Продуктивный ниндзя. Работай лучше, получай больше, люби свое дело Олкотт Грем
1. Функциональность
Как минимум вы должны обратить внимание на следующее:
Как добавлять проекты (эта функция обычно называется «списки» – lists).
Как создавать вложенные категории для основного списка действий (эти функции обычно называются «метки» или «тэги» – contexts или tags). В приложениях, как правило, присутствуют обе функции, и тогда вы можете использовать их в разных целях!
Как расставлять приоритеты – высокий, средний и низкий (эту функцию можно использовать и для пометки задач для проактивного, активного и инертного внимания).
Как синхронизировать приложение со своим телефоном – это позволит вам по достоинству оценить возможность просматривать свои списки и фиксировать новую информацию в любое время, где бы вы ни находились!
Стоит обратить внимание и на следующее:
Удобство поиска и возможность сохранения часто применяемых критериев поиска.
Функция даты и будильника-напоминания. Лично я доверяю своей системе настолько, что не нуждаюсь в отслеживании даты. Моя система и без того обо всем напоминает вовремя. И для многих людей эта функция оказывается полезной.
Навигатор GPS – возможность получать на экране списки действий, привязанных к определенному месту, когда программа определит ваше местонахождение (это не обязательно, но приятно!).
Возможность внесения информации в программу из других мест. (Например, одно из самых популярных приложений, Remember the Milk, позволяет фиксировать информацию, посылая сообщения через Twitter, Gmail или плагины интернет-браузеров.)
Возможность синхронизации с другой программой, например, Outlook (эта функция обычно оплачивается отдельно и не является встроенной).
Возможность экспортировать данные из программы, если вы решите ею больше не пользоваться. (Эта функция однозначно полезна, если вы тревожитесь, что случится с вашей информацией, если приложение рухнет, что, честно говоря, довольно маловероятно!)
2. Надежность и репутация
Когда вы размещаете большие объемы информации в «облаке» некоей программы, всегда существует незначительный риск, что серверы в течение какого-то времени не будут работать, и ваша информация окажется недоступной. Хотя этот риск минимален – и становится еще меньше, если вы синхронизируете данные с мобильным телефоном, – есть и другая опасность. Программное обеспечение может пережить краткий момент славы накануне абсолютной смерти: программа может перестать существовать или продолжить существование в угасающем, неподдерживаемом и нелюбимом состоянии. В отсутствие поддержки вам не к кому будет обратиться в случае возникновения проблем. Для того чтобы сохранять спокойствие и поддерживать высокую эффективность в работе, вы должны знать, что ваша информация находится в хороших руках.
Прочитайте отзывы о программном обеспечении, выявите все проблемы надежности, узнайте, как организована поддержка пользователей в сложных ситуациях. Следует быть твердо уверенным в том, что доверили свою драгоценную информацию тем, кто, судя по отзывам, способен о ней позаботиться. Отзывы пользователей очень важны. И мы снова возвращаемся к упоминавшейся выше проблеме раннего потребления новинок. Это хорошо, если вы готовы пойти на риск. Но большинство из нас превыше всего ценят безопасность и надежность, поэтому мы выбираем компании с устойчивой репутацией.
3. Стильность
В последнее время на рынке появились новые игроки, которые делают ставку на стильность своих продуктов. До тех пор, пока стиль не вредит надежности, все прекрасно. Стильный интерфейс, которым удобно и интересно пользоваться, – это большое преимущество в глазах продвинутых пользователей. Когда вы чувствуете, что с новым приложением работать удобнее и проще, то инстинктивно начинаете использовать его чаще. Все, что облегчает работу со списками и заставляет вас снова и снова к ним возвращаться, повышает эффективность. Но не увлекайтесь стилем – помните о содержании!
Выбирая приложения, невозможно не обращать внимания на цену. И тому есть две причины. Во-первых, в более доступном ценовом диапазоне находятся приложения, которые можно бесплатно скачать на сайте, а также найти бесплатные или очень дешевые варианты для мобильных телефонов и планшетов. Многие приложения абсолютно бесплатны, но не стоит отдавать им предпочтение перед теми, что стоят недорого. Преодолейте психологический барьер и заплатите, если продукт явно лучше! Заплатить пару фунтов за хорошее приложение для телефона, которым вы будете пользоваться каждый день на протяжении многих лет, это не проблема. Только вспомните, с какой легкостью вы тратите деньги на все остальное! Правильно выбранное приложение принесет вам огромную пользу. Существует также множество дорогих приложений. Пара весьма достойных программ стоят довольно дорого, и все же я знаю людей, которые с удовольствием пользуются ими и уже забыли об уплаченных деньгах. Подумайте об этом: даже 100 фунтов, потраченных на идеальное приложение, окупятся очень быстро. Только представьте себе, какой дополнительный доход, дополнительные комиссионные, повышение зарплаты и сокращение стрессов это приложение вам даст! Вспомните свои увлечения и хобби, на которые вы тратите деньги, чтобы избавить себя от стресса. Так стоит ли сомневаться в необходимости тратить несколько фунтов в месяц на приложение, которое принесет вам реальную пользу?
КАКОЕ ПРИЛОЖЕНИЕ ВЫБРАТЬ?
Если вы убеждены, что вам нужно программное средство управления списками, то какое же выбрать? Я расскажу вам о том, чем пользуюсь сам. (Не считайте это рекламой. У меня нет никаких коммерческих соображений, и я стараюсь сохранить максимальную объективность.)
Toodledo
В нашей компании Think Productive мы пользуемся этой программой довольно давно. Я пользуюсь ею и сам, и она мне нравится. Конечно, интерфейс трудно назвать изящным (особенно для iPad, где он смотрится довольно скучно), но зато работать с сайтом очень легко, сайт и смартфон прекрасно синхронизированы, и в приложении есть все, что вам нужно. Интернет-версия распространяется бесплатно, а приложения для iPhone и iPad стоят не более пары фунтов. Toodledo – простое и функциональное средство.
Todoist
У этого приложения есть множество почитателей. Оно работает на самых разных платформах. Один из наших эффективных ниндзя, Ли, просто обожает Todoist. Сайт прекрасно и очень доступно оформлен, а приложения для смартфона и планшета выглядят привлекательнее, чем у Toodledo. Кроме того, у программы есть много других достоинств, например, плагины, которые прямым образом взаимодействуют с различными браузерами, системами электронной почты и календарями. Мы нередко получаем письма от тех, кто побывал на семинарах Ли и проникся любовью к этому приложению, которое Ли постоянно демонстрирует! Приложение распространяется бесплатно, приложения для смартфона и планшета тоже бесплатны. А если вы хотите получить более широкие функции, то стоит подписаться за 18 фунтов в год (около 30 долларов).
Pocket Informant
Это приложение пользуется заслуженной популярностью у пользователей продукции Apple. Это стильное, удобное приложение, которое обожает наш ниндзя продуктивности Мэтью. Прекрасные возможности поиска. Хотя программа стоит около 15 фунтов (и в долларах тоже 15$), эти деньги не будут потрачены впустую. В программе очень удобно реализована функция синхронизации задач и календаря. Кроме того, ее можно использовать вместе с Toodledo и Google Calendar. Добавьте к этому интеграцию с Evernote и доступ в Интернет – и вы получите прекрасное универсальное средство. Я считаю, что это приложение превосходит Things и по стилю, и по цене, и по эксклюзивности, характерной для продукции Apple.
Omnifocus
Еще одно приложение Apple. В создании этого приложения принял участие создатель Inbox Zero и 43folders.com Мерлин Манн, и программа получилась действительно очень функциональная. Стоит она довольно дорого (около 40 фунтов или 80 долларов), но у нее есть множество верных поклонников. Встроенные возможности помогают работать со Еженедельным списком дел, а также есть обычные функции управления списками. Программа выглядит очень стильно, и я сам использовал бы ее, если бы она могла применяться на разных платформах. Наш ирландский ниндзя Кейт пользуется ею и шутит, что цена сама по себе является преимуществом: уж если вы заплатили за приложение «приличные деньги», то будете пользоваться им постоянно, не тратя время на бесполезные занятия!
Nozbe
Это приложение придумал Майкл Сливински, создатель журнала Productive! Он стремился создать идеальное приложение, в котором была бы реализована система Дэвида Аллена, и это ему удалось. Перед вами программа, созданная с истинной любовью. Эта программа тоже стоит довольно дорого – стоимость месячной подписки составляет около 10 фунтов (15 долларов), – но у нее тоже много верных поклонников. Советую обратить на нее внимание.
Evernote
Честно говоря, это приложение не предназначалось для повышения эффективности, и возможности управления списками в нем (пока) довольно ограничены. Но я видел людей, которые считали эту программу лучшим средством управления списками, не говоря уже о других весьма полезных ее функциях. Нам говорили, что в будущем в Evernote появится еще больше элементов повышения продуктивности, которые подтвердят репутацию этой программы как лучшей «электронной картотеки» в мире. Есть что-то чудесное в мысли о том, что вы управляете своими списками в той же программе, где находится масса вспомогательных материалов для ваших проектов и действий. Советую вам в ближайшие пару лет обратить пристальное внимание на эту программу, поскольку ее перспективы весьма увлекательны!
Как выбрать место для хранения своих списков…
Выбор способен поставить в тупик. Помимо сотен приложений, всегда остаются Word, Excel, простые блокноты, Outlook, карточки и масса других вариантов. Если вы не можете сделать выбор, запомните две очень важных вещи.
1. Лучше пользоваться тем, что вам нравится, а не тем, что, как вам кажется, вы должны использовать. Если начальник склоняет вас к Outlook, а продвинутые коллеги настаивают на более современных решениях, а вам самому по душе обычный блокнот и ручка, никого не слушайте.
2. Лучше использовать систему, а не тратить массу времени и внимания на постоянное переключение с одного на другое. Да, конечно, смена программы раз в два-три года – это отличный повод обновить свои списки, но не стоит выбирать то, что увеличит вашу нагрузку. Лишние десять минут, потраченных на списки, оторваны от реальной работы. Поскольку мы стремимся к повышению эффективности, а не к улучшению организации, остерегайтесь этой ловушки. Лучшее – враг хорошего. Всегда стремитесь к суперфункциональности, а не к совершенству.
Упражнение: принятие решений в стиле ниндзя
Цель этапа организации – обеспечить четкое и ясное представление обо всех ваших проектах и разобраться со всей поступившей и зафиксированной новой информацией. В ходе этого упражнения мы применим искусство принятия решений в стиле ниндзя ко всему тому, что скопилось в вашем лотке для бумаг после предыдущего упражнения «Глобальный сбор и фиксация информации»
Главная цель этого упражнения – пустой лоток «Входящие». В процессе вы сможете прояснить все действия и проекты, связанные с каждым документом из вашего лотка, и занести их в разные списки.
ИНСТРУКЦИИ
Возьмите первый документ.
Согласно диаграмме CORD, задайте себе организационные вопросы, чтобы определить следующие практические действия, проекты и сроки.
Повторите то же самое для кждого документа из лотка «Входящие», пока он не опустеет (а основной список действий не заполнится!).
«Я не говорю вам, что это будет просто. Я говорю, что это стоит того».
Арт Уильямс
ПРАВИЛА
Правил здесь немного, но все они очень важны.
1. Вы можете одурачить других, но себя вам не провести. Никогда не откладывайте принятие сложных решений, поскольку такое промедление ведет лишь к тревожным мыслям и стрессу. Другого выхода нет. Вы – ниндзя. Вы должны быть безжалостны и сосредоточены. Что должно быть сделано – должно быть сделано.
2. Не распыляйтесь впустую. Работайте так же, как с электронной почтой. Берите один документ за другим. Не откладывайте документы, пока не сможете переместить их в справочную библиотеку, мусорную корзину или куда-то еще – туда, где они и должны находиться.
3. Быстро принимайте решение. Сложите вместе все то, что следует сохранить. Если дело можно выполнить за пару минут, выполните его. Не следует вписывать такие дела в основной список действий. Действуйте сразу, пока решение еще не забылось. Список – для дел более сложных и требующих времени.
4. Не обращайте внимания на отвлекающие факторы. Отключите электронную почту, выключите звук на телефоне и закопайте его поглубже в сумку. Сосредоточьтесь на размышлениях и безжалостных решениях. Именно для этого и придумано это упражнение.
СКОЛЬКО ВРЕМЕНИ НА ЭТО ПОТРЕБУЕТСЯ?
Трудно предсказать, как долго вы будете выполнять это упражнение. Все люди разные. Однако вряд ли можно рассчитывать, что оно займет меньше получаса. Большинству людей на него требуется около часа. Выделите два часа, чтобы не спешить и успеть все закончить за отведенное время. Но вы не на соревнованиях – если на размышления понадобится несколько часов, то только потому, что вы хотите все держать под контролем. Кроме того, результаты этого упражнения пойдут на пользу именно вам.
В КОНЦЕ УПРАЖНЕНИЯ У ВАС ДОЛЖНЫ ПОЯВИТЬСЯ…
Пустой лоток «Входящие».
Заполненные основной список действий с вложенными списками «Места», «Внимание», «Люди».
Корзина для мусора, заполненная обрывками бумаги, стопкой старых отчетов, буклетов и прочего.
Список проектов, список «Ожидание» и Парк хороших идей.
Один-два срока, отмеченных в календаре.
КАК ВЫ СЕБЯ ЧУВСТВУЕТЕ?
Что вы чувствуете, когда все ваши дела под контролем? Многие испытывают очень глубокие чувства. Этот процесс не похож на наше обычное времяпрепровождение – разве что накануне крупного события, например ухода в отпуск, завершения или начала новой работы, переезда в новый город, проведения генеральной уборки. Но почему бы не испытывать чувство завершенности и ясности чаще? Модель продуктивности CORD и ваш только что созданный второй мозг помогут вам выработать привычки, которые будут возвращать вам полный контроль хотя бы раз в неделю – а то и каждый день!
Чувствуете прилив энергии? Удивительно приятно точно знать, что именно нужно сделать и как это сделать! Такой прилив энергии способствует сверхпродуктивности, а это, в свою очередь, становится убедительным мотивом к тому, чтобы держать все под контролем. И все это повышает работоспособность и вызывает импульс к тому, чтобы сделать как можно больше. Если вы не совсем понимали, почему я использую слово «импульс», то теперь, я надеюсь, вам это стало ясно!
А вы – ниндзя?
Ниндзя подвижен и устраняет фактор стресса из текущей работы. Второй мозг ниндзя организован таким образом, что подсказывает, что именно нужно делать в каждый момент времени.
Ниндзя готов и точно знает, что ему нужно сделать.
Ниндзя достигает дзен-спокойствия. Он расслаблен и точно знает, чего не может сделать прямо сейчас, потому что его второй мозг обладает всей необходимой информацией и гарантирует полный контроль над тем, что еще не сделано.
8. Привычка к обзору и анализу
«Чтобы знания были эффективными, нам нужно научиться одновременно видеть и лес, и деревья. Мы должны научиться соединять одно с другим».
Питер Друкер
Ощущение импульса, когда вы испытываете удачу, делает этап действия, то есть заключительную часть процесса CORD, почти не требующим усилий. Вы осознаете полную ясность и чувствуете, что все находится под контролем. Это ощущение проистекает из вашей новой привычки к принятию решений, касающихся работы, в тот самый момент, когда поступает новая информация и возникает потребность в решении. К сожалению, мы слишком часто откладываем подобное решение (о том, что именно нужно сделать) на «потом». Принимая же решения в преддверии приближающегося срока, очень легко сделать ошибку. Даже если выбранное решение будет правильным, принимается оно в спешке, а любая спешка – это источник стресса.
Однако следить за всей поступающей информацией и принимать решения ежедневно или хотя бы еженедельно очень сложно. Если человек не обладает навыками ниндзя, ему приходится постоянно переключаться из режима «исполнитель» в режим «управляющий». Он убежден, что ему предстоит выполнить огромную работу, объема которой не представляет. Он не может делать правильные выводы, у него нет полной ясности. Ощущение не выполненной до конца работы порождает сильнейший стресс.
А работать можно гораздо лучше. Конечно, было бы хорошо, если бы можно было «просто заниматься своей работой» и послать внутреннего «управляющего» подальше. Однако нам необходим внутренний «управляющий», поэтому давайте пошлем его на семинар по менеджменту, где его научат полезным навыкам! Нам необходима полная ясность, а не случайные моменты: «О, я понял, мне нужно сделать…» или «Отличная идея! Давайте…».
Если сложить все эти мелкие моменты размышления о работе, то мы получим несколько часов в неделю. Но это время не принесет нам никакой пользы, если мы не умеем завершать процесс размышлений. Напротив, размышления вызовут у нас стресс. Ниндзя относится к размышлениям серьезно и умеет отделять мышление от действия.
Поэтому, как говорилось в предыдущей главе, нам нужно разработать два контрольных списка, которые обеспечивают структуру и логичность привычки к анализу и обзору – Еженедельному и Ежедневному обзору.
Вы должны сразу понять: контрольный список[13] – это НЕ список дел. Это список логичных шагов при Еженедельном и Ежедневном обзоре.
Такие обзоры – это тот момент времени в течение рабочего дня или рабочей недели, когда контроль берет на себя ваш внутренний «начальник». Именно для этого и пригодится контрольный список – подобные чек-листы всегда были основным секретным оружием всех магнатов и промышленников всего мира – от «Тойоты» до «Теско».
Контрольные списки делают процесс логичным. В своей фантастической книге «Переосмысление электронного мифа» Майкл Гербер приводит великолепный пример, который произвел на меня глубокое впечатление. Он рассказывает о чек-листах, составляющих руководство по управлению франшизой – например, компанией «Макдональдс».
Когда мы представляем себе еду из «Макдональдс», то сразу же думаем о стабильности: «Биг Мак» в Москве имеет тот же вкус, что и в Лондоне, Нью-Йорке или местном заведении в миле от вашего дома. Эта стабильность лежит в основе ожиданий потребителей «Макдональдс». Люди приходят в эти рестораны, потому что знают, что именно там получат. Представьте, что вы тоже работаете так же стабильно и надежно – и безо всяких постоянных размышлений, как в «Макдональдс» готовит свои бургеры и картошку фри! Прелесть процедур заключается в том, что «Макдональдс» не нужны квалифицированные шеф-повара для приготовления бургеров. Им нужны люди, которые могут следовать чек-листу – тому самому, который когда-то был разработан квалифицированным шефом. Разработаные процедуры полезны, потому что они развивают способность делегировать обязанности. Вы получаете возможность разделить свою работу с другими или поручить ее кому-то, когда не можете выполнить сами. Чек-листы дают ясность, которая порождает импульс. Они снижают неопределенность, которая порождает трение.
Считайте анализ и обзор тем временем, когда ваши внутренние «начальник» и «работник» садятся рядом и начинают планировать работу. Это период внутреннего прямого управления, планерка и время размышлений – то есть три в одном. Хорошее взаимодействие между начальником и работником в реальной жизни экономит время и избавляет от ошибок. Точно так же и полезные привычки в сфере анализа и обзора ведут к ясности, снижают уровень стресса, усиливают ощущение контроля и повышают продуктивность!
Еженедельный чек-лист
Он потребует сосредоточенного размышления в течение часа-двух в неделю и затем на всю неделю обеспечит желанную игривую легкость при выполнении работы, продуктивное состояние momentum[14] и контроля. В этой главе я научу вас тому, как овладеть самым важным орудием анализа и обзора. Мы обсудим Еженедельный чек-лист. Это квинтэссенция времени, проводимого в режиме «управляющий». Это время размышлений, решений, определения приоритетов, выработки стратегии, перспективного мышления. В это время проекты и действия обретают новую жизнь. Это время подготовки к новым битвам. Это абсолютный момент готовности, осознанности и оригинальности, овладеть которыми вам не удалось бы, если бы вы не имели времени для сосредоточенного размышления. Еженедельный контрольный список помогает держать основной список действий в актуальном состоянии. Благодаря такому чек-листу вы будете знать, что содержится в этом списке на неделю вперед.
Ежедневный чек-лист
«Остерегайся убогости занятой жизни».
Сократ
Составление Ежедневного чек-листа – это очень короткий период сосредоточенного размышления. Достаточно пяти минут, которые определят весь ваш рабочий день. В этот момент вы составляете Ежедневный список дел, отталкиваясь от вашего Основного списка дел. Вам нужно выбрать те действия, которые предстоит выполнить сегодня. Это идеальное начало дня – момент ясности и покоя до начала информационной бомбардировки. Ежедневный чек-лист помогает сформировать мощную и эффективную привычку. Это отличный пример того, как наш второй мозг подкрепляет нашу интуицию и интеллект (Ежедневный чек-лист), а также память (Основной список дел), и помогает реальному мозгу сохранять эффективность. Представьте себе, какое иногда бывает настроение дождливым утром четверга после бессонной ночи. Полагаю, теперь вам ясно, почему второй мозг нам так необходим.
НЕ ДУМАЙ, ПРОСТО ДЕЙСТВУЙ. БЕЗ УСИЛИЙ
«Способность к упрощению означает устранение всего лишнего, чтобы на передний план выступило необходимое».
Ханс Хоффман
Когда я говорю о Ежедневном и Еженедельном чек-листах, вам может показаться, что я призываю вас увеличить рабочую нагрузку на пару часов в неделю. Вовсе нет! Обычное составление списка дел занимает у вас гораздо больше времени, поскольку вы не отделяете сознательное обдумывание от остальной работы. И на это уходит больше времени еще и потому, что вы постоянно возвращаетесь к тем же мыслям из-за отсутствия абсолютной ясности.
Прелесть составления Ежедневного и Еженедельного чек-листа в том, что здесь мышление отделяется от действия. За пару часов вы проделываете всю мыслительную работу, освобождая время для чистого действия. Ваш внутренний «работник» абсолютно отчетливо представляет, что нужно сделать, и ему остается всего лишь решить, когда это сделать. Он не думает о том, как и зачем действовать. Всю неделю вы можете полностью довериться основному списку действий. Ваша задача лишь учитывать уровни внимания и уверенно действовать. Только представьте себе эту картину: никаких больше сомнений о приоритетах, политике и возможностях – одно лишь спокойное и уверенное действие.
Те, что сомневались в необходимости столь формального процесса, как Еженедельный контрольный список, быстро меняли свое мнение, стоило им лишь раз ощутить ту свободу, какую это дает, освобождая от нужды постоянно переключаться из режима «управляющий» в режим «исполнитель». Вы получаете возможность спокойно и уверенно выполнять свою работу, точно зная, что делаете нужное дело в нужный момент – и совершенно правильным образом.
УМЕНИЕ ВИДЕТЬ ЛЕС ЗА ДЕРЕВЬЯМИ
«Размышления о себе – это очень радикальный шаг».
Нэнси Клайн
Плотность и сложность нашего перегруженного мира заставляет нас большую часть рабочего дня проводить на передовой. Нам редко представляется возможность увидеть общую картину, то есть разглядеть лес за деревьями. Составление Ежедневного и Еженедельного чек-листа – это время, когда вы можете оценить свою работу, поднявшись над ней. Вы видите себя с высоты птичьего полета. Поверьте, это очень мощный и успокаивающий опыт, несущий в себе подлинное очищение. Успокаивающий эффект Еженедельного чек-листа поразительно глубок. После анализа и обзора я обычно чувствую себя спокойнее, увереннее, комфортнее, динамичнее. Я с оптимизмом смотрю на ожидающую меня работу. Ощущение напоминает те чувства, которые испытываешь после беседы с компетентным начальником, способным вдохновить сотрудников и зарядить их новыми силами. Составление Ежедневного чек-листа утром, до начала рабочей суеты, поможет вам обрести подвижность и уверенность, необходимые для выполнения предстоящей работы. Еженедельный чек-лист, составляемый по пятницам, вселит в вас дальнейшую уверенность и умиротворение. Вы сможете спокойно отдыхать, наслаждаясь тем, что запланировали себе на выходные. Впрочем, составлением Еженедельного чек-листа можно заниматься и по понедельникам, если вы хотите получить заряд бодрости и энергии на рабочую неделю. И это не помешает вам в пятницу вечером целиком и полностью переключиться на заслуженный отдых! Об оптимальном времени составления Еженедельного чек-листа мы еще поговорим во время выполнения упражнения.
КОМФОРТНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ
Некоторые пункты Еженедельного чек-листа, о которых мы будем говорить, продиктованы здравым смыслом. Это обычное, традиционное управление проектами. Многие люди путают управление проектами и планирование проектов. Они с головой уходят в программы планирования проектов и сложные таблицы, хотя на самом деле важно лишь то, чтобы кто-то достаточно регулярно следил и корректировал планы для обеспечения динамичной и продуктивной работы во имя поставленной цели. Детализированный, прямолинейный стиль управления очень утомителен. Он приводит к избыточной заорганизованности, чрезмерной увлеченности планированием и, в конце концов, к снижению продуктивности действий. Однако если вы участвуете в проекте, которым руководит настоящий профессионал в области управления, вы сразу чувствуете магию. Еженедельный контрольный список позволяет блестяще справляться с работой, но в то же время не превращает размышления в тяжкий труд.
В этот момент на передний план выступает ваш внутренний менеджер проекта. Он обеспечивает жесткость и дисциплину, необходимую для работы не над одним, а над всеми проектами, включенными в ваш список проектов. Чек-лист позволяет вам определить набор действий для каждого проекта, напоминает о взаимосвязях и взаимозависимости разных проектов – и при этом никакого чрезмерного планирования! Это уже не управление проектами в традиционном смысле слова, а скорее новый подход к управлению проектами.
Давайте же теперь обсудим оба чек-листа более подробно, а затем вы сможете создать собственные.
Этапы составления еженедельного чек-листа
У каждого такой чек-лист свой, хотя здесь естьопределенные шаги, расположенные в логичном порядке. В конце главы мы поговорим об этих этапах более тщательно и составим чек-лист, который подойдет именно вам. А пока перечислим основные этапы составления Еженедельного чек-листа:
1. Очистка всех информационных потоков
2. Актуализация второго мозга
3. Предусмотрительность
4. Готовность
5. Вопросы
Давайте разберемся с каждым из этих элементов.
1. ОЧИСТКА ВСЕХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ
Первый этап составления Еженедельного чек-листа заключается в том, чтобы убедиться в продуктивности сбора и фиксации информации, а также ее организации, о чем мы говорили в предыдущих главах. Обычно я провожу в офисе всего пару дней, поэтому, хотя у меня есть доступ к электронной почте и «на ходу», и я могу заниматься фиксацией идей и их организацией и в других местах, мне все равно нужно спокойно посидеть за рабочим столом и окончательно завершить процессы сбора, фиксации и организации. Одно из преимуществ составления Еженедельного чек-листа – в том, что он дает вам ощущение логики. Вы понимаете, что какой бы хаос ни царил в вашем мире, у вас есть время забыть о суете и вернуть себе полный контроль. Если я знаю, что после нескольких дней командировки ситуация может выйти из-под контроля, то мне нужно сначала очистить все информационные потоки и обрести ясность. Только после этого можно переходить в режим мышления «управляющий» и приступать к составлению Еженедельного чек-листа. На более поздних этапах анализа и размышлений сделать это трудно, поскольку информационные потоки будут постоянно требовать вашего внимания.
Таким образом, первый этап заключается в сведении всего воедино: электронной почты, заметок с совещаний, новых идей и мыслей, которые появились в процессе рабочей недели, действий и идей, родившихся при общении с руководством и коллегами, и всего прочего.
2. АКТУАЛИЗАЦИЯ ВТОРОГО МОЗГА
Итак, вы уже разобрались со всем, что накопилось за неделю, и готовы, как истинный ниндзя, включить режим «управляющий»! Я бы сравнил этот этап с глубоководным дайвингом. Вам предстоит нырнуть в глубины своего второго мозга. Вы проверяете, что именно приготовил вам второй мозг, и убеждаетесь в точности его планов. Здесь следует прислушаться к себе. Нет ли в вашем подсознании каких-то «проектов», которые еще не получили названия и не попали в список? Нет ли чего-то такого, о чем вы думаете и размышляете, но пока еще не включили в свою систему? Чтобы ваши списки стали неотъемлемой частью второго мозга, вы должны быть твердо уверены в том, что они охватывают абсолютно все. Как только вы начнете чувствовать, что какие-то проекты не охвачены вашей системой, она перестанет быть источником ясности и превратится в источник стресса.
Вот поэтому второй этап – это этап ориентации. Проанализируйте свой календарь за последние две недели, проверьте, что ждет вас впереди, вспомните проекты, над которыми вы работаете, но которым до этой недели не уделяли достаточно внимания. Словом, вам нужно ясно представить себе текущее положение, чтобы второй мозг обладал полной «памятью», а вы могли ему целиком доверять.
Второй и третий этапы составления Еженедельного чек-листа предполагают размышления – жизненно важные для всей рабочей недели. В этот момент ваши списки взаимодействуют друг с другом. Вы одновременно анализируете список проектов, основной список действий, список «Ожидание» и календарь. Каждый из четырех компонентов хорош сам по себе, но только сведение их воедино дает уверенность, доверие и ощущение контроля. Такое мышление позволяет забыть почти обо всем, что не включено в основной список действий и календарь на предстоящие семь дней. Все, что вам нужно, находится в основном списке действий, с которым вы сверяетесь каждый день. А календарь сообщает вам обо всех сроках и датах, за которыми вы должны следить.
3. ПРЕДУСМОТРИТЕЛЬНОСТЬ
На этом этапе вы начинаете представлять себе грядущую неделю. Вы должны убедиться, что в основном списке действий действительно перечислены все действия, которые требуется осуществить. Помните, мы говорили об идее «следующего конкретного действия»? В этот момент вы должны предусмотреть все новые действия для каждого проекта, над которым вы работаете. Следует просмотреть все, что стоит в списке проектов, основном списке действий и Парке хороших идей. Кроме того, вам нужно проанализировать новую информацию, которая может повлиять на вашу работу. Главная задача – быть на шаг впереди. Что нового должно произойти с каждым из проектов на следующей неделе? С какими препятствиями можно столкнуться? В этот момент надо подумать о том, чему следует отдать приоритет, а чем можно сознательно пренебречь.
4. ГОТОВНОСТЬ
Этот этап напоминает сборы ребенка в школу накануне учебного дня, чтобы избежать утренней спешки. Ну или приготовление обеда, чтобы завтра взять его с собой на работу. Мы знаем, что лучше всего делать это с вечера, но очень редко так поступаем, потому что нас отвлекают другие, более увлекательные занятия! Но спокойное составление Еженедельного чек-листа дает настоящему ниндзя время и возможность подумать, как сделать предстоящие действия максимально эффективными и легкими. Надо подумать о том, что вам понадобится на предстоящей неделе, с кем нужно будет поговорить, какие действия выполнить в периоды проактивного внимания. Эта тактика снижает уровень стресса. Она особенно важна для тех, кто работает в разных местах. Если вы ездите в командировки или в определенные дни работаете в других местах, то этот этап поможет вам избавиться от остаточной паники, связанной с офисами, работой, документами, билетами и т.п.
5. ВОПРОСЫ
Финальный этап составления Еженедельного чек-листа предназначен для полноты осознания. Он позволяет вернуться к идее «сознательной компетентности», которую мы постоянно совершенствуем. На этом этапе ваши внутренние «управляющий» и «исполнитель» беседуют друг с другом, определяют ход действий на следующую неделю, выявляют возможные трудности. Этот этап требует безжалостной сосредоточенности на том, что действительно важно. Тщательно формулируйте вопросы для чек-листа – правильно сформулированные вопросы помогут увидеть то, что без них может оказаться забытым в повседневной суете. Я стараюсь сосредоточиться на внимании, безжалостности, сопротивлении, здоровье и счастье, но каждый может выбрать то, что волнует именно его. Регулярно задавайте себе серьезные вопросы. Это способствует самосознанию и стимулирует вдумчивый подход и к эффективности, и к жизни в целом.
В упражнении, которое вы найдете в этой главе, мы создадим персональный чек-лист для вас. В конце составления Еженедельного чек-листа вас должно охватить ощущение эйфории. Эта эйфория объясняется завершением напряженных размышлений и принятием множества решений, которые вы откладывали или не осознавали полностью. Вы завершили самый тяжкий труд этой недели. Завершив свой чек-лист, вы должны наградить себя за такую успешную работу. Это очень полезный процесс, за который ваш внутренний «исполнитель» не раз поблагодарит вас на этой неделе. А кроме того, так приятно работать с «управляющим», который умеет давать столь четкие инструкции, – это большая редкость! Порадуйтесь хорошо сделанной работе. Награда может быть очень простой – прогулка в парке, кусочек торта к чаю или кофе, полчаса отдыха и расслабления, новая музыка или то, что доставляет вам удовольствие. Неважно, что вы выберете. Важно лишь позитивное состояние души, признающей значимость ясности и контроля – и преодоление трудностей на пути к достижению этого состояния.
Когда следует составлять еженедельный чек-лист?
«Пока мы ни на что не отвлекаемся, одиночество способствует размышлению».
Нэнси Клайн
Еженедельный чек-лист, как вам уже, наверное, стал ясно, – важнейший элемент продуктивности. Логичное и регулярное его составление – это ключ к успешной квалифицированной работе. Как же сделать этот важный навык привычкой? Какое время оптимально для выполнения этой процедуры? Универсальных советов в этой области нет. Главное – это делается на этапе анализа и обзора. Но все же я дам вам несколько советов общего характера.
ВРЕМЯ И ВНИМАНИЕ
Найдите такой момент, когда вы можете выделить для составления Еженедельного чек-листа два часа. Желательно находиться в состоянии проактивного внимания и располагать свежими силами. Если же, когда настанет назначенное время, вы почувствуете, что внимание рассеивается, и сил недостаточно, перенесите процедуру на следующие дни. Это лучше, чем бороться с собой.
ПРОСТРАНСТВО
Вам понадобится не только время и внимание, но и подходящее пространство. Найдите место, где можно свободно разложить свои бумаги. Вас не должны отрывать, отвлекать и посягать на ваше внимание. Многие из тех, кто постоянно работает в офисе, договариваются о том, чтобы сделать Еженедельный чек-лист в другом месте – в конференц-зале или на другом этаже, в кафе или дома. Когда вы чувствуете, что весь мир отступил и замер, оставив вас наедине с вашей работой, значит, вы правильно выбрали место и время для составления Еженедельного чек-листа. Научитесь выявлять и устранять все, что может вам помешать.
РАСПОРЯДОК
И, наконец, вы должны включить создание Еженедельного чек-листа в свой распорядок – только тогда это станет привычкой. Каждую неделю составляйте свой чек-лист в одно и то же время, и тогда вам не надо будет думать об этом. Это станет обычным ритуалом, который выполняется без размышлений, – вы просто делаете это, и все.
Вот некоторые мои собственные соображения по сему поводу.
Понедельник для меня не подходит. С утра в понедельник меня буквально рвут на части. К обеду у меня уже целая куча дел, от которых мне сложно оторваться.
Офис – не годится. В офисе я не могу гарантировать полную защиту своего внимания – разве что в те дни, когда запираюсь в кабинете, а остальные сотрудники разъезжаются по командировкам.
Я люблю работать в поездах. Обстановка и психологическая атмосфера во время долгой поездки весьма способствует, с моей точки зрения, анализу и обзору. Я часто езжу в командировки, а кроме того, регулярно езжу на игры команды «Астон Вилла». И поскольку я живу в Брайтоне, мне постоянно приходится ездить на поезде в Бирмингем. Продолжительность этой поездки достаточна для завершения Еженедельного чек-листа (в течение двух часов меня никто не отвлекает, и у меня есть возможность сменить обстановку, когда я пересекаю Лондон на метро!).
Пятница – отличный день. Конечно, если «Вилла» не играет. По утрам в пятницу я люблю работать дома. Утром у меня гораздо больше сил и энергии, чем днем. Если я успеваю все сделать до обеда, то затем могу быстро просмотреть все свои планы и действия, с тем чтобы отправить свои соображения всем, пока сотрудники не разъехались отдыхать.
Раннее утро – это замечательно. Попробуйте прийти в офис на час раньше всех остальных или проведите первую половину дня дома. Для успешного завершения чек-листа на неделю требуется полная концентрация. Пустой офис или дом, где вас никто не отвлекает, прекрасно подойдут для этой цели.
Ежедневный чек-лист
Если Еженедельный чек-лист можно сравнить с глубоководным дайвингом, то Ежедневный подобен касанию воды пальчиком, чтобы сориентироваться на месте – проверить температуру здесь и сейчас. Во время составления Ежедневного чек-листа вы сверяете недельный чек-лист применительно к сегодняшнему дню. Это очень короткий процесс, который задает темп вашему дню. И это не обязательная процедура: если вы работаете вне офиса, вне обычного течения дел, то Ежедневный чек-лист не нужен. Однако если большую часть дня вы посвящаете действиям из основного списка, то этот чек-лист поможет вам повысить свою продуктивность.
ПЯТЬ ВОПРОСОВ, ПЯТЬ МИНУТ
Составление Ежедневного чек-листа включает пять вопросов, которые следует задать себе. Ответы на них отнимут у вас не более пяти минут.
1. Календарь: Что значится в моем календаре на сегодня? Есть ли какие-то сроки, которые нужно выдержать в ближайшие 3–5 дней?
2. Основные задачи: Каким должен быть успешный рабочий день? На что нужно обратить внимание? Какие основные задачи требуют сосредоточенности и внимания?
3. Сопротивление: Чего мне больше всего не хочется делать из списка дел? Почему? (Когда вы дадите ответ на этот вопрос, переставьте задачу на первое место и выполните ее, пока чувствуете себя энергичным и полным сил! Как приятно будет свалить этот груз со своих плеч и почувствовать, что самое тяжелое позади!) Об основных задачах и сопротивлении мы поговорим более подробно в следующей главе.
4. Управление вниманием: Какая из задач требует проактивного внимания? Какие задачи можно выполнить в другое время? (Этот вопрос поможет вам составить рабочий график на день.)
5. Взаимозависимость: Есть ли среди задач те, которые зависят от сроков, от других людей или от каких-то ресурсов? (Иными словами, нужно ли определять, когда следует выполнить ту или иную задачу?)
По завершении этого короткого процесса вы сможете составить Список дел на день. Можно пометить некоторые пункты основного списка дел тэгом «сегодня», а потом установить программу таким образом, чтобы видеть только их. Можно составить список дел на сегодня на листе бумаги или на бумаге для заметок, если это поможет вам сосредоточиться.
Возможно, вам захочется отвечать на вопросы Ежедневного чек-листа несколько раз в день, корректируя Список дел, – например, когда вы занимаетесь разборкой электронной почты или другими делами на этапе сбора и фиксации, а также организации. Это поможет вам окончательно понять, сколько времени можно потратить на реальные действия. Ритуальная пятиминутка – и вы ощущаете себя другим человеком! Вы смогли определить все – и время, и внимание, и приоритеты, и тактику, и планы!
КАК ВЫДЕЛИТЬ ВРЕМЯ ДЛЯ ОБЗОРА И АНАЛИЗА В УСЛОВИЯХ НЕДОСТАТКА ВРЕМЕНИ
Очень легко пропустить этап обзора и анализа, если он не стал для вас привычкой. Вы приходите в офис и сразу же включаете электронную почту. Информационный поток немедленно подчиняет вас приоритетам других людей. А ведь вы могли выделить время на то, чтобы подумать о собственных приоритетах! Составление Еженедельного чек-листа тоже можно пропустить, если к пяти часам у вас скопится целая куча дел и все они необходимые. Однако не стоит воспринимать этап обзора и анализа как некую роскошь или тяжкий груз. Эти чек-листы экономят ваше время, избавляют от стресса, помогают правильно направить свое внимание и превращают работу в спокойное раскладывание вишенок на пирожные. Чек-листы – необходимость и большая ценность. А время, потраченное на них, обязательно принесет плоды.
ГДЕ ХРАНИТЬ ЧЕК-ЛИСТЫ
Основная часть этого упражнения – выбор предложений из всех списков для каждого из пяти этапов составления Еженедельного чек-листа. Однако прежде чем мы к этому приступим, давайте подумаем о том, где следует хранить чек-листы. Вариантов несколько.
Программное приложение. Некоторые из приложений, которые мы обсуждали (в частности, OmniFocus или Nozbe), имеют разделы, предназначенные для обзора и анализа. Подобные же разделы есть в большинстве сходных приложений, но, пользуясь ими, вы должны сохранить ощущение «пути»: вам нужно разработать собственный порядок проверки и расположения всех элементов чек-листа.
На бумаге. Используйте первые страницы своего ежедневника или блокнота.
Документ Word или нечто аналогичное. Это прекраснаявозможность каждую неделю печатать новый список, а потом практически вычеркивать действия одно за другим.
Любая система, где вы храните справочные материалы (Evernote, OneNote, Outlook и др.). Вы можете делать распечатку каждую неделю. Кроме того, можно сопоставлять этот контрольный список со всеми другими, которые вы используете.
Лично я пользуюсь документом Word и печатаю стопку новых еженедельных чек-листов каждые 10 недель. Их я ношу с собой в сумке для ноутбука, чтобы они всегда были при мне. Если вдруг мне захочется заняться обзором и анализом, я достаю распечатку – и могу сделать это в любом месте. Кроме этого, при мне всегда и Ежедневный чек-лист, который хранится в Outlook и Evernote. Составление Еженедельного чек-листа не должно быть исчерпывающим и сложным. В нашем упражнении вам следует выбрать те элементы, которые важны именно для вас, а не брать абсолютно все.
Возможно, по прошествии времени вы сочтете нужным изменить свой чек-лист, добавить новые, более креативные вопросы или удалить то, что оказалось не столь актуальным, чем казалось прежде. Я пересматриваю свои чек-листы каждые три-шесть месяцев, поскольку моя жизнь и работа не стоят на месте. Пересмотр процесса обзора и анализа – дело непростое, но все же этим стоит заняться!
Упражнение: разработка собственного еженедельного чек-листа
Перед вами пять этапов составления Еженедельного чек-листа и ряд предложений, которые помогут вам разработать собственный вариант. Можете заглянуть на сайт http://www.thinkproductive.co.uk/productivity-ninja-resources/ и скачать там шаблон Еженедельного (и Ежедневного) чек-листа. Разрабатывая собственный контрольный список, выберите то, на чем нужно сосредоточиться в процессе обзора и анализа. Сделав это, перенесите окончательный вариант чек-листа в документ Word или в свой календарь. Не забывайте: вам не обязательно брать абсолютно все! Возьмите только то, что вам нужно. Не перегружайте себя.
Мои пять этапов составления еженедельного чек-листа
ЭТАП 1: ПРОРАБОТКА ВХОДЯЩИХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ
Сбор:
Почта, внутренние бумаги (проверить стол, ящики, сумку, другие места, где могут храниться бумаги).
Заметки с совещаний.
Подтверждения расходов / чеки в бумажнике/кейсе/сумке. Сложить все найденное в лоток «Входящие».
Что-то еще? Сложить все найденное в лоток «Входящие».
Фиксация идей, мыслей, навязчивых тревог, забот и прочего.
Подумайте о следующем:
Что произошло на прошлой неделе?
Над чем я работаю?
О каких проектах я думаю? Почему?
Разговоры с руководством.
Разговоры с коллегами.
Разговоры с клиентами/покупателями/акционерами.
Семейные события и личные проблемы, которые требуют моего внимания.
Организация. Очистка информационных потоков и переход к процессу принятия решений в стиле ниндзя. Внесение новых действий в основной список дел. Нужно убедиться, что я полностью очистил:
Электронную почту
Блокнот
Голосовую почту
Лоток «Входящие»
Сообщения в социальных сетях
Другие информационные источники
ЭТАП 2: АКТУАЛИЗАЦИЯ ВТОРОГО МОЗГА
Календарь / Ежедневник:
Проанализировать все события моего календаря за последние две недели – нужно ли что-то еще по ним сделать?
Проанализировать три следующие недели – есть ли новые действия?
Если календарь ведется в бумажном виде, убедиться, что те же самые действия отмечены в календаре Outlook!
Если в офисе есть настенный календарь командной работы, убедиться в его соответствии моему календарю.
Обдумать дела, отмеченные в ежедневнике. Оценить необходимость первоначальных переговоров или планов поездок: бронирование билетов на самолет или поезд, гостиниц и т.п.
Основной список дел:
Выявить выполненные задания и вычеркнуть их.
Просмотреть оставшиеся и убедиться, что я отчетливо представляю себе их выполнение.
Список «Ожидание»:
Есть ли в списке что-то такое, чего я уже не жду? Эти пункты можно удалить.
Написать короткие письма относительно тех ожидаемых дел, которые стали срочными.
Добавить в список те пункты основного списка действий, которые зависят от действий других людей.
Список проектов:
Есть ли завершенные проекты или те, которые потеряли актуальность?
Нужно ли добавить новые проекты?
Есть ли у меня дополнительные проекты, осуществляемые другим образом (например, командные и т.п.)? Если есть, их нужно включить в список проектов, чтобы все собиралось в одном месте.
ЭТАП 3: ПРЕДУСМОТРИТЕЛЬНОСТЬ
Список проектов:
Просмотреть все проекты и убедиться, что по каждому в Основной список дел добавлены необходимые конкретные действия. В Основном списке дел должен быть хотя бы один пункт, связанный с каждым проектом.
Читать бесплатно другие книги:
