. 3.13) перейдем на вкладку Выравнивание.
На этой вкладке в поле по горизонтали из раскрывающегося списка выберем значение по центру, в поле по вертикали – значение по высоте, установим флажок объединение ячеек и нажмем кнопку ОК. После этого в объединенную ячейку введем с клавиатуры название столбца – Группа товаров. Результат выполненных действий показан на рис. 3.17.
Рис. 3.17. Создание заголовка столбца
Теперь аналогичным образом объединим и отформатируем ячейки С5 и С6 и введем в объединенную ячейку заголовок столбца Наименование товара. При необходимости можно расширить границы столбца, чтобы его заголовок отображался полностью.
После этого выделим ячейки: D6, E6, F6, G6, H6 и I6, выполним команду контекстного меню Формат ячеек и в открывшемся окне на вкладке Выравнивание в поле по горизонтали установим значение по центру, после чего нажмем кнопку ОК. Затем в ячейках D6, F6 и H6 введем заголовок столбца Выручка, а в ячейках Е6, G6 и I6 – заголовок столбца Налог. В настоящий момент шапка таблицы будет выглядеть так, как показано на рис. 3.18.
Рис. 3.18. Заполнение шапки таблицы
Теперь выделим ячейки D5 и Е5, выполним команду контекстного меню Формат ячеек и в открывшемся окне на вкладке Выравнивание в поле по горизонтали из раскрывающегося списка выберем значение по центру, установим флажок объединение ячеек и нажмем кнопку ОК. Затем в объединенной ячейке с клавиатуры введем значение Январь. Аналогичную операцию выполним с ячейками F6 и G6, а затем – с ячейками H6 и I6; в первом случае в объединенную ячейку введем значение Февраль, во втором случае – Март. На этом создание шапки таблицы можно считать завершенным; результат выполненных действий показан на рис. 3.19.
Рис. 3.19. Шапка таблицы
Продолжим создание таблицы, продлив ее на девять строк вниз. Затем с клавиатуры в соответствующих ячейках введем названия групп товаров, наименования товаров и величину выручки от реализации по каждой товарной позиции в каждом месяце. Для удобства восприятия информации можно шапку таблицы оформить жирной границей: выделите ее и в окне Формат ячеек на вкладке Граница выберите соответствующий тип линии. После выполнения всех перечисленных действий таблица примет вид, как показано на рис. 3.20.
Рис. 3.20. Таблица с исходными данными
Теперь можно приступать к настройке формул и расчету промежуточных итогов. Об этом рассказывается далее.
Настройка формул и расчет итогов
В соответствии с условием задачи от выручки исчисляется налог в размере 5 %. Для автоматического расчета налога введем в ячейку Е7 формулу =D7/100*5. После нажатия клавиши Enter в ячейке Е7 отобразится рассчитанная сумма налога. Затем установим курсор в ячейку Е7, скопируем ее содержимое (формулу) в буфер обмена, выделим диапазон Е8:Е15 и нажмем клавишу Enter – в результате будет рассчитана сумма налога во всех выделенных ячейках. При этом формула будет скопирована корректно, с учетом координат ячеек – например, в ячейке Е8 она будет выглядеть так: =D8/100*5. Затем аналогичным образом вставим формулы в диапазоны G7:G15 и I7:I15 – результат выполненных действий показан на рис. 3.21.
Рис. 3.21. Расчет суммы налога по всем товарным позициям
Таким образом, мы автоматически рассчитали сумму налога от выручки по каждой товарной позиции в отдельности. Теперь при каждом изменении выручки от реализации соответствующим образом автоматически изменится сумма исчисленного по ней налога.
Приступим к расчету промежуточных и общих итогов – это позволит нам увидеть объем выручки и исчисленного налога по каждой группе товаров, а также общий объем выручки и налога в каждом месяце.
Выделяем всю таблицу, на вкладке Данные в разделе Структура нажимаем кнопку Промежуточный итог – в результате на экране откроется окно настройки расчета промежуточных итогов, изображенное на рис. 3.14. В данном окне выполняем настройку параметров так, как указано ниже.
• В поле При каждом изменении в из раскрывающегося списка выбираем значение Группа товаров.
• В поле Операция из раскрывающегося списка выбираем значение Сумма.
• В поле Добавить итоги по устанавливаем следующие флажки: Январь, Столбец Е, Февраль, Столбец G, Март, Столбец I.
• В нижней части окна устанавливаем флажок Итоги под данными.
