Продуктивный ниндзя. Работай лучше, получай больше, люби свое дело Олкотт Грем
УПРАВЛЕНИЕ НАЗОЙЛИВЫМИ МЫСЛЯМИ
Тревожные мысли есть у всех. Не думаю, что вам удастся полностью от них избавиться. Но, создав эффективную систему, в которой второй мозг будет четко фиксировать все требуемое, а хорошие списки действий помогут вам сосредоточиться на нужных аспектах в нужное время, вы сможете значительно сократить количество тревожных мыслей, обуревающих вас. Назойливые мысли – это продукт подсознания, показатель того, что инстинкт выживания все еще действует. Это наш ящеричный мозг пытается сказать нам: «Реши эту проблему, а то…!»
А то что? А то мы будем выглядеть глупо, пропустим срок, забудем сделать то, что хотели, не выполним важное обязательство, потеряем деньги, потеряем все! (А кто сказал, что тревожные мысли должны быть рациональными или разумными?)
Такая мысль показывает, что тревоге нужно уделить определенное внимание. Если мы подсознательно почувствуем, что потенциальная угроза исчезла или, по крайней мере, в данный момент находится под контролем, беспокоящая мысль исчезнет вместе с ней. Существуют два способа избавления от тревожных мыслей. Можно принять решение в духе ниндзя, превратить их в действия, сохранить во «втором мозге» и проанализировать, когда появится время. А можно просто уловить и зафиксировать эти мысли, зная, что созданная нами система поможет вернуться к ним позже. Второй вариант возможен лишь в том случае, если вы твердо верите, что вернетесь к подобным идеям в подходящее время. Теперь вы понимаете, почему доверие ко второму мозгу играет столь важную роль в сохранении спокойствия?
ЧТО ДЕЛАТЬ, КОГДА ВАС ОДОЛЕВАЮТ БЕСПОКОЙНЫЕ МЫСЛИ?
Как мы уже говорили, лучший способ избавиться от назойливых тревог о будущем и перейти к более сосредоточенному и гармоничному состоянию – это медитация. Полнота осознания – это навык. Если вы не уверены насчет медитации, если стресс настиг вас в офисе и вам нужно немедленно избавиться от назойливых мыслей, попробуйте взять ручку и бумагу и написать все, что приходит вам в голову. Запишите все, что угодно, а через несколько минут можете разорвать этот листок в клочья. Факт фиксации тревожных мыслей, возможность выплеснуть их на бумагу, где их можно оценить более объективно, – само по себе принесет облегчение. Этот простой прием поможет понять, что вас тревожит и что подсказывает вам интуиция. Кроме того, это важный первый шаг к действиям и необходимым переменам.
ФИКСИРОВАТЬ ИНФОРМАЦИЮ МОЖНО ВЕЗДЕ
В книге «Умение выполнять свою работу» Дэвид Аллен говорит о «повсеместной фиксации»: где бы вы ни были и чем бы ни занимались, вам нужно место, чтобы регистрировать мысли в момент их возникновения. Когда мы говорим об использовании модели CORD и развитии своего второго мозга, об этом следует помнить. Есть точка зрения, что творческое начало активизируется, когда определенная часть мозга занята рутинными, повторяющимися действиями. Лучшие идеи приходят мне в голову за рулем, в дуґ ше, на беговой дорожке в спортзале и других местах. Я всегда держу под рукой блокнот или телефон, чтобы записать мысль при первой же возмоности. Второй мозг бесполезен, если вы будете оставлять его в офисе. Чтобы сделать его своей неотъемлемой частью, следует иметь его при себе постоянно. Все должно быть очень просто – записать информацию в телефон или на листок бумаги. Продумайте, как зафиксировать что-то важное в любом месте и в любое время.
ГДЕ МОЖНО ФИКСИРОВАТЬ СВОИ ИДЕИ И БЕСПОКОЙНЫЕ МЫСЛИ?
МОБИЛЬНЫЕ ТЕЛЕФОНЫ
Большинство из нас всегда имеют при себе три вещи: мобильный телефон, бумажник и ключи, поэтому сегодня зафиксировать что-то стало гораздо проще, чем раньше. Как замечательно, что мобильный телефон можно синхронизировать с Outlook или установить связь между интернет-приложением и мобильной версией того же приложения!
МОБИЛЬНЫЕ ПРИЛОЖЕНИЯ
Нынче практически на любом телефоне установлены приложения управления задачами и списками дел. Если вы не планируете использовать особые приложения для этапов организации и анализа, то встроенного приложения вам будет вполне достаточно.
ДИКТОФОНЫ И РАСПОЗНАВАНИЕ ГОЛОСА
Диктофон возвращает нас в 70-е годы! Но сегодня в большинстве смартфонов есть приложения распознавания голоса и диктофоны, и многие находят их весьма полезными. Я сам считаю, что они экономят мне несколько секунд при поиске контактов («Позвонить Гарету!»), но повергают в полную депрессию, когда нужно что-то зафиксировать. Впрочем, я уверен, что это изменится – и скоро!
MICROSOFT OUTLOOK, LOTUS NOTES И СХОДНЫЕ ПРОГРАММЫ
Оказавшись за рабочим столом, вам нужно зафиксировать идеи, чтобы вернуться к ним позже. В Великобритании практически повсеместно пользуются программой Outlook – она распространена не меньше, чем ручка с бумагой! Когда, побеседовав с новым клиентом, мы узнаем, что у него нет Outlook, это становится для нас настоящим шоком. Мы настолько привыкли к этой программе, что жизни без нее не представляем. Большинство подобных программ позволяет объединить почту, календарь, ежедневник и список контактов и с легкостью пользоваться всеми этими возможностями.
РУЧКА И БУМАГА
Вы можете подумать, что после всех этих разговоров об информационной эффективности ручка с бумагой остались в далеком прошлом. Порой возникает острое нежелание пользоваться ручкой и бумагой, потому что существуют более современные и продвинутые средства, но я считаю такой подход неверным. Я всегда стремлюсь выполнить работу за минимальное время, а для фиксации сведений ручка с бумагой – средство колоссально эффективное и полезное.
ФИКСАЦИЯ ИДЕЙ, ПОЛУЧЕННЫХ В РАЗГОВОРЕ
Множество полезных идей возникает в беседах с людьми. В разговорах мы получаем массу информации. Навыки ниндзя позволят вам зафиксировать эту информацию и не потерять ее. Очень легко забыть о мыслях и действиях, появившихся во время беседы с начальниками, коллегами или друзьями. Это происходит, потому что нам не хочется прерывать разговор, чтобы что-то записать. Мы говорим себе, что вернемся к этому позже, когда разговор будет закончен. Но мы же – просто люди. И неудивительно, что впоследствии многое забываем.
Вот поэтому при любой возможности фиксируйте информацию во время разговора. Если вы записываете что-то на телефон, сообщите об этом собеседнику, чтобы он не думал, что вы бесцеремонно отправляете кому-то СМС-сообщение! Вот несколько наиболее типичных ситуаций:
РАЗГОВОР В ОФИСЕ С НАЧАЛЬНИКОМ
Если вы разговариваете с начальником, то он, скорее всего, ожидает от вас каких-то действий. Возможно, действия будут связаны с обсуждаемой темой. А порой тема разговора довольно расплывчата, и вам нужно будет ее обдумать, проанализировать и что-то сделать. После любого разговора с начальником посвятите несколько минут тому, чтобы в буквальном смысле слова собраться с мыслями. И занесите их во второй мозг, чтобы позже заняться их организацией.
СОВЕЩАНИЯ
Сразу же после совещания запишите, что вам нужно будет сделать. Так ваш вариант не будет отличаться от вариантов других участников. Делая заметки во время совещания для дальнейшей обработки, используйте собственную систему, которая позволит вам быстро осуществить необходимые действия, не читая всех заметок. Я использую систему звездочек, чтобы отделить свои заметки от действий и идей, которые нужно перенести во второй мозг.
СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ
Сегодня многие переговоры ведутся в электронном виде. Электронную почту легко собрать, организовать и проанализировать, а потом предпринять необходимые действия. В этом вам поможет Outlook или другая программа, которой вы пользуетесь. В таких программах вся информация стекается в одно место. Социальные сети – вещь более сложная. Граница между работой и общением здесь размыта, поэтому если вы не возьмете в привычку отмечать принятые обязательства и обещания, то можете многое забыть и упустить.
ГОЛОСОВАЯ ПОЧТА
Голосовая почта нашего телефона – настоящий могильник информации, особенно если вы похожи на меня, то есть предпочитаете прослушивать голосовую почту на ходу и не всегда находите время, чтобы зафиксировать полученную информацию и вытекающие из нее обязательства. Несмотря на все мои навыки ниндзя, работа с голосовой почтой остается слабым местом моей системы. Однако в последние годы я понял, что бороться с этой слабостью очень просто – нужно использовать контрольные списки действий, о которых мы поговорим в главе «Обзор»
Сбор информации
Помимо проактивной фиксации идей, мыслей и потенциальных действий, нам нужно собрать воедино все листочки и электронные списки, содержащие информацию, которую следует организовать. У всех нас есть «сборные пункты», куда информация приходит регулярно и автоматически. Самые явные и часто используемые профессионалами – это электронная почта, документы и письма, скапливающиеся на рабочем столе. О разумном управлении электронной почтой мы с вами уже говорили. В папке «Входящие» поступающие письма ждут решения своей судьбы. К счастью, почти во всех программах электронной почты есть папка «Входящие», то есть встроенный «сборный пункт», с которого можно начать процесс CORD. Мы с вами обсуждали, как важно держать папку «Входящие» пустой. Это совершенно понятно: пустая папка дает вам спокойствие и уверенность в том, что вы приняли все необходимые решения относительно полученной информации (принятие решений – это основа другой важной привычки, Организации).
«СБОРНЫЕ ПУНКТЫ»
Бумажные письма и другие документы, курсирующие по офису, многие люди складывают в специальные лотки: «Вход» и «Выход». Если у вас есть специальная полка для документов, то о повышении эффективности подобного подхода мы поговорим в главе «Организация». Если полки у вас нет, то подумайте, где вы или другие люди могли бы складывать новые документы и письма на вашем рабочем столе. Скорее всего, вы уже инстинктивно выбрали такое место и пользуетесь им, не обозначая специальными ярлыками. «Сборный пункт» необязательно должен быть заурядным. Я знал людей, которые использовали для этого дверцу домашнего холодильника, сигаретные пачки и тому подобное. А огромное множество людей до сих пор записывают все важное на тыльной стороне ладони! Давайте же перечислим самые удобные места сбора информации.
НАСТОЛЬНЫЕ ЛОТКИ
В настольные лотки можно складывать письма, документы и другие бумаги. Они же могут служить «организационным пунктом» для всех записанных на бумаге мыслей и идей.
Подумайте об аналогичной системе для дома. Хотя это может показаться чрезмерным, но вы сразу же почувствуете, что такой лоток заметно сократит количество бумаг, раскиданных по всему дому и занимающих все плоские поверхности. Вы приносите домой документы с работы, определенные документы нужно забрать из дома в офис. Кроме того, и в самом доме возможно множество информационных потоков, к которым полне применимы принципы «Сбора и фиксации». Советую завести подобные лотки для всех членов семьи. На собственном опыте убедился, что это заметно снижает количество семейных конфликтов и укрепляет отношения! Разместите лотки с документами поближе к входной двери – и тогда вы будете регулярно их опустошать: вы станете быстрее выбрасывать все ненужное, а рабочие документы станут гораздо быстрее возвращаться в офис.
БУМАЖНИК / СУМОЧКА
Если вы похожи на меня и ваша работа частенько проходит вне офиса, то у вас наверняка скапливаются билеты и чеки, которые подтверждают ваши расходы. Эти документы тоже надо собирать. Как большинство из нас убедилось на собственном горьком опыте, потерять чеки или забыть, что они означают, очень легко, особенно если между моментом получения и организацией проходит много времени.
ПЛАСТИКОВЫЕ ПАПКИ ФОРМАТА А4
Когда я нахожусь вне офиса, то в сумке от моего ноутбука всегда лежат две очень важные пластиковые папки. На одной написано «В офис», на другой – «Домой». Если в процессе работы у меня появляются какие-то документы или записи, то я использую эти папки в качестве временных лотков, чтобы затем, добравшись до дома или офиса, переложить их туда, где им и место. Я убедился, что такие папки просто бесценны. Во-первых, без них я просто сваливал бы все бумаги в сумку, где они в лучшем случае измялись бы, а в худшем – вообще потерялись. Во-вторых, работать с ними очень легко. Я без труда раскладываю сложенные в них документы туда, где они должны находиться.
СТАЦИОНАРНЫЙ КОМПЬЮТЕР
Как выглядит экран вашего компьютера? На нем миллион маленьких иконок старых документов Word или картинка с изображением красивого озера, окруженного горами? Компьютер – это надежная сокровищница, где хранятся два типа файлов и папок: сверхполезные и абсолютно бесполезные. Лень заставляет нас сохранять важные документы на компьютере, вместо того чтобы рискнуть – и перенести их в более подходящее для этого место! Боже сохрани нас от использования функции «Поиск» для файла, если мы не нашли его мгновенно! И в результате наш компьютер превращается в еще один «сборный пункт». Но и ему требуется организация. Попробуйте создать папку «Входящие» и регулярно складывайте в нее все случайные документы. Когда документов накопится достаточно много, потратьте несколько минут на перемещение их в новые места – и, конечно же, на удаление всего, что вам больше не нужно!
Минимальное количество «сборных пунктов»
Разрабатывая систему эффективности и определяя места сбора информации, стоит вспомнить, что ваша работа заключается не только в сборе, но и в удалении! Постарайтесь разработать свою систему таким образом, чтобы вам было максимально удобно пользоваться ею. Например, если вы будете знать, что вам нужно проверить три папки «Входящие», а не одну, как сейчас, то вам просто не захочется этого делать – особенно если папки эти пусты. Поэтому можно по-прежнему направлять все электронные письма в одно место, что избавит вас от психологической неприязни и сэкономит время на разборку почты. Попробуйте направлять сообщения социальных сетей на тот же электронный адрес – для этого нужно всего лишь потратить пару минут на изменение настроек своих страничек. Но делайте это только в тех случаях, если это действительно избавит вас от постоянной проверки своих аккаунтов – вам же не нужен лишний и бессмысленный отвлекающий фактор!
Упражнение: сокращение количества «сборных пунктов»
Прежде чем начать использовать систему эффективности CORD, нам нужно убедиться в том, что мы правильно ее построили. Для этого упражнения надо составить список «сборных пунктов» вашей системы. Это могут быть средства, которые вы уже применяете, новые средства или новые способы использования старых средств. Важно ответить на один вопрос:
Как я могу убедиться, что собрал и упорядочил всю информацию, которая определяет необходимые действия?
На диаграмме модели эффективности CORD вы видите, что мы собираем все документы, письма, электронные письма, заметки с совещаний, идеи из разговоров, заметки – в телефоне и в других местах, выбранных для фиксации идей и сведений.
Однако существует огромная разница между убеждением, что все собрано в нужном месте, и подозрениями, что, несмотря на все усилия, что-то все же ускользнуло, поэтому я предлагаю вам на следующей странице составить собственный список.
Мои «сборные пункты»
1.
………………………………………………………………………………………………………
2.
………………………………………………………………………………………………………
3.
………………………………………………………………………………………………………
4.
………………………………………………………………………………………………………
5.
……………………………………………………………………………………………………….
6.
……………………………………………………………………………………………………….
7.
……………………………………………………………………………………………………….
8.
………………………………………………………………………………………………………
9.
……………………………………………………………………………………………………….
10.
……………………………………………………………………………………………………….
11.
……………………………………………………………………………………………………….
12.
……………………………………………………………………………………………………….
13.
……………………………………………………………………………………………………….
14.
……………………………………………………………………………………………………….
15.
……………………………………………………………………………………………………….
А теперь, когда вы составили свой список «сборных пунктов», подумайте, можно ли как-то изменить свои привычки, с тем чтобы количество таких «сборных пунктов», которые приходится регулярно опустошать, уменьшилось? Можно ли использовать новое средство? Или можно что-то совместить? Помните: вам нужно не только регулярно проверять, но и очищать каждый из этих «сборных пунктов», поэтому лучше, если их будет не более десяти. Составьте окончательный список этих «сборных пунктов» и тех перемен, которые вы уже осуществили или собираетесь осуществить, ответив на заданный вопрос.
Окончательный список «сборных пунктов»
1.
………………………………………………………………………………………………………
2.
……………………………………………………………………………………………………….
3.
……………………………………………………………………………………………………….
4.
……………………………………………………………………………………………………….
5.
……………………………………………………………………………………………………….
6.
……………………………………………………………………………………………………….
7.
……………………………………………………………………………………………………….
8.
……………………………………………………………………………………………………….
9.
……………………………………………………………………………………………………….
10.
……………………………………………………………………………………………………….
Упражнение: глобальный сбор и фиксация информации
Мы хотим создать систему и запустить ее в действие, поэтому давайте начнем с упражнения, которое поможет нам приступить к этому процессу. Это упражнение мы выполняем на некоторых наших семинарах – причем со всеми участниками: от руководителей высшего звена до секретарей, от землевладельцев до молодых специалистов, от веб-дизайнеров до учителей. Обычно это упражнение вызывает две реакции. Одни находят его замечательным и восхитительным. Эти люди с удовольствием избавляются от мыслей о документах. Другим же упражнение дается очень тяжело, потому что они сталкиваются с серьезнейшим сопротивлением. Им кажется, что они теряют контроль над ситуацией, пусть даже временно. Если вы относитесь ко второй категории, то просто доверьтесь мне. Я знаю, что будет дальше. И обещаю, что вы обязательно почувствуете себя лучше! У некоторых людей выполнение этого упражнения занимает больше часа, пэтому отведите на него достаточно времени (в конце желательно потратить пять минут на отдых, поскольку работа предстоит очень интенсивная)! Я рекомендую проделать это упражнение дома или в офисе, либо там, где вы сможете воспроизвести все условия (то есть не пытайтесь заниматься этим в переполненной электричке).
ШАГ ПЕРВЫЙ
Найдите лоток для бумаг – дома или на работе. Если у вас нет специального лотка, возьмите коробку или что-то в этом роде. Главное, чтобы туда помещался лист бумаги формата А4.
ШАГ ВТОРОЙ
Возьмите ручку и стопку бумаги для заметок или блокнот.
ШАГ ТРЕТИЙ
Оторвите небольшую полоску бумаги и напишите на ней то, что занимает ваши мысли, поскольку еще не сделано. Записав, положите полоску в свой лоток. В данный момент это именно то, что вас мучит, занимает все ваши мысли или остается неуловимым ощущением того, что по какому-то проекту нужно что-то сделать.
ШАГ ЧЕТВЕРТЫЙ
Повторяйте третий – снова, и снова, и снова… и снова.
СОБЛЮДАЙТЕ НЕСКОЛЬКО ПРАВИЛ:
Записывайте на каждом листке бумаги только одну идею или навязчивую заботу.
Если у вас есть готовый список дел (который, я надеюсь, вы уже сочли совершенно неполным!), то просто положите его в лоток. Не надо переписывать каждый пункт на узкой полоске бумаги.
Если в папке @Action есть электронные письма, напоминающие о том, что нужно сделать вне почтового ящика, вы можете удалить их, а вместо этого положить в лоток соответствующие листочки бумаги.
Записав дело или идею и положив полоску бумаги в лоток, не возвращайтесь к ней. Даже не трогайте эти записки.
Отметьте (осознайте) собственное нежелание писать дальше, если оно есть.
Пишите дальше.
Не пытайтесь определять приоритеты, организовывать или иным образом «управлять» записанным. На этом этапе мы с вами тренируемся только в умении собирать и фиксировать информацию.
Если идея кажется хорошей, записывайте ее.
И если идея не выглядит стоящей, тоже записывайте ее.
Даже если идея больше похожа на тревогу или назойливую мысль, а не на исполнимый замысел, все равно запишите ее.
Победителем выходит тот, у кого в лотке скопится больше всего бумажек. Не сдерживайте себя, постарайтесь не переживать и… пишите.
На каком-то этапе вы почувствуете, что идеи и дела, требующие фиксации, иссякают. Тогда вспомните все роли, которые вы играете в жизни (родитель, партнер, ребенок, работник, управляющий, землевладелец, волонтер и т.п.). Многие из нас выполняют массу разных ролей. Возможно, вам стоит больше сосредоточиться на одних, а другим уделять меньше внимания.
Как понять, что вы закончили?
Если вы чувствуете, что вам больше нечего записать, можно двигаться дальше. Если вы пару минут думали и в голову ничего не пришло, можно заканчивать это упражнение. Все, о чем вы вспомните позже, можно будет позже и зафиксировать.
ШАГ ПЯТЫЙ
Прямо сейчас возьмите свой лоток (или коробку), заполненный клочками бумаги, на каждом из которых записана идея или навязчивая мысль о чем-то несделанном. Правда, в реальной жизни, отложив эту книгу, вам придется фиксировать и получать много всякой информации. Если вы сейчас дома, походите по комнатам. Найдите что-нибудь такое, что ожидает ваших действий, поднимите и положите в свой лоток. Это может быть купон на скидку в супермаркете, книга, которую нужно отнести на работу, разрешение для ребенка, которое нужно отправить в школу… Если вы в офисе, то тут ваши возможности безграничны. У вас наверняка найдется куча пожелтевших от времени записок или чеков, которые затерялись в ящиках стола. Как и раньше, не пытайтесь устанавливать приоритет дел, скрывающихся за этими бумажками или предметами.
ШАГ ШЕСТОЙ
Теперь вам нужно проанализировать все свои «сборные пункты», где может скрываться ценная информация. Нельзя ли добавить в свой лоток информацию из этих мест? Готовы ли ваши «сборные пункты» к немедленному использованию? Сделайте все необходимое, чтобы ими можно было пользоваться. Если нужно перейти в другое место, чего вы не можете сделать прямо сейчас, запишите это на бумажке и положите в лоток!
Вы справились! Все ваши идеи, беспокойные мысли, неопределенные размышления зафиксированы и собраны. Теперь можно приступать к действиям. Хочу еще раз подчеркнуть, что в конце этого упражнения люди обычно чувствуют усталость и стресс. В таком состоянии действовать нельзя. Почувствовав стресс, быстро переходите к разделу «Организация», то есть к следующей главе. А если проделанная работа привела вас в приподнятое состояние духа, что вполне естественно, то настало время решительно, безжалостно и умело разделаться с кучей бумажек, накопившихся в лотке. Так поступил бы настоящий ниндзя!
А вы – ниндзя?
Маневренность ниндзя проистекает из способности ухватывать и фиксировать идеи в момент их появления, сохраняя сосредоточенность на текущем занятии.
Ниндзя всегда готов: отмечая и фиксируя все то, что приходит ему в голову, он готовится перейти к фазе организации. Ниндзя знает, как достичь дзен-спокойствия. Истинное спокойствие проистекает из умения быть безжалостным, подготовленным и уверенным.
Дзен-спокойствие ниндзя – это следствие ясности мышления. Умелый перенос информации во второй мозг позволяет полностью расслабиться.
7. Навыки организации
«В молодости я ценил свободу, в старости ценю порядок. Я сделал великое открытие: свободу рождает порядок».
Уилл Дюрант
К этому моменту вы уже собрали и зафиксировали все, что нужно. Настало время высвободить мощь второго мозга – мы переходим к фазе организации. Главная наша задача аналогична той, что стояла перед нами при разборке электронной почты: мы должны полностью очистить свой лоток. Конечно, на сей раз нам придется иметь дело с гораздо более разнообразными вещами, но принцип остается тем же.
Три уровня списков
Фаза организации требует мышления в режиме «начальник», но истинный ниндзя должен не забывать о режиме «работник» (режим действия) и подготовить все к тому, чтобы добиться состояния продуктивного творческого momentum[12], когда дело делается играючи и при этом с полным контролем над ситуацией. Основная задача фазы организации – подготовить «работника». Тогда вы будете ясно представлять себе предстоящие действия и будете уверены, что способны выполнить взятые на себя обязательства. Мы с вами впервые заговорили о необходимых структурах. Далее мы перейдем к обсуждению оптимальных инструментов (бумага, программные приложения, Outlook и т.п.). Стандартного списка дел недостаточно для обретения должной подвижности для решения сложных задач, с которыми мы постоянно сталкиваемся в квалифицированной работе – от мгновенных действий до задач в рамках больших проектов. Списки дел нам не помогут, поскольку содержащиеся в них задания нам предстоит разделить на два или три разных списка. Выполнить их в рамках одного списка, скорее всего, не удастся. Мы разделим наш список на три уровня. Так будет действовать наш второй мозг:
СПИСОК ПРОЕКТОВ
ОСНОВНОЙ СПИСОК ДЕЙСТВИЙ
ПОВСЕДНЕВНЫЙ СПИСОК ДЕЙСТВИЙ
В этой главе мы с вами обсудим все три списка, а также остальные компоненты организации. А затем мы проанализируем свое умение задавать правильно выбранные вопросы в логическом порядке. Это облегчит задачу организации и сделает процесс более интуитивным. Ближе к концу главы мы начнем обсуждать практические вопросы создания второго мозга. И, конечно же, в конце вас ждет упражнение, которое предстоит выполнить только вам!
Список проектов
Давайте начнем с самого высокого из трех уровней. «Список проектов» мы будем использовать для отслеживания всех проектов, над которыми работаем. Проектом я называю набор действий, направленных на достижение определенной цели. Таким образом, проектом можно назвать любую работу, для завершения которой требуется более двух шагов, не важно – больших или малых.
Например, замена телефона, когда истекает телефонный контракт, считается одним делом, хотя на самом деле это не так. Возможно, надо приобрести новый телефон и присоединиться к новой телефонной сети, а для этого приходится выполнить ряд действий: изучить новые модели телефонов в Интернете, позвонить своему провайдеру, сравнить тарифные планы, подумать о том, как мы используем телефон сегодня, поговорить с друзьями, посетить ближайший магазин, купить телефон, активировать его и внести обеспечительный платеж. Такова последовательность действий одного проекта.
Даже когда нужно проделать всего пару действий, но на достижение результата уйдет более недели, я бы назвал это проектом. Одна из проблем, с которой мы сталкиваемся, имея дело с обычными списками дел, – обычный список не дает нам ощущения масштаба. И мы соединяем в одном списке мелкие действия с крупными проектами, а потом удивляемся, почему это нам так тяжело! Выделение крупных проектов в отдельный список – это первый этап установления контроля.
Список проектов – это перечень всех текущих проектов, которыми вы занимаетесь. Пользоваться этим списком ежедневно не требуется. Мы вернемся к нему, когда в следующей главе будем обсуждать фазу обзора и анализа. Список проектов не должен быть детализированным. Его функция – обеспечить вам хотя бы раз в неделю объект для стратегической сосредоточенности.
Список проектов генерирует действия. Каждый проект включает одно или несколько текущих действий. По мере развития проектов будут возникать новые действия, которые мы занесем в основной список действий, готовый к завершению.
Название проекта
Размышляя об организации и названии своих проектов, следует ясно представлять себе успешный результат. Попробуйте ответить на следующие вопросы:
Какой результат я могу считать успешным?
Как я смогу определить, что достиг его?
Эти простые вопросы помогут нам не только определить проект, но еще и дать ему название. Попробуйте называть проекты так, чтобы в их названии отражался критерий достижения цели. Вместо того чтобы записать в список «Конференция», запишите «Конференция для 100 делегатов». Вместо «Техосмотр» напишите «Пройти техосмотр к 21 марта».
Организация списка проектов
Внутри списка проекты можно группировать или разбивать на разделы. Это сделает список более читабельным, и в нем станет легче ориентироваться. Группировать и организовывать проекты можно так, как вам захочется.
Самый очевидный способ – разбиение на простые категории. Например:
Работа
………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………….
Дом
………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………….
Можно немного усложнить задачу. Попробуйте разбить рабочие проекты на несколько простых подкатегорий. Вот примеры рабочих проектов:
Работа – Продажи
………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………….
Работа – Коллеги
………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………….
Работа – Финансовый менеджмент / Бюджет
………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………….
Лично у меня есть множество различных категорий, связанных с «подразделениями» внутри нашей компании Think Productive (Клиенты, Поддержка, Семинары и т.п.). Кроме того, я создал категории для личных проектов, для благотворительных и прочего. Это делает мой список проектов более методичным, благодаря чему на стадии обзора и анализа мне легко работать со сходными проектами. Сначала я занимаюсь всеми проектами, связанными с продажами, потом – связанными с коллегами, а потом – с финансами и бюджетом.
Если вы используете какое-то программное обеспечение или приложение, работающее со списками, то порой сталкиваетесь с проблемой алфавитного расположения. Я обхожу эту проблему, используя буквы и цифры. Это позволяет мне располагать проекты в желательном для себя порядке. Например, работая над этой книгой, я использовал приложение Toodledo (более подробно я расскажу о нем позже). В моем списке проектов было много пунктов. Каждый проект начинался с буквы и цифры, чтобы в списке они группировались должным образом. Буква «К» обозначала книгу. В результате пункты списка располагались очень логично:
К1 – написание
К2 – редактирование
К3 – гранки
К4 – графический дизайн
К5 – интернет-сайт
К6 – маркетинг и реклама
К7 – выпуск в свет
Мои личные проекты тоже сгруппированы с помощью буквы – на сей раз буквы «Л».
Л – техобслуживание и техосмотр машины к 21 марта
Л – посещение родственников в Брайтоне в июне
Л – поиски квартиры (определиться с районом к 1 февраля)
Делить списки можно и другими способами. Один из наших эффективных ниндзя Мэтью использует для деления списка проектов аббревиатуру ABCDE:
A=Acquire (Приобретение)
B=Broker (Брокер)
C=Contract (Контракт)
D=Deliver (Исполнение)
E=Extract Payment (Оплата)
Этот метод прекрасно отражает процесс ведения бизнеса. Чем бы вы ни занимались, вашу работу можно расписать по этим категориям. Лично у меня есть немало проектов, попадающих в каждую категорию из ABCDE. «А» у меня подразумевает поиск и приобретение новых клиентов. Для этого необходима реклама, общение, выход в сеть, проведение мероприятий, конференций и т.п. «В» обозначает процесс обсуждения сделки с потенциальным клиентом и подведения его к следующему этапу. «С» – подписание контракта и окончательное завершение сделки. «D» – это исполнение своих обязательств, перечисленных в контракте. И, наконец, «Е» – отсылка счетов и получение заработанных средств в банке. Это прекрасный способ группирования проектов. Возможно, он вам пригодится, а может быть, вы найдете что-то лучшее.
Для начала размышлений о системе организации проектов возьмите свою служебную инструкцию (если таковая есть!) и просмотрите заголовки разделов. Вы наверняка считаете свою роль гораздо более широкой и глубокой, чем написано в служебной инструкции. И все же она – отличная отправная точка. А дальше можете ее адаптировать, редактировать и расширять по своему усмотрению.
Пока не задумывайтесь над мелкими деталями своего списка проектов. Не задумывайтесь над тем, каким должен быть порядок и нумерация. Мы вернемся к этому, когда в конце главы будем выполнять упражнение.
Список проектов вы создаете для того, чтобы каждую неделю посвящать несколько минут обязательным размышлениям о том, что вам нужно сделать. Эти размышления обеспечат вам полную ясность. Большинство из тех, с кем я работал, имели общий командный список дел, в котором были обозначены некоторые их обязанности, но остальные их проекты оставались совершенно неструктурированными. В результате люди относились к своим проектам точно так же, как к обычным действиям. Они объединяли проекты и действия в стандартном списке дел, где числились и пятиминутные действия, и проекты, работа над которыми занимала примерно месяцев пять. Чтение такого списка – дело утомительное. Обилие проектов требует длительных размышлений – иногда горздо быстрее просто выполнить какие-то действия! Ведь выполняем мы на деле не проекты, а действия! Именно для таких задач и предназначен ваш главный список действий.
Отделите проекты от действий, размышление от действия. Да, к этому нужно привыкать. Но как только это станет для вас привычным, вам будет легко составлять подобные списки. Вы поймете, что они чрезвычайно полезны. Полный список проектов способствует мышлению в режиме «начальник». Кроме того, такие списки помогают отделить процесс размышлений от процесса действий. Приступив к действиям, мы больше не тратим время на обдумывание общей ситуации.
Читать бесплатно другие книги:
