Антистресс по-скандинавски. Руководство для тех, кто постоянно хочет в отпуск Фриис Андерсен Малене

3) в течение первых четырех недель провести встречу. Давайте подробно остановимся на каждой из этих задач.

Главное – с самого начала достигнуть взаимопонимания. Единого мнения насчет того, когда уместнее всего сделать первый шаг, нет. Наш ответ будет основан на опыте и исследованиях. Одно можно сказать точно: первым связаться должен руководитель. Непосредственный начальник хорошо знает сотрудника и его состояние, можете внести необходимые изменения в рабочий процесс. В некоторых компаниях контакт устанавливает отдел кадров. Даже если в вашей организации так не принято, иногда разумнее связаться через отдел кадров или коллегу, близко знакомого с заболевшим сотрудником. Это особенно актуально, если до больничного вы не ладили.

Первоначальный контакт

Как определить момент времени, подходящий для первого контакта с сотрудником? К сожалению, универсального срока не существует. По нашему опыту, большинство руководителей и сотрудников считают целесообразным и уместным срок в 4–7 дней после ухода работника на больничный. Если у вас в компании есть соответствующий регламент, следует придерживаться его. Подход сильно варьируется от одной компании к другой. Одни организации имеют четкие инструкции (например, непосредственный руководитель связывается с заболевшим сотрудником на следующий день после начала больничного, затем на пятый день и через две недели). В других такие нормы не прописаны, и каждый начальник поступает по собственному усмотрению, а иногда и вовсе бездействует.

Если у вас в организации таких формальных требований нет, помните, что у сотрудника могут быть самые разные мысли и опасения. Если вы не выходите на связь, он может подумать, что о нем забыли, и даже решить, что вы рады его отсутствию. И наоборот, он может принять молчание за признак того, что вам не все равно и вы осознанно оставили его в покое. Аналогично, если в компании нет конкретных инструкций, сотрудник может трактовать ваше желание общаться по-своему. Может решить, что вы не верите диагнозу и идете на контакт, чтобы убедиться в «реальности» болезни. Или же он поймет, что вы общаетесь с ним, потому что неравнодушны к проблеме. Другими словами, одно и то же действие можно интерпретировать по-разному.

Если инструкции все же есть, сотрудник, скорее всего, будет готов и меньше будет на этом зацикливаться. В любом случае дайте ему понять, что вам не все равно и вы готовы помочь.

Прежде чем связаться с сотрудником, необходимо:

• узнать, есть ли в вашей организации соответствующая практика;

• разработать индивидуальный подход к сотруднику, основанный на политике компании, и обсудить ситуацию с сотрудником отдела кадров;

• убедиться, что с начала больничного до момента контакта прошло не более шести дней.

Если вы работаете в крупной компании, у которой нет конкретных инструкций на этот счет, мы рекомендуем их разработать. Также полезно обсудить это с другими руководителями и, возможно, вместе наметить общие для всех принципы.

Важно, чтобы политика обладала гибкостью – в конечном счете решение в каждой конкретной ситуации зависит от начальника и его осведомленности.

Каким должен быть первоначальный контакт: лучше позвонить, отправить смс-сообщение или электронное письмо? Врачи и психологи обычно рекомендуют сотруднику не проверять почту. Это может благоприятно сказаться на нем, но на практике означает, что ваше письмо он не увидит. Лучший вариант – телефонный звонок. Он даст вам наилучшее представление о реальном состоянии подчиненного и станет важным шагом к установлению диалога.

Некоторые руководители боятся реакции сотрудника на телефонный звонок: а вдруг он расплачется, разозлится или вовсе будет не в состоянии говорить? Что мне сказать в таком случае? Этот страх вполне естественен и понятен: вы оба находитесь на незнакомой территории. Такая ситуация даст вам возможность проявить себя с другой стороны, ведь сотрудник видел вас только в процессе работы. Не рекомендуется звонить раньше 10 часов утра, поскольку во время стресса у людей часто возникают проблемы со сном. В утренние часы им необходимы тишина и покой.

Длительность первого телефонного разговора может составить 10–15 минут. Вот о чем обязательно нужно поговорить:

1. Спросите о самочувствии.

2. Дайте сотруднику понять, что вы его поддерживаете, понимаете ситуацию и хотите, чтобы он поскорее (но не раньше, чем нужно) вернулся к работе.

3. Узнайте, как ему можно помочь уже сейчас.

4. Если необходимо, предложите помощь специалиста. Если трудовым договором предусмотрена медицинская страховка, у сотрудника может быть право на бесплатную помощь психолога. В качестве альтернативы можно предложить оплатить услуги специалиста из бюджета отдела. Предложите обратиться к терапевту. У многих врачей есть опыт сотрудничества с компаниями и сотрудниками, они могут помочь выработать подход к реабилитации.

5. Попросите сотрудника не беспокоиться о своей части работы: главное для него – поправляться.

6. Если сотрудник в относительно собранном состоянии, уточните, не стоит ли вам обратить особое внимание на какие-то его задачи.

В особо серьезных случаях во время первого телефонного звонка не стоит сразу назначать личную встречу. Разумно закончить разговор, предварительно наметив дату следующего звонка. Важно всегда договариваться о последующих контактах.

Неформальная беседа в офисе

Когда сотрудник будет готов, можно пригласить его в офис на неформальную беседу за чашкой кофе, во время которой он пообщается с вами и повидается с коллегами. Во время посещения вы лучше почувствуете настроение сотрудника – и, что еще важнее, вновь оказавшись на работе, он преодолеет очень трудное препятствие на пути к выздоровлению.

Руководители часто нервничают по поводу подобных встреч. По сути, они в первый раз увидят сотрудника после выхода на больничный, и их волнуют несколько вопросов. А вдруг он сильно изменился? А сможем ли мы общаться как раньше? Как тактично его расспросить? По опыту эти неформальные встречи проходят достаточно естественно. Важно не упускать сигналы, которые посылает вам сотрудник, и реагировать на них. Если у вас есть сомнения, задайте ему следующие вопросы:

• Каково снова быть здесь?

• Может, о чем-то хотели поговорить или что-то сделать?

• Чувствуете ли постепенное улучшение? Что помогает чувствовать себя лучше?

• Когда вы готовы пообщаться в следующий раз и как вам удобнее это сделать? Еще раз встретимся или лучше созвониться? Если найдете силы снова прийти, это будет лучше всего.

Сотрудник наверняка будет сильно нервничать или по крайней мере испытывать напряжение. Чтобы свести волнение к минимуму, необходимо обговорить следующие детали встречи:

• Вы встречаетесь у входа в здание или в приемной, а потом вместе идете в офис?

• Встреча пройдет у вас в кабинете или где-то еще?

• Вы выпьете кофе вдвоем или пригласите кого-то из коллег?

• Он пойдет поздороваться с коллегами или не настроен на это? Если нет, можно забронировать переговорную, чтобы ни на кого не наткнуться.

Встреча перед выходом на работу

В соответствии с датским законодательством, если сотрудник находится на больничном в течение длительного времени, руководитель обязан пригласить его на официальную встречу. С 2010 года в требованиях указано, что встречу необходимо провести не позднее чем через месяц с момента начала больничного. В обязанности руководителя входит ее организация и проведение. Актуальные требования уточняйте онлайн или в отделе кадров (если он есть). Цель встречи – вместе с сотрудником выяснить, готов ли он вернуться к работе, когда это будет возможно и как максимально упростить возвращение.

Обратите внимание, что во время встречи вам не разрешается спрашивать работника о причине ухода на больничный.

Может произойти так, что неформальная беседа не состоялась и это ваша первая встреча после того, как подчиненный ушел на больничный. Накануне сотрудник, как правило, очень напряжен, однако при позитивном настрое встреча станет поворотным моментом в его выздоровлении.

В зависимости от самочувствия сотрудника такие встречи проходят по-разному. В одних случаях можно составить четкий план поэтапного выхода на работу. В других сотрудник может быть в таком плохом состоянии, что говорить о конкретных сроках выхода с больничного не будет смысла. Едва подчиненный переступит порог офиса, нужно дать ему почувствовать, что он в безопасном месте. Если визит в офис пугает сотрудника, целесообразно провести собрание в нейтральном месте (скажем, в кафе).

В следующем разделе мы рассмотрим самый оптимальный способ провести встречу перед выходом на работу. Ее успех зависит от хорошей подготовки, поэтому необходимо продумать два момента:

• что нужно сделать и узнать заранее;

• как проводить встречу.

Подготовка к встрече

Обеим сторонам будет комфортнее, если вы предварительно вышлете письмо с указанием времени и предварительным планом встречи. Чтобы не было непонимания, рекомендуем позвонить сотруднику и попросить посмотреть почту. Как говорил Чамберс Боуэн, «лучше план – меньше нервов». Из-за неопределенности сотрудник может нервничать, поэтому нужно все четко прописать. Как только все стороны будут осведомлены о времени и повестке встречи, можно начинать подготовку к самой беседе.

Ниже – пример приглашения на встречу. Оно должно соответствовать вашему стилю общения и отношениям с подчиненным. При необходимости адаптируйте текст.

Уважаемая Стине!

Была рада поговорить с вами по телефону. Надеюсь, вам уже лучше, и с нетерпением жду встречи в четверг.

Как я уже говорила, нужно встретиться и вместе обсудить сложившуюся ситуацию. У вас будет возможность рассказать о ней подробнее, поделиться переживаниями и пожеланиями. Так будет легче найти решение. Попробуем составить план вашего восстановления и выхода на работу, как только будете готовы. Я выделила на встречу час.

Мне бы хотелось обсудить на встрече следующие вопросы (пожалуйста, не стесняйтесь добавить свои пункты, если я что-то упустила):

• ваше самочувствие – мне хотелось бы быть в курсе ситуации в целом;

• план вашего выхода на работу:

• возможные сроки выхода с больничного;

• какого рода задачи вам будет комфортно выполнять;

• чем наш коллектив может вам помочь;

• что сообщить коллегам и партнерам.

Если хотите, можете пригласить на встречу еще кого-нибудь. Взгляд со стороны нам пригодится.

Жду возможности все обсудить.

С уважением,

Лене

Обратите внимание, что с собой можно привести наблюдателя. Некоторым людям важно участие третьей стороны, чтобы потом обсудить встречу. Мы уже говорили, что в состоянии стресса может быть трудно запомнить детали и долгое время сохранять концентрацию, поэтому еще одна пара ушей не помешает. С собой берут супруга, приятеля, сотрудника отдела кадров или представителя профсоюза.

Чтобы для вас обоих встреча была доброжелательной, информативной и конструктивной, важно подготовиться заранее. Может быть непросто выделить на это время в плотном графике, однако будьте уверены: потраченное время обязательно окупится.

В процессе подготовки используйте следующие источники информации:

• отдел кадров (если таковой имеется): чем кадровики могут помочь вам и сотруднику во время и после больничного? Проводил ли отдел постепенный выход сотрудников на работу? Готов ли HR-специалист выступить на встрече в качестве наблюдателя?

• похожий опыт: возможно, у кого-то из ваших коллег был опыт проведения таких встреч и возвращения сотрудников на работу. Как такие встречи проводились в организации раньше?

• местные органы власти: они могут предоставить финансовую помощь и иную поддержку – ментора, личного помощника, справку об ограниченной трудоспособности и т. д. Подробнее об этом см. раздел «Чем могут помочь местные власти»;

• собственный опыт: какая у вас должность? Какие у вас были отношения с сотрудником до того, как он ушел на больничный? Сочувствуете ли вы ему или вам сложно его понять? Оцените свои чувства по отношению к подчиненному и ситуации в целом. Отпустите все сомнения и негативные эмоции. Недоверие может негативно повлиять на разговор и весь процесс, поэтому попробуйте отбросить все опасения и довериться своему подчиненному. Возможно, что-то вас даже удивит.

Подготовившись, вы проявите заботу о сотруднике: сможете максимально содержательно отвечать на вопросы и высказывать конкретные предложения.

ПРАКТИЧЕСКИЙ ПРИЕМ. СТРУКТУРИРУЕМ ВСТРЕЧУ ПЕРЕД ВЫХОДОМ НА РАБОТУ

Схема из Части II пригодится и на этой встрече. Ее структура приведена на рисунке.

1. Составьте план встречи

Для начала проработайте цели и структуру встречи.

• Я пригласил вас, чтобы обсудить следующие вопросы: общую ситуацию, ваше отношение к выходу на работу и помощь с моей стороны и со стороны компании.

Предлагаю разделить встречу на три этапа:

• сначала можем поговорить о вашей ситуации: как вы себя чувствуете, что думаете о выходе с больничного. Может быть, вам уже комфортно выполнять какие-то задачи?

• затем можем обсудить, что сделать, чтобы ваше самочувствие улучшилось, и составить план дальнейших действий.

в конце мы определимся с планом и назначим следующую встречу.

• Как вам такой вариант? Может быть, хотели бы обсудить что-нибудь еще?

2. Определите степень готовности сотрудника

Люди очень по-разному реагируют на эти вопросы. Бывает, что сотрудники крайне болезненно воспринимают вопросы о себе и своем состоянии. Помните о том, что люди в фазах плавления и выгорания не всегда ведут себя рационально, когда решают, какой информацией и с кем они готовы поделиться.

Это означает, что именно руководителю нужно адаптировать сложные вопросы во время встречи. Не стоит обсуждать их слишком подробно: позже сотрудник может пожалеть о чрезмерной откровенности. Иногда придется останавливать его, если в его стремлении поделиться нарушается субординация. Сотрудник не должен говорить больше, чем ему свойственно. Возможно, ему захочется рассказать о болезненных детских переживаниях, из-за которых он не в состоянии сказать «нет». Или он может быть настолько поглощен эмоциями, что невольно раскроет свои семейные проблемы.

Признайте его право на это. Однако объясните, что у вас нет необходимых компетенций и что люди часто жалеют об излишней откровенности перед своим руководителем. Спросите, есть ли у сотрудника супруг или приятель, с которым можно обсудить ситуацию, или предложите помощь специалиста.

3. Продумайте варианты развития событий

• Сценарий 1: если сотрудник готов обсудить конкретный план по выходу с больничного, прочитайте раздел «Наметьте пошаговый план адаптации».

• Сценарий 2: состояние сотрудника настолько тяжелое, что в настоящее время о выходе на работу речи не идет.

Если сотрудник находится в подавленном состоянии, очень расстроен, эмоционально истощен и не готов обсуждать выход на работу, необходимо установить с ним хорошие отношения. Дайте ему понять, что его не хватает, он важен для отдела, что ему предоставят гибкие и комфортные условия. Если сотрудник не обращался к специалисту, расскажите, что многим это помогло. Убедитесь, что вы создали благоприятную почву для дальнейшего выздоровления (подразумевается, что его работа выполняется в его отсутствие, а его возвращение желательно и реалистично). Наконец не менее важно, чтобы вы:

1) поддерживали друг с другом связь;

2) назначили дату и время следующей встречи, даже если она состоится не скоро.

Такой план обеспечит ясность, предсказуемость и определенность, а также предоставит сотруднику время для отдыха и восстановления.

4. После встречи

После встречи кратко запишите ее содержание и итоги, уделив внимание дальнейшим действиям. Отправьте это резюме сотруднику, чтобы у вас обоих было четкое понимание договоренностей. Согласно датским законам руководитель обязан предоставить определенную информацию в центр занятости (см. ниже).

Информация для центра занятости

Информация предоставляется либо на отдельном документе, либо вместе с уведомлением, которое работодатель должен отправить в муниципалитет при выходе сотрудника на больничный. Это связано с тем, что по прошествии двух месяцев ответственность за сотрудника переходит к местному центру занятости. Информация от работодателя позволяет муниципальным органам быстрее и эффективнее вмешаться в случае необходимости. За содержание документа организация ответственности не несет.

В документе работодатель должен указать: дату встречи перед выходом на работу; сколько, по мнению сотрудника, продлится больничный: меньше или больше двух месяцев; есть ли вероятность того, что через какое-то время он сможет возобновить работу на неполный рабочий день. Иногда длительность болезни достаточно сложно оценить.

Когда лучше всего возвращаться?

И вам, и вашему подчиненному важно решить, когда он будет готов вернуться к работе. К сожалению, редко можно дать однозначный ответ.

На больничном сотруднику бывает трудно объективно оценить свое состояние.

Как правило, он получает совершенно разные советы от разных людей – психолога, лечащего врача и социального работника. Тяжесть симптомов день ото дня может меняться. Ответ часто зависит от того, насколько индивидуальным будет подход к сотруднику во время восстановления. Будете ли вы рассчитывать на полную рабочую неделю или сокращенную – 5—10 часов?

Обычно перед началом процесса мы рекомендуем убедиться в следующем:

• у сотрудника наблюдаются единичные симптомы фазы плавления, он вернулся в фазу перегрева. Если ваш отдел и организация готовы на это пойти, можно сделать исключение для сотрудника, который хочет вернуться раньше;

• на протяжении последней недели у сотрудника нормальный режим сна: ночной сон составляет минимум шесть часов. Трудности со сном – один из самых распространенных и серьезных симптомов сильного стресса. Именно поэтому важно разобраться с ними перед выходом на работу. Если выход с больничного значительно усугубляет режим сна, сотрудник не сможет придерживаться плана, и ему снова потребуется больничный;

• не менее двух недель отсутствовали или заметно уменьшились наиболее серьезные и разрушительные симптомы стресса (боли в груди, переутомление, ощущение, что проблемы непреодолимы);

• сотрудник посетил организацию, встреча с начальником и коллегами прошла благополучно;

• во время ваших бесед сотрудник может сконцентрироваться и связно выражает свои мысли;

• не склонен к (регулярным) приступам плача;

• способен выполнять некоторую часть своей работы;

• у руководителя есть время и ресурсы, чтобы поддержать сотрудника, помочь расставить приоритеты и обеспечить успешное выполнение плана по выходе с больничного;

• в отделе и команде не планируются существенные изменения, которые потребуют всего вашего внимания или готовности сотрудника. В противном случае с выходом на работу следует повременить, даже если сотрудник уже готов.

Обратите внимание, что правильное время для выхода на работу определяется не только самочувствием сотрудника и серьезностью симптомов. Это зависит от грамотно выстроенного процесса и наличия подходящей для сотрудника работы.

Если заметно, что сотрудник надеется полностью избавиться от симптомов заболевания к моменту выхода, стоит поговорить с ним о реалистичности таких ожиданий. Исследования показывают, что у большинства сотрудников наблюдаются остаточные симптомы и сниженная работоспособность в течение продолжительного времени. При выходе на работу некоторые симптомы могут проявиться снова. Остаточные симптомы – не препятствие для выхода с больничного, однако крайне важно, чтобы они постепенно проходили.

Дайте понять, что не ожидаете от подчиненного полного выздоровления, и составьте с ним индивидуальный план. Заверьте его: вы понимаете, что процесс займет некоторое время. Важно избегать крайностей. Сотрудник не должен думать, что у него лишь два варианта: либо уволиться, либо выйти на полный рабочий день. Расскажите ему, что выход на работу часто способствует выздоровлению, поскольку осознание своей важности и полезности улучшает настроение и повышает уверенность в себе.

В Дании при необходимости профессиональной оценки трудоспособности сотрудника руководитель может обратиться за помощью к его лечащему врачу. Тот на основании имеющейся информации заполнит справку о трудоспособности. Руководители имеют право потребовать такую справку в любой момент в течение болезни. Подробнее читайте ниже.

Справка о трудоспособности

Справка состоит из двух частей.

1. Первая часть заполняется совместно сотрудником, находящимся на больничном, его руководителем и специалистом отдела кадров (если он есть в вашей организации). Особое внимание уделяется подробному описанию работы, которую сотрудник может и не может выполнять. В этой части указывается желательная продолжительность рабочей недели на время адаптации после больничного.

2. Вторая часть основана на первой и заполняется совместно сотрудником и его лечащим врачом. Врач оценивает, сможет ли сотрудник выйти на полный или неполный рабочий день, и указывает любые изменения, которые необходимо внести в список задач, характер взаимодействия с коллегами и рабочее время. Часто указывается рекомендуемая длительность работы в таком режиме. В некоторых случаях врач может рекомендовать временно отложить выход на работу.

Оплатить выдачу справки о трудоспособности обязан работодатель. Наш опыт показывает, что она стоит своих денег. По закону работодатель имеет право потребовать справку у сотрудника. Однако лучше всего, если это будет добровольное решение. Дополнительную информацию и бланк справки вы найдете на сайте www.star.dk, который регулярно обновляется Датским агентством по рынку труда и найму.

Насколько вам и компании хватит терпения?

При выходе сотрудника на работу каждая организация должна учесть ряд моментов. Не все могут позволить себе ждать, пока сотрудник почувствует себя полностью готовым к работе. Все-таки текущая деятельность компании имеет первостепенную важность. Возможно, компания захочет ускорить процесс и избежать ненужного увольнения.

Даже организация с самым гибким и индивидуальным подходом может оказаться в ситуации, когда отсутствие сотрудника больше нельзя будет объяснить ни его коллегам, ни руководителям, ни финансовому отделу. Вы можете столкнуться с разным отношением к происходящему, причем обычно оно будет напрямую связано с опытом и должностью выбывшего. Колоссальную роль играют межличностные отношения. К примеру, если до ухода на больничный сотрудник часто попадал в конфликтные ситуации, понимание и поддержка со стороны коллег может оказаться на вес золота. К этому мы вернемся в разделе «Взаимодействие и отношения с коллегами».

В целом очень важно информировать руководство и отдел кадров о ходе и сроках выхода с больничного. Необходимо прислушаться к их мнению о том, не пора ли задуматься об увольнении подчиненного. Самому сотруднику эту информацию нужно сообщить лишь тогда, когда стало очевидно, что процесс выхода на работу остановился: состояние не улучшилось, рабочая неделя не увеличилась.

И все же увольнение вряд ли потребуется, если вы и ваша организация проявите терпение и составите реалистичный, индивидуальный план по выходу на работу. В следующей главе вы найдете подробную инструкцию по разработке такого плана.