Работай легко. Индивидуальный подход к повышению продуктивности Тейт Карсон
• критический анализ
• острые, но основанные на фактах споры
• мудрое и эффективное распределение времени
Известные приоритетчики:
философы Аристотель и Кант, ученый Исаак Ньютон, предприниматели Шерил Сэндберг и Марисса Майер
Классические цитаты
«Постоянная занятость – это такая форма лени: что бы ни делать, лишь бы не думать. Продуктивные люди идут другим путем: они действуют избирательно – и работают меньше. Нехватка времени на самом деле – признак отсутствия приоритетов».
Тим Феррис, автор книги «Как работать по 4 часа в неделю…»[6]
Коммуникативный стиль
Если вы прислушаетесь к речи приоритетчиков внимательнее, то наверняка заметите в ней определенные особенности. Так, люди этого типа, желая проиллюстрировать свою мысль, часто ссылаются на факты, активно используют технический жаргон, аббревиатуры и специальные термины и говорят тоном, выражающим уверенность в неоспоримости сказанного. Они высказываются четко и логично и вопросы ставят конкретно и прямо – и о качестве продукта, и о его цене. Например, приоритетчик может сказать: «Давайте перейдем к сути. Насколько хорош ваш продукт в деле?». Или заявить: «Меня интересуют только факты, относящиеся к вопросу напрямую».
Приоритетчик любит получать информацию в сжатой форме: чтобы все было точно, ясно и технически выверено. Вот как, например, Стив Янкович, вице-президент eBay по вопросам инноваций и инвестиций, описывает свои коммуникационные предпочтения: «Мне нужно, чтобы информация поступала ко мне постоянно, в режиме реального времени. И желательно, чтобы люди говорили кратко. Маленький экран и неудобная клавиатура заставляют человека излагать свои мысли четче. Вы же не будете писать четыре абзаца на телефоне. Время дорого».
Приоритетчики не любят отвлеченных допущений и пустых предположений, они следуют девизу: «Факты и только факты». Принимая решения, люди этого типа обычно задают вопросы, начинающиеся со слова «что»: «Что дает потребителю этот товар или эта услуга?»; «Что может помешать ему пользоваться продуктом?»; «Что он получит в результате?». Приоритетчик требует подавать ему только проверенные факты и принимает их без эмоций.
Использование пространства
Обстановка в офисе приоритетчика и его личное рабочее место, как правило, выглядят очень по-деловому. Посетитель сразу видит и чувствует, что здесь трудится профессионал: четкие линии, все функционально, никаких лишних украшений и произведений искусства. На столе – чистота и порядок, все, что находится на нем, имеет непосредственное отношение к работе.
Стиль принятия решений
Прежде чем принять решение, приоритетчик собирает все факты, анализирует проблемы и вырабатывает теории. Люди этого типа спорят рационально и проблемы решают логически. Очень редко допускают ошибки в работе с цифрами, данными и статистическими сводками.
Предпочитаемый инструментарий для повышения продуктивности
Приоритетчиков привлекают орудия труда наподобие iPad (который они часто настраивают под себя, так, чтобы максимально рационализировать рабочий процесс) и программы типа Evernote, Noteshelf, To Do, LogMeIn Ignition (позволяющие подключаться к компьютеру и выполнять работу дистанционно), а также ScanBizCards (чтобы просматривать визитные карточки на ходу). К их любимым инструментам относятся и такие низкотехнологичные изобретения, как блокноты с отрывными листами и машинки для печати этикеток и наклеек.
Мыслительный процесс у плановика, как правило, отличается организованностью, последовательностью, систематичностью и детальностью. Плановик заранее оценивает и выделяет время, необходимое для выполнения задач, и выстраивает их в строгую последовательность. Из-под его «пера» выходят точные и подробные планы проектов. Он (или она) не станет тратить время на непродуктивные и маловажные задачи. Планы проектов, которые он разрабатывает, отличаются сжатостью и одновременно детальностью. Такие планы четко выстроены во времени. Готовя проекты, плановик обычно проявляет аккуратность в изучении и соблюдении всех законов, инструкций, норм и правил, а также требований к качеству и безопасности работ. Люди этого типа придерживаются подробного перечня задач и часто выполняют работу раньше срока.
Сильные стороны:
• активность, последовательность и практичность
• способность находить пропуски и изъяны в планах и процедурах
• умение организовывать и поддерживать большие массивы данных
• талант составлять подробные планы и алгоритмы действий
Главные раздражители:
• отсутствие четкой программы, неорганизованность и перескакивание с вопроса на вопрос
• работа в последний момент или с нарушением сроков
• отсутствие результата, недоделанная работа и нерешительность
• нечеткие инструкции, двусмысленные выражения, опечатки и ошибки
Непреходящая страсть:
• хорошо проработанный график и план действий
• тщательное и своевременное выполнение плана
• встречи, организованные заранее и начавшиеся вовремя
• разговоры по существу
Известные плановики:
философ Платон, директор ФБР Джон Гувер, британский политик Маргарет Тэтчер.
Классические цитаты
«В ситуациях, когда нужно многое успеть, я становлюсь очень организованным. Непрерывно проверяю и перепроверяю все до последней мелочи, слежу, чтобы все шло так, как надо. Мне нравится держать все под контролем. Это, видимо, у меня болезнь такая. Даже во время отпуска я составляю меню блюд, которые собираюсь приготовить к ужину».
Знаменитый шеф-повар Энтони Бурден[7]
Коммуникативный стиль
Речевая модель плановика характеризуется меткостью выражений и детальностью описаний. Люди такого типа говорят полными предложениями или смысловыми блоками и часто выказывают скептицизм или беспокойство по поводу качества. Они задают конкретные вопросы, требующие таких же конкретных ответов. От них можно часто услышать фразы в духе: «Я – сторонник проверенных продуктов, прошедших испытание временем». Или: «Я – человек привычки, мне нелегко менять свои навыки и методы работы». Плановик любит, чтобы информацию ему предоставляли в сжатой форме и чтобы она при этом была изложена последовательно, обстоятельно, шаг за шагом, ну и, конечно, вовремя доставлена, в письменном виде, с подробными ссылками и сносками. Еще людям этого типа нравится иметь детальный план действий (включающий еще и план действий в непредвиденных ситуациях), и они стремятся следовать ему неукоснительно, не отходя от намеченного ни на йоту. Они, как правило, задают вопросы, начинающиеся со слова «как»: «Как часто возникают подобные проблемы?»; «Как именно вы хотите осуществить данный проект?». К получаемой по каналам обратной связи информации плановик относится внимательно. Ему нужны ясность и точность.
Использование пространства
Офисная обстановка и рабочее место плановика зачастую выглядят традиционно. В них нет места ненужным и непрактичным предметам. И планировка, и убранство помещения очень продуманны. На столе царит порядок, во всем чувствуется организация, нет ничего лишнего, личных вещей мало. Профессиональные удостоверения, грамоты, фирменная печатная продукция – на видном месте.
Стиль принятия решений
К принятию решений плановик подходит практично. Он (или она) легко находит несоответствия и изъяны даже в тех абзацах документов и договоров, которые печатаются самым мелким шрифтом. Единожды приняв решение, плановик будет крепко стоять на нем, осуществляя стабильное руководство и озвучивая планы и идеи в строгой последовательности. Можете смело положиться на плановика во всем, что касается отслеживания поступающей информации, поддержания порядка в финансовых документах и разработки детальных планов и алгоритмов выполнения задач.
Предпочитаемый инструментарий для повышения продуктивности
В число предпочитаемых плановиками инструментов повышения продуктивности входят компьютерные приложения для составления перечней задач и управления проектами, такие как Tom’s Planner и Omnifocus (позволяют планировать проекты и следить за их выполнением с разбивкой по пунктам, местам, людям и датам), программы-органайзеры (дают возможность создавать интерактивные повестки дня и распространять их среди пользователей iPad), а также Ziplist (помогает составлять личные и семейные перечни покупок, организуя их как по категориям, так и по магазинам). Плановики любят также такие низкотехнологичные инструменты, как машинки для печати этикеток и наклеек, папки-регистраторы, картотечные шкафы, лотки-органайзеры, держатели ручек и прочие канцтовары. Очень забавно наблюдать за плановиком, которому подвернулся случай свободно побродить по большому магазину канцтоваров и офисной техники, например по Staples или Office Depot. Одно удовольствие смотреть, как он затаривается любимыми игрушками для повышения продуктивности!
Организаторы предпочитают более экспрессивный и эмоциональный язык и стиль мышления, способствующие созданию благоприятной рабочей атмосферы. Люди этого типа всегда готовы помочь и поддержать свою команду ради максимизации результатов. Решения они принимают интуитивно, в реальном времени, по мере развития событий, выделяя на выполнение задач нужное время. У организаторов талант к налаживанию партнерских отношений для реализации проектов. Они действительно умеют эффективно коммуницировать со своими сотрудниками. Им нравится составлять наглядные перечни с использованием различных цветов. Организаторы интуитивно понимают, какие именно задачи должны быть выполнены в каждый конкретный момент.
Сильные стороны:
• способность предвидеть реакцию окружающих и понимать вызвавшие ее эмоции
• интуиция
• умение убеждать
• талант учить других
Главные раздражители:
• отсутствие визуального контакта и других типов межличностного общения
• подходы, лишенные индивидуальности, или примеры, целиком основывающиеся на цифрах и фактах
• настойчивый или не терпящий возражений тон
Непреходящая страсть:
• живой диалог и интерактивный подход
• возможность анализировать чувства и эмоции
• признание и оценка
• возможность обсуждать вопросы и проблемы
Известные организаторы:
композитор Шопен, идеолог использования ненасильственных методов борьбы Махатма Ганди, благотворительница мать Тереза, медиамагнат Опра Уинфри, музыкант и активный общественный деятель Боно.
Классические цитаты:
«Прислушивайтесь к своему чутью, и не важно, насколько привлекательным выглядит предложение на бумаге. Инстинкты играют особую роль в любом бизнесе. Они – ваши путеводные звезды в процессе принятия решений, они – опорные точки ваших мыслей. Следовать своим инстинктам так же просто, как и прислушиваться к ним, заставляя себя взглянуть на вещи по-иному и привыкая семь раз отмерить, прежде чем отрезать».
Предприниматель в сфере недвижимости и автор книг Дональд Трамп
Коммуникативный стиль
Типичный организатор – человек общительный. Он любит рассказывать различные истории, стараясь таким образом проиллюстрировать свои мысли. С ним можно душевно поговорить на личные темы. Организатор часто выражает беспокойство о людях и задается вопросом, какую пользу принесет им выполнение конкретной задачи или проекта.
Организатор предпочитает получать информацию в процессе открытой, неформальной дискуссии. Ему важен визуальный контакт с собеседником, которого он, как правило, активно слушает. Людей этого типа трудно заподозрить в скрытых намерениях. У них выразительный язык тела и тон голоса, что помогает им легко налаживать контакт с окружающими. Организаторы обычно задают вопросы, начинающиеся со слова «кто»: «Кто основные заинтересованные лица в этом проекте?»; «Кто извлечет наибольшую выгоду из данного процесса?»; «Кто еще участвует в акции?». На информацию, поступающую по каналам обратной связи, организатор реагирует эмоционально. Ему необходимо испытывать воодушевление.
Использование пространства
Офисное помещение организатора и его персональное рабочее место обычно выглядят привлекательно. Они часто украшены картинами, фотографиями, сувенирами и безделушками, другими милыми сердцу хозяина вещицами.
Стиль принятия решений
Организаторы, как правило, подходят к принятию решений, интуитивно чувствуя, какой будет реакция окружающих. Они осознают, насколько сложны межличностные взаимоотношения, и способны уловить невербальные признаки стресса. Люди такого типа умело пользуются своим талантом к пониманию эмоциональных измерений ситуации, чтобы убеждать и учить других.
Предпочитаемый инструментарий для повышения продуктивности
К числу привлекательных для организатора инструментов повышения продуктивности относятся компьютерные программы для преобразования устной речи в печатный текст, такие как Dragon Naturally Speaking, Dragon Dictation и веб-приложение Copytalk. Излюбленный инструментарий также включает различные приложения для обеспечения групповых работ, например Go To Meeting, WebEx, SharePlus Office Mobile Client (программа, позволяющая организатору оставаться на связи со своей командой и продолжать сотрудничать с ней из любой точки, а также автоматически синхронизирующая его SharePoint-файлы). Стоит упомянуть и программу Join.me (мобильный просмотровщик, дающий пользователю возможность легко и быстро «попадать» на различные встречи и заседания). Организаторы любят офисные принадлежности и технику, доставляющие зрительное и тактильное удовольствие, например записные книжки с нелинованными страницами и ручки с чернилами разных цветов.
Визуализатору свойственно глобальное, интуитивное, интеграционное мышление. Он силен в синтезе. Умеет схватывать общую картину и работать очень быстро. Визуализатор искусно совмещает несколько дел и управляется с множеством проектов. У него талант к соединению несовместимых концепций, в результате чего появляются новые, инновационные и креативные идеи. Люди такого типа рассматривают проекты стратегически и способны одинаково эффективно как сами выполнять нескольких задач одновременно, так и руководить их реализацией. Наглядные перечни с использованием различных цветов помогают визуализатору держать в поле зрения множество проектов.
Сильные стороны:
• чуткость и непредвзятость
• способность видеть общую картину, выявлять новые возможности и интегрировать разнородные идеи и концепции
• склонность к инновациям, готовность бросить вызов статус-кво
• креативность в решении проблем
Главные раздражители:
• рутина и медленный темп
• застывшие, жестко структурированные планы и проекты, не допускающие гибкого подхода
• чрезмерная обстоятельность и перегруженность цифрами
• выражения «так делать нельзя» или «мы всегда так делаем»
Непреходящая страсть:
• тратить минимум времени на детали
• широкие концептуальные рамки
• сочетание различных подходов
Известные визуализаторы:
ученый Альберт Эйнштейн, художники Пабло Пикассо и Леонардо да Винчи, предприниматели Стив Джобс, Ричард Бренсон и Ларри Пейдж.
Классические цитаты
«Некоторые смотрят на то, что есть, и спрашивают: “Почему?”. Я же придумываю то, чего никогда не было, и говорю: “Почему бы и нет?”»
Драматург Джордж Бернард Шоу
Коммуникативный стиль
В речи визуализатора часто звучат «визуальные» слова: «посмотри», «взгляни», «представь себе», «вообрази», «общая картина». Он любит говорить абстрактно и использовать метафоры. Люди этого типа часто задают фундаментальные, обобщающие вопросы о концепции и инновационных аспектах конкретной задачи или проекта.
Визуализатор предпочитает, чтобы ему преподносили информацию с помощью метафор или наглядных пособий, которые представляют конкретные детали в концептуальных рамках общей картины, желательно в сопоставлении с долгосрочной стратегией компании. Он дорожит возможностью проявлять гибкость и отклоняться от запланированной программы в поисках новых, интересных, оригинальных подходов. Типичные вопросы визуализатора начинаются со слова «почему»: «Почему этот алгоритм считается лучшим?»; «Почему мы делаем работу именно так?». На информацию, поступающую по каналам обратной связи, он реагирует спонтанно и интересуется общей идеей.
Использование пространства
Офис и персональное рабочее место визуализатора, как правило, имеют неформальный, неофициальный и нетрадиционный вид. Главное для него – пространство и свет, а также цветовая схема, которая обычно бывает яркой, разнообразной, доставляющей эстетическое удовольствие. Визуализатор предпочитает оригинальные произведения искусства и забавные игрушки и предметы. Его стол обычно завален стопками бумаг, личными сувенирами и предметами коллекционирования.
Стиль принятия решений
Визуализаторы принимают решения интуитивно, в процессе поиска творческого подхода к устранению проблемы. Они легко улавливают и умело прочитывают знаки надвигающихся перемен, в результате чего нередко первыми бросают вызов сложившейся системе. Люди такого типа способны высматривать и находить новые возможности, пользоваться неопределенностью и интегрировать идеи и концепции, которые другие могут считать несоразмерными или несовместимыми.
Предпочитаемый инструментарий для повышения продуктивности
Визуализаторам нравятся такие инструменты повышения продуктивности, как интерактивные доски и приложения типа Sketchbook Pro (программа, позволяющая улавливать возникающие идеи в процессе работы с полным набором инструментов для черчения и рисования), iThoughts HD (программа для составления интеллект-карт), Concur (приложение, используемое для фотографирования и сохранения документов и составления отчетов о расходах) и Noteshelf (инструмент, представляющий собой электронную записную книжку). Люди этого типа любят также визуально яркие низкотехнологичные инструменты: блок-кубики с многоцветными самоклеющимися листочками, цветные папки, записные книжки с нелинованными страницами, ручки с чернилами разных цветов, большие белые доски, корзины, скоросшиватели, клипсы и зажимы для скрепления бумаг – чтобы все было на виду и в порядке. Вряд ли что-нибудь может доставить классическому визуализатору большее удовольствие, чем день, проведенный в магазине товаров для художников, да еще с неограниченной суммой в кармане, которую можно потратить!
Какой стиль вам ближе?
Когда вы читали описание вашего основного стиля продуктивности (согласно итогу подсчета очков), оно вызвало у вас резонанс? Что-нибудь в нем удивило вас? Вы замечали прежде проявления этого стиля в своей работе или личной жизни?
Большинство людей, прошедших тестирование, обычно говорят о сильном чувстве общности с описываемым типом личности, которое у них возникло во время чтения. Однако у ряда людей есть и другой продуктивный стиль, поскольку они набрали по нему почти столько же очков, как и по первому. В этом факте нет ничего удивительного, просто он свидетельствует о наличии второго, вспомогательного стиля продуктивности. К нему вы часто прибегаете в стрессовой ситуации.
Следующие главы книги расширят ваши знания. В каждой главе мы рассмотрим конкретный аспект продуктивности или конкретную проблему постоянной занятости сквозь призму четырех стилей продуктивности. Читая текст, обращайте особое внимание на стратегии, тактики и инструменты, рекомендуемые для вашего основного продуктивного стиля. Вместе с тем не упускайте из вида стратегии, тактики и инструменты, подходящие для вашего вспомогательного продуктивного стиля, отмечайте про себя, какие коррективы или видоизменения вам, возможно, стоит внести в свои методы работы на случай форс-мажорных обстоятельств.
В то же время я призываю вас положиться на собственный разум и опыт и просеять через них все предлагаемые стратегии. Проанализируйте стратегии, тактики и инструменты, рекомендуемые для других стилей продуктивности, отличных от вашего. Не исключено, что что-нибудь из них бросится вам в глаза и в дальнейшем докажет свою несомненную ценность. В конце концов, у каждого из нас есть целый мозг, а не один какой-то его квадрант! Даже у людей с сильно выраженным предпочтением к стилю плановика есть немного от визуализатора, и даже организатор может найти что-нибудь ценное для себя в методах, предпочитаемых приоритетчиком.
Не наклеивайте на себя ярлыки. Я видела стольких мужчин и женщин, сбитых с толку и впавших в отчаяние из-за систем повышения продуктивности, разработанных для людей совсем другого типа и навязанных им без достаточных на то оснований! Последнее, что мне хотелось бы сделать, – это создать еще один набор жестких правил, которые бы стали для вас «смирительной рубашкой»! Поступите иначе: рассмотрите весь спектр идей, представленных в следующих главах, и свободно берите в свою «корзину» те, что понравятся. Ваша задача – подобрать себе индивидуальный комплект инструментов для повышения своей продуктивности, созвучный именно вашему стилю мышления и реально способный заново разжечь в вас пламя цели и смысла жизни и помочь в преодолении вечной занятости.
Моя история
Клиенты и участники семинаров часто спрашивают, какой у меня стиль продуктивности. Прежде чем ответить, я прошу их попробовать угадать, используя «подсказки» и «ключи», которые я уже «роняла», описывая свои мысли и поведение. Многим действительно это удается. Возможно, для вас также не станет сюрпризом, что я – плановик с чертами организатора.
Как плановик, я – заядлый составитель перечней. Настолько заядлый, что иногда (ладно, так и быть, признаюсь: довольно часто) вписываю в свой перечень дел задачи, которые уже выполнила, лишь затем, чтобы вычеркнуть их. Мне никогда не попадалась канцелярская принадлежность или инструмент для улучшения организации труда, который бы мне не понравился. Посещения магазинов канцтоваров типа Container Store и Office Depot приносят мне огромное удовольствие, хотя обходятся весьма недешево в плане временных и денежных затрат. Предметы в моем ящике с декоративной косметикой разложены по типу, цвету и частоте использования, как, впрочем, и все остальные вещи во всех остальных ящиках моего дома и офиса. Когда на календаре маячит семейная поездка или поход в гости, часто именно я заниматься планированием предстоящего мероприятия. Недавно мама сказала мне, что, даже будучи маленькой девочкой, в возрасте двух или трех лет, я раскладывала свои игрушки в определенном порядке и распределяла одежду кукол по «ассортименту»: блузки – в одну кучку, платья – в другую, обувь – в третью. Кто мог подумать, что я найду свою карьерную дорожку в таком юном возрасте?
Мой график – это перенесенная на бумагу запись активности моего мозга. Он нужен мне для того, чтобы я не отходила далеко от поставленных целей, выполняла данные обещания и соблюдала сроки. Когда редактор моей книги Ники напомнила мне о крайнем сроке сдачи черновика, она сказала: «Я отмечаю эту дату у себя в календаре и рассчитываю, что к указанному времени работа будет готова». Первое, что пришло мне на ум (и на язык), было восклицание: «Это же крайний срок! Как можно не быть к нему готовой?!». (С тех пор я узнала, что не все писатели подходят к срокам сдачи своих книг столь же ответственно. Дуглас Адамс, автор знаменитого романа «Автостопом по Галактике», должно быть, говорил от имени большинства литераторов, когда пошутил: «Я люблю крайние сроки. Особенно люблю звук свиста, с которым они пролетают».) Но для меня крайний срок – категория абсолютная, безусловная, и я сделаю все что угодно, лишь бы успеть к нему.
Организатор же во мне просто не способен не начинать электронные письма как минимум со слов «Здравствуйте» или «Добрый день», хотя я прекрасно понимаю, что подобные любезности раздражают визуализаторов и особенно приоритетчиков – им было бы приятнее, если бы я сразу перешла к делу. В процессе написания этой книги я не раз надиктовывала свои идеи и даже целые главы, потому что мне иногда проще думать в ходе самого процесса говорения. Такое поведение весьма типично для организаторов, и мне часто приходится предупреждать об этом своих коллег, чтобы они не бросались в разные стороны реализовывать проекты и инициативы, которые я всего лишь обдумывала вслух. На моем рабочем столе в офисе всегда найдется место еще для нескольких фотографий семьи и друзей. Все мои любимые книги упорядочены по тематике (естественно), а моя коллекция из трех типов ручек, которыми люблю пользоваться, красуется в жгуче-алом стеклянном контейнере, купленном на художественной выставке.
Мое основное предпочтение как плановика предопределяет то, как я структурирую и организую свою работу и личную жизнь. Если я чувствую себя перегруженной, издерганной и измотанной, то это обычно означает, что я не выделила достаточно времени на обдумывание проектов и обещаний и не внесла в график и перечень дел соответствующих изменений. Но как только я исправляю это упущение, у меня на душе становится спокойно и я снова в состоянии эффективно трудиться.
Вторичное же мое предпочтение – как организатора – помогает мне интуитивно определять, какую работу следует выполнить в первую очередь и как лучше строить отношения с клиентами, коллегами и партнерами. Оно также делает меня очень чувствительной к обстановке на рабочем месте и к инструментам, которыми я пользуюсь. Мне необходимо естественное освещение, а также все мои записные книжки, ручки и большой стол, чтобы можно было свободно расположиться. Поэтому, когда я собираюсь в командировку, то кладу в багаж все, что мне может понадобиться для создания подходящей «производственной» среды, независимо от того, где именно придется проводить время и работать – хоть на полу в аэропорту. Конечно, иногда я ловлю на себе удивленные взгляды окружающих – не без этого.
Возможно, предпочитаемые мной методы работы и то, как я их описала, покажутся вам слишком строгими, скучными и чересчур жестко структурированными, чтобы перенять их. И это замечательно, что вы так подумали! Продолжайте относиться к написанному мной именно так. Мой стиль работы может не совпадать с вашим. И не должен совпадать. Каждый из нас – уникальная личность, не похожая ни на кого другого, и каждому необходимо строить свою работу и жизнь сообразно собственному представлению об этом. Когда мои клиенты пытаются применять ту же систему записных книжек, что и я, или же составлять свой график так же, как я, их работа становится неэффективной (за исключением тех, у кого предпочтение к стилю плановика – ведущее). В подобных случаях мне приходится прикусить язык, чтобы не сказать: «Я же предупреждала, что у вас ничего не получится! Моя система не подходит вашему стилю продуктивности».
А потому примите свой стиль продуктивности таким, какой он есть! Помните: универсальных рецептов не существует. Начав организовывать жизнь и работу в соответствии со своими естественными предпочтениями и свойственным лично вам стилем, вы, наконец, сможете расслабиться и испытаете удовлетворение от того, что штурвал управления вашей жизнью действительно находится в ваших руках. Вы перестанете тяготиться внутренним напряжением, возникающим из-за того, что порой приходится себя ломать и бороться с предпочитаемым вами стилем мышления. Вы почувствуете себя в «своей тарелке», а это ощущение – верный признак того, что вы нащупали подходящий именно для вас стиль. И не важно, понимает ли и разделяет ли его кто-нибудь из ваших знакомых или нет.
В следующих главах я расскажу, как использовать свойственный вам стиль продуктивности, чтобы проложить свой уникальный путь к успеху: как действовать проще, но эффективнее.
4. Управляйте своим вниманием
Стук в дверь, звон телефона, колокольчик входящей почты. «Найдется минутка?» «Это срочно!» Звучит знакомо, не правда ли?! Весь рабочий день напролет нас беспрестанно прерывают и отвлекают. Технические устройства, коллеги, встречи, непредвиденные ситуации и даже скука и тоска – все они постоянно требуют «своей доли» нашего внимания.
В 2005 году фирма Basex, специализирующаяся на изучении продуктивности, провела интересное исследование. Согласно ему, время, уходящее у человека на все эти вынужденные перерывы и «посторонние» дела и последующее восстановление хода своих мыслей и возвращение к работе, составляет примерно 28 процентов рабочего дня среднестатистического высококвалифицированного специалиста. Для американских компаний все это оборачивается потерей 28 миллиардов человеко-часов в год{9}.
Глория Марк, профессор Университета Калифорнии в Ирвине, изучает электронные раздражители, отвлекающие внимание. Она обнаружила, что сегодня у служащего, как правило, есть всего три минуты на то, чтобы целиком сосредоточиться на работе, прежде чем что-нибудь или кто-нибудь – электронный или человеческий фактор – отвлечет его или он сам отвлечется. (Три минуты! За это время я даже зубы не успеваю почистить.) Профессор Марк также подсчитала, что затем человеку понадобится примерно 23 минуты на то, чтобы вернуться к выполнению задачи, которой он занимался до перерыва{10}. Схожие данные были получены и в результате другого эксперимента, проведенного компанией harmon.ie – поставщиком программного обеспечения для организации коллективного взаимодействия. Как оказалось, почти половина опрошенных рабочих и служащих американских корпораций ответили, что обычно им удается поработать всего пятнадцать минут или даже меньше до того, как их прервут или оторвут от дела{11}.
Итак, совершенно очевидно, что внешние раздражители съедают значительное количество времени. При этом они «влетают» компаниям в копеечку. Исследование, проведенное Basex, доказало, что издержки американского бизнеса, причиной которых стало отвлечение внимания работников, составляют 588 миллиардов долларов. По данным harmon.ie, типичная компания с численностью персонала более одной тысячи человек может терять свыше 10 миллионов долларов в год из-за электронных факторов отвлечения внимания ее сотрудников.
Резкие прерывания деятельности могут существенно подорвать нашу продуктивность, способность фокусироваться и вовлекаться в работу. Тем не менее мы вынуждены мириться с таким положение вещей и даже привыкли считать его вполне приемлемым. Для многих из нас стало нормой выполнять свои непосредственные обязанности в нерабочее время – рано утром или поздно вечером, поскольку днем что-то или кто-то нас постоянно отрывает от дел. Нередко сами организации целенаправленно формируют у себя такую корпоративную культуру. Они поощряют менеджеров, которые заявляют: «Моя дверь всегда открыта», ожидают от сотрудников, что те будут отвечать на электронные письма или тестовые сообщения в течение нескольких минут или даже секунд, и превозносят до небес служащих, каким-то образом умудряющихся выполнять два или три дела одновременно, как будто «многозадачность» – ключ к успеху. В условиях подобного организационного климата чрезмерная занятость становится неизбежной. Ведь она навязывается самой корпоративной культурой, а потому редко подвергается критике, хотя на деле существенно подрывает нашу продуктивность и эффективность.
Пришла пора дать отпор всему тому, что нас прерывает и отвлекает. Но прежде чем этим заняться, нам необходимо понять скоротечную природу внимания и то, в какой степени наша продуктивность зависит от него.
Внимание – бесценный и весьма ограниченный ресурс
Человеческий мозг наделен двумя видами внимания: преднамеренным и непреднамеренным. Предназначение второго – стоять на страже, высматривая потенциальные угрозы нашему существованию. Оно приводится в действие внешними стимулами – тем, что буквально захватывает его. Сегодня мы уже не сталкиваемся с теми опасностями, перед лицом которых нередко оказывались наши предки, – нападениями хищников или атаками враждебных племен. Самую большую угрозу для нас представляет раздраженный клиент, недовольный босс или сердитый сослуживец, но их вряд ли можно сравнить с голодным тигром. Однако наш мозг пока не эволюционировал до такой степени, чтобы проводить разницу между звоночком входящей почты и рыком дикого зверя. (Хотя вам порой и кажется, что электронная почта хуже любой кровожадной твари, в действительности это не так.) Даже в самый обычный трудовой день наше непреднамеренное внимание работает «на износ», инстинктивно «подпрыгивая» от каждого стука в дверь, звонка телефона, колокольчика поступившего сообщения – от всей той какофонии звуков, которая наполняет наши будни.
Пока наше непреднамеренное внимание работает в полную силу, нам приходится сражаться еще и с нейромедиатором дофамином[8], который заставляет нас испытывать информационный голод, неосознанно жаждать и искать новые идеи. Так что если у вас когда-нибудь возникало ощущение, будто вы пристрастились к электронной почте, Twitter или обмену эсэмэсками, то знайте: так оно и есть, а физиологическая тому причина – дофамин{12}.
Способность дофамина вызывать привыкание удивительно сильна. Пока я пишу эти строчки, появляется желание больше о нем узнать, которое легко удовлетворить, набрав слово в строке поиска Google. Не успела я просмотреть полученные результаты, как меня уже гложет мысль: а не пришло ли мне по электронной почте какое-нибудь сообщение за последние двадцать минут. Еще во мне просыпается любопытство, какой будет погода до конца недели. И уже совсем невтерпеж выяснить, кто готов составить мне компанию сегодня за обедом. Клик, стук, звон – и я с петлей на шее, наброшенной на меня дофамином, уже нарезаю круги по интернету, вместо того чтобы работать над задачей, которую собиралась выполнить. Дофамин заставил меня искать информацию, затем я получила от него биохимическую награду за свои изыскания, и теперь хочу продолжать их – еще и еще. Со временем становится все труднее останавливать себя – заставить не заглядывать по сто раз на дню в почтовый ящик, iPhone, Twitter, LinkedIn[9]…
Недавно я работала над одним проектом со своей коллегой Кэти в ее офисе. На столе у нее находилось два мобильных телефона (один – для личного общения, второй – для делового), стационарный телефон и компьютер. В течение первых пятнадцати минут, которые мы провели вместе, один раз зазвонил ее личный сотовый (пришли две эсэмэски), затем подал голос стационарный телефон, пискнул служебный мобильный, возвестив о приходе текстового сообщения, и еще Кэти получила десять электронных писем. При каждом звонке, щелчке и писке Кэти зримо вздрагивала и переводила взгляд на одно из четырех устройств. Надо ли говорить, что из-за всех этих отвлекающих факторов, перехватывающих непреднамеренное внимание Кэти и затягивающих на ее шее дофаминовую «петлю», нам пришлось потратить на выполнение проекта в два раза больше времени, чем следовало.
Преднамеренное же внимание – это способность концентрироваться на выбранной задаче. «Преднамеренное» оно потому, что находится у вас под контролем независимо от того, осознаете и осуществляете вы этот контроль или нет. В своей книге «Я вся внимание» Уинифред Галлахер доказывает: человек – это совокупность всего того, чему он уделяет внимание. Именно то, на чем мы фокусируемся, по сути, формирует наш опыт, знания, времяпрепровождение и достижения{13}. Наше внимание на самом деле представляет собой огромную силу, которая предопределяет нашу жизнь и само наше существование. Но вместо того чтобы развивать этот ресурс и относиться к нему бережно, мы, как правило, склонны безрассудно тратить его на все, что волею случая «захватило» наше сознание.
Моя коллега Кэти явно бездарно расточала этот бесценный ресурс. Как и мой клиент Колин. (Вы помните Колина? Мы встречались с ним во второй главе.) Он строил планы относительно будущего своей фирмы, намереваясь предоставлять услуги, которые превосходят ожидания клиентов, налаживать взаимоотношения со стратегическими партнерами и выступать на отраслевых ярмарках и конференциях. Однако в момент, когда мы с ним только начали работать, он фокусировался не на этих целях, а на освоении новой функции диктофона и поисках идеального программного обеспечения. Основной продуктивный стиль Колина – приоритетчик, а люди этого типа, как ни странно, способны иногда увязнуть в поисках самых-самых лучших и новейших инструментов и технологий. Подобное поведение – следствие постоянного стремления к повышению своей эффективности. Колин уделял этим двум вопросам столько внимания, что у него не оставалось времени на другие, более важные вопросы, хотя его помощник был достаточно грамотным и талантливым человеком и вполне мог бы справиться с решением подобных задач за своего шефа.
Наше внимание – драгоценный ограниченный ресурс. Мы были запрограммированы на его расходование определенным образом еще тысячи лет назад, и эта «программа» до сих пор не претерпела изменений. А потому, чтобы эффективно трудиться, мы должны в полной мере понимать, как устроен от природы наш мозг и как такое его устройство влияет на нашу способность управлять своим вниманием.
К сожалению, управлять вниманием – задача непростая и для многих людей непосильная. Отчасти этот факт объясняется тем, что мы просто не привыкли думать и говорить об этом процессе. Но существует также и ряд других факторов, относящихся как к области психологии, так и к окружающей среде, которые активно саботируют наши усилия сфокусироваться. Среди них можно отметить:
• Сильные эмоции. По мнению Срини Пилея, доцента кафедры психиатрии Гарвардской медицинской школы, само устройство мозга делает его легко поддающимся отвлечению. Та часть мозга, которая курирует внимание, напрямую связана с центром, отвечающим за эмоции. А потому любое сильное чувство, например недовольство коллегами, ребенком-тинейджером и так далее, способно отвлечь наше внимание{14}. Как вы, наверное, замечали, даже обычная работа над сложным проектом порой вызывает у нас беспокойство, стресс и другие мощные переживания. Они могут подталкивать нас к тому, чтобы мы сами прервали работу, подсознательно стремясь таким образом избежать перенапряжения.
• Физиологический дискомфорт. Мы намного легче отвлекаемся и тогда, когда испытываем физические неудобства, голодны или устали, – утверждает Роберт Эпштейн, психолог-исследователь, основатель Кембриджского центра по изучению поведения{15}.
• Психологическая неуверенность. Как отмечает Тони Шварц в книге «То, как мы работаем, – не работает»[10], наша готовность отвлекаться в значительной степени зависит от нашего желания общаться и поддерживать контакты с людьми. Поэтому чем сильнее в нас чувство уверенности в себе и безопасности окружающей среды, тем легче нам сосредоточиться на долгосрочных целях{16}.
Чтобы управлять своим вниманием, нам необходимо научиться как-то «ладить» с природой и врожденной склонностью нашего мозга реагировать на такие раздражители, как чувство дискомфорта или неуверенности, а не пытаться бороться с этими психологическими и физиологическими факторами. Так что же нужно для того, чтобы в полной мере использовать столь ограниченный ресурс – свое внимание? На следующих страницах вы найдете несколько рекомендаций.
Стратегии управления преднамеренным вниманием
Как вы знаете из собственных наблюдений, а теперь и из исследований, наш мозг легко поддается воздействию факторов, отвлекающих внимание. Поэтому нашей первоочередной задачей станет укрепление преднамеренного внимания, поскольку его мы можем контролировать. Это позволит нам развить умение концентрироваться и активно выполнять свою работу.
Реализация данной задачи будет проходить в несколько этапов. На первом этапе мы научимся культивировать умение осознавать свое внимание и начнем с простого, но удивительно эффективного упражнения. Для его выполнения выделите несколько последовательных часов, будь то в течение рабочего дня или в выходные. Затем выберите инструмент для отслеживания внимания, который вам подходит. Им могут быть и ручка с бумагой, и функция для ведения заметок в смартфоне, и диктофон. Каждый раз, когда ваше внимание по какой-то причине начнет блуждать, отмечайте этот факт с помощью выбранного вами инструмента.
Возможно, вы захотите ввести обозначения для отдельных типов раздражителей, отвлекающих ваше внимание. Например, некоторые мои клиенты ставят черточку каждый раз, когда их внимание на что-нибудь переключается, и одновременно буквой сокращенно отмечают, что стало поводом для этого – люди, вещи, идеи или эмоции. Скажем, К – коллега, Р – ребенок, Ч – чувство, П – почта, В – веб-серфинг, С – социальные сети (Facebook, Twitter, LinkedIn) и тому подобное.
Конечно, само упражнение тоже отвлечет ваше внимание, но это – часть задачи. Зато оно позволит вам увидеть – в буквальном смысле, – как часто ваше внимание перескакивает на что-нибудь и что именно служит тому причиной, и предпринять какие-то предупредительные меры. Я предлагаю вам повторить упражнение несколько раз в течение рабочей недели, причем в разное время суток. Желательно получить достаточный объем данных, чтобы иметь возможность более точно проанализировать поведение вашего внимания.
Теперь, располагая информацией о том, на что и как часто вы отвлекаетесь, можете начать вносить коррективы. Присмотритесь к своим отметкам и попробуйте уловить какие-то повторяющиеся факты.
• Может, вам труднее фокусироваться перед обедом или ужином?
• Или сложнее концентрироваться после длительного заседания или неприятного разговора с членом семьи?
• Легче ли вам сосредоточиться после прогулки или занятий в спортзале?
• Наблюдались ли какие-то конкретные периоды в течение четырех часов, когда вам было проще концентрироваться?
• Есть ли какие-либо типы проектов или задач, на которых вы способны фокусироваться более длительное время?
Запишите все выявленные вами тенденции или паттерны.
Второй этап процесса усиления преднамеренного внимания включает в себя оптимизацию физиологических условий, необходимых для идеального управления вниманием. Вам следует создать среду, которая удовлетворяет ваши индивидуальные потребности, влияющие на управление вниманием, и минимизирует эффект предрасположенности мозга к отвлечению. Если вы устали, голодны или взвинчены, то, безусловно, обречены на неравную битву со своим мозгом. Догадайтесь, кому уготована победа. Конечно мозгу! Если вы до поздней ночи работали, торопясь завершить проект, то в восемь часов утра следующего дня вы вряд ли сможете сосредоточиться на решении сложной задачи. Если у вас только что состоялся трудный разговор с коллегой или вы потратили целый час на утешение расстроенного друга, учтите сей факт и внесите соответствующие коррективы в свои ближайшие планы, ведь в результате этих коммуникаций ваша способность контролировать свое намеренное внимание уже истощилась.
Планируйте мероприятия по управлению вниманием с учетом всех выявленных факторов. Позаботьтесь о том, чтобы в ящике вашего рабочего стола, в портфеле и/или бардачке автомобиля всегда лежал пакетик с орехами, сухофруктами или батончик-мюсли, чтобы вы могли подкрепиться и не терять способности к концентрации. Составьте себе плей-лист из успокаивающих и ободряющих вас музыкальных произведений, которые помогут вам расслабиться или зарядиться энергией после стрессовых ситуаций и разговоров. Храните пару удобных туфель в ящике рабочего стола или в машине, чтобы иметь возможность быстро прогуляться взад-вперед по коридорам здания компании или улочкам вокруг него. Физическое движение – один из самых эффективных способов умственного восстановления и высвобождения негативной энергии. Чтобы добиться эффекта, вам не придется долго ходить – десяти минут будет вполне достаточно.
Когда телеведущую и медиамагната Марту Стюарт спросили, как ей удается столько успевать за день, она ответила: «Раньше я сильно уставала, пока не начала заниматься спортом ежедневно. Даже полчаса гимнастики заряжают тело энергией на весь день. Здоровое питание, свежие продукты также имеют большое значение. Сбалансированная диета, физические упражнения – и я готова горы свернуть»{17}.
Оптимизируйте физиологические условия, в которых вы нуждаетесь для успешного управления своим вниманием, и сможете повысить свою способность концентрироваться.
На последнем этапе процесса от вас потребуется перенастроить свои «серые клеточки», для чего придется выполнить перезагрузку мозга. Снова научиться фокусироваться непросто, потому что мы приучили наш мозг к многозадачности. Проверяете ли вы почту, пока разговариваете по телефону? Как часто вы кормите детей завтраком и одновременно делаете им бутерброды в школу, по ходу еще и разгружая посудомоечную машину? Подобные действия не улучшают вашу продуктивность, а, наоборот, подрывают способность концентрироваться.
Чтобы снова научиться фокусироваться, представьте, что у вас в мозгу есть кнопка перезагрузки, и скажите: «Мне нужно нажать перезагрузку и вернуться в обычный режим». По мнению д-ра Пилея, таким образом можно отвести луч «прожектора» внимания от осмотра окружающей среды и направить его в конкретную сторону – на выполнение задачи{18}. Если достаточно часто перегружать свой мозг таким образом, вы перенастроите его на оптимальное функционирование.
Еще один метод перезагрузки мозга – использование определенной техники дыхания для восстановления концентрации внимания. Попробуйте сделать глубокий вдох, выпячивая вперед пупок, а затем с силой выдохнуть воздух, втягивая живот. Повторите это упражнение пять-семь раз и увидите как напряжение и гул от множества мыслей в голове исчезают. Существуют и другие дыхательные упражнения, позволяющие избавиться от шума в голове. Приставьте язык к нёбу и выдувайте из себя воздух так, как будто пытаетесь задуть свечи на торте ко дню рождения. Пока будете выдыхать, сосчитайте до семи. Теперь вы снова в состоянии сфокусироваться.
Вышеописанные методы универсальны и помогут большинству из нас усилить способность управлять преднамеренным вниманием. Однако учитывая, что каждый человек уникален, ниже изложены методы, специально разработанные для людей с различным стилем продуктивности. (Прочтите все предложения, представленные ниже, во врезке, а не только перечисленные под заголовком, в котором указан ваш основной продуктивный стиль. Помните: индивидуальный стиль многих людей сочетает в себе элементы двух и более стилей продуктивности. Иными словами, вполне вероятно, что среди «чужих» вариантов вы откроете именно ту методику или инструмент, которые как нельзя лучше подходят именно вам, – и неважно, что они разработаны для тех, у кого ведущий иной стиль.)
Действуйте проще:СТРАТЕГИИ УПРАВЛЕНИЯ СВОИМ ПРЕДНАМЕРЕННЫМ ВНИМАНИЕМЕсли вы приоритетчикУстановите таймер или настройте будильник так, чтобы он звонил через определенные интервалы времени в течение всего рабочего дня. Этот звук будет служить вам напоминанием о необходимости проверить свою концентрацию.
Затем устраните лишние поводы для отвлечения внимания. Когда Кори Букера, американского сенатора и бывшего мэра города Ньюарк, спросили, как ему удается сохранять такую продуктивность, он ответил: «Я считаю важным избавиться от всего, что меня отвлекает и заставляет делать ненужный выбор. Когда я встаю по утрам, мне не приходится выбирать, что надеть, из миллиона вещей. Чем сильнее вы сужаете свой выбор, таким образом сокращая размышления, тем больше упрощаете свою жизнь, фокусируя энергию на чем-то другом».
Если вы плановикИспользуйте свою любовь к разработке планов и внимательно составляйте график каждого дня сообразно меняющемуся уровню своих запасов энергии, варьируя тип работы и запланированное или спонтанное взаимодействие с коллегами и друзьями. Когда модного дизайнера Тори Берч спросили, как ей удается добиваться баланса в планировании времени, она ответила: «Я нашла способ сделать свою жизнь более управляемой, расставляя приоритеты, концентрируясь на тайм-менеджменте и устанавливая определенные лимиты. Пусть даже иногда для этого приходится пересматривать график встреч»{19}.
Если вы организаторЗадайте своей работе правильный ритм, чередуя занятия в одиночку с групповыми проектами или разговорами с коллегами. Межличностное общение будет выполнять для вас роль перерыва: освежать и помогать эффективнее управлять своим вниманием и сохранять способность фокусироваться. Клэр Уоттс, СЕО[11] американского подразделения медиа– и ритейл-гиганта QVC, проводит «день открытых дверей» строго по графику – по вторникам. Тогда любой сотрудник компании может зайти к ней, чтобы поговорить, задать вопрос или поделиться своими наблюдениями.
Любимая музыка – какого бы жанра она ни была: классическая, легкая инструментальная или рок-н-ролл, – также способна упростить вам задачу сконцентрироваться и выполнить работу.
Если вы визуализаторВоспользуйтесь своей тягой к спонтанности и разнообразию, чередуя типы выполняемых работ и количество времени, которое посвящаете различным проектам. Пусть развлечения и вдохновляющие вас задачи идут вперемешку с рутинными делами. Вот что сказала, например, Марта Стюарт[12], когда ее спросили, как она управляется со своей работой: «Я стараюсь уравновешивать задачи, которые мне необходимо выполнять, делами, которыми мне нравится заниматься. Давно заметила, что становлюсь более продуктивной в работе, когда она периодически прерывается моментами удовольствия».
Чем свободнее и непредсказуемее ваш график, тем лучше для вас.
Итак, мы способны контролировать свое преднамеренное внимание, причем эта способность усиливается, когда мы работаем сообразно (а не вопреки) тому, как запрограммирован наш мозг, когда знаем и учитываем раздражители, обычно отвлекающие наше внимание, и действуем в свойственном лично нам стиле продуктивности.
Теперь мы готовы приступить к работе с непреднамеренным вниманием, то есть той его формой, которая заставляет нас автоматически реагировать на бессчетное количество раздражителей, отвлекающих нас в повседневной жизни.
Стратегии управления непреднамеренным вниманием: как не дать себя отвлечь
Как мы убедились, раздражители, отвлекающие внимание, съедают наше время, подрывают продуктивность и снижают способность контролировать свою работу и даже жизнь. Нередко сама культурная среда поощряет нас терпеть и даже приветствовать подобные отрывы от дел, несмотря на то что они оказывают на нас деструктивное воздействие. Давайте вернем себе контроль над ситуацией: научимся не отвлекаться. Тем самым мы существенно повысим свою продуктивность и эффективность и заодно понизим уровень стресса.
Исходя из работы с клиентами я выявила четыре основных типа раздражителей, отвлекающих внимание: технологии, непредвиденные ситуации, вынужденные перерывы и совещания. В этой главе я рассмотрю подробнее первые три типа и расскажу о способах минимизации влияния каждого из них. Что же касается последнего фактора – совещаний, то мы обсудим его в четырнадцатой главе. Там же поговорим и о вариантах преодоления урона, который бесконечные встречи и заседания наносят нам, съедая время и подрывая способность концентрироваться.
Как контролировать технологические факторы отвлечения внимания
В 1987 году экономист Роберт Солоу язвительно заметил: «Наступление компьютерной эры можно наблюдать во всем, кроме статистических данных о продуктивности»{20}. Солоу – не единственный эксперт, который писал о диспропорции между огромным объемом времени и денег, инвестируемых обществом в информационные технологии, и довольно скудными результатами, получаемыми им в виде измеримого повышения производительности. Этому несоответствию была посвящена и статья Эрика Бриньолфсона «Парадокс продуктивности»{21}, вышедшая в 1993 году. Выражаясь словами Якова Коэна, СЕО harmon.ie: «Информационные технологии, создаваемые в том числе и ради того, чтобы экономить наше время, на самом деле делают ровно обратное. Сам инструментарий, на который мы рассчитываем при выполнении своей работы, чинит нам препятствия»{22}.
И вы, и я ощущаем на себе такой парадокс продуктивности, как технологическая перегруженность – феномен, возникающий тогда, когда появление новых технологий приводит к уменьшению предельной отдачи{23}. Сегодня наша жизнь буквально перенасыщена высокотехнологичными инструментами. Очередная новая компьютерная программа или функция нашего смартфона могут стать последней «каплей» – и мы уже тонем, теряя способность оставаться на плаву технического прогресса, а показатели нашей продуктивности устремляются вниз. Вспомните, когда в последний раз вы купили себе новый телефон, сколько времени у вас ушло на то, чтобы научиться эффективно им пользоваться? Период снижения продуктивности, который вы пережили, – классический случай технологической перегруженности.
Не стоит, однако, забывать, что каждый из нас переживает подобные периоды по-разному. Например, реакция ваша и вашего коллеги, несмотря на то что вы с ним работаете в одинаковых условиях, может существенно отличаться. Это означает, что вам необходимо учитывать свой стиль продуктивности при выборе подходящей стратегии для минимизации действия факторов, отвлекающих внимание.
Но для начала давайте рассмотрим некоторые данные о самых крупных электронных пожирателях времени. Вот как они были ранжированы в одном исследовании:
• обработка электронной почты – 23 %;
• переключение окон для выполнения различных задач – 10 %;
• занятие личными делами в сети, например ведение аккаунта в Facebook, – 9 %;
• обмен мгновенными сообщениями – 6 %;
• обмен эсэмэсками – 5 %;
• интернет-поиск – 3 %.
А как бы лично вы выстроили свой рейтинг основных электронных раздражителей, отвлекающих ваше внимание? У моей клиентки Ивет главным нарушителем спокойствия была электронная почта. Как организатор, она предпочитала работать среди людей и с людьми. В итоге Ивет уже не представляла себе жизнь без имейлов – как и без шоколадных конфет. Электронная почта обеспечивала ей постоянную связь с коллегами и служила исключительно эффективным способом коммуникации с огромным количеством людей. Ивет просто влюбилась в звук, извещающий о поступлении очередного письма, – он знаменовал собой новый контакт. Но постоянное переключение внимания на просмотр свежей почты и написание ответов подрывало продуктивность моей клиентки. Возможно, у вас тоже есть подобная проблема или вы заметили, что поддались чарам Facebook или службы обмена мгновенными сообщениями с друзьями и коллегами. Отвлекаясь на подобные дела, вы теряете способность фокусироваться.
К счастью, мы не беспомощны перед лицом технологической перегруженности. Существует целый ряд стратегий, которые помогут вам восстановить власть над технологиями и заставить их работать на вас. В следующей врезке вы найдете множество идей, адаптированных под вашу индивидуальность, о том, как ослабить давление электронных факторов отвлечения внимания в течение рабочего дня.
Действуйте проще:СТРАТЕГИИ ОСЛАБЛЕНИЯ ДАВЛЕНИЯ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ ФАКТОРОВ ОТВЛЕЧЕНИЯ ВНИМАНИЯЕсли вы приоритетчикПолезные советы:
• Проверяйте электронную почту и отвечайте на письма в периоды низкой продуктивности. Следуйте своему естественному ритму и избегайте заглядывать в ящик входящей почты в моменты, когда вы наиболее продуктивны и заняты выполнением важной работы.
• Обрубите связь с электронными устройствами: оставьте сотовый, ноутбук и/или планшет в своем офисе, портфеле или дамской сумочке, а не таскайте их с собой повсюду.
Полезные инструменты:
• Попробуйте использовать в работе программу для компьютеров и мобильных устройств RescueTime. Она умеет временно блокировать сайты, особенно сильно отвлекающие вас. Она также может отслеживать время, которое вы тратите на различные задачи, и предупреждать вас в случае, если вы слишком долго занимаетесь какой-то из них.
Если вы плановикПолезные советы:
• Составьте план и выделите в нем определенное время (временные отрезки) на проверку электронной почты и работу с письмами. Например, вы можете принять решение проверять почту 5 раз в день: утром, перед обедом, после обеда, перед уходом из офиса и один раз вечером.
• Сообщите своим коллегам, руководителям и подчиненным о том, в какое именно время вы просматриваете почту, чтобы они знали, когда стоит ждать от вас ответа.
Полезные инструменты:
• Используйте AwayFind, приложение, работающее с различными почтовыми клиентами и платформами и позволяющее возвести «плотину» перед потоком входящих сообщений. Программа будет пропускать к вам только те письма, которые вы заранее определили как срочные – по отправителю или ключевым словам.
Если вы организаторПолезные советы:
• Выключите звук у всех своих электронных устройств. Избавившись от звонков, щелчков и трелей, вы сможете внимательно изучать новые сообщения и отвечать на них, считаясь в первую очередь со своим графиком и собственными предпочтениями, а не чувствовать себя обязанным бросаться на новое дело по первому требованию умного гаджета.
• Объявите день свободы от электронной почты. Например, вы можете всем сообщить, что дали себе обет не смотреть почту по пятницам. В этот день, вместо того чтобы посылать электронные письма коллегам, снимите телефонную трубку и насладитесь живой беседой с ними.
Полезные инструменты: