Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту Маккензи Алек

В этом августе Дэниэл пошел в детский сад. В этом учебном году его дедушка (благослови его бог) забирает внука из школы, водит к стоматологу или к другому врачу, пока я на работе. Мы принадлежим к развивающемуся поколению дедушек и бабушек, которые учатся управлять временем и далеко отбрасывать идею об уходе на пенсию. Пока что все идет хорошо.

Терри Спенсер:

Я многому научилась у своей матери. Она растила меня без отца, при этом была занята полный рабочий день и часто устраивалась на вторую работу. Не знаю, как ей это удавалось, но я училась на лучшем примере.

Том Стоутсбери, капитан торгового флота США, геолог, лингвист и страстный любитель природы:

Я научился планировать и задавать цели, взяв на себя последствия неспособности делать это. Ежедневный список дел всегда со мной, с его помощью я сосредоточиваюсь на стоящих передо мной приоритетах и заданиях.

Вики Фарнсворт, секретарь-референт команды врачей и директоров компании HealthAlliance Hospitals:

Что касается планирования, то я занималась управлением на протяжении всей своей карьеры, поэтому мне приходится использовать все виды инструментов – от комплексных компьютерных программ до бумажных записей, используемых в качестве напоминания. Я применяла их все, чтобы мы не отставали в планировании, ориентированном на соблюдение сроков.

Я учусь у бывших членов Международной ассоциации специалистов в сфере управления и всегда в курсе новинок литературы по бизнесу.

Ричард Ширли из Сан-Диего, ИТ-менеджер, работающий в оборонной промышленности:

Я не считаю себя прирожденным мастером составления планов, но умею задавать гибкие цели. Меня всегда учили идти вперед и не довольствоваться любым уровнем успеха. Благодаря учителям школы я узнал, как двигаться вперед, усердно трудясь и совершенствуясь. Это сослужило мне хорошую службу в сфере информационных технологий, особенно при работе с военными, где в критических ситуациях почти нет места ошибкам.

Некоторым успешным людям планирование и целеполагание до сих пор дается с трудом.

Кен Майо, координатор сайта и фотограф в Католической ассоциации здравоохранения США:

Меня нельзя считать прирожденным мастером планирования. При неожиданной смене приоритетов мне трудно оставаться сконцентрированным. Я расстраиваюсь, когда приходится дважды делать одно и то же, будь то личная или профессиональная сфера. Так происходит из-за усталости или спешки. Поэтому объединенные списки дел в моей почтовой программе помогают мне совершенствоваться. Я использую их дома, а также на работе, где повторяю вслух: «Сосредоточься, сосредоточься, сосредоточься!»

Большинство опрошенных нами людей сообщили о принятии намеренного, сознательного решения в этом направлении:

Лоррейн Серджент:

В деле поддержания равновесия я полагаюсь на терпение, согласованность действий, помощь членов команды и договоренности с семьей и друзьями.

Ричард Ширли:

Дома мы с женой прилагаем совместные усилия. У нас одинаковые интересы в быту – мы делаем свой дом комфортным. Если появляется проект, который интересен только одному из нас, другой будет оказывать поддержку. Если это совместный проект, то мы обсуждаем, что необходимо сделать, и каждый высказывает свою идею, как достичь цели. Затем мы выбираем наиболее разумный метод или соединяем обе идеи. Приоритетный заказ начинается с вопроса безопасности… затем идет необходимое, а в конце – желаемое.

Терри Спенсер:

В прошлом году я поняла, что мне нужно какое-то время уделять себе, поэтому начала отводить время на чтение, ужин, просмотр кино с друзьями или покупки просто ради удовольствия.

Мэл Норти, президент и CEO компании Mel Northey Company в Хьюстоне, церковный староста, наставник для тех, кто стремится основать малый бизнес:

Время, проведенное с семьей и друзьями дома или в путешествиях, помогает поддерживать работу и жизнь в равновесии. Нашей большой семье нравится вместе ездить в круизы. Но мы также не прочь провести спокойный вечер дома за чтением книг. Это служит нам сменой темпа после поездок на выставки и осмотры строительных площадок наших международных подрядчиков.

Линдси Гейер, вице-президент отдела персонала Port Blakely Companies, любящий семьянин и друг, заядлый садовод, страстный любитель исполнительского искусства:

Как я уравновешиваю работу и жизнь? Мой муж трудится удаленно, поэтому берет на себя большую часть обязанностей по дому. Но когда он находится в поездке, я заменяю его. Мы делаем это, чтобы наше совместное времяпрепровождение дома стало еще приятнее. Это также позволяет нам ездить в гости, поскольку все члены нашей семьи живут далеко.

Роджер Нис:

Мне не сложно уравновешивать работу и жизнь. Я следую правилу не брать работу на дом и не трудиться в выходные. Я прошу своих непосредственных подчиненных соблюдать это правило. К тому же несколько раз в неделю в обед я пробегаю четыре-пять миль.

Некоторым людям все еще трудно уравновесить работу и личную жизнь.

Кэти Уилбер, мать-одиночка, менеджер клиники и штатный эрготерапевт, работающий с детьми. Серьезно занимается йогой, непрофессиональный художник, любит природу:

Два или три раза в неделю я стараюсь выкроить время для занятий йогой. Я занимаюсь садоводством и гуляю на природе. Сейчас я пытаюсь составлять расписание для всех этих дел, но нахожу, что в силу своей любви к неупорядоченности и спонтанности мне трудно представить расслабление как нечто, что я должна планировать.

Том Стоутсбери:

Что касается баланса между работой, жизнью и временем на расслабление, то мне это дается непросто. Мне приходится дисциплинировать себя, чтобы перейти к расслаблению. Обычно, когда дело доходит до отдыха, сразу же начинает не хватать времени. Кажется, я испытываю что-то вроде чувства вины, как будто не заслужил отдыха.

Андреа Сайфор, диспетчер, чрезмерно старательный сотрудник, трудоголик и путешественница, искательница приключений:

Я узнала ценность равновесия между работой и жизнью, когда ненадолго прервала карьеру и отправилась в путешествие по Европе – перемещалась на машине наугад, без карт. Я попала в аварию и получила тяжелую травму головы, что имело судьбоносное значение. После этого я вернулась к корпоративной жизни и стала ориентироваться на себя, а не только на свою карьеру. Тайм-менеджмент на работе стал важен, как никогда прежде, что позволило уделять время жизни.

Последствием травмы головы стало расстройство запоминания последовательности событий. Это стерло хронологическую составляющую моей памяти, которая не распространяется дальше, чем на две-три недели. Даты ни о чем мне не говорят, я не рассматриваю дни как 24-часовые сегменты памяти. Эрготерапия научила меня некоторым приемам, которые служат мне основой управления временем. Если задание не вписано в календарь, то, вероятнее всего, оно будет забыто, поэтому я управляю выполнением всех своих дел посредством календаря:

• начинаю каждый день с определения всех имеющихся на данный момент пунктов, оценивая их ценность и связанные с ними затраты времени;

• если этих пунктов немного и на них уйдет менее 15 минут, то я немедленно обращаюсь к ним посредством списка дел;

• если работа с этими пунктами займет более 15 минут, то я оцениваю их приоритетность, располагаю напротив других моих обязательств и нахожу для них временной промежуток;

• я также заношу в календарь встречи, назначенные по электронной почте или телефону.

Это выглядит так, будто я очень организованный человек, но на самом деле я борюсь с определенным ограничением своих возможностей, и это позволяет эффективно управлять временем.

Когда Пэт Никерсон проводила серию семинаров в Нью-Йорке, ей встретился один человек (назовем его Джерри). Он занимался оказанием помощи трудным подросткам, которые были близки к получению третьего тюремного срока. Его высказывания на занятиях были проявлением увлеченности и мудрости. Но по его избыточному весу, обгрызенным ногтям и красным пятнам на щеках и шее от лезвия бритвы было видно, что он испытывал сильный стресс.

Как только Джерри начал использовать некоторые техники экономии времени, Пэт предположила, что ему будет полезно попросить свою семью помочь ему организовать отдых и развлечения. Несмотря на несколько настороженную позицию, Джерри пообещал об этом подумать. Несколько недель спустя он пришел на занятие в понедельник и рассказал такую историю.

Джерри, социальный работник из Нью-Йорка, который просто не мог уравновесить работу и жизнь без посторонней помощи:

В прошлую пятницу вечером моя жена приехала в город, забрала меня с работы, отняла у меня наполненный материалами портфель и заперла его в багажнике автомобиля. После этого она сообщила мне, что оставила детей у своей мамы, а теперь похищает меня на выходные. Сначала я смеялся, пока не понял, что она едет по шоссе и совсем не домой.

Должен признаться, что почувствовал легкое раздражение. Я хотел сделать кучу дел. Когда мы въехали в зарезервированный ею пансионат, я почувствовал еще большее беспокойство, но попытался как можно лучше это скрыть, задумав прервать это приключение в субботу. Но в субботу жена заявила, что положила ключи от машины в сейф отеля и не скажет код, после чего сообщила, что мне нужно понять, что такое по-настоящему остановиться.

Да, могу сказать, что я чувствовал себя странно! Я осознал, что эта остановка вызвала у меня сильную нервозность. Я был ошеломлен. Моя жена предложила это не обсуждать, не пускаться в серьезные разговоры, не волноваться о прошлом или будущем. Мы гуляли по окрестностям, купались, загорали, долго обедали, бродили по местным магазинам, не думая о работе.

Я начал чувствовать, что успокаиваюсь. Это было удивительно. К воскресенью я понял, что два выходных дня всего не исправят – они просто привели меня к осознанию. Даже мой начальник пытался предупреждать: «Джерри, ты не можешь спасти каждого маленького правонарушителя в Олбани». Но я считал, что дело в том, что он не настолько предан делу, как мне хотелось бы.

Уф! Я все еще перевариваю это, но собираюсь приходить на занятия и продолжать прислушиваться к предупреждениям начальника. Я буду серьезнее относиться к своему артериальному давлению и позволю жене снова похитить меня, когда она сочтет нужным.

Совет от Джерри: когда вы слишком много работаете в течение нескольких дней, решите, что в пятницу уйдете из офиса вовремя и без портфеля. Устройте маленький отпуск у себя на заднем дворе или сходите в торговый центр или в кино. Попросите любимого человека помочь вам меньше волноваться.