После выполнения указанных действий и нажатия в данном окне кнопки ОК таблица примет вид, как показано на рис. 3.22.
Рис. 3.22. Расчет промежуточных и общих итогов
Как видно на рисунке, в таблице автоматически добавлены строки промежуточных и общих итогов. При этом некоторые введенные ранее формулы корректно изменены (ввиду того что в таблицу добавлены новые строки). Нам осталось лишь дорисовать сетку таблицы для двух последних ее строк.
Расшифровка бухгалтерских данных с помощью примечаний
Предположим, что некоторые табличные данные требуют отдельного комментария – например, для дополнительного пояснения тех либо иных цифр. Для решения этой задачи воспользуемся механизмом примечаний и добавим примечания в ячейки D7 и F14.
Установим курсор в ячейку D7, активизируем команду контекстного меню Вставить примечание и в открывшемся небольшом окне под именем текущего пользователя с клавиатуры введем текст примечания: С учетом старых запасов (напомним, что для завершения ввода примечания достаточно щелкнуть мышью в любом месте рабочей области). Аналогичным образом в ячейку F14 добавим примечание Выручка рассчитана по отгрузке.
По умолчанию в каждой из ячеек с примечаниями в правом верхнем углу появится маленький красный треугольник, а текст примечания можно будет увидеть только при наведении на ячейку указателя мыши. Однако в процессе работы могут возникать ситуации, когда необходимо увидеть все созданные ранее примечания ко всем ячейкам. Для этого нужно в настройках программы (Файл Параметры) в разделе Дополнительно (подраздел Экран) установить переключатель Для ячеек с примечаниями показывать в положение примечания и индикаторы, после чего нажать кнопку ОК. В результате выполненных действий отобразятся все созданные нами примечания (см. рис. 3.23).
Рис. 3.23. Пояснение бухгалтерских данных с помощью примечаний
Чтобы убрать постоянное отображение примечания и оставить только индикатор в правом верхнем углу ячеек, нужно в настройках программы (Файл Параметры) в разделе Дополнительно (подраздел Экран) установить переключатель Для ячеек с примечаниями показывать в положение только индикаторы (и всплывающие примечания), после чего нажать кнопку ОК.
Глава 4
Автоматизация бухгалтерского документооборота в программе «Бухгалтерские документы»
В процессе ведения своей деятельности каждому субъекту хозяйствования, будь то владелец крупного холдинга или скромный предприниматель с одним коммерческим ларьком, приходится иметь дело с самыми разными документами: платежными, товарносопроводительными, отчетными и т. д. Например, отпуск товара со склада в торговую точку должен оформляться накадной (не только с точки зрения соблюдения действующего законодательства, но и для обеспечения учета товаров), для оплаты товара безналичными деньгами необходимо сформировать платежное поручение, на реализованный в розницу товар выдается товарный чек и т. д.
В данной главе мы познакомимся с удобной программой, предназначенной для работы с основными бухгалтерскими документами. Она создана отечественными разработчиками и называется «Бухгалтерские документы» (сайт программы, где ее можно скачать, – www.softstudio.ru). Среди основных достоинств программы можно отметить то, что она обладает эргономичным и интуитивно понятным русскоязычным интерфейсом, распространяется на безвозмездной основе и проста в использовании, что позволяет работать с ней даже малоопытным пользователям.
Чтобы установить программу, запустите инсталляционный файл и далее следуйте указаниям Мастера установки.
Назначение и функциональные возможности
Функциональные возможности, реализованные в программе «Бухгалтерские документы», позволяют решать перечисленные ниже задачи.
• Формирование самых разных бухгалтерских и иных документов: товарносопроводительные документы, кассовые ордера, счета фактуры, платежные поручения, договоры и др.
• Заполнение и ведение разнообразных справочников: номенклатуры, контрагентов, складов и др.
• Гибкая настройка программы применительно к потребностям конкретного пользователя.
• Ведение журналов всех формируемых в программе документов, а также общего журнала документов.
• Формирование разнообразных отчетов на основании введенной в программу информации.
• Вывод на печать созданных в программе документов и отчетных форм.
• Создание пользовательских отчетных форм с помощью встроенного дизайнера отчетов.
С помощью программы «Бухгалтерские документы» можно решать и другие финансовоучетные задачи, в зависимости от специфики конкретного предприятия.
Предварительная настройка программы
Перед тем как приступить к эксплуатации программы «Бухгалтерские документы», рекомендуется просмотреть и, при необходимости, отредактировать параметры ее настройки. Для перехода в режим настройки параметров программы следует выполнить команду главного меню Сервис Настройки программы. При активизации данной команды на экране открывается окно, состоящее из четырех вкладок: Сведения о фирме, Журналы документов, Внешний вид и Дополнительно. На этих вкладках сгруппированы однотипные, сходные по назначению и функциональности параметры настройки.
ВниманиеПри работе в окне настройки программы не стоит забывать, что все выполненные в данном окне изменения вступают в силу только после нажатия кнопки ОК. Это относится ко всем вкладкам данного окна. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из режима настройки программы без сохранения выполненных изменений. Кнопки ОК и Закрыть доступны на всех вкладках окна.
Далее мы рассмотрим порядок работы на каждой из перечисленных вкладок.
Сведения об организации (предпринимателе)
В первую очередь в настройках программы следует ввести сведения об организации (предпринимателе) – пользователе программы. Эти сведения будут автоматически подставляться в печатные формы документов, а также в создаваемые пользователем отчеты.
Ввод сведений об организации (предпринимателе) осуществляется в окне настройки программы на вкладке Сведения о фирме, содержимое которой представлено на рис. 4.1.
Рис. 4.1. Сведения об организации (предпринимателе)
На данной вкладке в полях Краткое наименование и Полное наименование следует с клавиатуры ввести соответственно краткое и полное название организации.
При вводе сведений о предпринимателе в поле Краткое наименование можно ввести, например, только фамилию и инициалы, а в поле Полное наименование – полностью фамилию, имя и отчество.
В полях ИНН, КПП и ОКПО указывается соответственно индивидуальный номер налогоплательщика, код причины постановки на учет и код ОКПО.
Адрес организации вводится с клавиатуры в поле Адрес; здесь можно указать как юридический адрес в соответствии с регистрационными данными, так и фактический адрес местонахождения.
В поле Телефоны указывается один или несколько телефонных номеров. Например, можно указать номер обычного телефона и номер факса или номер обычного и номер мобильного телефона. Если в данное поле вводится более одного номера телефона, то в качестве разделителя следует использовать какой-нибудь подходящий символ (например, запятую или точку с запятой).
Если у организации имеется электронный адрес, то его можно ввести в поле EMail. Здесь же при необходимости можно указать и адрес вебсайта.
В соответствующих полях с клавиатуры вводится информация о руководителе и главном бухгалтере предприятия (индивидуальный предприниматель, не имеющий бухгалтера, может заполнить только поле Руководитель фирмы).
Внизу вкладки находится табличная часть документа, в которой формируется список расчетных счетов предприятия. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается наименование и номер расчетного (или иного) счета. Для добавления в список новой позиции следует нажать кнопку Добавить, которая расположена справа от списка – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 4.2.
Рис. 4.2. Сведения о расчетном счете организации
В данное окно вводится информация о расчетном счете. Кстати, можно вводить в программу информацию не только о расчетных, но и о других счетах предприятия (валютных, спецссудных и т. п.).
Все параметры данного окна заполняются с клавиатуры. В соответствующих полях указывается название счета (например, Основной расчетный счет, Спецссудный счет, Валютный счет Евро и т. п.), его номер, название банка, номер корреспондирующего счета и БИК банка.
Завершается ввод нового счета нажатием в данном окне кнопки ОК. С помощью кнопки Закрыть производится выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.
Иногда может потребоваться изменение параметров введенного ранее банковского счета (например, при смене обслуживающего банка). Для этого нужно выделить данный счет в списке курсором и нажать кнопку Изменить. В результате на экране откроется окно, как на рис. 4.2, в котором выполняются необходимые действия.
Для удаления банковского счета из списка следует выделить его курсором и нажать кнопку Удалить. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.
Параметры формирования журналов документов
Как уже отмечалось выше, возможности программы предусматривают формирование журналов всех создаваемых в программе документов, а также общего журнала документов. Эти журналы включают в себя документы, созданные в определенном периоде времени, который указывается в настройках программы на вкладке Журналы документов (рис. 4.3).
Рис. 4.3. Настройка журнала документов
На данной вкладке в области настроек Начало периода указывается начальная дата интервала времени, документы которого должны включаться в журнал, а в области настроек Конец периода – конечная дата этого интервала. Для выбора подходящего варианта нуно установить переключатель в соответствующее положение из числа перечисленных ниже.
• Для начала периода.
– Начало месяца – в данном случае датой начала периода будет считаться первое число текущего месяца.
– Начало квартала – при выборе данного положения датой начала периода будет считаться первое число текущего квартала.
– Начало года – в данном случае датой начала периода будет считаться первое число текущего года.
– Произвольная дата – если переключатель установлен в данное положение, то в расположенном справа поле с клавиатуры либо с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора, указывается произвольная дата начала периода.
• Для конца периода.
– Конец месяца – в данном случае датой конца периода будет считаться последнее число текущего месяца.
– Конец квартала – при выборе данного положения датой конца периода будет считаться последнее число текущего квартала.
– Конец года – в данном случае датой конца периода будет считаться последнее число текущего года.
– Произвольная дата – если переключатель установлен в данное положение, то в расположенном справа поле с клавиатуры либо с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора, указывается произвольная дата окончания периода.
Можно установить, например, такой интервал дат, при котором начальная его дата будет указана произвольно, а конечная дата будет совпадать с концом месяца, квартала или года, и наоборот. Такая возможность позволяет выполнять тонкую настройку интервала времени.
Настройка пользовательского интерфейса
Программа «Бухгалтерские документы» обладает эргономичным и удобным для восприятия пользовательским интерфейсом. Наряду с этим пользователь может самостоятельно изменить некоторые его настройки. Необходимые для этого действия выполняются в окне настройки программы на вкладке Внешний вид, содержимое которой показано на рис. 4.4.
Если на данной вкладке установить флажок Сохранять положение окон программы, то программа будет автоматически запоминать последнее положение на экране каждого ее окна, и при последующем его открытии оно будет расположено в том же месте, где и в прошлый раз. По умолчанию данный флажок установлен. При необходимости можно в любой момент удалить информацию о расположении окон – для этого нужно нажать кнопку Удалить информацию о положении окон.
Рис. 4.4. Настройка пользовательского интерфейса
Если установить флажок Скрывать неиспользуемые элементы меню, то при открытии каждого меню программы в нем будут скрыты элементы, которые давно не использовались. Для открытия этих элементов нужно будет подвести указатель мыши к стрелочке, расположенной внизу меню. При снятом данном флажке меню всегда раскрывается полностью. По умолчанию данный флажок установлен.
В поле Стиль меню и панели инструментов из раскрывающегося списка выбирается стиль оформления меню и инструментальных панелей программы «Бухгалтерские документы». Под раскрывающимся списком демонстрируется образец того, как будут выглядеть элементы интерфейса при установленных в данный момент настройках.
Настройка формата представления НДС
В платежных документах обязательно должна выделяться сумма налога на добавленную стоимость, входящая в состав платежа. В программе «Бухгалтерские документы» пользователь может самостоятельно определить формат представления ставки и суммы НДС в платежных документах. Это делается в настройках программы на вкладке Дополнительно (рис. 4.5).
На данной вкладке в поле Формат НДС в платежках следует из раскрывающегося списка выбрать подходящий формат представления НДС.
Рис. 4.5. Настройка формата представления НДС
Замена ставки НДС
В процессе работы может возникать необходимость замены ставки налога на добавленную стоимость товаров, которые были внесены в справочник номенклатуры (описание данного справочника приводится ниже).
Если необходимо заменить ставку НДС в одномдвух товарах, то это можно сделать и вручную. Но для большого количества позиций (например, было введено 200 товаров, в которых вместо ставки НДС 18 % была указана ставка НДС 10 %, или наоборот) внесение необходимых корректировок займет слишком много времени. Поэтому разработчиками программы реализована возможность автоматической замены ставки НДС в уже внесенных в справочник товарах.
Для замены ставки НДС следует выполнить команду главного меню Сервис Дополнительно Смена ставки НДС. При активизации данной команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 4.6.
Рис. 4.6. Замена ставки НДС
В данном окне в поле Предыдущая ставка НДС следует ввести ставку, которая должна быть заменена другой ставкой; другая (правильная) ставка указывается в поле Новая ставка НДС. Каждое из этих полей можно заполнить как с клавиатуры, так и с помощью калькулятора, открываемого по кнопке выбора. Выполненные изменения вступят в силу после нажатия в данном окне кнопки ОК. С помощью кнопки Отмена можно выйти из данного режима без сохранения выполненных изменений.
Заполнение справочников и каталогов
После того как выполнена настройка программы, можно приступать к вводу исходных данных. Далее мы рассмотрим наиболее востребованные каталоги и справочники программы.
Справочник номенклатуры
Справочник номенклатуры предназначен для ввода, редактирования и хранения информации о товарноматериальных ценностях, с которыми работает данное предприятие (предприниматель). Информация, хранящаяся в справочнике номенклатуры, используется, в частности, при формировании приходных и расходных товарносопроводительных документов, товарных чеков и др.
Для перехода в режим работы со справочником номенклатуры следует выполнить команду главного меню Справочники Номенклатура. При активизации данной команды на экране открывается окно справочника, которое представлено на рис. 4.7.
Рис. 4.7. Справочник номенклатуры
В верхней части окна содержится инструментальная панель, кнопки которой предназначены для работы со справочником. Некоторые из этих кнопок продублированы также в контекстном меню, вызываемом нажатием правой кнопки мыши в правой части окна.
ВниманиеНазвания кнопок инструментальной панели отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши. Это относится также и к другим окнам и режимам работы программы.
На рисунке 4.7 видно, что окно справочника разделено на две части: левую и правую. В программе «Бухгалтерские документы» реализована возможность объединения однотипных товаров в группы (например, группа Соки, группа Сигареты и т. п.). В левой части окна отображается перечень групп, в правой – список товарноматериальных ценностей той группы, которая в левой части выделена курсором. Таким образом, последовательно щелкая курсором на названиях групп в левой части окна, можно быстро просмотреть содержимое каждой группы и всего справочника.
Для каждой номенклатурной позиции в соответствующих колонках отображается ее код, полное наименование и артикул.
Чтобы добавить в справочник новую товарную группу, нужно щелкнуть правой кнопкой мыши левой части окна и в открывшемся контекстном меню выбрать команду Добавить группу, после чего с клавиатуры ввести название товарной группы и нажать клавишу Enter.
Для добавления в справочник новой номенклатурной позиции нужно выделить курсором товарную группу, в которую ее необходимо поместить, и нажать в инструментальной панели кнопку Добавить описание товара. Также можно воспользоваться командой контекстного меню Добавить. При выполнении любого из этих действий на экране открывается окно, изображенное на рис. 4.8.
Рис. 4.8. Регистрация товарной позиции в справочнике номенклатуры
В данное окно вводится информация о добавляемом товаре. Отметим, что все поля данного окна являются необязательными для заполнения, то есть в справочник номенклатуры можно добавлять даже пустые позиции (только код этих позиций будет присвоен автоматически).
В поле Наименование с клавиатуры вводится полное наименование добавляемой номенклатурной позиции. При необходимости в поле Артикул можно ввести артикул товара. Единица измерения товара указывается в поле Ед. измерения; по умолчанию данному полю присвоено значение шт., которое можно отредактировать с клавиатуры.
В поле Ставка НДС указывается ставка налога на добавленную стоимость, по которой облагается данный товар. Требуемое значение можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью калькулятора, открываемого по кнопке выбора. Аналогичным образом вводятся значения в поля Цена с НДС и Цена без НДС, причем достаточно заполнить какое-нибудь одно из этих полей: значение второго поля будет рассчитано автоматически на основании указанной ставки НДС и цены. Любое изменение значения поля Цена с НДС влечет автоматический перерасчет значения поля Цена без НДС, и наоборот. При изменении ставки НДС неизменной останется цена, которая была введена вручную, а значение другой цены соответствующим образом автоматически пересчитывается.
В поле Страна происхождения можно указать страну происхождения товара. Это может быть как странапроизводитель товара, так и страна, откуда он был импортирован. Чтобы заполнить данное поле, нужно нажать расположенную в его конце кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника стран (описание данного справочника будет приведено ниже) выделить курсором требуемую позицию и нажать клавишу Enter либо дважды щелкнуть мышью. Значение данного поля может использоваться при оформлении некоторых документов.
В поле Номер таможенной декларации при необходимости можно ввести номер таможенной декларации на данный товар. Заполнение данного поля в большинстве случаев имеет смысл лишь для товаров, завезенных из-за рубежа.
Как известно, на многие реализуемые на территории Российской Федерации товары устанавливается гарантийный срок эксплуатации, или гарантийный срок хранения. Чтобы указать этот срок, нужно установить флажок Гарантия и в расположенном справа поле ввести требуемое значение (например, Срок хранения 1 год). При снятом флажке Гарантия данное поле становится недоступным для редактирования.
Читать бесплатно другие книги:
