Компьютер для бухгалтера Гладкий Алексей
В полях По документу № от указываются реквизиты документа (название, номер и дата), по которому будут получены товарноматериальные ценности.
В нижней части окна формируется спецификация доверенности (то есть список товарноматериальных ценностей, которые должны быть по ней получены). Для работы со спецификацией документа предназначены кнопки инструментальной панели, расположенные над таблицей. Названия кнопок отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши.
Чтобы добавить в спецификацию доверенности новый товар, нужно в инструментальной панели нажать кнопку Добавить позицию в спецификацию. При этом на экране откроется окно Добавление товара в спецификацию, изображенное на рис. 4.31.
Рис. 4.31. Добавление товара в спецификацию
В данном окне в поле Товар следует ввести название получаемого товара, а в поле Ед. изм. – его единицу измерения. Количество товара, которое необходимо получить, вводится в поле Количество с клавиатуры либо с помощью калькулятора, открываемого по кнопке выбора. После заполнения перечисленных полей следует нажать кнопку ОК – в результате в спецификации доверенности появится новая позиция.
Чтобы изменить введенную ранее позицию спецификации, нужно выделить ее в списке курсором и нажать в инструментальной панели кнопку Изменить позицию спецификации. При этом на экране откроется окно редактирования, которое полностью аналогично окну ввода (см. рис. 4.31).
Для удаления позиции из спецификации нужно установить на нее курсор и нажать в инструментальной панели кнопку Удалить позицию спецификации, после чего утвердительно ответить на дополнительный запрос программы.
Чтобы вывести документ на печать, нужно нажать кнопку Печать, расположенную слева внизу окна. В данном случае будет сформирована печатная форма документа, используемая по умолчанию. Однако при необходимости можно выбрать форму документа: М2 либо М2А. Для этого нужно нажать не на саму кнопку Печать, а на расположенную здесь же кнопку с изображением маленького черного треугольника. В этом случае откроется меню, в котором можно будет выбрать требуемый вид документа для вывода его на печать.
Формирование платежного поручения
Платежное поручение – первичный платежный документ, который является основанием для перевода суммы безналичных денежных средств с одного счета в банке на другой счет (в любом банке). Перечислением безналичных денежных средств можно рассчитываться за полученные товары, платить налоги, госпошлины, штрафы и др.
Чтобы в программе «Бухгалтерские документы» создать платежное поручение, нужно выполнить команду главного меню Документы Платежное поручение – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 4.32.
Рис. 4.32. Формирование платежного поручения
В данном окне производится ввод всех реквизитов создаваемого документа.
ВниманиеВ программе «Бухгалтерский учет» все платежные поручения формируются от имени собственной организации, которая была указана в настройках программы на вкладке Сведения о фирме (см. рис. 4.1).
В верхней части окна следует указать два обязательных реквизита – номер документа и дату его формирования. Для этого предназначены поля соответственно № и от. Значения данных полей формируются программой автоматически в момент создания нового документа: в поле № отображается следующий порядковый номер доверенности, а в поле от по умолчанию предлагается текущая дата. При необходимости значения данных полей можно отредактировать с клавиатуры (в поле
В поле Сумма указывается сумма платежа. После заполнения данного поля автоматически рассчитывается сумма налога на добавленную стоимость в соответствии с указанной ставкой налога. Ставка НДС и его сумма отображаются в нижней части окна. При любом изменении суммы платежа или ставки НДС автоматически соответствующим образом изменяется сумма НДС.
В поле Вид платежа из раскрывающегося списка следует выбрать вид проводимого платежа. Возможен выбор одного из следующих значений: Электронно, Почтой, Телеграфом или пустое поле.
Статус налогоплательщика указывается в поле Статус н/п. По умолчанию данному полю присвоено значение 01, которое при необходимости можно отредактировать с клавиатуры.
СоветЕсли при создании платежного поручения у вас возникли какие-либо затруднения (например, вы не знаете, что нужно указать в том или ином поле), то всегда можно проконсультироваться в обслуживающем банке.
В поле Расч. счет следует указать расчетный или иной банковский счет, с которого должны быть перечислены денежные средства. Требуемое значение выбирается в раскрывающемся списке, содержимое которого формируется в настройках программы на вкладке Сведения о фирме в области Расчетные счета (см. рис. 4.1). Если предприятие имеет один счет, то в списке будет возможен выбор только этого счета.
В поле Получатель указывается наименование контрагента по данному документу (то есть организацияполучатель денежных средств). Для заполнения данного поля нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника контрагентов выделить курсором требуемую позицию и нажать клавишу Enter либо дважды щелкнуть мышью.
Код вида оплаты по данному документу указывается в поле Вид оплаты. В большинстве случаев в данном поле следует ввести значение 01 (это значение предлагается по умолчанию). Тем не менее при формировании платежного поручения рекомендуется уточнить в обслуживающем банке, какой код необходимо присвоить данному платежу, поскольку при неправильном заполнении данного поля банк может не принять платежный документ к исполнению.
В поле Срок платежа указывается срок проведения данного платежа (дата в формате ДД.ММ.ГГГГ). Требуемое значение можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора. По умолчанию в данном поле предлагается дата, которая следует за текущей датой (например, если сегодня 24 мая 2015 года, то в данном поле по умолчанию отобразится значение 25.05.2015).
В поле Очередность платежа указывается очередность проведения данного платежа (например, у налоговых платежей очередность проведения 1 и т. д.). Если вы сомневаетесь, какое значение следует ввести в данном поле, можно проконсультироваться по этому поводу в обслуживающем банке.
Далее следует ряд полей, которые следует заполнять при формировании платежа на уплату налогов, государственных пошлин, сборов и иных неналоговых платежей, штрафов, пеней и т. п. К этим полям относятся: КБК, ОКАТО, Осн., Нал. период, Номер док., Дата док. и Тип пл. Все эти поля можно заполнить с клавиатуры, но удобнее это делать в специально предназначенном диалоговом окне; чтобы вызвать это окно, нужно нажать кнопку, расположенную справа от поля Тип пл. Данное окно представлено на рис. 4.33.
В данном окне в соответствующем поле следует указать код бюджетной классификации. Требуемое значение выбирается в окне классификатора кодов бюджетных классификаций, открываемом при нажатии кнопки выбора. Отметим, что этот классификатор изначально интегрирован в программу; чтобы его просмотреть или отредактировать, следует выполнить команду главного меню Справочники Классификаторы Коды бюджетной классификации.
Рис. 4.33. Заполнение параметров для налогового платежного поручения
Аналогичным образом в соответствующем поле указывается Код ОКАТО с той разницей, что значение данного поля выбирается в классификаторе кодов ОКАТО. Чтобы просмотреть или отредактировать этот классификатор, следует выполнить команду главного меню Справочники Классификаторы Коды ОКАТО.
В поле Основание платежа из раскрывающегося списка выбирается основание для осуществления данного платежа. Перечень оснований изначально интегрирован в программу, и пользователь не может его отредактировать. Это обусловлено тем, что формулировки оснований платежа утверждены законодательно и в таком виде включены в раскрывающийся список. Вот несколько возможных значений данного поля: ТП – платежи текущего года, РС – погашение рассроченной задолженности, ОТ – погашение отсроченной задолженности, РТ – погашение реструктурированной задолженности и др.
В группе полей Налоговый период указывается название, номер и год налогового периода, за который производится платеж. Название периода выбирается из раскрывающегося списка (например, Д1 – платеж за первую декаду месяца, МС – месячные платежи, КВ – квартальные платежи и др.), его номер – также из раскрывающегося списка (например, если для платежа за первый квартал следует выбрать номер 01), а год можно ввести как с клавиатуры, так и указать с помощью кнопок счетчика.
В полях Номер документа и Дата документа указываются соответствующие реквизиты документа. Номер вводится с клавиатуры, а дата – либо с клавиатуры, либо с помощью открываемого по кнопке выбора календаря.
Тип производимого платежа выбирается из раскрывающегося списка в поле Тип платежа. Именно здесь определяется, какой, собственно, платеж необходимо провести: налог, штраф, проценты и т. п. Вот несколько примеров значений данного поля: НС – уплата налога или сбора, ПЕ – уплата пени, ПЦ – уплата процентов и др.
После заполнения всех перечисленных полей нужно нажать в данном окне кнопку Закрыть – в результате в окне формирования платежного поручения будут автоматически заполнены все соответствующие реквизиты. Отметим, что при необходимости любой из них можно отредактировать с клавиатуры.
Продолжим рассмотрение параметров окна формирования платежного поручения (см. рис. 4.32).
Чтобы быстро очистить значения всех полей, касающихся проведения налоговых платежей (то есть которые были заполнены в отдельном диалоговом окне), нужно нажать кнопку, которая расположена правее поля Тип пл., справа от кнопки вызова диалогового окна.
В поле Назначение платежа с клавиатуры вводится назначение данного платежа. Например, если оплачивается полученный ранее по накладной товар, то назначение платежа можно сформулировать следующим образом: За полученные товары по накладной № 7 от 25.07.2015. При осуществлении предоплаты за товар назначение платежа будет выглядеть несколько иначе: Предоплата за товары по счетфактуре № 10 от 30.05.2015.
Если установлен флажок Указать НДС, то в печатной форме документа отдельной строкой будет показана информация о налоге на добавленную стоимость (ставка налога и его сумма в составе данного платежа). При снятом данном флажке эта информация не показывается.
Чтобы вывести сформированный документ на печать, нужно нажать кнопку Печать, расположенную слева внизу окна.
Работа с журналами документов
Любой документ, который был создан в программе «Бухгалтерские документы», в любое время можно просмотреть и, при необходимости, отредактировать, вывести на печать либо удалить из программы.
Каждый документ сразу после его создания помещается в журнал документов. Например, все приходные накладные хранятся в журнале приходных накладных, все расходные накладные – в журнале расходных накладных, счет-фактуры – в журнале счетовфактур и т. д. Для перехода в режим работы с требуемым журналом нужно выполнить соответствующую команду меню Журналы документов.
Помимо отдельных журналов документов, предназначенных для хранения документов определенного вида, в программе ведется также общий журнал документов, в котором содержатся все без исключения документы, созданные в программе. Таким образом, каждый документ сразу после создания автоматически заносится в два журнала: журнал документов данного вида и общий журнал документов.
Поскольку порядок работы со всеми журналами документов идентичен, мы не будем рассматривать их все по отдельности, а ограничимся знакомством только с общим журналом документов.
Для перехода в режим работы с общим журналом документов следует выполнить команду главного меню Журналы документов Общий журнал документов. При активизации данной команды на экране отображается окно журнала, которое представлено на рис. 4.34.
Рис. 4.34. Общий журнал документов
В данном окне содержится список всех имеющихся в программе документов. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается дата формирования документа, а также его название и номер.
Для работы с журналом документов следует использовать кнопки инструментальной панели, расположенной над списком документов (названия кнопок отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши), а также команды контекстного меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши.
В журнале документов реализована возможность добавления новых документов. Для этого в инструментальной панели нужно нажать кнопку Добавить документ либо выполнить команду контекстного меню Добавить (также можно воспользоваться клавишей Insert). В результате откроется меню, в котором следует выбрать требуемый тип документа (рис. 4.35).
Рис. 4.35. Выбор типа документа
После выбора типа документа на экране откроется окно ввода, соответствующее данному типу документа, в котором выполняются необходимые действия по его добавлению.
Чтобы отредактировать какой-либо документ, нужно выделить его в списке курсором и нажать в инструментальной панели кнопку Изменить документ либо выполнить команду Изменить в контекстном меню. В результате на экране откроется окно редактирования документа.
Для удаления документа из списка нужно установить на него курсор и нажать в инструментальной панели кнопку Удалить либо выполнить аналогичную команду контекстного меню. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.
При необходимости можно вывести документы на печать. Для этого нужно в контекстном меню выполнить команду Печать списка. Пример печатной формы списка документов представлен на рис. 4.36.
Как видно на рисунке, печатная форма документа включает в себя те же параметры, что и в окне журнала документов: дата формирования документа, а также его название и номер. Чтобы распечатать отчет, нужно в инструментальной панели окна отчета нажать кнопку Печать (название кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши), а в открывшемся окне настройки параметров печати – кнопку ОК.
При необходимости можно экспортировать список документов, находящихся в журнале документов, в файлы следующих форматов: *.xls, *.rtf, *.txt и *.html. Для этого нужно в подменю Экспорт списка, которое находится в контекстном меню, выбрать команду, которая соответствует требуемому формату. При активизации любой из находящихся в данном подменю команд на экране открывается окно, в котором по обычным правилам нужно указать путь для сохранения и имя файла.
Рис. 4.36. Общий список документов
В окне журнала документов реализована возможность применения фильтра на отображаемые в списке документы. Эту возможность особенно удобно использовать при работе с большими объемами информации. Можно применять фильтры двух видов: по дате формирования документа или по его названию.
Чтобы применить фильтр по дате, нужно в инструментальной панели нажать кнопку Задать период либо в контекстном меню выбрать команду Период (также можно воспользоваться клавишей F6). При выполнении любого из перечисленных действий на экране открывается окно настройки параметров фильтра, изображенное на рис. 4.37.
Рис. 4.37. Настройка фильтра по дате
В данном окне в полях с и по нужно указать соответственно начальную и конечную даты интервала времени, документы которого должны отображаться в журнале. Требуемые значения можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора.
Можно указать только начальную или только конечную дату. Если указана только начальная дата, то в журнале документов будут скрыты все документы, дата формирования которых предшествует указанной дате. Если же указана только конечная дата, то будут скрыты все документы, дата формирования которых позже указанной даты.
Выполненные настройки вступят в силу после нажатия кнопки ОК. С помощью кнопки Отмена данное окно закрывается без применения фильтра.
При применении фильтра документы, не удовлетворяющие его условиям, не удаляются из программы, а просто убираются из списка. Чтобы снять примененный ранее фильтр по дате и увидеть полный список документов, достаточно в окне настройки параметров фильтра очистить поля с и по и нажать кнопку ОК.
Чтобы применить фильтр по названию документа, нужно ввести это название (или его фрагмент) в поле Фильтр (см. рис. 4.34) и нажать клавишу Enter. Например, чтобы оставить в списке только товарные чеки, достаточно ввести в поле Фильтр слово Товар и нажать Enter. Чтобы снять примененный ранее фильтр по названию, достаточно очистить поле Фильтр и нажать клавишу Enter.
При необходимости можно применить сразу два фильтра: вначале можно отфильтровать все документы по дате, а к оставшимся документам применить фильтр по названию. Таким образом, оставить в списке для просмотра только, например, товарные чеки, выписанные в период с 15 по 31 мая 2015 года.
Формирование отчета по накладным
В программе реализована возможность настройки, формирования и вывода на печать следующих отчетов: «Реестр приходных накладных», «Реестр расходных накладных» и «Обороты по товарным документам».
Поскольку порядок формирования отчетности во многом идентичен, мы рассмотрим его на примере реестра расходных накладных.
Для перехода в режим формирования реестра по расходным накладным следует выполнить команду главного меню Отчеты Реестр расходных накладных. При активизации данной команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 4.38.
Рис. 4.38. Настройка реестра расходных накладных
В данном окне производится настройка параметров отчета. В полях Период с по следует указать начальную и конечную даты интервала времени, данные которого должны быть включеы в отчет, а в поле Контрагент – название организации (то есть получатель ценностей по расходным накладным), по которой формируется отчет. Контрагент выбирается в окне справочника контрагентов, которое выводится на экране нажатием кнопки выбора.
Формирование отчета инициируется нажатием кнопки Печать. На рис. 4.39 показан пример сформированного отчета.
Рис. 4.39. Реестр расходных накладных
В отчете представлен список расходных накладных, удовлетворяющих заданным в настройках условиям.
Как видно на рисунке, для каждой накладной отображаются реквизиты, по которым можно ее идентифицировать: номер и дата формирования документа, наименование получателя товарно материальных ценностей по данному документу и сумма документа. Справа внизу отчета показана итоговая сумма по всем включенным в отчет документам.
Чтобы распечатать отчет, нужно в инструментальной панели окна отчета нажать кнопку Печать отчета (название кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши), а в открывшемся окне настройки параметров печати – кнопку ОК.
При необходимости можно сохранить отчет в отдельном файле. Для этого нужно в инструментальной панели окна отчета нажать кнопку Сохранить отчет в файле. В результате на экране откроется окно, в котором по обычным правилам Windows нужно указать путь для сохранения и имя файла отчета. Возможности программы предусматривают сохранение файла отчета в одном из следующих форматов: *.frp, *.xls, *. jpg, *.html, *.rtf или *.txt (выбор формата делается в поле Тип файла из раскрывающегося списка).
Глава 5
Программа «1С: Бухгалтерия 8.3»
Фирма «1С» давно и прочно занимает лидирующие позиции на рынке программного обеспечения экономикофинансового и бухгалтерского назначения. В этой главе мы будем рассматривать программу «1С: Бухгалтерия» (редакция 3.0), реализованную на платформе 1С версии 8.3. Этот релиз является самым актуальным на момент написания данной книги.
Назначение и функциональные возможности «1С: Бухгалтерии 8.3»
Одним из ключевых достоинств рассматриваемой конфигурации является гибкость платформы, что позволяет широко применять программу в самых различных областях. Реализованные механизмы учета движения денежных потоков, основных средств и нематериальных активов, производственных, коммерческих и иных видов затрат, прочих активов и пассивов предприятия открывают широкие возможности для ведения управленческого учета и выходят далеко за рамки традиционных бухгалтерских стандартов.
Версия программы «1С: Бухгалтерия 8.3» (редакция 3.0), описание которой мы предлагаем читателю, является одной из последних разработок фирмы «1С». Несмотря на сохранение концептуальной преемственности с предыдущими версиями, она является качественно новым продуктом, позволяющим решать самые разные задачи: ведение управленческого и бухгалтерского учета, построение аналитической отчетности, решение задач планирования и финансового анализа, ведение многовалютного учета. В программе реализован и целый ряд новых функций, значительно облегчающих труд финансовых работников и отвечающих самым строгим и актуальным требованиям сегодняшнего дня.
Задачи, решаемые с помощью данной программы, можно сформулировать следующим образом:
• комплексная автоматизация хозяйственной, организационной и финансовой деятельности предприятия;
• параллельное ведение бухгалтерского и налогового учета;
• использование механизма типовых операций;
• учет денежных средств предприятия;
• учет банковских и кассовых операций;
• учет движения товарноматериальных ценностей;
• учет расчетов с контрагентами;
• учет складских операций;
• производственный учет;
• учет основных средств и нематериальных активов;
• учет заработной платы и расчетов с персоналом;
• ведение кадрового учета;
• настройка, формирование и вывод на печать бухгалтерской отчетности по формам, утвержденным нормативными актами РФ;
• ведение многовалютного учета;
• построение разнообразной аналитической отчетности.
Помимо перечисленных, с помощью «1С: Бухгалтерии 8.3» можно решать и целый ряд иных задач, наличие которых может быть обусловлено спецификой конкретного предприятия.
Начало работы
Рассмотрим, как производится запуск программы, познакомимся с ее пользовательским интерфейсом, общим алгоритмом работы, а также узнаем, как выполнять предварительную настройку.
Запуск программы
После того как программа установлена, в меню Пуск будет создана ее программная группа. Для запуска программы предназначена команда 1С: Предприятие. Рекомендуется для удобства работы вывести ярлык запуска на Рабочий стол, используя для этого штатные средства операционной системы.
При запуске программы на экране отображается окно, изображенное на рис. 5.1.
Рис. 5.1. Запуск программы
В данном окне осуществляется выбор требуемого режима работы, а также информационной базы. Программа 1С может функционировать в двух режимах – «1С: Предприятие» (основной режим работы) и «Конфигуратор» (конфигурирование и обслуживание программы). Выбор требуемого режима производится нажатием в данном окне соответствующей кнопки.
В центральной части окна запуска программы представлен список информационных баз. В нем может присутствовать информационная база с демонстрационной конфигурацией, входящая в комплект поставки и предназначенная для предварительного знакомства с системой. Информационная база выбирается щелчком мыши на соответствующей позиции списка. Вы можете добавлять в список новые либо редактировать и удалять имеющиеся информационные базы – для этого предназначены соответствующе кнопки в правой части окна.
ПримечаниеИнформационная база – это данные, с которыми вы планируете работать в предстоящем сеансе работы.
В нижней части окна отображается путь к каталогу информационной базы, на которой установлен курсор.
Порядок действий при запуске программы выглядит следующим образом: вначале нужно в окне запуска выбрать щелчком мыши информационную базу, а затем нажать кнопку 1С: Предприятие или Конфигуратор – в зависимости от того, в каком режиме требуется запустить программу.
Подключение и описание интерфейса «Такси»
В программе «1С: Бухгалтерия 8.3» реализовано новое представление пользовательского интерфейса. Оно получило название «Такси» и оптимизировано для использования на мобильных устройствах. При этом можно пользоваться и прежним вариантом интерфейса, с которым работают пользователи версии 1С 8.2. Выбор варианта интерфейса производится в режиме Конфигуратор. В окне конфигурации установите курсор на верхнюю позицию, щелкните правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выберите команду Свойства (рис. 5.2).
Рис. 5.2. Переход в режим свойств конфигурации
В результате откроется окно свойств конфигурации, в котором в поле Режим совместимости интерфейса указывается требуемый вариант. Для включения интерфейса «Такси» выберите соответствующее значение в раскрывающемся списке (рис. 5.3).
Рис. 5.3. Выбор интерфейса «Такси»
Далее закройте данное окно и выполните команду главного меню Конфигурация Обновить конфигурацию базы данных, чтобы зафиксировать выполненные изменения.
Аналогичным образом выбирается вариант интерфейса, использовавшийс в версии 8.2. Но в этой главе мы будем работать с интерфейсом «Такси» (рис. 5.4).
Рис. 5.4. Программа «1С: Бухгалтерия 8.3», интерфейс «Такси»
На данном рисунке окно программы показано в режиме работы с платежными поручениями (раздел Банк и касса).
Чтобы лучше понять структуру интерфейса «1С: Бухгалтерия 8.3», перейдем в режим настройки его панелей. Выполните команду главного меню Вид Настройка панелей (рис. 5.5).
Рис. 5.5. Переход в режим настройки панелей
В результате откроется окно, изображенное на рис. 5.6.
Рис. 5.6. Редактор панелей
В верхней части интерфейса находится панель разделов – на рис. 5.4 она включает в себя разделы Главное, Банк и касса, Покупки и продажи, Номенклатура и склад и др.
Каждый раздел представляет собой своеобразный тематический блок, предназначенный для решения определенных задач. Например, в разделе Производство проводится производственный учет, в разделе Банк и касса ведется учет денежных средств предприятия и т. д.
В каждом разделе имеется своя панель навигации (она называется также панелью команд текущего раздела, см. рис. 5.6), с помощью которой выбираются требуемые режимы работы и активируются соответствующие функции программы.
В нижней части интерфейса могут располагаться панель избранного, панель истории и панель открытых документов (на рис. 5.4 данные элементы отсутствуют).
Слева находится панель инструментов (см. рис. 5.4 и 5.6), которая по умолчанию включает в себя четыре кнопки (их названия отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении указателя мыши):
• Меню функций – вызов панели со ссылками, обеспечивающими быстрый доступ ко всем режимам, функциям, документам, отчетам текущего раздела;
• Избранное – вызов панели, содержимое которой пользователь формирует самостоятельно для быстрого перехода к наиболее востребованным документам, режимам, функциям;
• История – с помощью панели, вызываемой нажатием данной кнопки, можно быстро просмотреть историю работы в программе и быстро вернуться в тот или иной режим;
• Поиск – с помощью данной кнопки осуществляется переход в режим быстрого поиска интересующих данных.
Расположение панелей на экране вы можете изменять самостоятельно, перетаскивая их в окне настройки (см. рис. 5.6) с помощью мыши.
В центральной части интерфейса (см. рис. 5.4 и 5.6) отображается содержимое текущего режима работы. На рис. 1.4 это список платежных поручений, который вызывается в разделе Банк и касса с помощью ссылки Платежные поручения.
Для работы в выбранном режиме предназначены дополнительные инструменты, в частности кнопки, параметры фильтрации, меню Еще, а также команды контекстного меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши.
На рис. 5.4 с помощью кнопки Создать производится переход в режим формирования нового документа, другие кнопки предназначены для перехода в режимы уплаты налогов и взносов, поиска и др., а параметры Организация, Банковский счет, Дата, Получатель и Назначение платежа позволяют отфильтровать список по соответствующим реквизитам документов, что особенно актуально при работе с большими объемами данных.
Меню Еще находится в правой части интерфейса и представляет собой аналог меню Действия, хорошо знакомого пользователям предыдущих версий программы. Его команды предназначены для перехода в режим создания и редактирования документа, его проведения, пометки на удаления и прочих действий.
Что касается контекстного меню, то некоторые его команды дублируют соответствующие команды меню Еще. Отметим, что содержимое контекстного меню может зависеть от текущего режима работы (например, при работе со списком документов и в режиме редактирования документа контекстное меню будет включать в себя разные команды).
В общем случае работа с программой ведется по следующему алгоритму: вначале выбирается требуемый раздел, а затем в панели навигации щелчком мыши указывается режим работы, в котором и выполняются все дальнейшие действия.
Общий алгоритм работы в «1С: Бухгалтерии 8.3»
Правильная эксплуатация программы подразумевает поэтапный порядок работы. Чтобы не путаться и сразу понять, в каком порядке следует организовать свою работу, внимательно ознакомьтесь с данным разделом.
Первое, что нужно сделать перед эксплуатацией программы – это просмотреть и, при необходимости, отредактировать параметры ее настройки. По умолчанию предлагаются настройки, которые являются оптимальными для большинства пользователей, но иногда их приходится подкорректировать, чтобы максимально адаптировать программу к потребностям конкретного предприятия.
В режиме «1С: Предприятие» имеется несколько команд, предназначенных для перехода к соответствующим настройкам программы. Эти команды (с указанием раздела, из которого к ним производится доступ) перечислены ниже.
• Справочники и настройки учета Настройка параметров учета. С помощью данной команды осуществляется переход в режим просмотра и редактирования основных параметров учета, которые будут являться общими для всех организаций, от имени которых предполагается эксплуатировать программу (то есть для всех организаций, внесенных в справочник организаций).
• Справочники и настройки учета Учетная политика. С помощью команд данного подменю производится переход к настройкам учетной политики предприятия.
• Администрирование Настройки Настройки программы. Данная команда предназначена для перехода в режим настройки обмена данными, прав доступа к информации, запрета изменения данных, и некоторых других режимов работы.
• Администрирование Сервис Настройки пользователей. Эта команда позволяет войти в режим настроек программы применительно к конкретному пользователю. Например, здесь можно настроить вид интерфейсов, режим печати табличных документов и др. Предлагается целый ряд параметров, настраиваемых отдельно для каждого пользователя.
• Главное меню, подменю Вид (см. рис. 5.5). С помощью команд данного подменю производится переход в режим настройки соответствующих элементов пользовательского интерфейса.
Следующий этап подготовки к работе – это формирование учетной политики, а также ввод исходных данных в справочники, каталоги и классификаторы. В них хранится вся информация, необходимая для дальнейшей работы. В частности, сведения о контрагентах, с которыми сотрудничает предприятие, хранятся в справочнике контрагентов, ассортимент продукции и перечень прочих товарноматериальных ценностей (сырья, материалов, полуфабрикатов и т. п.) формируется в справочнике номенклатуры, данные о складах хранятся в справочнике складов и т. д. Например, при формировании документа на отпуск товарноматериальных ценностей вам понадобятся сведения как минимум из четырех справочников: номенклатуры, организаций, складов и контрагентов. Вводить и редактировать данные в справочниках можно и в процессе работы (например, из режима редактирования документа вы всегда можете перейти в режим редактирования справочника и добавить в него необходимые данные), но намного удобнее ввести в справочники необходимый минимум сведений заранее, чтобы впоследствии не отвлекаться и не тратить на это дополнительное время.
СоветПеред тем как начать работу, заполните хотя бы следующие справочники: организаций, контрагентов, валют, номенклатуры, складов (мест хранения), физических лиц, банков и подразделений оргаизаций. Именно эти справочники являются наиболее востребованными в большинстве случаев. Что касается остальных справочников, их можно будет заполнять по мере необходимости.
Следующий этап – это ввод начальных остатков по счетам бухгалтерского учета. Этого не нужно делать только в том случае, если учет ведется с нуля (начало эксплуатации программы совпадает с началом деятельности предприятия). Для перехода в режим ввода начальных остатков в панели навигации раздела Справочники и настройки учета щелкните на ссылке Помощник ввода начальных остатков.
После того как выполнена настройка программы, заполнены ее справочники и классификаторы, а также введены начальные остатки по счетам бухгалтерского учета, можно приступать к ее полноценной эксплуатации. Поскольку все бухгалтерские записи должны создаваться исключительно на основании соответствующих первичных документов, то следующим этапом работы будет ввод документации.
ПримечаниеПервичный учетный документ – это документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции и составленный уполномоченными представителями заинтересованных сторон в момент совершения этой операции, а если это не представляется возможным – то сразу после ее окончания. Исходя из этой формулировки, можно сделать вывод, что, например, товарнотранспортная накладная, проведенное банком платежное поручение, приходный кассовый ордер либо акт выполненных работ (услуг) являются первичными учетными документами, а договор или доверенность – нет. Типовые формы первичных документов утверждаются законодательно соответствующими государственными органами и обязательны к применению всеми субъектами хозяйствования, осуществляющими свою деятельность на территории Российской Федерации. Типовые формы распространяются в виде бланков, которые могут быть созданы как на бумажном, так и на электронном носителе информации.
Чтобы ввести документ, войдите в соответствующий режим и нажмите кнопку Создать или клавишу Insert. Например, факт поступления наличных денежных средств в кассу предприятия оформляется приходным кассовым ордером, и чтобы ввести в программу этот документ, щелкните на панели навигации раздела Банк и касса на ссылке Приходные кассовые ордера и в открывшемся интерфейсе нажмите Создать.
Более подробно порядок ведения документации в программе «1С: Бухгалтерия 8.3» будет рассмотрен ниже.
Следующий этап работы – это формирование бухгалтерских проводок: ведь любой документ считается проведенным по учету только после того, как по нему сформирована соответствующая проводка (или несколько проводок). В большинстве случаев параметры формирования проводки определяются в самом документе, где в соответствующих полях указывается требуемая корреспонденция счетов.
Кроме этого, существуют бухгалтерские проводки, формирование которых предусмотрено самой технологией бухгалтерского учета (то есть, они не требуют непосредственного подтверждения первичными документами). К ним относятся проводки, формируемые при закрытии месяца (списание затрат, начисление амортизации, расчет финансового результата и т. д.). Переход в режим настройки и формирования таких проводок производится из раздела Учет, налоги, отчетность (команды Закрытие месяца, Регламентные операции и др.).
Следующий этап работы – это формирование и вывод на печать отчетности, полученной на основании введенных ранее данных. В программе «1С: Бухгалтерия 8.3» реализованы широкие функциональные возможности по настройке и формированию самой разной отчетности – бухгалтерской, налоговой, регламентированной, а также произвольных форм и видов. Для работы с отчетами предназначены команды и функции раздела Учет, налоги, отчетность, а также меню Стандартные отчеты, которое имеется во всех остальных разделах. Для формирования специализированных отчетов в некоторых разделах имеется также меню Отчеты.
Таковы основные этапы работы с программой «1С: Бухгалтерия 8.3». Однако стоит вкратце упомянуть и о сервисных функциях системы, которые предназначены для обслуживания информационной базы, экспорта и импорта данных, удаления помеченных объектов, группового проведения документов, а также для выполнения целого ряда иных операций. Доступ к ним осуществляется с помощью соответствующих команд раздела Администрирование.
Настройка параметров учета
Как отмечалось в предыдущем разделе, одним из этапов подготовки программы к работе является настройка параметров учета. Суть данной настройки заключается в том, чтобы определить концептуальную направленность учета, автоматизируемого с помощью «1С: Бухгалтерия 8.3».
В панели навигации раздела Справочники и настройки учета щелкните на ссылке Настройка параметров учета – в результате отобразится окно, как на рис. 5.7.
В верхней части окна путем установки соответствующих флажков указываются используемые системы налогообложения. Ниже в левой части представлен список разделов настройки (Налог на прибыль, НДС, Банк и касса и др.), а в левой отображается содержимое текущего раздела.
В зависимости от выбранной учетной политики, а также особенностей организации учета на конкретном предприятии нужно поочередно в каждом разделе выставить соответствующие настройки.
Рис. 5.7. Настройка параметров учета
Данный процесс несложен – все параметры соответствуют тем или иным правилам учета, хорошо знакомым каждому бухгалтеру.
Чтобы сохранить введенные данные, нажмите кнопку Записать или Записать и закрыть (в последнем случае одновременно с сохранением информации интерфейс будет закрыт).
Учетная политика предприятия
Предприятие определяет учетную политику на каждый предстоящий отчетный период (год). Она регистрируется в информационной базе «1С: Бухгалтерии 8.3», и программа проводит данные по бухгалтерскому учету в соответствии с ее положениями.
Чтобы ввести сведения об учетной политике, нужно в панели навигации раздела Справочники и настройки учета щелкнуть на ссылке Учетная политика.
В результате откроется список сформированных ранее записей (рис. 5.8).
Рис. 5.8. Окно списка учетных политик предприятия
В данном окне каждая запись соответствует одной учетной политике, принятой на определенный период времени. Чтобы просмотреть используемые ранее параметры учетной политики, дважды щелкните на соответствующей позиции мышью.
Чтобы ввести данные об учетной политике на предстоящий период, нажмите кнопку Создать – откроется окно, изображенное на рис. 5.9.
Рис. 5.9. Формирование учетной политики
В верхней части окна в полях Применяется с по нужно ввести начальную и конечную даты отчетного периода, на который формируется учетная политика. Затем следует указать организацию, а также с помощью соответствующего переключателя указать систему налогообложения – общую (с уплатой налога на прибыль) или упрощенную (с уплатой единого налога).
В нижней части окна представлен перечень разделов учета (он меняется в зависимости от выбранной системы налогообложения) для указания по каждому из них соответствующих параметров учетной политики. Это несложно, поскольку они хорошо известны каждому бухгалтеру, к тому же многие из них сопровождаются соответствующими подсказками.
Чтобы сохранить введенные данные, нажмите кнопку Записать или Записать и закрыть (в последнем случае одновременно с сохранением информации интерфейс будет закрыт).
Ввод начальных остатков
Если эксплуатация программы начинается с нуля, то есть одновременно с началом деятельности предприятия, – содержимое данного раздела можно пропустить. Но если предприятие уже какоето время осуществляло финансовохозяйственную деятельность и на момент начала использования программы в бухгалтерском учете имеются сальдо и остатки по счетам – их необходимо ввести в программу, поскольку при дальнейшем ведении учета в программе «1С: Бухгалтерия 8.3» они будут являться своего рода отправной точкой. Другими словами, перед началом эксплуатации программы необходимо выполнить ввод начальных остатков по счетам бухгалтерского учета.
СоветЛучше всего вводить начальные остатки по состоянию на начало года. Если это по какимто причинам невозможно – вводите начальные сальдо на начало какого-либо квартала. Если и это не получается – то на начало месяца. Нельзя вводить начальные остатки по состоянию на какую-то промежуточную дату (например, на 19 июня или на 7 сентября), поскольку это приведет к полнейшей путанице в учете.
Для перехода в режим ввода начальных остатков нужно в панели навигации раздела Справочники и настройки учета щелкнуть на ссылке Помощник ввода начальных остатков. В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 5.10.
Рис. 5.10. Помощник ввода начальных остатков
В верхней части данного окна в поле Организация нужно из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций, выбрать название организации, по бухгалтерскому учету которой нужно ввести начальные остатки.
ПримечаниеЕсли программа эксплуатируется от имени одной организации, то данное поле будет заполнено автоматически. Если же в информационной базе ведется учет по нескольким организациям, то в данном поле по умолчанию отобразится наименование организации, которая в справочнике организаций выбрана в качестве основной.
На рис. 5.10 видно, что в данном окне имеется три вкладки, которые расположены под полем Организация: это Основные счета плана счетов, Забалансовые счета плана счетов и НДС по реализации.
На вкладке Основные счета плана счетов (она открыта на рис. 5.10) представлен список всех счетов используемого Плана счетов. Если по какимто из них уже был введен начальный остаток, то сумма этого сальдо отображается в колонке Сальдо Дт (нач.) или Сальдо Кт (нач.).
На вкладке Забалансовые счета плана счетов содержится список забалансовых счетов, а на вкладке НДС по реализации вводятся начальные остатки по налогу на добавленную стоимость по реализации.
С помощью кнопки Ввести остатки по счету производится переход в режим ввода остатков по счету (также для этого можно воспользоваться клавишей Insert). О том, как осуществляется ввод начальных остатков, будет рассказано чуть ниже.
Команда Еще Открыть список документов предназначена для открытия списка документов на ввод начальных остатков по тому разделу учета, который соответствует выбранному счету. При нажатии данной кнопки на экране отобразится окно с перечнем этих документов. Пример такого окна показан на рис. 5.11.
Рис. 5.11. Документы на ввод начальных остатков
В данном окне представлен список документов на ввод начальных остатков по разделу учета Денежные средства, объединяющему счета с 50 «Касса» по 58 «Финансовые вложения» включительно. Иначе говоря, если вы вызовете данное окно для любого счета в диапазоне от 50 до 58, его содержимое будет одинаковым: в нем будет представлен перечень документов на ввод начальных остатков по всем этим счетам.
Раздел учета выбирается из раскрывающегося списка в поле Раздел учета (см. рис. 5.11). Таким образом, вызвав данное окно один раз, вы можете просмотреть перечень документов на ввод начальных остатков по всем интересующим вас разделам учета.
Как отмечалось ранее, чтобы ввести начальные остатки по счету, нужно нажать кнопку Ввести остатки по счету (см. рис. 5.10). Также перейти в данный режим можно и из окна списка документов (см. рис. 5.11) – для этого нужно в инструментальной панели данного окна нажать кнопку Создать или выполнить команду Еще Создать (можно воспользоваться клавишей Insert). В любом случае на экране отобразится окно, которое показано на рис. 5.12.
Рис. 5.12. Ввод начальных остатков
В данном окне в поле Организация нужно из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций, указать название организации, по учету которой вводятся начальные остатки. Значение поля Номер будет сгенерировано программой автоматически в момент сохранения документа, а в поле от нужно указать дату, по состоянию на которую вводится начальный остаток.
В поле Раздел учета отображается название раздела учета, соответствующего тому счету бухгалтерского учета, по которому вводятся начальные остатки. Например, при вводе начального сальдо по кассе или расчетному счету в банке здесь отображается значение Денежные средства (счета 50–58), см. рис. 5.12. Для тех счетов, которые не включены ни в один тематический раздел, в раскрывающемся списке имеется раздел Прочие счета бухгалтерского учета.
Дальнейший порядок действий напрямую зависит от выбранного раздела. Но в любом случае для ввода начальных остатков нужно перейти в табличную часть окна. Для добавления позиции нужно нажать кнопку Добавить или клавишу Insert. Если вы вводите данные по основным средствам – отобразится окно, на вкладках которого вводятся все необходимые сведения. При вводе начальных остатков по материалам или денежным средствам нужно указать номер счета бухгалтерского учета (при этом выбор возможен только из списка счетов, соответствующих указанному разделу учета), затем ввести субконто и прочие сведения. Подобным образом вводятся начальные остатки по расчетам с контрагентами, отгруженным товарам и товарам на складе, незавершенному производству, расчетам с подотчетными лицами и т. д.
В нижней части окна в поле Ответственный можно указать пользователя, ответственного за составление данного документа. Для этого нажмите кнопку выбора или клавишу F4, затем в открывшемся окне справочника пользователей выделите щелчком мыши нужную позицию и нажмите кнопку Выбрать.
Читать бесплатно другие книги:
