Продуктивный ниндзя. Работай лучше, получай больше, люби свое дело Олкотт Грем

Основной список действий: дело мастера боится

Самый большой, самый важный, самый быстро меняющийся и самый часто используемый список – это основной список действий. Он похож на те списки дел, которые вы составляли интуитивно и о которых читали в старых книгах по тайм-менеджменту. Однако есть и существенные различия.

1. Это практический список действий. В нем содержатся все действия, которые вы выполняете в настоящий момент по каждому проекту. Знаете, почему в нем не расписаны действия на месяцы вперед? Потому что ситуация меняется.

2. Очень просто разбить основной список действий на множество подкатегорий, чтобы вы могли очень быстро получить только самую необходимую информацию и так же быстро принять решение.

3. Основной список действий предназначен для того, чтобы вы с первого взгляда понимали, что должны делать в очередной период проактивного внимания, а что можно выполнить позже, когда ваш мозг будет ни на что не способен, а внимание перейдет в инертное состояние. Список поможет вам управлять своими действиями, где бы вы ни находились: в офисе, дома, на улице и т.п. С его помощью вы можете отследить все действия, в которых есть элемент сотрудничества, – действия, которые предусматривают общение с ближайшими коллегами, или пункты повестки дня предстоящего совещания.

4. Вам нужно решить, какими будут подкатегории вашего списка, и создать из них систему, которая будет максимально эффективна для вас.

Ваш основной список действий может быть сложным или простым – по вашему выбору. Он может отражать ваши должностные дела или дела в разных сферах жизни – как вам удобно.

В 70-е, 80-е и 90-е годы на курсах по тайм-менеджменту слушателям частенько дарили очень элегантные ежедневники, порой даже в кожаных переплетах. Такие ежедневники почитали идеальным средством для планирования рабочего времени, и ваша задача заключалась в том, чтобы втиснуть свою работу в этот идеальный ежедневник. Многим такая система казалась чересчур сложной или вообще неподходящей. Наша система – и особенно Основной список действий – отражает личное взаимодействие между внутренним «начальником» (условно говоря – мозгом) и «работником» (руками). Правильно составленный основной список дел должен быть для вас абсолютно комфортен. Не надо бороться с собой и принуждать себя к чему-либо. Хороший Основной список будет способствовать состоянию деятельной игривости, полноты момента и обеспечит приятное ощущение контроля ситуации, к которому мы стремимся.

5. Это список Мастера действий, и он целиком ориентирован на действия. Составляйте его в таких выражениях, которые стимулируют действие, а не подталкивают к новым размышлениям.

Каждое действие должно описывать именно то, что следует сделать дальше. Это очень просто, но люди склонны увлекаться расплывчатыми представлениями о результатах, а не выполнять то, что от них требуется. Устраните любую неопределенность. Ваш внутренний «работник» должен точно знать, как нужно укладывать вишенки на пирожные: никаких размышлений, никакой неопределенности – только дзен-спокойствие, основанное на готовности и безжалостности.

СЛЕДУЮЩЕЕ ПРАКТИЧЕСКОЕ ДЕЙСТВИЕ

Очень важно правильно подобрать слова для своего списка. Следует абсолютно ясно представлять, что должен включать ваш основной список действий (и еще важнее понимать, чего там не должно быть). Подбор слов играет первостепенную роль. Представьте каждое принимаемое решение в виде беседы между внутренним «начальником» и внутренним «работником». Позвольте «работнику» кричать на «начальника»: «Нужно говорить конкретнее! Что именно вы от меня хотите?! Что именно я должен сделать?!» Пока вы не представите себе всю картину, действия не получится. Подумайте о следующих конкретных действиях, которые вы должны осуществить. Можете одновременно представлять несколько конкретных действий – не стремитесь к точному порядку. Именно эти действия и надо добавить в основной список. Основной список действий должен включать все то, что вы выполните, когда у вас будет время. И когда это время настанет, вы сможете сделать информированный выбор.

ГЛАГОЛ, ОБЪЕКТ, СУБЪЕКТ

Если вы не уверены в том, достаточно ли детально описали свое действие, подумайте о том, есть ли в вашем описании глагол, объект и субъект. Если есть все три элемента, значит, вам удалось устранить неопределенность и повысить эффективность. Потратьте несколько секунд на то, чтобы заставить себя быть предельно ясным. Правильно и четко подбирайте слова.

ПРАВИЛЬНЫЙ И НЕПРАВИЛЬНЫЙ ВЫБОР СЛОВ

ДЕЙСТВИЯ, КОТОРЫЕ НЕЛЬЗЯ ВЫПОЛНИТЬ В БЛИЖАЙШЕЕ ВРЕМЯ, НЕ СЛЕДУЕТ ВКЛЮЧАТЬ В ОСНОВНОЙ ПРАКТИЧЕСКИЙ СПИСОК

В основном списке действий не место делам, которые либо вообще не относятся к разряду конкретных действий (потому что вы еще не сумели правильно их определить), либо не могут быть выполнены в ближайшее подходящее время, поскольку зависят от действий других. Например, если я организую конференцию, то должен обзвонить шесть известных мне залов и спросить, свободны ли они в нужное для меня время. Одновременно мне надо набросать черновик программы или маркетинговый план. Однако пока я не определюсь с площадкой, рассылать приглашения нельзя. В такой ситуации следует воздержаться от включения рассылки приглашений в основной список действий. Помните, что наша задача – устранить необходимость размышлений в процессе действий. Размышления быстро создают неопределенность и снижают эффективность.

Практическая часть действия – это то, что превращает слово из существительного в глагол! Поэтому фраза «Найти Вирджинию, чтобы поговорить о программе» – это существительное, то есть то, что нужно сделать. Позвонить Вирджинии – это нечто совершенно другое. Это конкретное действие! Вы можете представить, как делаете это. Когда у вас есть мысленная картина того, что нужно сделать, вам гораздо проще подобрать верные слова для основного списка действий. Да, описание может показаться вам слишком детализированным – многие участники наших семинаров считают такой подход чересчур педантичным и раздражающим – но эта привычка ведет к ясности. Если вы будете составлять основной список действий в таких выражениях, ваше мышление прояснится, а это неизбежно приведет к повышению энергии и работоспособности.

Организация основного списка действий

«Мыслителю нужна информация – в нужный момент».

Нэнси Клайн

Начиная выбирать действия для включения в основной список, подумайте о структуре этого списка, с тем чтобы он стал для вас максимально полезным. Вот три основных структурных элемента. Я расположил их по значимости. Возглавляет список самый важный элемент – МЕСТА.

МЕСТА

Это основа любого списка действий. Где вы должны находиться, чтобы выполнить данное действие? Для многих ответ очевиден: в офисе. Именно там и проходит их работа. Большая часть моего списка тоже относится к категории «Офис», но у меня есть и другие места:

Дом

Работа дома, домашние дела, личные дела, которыми я занимаюсь дома.

Прогулки и дорога

Поскольку мне приходится проводить семинары, я часто оказываюсь в чужих городах и мне нужно убить время до вечерней электрички, на которой я возвращаюсь домой. Такм образом, этот список бывает для меня хорошим подспорьем, ведь я всегда могу найти книжный магазин, магазин канцелярских товаров и то, что мне требуется.

Онлайн-банкинг

Да, такая работа ведется в офисе, но вход в систему настолько сложен, что его можно сравнить со взломом Форт Нокса. Поэтому когда я оказываюсь в системе, то стараюсь сразу выполнить все связанные с банком дела и очистить свой список.

Звонки, размышления / решения

Это вряд ли можно считать «местом», но сюда я включаю действия, которые могут быть выполнены где угодно – вне офиса или по дороге. Я могу принимать решения и делать телефонные звонки в любом месте.

Другой офис

Если вы работаете в нескольких офисах, то и дела можно разделить. Это особенно важно для действий, требующих особого программного обеспечения или документов, которые находятся только в каком-то конкретном месте.

Другая работа

Сегодня многие работают как фрилансеры, работают с частичной занятостью в разных местах, выполняют разные работы и т.п. Никогда не знаешь, что и когда потребует твоего внимания. Начав писать отчет, который нужно сдать в понедельник, вы можете придумать что-то полезное для четвергового совещания на другой работе. В такой ситуации очень важно следить за всеми сферами ответственности, чтобы не снижать эффективность ни в одной из них.

Даже если 95 % ваших действий попало в категорию «Офис», 5 % в других разделах тоже будут вам очень полезны. Имея под рукой список, разделенный по местам осуществления действий, вы сможете принять наилучшие решения в нужный момент.

ВНИМАНИЕ

Вот здесь проявляется настоящий ниндзя! Еще один способ разбиения и категоризации своих списков – по уровню внимания, требуемому для выполнения определенных действий:

Офис–проактивное внимание

Офис–активное внимание

Офис–инертное внимание

Разбив список на три категории, вы сможете по максимуму использовать собственное внимание, ставя самые трудные задачи на проактивный период. Возможно, подобная детализация покажется вам утомительной, но не стоит огорчаться. Я обычно начинаю с заполнения раздела «Офис – активное внимание», а затем переношу некоторые действия в раздел «Офис – инертное внимание», а другие – в «Офис – проактивное внимание». Если вы используете программное обеспечение управления задачами, то можете сделать это дополнительной категорией или тэгом. (Подробнее об этом мы поговорим чуть ниже.)

ЛЮДИ И ОБЩЕНИЕ

Последняя подкатегория, которая может быть уместна при составлении списка действий, – «люди». Это особенно полезно, если у вас есть начальник или помощник, который вечно задает вам множество вопросов, а также если вы хотите превратить неизбежные помехи (например, телефонные звонки) в бесценные моменты эффективности (если кто-то оторвал вас от работы и прервал замечательное состояние «потока», это можно обратить в пользу, если вовремя вспомнить, какие ваши дела связаны с этим человеком!).

Существуют другие приемы организации действий, связанных с людьми. Возможно, они вам подойдут, а может быть, и нет.

«Лайза» и «Лайза-ожидание»

В моей системе существует два списка действий, связанных с моей помощницей Лайзой. Такие же списки у меня есть и для других моих непосредственных подчиненных. Первый список называется просто «Лайза». В него я включаю все задания, о которых еще ей не сказал. Когда я оказываюсь в офисе, то передаю его Лайзе. А что же за второй список? В нем перечислены все действия Лайзы, завершения которых я ожидаю. Я переношу действия во второй список, после того как мы с ней все обсудим и она приступит к работе. Некоторые дела курсируют между двумя списками, а порой перемещаются в список «Офис», если дальше продолжать работу должен я.

«Общение с Ли»

Ли – наш истинный продуктивный ниндзя. Он ведет список «Общение с Грэмом», а у меня есть аналогичный список для него. Когда мы общаемся по телефону, то оба руководствуемся собственными списками. Хотя пункты этого списка трудно считать практическими действиями. Это, скорее, список того, что нужно обсудить с Ли – что проверить, о чем спросить совета, какими идеями поделиться и т.п. Однако выделение этих пунктов из списка «Офис» значительно повышает продуктивность. Когда у нас есть десять минут, чтобы пообщаться по телефону, наше общение приносит гораздо больше результатов, чем сотни электронных писем. Такие списки можно вести отдельно, а в электронном виде использовать тэги или подкатегории.

Если у вас нет подчиненных, если круг вашего постоянного общения включает очень немногих, то списки в категории «Люди и общение» могут вам и не понадобиться. Это совершенно нормально. Даже двух факторов – мест и внимания – вполне достаточно для того, чтобы построить систему продуктивности. Используйте этот прием только в том случае, если он кажется вам ценным и полезным.

ПРАВИЛО ДВУХ МИНУТ И КОРОТКИЕ ДЕЙСТВИЯ

Правило двух минут – одна из основ многих систем повышения продуктивности и рекомендация книг о тайм-менеджменте. Популярным его сделал Дэвид Аллен, хотя раньше оно использовалось Дином Ачесоном. Правило очень просто: любое необходимое действие, которое требует для своего выполнения менее двух минут, нужно выполнять сразу же, а не включать в основной список дел.

Эту полезную привычку нужно сделать частью фазы организации. Она заметно сокращает размеры основного списка действий, повышает решительность и продуктивность. Откладывая короткие действия на потом, вы тратите те же самые две минуты (а то и больше!) на их фиксацию, чтение, припоминание… В результате вы потратите больше времени на размышления и организацию, чем потратили бы на действие!

ИЗМЕНЧИВАЯ ПРИРОДА ОСНОВНОГО СПИСКА ДЕЙСТВИЙ

Если вы в хорошей форме, то ваш основной список действий будет постоянно увеличиваться и сжиматься – это же динамичный список того, что вам нужно сделать в течение определенного времени. То же самое происходит и с составляющими частями этого списка. Вы что-то делаете, пункты списка исчезают, но появляются новые. Поступает новая информация, которая приводит к новым действиям, которые попадают в этот список. Следите за тем, какие части системы работают эффективно, а какие нет. В режиме обзора и анализа уделите этому моменту особое внимание. Возможно, нужно создать новую подкатегорию, а какую-то удалить? Это совершенно нормально. Обновляйте свою систему, чтобы она соответствовала нашему стремительно меняющемуся миру и точно отражала ваши приоритеты, ваши обязательства, саму вашу жизнь.

ПРИМЕР ОСНОВНОГО СПИСКА ДЕЙСТВИЙ – ПРОСТОЙ ВАРИАНТ

Простой основной список действий может включать разделы «офис», «дом» и те места, которые вы посещаете между домом и работой. Для многих вполне достаточно этой одной категории – «Места». Если три вспомогательных списка не заполнены десятками действий, вы сможете с легкостью отследить все свои обязательства.

Заметьте, что я попытался показать вам структуру основного списка действий. Возможно, вы включите в каждую подкатегорию несколько разных действий, а не одно, два или три, которые я использовал для примера. Надеюсь, вас заинтересовала сама структура и использованные категории. Глядя на эту таблицу, подумайте о том, как структурировать ваш собственный основной список действий. Мы вернемся к этому в упражнении в конце главы.

ПРИМЕР ОСНОВНОГО СПИСКА ДЕЙСТВИЙ – СРЕДНИЙ ВАРИАНТ

Средний основной список действий может выглядеть примерно так. Мы снова делим его по «местам» (офис, дом, другие места). Но если вам нужно завершить в офисе более десятка дел, то, возможно, их стоит сгруппировать по требуемому уровню внимания (проактивное, активное, инертное). Мы добавили также два вложенных списка, куда включили дела, которые можно выполнить где угодно: «Размышления/решеия» и «Звонки». Это обеспечило нам гибкость и позволило более конкретно указать, как и где лучше всего выполнить определенные действия.

ПРИМЕР ОСНОВНОГО СПИСКА ДЕЙСТВИЙ – СЛОЖНЫЙ

Перед вами пример более сложного основного списка действий. Он включает работу в разных местах, совместную работу с персоналом и помощниками и в целом значительный объем работы. Использовать именно эти категории вовсе не обязательно. И пока не думайте о том, в каком виде лучше всего хранить свои списки («На бумаге?! В приложении к iPhone?! Я всю голову сломал!»). Не паникуйте, мы с вами об этом еще поговорим. А для начала просто начните любоваться тем, как работает второй мозг. Не забывайте: наша основная цель – ясность и дзен-спокойствие. Зная, что второй мозг все держит в памяти, вы можете не загружать этим собственный мозг!

ЕЖЕДНЕВНЫЙ СПИСОК ДЕЛ: ОБОЮДООСТРЫЙ МЕЧ НАСТОЯЩЕГО НИНДЗЯ

Когда вы сведете в список все свои проекты и действия, то будет полезно в начале каждого дня составлять план. Ежедневный список дел – важная часть этого плана. Чашка кофе, удобное офисное кресло и список «Что нужно сделать сегодня» – это ритуал, знакомый многим офисным работникам. Однако хотя многие уже это делают, большинство таких списков неработоспособно: люди пытаются спланировать день по памяти или по клочкам бумаги, оставленным на столе перед уходом. У них просто нет второго мозга, то есть продуманного основного списка действий. В результате они пытаются припомнить два-три самых срочных дела, а остальную часть списка заполняют тем, что просто пришло им в голову.

Это большая ошибка. Работая без поддержки основного списка дел, мы чаще всего сосредоточиваемся на срочных и кричащих делах, а не на важных и тонких.

Ниндзя относится к ежедневному списку дел иначе. В начале дня он просматривает основной список действий, и это помогает принимать более ясные и разумные решения относительно того, как распределить ограниченное рабочее время и еще более ограниченный ресурс внимания.

Ежедневный список дел обеспечивает сосредоточенный отбор. Представьте, что основной список действий – это гардероб, где висит вся ваша одежда, тогда ежедневный список – это та одежда, которую вы наденете сегодня.

Обычно я составляю ежедневный список дел на бумажках Post-It. Да, конечно, в течение дня я периодически возвращаюсь к основному списку действий, но простые бумажки помогают мне сосредоточиться на малом числе дел и держат меня в тонусе. Если вы не любите эти небольшие бумажки для записей, можете просто выделять определенные пункты основного списка действий маркером или иным способом. Если основной список действий представлен в электронном виде (например, приложение для iPhone или Outlook), то для создания ежедневного списка дел достаточно просто пометить нужные пункты «высоким приоритетом» или пометкой «сделать сегодня», и тогда на экране будут появляться только они. Поступайте так в начале каждого рабочего дня. Это повысит вашу сосредоточенность и поможет устоять перед массой отвлекающих факторов, которые то и дело встречаются на пути!

Однако ежедневный список дел – оружие обоюдоострое. Он требует концентрации, но в то же время возникает опасность того, что психологи называют «заблуждениями планирования». В начале дня, когда вы бодры и полны сил, очень легко переоценить свои возможности и включить в ежедневный список дел слишком много пунктов, не понимая, сколько времени потребуется на выполнение каждого, не учитывая изменение уровня внимания, а также забыв о поступлении новой информации, которая может потребовать вашего внимания в течение рабочего дня. Очень легко составить утром великолепный план и со всей энергией приступить к его исполнению, а потом в 11 утра забыть обо всем из-за звонка Джози из бухгалтерии, которой потребовался новый отчет в необычной форме, или из-за неожиданного поручения непосредственного начальника. В такой ситуации вряд ли удастся к 17 часам завершить все намеченное, поскольку в вашем плане не оказалось никакой возможности для маневра.

ПЕРЕСМОТР ЕЖЕДНЕВНОГО СПИСКА ДЕЛ

Если неожиданность произошла часов в одиннадцать, то весь дальнейший день может быть разрушен. Любой взгляд на ежедневный список дел не повысит вашу концентрацию, а лишь напомнит о том, что вы потерпели неудачу: другие дела вытеснят все то, на что вы хотели направить свое драгоценное внимание, поэтому к обеду или другому моменту рабочего дня список стоит пересмотреть. Эффективность определяется вовсе не строгим следованием заранее разработанному плану. Список дел не должен превращаться в источник стресса! Поменяйте правила – и одержите победу.

Дайте мне торжественное обещание! Никогда, никогда не забывайте о том, что вы – не супергерой. Вы – ниндзя. Вы – человек. Вы должны понимать, что мир меняется, но вы подготовлены к этим переменам, вы умеете принимать разумные решения, вы владеете новой информацией и осознаете ее потенциальное влияние, вы работаете самым эффективным образом и при любой возможности подвижны и легки как истинный ниндзя… И знаете что? Именно так и следует жить!

Список «ожидание»: секретное оружие ниндзя

Да, да, я знаю, я говорил о трех списках. Но есть и четвертый – очень небольшой. Вы уже научились доверять своему второму мозгу, который эффективно управляет вашими действиями. Проблема… ну, скажем, во всех других. Вы изо всех сил стараетесь сделать все намеченное, но точно знаете, что половина ваших коллег сидят в Facebook, сплетничают на кухне и ведут себя отнюдь не так, как следует уважающему себя ниндзя.

Список «Ожидание» – это хитроумная уловка, средство, которое помогает ниндзя бороться с осложнениями, создаваемыми другими людьми и их неэффективностью. Идея очень проста: составьте список тех своих дел, которые зависят от действий других людей. Это позволит вам отследить все на этапе обзора и анализа и добиться исполнения обязательств. Для того же предназначена папка @Waiting в вашей электронной почте. Я использую список «Ожидание» для того, чтобы следить за бесчисленным множеством событий. В моем списке отражены:

Запросы о продажах («Джон сказал, что вернется ко второй неделе января»).

Необычные платежи («Мы ждем от клиента Х заявления о возмещении расходов»).

Личные дела («Я жду билетов на Уимблдон – их рассылают в начале мая»).

Список «Ожидание» можно хранить вместе с основным списком дел и списком проектов. Этот список не требует частого обращения, но позже мы с вами обсудим пару процедур, которые послужат напоминанием для эффективной проверки списка «Ожидание».

Прочее, что требует организации

Списки трех уровней, список проектов, основной список действий и ежедневный список дел – это практически все, что вам нужно. Однако для окончательной организации всего, что скопилось в вашем лотке для бумаг, вам нужно учесть и несколько других компонентов. Что же это за компоненты?

Лоток ожидания.

Цифровые и бумажные справочные системы.

Парк хороших идей.

Календарь.

Контрольные списки (об их разработке мы поговорим в следующей главе).

Большая корзина для мусора.

Давайте же рассмотрим каждый из этих компонентов.

ЛОТОК ОЖИДАНИЯ

Многим людям недостает места, где можно было бы разместить все то, с чем они в данный момент не работают (билеты на конференцию, которая пройдет на следующей неделе; распечатка письма, на которое вы ожидаете ответа; документы, которые должны забрать ваши коллеги). На деле лоток ожидания может располагаться там же, где и лоток с актуальными документами, о котором мы говорили в главе 6, посвященной сбору и фиксации информации. Лично я располагаю такие лотки следующим образом:

Входящие (верхний).

Ожидание (средний).

Исходящие (нижний) – здесь скапливаются все рабочие докумены, которые впоследствии попадут в библиотеку и справочные разделы.

СПРАВОЧНЫЕ СИСТЕМЫ: ЦИФРОВЫЕ И БУМАЖНЫЕ

Подобно многим людям, я в последнее время все реже пользуюсь бумажными справочными системами. Мне хотелось бы вообще устранить бумагу из своей жизни, но пока что есть моменты, где возможна только бумага. Поэтому сначала мы с вами поговорим о цифровых системах, значимость которых постоянно возрастает, а потом вернемся к бумаге.

Цифровая справочная система состоит из трех компонентов:

1. Сервер (рабочие файлы – документы Word и Excel, которыми пользуются разные члены команды или сотрудники): сегодня в небольших организациях потребность в серверах пропадает, поскольку все большую популярность приобретают такие сервисы, как Dropbox и Google Docs.

2. Личные справочные материалы (место, где хранятся личные пароли, клиентские номера, текстовые выдержки, рецепты, возможно, фотографии схем и других документов, полезных для определенных проектов). Я довольно долго пользуюсь функцией Notes программы Outlook, а также One Note и Evernote. В Evernote меня больше всего привлекает то, что я могу получить доступ к своим файлам где угодно, через интернет-сайт с помощью своего ноутбука, iPad или мобильного телефона. Фантастический способ мгновенного доступа к массе полезной информации!

3. Закладки на интернет-сайты: для отслеживания сайтов, на которых люди побывали и хотели бы побывать в будущем, многие используют сервисы, подобные Delicious. Если вы сохраняете не очень много закладок, эту функцию можно включить в Evernote или тот браузер, которым вы пользуетесь. А можно завести для этого и отдельный аккаунт, если вы пользуетесь такой функцией регулярно.

Грядущая гибель бумажных справочных материалов

Сегодня хранение бумажных документов для справки пока требуется, но ситуация меняется на глазах. И все же определенные документы (подтверждения уплаты налогов или регистрационные документы на машину и т.п.) незаменимы. «Безбумажный офис» не кажется мне целью, к которой следует стремиться, но вместо того, чтобы искать способы избавиться от бумаги, постарайтесь просто сократить количество бумажных документов. Вот что можно сделать, если вы уже заполнили документами ящики и полки офисного шкафа.

Выбросьте или сдайте в макулатуру те бумажные документы, информацию по которым легко найти в Интернете. Сегодня многие формы, отчеты, газеты и журналы хранятся в интернете, где с ними можно познакомиться онлайн или скачать.

Сохраняйте только те документы, которые действительно нужны в оригинале, а не в отсканированной копии.

Устраивайте генеральную чистку своих папок, оставляя только то, что вам действительно нужно (это лучше всего делать хотя бы раз в год).

Сегодня существует множество быстродействующих сканеров, которые делают работу с бумажными справочными материалами и загрузку их на сервер или в личную справочную программу типа Evernote делом быстрым и простым! Если вы имеете дело с большим количеством бумажных документов, папок и архивов, то подумайте о приобретении такого устройства. Оно сэкономит ваше время и деньги, а также заметно сократит бумажный документооборот в офисе. Суперсканер на рабочем столе поможет вам стать по-настоящему безжалостным – гораздо больше бумаг отправится в мусорную корзину. Вы не уверены, что вам это нужно? Просто отсканируйте документ – и безжалостно выбрасывайте его!

Как работать с оставшимися бумажными справочными материалами?

Проще всего отсортировать оставшиеся документы по алфавиту. Это самый удобный и простой метод работы и поиска. В моем офисе существует два исключения из этого правила. Свои финансовые документы я храню всего в нескольких папках: так их легче просматривать и обновлять. Кроме того, это облегчает работу над налоговой декларацией. Все финансовые документы живут у меня в отдельной папке, а не в алфавитных картотеках. Другое исключение – сертификаты и контракты. Их я тоже храню в отдельном месте. А все остальное отсортировано по алфавиту. Несколько лет назад у меня был огромный шкаф, который состоял из четырех секций. Сегодня количество секций сократилось до двух, а в ближайшие годы должно сократиться еще.

ПАРК ХОРОШИХ ИДЕЙ

Иногда в голову приходят идеи, которые кажутся весьма полезными, но по каким-то причинам они не вписываются в существующую систему приоритетов, то же относится и к полученным советам. Однако эти идеи и рекомендации могут пригодиться для будущих проектов. Возможно, это будет и не так, и когда-нибудь их придется удалить, но пока что терять их не хочется. И тут вам на помощь приходит мой «Парк хороших идей». В моем Парке обычно находится около сотни идей: здесь и новое программное обеспечение, которое стоило бы испытать, и места, которые хорошо было бы посетить, и идеи по маркетингу и развитию бизнеса, и предложения для блогов и статей, и пара идей для благотворительных фондов и так далее и тому подобное. В подобной папке обычно царит полный хаос, и все же именно здесь мне удается находить полезные идеи в нужное время. На основе Парка хороших идей я составил специальный список «Посмотреть/Прочитать/Послушать». Сюда я заношу рекомендованные друзьями и коллегами фильмы, книги и музыку. Когда я выхожу в Amazon или iTunes, то действую по этому списку, что существенно экономит мое время. Я плохо запоминаю подобные вещи. Многие любимые фильмы, книги и музыку я открыл для себя только благодаря этому простому списку.

КАЛЕНДАРЬ

Недавно я вел семинар для молодежи 16–18 лет из самых бедных районов Лондона. Семинар проходил в рамках летней программы, призванной повысить уровень образования молодежи. Перевести сложные профессиональные вопросы на язык, понятный юношам и девушкам, многие из которых бросили школу задолго до окончания и, уж конечно, никогда не бывали в офисах, было нелегко. После семинара меня и многих других волонтеров из разных сфер бизнеса пригласили на церемонию вручения премий. Один из юношей подошел ко мне и сказал: «Ты, парень, читал лекцию об эффективности, верно? Клево! Знаешь, что я сделал после твоего семинара? Пошел и купил себе ежедневник!» Навсегда запомню этот момент! Ежедневник или календарь мы привыкли воспринимать, как должное. А этому парню никто не говорил, что ему нужно нечто подобное. И это я дал ему такой простой, но невероятно полезный совет.

Я не собираюсь требовать от вас, чтобы вы постоянно работали с бумажным ежедневником или электронным календарем. Все зависит от ваших личных предпочтений. Однако пара советов, по-моему, пригодятся любому, кто обладает здравым смыслом. А потом вы можете использовать их в соответствии с собственными предпочтениями.

Не позволяйте другим людям заполнять весь ваш день с помощью Outlook. Старайтесь сохранять контроль и самостоятельность при составлении распорядка дня.

Не заполняйте календарь делами. Вносите дела в календарь только на сегодня, а на будущее только в случае крайней необходимости. Но даже в этом случае в календаре могут значиться лишь сроки и даты совещаний. Календарь должен быть гибким и подвижным, потому что в жизни возможны любые сюрпризы, и вам нужно отчетливое видение.

Если вы пользуетесь бумажным ежедневником, он по возможности должен быть синхронизирован с тем, что происходит в вашем электронном календаре.

Поскольку прочность системы определяется прочностью самого слабого звена, подумайте, что произойдет, если вы потеряете свой бумажный ежедневник. Регулярно задавайте себе этот вопрос. Пользуйтесь камерой телефона или копировальным устройством. Лучше потратить пять минут на копирование, чем потом рвать на себе волосы.

КОНТРОЛЬНЫЕ СПИСКИ

Контрольные списки очень часто недооценивают. Я расскажу, как ими пользоваться, в главе, посвященной обзору и анализу.

А пока что скажем, что контрольные спискипозволяют освободить голову, не задумываться об одном и том же в сходных ситуациях. Вы можете использовать имеющийся опыт, а не судорожно вспомнить все заново. Стандартные контрольные избавляют от нужды возвращаться в режим «начальник» перед началом действия. С их помощью вы можете оставаться в автоматическом режиме «работник» и спокойно действовать. Таким образом, удается не загружать лишний раз периоды проактивного внимания и сокращать вероятность ошибок. Однажды составленный контрольный список гарантирует, что вы не забудете о чем-то важном. Вот несколько примеров ситуаций, где готовые списки особенно полезны.

Регулярные совещания группы или команды – списки обычно обсуждаемых вопросов повестки избавляют от необходимости заново продумывать повестку.

Регулярные события – например, посещение одних и тех же мероприятий или еженедельная закупка продуктов.

Сборы в поездку или в отпуск – контрольный список необходимых вещей и документов гарантирует, что в процессе сборов вы ничего не забудете.

Регулярные покупки – лично у меня есть готовый список заказа продуктов через Интернет и еще один для еженедельного заказа канцтоваров для офиса.

Лист рассылки – кого нужно пригласить на мероприятия или кому отправить рождественские открытки.

Контрольные списки вселяют уверенность и избавляют от трений. Прелесть их в том, что вы можете их обновлять, опираясь на обратную связь и новую информацию. Они хранятся в цифровой вспомогательной библиотеке. Это секретное оружие продуктивности. Если вы ведете собственный бизнес или работаете в команде, то контрольные списки могут послужить основой разработки процессов и систем. Это первый шаг на пути делегирования обязанностей и автоматизации процессов.

БОЛЬШАЯ КОРЗИНА ДЛЯ МУСОРА

Ниндзя понимает, что одно из самых важных средств повышения продуктивности – это обычная мусорная корзина. Когда вам некуда выкинуть ненужные документы, быть безжалостным очень трудно. Советую не жалеть времени на установки корзины и папки удаленных документов на своем компьютере. Уверенность в том, что удаленные файлы какое-то короткое время все еще будут доступны, позволит вам смелее удалять ненужные документы и стирать страховые копии. Если вы храните файлы в облачном сервисе, например, в Dropbox, то и там удаленные документы хранятся примерно неделю. Вы можете удалить файл, но у вас все еще остается время на его восстановление.

Принятие решений в стиле ниндзя

Цель этапа организации – ясность в отношении всей зафиксированной и полученной информации и избавление от ощущения информационной перегрузки. Вы принимаете решения, и когда новая информация поступает в почтовый ящик, в мозг или куда-либо еще, вам становится совершенно ясно, каким образом она вписывается в ваши проекты и действия. Дзен-спокойствие позволяет вам направить проактивное внимание на действия, избавляет от прокрастинации, неуверенности и постоянных напоминаний о решениях, принятых подсознательно, но так и не подтвержденных сознанием. Однако такой уровень спокойной продуктивности не появляется спонтанно. Для принятия решений необходима готовность настоящего ниндзя. Только систематическая, упорная и безжалостная подготовка поможет вам сохранить умиротворенность и выделить время и место для размышлений.

ПОМНИТЕ: МЫШЛЕНИЕ – ЭТО САМАЯ СЛОЖНАЯ В МИРЕ РАБОТА…

Диаграмма cord: шаг за шагом

А теперь давайте с помощью диаграммы CORD, которую я показал вам выше, перейдем к этапу обзора и анализа. Эта диаграмма служит постоянным напоминанием о том, как следует использовать четыре полезные привычки. Организация действий и других напоминаний, расположенных в центре диаграммы, жизненно важна для достижения успеха. С помощью этой диаграммы любая новая информация, поступающая в систему, может быть перенесена из головы во второй мозг, а затем именно туда, где ей и место. Какая угодно информация! На практике эту диаграмму мы с вами проверим в следующем разделе, а пока что давайте пройдем по процессу принятия решений.

В верхней части схемы отражен этап сбора и фиксации информации, о котором мы с вами уже говорили. Сейчас мы находимся на этапе организации. О каждой новой информации, поступающей в нашу систему, мы должны задать себе ряд вопросов. В начале вам удобнее будет держать эту диаграмму где-нибудь на рабочем столе и обращаться к ней в процессе организации. Если вы предпочитаете формат PDF, то диаграмму можно загрузить с сайта http://www.thinkproductive.co.uk/productivity-ninja-resources/.

Постоянная практика сделает этот процесс привычным, и, в конце концов, диаграмма вам больше не потребуется. Вы можете приучить себя к решительности, даже если считаете, что природа не наделила вас этим качеством, – и я тому убедительное доказательство!

Стоит ли действовать? Нет

Если ответ на этот вопрос «нет», то у вас возникает три варианта, куда отправить эту информацию:

1. Справочная библиотека

2. Мусорная корзина

3. Парк хороших идей

Справочная библиотека

Большинству бумаг и документов, скапливающихся на вашем столе, прямая дорога в справочную библиотеку. Если по данному документу действия не требуются, но он кажется достаточно значимым, чтобы его выбрасывать, отправляйте его в справочную систему. Если таких материалов много и справиться с ними сразу же невозможно, положите их в лоток «Исходящие». Времени на то, чтобы разобраться с 20 документами, потребуется почти столько же, сколько и на 2–3, поэтому лучше собрать их в течение дня, а затем отправить в справочную систему в период инертного внимания.

Мусорная корзина

Не бойтесь выбрасывать бумаги и документы или, по возможности, отправлять их в макулатуру. Все, что вы храните только для того, чтобы это напоминало вам о действиях, можно выбросить, а действие включить в основной список. Например, если вы храните рекламный буклет в качестве напоминания о контактах с новым поставщиком, подумайте, что вам необходимы лишь номер телефона и адрес интернет-сайта, а все, что можно найти в Интернете, следует смело отправлять в макулатуру. Зачем хранить что-то на будущее, если все это в гораздо более удобном виде хранится в интернет-браузере? Вы поразитесь тому, как много можно выбросить.

Парк хороших идей

Будьте очень избирательны в отношении своих обязательств. Смело говорите «нет» даже полезным и продуктивным действиям, которые можно было бы выполнить. Это очень важная часть процесса повышения эффективности в отношении более актуальных дел, которые уже значатся в вашем сегодняшнем списке. Будьте безжалостны, а Парк хороших идей поможет вам вернуться к ним в будущем. Они будут храниться в надежном месте, и вы их не потеряете. Парк хороших идей может представлять собой обычный список, куда вы вольны включать столько пунктов, сколько вам захочется. В конце концов, вы же не обязаны реализовывать каждый из них.

НАДО ЛИ ДЕЙСТВОВАТЬ? ДА

Отлично, нам нужно что-то сделать. Возникает следующий вопрос: должен ли я действовать сам или предоставить эту возможность другим? Помните: чем больше дел вы делегируете другим, тем больше успеете сделать сами! Главное – найти разумное равновесие.

ДОЛЖЕН ЛИ Я ДЕЙСТВОВАТЬ САМ? НЕТ

СПИСОК «ОЖИДАНИЕ»

Если действия можно поручить кому-то другому, то может потребоваться следить за их исполнением через список «Ожидание». Проверяйте этот список хотя бы раз в неделю, чтобы помнить о том, с кем из коллег следует связаться, узнать о ходе действий или их завершении. Если вы поручили какое-то действие кому-то из коллег и вам нет дела до результата, или если вы на 100 % доверяете своему коллеге, то нет нужды следить за исполнением.

ДОЛЖЕН ЛИ Я ДЕЛАТЬ ЭТО САМ? Д

Похоже, дальше действовать должны вы сами? Верно. Настало время потрудиться. И тут истинный ниндзя может проявить себя в полную силу. Вот три этапа, через которые нужно пройти, желательно в той же последовательности. Это позволит вам успешно выполнить требуемое действие.

1.  КАКИМ ДОЛЖНО БЫТЬ СЛЕДУЮЩЕЕ ПРАКТИЧЕСКОЕ ДЕЙСТВИЕ?

Добавьте действие в основной список, отталкиваясь от категорий, о которых мы уже говорили (Места, Внимание, Люди). Если выполнение действия занимает менее двух минут, просто сделайте это, не тратя времени на включение его в основной список!

2.  СВЯЗАНО ЛИ ДЕЙСТВИЕ С КРУПНЫМ ПРОЕКТОМ?

После включения действия в основной список возникает второй вопрос. Нужно проверить, не связано ли это действие с проектом, которого еще нет в списке проектов. Создание проекта позволит вам следить за всеми последующими действиями, которые будут возникать в ходе осуществления проекта. К этому списку мы будем регулярно возвращаться на этапе обзора и анализа. Не забудьте дать проекту название и определить критерии его завершения.

3.  УСТАНОВЛЕН ЛИ ДЕДЛАЙН, КОТОРЫЙ НУЖНО ЗАФИКСИРОВАТЬ В МОЕМ КАЛЕНДАРЕ?

Это – последний вопрос. Если вы работаете с Outlook или другой программой, то воспользуйтесь функцией «All Day Appointments’ (Встречи на целый день). Тогда подобные сроки будут размещаться в верхней части графика на конкретный день. Кроме того, я использую красный цвет, дабы отделить их от других действий. Чтобы получить извещение о приближающемся сроке, а также в тех случаях, когда срок обозначен не датой, а фразой «на этой неделе», я обычно отмечаю воскресенье наступающей недели. Поскольку по воскресеньям я никогда не пользуюсь календарем Outlook, то этот день идеально подходит для записи всего того, что следует обдумать и спланировать в следующем недельном списке. Хочу сразу предупредить: самостоятельно устанавливать сроки для самих себя бесполезно – в глубине души мы знаем, что за нарушение таких сроков нам ничего не будет.

Где же все это находится? Где я должен работать со своими списками?

В этой главе мы с вами говорили о вашем втором мозге и ряде списков:

Ежедневный список дел

Основной список действий

Список проектов

Список «Ожидание»

Парк хороших идей

Где же должен находиться ваш второй мозг? Где следует вести эти списки? Может быть, на дверце холодильника? В ящике стола? Или в папке? В блокноте? В компьютерной программе? Возможности кажутся бесконечными, но ответ очень прост. Храните их где хотите! Главное, чтобы вам было удобно. Нередко участники семинаров видят, как другие пользуются приложениями для смартфонов, iPad и другими устройствами, и тогда они начинают терзаться чувством вины оттого, что ведут свои списки в обычных блокнотах. Им хочется найти более современный способ. Хотя мне нравится вести списки в электронном виде, очень многое я фиксирую на бумаге. Сейчас мы с вами пробежимся по небольшому списку, и вы сможете выбрать то место, которое наилучшим образом подходит для ваших списков.

БЛОКНОТ ИЛИ ЕЖЕДНЕВНИК

Если вы уже ведете свои списки в большом черном ежедневнике или обычном блокноте, то, возможно, это самый удобный для вас вариант. Однако, когда вы перейдете от составления стандартного списка дел к новой системе, вам потребуется место для основного списка действий, списка проектов, списка «Ожидание» и Парка хороших идей. Действовать можно по-разному, но я рекомендую то, что проверил на собственном опыте в плане продуктивности.

Фиксируйте проекты на внутренней стороне задней обложки ежедневника или блокнота

Ваши проекты остаются более-менее постоянными и не меняются от недели к неделе. Если вы используете блокнот или ежедневник, то большая часть проектов сохранится в течение всего срока жизни этой тетради. Внутренние общие страницы ежедневника можно использовать для основного списка действий и списка «Ожидание». А Парк хороших идей, чтобы вам было проще, разместите в другом месте, например, в справочном файле или на отдельном листе бумаги, который будет храниться в ящике рабочего стола. Если вы пользуетесь ежедневником, то сможете переносить пункты основного списка действий на конкретные даты.

Первые страницы блокнота используйте обычным образом.

Первые страницы блокнота используйте для сбора и фиксации информации. Не записывайте действия прямо в основной список. Возьмите за правило принимать решения, как настоящий ниндзя, то есть говорить не только «да», но и «нет». И тогда вы сможете фиксировать любые креативные идеи, пусть даже весьма странные, а порой и дурацкие. Зато они никогда не попадут случайным образом в основной список действий.

Когда основной список действий, расположенный в конце блокнота, окажется исчерканным, просто вырвите страницу.

Вырывать страницы из конца блокнота можно раз в неделю. Делайте это регулярно. Но главное – сделать это до того, как список станет нечитаемым. Когда большая часть действий выполнена и вычеркнута, список приобретает нечитаемый вид. Это влияет на вашу уверенность и ясность представления, что может стать причиной стресса. Когда у вас нет места, вы начинаете подсознательно сопротивляться включению новых пунктов в основной список действий. Поэтому стоит начать с чистого листа.

ДОКУМЕНТЫ WORD ИЛИ ТЕКСТОВЫЕ ФАЙЛЫ

Microsoft Word распространен почти так же, как бумага с ручкой. Многие люди с удовольствием используют этот текстовый редактор для составления списков, перемещения блоков текста по странице и т.п. Этот редактор позволяет вставлять таблицы, менять шрифты, размер букв и выполнять другие операции. Ваш основной список действий, составленный в Word, будет функциональным, цветным и удобным для пользования. Если хотите сохранить в одном документе все списки, расположите их в следующем порядке:

1. Ежедневный список дел

2. Основной список действий

3. Список «Ожидание»

4. Список проектов

5. Парк хороших идей

Поскольку вам необходим удобный доступ к ежедневному списку дел и основному списку действий, а остальные списки используются значительно реже, такой порядок повысит вашу продуктивность. Внимательно следите за разбиением на страницы. Сделайте линию разбиения видимой, чтобы избежать путаницы. Кроме того, советую использовать 2–3 колонки на странице, и тогда ваш основной список действий не превратится в нечитаемый документ на десять страниц!

MICROSOFT OUTLOOK, LOTUS NOTES И СХОДНЫЕ ПРОГРАММЫ

На протяжении многих лет Outlook остается для меня основным средством работы с электронной почтой, календарем и списком контактов. Я постоянно использовал эту программу для управления заданиями, и когда решил от нее отказаться, то это решение далось мне нелегко: возможности этой программы явно недооценивают! По-видимому, функцией Outlook Task пользуются редко только потому, что ее силу и гибкость трудно понять с первого взгляда. Когда я работаю с кем-либо и прошу показать мне раздел «Задания» в их Outlook, то вижу в нем первые семь заданий, полученные этим человеком при выходе на работу. Люди начинают пользоваться программой с самыми лучшими намерениями – они хотят следить за всеми своими действиями, но установки по умолчанию составляют из этих действий один длинный и нечитаемый список. Люди быстро теряют к нему интерес, потому что все важное в таком аморфном списке просто теряется. Они забывают о функции «Категории», а она позволяет делить списки на части:

Офис – проактивное внимание

Дом

Лайза – ожидание

Категории можно использовать и иным образом, создавая вложенные списки разного вида. Например, для обозначеня «Мест» можно использовать символ #, а для списков «Люди» – символ @. Это поможет вам сгруппировать сходные списки, что облегчит процесс управления ими. И это отличный способ создания вложенных списков – только следите за тем, чтобы доступ к самым важным из них был удобным.

Смело экспериментируйте. Не бойтесь проявить оригинальность. Списки должны удовлетворять вашим требованиям – они же, в конце концов, ваш второй мозг.

EXCEL

Если вы хорошо знакомы с этой программой, то понимаете, что это отличный способ хранения списков. Я видел очень удачные варианты списков в Excel, где для разных списков и мест были составлены разные таблицы. Не менее удачными были и списки, где вся информация располагалась на одной странице, а далее использовались фильтры, которые позволяли выбирать список проектов, основной список действий или ежедневный список дел.

КАРТОТЕКА: «КАРМАННЫЙ КОМПЬЮТЕР ХИПСТЕРА»

Американский специалист по эффективности Мерлин Манн придумал термин «карманный компьютер Хипстера», которым он назвал набор простых карточек, которыми ораторы пользуются во время публичных выступлений. Списки, составленные подобным образом, компактны, легкодоступны и удобны в обращении. Используйте для каждого списка свои карточки. К сожалению, сортировать информацию на карточках, как и при работе с блокнотами и бумажными документами, сложнее, чем в Outlook, но зато все необходимое всегда у вас под рукой. А когда какая-нибудь карточка окончательно истреплется, вы всегда можете ее просто заменить.

ИНТЕРНЕТ-ПРИЛОЖЕНИЯ

Пожалуй, самое удобное и функциональное место для хранения списков – это специальная программа из Интернета. У подобного программного обеспечения есть ряд преимуществ. Во-первых, эти программы специально разработаны для управления списками. В хороших программах предусмотрено множество функций, которые облегчают работу с вложенными списками «Место», «Внимание» и «Люди». Кроме категорий основного списка действий, вы можете группировать те же действия по проектам, что позволяет хранить в одном и том же месте список проектов и основной список действий – достаточно лишь сменить фильтры, и вы увидите именно то, что вам нужно в данный момент.

Например, когда я нахожусь рядом с Джимом, то могу вытащить лишь те действия, которые с ним связаны и помечены соответствующим тэгом. Когда я дома и пребываю в хорошем настроении, то вытаскиваю задания из списка «Дом», а также те, что помечены тэгом «проактивное внимание». Если я занимаюсь обзором и анализом и хочу просмотреть все свои проекты, это не составляет никакого труда.

Программные приложения и их аналоги для смартфонов и планшетов обеспечивают легкий текстовый поиск и расстановку тэгов. Таким образом, вы можете очень быстро и легко получить необходимую информацию. Возможности приведения данных к наиболее удобному формату практически бесконечны. У интернет-приложений масса достоинств, но есть и серьезный недостаток: люди отвлекаются на поиск чуть более простых способов управления списками, забывают о функциональности, а это снижает продуктивность серьезной работы. Помните о тонкой грани!

ПРИЛОЖЕНИЯ ДЛЯ СМАРТФОНОВ И ПЛАНШЕТОВ

Сегодня многие люди используют интернет-приложения, причем не только на компьютерах, но и на смартфонах и планшетах. Выбирая самое подходящее приложение, интересуйтесь и тем, существуют ли возможности установить аналогичное на мобильное устройство. Выбирайте наиболее функциональное и полезное для компьютера и мобильных устройств. Я расскажу, на что нужно обращать внимание, принимая решение о покупке. Главный мой совет – изучите побольше видеоматериалов в YouTube, отзывов потребителей, скриншотов и презентаций. Эти материалы дадут вам полное представление о стиле, полезности и функциональность каждого приложения.

НА ЧТО ОБРАТИТЬ ВНИМАНИЕ ПРИ ВЫБОРЕ ПРИЛОЖЕНИЙ?