Работай легко. Индивидуальный подход к повышению продуктивности Тейт Карсон

Теперь, выяснив, что именно мешает нам фокусироваться и какие раздражители необходимо устранить, чтобы спокойно выполнять свою работу, мы уже в состоянии существенно повысить свою продуктивность. Однако если то, на чем вы концентрируетесь и над чем работаете, не связано с вашей ключевой целью или миссией, то ваши действия будут походить на движения лодки без руля и весел – она снялась с якоря и теперь несется по воле волн.

С самого юного возраста Дениз Моррисон, СЕО Campbell’s Soup, знала, что когда-нибудь возглавит компанию. Она рано усвоила истину: как для реализации бизнес-проекта необходимо сформулировать конкретные задачи, так и в жизни нужно ставить перед собой определенные цели, как краткосрочные, так и долгосрочные, и разрабатывать четкий план их достижения. Дениз часто размышляет о своей карьере и оценивает ее, задавая себе следующие вопросы: «Где я была прежде? Где я сейчас? Куда я иду, и какие ресурсы мне необходимы, чтобы туда добраться?». Когда ее компания предоставляет ей нужные ресурсы, Дениз уходит в работу с головой. А когда нет – то она знает, что все равно нужно двигаться вперед{26}.

Методология R.E.A.D.Y., Aim, Fire[14] не только поможет вам уяснить свои цели и приоритеты, но и обеспечит их достижение самым рациональным и эффективным способом.

Определите свои R.E.A.D.Y.-цели

Первым делом вам необходимо четко сформулировать свои цели и приоритеты. И для начала предлагаю охватить взглядом общую картину своей жизни и работы, а не фокусироваться на каких-то отдельных узких сегментах, например задачах ближайших нескольких дней, недель или месяцев. А затем, установив долгосрочные цели, уже использовать их как систему координат для определения последующих действий.

Свои цели я формулирую в конце декабря, самое позднее – в первый или второй день января, и так каждый год. Я фиксирую их в следующих четырех областях своей жизни:

• профессиональной сфере;

• личной;

• сфере здоровья;

• духовной сфере.

Я стараюсь описывать то, что планирую сделать в наступающем году, максимально конкретно и использую для этого в качестве ориентира следующие вопросы.

Профессиональная жизнь

• В конце карьеры я смогу сказать, что использовала все свои шансы и способности, если…

• Где я хочу оказаться через десять лет?

• Каковы цели моей команды или моего подразделения на этот год?

• Каковы мои личные профессиональные цели на этот год?

• Какова моя цель-максимум в профессиональной жизни на этот год?

Личная жизнь

• Что я хочу получить от своих личных отношений?

• От чего именно я бы хотела избавиться в своих личных отношениях?

• Что я намерена привнести в свои личные отношения?

• Как я хочу присутствовать в жизни своих близких?

• Какова моя цель-максимум в личной жизни на этот год?

Здоровье

• В каком физическом состоянии я хочу провести этот год?

• Как я обеспечу себе наилучшее физическое и умственное здоровье в новом году?

• Что мне нужно изменить в режиме питания, отдыха и гимнастических упражнениях, чтобы поддержать свои силы для достижения поставленных профессиональных и личных целей?

• Какую конкретную цель я поставлю перед собой в отношении физической подготовки – например, привыкнуть бегать пятикилометровку или еженедельно посещать занятия йогой?

• Какая у меня будет конкретная цель в сфере отдыха и восстановления сил – например, брать два дня отгула каждый квартал, чтобы спокойно подумать и порефлексировать?

• Какова моя цель-максимум в сфере здоровья на этот год?

Духовная жизнь

• Каково качество моей духовной жизни?

• Какие перемены, если возникнет необходимость, я хочу осуществить, чтобы улучшить ее?

• Как я буду подпитывать свою духовную жизнь в этом году?

• Какова моя цель-максимум в духовной жизни на этот год?

Когда будете отвечать на вышеперечисленные вопросы, учитывайте то, что формулируемые вами цели должны соответствовать определенным критериям, а именно – должны быть R.E.A.D.Y.:

R (Realistic) – реалистичными;

E (Exciting) – волнующими;

A (Action-oriented) – ориентированными на практические действия;

D (Directive) – директивными, то есть указующими, в каком направлении вам нужно двигаться;

Y (Yours) – вашими (а не кого-то другого, кто разработал их для вас в соответствии со своими представлениями о том, что вам нужно).

На этом этапе многие люди приходят в растерянность. Я сама была такой. От вопроса «Где я хочу оказаться через десять лет?» у меня все в душе съеживалось, потому что я с трудом представляла, что будет через месяц! Я была так занята и настолько сконцентрирована на настоящих задачах, что времени и сил ни на что больше не оставалось. Меня хватало лишь на то, чтобы реагировать на текущие события, и я отказывалась заглядывать так далеко вперед и представлять, каким хочу сделать свое будущее.

Тем не менее я заставляла себя заниматься постановкой целей, как советовали все книги по тайм-менеджменту и все гуру в области самосовершенствования, и каждый январь повторяла данную процедуру. Я покорно следовала тому, что считалось золотым стандартом методологии целеполагания: сочиняла цели в полном соответствии с акронимом SMART[15] – цели конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные и ограниченные во времени. Мой список целей выглядел очень внушительно, и в течение следующих нескольких дней или даже недель я неимоверно гордилась собой.

К сожалению, примерно к февралю мои решения и цели быстро начинали «мельчать» и исчезать в зеркале заднего вида. (Возможно, с вами тоже такое происходило.) Почему? В конце концов я осознала, что мне чего-то недостает, от меня что-то ускользает. Мои цели представляли собой огромный набор «над», внушенных мне по жизни другими людьми. Эти цели как-то не трогали меня и даже не были в буквальном смысле слова моими. Они были лишены «соли», содержания и никого не могли зажечь. На самом деле они больше походили на обязательства, нежели на вехи на пути к волнующему, наполненному смыслом будущему.

Но только проснувшись тем утром после Рождества, я со всей ясностью осознала: так больше жить нельзя, нужно что-то менять. И для начала необходимо уяснить свои подлинные цели и приоритеты в профессиональной и личной жизни.

Теперь я с нетерпением жду момента, когда скомандую себе: «R.E.A.D.Y». Я чувствую себя так, как тогда, в колледже, когда стояла у стартовой черты в ожидании выстрела, знаменующего собой начало забега. Я на взводе, мои мышцы напряжены, ноги направлены в сторону финишной черты, и все мое существо рвется вперед, хотя я знаю: будет трудно.

Сегодня я определяю свои цели и приоритеты на будущий год в конце года прошедшего или в начале наступившего, буквально в первый или второй день января. Я отмечаю приход Нового года мыслями о том, на чем буду фокусироваться и чего добьюсь в следующие 365 дней. Я раскрываю хрустящие страницы новехонькой серой тетради, которую купила специально для этого случая, и записываю в ней свои цели и приоритеты. В течение года я частенько возвращаюсь к этим записям, чтобы удостовериться: я двигаюсь в правильном направлении и предпринимаю необходимые действия для реализации своих задач. (Детальнее о том, как происходит это движение, мы поговорим в шестой и седьмой главах книги). Я ставлю перед собой волнующие личные и профессиональные цели и методично посвящаю дни, недели и месяцы их достижению. Подобное неотступное следование задуманному плану позволяет мне избежать широко распространенной ошибки вовлечения в бурную бессмысленную деятельность, которая превратила бы меня в очередную жертву эпидемии сверхзанятости. (На рис. 5.1 представлен пример того, как выглядят цели человека на год. При этом ваши собственные цели могут – и должны! – выглядеть совершенно по-другому!)

Рис. 5.1. Годовой «запас» целей, упорядоченных по направлениям: профессиональная жизнь, личная жизнь, здоровье, духовная жизнь

Методы постановки целей в зависимости от стиля продуктивности

Система подготовки к определению целей и приоритетов универсальна и применима для всех типов продуктивности. Независимо от того, какой у вас стиль мышления, поставленные цели должны быть реалистичными, волнующими, ориентированными на практические действия, директивными и подлинно вашими. В этом и заключается первый, очень важный этап продвижения к настоящей продуктивности. Для его прохождения вам необходим ясный ум, способный фокусироваться и поборовший нерешительность. Однако между людьми с различным продуктивным стилем существуют определенные отличия, которые придают применению схемы R.E.A.D.Y. уникальность в каждом конкретном случае. Представленная ниже врезка ознакомит вас с некоторыми возможными вариациями.

Действуйте проще:

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПРИОРИТЕТОВ С ПОМОЩЬЮ СХЕМЫ R.E.A.D.Y.

Если вы приоритетчик

Приоритетчики от природы сконцентрированы на целях и результатах, а потому целеполагание для них – естественный процесс, который они порой осуществляют подспудно, не прилагая к этому сознательных усилий. Однако временами люди этого типа склонны проявлять близорукость и фокусироваться на ближайших, краткосрочных целях. Если вы – приоритетчик, то при постановке целей напрягитесь, заставьте себя думать о следующих шести месяцах, а не о следующих шести неделях. Не забывайте о своей склонности думать лишь о том, «что» – о конечном результате, которого хотите добиться. Очень важно учитывать также и то, «как» (какие действия нужно предпринять, чтобы достичь своих целей), «кто» (кто еще должен быть вовлечен в дело) и «почему» (причины, по которым реализация ваших целей важна для вас и вашей организации).

Если вы плановик

Планирование и целеполагание дается плановикам легко и естественно. Однако, как и приоритетчики, люди этого типа склонны порой продумывать свои действия чересчур подробно и логически последовательно. В итоге нередко получается, что приоритеты, которые они для себя сформулировали, оказываются на самом деле первоочередными задачами и имеют мало общего с генеральными, стратегическими целями. Если вы – плановик, не забывайте в процессе целеполагания задавать себе вопрос «почему»: почему эта цель важна для меня, моей команды и/или моей организации? Не следует забывать также о необходимости думать и о том, «что» (о результате, которого хотите добиться), а также «кто» (о людях, которых желательно вовлечь в процесс достижения вашей цели).

Если вы организатор

В процессе целеполагания организатор от природы склонен думать в первую очередь о том, кто сможет поддержать его на пути достижения поставленных целей, а также кого и каким образом коснутся полученные результаты. Если вы – организатор, помните о необходимости задавать себе вопросы «что» (желанный итог ваших усилий), «как» (конкретные шаги, которые следует предпринять для достижения цели) и «почему» (причина, по которой цель важна для вас лично, для вашей команды и/или вашей организации).

Если вы визуализатор

Если вы визуализатор, то стратегическое, масштабное мышление для вас – норма. Вы видите будущее и понимаете, как сегодняшние действия могут сказаться и скажутся в дальнейшем на вашей жизни и функционировании вашей организации. Продолжайте использовать в полной мере свою способность мыслить стратегически, не переставайте искать ответ на вопрос «почему», но не забывайте также и о необходимости находить четкий ответ на вопрос «что» (конкретный результат или цель, которых вы добиваетесь, при этом удостоверьтесь, что эти результаты или цели поддаются количественному измерению). Помните также и о вопросах «как» (убедитесь, что цель ориентирована на практические действия и вы знаете, как именно будете ее добиваться) и «кто» (о людях, которых следует вовлечь в процесс достижения цели).

R.E.A.D.Y. – всего лишь первый этап трехступенчатой системы определения и достижения персональных целей R.E.A.D.Y., Aim, Fire. В следующей главе мы рассмотрим второй и третий этапы – Aim и Fire – и сделаем это в более широком контексте обучения: как мудрее инвестировать свой самый ценный и быстро истощаемый ресурс – время.

Несколько лет назад одна моя подруга посоветовала мне прочитать «Последнюю лекцию» Рэнди Пауша[16]. Она сказала: «Раз ты работаешь в сфере тайм-менеджмента, тебе эта книга должна понравиться».

Подруга не заметила моего раздражения. Она не знала, что я стараюсь держаться от сферы тайм-менеджмента подальше, потому что убеждена: стандартные рецепты этой научной школы доказали свою несостоятельность и неспособность справляться с реальными проблемами людей, вызываемыми сегодняшней эпидемией сверхзанятости. Правда в том, что управлять можно отдельными служащими и даже целыми командами сотрудников, а вот временем – нет, им «менеджировать» нельзя. Вы не можете вызвать время к себе в офис и дать ему нагоняй: «Время, твои результаты за прошедшую неделю не отвечают моим ожиданиям. На этой неделе тебе придется выдать на-гора еще шесть часов сверху». Я создала компанию Working Simply для того, чтобы проложить путь совсем иному подходу к проблемам продуктивности, с которыми мы все сталкиваемся, – и вы уже начали его осваивать.

Однако подруга порекомендовала мне эту книгу из лучших побуждений, и я отметила про себя, что нужно будет обзавестись экземпляром «Последней лекции»{27} как можно скорее. К сожалению, в тот момент я была занята одним очень крупным проектом, так что книга пролежала у меня на полке несколько месяцев, прежде чем я наконец добралась до нее со словами: «Ну вот, надо воспользоваться возникшим тайм-аутом и прочитать пару страниц». Но когда я посмотрела на часы в следующий раз, оказалось, что пролетела уйма времени, – я прочла книгу на одном дыхании. Она оказалась такой забавной и увлекательной! Но что еще важнее: она изменила мое восприятие времени.

Рэнди Пауш был профессором Университета Карнеги-Меллона и занимался информатикой и проблемами взаимодействия человека с компьютером. Когда ему предложили выступить с «заключительной лекцией», как просят многих ученых, он еще не знал, что она действительно станет для него таковой. В августе 2007 года Паушу поставили диагноз: терминальная стадия злокачественной опухоли поджелудочной железы. Но «Последняя лекция» получилась отнюдь не тягостной и депрессивной, и она вовсе не о смерти. Она о том, как реализовать мечты своего детства, как преодолевать трудности, поддерживать грезы других людей и научиться «ловить» момент. Она о том, как жить полноценной жизнью.

Диагноз, поставленный Паушу, полностью перевернул его восприятие времени. Профессор осознал, что время – единственное, что у него есть. Этот вывод Пауша в силе для каждого из нас. Время – все, чем мы располагаем, и у всех нас его одинаковое количество: 24 часа в сутки, 168 часов в неделю. Я извлекла из «Последней лекции» ценнейший урок: для жизни и счастья нам не нужно иметь больше часов в сутках – нам просто необходимо более целенаправленно и осмысленно расходовать те, которые у нас есть.

После книги Пауша мне захотелось послушать еще и его выступление с этой «лекцией». Я нашла ролик в YouTube и посмотрела его, а затем еще раз, и еще, и еще. Я снова и снова возвращалась к одной фразе автора, задевшей меня за живое: «Вы знаете, какой у вас бюджет времени, выделяемый на семью? Наверняка нет. Видите ли, вы можете пойти и заработать еще больше денег, но вы никогда не сможете повернуть время вспять»{28}.

Я никогда раньше не рассматривала время как ресурс – например, как деньги, находящиеся у меня в кошельке. Такая постановка вопроса спровоцировала разные мысли и помогла осознать, что время – редкий, бесценный «товар». Что это ресурс, который нельзя тратить безрассудно. Наоборот, мы должны расходовать его очень экономно и бережно, тщательно планировать и выделять только на то, что действительно важно, – так же, как мы проявляем осторожность, снимая деньги со своего банковского счета. Но сходство на этом заканчивается. В своей лекции Пауш подчеркивает одно очень важное отличие между временем и деньгами: время – это невозобновляемый ресурс. Если вы будете усерднее трудиться, отстроите свою компанию или приобретете быстрорастущие акции, вы сможете заработать больше денег. А сегодняшние 24 часа, как только они пройдут, не подлежат возврату, что бы мы ни делали.

Как и многие молодые люди, я раньше жила с мыслью, что времени у меня впереди предостаточно: мне казалось, что череда завтрашних дней будет неиссякающей, что она бесплатна и нескончаема, как воздух, которым мы дышим, или как вода, льющаяся из крана на кухне. Лекция Пауша помогла мне осознать тот факт, что мои представления – иллюзия. Реальность иная. Время ограниченно, а потому еще более ценно, чем деньги.

Что это значит для вас?

Ваша задача – пересмотреть свое отношение ко времени. Цель – начать думать о нем как о ресурсе, а точнее, как о невозобновляемом ресурсе чрезвычайной важности.

Стараясь помочь своим клиентам усвоить новую парадигму и сделать для них время более осязаемым, я прошу их подсчитать, сколько стоит их рабочее время: определить его финансовый эквивалент. Для этого они делят свой годовой доход на 2080 часов (52 недели по 40 часов). Полученное в итоге число и есть цена одного часа их времени. Теперь они уже в состоянии измерять свое рабочее время в денежном выражении, используя эту числовую стоимость.

А вы в курсе, сколько стоит один час вашего времени, проведенного на работе? Если да, то отлично! А если нет, то определите это сейчас. Теперь, зная свою ставку, вы можете подсчитать, во что обходится ваше время, – его стоимость больше не видится вам чем-то отвлеченным и туманным. Задача сводится к тому, чтобы вы начали воспринимать и использовать время точно так же, как воспринимаете и используете деньги, – только еще более рачительно, если это возможно.

И что еще важнее: подумайте о тех способах, которыми вы используете деньги, и начните применять часть из них и ко времени. Например, вы тратите определенное количество денег на покрытие ежедневных нужд и небольшие излишества. Вы также выделяете некую сумму на поддержку организаций и инициатив, в которые верите. А еще вы копите и инвестируете какую-то часть денег в целях получения прибыли в будущем.

Точно так же вы можете использовать и свое время. Например, вы можете тратить определенный его объем на выполнение необходимых текущих видов деятельности (скажем, на поездку на работу или уборку квартиры) или же на развлечения (на общение с друзьями или просмотр кинофильма). Вы можете также выделить некоторое количество времени на помощь другим людям и попытки сделать мир лучше (став добровольцем местной некоммерческой организации, заботясь о больном старике или вызвавшись быть наставником подростка). Еще вы можете инвестировать часть своего времени в виды деятельности, которые принесут вам выгоду в долгосрочной перспективе: повышать свою квалификацию, заниматься физкультурой, чтобы укрепить здоровье, или принимать участие в профессиональных мероприятиях в целях расширения круга деловых знакомств.

О последнем способе использования времени мы думаем и говорим нечасто. Но раз уж время настолько ограниченно и ценно, то, возможно, это и есть самое важное, что мы можем с ним сделать – инвестировать его с умом так, чтобы оно приносило максимально высокие дивиденды в долгосрочном плане.

«Время – деньги» – гласит старая поговорка. Но это неправда. Время намного ценнее денег. И вам необходимо начать относиться к нему именно так.

Перестаньте расточать свой самый ценный ресурс

Помните Энди, мою клиентку, о которой я рассказывала в первой главе? По стилю продуктивности она – визуализатор. Энди из тех, кто не умеет говорить «нет». У нее сильно выраженная психологическая потребность в том, чтобы чувствовать себя необходимой людям и уважаемой ими. К тому же и корпоративная культура на ее рабочем месте обязывает всегда держать дверь открытой для сотрудничества. В результате подобной политики стулья в офисе Энди всегда заняты зашедшими к ней людьми, а ее график – перегружен встречами и заседаниями, свои же непосредственные обязанности она выполняет с девяти вечера до полуночи или по субботам и воскресеньям. Как сознательный командный игрок, Энди всегда работала над множеством, по сути, чужих проектов. Ее подчиненные и коллеги знали: к ней можно обратиться в любой момент. Она не могла вспомнить, когда в последний раз ей удавалось посмотреть эпизод «Скандала»[17], не выполняя параллельно еще какую-нибудь работу на компьютере, и сколько месяцев уже не заходила в спортзал.

Подобный темп начал изматывать Энди, но она продолжала поддерживать его изо всех сил, так как понимала: компания нуждается в ней. Однако постепенно моя клиентка стала все чаще срывать сроки, и в какой-то момент ее старший менеджер решил, что она начала относиться к работе безответственно, да и ее качество ухудшилось. Когда Джордж, непосредственный начальник Энди, негативно оценил ее полугодовые результаты, женщина была ошеломлена. Она без остатка вкладывала в дело свой самый ценный ресурс – время, а рентабельность этой инвестиции оказалась удручающе низкой. Для моей клиентки слова шефа стали настоящим ударом.

Когда мы встретились с Энди несколько недель спустя, ее все еще трясло от мысли о плохой аттестации. Любовь к работе и компании, готовность к самоотдаче в ней явно угасали. Проведя обязательные в таких случаях беседы, я поняла, что Энди – высокоуважаемый лидер и член команды, что она исключительно интеллигентна и талантлива и что коллеги и начальники действительно ее ценят. Они искренне хотели, чтобы успех сопутствовал ей всегда, но ей просто следовало аккуратно и своевременно составлять финансовые отчеты.

Во время встречи с Энди я поняла: нашей первоочередной задачей должно стать переформатирование ее представлений о времени. Энди – большая модница и обожает хорошую обувь, она всегда безупречно одета по последним трендам. Я каждый раз с нетерпением жаждала увидеть ее обновки и сверить свои «модные часы» с ней. А потому быстро поняла, как именно помочь ей изменить свое отношение ко времени.

Когда Энди пришла на очередную консультацию, я сказала ей:

– Знаешь, вчера вечером в гостинице я потратила немного времени на нечто, что, могу поспорить, ты делала не раз, – на онлайн-шопинг. Это замечательный способ провести время, когда находишься в пути или очень устал.

– О, мне отлично знакомо это ощущение, – воскликнула Энди. – Я могу часами бродить по фешен-сайтам.

Она улыбнулась, возможно, теряясь в догадках, к чему я веду.

– Так вот, вчера вечером я нашла одну вещь, которая прекрасно подойдет к моему гардеробу, – продолжила я. – Одни сандалии, которые можно надеть и в пир, и в мир и которые отлично сочетаются с большинством моих весенних нарядов.

– Так-так, звучит великолепно, – произнесла Энди и подалась вперед, явно ожидая, что я продолжу расписывать сандалии во всех деталях.

Однако я сказала следующее:

– О, они действительно великолепны! Однако стоят на 60 долларов больше, чем я готова на них в данный момент потратить. Вот почему я подумала: может, ты одолжишь мне 60 долларов, чтобы я смогла их купить?

Энди посмотрела на меня, ее глаза заметно округлились от удивления, и она, запинаясь, промямлила:

– Ну… ну… не знаю.

Позже мы обе смеялись над этой ситуацией, но в тот момент Энди думала про себя: «О Боже, это же совсем новый человек в нашей организации, мы только недавно познакомились, а она уже просит у меня деньги! На что это похоже?!».

Я улыбнулась.

– Понимаю, – успокоила я Энди. – Видимо, я пока не смогу купить эти сандалии. Но хочу попросить о другом одолжении. На сегодняшнее утро у нас запланирована двухчасовая консультация. Так вот, не знаю, сможешь ли ты после ее окончания немного подумать и подбросить мне несколько идей насчет того, как мне улучшить свою тренерскую работу. Это отнимет не более часа.

Энди посмотрела мне в глаза и улыбнулась. Возможно, она испытала облегчение, что я больше не прошу у нее денег:

– Да, конечно, – ответила она, – с удовольствием помогу.

– Спасибо, Энди, – сказала я. – На самом деле мне не нужно, чтобы ты уделяла мне дополнительное время. Но ты заметила, что произошло? Ты не горела желанием дать мне 60 долларов, но была готова отдать 60 минут своего времени. Что это значит? Неужели для тебя деньги ценнее, чем время?

Как будто лампочка зажглась у Энди на лбу.

– Я никогда не думала об этом в таком ключе, – призналась она.

И мы потратили следующий час на подробный анализ того, сколько стоит время и что делать Энди, чтобы защищать, сохранять и инвестировать этот ценнейший ресурс.

Время – невозобновляемый ресурс. Если вы похожи на Энди и большинство людей, то, вероятно, тратите его, почти (или вовсе) не задумываясь о нем всерьез. Вы же не станете бездумно швыряться деньгами, так почему вы столь расточительны, когда речь идет о времени?

И помните: каждый раз, когда вы говорите «да» кому-нибудь или чему-нибудь, вы тем самым говорите «нет» кому-то или чему-то другому. Такова природа времени, этого ограниченного и невозобновляемого ресурса. Отдавайте себе отчет в том, чему именно вы говорите «да» и «нет» в течение дня и какое влияние эти решения оказывают на вас, вашу личную и профессиональную жизнь.

Перестаньте транжирить свой самый ценный ресурс – время.

Оцените свою инвестиционную политику

Если время – более ценный ресурс, чем деньги, тогда ваш график и есть ваша декларация об инвестиционной политике, отражающая то, каким образом вы планируете использовать этот ресурс. Итак, что может рассказать ваш календарь о ваших инвестиционных решениях?

Достаньте его и проанализируйте с этой новой точки зрения. Спросите себя:

• Выделил(а) ли я время для работы, направленной на достижение моих целей?

• Выделил(а) ли я время на выполнение моих обязанностей по конкретному проекту?

• Сколько часов в день я провожу на встречах и заседаниях?

• Остается ли у меня время для наставнической работы?

• Расписан ли мой день поминутно, или у меня бывают «окна» и время в резерве?

• Выделил(а) ли я время для чтения электронной почты и ответов на письма? А на звонки?

• Остается ли у меня время на размышления и рефлексию?

• Остается ли у меня время на занятие планированием и подготовкой к следующему дню, неделе, месяцу?

• Сколько времени я трачу на дорогу от дома до работы и обратно?

• Предусмотрено ли в моем графике время для личных дел: занятий в спортзале, ужина с друзьями, посещения футбольных матчей команды моего сына или просто для тихого времяпрепровождения и отдыха?

Когда мы заглянули в календарь Энди, ей стало понятно, когда именно, где и как она транжирит свое время – и так каждый день. Она автоматически соглашалась на все просьбы уделить кому-либо внимание, даже не заглядывая в свой график, чтобы выяснить, согласуется ли встреча с ее текущей работой и действительно ли так уж нужна ее помощь коллеге для принятия решения. Она постоянно отвечала на звонки сослуживцев, принимала их у себя и спешила им навстречу в то самое время, которое планировала посвятить выполнению своей работы. А для личных дел в календаре Энди вообще не было зарезервировано ни минуты.

– Если бы это был не мой рабочий график, а личный накопительный пенсионный план, – отметила Энди с печальной улыбкой, – я бы наверняка задумалась о том, что пора дать от ворот поворот своему консультанту по инвестициям: доход от них более чем скромный.

– Ты права, Энди, – сказала я. – Выяснить, что для человека действительно важно, совсем нетрудно. Достаточно заглянуть в его чековую книжку и рабочий график и посмотреть, на что он тратит свое время и деньги. Глядя на твой календарь, я могу сразу определить, что ты лично находишься в самом низу своего списка приоритетов.

Еще до нашего первого занятия я попросила Энди пересмотреть свой индивидуальный план профессионального развития, в котором содержались ее основные профессиональные цели и задачи на ближайший год. Когда мы начали сопоставлять их с календарем Энди, она беспокойно заерзала в кресле. Причина была очевидна: между целями Энди и тем, как она инвестировала свое время, не просматривалось никакой связи. Ноль! Зеро! Если бы Энди не сидела рядом со мной, я бы подумала, что разглядываю график другого человека. То, на что Энди тратила время, и ее цели существовали без всякой взаимосвязи, а потому неудивительно, что результаты ее работы оценивались начальством негативно!

К счастью, Энди удалось выбраться из «ловушки». Осознав, на что в действительности уходит ее время, она смогла существенным образом изменить и свое отношение к нему, и свое поведение.

А теперь и вы оцените свою инвестиционную политику. Как и во что вы вкладываете время? Когда именно вы сказали «да», хотя на самом деле хотели произнести «нет»? Вы выделили в своем графике время для достижения собственных целей? Вы отвечаете на события или просто реагируете на них?

Джефф Вайнер, СЕО деловой социальной сети LinkedIn, остро ощущает потребность держать свой рабочий график под строгим контролем. Вот как он описывает свой подход к временным инвестициям:

«Нередко поток ежедневных событий засасывает человека, и если вызовы, с которыми он сталкивается, начинают возникать все чаще и становиться все сложнее, он вполне закономерно поддается склонности решать проблемы одну за другой. В такой ситуации очень важно найти немного времени, а если надо – урвать его, чтобы переосмыслить происходящее, а не просто реагировать на него. Это позволит тебе не только думать стратегически, на перспективу, но и разобраться, что для тебя срочное, а что – важное, и добиться нужного баланса между тем и другим»{29}.

Давайте представим себе, как следовало бы инвестировать время, чтобы гарантировать себе достижение нужного баланса и максимальной рентабельности вложений.

Пересмотрите свои временные траты

В пятой главе я рассказывала о методологии R.E.A.D.Y., Aim, Fire, которая помогает уяснить свои цели и приоритеты и достичь их максимально эффективным, результативным способом. Вы уже сформулировали свои R.E.A.D.Y.-цели. Теперь пришло время для второго шага – Aim, то есть нацеливания своих временных инвестиций на решение поставленных задач.

Это нацеливание – не что иное, как способ организации времени в своем графике таким образом, чтобы в итоге приблизиться к поставленным целям. Как выполнить это правильно? Просто аккуратно подгоняйте временные траты под свои цели. Внимательно обдумывайте каждую задачу или проект и решайте, стоит ли выделять под них время в своем календаре. Спрашивайте себя, продвинут ли они вас ближе к достижению цели.

Когда Энди посмотрела свой график, она наконец осознала: то, как она тратит время, никак не связано с ее целями, даже наоборот – порой вступает с ними в противоречие. Календарь Энди демонстрировал несогласованность ее действий. Именно этим и объяснялось, почему, когда Энди «выстрелила», то есть привела в исполнение задуманное, она так и не достигла цели. Просто она целилась в другую сторону.

Чтобы прицелиться эффективно, очень важно все делать в соответствии со своим стилем продуктивности, а не вопреки ему. Например, я как плановик люблю рассчитывать все шаги к поставленным целям заранее и выделять под них соответствующее время в своем графике. А вот мои коллеги-визуализаторы, наверное, будут чувствовать себя как в смирительной рубашке от одной только мысли о необходимости строго фиксировать время выполнения работы. То, что годится для меня, может быть совершенно неприемлемо для них – или для вас.

Ниже приведен ряд конкретных предложений по организации вашего календаря, что позволит извлечь максимальную пользу из природных наклонностей. Прочтите все предложения – не исключено, что вы найдете интересный для себя эффективный подход в разделе, предназначенном для людей с иным стилем продуктивности. Посмотрите также три рисунка – 6.1, 6.2 и 6.3. На них представлены три различных способа построения календаря. Они спроектированы таким образом, чтобы отражать особенности трех различных стилей продуктивности. Из них вы также можете почерпнуть парочку идей, которые будут успешно работать на вас!

Действуйте проще:

ИНВЕСТИРУЙТЕ СВОЕ ВРЕМЯ

Если вы приоритетчик

Поделите свое время на небольшие, четко фиксированные отрезки, предназначенные для выполнения конкретных задач (см. рис. 6.1). Такой подход подойдет вашему аналитическому складу ума. Например, выделите в своем графике первые 20 минут после 10:00 утра на проверку электронной почты и ответов на письма. Затем 10 минут – на подготовку к намеченному на 10:30 заседанию по вопросам маркетинга. А потом еще 15 минут – на то, чтобы доехать до ресторана, где вы собирались пообедать с деловым партнером.

Рис. 6.1. Пример трехдневного графика для приоритетчика. Обратите внимание на небольшие временные блоки, зарезервированные под конкретные виды деятельности, в том числе под поездки до места проведения сторонних мероприятий

Если вы плановик

Подумайте о том, чтобы поделить свое время на относительно большие отрезки длиной примерно около часа или даже на части дня (утро, предобеденное время, обед, время после обеда, конец рабочего дня). Данный подход позволит вам конструировать свой календарь так же, как разрабатывают план проекта (см. рис. 6.2). Ведь подобная работа вам ближе и приятнее, нежели создавать тактические линейные календари с перечислением задач, как любят делать приоритетчики.

Рис. 6.2. Пример трехдневного графика для плановика. Время поделено на относительно большие блоки, календарь своим видом напоминает план проекта

Если вы организатор или визуализатор

Перечитайте еще раз свои цели, а затем направьте временные инвестиции на их достижение путем обособления тематических дней, то есть дней, в течение которых все построено вокруг определенной темы, категории или типа работы. Такими темами, например, могут стать административные задачи, развитие команды, работа с письмами, поиск потенциальных клиентов, творчество, восстановление сил и так далее. Чтобы определиться с графиком (см. рис. 6.3), выберите тему или несколько тем на каждый день недели. Обозначьте тему в вашем календаре и, когда наступит время, выполняйте задачи и проекты, связанные с темой этого конкретного дня. Тематические дни дадут вам возможность ощущать свободу и проявлять гибкость, о которых вы так мечтаете, и при этом обеспечат достижение целей.

Рис. 6.3. Пример трехдневного графика для организатора или визуализатора. Обратите внимание на использование тематических дней (понедельник и среда) для формирования и активизации различных видов деятельности

Однако организаторы и визуализаторы несколько отличаются друг от друга схемой использования тематических дней. Организаторам лучше подумать о тематических временных отрезках, нежели о тематических днях. Например, темой утра четверга может стать административная работа, а темой второй половины дня – развитие команды. Тематические отрезки разнообразят работу и помогают избавиться от скуки, одновременно способствуя структурированию рабочего дня. Визуализаторы, как правило, предпочитают тематические дни или даже тематические недели, что дает им простор для инноваций и творчества в условиях, не стесненных строгими временными рамками.

У Энди доминирует стиль продуктивности, характерный для визуализаторов, а потому она выбрала вариант с организацией тематических дней. Поскольку она работает на корпорацию, входящую в число 500 крупнейших компаний (по версии журнала Fortune), у нее нет таких возможностей контролировать свое время, как у человека со свободной профессией или владельца бизнеса. Это означает, что тематические дни, которые Энди для себя определила, вряд ли получатся такими в чистом виде. Они неизбежно будут корректироваться. Тем не менее Энди понравилась идея о тематических днях. Она увидела в них способ добиться разнообразия, в котором нуждалась, чтобы поддерживать интерес к профессиональной жизни и увлеченность своим делом.

Сегодня рабочий график Энди строится вокруг пяти тем: взаимоотношения с клиентами, анализы и отчеты, управление рисками, административные задачи, развитие команды. Каждая из этих тем напрямую связана с одной или несколькими ее целями. В разные недели тематические дни могут меняться местами, например на этой неделе административная работа может выпасть на понедельник, а на следующей – на пятницу. Однако Энди делает все возможное, чтобы каждая тема была отражена в ее недельном календаре и чтобы встречи, разговоры и проекты, осуществляемые в конкретный день, соответствовали заданной теме.

Энди убедилась: подобная организация работы и мышления повышает ее эффективность и, что еще более важно, подпитывает креативность, поскольку позволяет фокусироваться на более общих вопросах и свободно их исследовать. Благодаря смене подхода Энди удалось разработать инновационный метод проведения аудиторских отчетов и внести важные изменения в одну из знаковых для ее компании программ по управлению рисками.

Бриэм – еще один мой клиент, с которым мы познакомились в первой главе книги. Как и Энди, ему ближе всего стиль продуктивности, характерный для визуализаторов. Но в отличие от Энди, у Бриэма собственный бизнес и вполне контролируемый график. До нашей с ним встречи Бриэм, как и Энди, буквально транжирил свое время. Он никогда не отказывал другу или двоюродному брату друга, которому вдруг стало интересно, чем занимаются люди в компании, специализирующейся на организации специальных мероприятий. Помимо этого, Бриэм принимал участие во всех общественных начинаниях в своем городе и по первому зову мчался на помощь своим подчиненным, чтобы решить какую-нибудь проблему или уладить конфликт. В итоге он уставал, ему не хватало времени и сил на то, чтобы стратегически мыслить, и в результате он постепенно утрачивал контакт со своей командой.

После того как Бриэм набросал черновик своих R.E.A.D.Y.-целей и пересмотрел перечень задач, он увидел, что в них четко прослеживаются пять основных тем – по одной на каждый рабочий день: административные дела, работа с командой, налаживание связей и маркетинг, стратегическое планирование и, наконец, день Бриэма. И вот как он встроил их в структуру своего календаря.

Темой понедельника он объявил команду. В первый рабочий день недели Бриэм встречается с каждым ее членом по отдельности, а затем до конца дня работает в режиме открытого доступа на случай, если кому-то понадобятся его советы в работе над проектами, решении проблем или проведении мозгового штурма. Команда Бриэма уже привыкла, что по понедельникам он всегда находится у себя в офисе и готов прийти на помощь. И результаты не заставили себя ждать – не то, что в былые времена, когда отсутствие Бриэма тормозило прогресс его команды.

Вторники и четверги – дни налаживания связей и маркетинга. В эти дни Бриэм может вообще не появляться в офисе. Он завтракает, обедает и ужинает с клиентами (нынешними и потенциальными), производителями и поставщиками товаров и услуг для его бизнеса, а также принимает участие в общественных мероприятиях.

Среды посвящены административным делам и разработке стратегий. Административные обязанности, с которыми сопряжена его должность, наводят на Бриэма настоящий ужас. Поэтому он стремится разделаться с ними еще с утра, а затем в качестве компенсации за «каторжный», как он его называет, труд он посвящает вторую половину дня продумыванию стратегии компании. Бриэм – «сова», и к вечеру у него открывается второе дыхание. Разработка стратегий и широкомасштабное мышление даются ему в эти поздние часы легко, так как согласуются с его естественными биоритмами.

Пятница – день Бриэма. Он использует его для всего, что продвигает бизнес. В одни пятницы пишет, в другие – читает отраслевые журналы или устраивает мозговые штурмы. Как нетрудно догадаться, для Бриэма пятница – любимый день недели.

И у Энди, и у Бриэма налицо предпочтение продуктивного стиля визуализатора, однако реалии их рабочей среды требуют от них планировать свои тематические дни по-разному.

А как быть, если у вас одинаково сильно выражена склонность к двум различным стилям продуктивности? Тогда сочетайте разные стратегии и подстраивайте их под себя. У меня лично доминирует стиль плановика, но за ним с небольшим отставанием следует организатор. Поэтому при составлении графика я комбинирую выделение временных отрезков под определенные виды деятельности с планированием тематических дней и выполнением своих обязательств перед семьей. Так я получаю возможность жить сообразно своему ритму и поддерживать гармонию у себя в голове, сердце и душе. Мне часто приходится ездить в командировки, но я дала себе слово никогда не проводить вдали от дома больше трех ночей подряд. Мой календарь выстраивается в строгом соответствии с этим принципом, так что, принимая деловое предложение и планируя поездки, я всегда держу перед глазами визуальное напоминание о данном мной обете.

Помимо этого, у меня в графике четко обозначен и конец рабочего дня – 17:00. Неужели я действительно каждый день заканчиваю работу ровно в пять? (Не совсем.) Неужели мне никогда не приходится трудиться по ночам и на рассвете? (Иногда приходится.) Обычно мне все же удается соблюдать это общее правило, и я уверена, что такая жесткая политика – наступил конец рабочего дня, и точка! – позитивно сказывается как на продуктивности человека, так и на его психическом здоровье. Если работа по ночам или в ранние утренние часы становится для вас нормой, резко возрастает вероятность того, что от этого начнет страдать ваша эффективность и, как следствие, – ваше здоровье и личная жизнь.

Я также рекомендую отказаться от практики расписывать буквально каждую минуту своего дня и предусматривать все возможные встречи и виды деятельности. Лучше вводить в график буферные зоны – такие отрезки времени, на которые ничто не запланировано и которые можно использовать для решения непредвиденных проблем, задач и ситуаций. Или для того, чтобы поразмышлять или порефлексировать. График, в котором не предусмотрены буферные зоны, – это своеобразное приглашение форс-мажорным обстоятельствам оккупировать ваш день и основательно испортить его.

Мои понедельники и пятницы зарезервированы под административную работу. Ранние утренние часы, когда еще царят тишина и спокойствие, у меня забронированы под работу над книгами, статьями и составлением программ лекций и семинаров. Я – «жаворонок» и люблю эту часть дня. Тогда у меня мозги свежие, чистые и наиболее креативные. Вторники, среды и четверги я посвящаю работе с клиентами и поиску потенциальных. Но в каждом из этих дней я выделяю по несколько часов для выполнения задач, связанных с темой дня.

Можно ли сказать, что моя календарная система работает безотказно? Конечно, нет. Люди слишком разные, а жизнь слишком сложная, чтобы не вносить свои коррективы. Тем не менее моя система удерживает меня в нужной колее и помогает оставаться сфокусированной на своих целях. При этом я непрерывно вношу в нее небольшие поправки, которые позволяют мне продолжать совершенствоваться в деле инвестирования времени.

Пересмотрите свои временные затраты так, чтобы ваш календарь верно отражал ваши задачи и приоритеты. Используйте свой стиль продуктивности, чтобы определить, как лучше переориентировать свою инвестиционную политику в области времени на достижение поставленных целей. Сделайте так, чтобы график работал на вас, а не против вас. Помните: вы не можете повернуть время вспять, а потому убедитесь, что инвестируете его с наибольшей выгодой для себя.

Выберите тактику инвестирования времени, которая вам подходит

Президент сети кофеен Starbucks Мишель Гасс ежедневно встает в 4:30, чтобы успеть совершить утреннюю пробежку. Председатель компании Avon Андреа Джанг просыпается в 5:00. Редактор журнала Vogue Анна Винтур каждый день в 6:00 приходит на теннисный корт, чтобы размяться перед работой. Для всех этих женщин раннее пробуждение и начало дня – ключевой инструмент повышения своей продуктивности и эффективности на весь день.

Тим Феррис, автор книги «Как работать по 4 часа в неделю», относится к инвестиции времени по-другому. Он утверждает, что существуют «два синергетических подхода, способствующих повышению продуктивности. Первый – ограничивать количество задач, оставляя только самые важные, чтобы сократить рабочее время. Второй – сокращать рабочее время, чтобы ограничить количество задач исключительно самыми важными».

Какой вариант вам кажется лучшим? Давайте извлекать максимальную выгоду из каждого часа каждого дня, выбрав инвестиционную тактику, которая подходит лично вам. Ниже описаны сильные стороны каждого стиля продуктивности и основные тактики временных инвестиций. Активно применяйте их, чтобы извлекать пользу буквально из каждой минуты. Они специально разработаны с учетом ваших конкурентных преимуществ в области временных инвестиций.